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Manual de Excel 2010

Excel 2010 es un programa que te sirve para trabajar con números y operaciones
de una forma fácil y rápida.

Excel 2010 es útil para hacer tareas de la vida


cotidiana como el presupuesto mensual de tus
gastos; también, para actividades laborales como
manejar las calificaciones de tus estudiantes. Todo lo
que imagines que se puede hacer con operaciones
matemáticas podrás hacerlo con Excel 2010. ¡Las
posibilidades son infinitas!

Reconoce el espacio de trabajo de Excel 2010

A continuación, podrás realizar un recorrido por la interfaz o espacio de trabajo


de Excel 2010 para que aprendas conceptos básicos antes de dar el siguiente
paso. Ubica los números y lee su descripción en la parte inferior.

Características propias de la interfaz de Excel 2010

1. Columnas:
Es el grupo de cuadros que van desde la parte superior de la página hacia abajo.
Se identifican por letras.

2. Filas:
Es el grupo de cuadro que van desde el lado izquierdo de la página hacia la
derecha. Se identifican por números.

3. Celda:
Una celda es el rectángulo en donde se unen una fila y una columna.

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Elaborado por: Fleming Alexander Ruiz Lara
Manual de Excel 2010

4. Nombre de la celda:
Esta casilla te indica el nombre la celda sobre la que estás trabajando.

5. Barra de fórmulas:
Aquí se pueden escribir o editar los datos que contiene una celda específica.

6. Hojas de cálculo:
Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o más hojas (también
conocidas como hojas de cálculo).

7. Barra de scroll horizontal:


Si tienes más hojas de cálculo de las que puedes ver en la pantalla a la vez, haz
clic sobre la barra de desplazamiento horizontal, mantenla presionada y
arrástrala de izquierda a derecha para desplazarte por todas las hojas de trabajo
existentes.

8. Modos de visualización:
Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a derecha son:

Vista normal: Se selecciona por defecto. Muestra un número ilimitado de celdas


y columnas. Es el modo de visualización que ves en la imagen.

Vista diseño de página: Divide la hoja de cálculo en el número de páginas que


contenga.

Vista salto de página: Te permite ver un resumen de la hoja de cálculo. Es útil


cuando estás agregando saltos de página.

¿Cómo crear y guardar un archivo?


De la misma manera que en Microsoft Word

¿Cómo usar las celdas en Excel 2010?

Pasos para ingresar datos en las celdas


Paso 1:
Crea un libro nuevo y asegúrate de estar en la hoja de cálculo en la que vas
trabajar. Revisa el tema Crear y guardar un archivo en Excel 2010 si necesitas
más información al respecto.

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Elaborado por: Fleming Alexander Ruiz Lara
Manual de Excel 2010

Paso 2:
Una vez te encuentres en la hoja
de cálculo, selecciona la celda
B2. Para ello, haz clic en el
rectángulo donde se unen la
columna B y la fila 2. Notarás
que la celda seleccionada tiene
el borde más grueso y que su
nombre aparece en la esquina
superior izquierda. Además, la
letra de la columna y el número
de la fila que se unen se
resaltan.

Paso 3:
Escribe la palabra Concepto en la celda B2. Para ello, puedes hacer dos cosas:

Opción 1: Seleccionar la celda y


escribir la palabra allí mismo.
Verás que en la barra de
fórmulas aparecerá lo que vas
escribiendo.

Opción 2: Seleccionar la celda y


escribir la palabra en la barra
de fórmulas. Verás que en la celda que tienes seleccionada irá apareciendo lo que
escribes.

Ten en cuenta que...

Eso es todo lo que debes hacer para ingresar datos en las celdas. Prueba con las
dos opciones, cualquiera de ellas es válida.

Una vez ingreses datos en una hoja de cálculo, puedes cambiar su formato. Por
ejemplo, puedes cambiar el color de las letras, ponerle cifras decimales a los
números o elegir la apariencia de la fecha.

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Elaborado por: Fleming Alexander Ruiz Lara
Manual de Excel 2010

¿Cómo cambiar el formato de las celdas?


Puedes ingresar letras, números y fechas en cualquier celda de tu libro de
cálculo. También, modificar la forma como luce este contenido.

Cambia el formato de letras:


Para ello, selecciona las celdas B2,
C2 y D2. Luego, fíjate en la parte
superior, donde dice Fuente y
Alineación. Haz clic en los botones
resaltados en la imagen para dar
negrilla, color rojo, fondo gris y
alineación central a las palabras Concepto, Valor y Fecha pagos.

Ten en cuenta que...


Para seleccionar varias celdas, haz clic sobre una celda y manteniendo presionado
el botón del mouse arrástralo hacia otro lado.

