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MANUAL DEL USUARIO 23 de julio de 2019

Versión: 1.0

TÍTULO: Controlling CO

PRESUPUESTO ORDENES INTERNAS


___________________________________________

Manual del usuario

Manual de usuario
MANUAL DEL USUARIO 23 de julio de 2019
Versión: 1.0

TABLA DE CONTENIDO
PRESUPUESTO ORDENES INTERNAS

1 Gestión de Presupuesto................................................................................................................................1
1.1 Presupuesto Original...........................................................................................................................2
1.2 Control de Disponibilidad.................................................................................................................8
1.3 Suplemento.............................................................................................................................................12
1.4 Devolución...............................................................................................................................................17
1.5 Documento..............................................................................................................................................24

Manual de usuario i
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1 Gestión de Presupuesto

Las ordenes además de planificarse pueden presupuestarse, el presupuesto realiza un control, de


acuerdo a los límites de tolerancia puede generar restricciones en las contabilizaciones.

El sistema contempla las siguientes Clases de presupuesto.

 Presupuesto original. El cargado inicialmente.

 Actualizaciones de presupuesto. Para ordenes que incluyen suplementos y


devoluciones, necesarias ante imprevistos que nos compelen a realizar ajuste al
presupuesto original.

 Presupuesto definitivo. Es la suma inicial más las actualizaciones.

Además de actualizar el presupuesto, se puede fijar el presupuesto de una partida individual.

Es necesario para efectuar las tareas de presupuestación en una orden, asignar a la clase de
orden un perfil de presupuesto.

Cuando el presupuesto se graba, el sistema verifica que el total de los valores anuales,
corresponde el valor total de la orden.

Perfil de presupuestación

Para crear un presupuesto en una orden, la clase de orden debe tener un perfil de presupuesto.
Dicho perfil define los parámetros de presupuestación.

El perfil especifica:

 Si está activo el control de disponibilidad, mediante función del módulo o durante


presupuestación.

 Si disponibilidad de los fondos se verifica mediante valor de presupuesto anual o total.

 La cantidad de períodos anteriores y futuros que se trata en la modificación de


presupuesto.

 El tipo de conversión para monedas diferentes a la local

 los decimales que maneja

 la moneda que lleva (moneda de la Soc. CO, del objeto o libre.

1.1 Presupuesto Original.

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Modificar – KO22

Descripción del procedimiento

Acceder a la actividad utilizando una de las siguientes opciones de navegación:

 Finanzas  Controlling  Ordenes de CO 


SAP Easy Access Presupuestación  Presupuesto original  KO22 -
Modificar
Código de
Transacción KO22 – Modificar

Luego de haber obtenido o digitado el número de orden, Click en el botón


para acceder a la pantalla de detalles que se muestra en el próximo gráfico.

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Campos a llenar:

Campos Descripción

Manual de usuario
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Total Monto total del presupuesto.

Monto presupuestado para el ejercicio (Igual para cada año


Año 0000
presupuestado)

Una vez introducido el monto total y los montos en el año o años presupuestados, procedemos a
hacer click en el icono “Verificar,” y obtendremos la suma de los montos introducidos.

Verificados los datos introducidos, “monto del presupuesto y montos para los años
presupuestados” y constatar que todo es correcto, dar click en el botón de grabar para
salvar los datos. Luego de haber salvado, el sistema genera un documento controlling
estableciendo el número que le ha asignado a la transacción y confirmando su contalilización.

Presupuesto Original, Visualizar - KO23

Descripción del procedimiento

Acceder a la actividad utilizando una de las siguientes opciones de navegación:

 Finanzas  Controlling  Ordenes de CO 


SAP Easy Access Presupuestación  Presupuesto original  KO23 -
Visualizar
Código de
Transacción KO23 – Visualizar

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1.2 Control de Disponibilidad.

Existen operaciones que generan contabilizaciones de costos reales y comprometidos en


las OI (de gastos generales).

Los comprometidos son obligaciones que conducen a costos reales mediante eventos


empresariales posteriores. Ej. pedidos de compras u órdenes de compra que
posteriormente tendrán entradas de mercancías y recepción de factura.

Los costos reales y comprometidos se pueden imputar a una orden y verificarse contra el
presupuesto a través del control de disponibilidad.