Cambia el formato de números:

Para ello, haz clic con


el botón derecho del
mouse sobre la celda
C4. Luego, selecciona
la opción Formato de
celdas del menú
desplegable. Se abrirá
un cuadro de diálogo.

Allí, pulsa el botón Moneda, escribe el número cero (0) en la casilla ubicada al
lado de Posiciones decimales y haz clic en Aceptar.

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Elaborado por: Fleming Alexander Ruiz Lara
Manual de Excel 2010

Cambia el formato de fechas:

Haz clic con el botón derecho del mouse.


Selecciona la opción Formato de celdas en
el menú desplegable. Pulsa el botón Fecha.
Explora las opciones que aparecen en el
item Tipo. Haz clic sobre alguna de ellas y
pulsa el botón Aceptar.

¿Cómo hacer una suma en Excel 2010?


En Excel 2010 vas a usar algo llamado fórmulas. Éstas sirven para hacer
operaciones matemáticas con los números que ingresas en las celdas. A
continuación, vamos a sumar los gastos que tuviste este mes para que aprendas
cómo hacerlo fácil y rápidamente.

Pasos para hacer una suma


Para empezar, escribe los datos que ves en la imagen de abajo en tu propio libro
de cálculo. Si no tienes uno, crea uno y asegúrate de tener los datos listos.

Paso 1:
Selecciona las celdas que contienen los valores que vas a sumar. Deja en blanco
una celda por debajo de ellas porque allí es donde aparecerá el resultado.

Paso 2:
Una vez las celdas estén resaltadas, haz clic en el botón
Autosuma ubicado en la parte superior derecha.

Paso 3:
Verás que automáticamente, la celda que
estaba vacía te muestra el resultado de la
suma de los valores que aparecían en las
otras celdas. Ahora, haz clic sobre la celda

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Elaborado por: Fleming Alexander Ruiz Lara
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que contiene y mira el cálculo que se utilizó para hacer la suma en la barra de
fórmulas.

Borrar y eliminar una celda

¡Excelente! Ahora entiendo porque Excel 2010 es la


manera más fácil y rápida de trabajar con números y
operaciones matemáticas. Ahora, ¿qué debo hacer si
quiero borrar los datos que ingresé en una celda?

Puedes borrar el contenido de una celda en cualquier momento. Solo debes tener
en cuenta que borrar el contenido de una celda es diferente a eliminarla. Te
mostraré cuál es la diferencia y cómo hacer en los dos casos.

Borrar el contenido de una celda


Supongamos que vamos a borrar el contenido de la celda C7 porque lo que
gastaste en transporte supera esa cifra. Para ello:

Paso 1:
Selecciona la celda que contiene el dato que quieres borrar. En este caso, la C7.

Paso 2:
Ubica y haz clic en el botón Borrar. Lo verás en la cinta de opciones, al lado
derecho.

Paso 3:
Verás que se abre un menú desplegable. Allí, ubica y haz clic en el botón Borrar
contenido.

También puedes utilizar la tecla Backspace para


borrar el contenido de una sola celda o la tecla Delete
para borrar el contenido de varias celdas.
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Elaborado por: Fleming Alexander Ruiz Lara
Manual de Excel 2010

Pasos para eliminar una celda

Paso 1:
Selecciona las celdas que quieres eliminar. En este
caso la B7, C7 y D7.

Paso 2:
Ubica y haz clic en el botón Eliminar. Lo verás en la
cinta de opciones al lado derecho. Notarás que la
celda C8 se desplaza hacia arriba.

Copiar y pegar el contenido de una celda

Los comandos copiar y pegar te serán útiles para duplicar el contenido de una
celda conservando su formato. A continuación, te mostraré cómo hacerlo.

Paso 1:
Selecciona las celdas que deseas
copiar. En este caso, la B2, C2 y
D2.

Paso 2:
Haz clic en el comando Copiar. Lo
verás al lado izquierdo de la cinta
de opciones. Notarás que el borde
las celdas seleccionadas cambia
de apariencia.

Paso 3:
Selecciona la celda o celdas donde quieres pegar el
contenido.

Paso 4:
Haz clic en el comando Pegar.

Cuando usas el comando Cortar, eliminas el


contenido de una celda para ingresarlo en otra. Te
mostraré cómo hacerlo.

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Elaborado por: Fleming Alexander Ruiz Lara
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Cortar y pegar celdas

Paso 1:
Selecciona las celdas que deseas cortar.

Paso 2:
Haz clic en el comando Cortar ubicado en la cinta de opciones. El borde de las
celdas seleccionadas cambiará la apariencia.

Paso 3:
Selecciona las celdas donde vas pegar. En este
caso, la B2, C2 y D2. el contenido.

Paso 4:
Para terminar, haz clic en el comando Pegar.

¿Cómo arrastrar y soltar celdas?

Si quieres reorganizar los datos que tienes en una


hoja de cálculo, debes aprender a arrastrar y soltar
las celdas. Te mostraré cómo hacerlo.

Reorganiza tus datos mediante el arrastre

Paso 1:
Selecciona las celdas que quieres mover de lugar y ubica el curso sobre los
bordes. Verás que su forma cambia de ser una cruz blanca a una cruz de color
negro con 4 flechas.

Paso 2:
Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y, con el botón del mouse
presionado, arrastra las celdas a su nuevo lugar de ubicación.

Paso3:
Suelta el botón cuando hayas encontrado un nuevo lugar para las celdas.

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El controlador de relleno
El controlador de relleno es una herramienta que está muy relacionada con el
arrastre de celdas. Aprenderla a usar te ahorrará tiempo y esfuerzo.

Supongamos que vas a llevar el control de lo que gastas día a día. Para ello,
necesitas escribir en la columna A los 30 días del mes y en la B, tus gastos por
día. Te mostraré cómo puedes rellenar la columna A sin escribir uno a uno todos
los números.

Paso 1:
Selecciona las celdas A2, A3 y A4.

Paso 2:
Ubica el cursor sobre el controlador de relleno
para que la cruz blanca se convierte en una
cruz de color negro. Lo identificarás porque es
el cuadro pequeño ubicado justo en la esquina
inferior derecha de las celdas seleccionadas.

Paso 3:
Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y
con el botón del mouse presionado arrastra el
controlador de relleno hasta la celda A15.

Paso 4:
Para terminar, suelta el ratón y las celdas se llenarán automáticamente.

Modificar el ancho de las celdas


Puedes cambiar el ancho de las columnas el alto de las filas. También, insertarlas
y eliminarlas si lo consideras necesario.

Modificar el ancho de una columna

Paso 1:
Ubica el mouse sobre las
líneas laterales que separan el
encabezado de las columnas.
Notarás que la cruz blanca se
convierte en una flecha doble.

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Paso 2:
Cuando veas la flecha doble,
haz clic y, con el botón del
mouse presionado, arrastra la
columna hacia la derecha para
aumentar su ancho o hacia la izquierda para disminuirlo.

Paso 3:
Cuando consigas el ancho que
estabas buscando, suelta el
botón del ratón. Notarás que el
ancho de la columna ha
cambiado.

Si quieres ser más exacto con la medida del ancho


que llevará la columna, puedes cambiarlo mediante
el comando Ancho de columna. Te mostraré cómo se
hace.

Modificar el ancho de una columna con una medida exacta

Paso 1:
Selecciona las columnas
cuyo ancho deseas
modificar y haz clic en el
comando Formato de
pestaña Inicio.

Paso 2:
Ahora, selecciona la opción
Ancho de columna del menú desplegable.

Paso 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo Ancho de columna. Allí, ingresa un número
específico y termina pulsando el botón Aceptar.

Otra forma de ajustar columnas es:


Seleccionar la opción Autoajustar ancho de columna del mismo menú desplegable.
De esta forma, la columna seleccionada quedará automáticamente ajustada al
texto que se encuentra en ella.

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Modificar el alto de las celdas

¡Ajustar el ancho de las columnas es muy fácil.


¿Debo hacer lo mismo para cambiar el alto de las
filas?

Si quieres modificar el alto de las filas, debes realizar un procedimiento muy


sencillo. Veamos cuáles son los pasos que tendrás que seguir:

¿Cómo modificar el alto de fila?

Paso 1:
Ubica el cursor sobre las líneas que separan los encabezados de las filas. Verás
que la cruz blanca se convierte en una flecha doble.

Paso 2:
Haz clic y con el botón del mouse presionado, arrastra la fila hacia abajo o
arriba para aumentar o disminuir su altura.

Paso 3:
Suelta el ratón cuando alcances la altura deseada. Verás que el ancho de la
columna se ha modificado.

Modificar el alto de una fila con una medición exacta


Puedes utilizar el comando Alto de fila para ser más exacto con la medida que se le
dará.

Paso 1:
Selecciona las filas cuya altura
deseas modificar y haz clic en el
comando Formato de la pestaña
Inicio.

Paso 2:
Ahora, selecciona la opción Alto
de fila del menú desplegable.

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Paso 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo Alto de fila. Allí, ingresa un número específico y
haz clic en el botón Aceptar.