Dentro del customizing de perfil de presupuesto se activa el control


de disponibilidad, definiendo así: si se encuentra activo/ modo operativo del control, a
que operaciones se aplica, si existen límites de tolerancia, acción al exceder límites de
tolerancia, Clco exentas al control.

Podemos entonces inferir que el control de disponibilidad permite gestionar los fondos reales y
comprometidos asignados a una orden. Verifica si todavía existe presupuesto disponible.

Presupuestación y control de disponibilidad

! Las tolerancias sirven para definir como se debe comportar el sistema, si existe


un exceso dentro de las actividades que afectan al presupuesto.

Ej.: Si se supera el presupuesto en un 5% (105%) el sistema generara un mensaje de


advertencia sobre el exceso y enviara un mensaje al responsable del presupuesto. Pero si
excede un 15% (115%) el mensaje será de error y no permitirá continuar con la
contabilización.

Dentro del perfil de presupuesto se definen los niveles de tolerancia para diversos grupos de
operaciones y se pueden configurar distintos niveles de tolerancia para cada grupo.

Si se configura advertencia con mail se debe definir responsable en tabla del customizing. Si no
se hace el sistema genera mensaje de error. Se puede definir responsable para cada Clorden y
Clobjeto.

AUDIO: Si se va a usar el mensaje que envía al responsable del presupuesto el exceso, se debe
corroborar que en el maestro del usuario se encuentra almacenada la dirección de email del
mismo. Además, tenemos que corroborar con Basis de organización que las configuraciones de
asignación del servidor de salida del correo electrónico estén configuradas en el sistema SAP.

Descripción del procedimiento

Acceder a la actividad utilizando una de las siguientes opciones de navegación:

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 Finanzas  Controlling  Ordenes de CO 


SAP Easy Access Presupuestación  Control de disponibilidad  KO30 -
Activar

Código de Transacción KO30 – Activar

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Control de Disponibilidad,

Desactivar – KO32

Descripción del procedimiento

Acceder a la actividad utilizando una de las siguientes opciones de navegación:

 Finanzas  Controlling  Ordenes de CO 


SAP Easy Access Presupuestación  Control de disponibilidad 
KO32 - Desactivar
Código de
Transacción KO32 – Desactivar

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1.3 Suplemento

Los eventos imprevistos, las necesidades adicionales, los aumentos de precio para actividades
externas, etcétera, pueden hacer necesario actualizar el presupuesto original.

Hay tres clases de actualización de presupuesto:

 Suplementos

 Devoluciones

 Traslados

Se puede actualizar también el presupuesto utilizando la función de modificación en el


presupuesto. El sistema graba en logs las modificaciones como partidas individuales.

El momento de "fijar" un presupuesto como presupuesto original, y de actualizarlo con


suplementos, devoluciones y traslados, depende de cuándo se quiere grabar en log los orígenes

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de datos, es decir, las relaciones emisor-receptor para las actualizaciones. Por lo tanto, se utilizan


actualizaciones de presupuesto para probar donde se originaron los suplementos, las
devoluciones y los traslados, y donde se deben utilizar.
Esto se hace utilizando la gestión de status.

Por ejemplo, se permite la operación Presupuestación en el status Creado. Se crea un status de


usuario en el esquema de status. Esto impide la operación Presupuestación, pero permite
las operaciones Suplemento del presupuesto, Devolución del presupuesto y Traslado del
presupuesto. Cuando se ha especificado el presupuesto original, se establece el status de usuario
para que el presupuesto se pueda actualizar únicamente usando suplementos, devoluciones o
traslados.

Si se activa el control de disponibilidad para un proyecto o una orden, se verifica cada


actualización.

El presupuesto actual se calcula como se indica a continuación:


El presupuesto actual se calcula como se indica a continuación:
  Presupuesto original
+ Suplementos
- Devoluciones
+/- Traslados
= Presupuesto definitivo

Suplemento, Modificar – KO24

Descripción del procedimiento

Acceder a la actividad utilizando una de las siguientes opciones de navegación:

SAP Easy Access  Finanzas  Controlling  Ordenes de CO 


Presupuestación  Suplemento  KO24 - Modificar

Código de Transacción KO24 – Modificar

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Luego grabamos.