Otra forma de Ajustar filas es:


Seleccionar la opción Autoajustar alto de fila del mismo menú desplegable.
Automáticamente cada fila seleccionada quedará ajustada al texto que hay en ella.

Insertar filas y columnas

Insertar filas y columnas en una hoja de cálculo es


muy sencillo. Te mostraré cómo hacerlo fácil y
rápidamente.

¿Cómo insertar una fila?


Supongamos que vas ingresar un nuevo gasto a tu presupuesto mensual. Para
ello, vas a insertar una fila entre Arriendo y Comida.

Paso 1:
Haz clic en el número que encabeza la fila que quedará debajo de la que vas a
insertar.

Paso 2:
Haz clic en el botón Insertar que pertenece a la pestaña Inicio.

Paso 3:
Verás la nueva fila insertada justo en el lugar que habías seleccionado.

Pasos para insertar columnas


Supongamos que vas ingresar la columna Fecha límite de pago. Para ello,
insertarás una columna entre los items Valor y Fecha pago así:

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Paso 1:
Selecciona la letra de la columna que quedará a la derecha de la que vas a
insertar. Por ejemplo, si deseas insertar una columna entre C y D, selecciona la
columna D.

Paso 2:
Haz clic en el comando Insertar que pertenece a la pestaña Inicio.

Paso 3:
Verás la nueva columna insertada justo a la izquierda de la que habías
seleccionado.

Debes asegurarte de...


Seleccionar toda la fila o columna haciendo clic en los números o letras del
encabezado. Si seleccionas una celda, sólo se agregará una nueva celda.

Eliminar, ajustar texto y combinar

Pasos para eliminar filas y columnas

Paso 1:
Selecciona la fila o columna que deseas eliminar. Para ello, pulsa la letra o
número de encabezado.

Paso 2:
Haz clic en el comando Eliminar ubicado en la pestaña Inicio.

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¿Qué significa ajustar texto y cómo hacerlo?

Paso 1:
Selecciona la celdas que
deseas ajustar.

Paso 2:
Haz clic en el comando
Ajustar texto ubicado en la
pestaña Inicio. Si cambias de
opinión, vuelve a hacer clic
en el comando Ajustar texto.

Combinar celdas
Esto significa que vas a unir dos o más celdas para tener una de más tamaño.
Generalmente se usa para crear títulos que abarcan varias columnas.

Paso 1:
Selecciona las celdas que deseas combinar.

Paso 2:
Haz clic en el comando Combinar y centrar
ubicado en la ficha Inicio.

Opciones de combinación
Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al comando Combinar y centrar.
Se desplegará un menú que contiene las opciones de combinación.

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¿Qué es una hoja de cálculo?

Quiero saber cómo conservo el libro de cálculo que


construimos en la lección anterior. Además, ¿cómo
hago después para volver a ver ese libro?

¿Cómo son las hojas de cálculo?


Fíjate en la siguiente imagen. Así luce una hoja de cálculo. Debes saber que al
abrir un nuevo libro de Excel, aparecen tres hojas de cálculo de forma
predeterminada. Verás sus nombres en las fichas o pestañas ubicadas en la parte
inferior: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Puedes navegar entre diferentes hojas de cálculo
haciendo clic sobre las pestañas.

Insertar, cambiar el nombre y eliminar hojas


Para insertar, eliminar, y cambiar el nombre de las hojas en Excel 2010, debes
realizar procedimientos muy sencillos. A continuación te mostraremos lo que
debes hacer.

¿Cómo insertar una hoja de cálculo?


Haz clic en el icono Insertar hoja de cálculo ubicado al lado derecho de las
fichas actuales. Una nueva hoja de cálculo aparecerá.

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¿Cómo cambiar el nombre de las hojas de cálculo?


Supongamos que vas a cambiar el nombre de las hojas de cálculo del libro en el
que estás haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los meses del año.
Para ello, sigue estos pasos:

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del
mouse sobre una de las fichas
que se encuentran en la parte
inferior izquierda de la pantalla.

Paso 2:
Selecciona la opción Cambiar
nombre del menú desplegable.

Paso 3:
Escribe el nuevo nombre que
tendrá la hoja de cálculo en el
recuadro negro.

Paso 4:
Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que el
nombre ha cambiado.

Eliminar hojas de cálculo

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del
ratón sobre la pestaña de la hoja de
trabajo que quieres eliminar.

Paso 2:
Selecciona la opción Eliminar del
menú desplegable.

Copiar y mover una hoja de cálculo

Para replicar la información que tienes en una hoja de cálculo, debes usar el
comando que te permite copiarla (Copiar).

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Pasos para copiar una hoja de cálculo


En este ejemplo, vas a tomar la información de la hoja de cálculo Noviembre
para copiarla en Diciembre. Para ello, sigue estas instrucciones:

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre la pestaña de la hoja que vas a
copiar.

Paso 2:
Selecciona la opción Mover o Copiar del menú desplegable.

Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Mover o Copiar. Allí, haz clic en la casilla de
selección Crear una copia y finaliza presionando el botón Aceptar que se
encuentra en la parte inferior de la ventana.

Ya seguí los pasos que me indicaste. Sin embargo, la


hoja de cálculo que copié me queda al lado izquierdo
de la original. ¿Qué debo hacer para moverla?

¿Cómo mover una hoja


Paso 1:
Haz clic en la ficha de la hoja
de cálculo que quieres mover y
presiona hasta que aparezca
un icono de hoja pequeña.

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Paso 2:
Arrastra el mouse de izquierda a
derecha. Verás que aparece una
flecha negra pequeña en los
sitios a los que puedes mover la
hoja de cálculo.

Paso 3:
Suelta el ratón cuando
encuentres la ubicación
deseada y la hoja se moverá.

/¿Qué es y cómo crear una


fórmula simple?

Una fórmula simple sirve para hacer sumas, restas,


multiplicaciones y divisiones en Excel utilizando
operadores estándar como los signos +, -, *, / y ^ para
exponentes.

Supongamos que eres profesor de una escuela y vas sacar la nota final que
obtuvieron tus estudiantes en el primer periodo. Para ello, vas a sumar sus notas
parciales y luego, dividir ese resultado por 2.

Pasos para crear una fórmula simple en Excel


Paso 1:
Haz clic en la celda donde aparecerá la nota final de uno de los estudiantes. En
ese caso, la celda D3.

Paso 2:
Escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas o en la celda que seleccionaste.

Paso 3:
Escribe la operación matemática que vas a calcular. Como vamos a sumar las
notas obtenidas por Carlos Arango, digita 3,5+3,8

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Paso 4:
Pulsa la tecla Enter. Verás que la fórmula se calcula y el valor se muestra en la
celda.

Ten en cuenta que...


Para obtener el resultado de la columna Final, debes hacer clic en la celda E3,
escribir el signo = en la barra de fórmulas y la operación 7,3/2. Para terminar,
presionar la tecla Enter.

Fórmulas con referencias de celda

Pasos para crear fórmulas con referencias de celda

Paso 1:
Selecciona la celda en donde verás la suma de las notas parciales del estudiante
Juan Felipe Bello, es decir, la D4.

Paso 2:
Ahora, escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas. Posteriormente, digita el
nombre de la celda que contiene el primer número de la operación, en este caso
B4. Luego, introduce el operador que necesitas para tu fórmula, es decir +. Al
final, escribe el nombre de la celda que contiene el segundo número de la
operación, aquí C4.

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Paso 3:
Por último, pulsa la tecla Enter de tu teclado. Verás que la fórmula se calcula y
su resultado se muestra en la celda D4.

Trabajar con gráficos

Los libros de Excel pueden contener una gran cantidad


de datos que a menudo son difíciles de interpretar. Por
ejemplo, ¿dónde están los valores máximos y mínimos?
¿Están aumentando los números o disminuyendo? Las
respuestas a preguntas como éstas son más claras
cuando los datos se representan con un gráfico.

Crea tus propios gráficos


A continuación verás detalladamente los pasos que debes seguir para crear tus
propios gráficos. Es un procedimiento fácil y rápido.

Pasos para crear tus propios gráficos

Paso 1:
Selecciona las celdas que vas a graficar, incluyendo los títulos de las columnas y
las etiquetas de fila. Estas celdas serán los datos de origen del gráfico.

Paso 2:
Haz clic en la pestaña Insertar. Luego, ubica el grupo Gráficos y selecciona la
categoría de gráfico deseado (Columna, por ejemplo).

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Paso 3:
Posteriormente, selecciona el tipo de gráfico que desees en el menú desplegable
(Columna agrupada, por ejemplo).

Paso 4:
El gráfico aparecerá en la hoja de cálculo.

Herramientas de los gráficos


Al insertar un diagrama, aparece el grupo Herramientas de gráficos en la cinta
de opciones. Allí verás tres pestañas que podrás utilizar para modificar el gráfico.

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Como cambiar el tipo de gráfico

Paso 1:
En la ficha Diseño, haz clic en el comando Cambiar tipo de gráfico. Aparecerá
un cuadro de diálogo.

Paso 2:
Selecciona el tipo de gráfico que quieras y haz clic en Aceptar.

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