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Suplemento, Visualizar – KO25

Descripción del procedimiento

Acceder a la actividad utilizando una de las siguientes opciones de navegación:

SAP Easy Access  Finanzas  Controlling  Ordenes de CO 


Presupuestación  Suplemento  KO25 - Visualizar

Código de Transacción KO25 – Visualizar

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1.4 Devolución

Modificar – KO26

Descripción del procedimiento

Acceder a la actividad utilizando una de las siguientes opciones de navegación:

SAP Easy Access  Finanzas  Controlling  Ordenes de CO 


Presupuestación  Devolución  KO26 - Modificar

Código de Transacción KO26 – Modificar

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Procedemos a hacer la devolución, haremos una devolución total de RD$25,000.00 y lo


devolveremos para el ejercicio 2019.

Manual de usuario
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Devolución, Visualizar – KO27

Descripción del procedimiento

Acceder a la actividad utilizando una de las siguientes opciones de navegación:

SAP Easy Access  Finanzas  Controlling  Ordenes de CO 


Presupuestación  Devolución  KO27 - Visualizar

Código de
Transacción KO27 – Visualizar

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En la próxima pantalla seleccionamos la orden a visualizar.

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Una vez seleccionada la orden a visualizar damos un click en “ejecutar” para poder
visualizar la orden.

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En la próxima pantalla visualizamos la devolución aplicada.

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1.5 Documento

Modificar – KO2A

Descripción del procedimiento

Acceder a la actividad utilizando una de las siguientes opciones de navegación:

SAP Easy Access  Finanzas  Controlling  Ordenes de CO 


Presupuestación  Documento  KO2A - Modificar

Código de
Transacción KO2A – Modificar

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Seleccionamos los campos para el criterio de búsqueda.

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Una vez seleccionados los criterios para filtrar la búsqueda de documento, hacemos clic
en el ícono. “Ejecutar (F8).

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En la próxima pantalla, hacemos clic en continuar.

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Documento, Visualizar – KO2B

Descripción del procedimiento

Acceder a la actividad utilizando una de las siguientes opciones de navegación:

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SAP Easy Access  Finanzas  Controlling  Ordenes de CO 


Presupuestación  Documento  KO2B - Visualizar

Código de
Transacción KO2B – Visualizar

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MANUAL SPRINT 5

Perfiles de Presupuesto O/I

Las órdenes además de planificarse pueden presupuestarse, el presupuesto realiza un


control y de acuerdo a los límites de tolerancia puede generar restricciones en las
contabilizaciones

Actualizar perfiles de presupuesto

En esta actividad IMG podrá:

 Crear nuevos perfiles de presupuesto;

 Fijar los parámetros para los nuevos perfiles de presupuesto;

 Modificar los perfiles de presupuesto existentes.

Para poder ejecutar una presupuestación, deberá crear un perfil de presupuesto o utilizar un
perfil que ya esté creado.

Para la presupuestación de las órdenes son relevantes los siguientes parámetros:

 Tiempos

Determine lo siguiente:

o Año de inicio de la presupuestación

o Período de tiempo presupuestable en el pasado desde el año de inicio

o Período de tiempo presupuestable en el futuro desde el año de inicio

o Presupuestación de valores globales y/ o valores anuales

 Representación de

o La vista estándar junto al valor de presupuesto al acceder a la función,

o Los decimales y el factor de escalado como valores de propuesta.

 Control de disponibilidad en relación con la presupuestación anual o global

La clase de activación controla el control de disponibilidad. Existen tres clases de


activación:

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0 = no activable
Esta clase de activación puede provocar la desactivación de un control de
disponibilidad que ya estaba activado.

1 = Activación automática en la asignación de presupuestos


Debe actualizarse por lo menos un límite de tolerancia para el perfil de presupuesto.

2 = Activación en proceso de fondo al sobrepasar el grado de agotamiento


En la activación en proceso de fondo debe registrar un grado de agotamiento, que
representará mediante porcentajes el nivel de disponibilidad con respecto al
presupuesto.
Debe actualizarse por lo menos un límite de tolerancia para la verificación de la
contabilización.

Ruta de acceso

Menú IMG Controlling - Órdenes CO – Presupuestación y


control de disponibilidad - Actualizar perfiles de
presupuesto

Transacción OKOB

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Transacción KOAB:

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Esta transacción función apara asignarle a una clase de orden el perfil de presupuesto
previamente parametrizado, seleccionamos la clase de Orden a utilizar y en la columna de
perfil de presupuesto ejecutamos el “Matchcode” y seleccionamos el perfil a asignar

Ruta de Acceso:

Menú IMG Controlling - Órdenes CO – Presupuestación y


control de disponibilidad - Actualizar perfiles
de presupuesto en clases de órdenes

Transacción KOAB

A continuación, Especificar limites Especificar límites de tolerancia para control de


disponibilidad

El control de disponibilidad puede detectar a tiempo una disponibilidad demasiado alta en


una

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orden y dar lugar a diversas acciones.

Configure el control de disponibilidad para cada perfil de presupuesto. Para un perfil de

presupuesto en una sociedad CO puede registrar uno o varios límites de tolerancia por
grupo de

operaciones.

Cuando se alcanza un límite de tolerancia, el sistema SAP inicia la acción que Ud. haya
seleccionado

(advertencia, advertencia por mail a los responsables de presupuesto, mensaje de error,


etc.)

Condiciones previas

Para activar el control de disponibilidad deberá haber actualizado la forma de activación en


el perfil

de presupuesto

A continuación, ruta para ingresar por SPRO

Menú IMG Spro-Controlling-Ordenes CO-Presupuestacion y


Control de Disponibilidad/Especificar limites de
tolerancia para control de disponibilidad

En la siguiente vista nos encontraremos las siguientes columnas:

La soc CO asignada

El Parámetro de control planificación/presupuestación

Texto del parámetro

Grupo de operaciones para el control de disponibilidad

Grupo de operación para el cual se puede definir un o varios límites de tolerancia

Acción del control de disponibilidad

Indicador, que controla, qué acción se activa al sobrepasar el límite de tolerancia


determinado.

Grado agotamiento en %

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El nivel de liquidación representa la relación entre las disponibilidades y el presupuesto en


un

porcentaje.

Si este valor se sobrepasa por disponibilidades demasiado altas o por la disminución del

presupuesto, entonces se inicia la acción entrada.

Ejemplo

Una entrada de un 90% significa que la acción correspondiente se ejecuta exactamente


cuando las

disponibilidades abarcan más de un 90% del presupuesto distribuible.


Un 110% significa que las disponibilidades pueden alcanzar hasta un 10% sobre el
presupuesto
antes de que se ejecute la acción.

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Responsables de la asignación de presupuesto

Ruta para ingresar por SPRO

Menú IMG Spro-Controlling-Ordenes CO-Presupuestacion y


Control de Disponibilidad/Actulizar responsable de
presupuesto

Seleccionamos entradas nuevas o modificar, traerá las columnas vacías y se coloca el


listado de responsables a asignar, donde:

Se encuentra la sociedad, clase de orden y clase de objeto en el que este usuario será
responsable

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Versión: 1.0

Seleccionamos entradas nuevas o modificar, traerá las columnas vacías y se coloca el


listado de responsables a asignar, donde:
Se encuentra la sociedad, clase de orden y clase de objeto en el que este usuario será
responsable y grabar

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Definir control excepciones en Clases de Costo O/I

En esta actividad IMG podrá determinar clases de coste no contemplados por el control de
disponibilidad.

Ejemplo de entradas

Entrada clas.coste grup.oríg. tipo coste


permitida 400000 - -
400000 G001 -
* - A
400000 * *
no permit. * - -
* * *

Seleccione todos los grupos de orígenes así como los tipos de coste (excepto 'espacio en
blanco') mediante *. Utilice * únicamente cuando trabaje con contabilizaciones en un
proyecto/ orden con grupos de orígenes y/ o tipos de coste.

Ruta de Acceso

Menú IMG Controlling - Órdenes CO – Presupuestación y


control de disponibilidad - Especificar costes
excepcionales p.control disponibilidad (OPTK)

Transacción OPTK

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Control de la disponibilidad en presupuesto O/I

Reestructurar control de disponibilidad

En esta actividad IMG se reestructuran todos los datos del control de disponibilidad. Los
valores asignados se determinarán de nuevo. Se crearán referencias en los objetos que
contengan presupuestos.
Las nuevas parametrizaciones del perfil de presupuesto se transfieren a la tabla de
presupuestos.

Recomendación

Antes de activar el control de disponibilidad, SAP recomienda reestructurar la base de


datos de información del sistema de proyectos (transacción CJEN).

Actividades

Ejecute la acción, en caso de

1. importar un nuevo release

2. haber modificado las parametrizaciones del control de disponibilidad en el perfil de


presupuesto (p. ej., de valores totales a valores anuales)

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3. haber modificado los límites de tolerancia del control de disponibilidad

4. haber definido clases de coste de excepción, es decir, clases de coste que no forman
parte del control de disponibilidad

5. haber modificado las parametrizaciones de la actualización del valor de la orden, en


las órdenes del proyecto

6. posible desfase en los datos. P. ej., en objetos de releases anteriores o bien tras
incorporar correcciones relativas a la temática presupuestación/control de
disponibilidad

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Mantenimiento del Gerente de Presupuesto (Alertas y Tolerencias) O/I

En esta actividad IMG podrá definir responsables de presupuesto para órdenes CO y


órdenes de mantenimiento.

Cuando defina los límites de tolerancia de un perfil de presupuesto, puede a la vez


establecer el envío automático de un mensaje a los responsables de presupuesto cada vez
que se sobrepasen estos límites.

Este mensaje contiene la orden e indica cuál fue la operación que ocasionó la acción, el nivel
de rebasamiento del límite superior o inferior y el número de documento.

El responsable de presupuesto tiene la posibilidad de obtener el informe de costes


correspondiente directamente a través del mensaje.

Si no se ha registrado ningún responsable de presupuesto, el sistema emitirá un mensaje


de error en lugar de un mail o una advertencia.

Puede registrar un responsable de presupuesto por cada sociedad CO, clase de orden y
clase de objeto.

Ejemplos

Soc.CO Clase Cl.Obj Nomb.usuario


0001 0100 INVST Usuario1
0001 0100 GKOST Usuario2
0001 0100 Usuario3
0001 0200 INVST Usuario4

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0001 0200 INVST Usuario5


0001 Usuario6

En una orden de la sociedad CO 0001, de la clase de orden 0100 y de la clase de objeto


INVST, los usuarios 1, 3, 4 y 6 recibirán un mail, es decir, todos aquellos usuarios que
reúnan las condiciones (sociedad CO, clase de orden y clase de objeto).

Cuando dos líneas sólo se diferencian por el usuario, reciben ambos un mail.

Actividades

Verifique si desea utilizar los controles de disponibilidad para sus órdenes y defina, en caso
necesario, responsables de presupuesto.

1. Llame la función "Definir responsables de presupuesto".

2. Seleccione "Nuevas entradas" y defina los responsables de presupuesto.

3. Grabe sus entradas.

Menú IMG Controlling - Órdenes CO – Presupuestación y


control de disponibilidad – Actualizar responsable
de presupuesto

Transacción

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Informes

Pruebas y Revisión de Informes

Los informes que ha creado el usuario en el mandante actual o en otro mandante deben ser
generados por el usuario. Sólo al generar un informe se creará un programa ejecutable a
partir de la definición del informe, que podrá ejecutar en el sistema de información.

Los informes que se hayan creado en otro mandante, en primer lugar tienen que importarse
a su mandante actual.

Para generar informes dispone de las siguientes opciones:

 Generar pocos informes

En la pantalla de selección delimite la selección de los informes a generar.

 Generar varios informes

Si desea generar varios informes, programe un job en proceso de fondo en horas de


menor carga del sistema.

Actividades

1. Indique uno o varios grupos de informes que desee generar.

2. Puede continuar delimitando los informes a generar mediante criterios de


selección.

3. Si sólo desea generar unos cuantos informes, proceda del siguiente modo:

a) Seleccione Programa -> Ejecutar.

b) Marque los grupos de informes que tiene que generar el sistema SAP.

c) Seleccione la función Generar.

4. Si desea generar varios informes, planifique un job en proceso de fondo.


Seleccione para ello Programa -> Ejecutar en proceso de fondo .

Menú IMG Controlling – Contabilidad de Ordenes – Reporte de


Presupuestación

Transacción

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Informes de Ordenes CO

Menú IMG Controlling – Ordenes CO – Sistema Info-Informes de CO-


Comparaciones Plan/Real

Transacción S_ALR_87012993 - Orden: Real/Plan/Desviación

S_ALR_87012994 - Orden: Período en curso/acumulado

S_ALR_87012995 - Lista: Órdenes

S_ALR_87012993 - Orden: Real/Plan/Desviación

Manual de usuario
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Versión: 1.0

S_ALR_87012994 - Orden: Período en curso/acumulado

Manual de usuario
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MANUAL DEL USUARIO 23 de julio de 2019
Versión: 1.0

S_ALR_87012995 - Lista: Órdenes

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Versión: 1.0

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