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Guia de Clases Sesion 12
Guia de Clases Sesion 12
Cod. Documento:
INSTITUTO TECNOLOGICO SAN AGUSTÍN
SGC-GAV
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1
Pagina:
PROGRAMA TÉCNICO LABORAL EN AUXILIAR CONTABLE Y FINANCIERO
CONTENIDO
CONTROL INTERNO DE INGRESOS Y GASTOS: Los ingresos son el eje principal del
sostenimiento de una empresa, el ciclo de ingresos comprende aquellas funciones que implican el
intercambio de productos y/o servicios con los clientes por efectivo. A manera enunciativa este ciclo
abarca rubros del estado de situación financiera como cuentas por cobrar, acumulaciones para
cuentas dudosas, acumulaciones para gastos de ventas e impuestos sobre ventas provenientes de
sistemas de ingresos”, por ser este ciclo tan importante para una empresa y de tanta responsabilidad,
como es que la administración debe evaluar y actualizar los controles constantemente y los empleados
deben conocer la importancia de tener un adecuado manejo de ello y de los procesos que intervienen
dentro del ciclo.
La estructura de control interno de ingresos y gastos consiste en políticas y procedimientos
específicos destinados a dar a la administración y/o gerencia seguridad razonable de los
resultados obtenidos en un periodo económico y la consecución de los objetivos trazados de la
empresa.
Generalmente para realizar la evaluación del control interno se utiliza los cuestionarios que
contiene una serie de preguntas dirigidas a la empresa con la finalidad de conocer la actividad
económica que realiza, el registro y las operaciones comerciales y los controles que realiza para
salvaguardar los activos, es una evaluación preliminar respecto al cumplimiento de los objetivos
de control
PRESUPUESTOS
Los presupuestos periódicos de los ingresos debe ser una parte del plan de organización del negocio, los
directamente responsables de la realización de los presupuestos deben tomar parte activa de su preparación
y debe informarse a la dirección de las estimaciones sobre las que se basan en dichos presupuestos.
SISTEMAS CONTABLE Y DE INFORMACIÓN
Los sistemas contables y de información deben diseñarse para informar a la dirección, tanto general, como
financiera de los resultados de las actividades de los ingresos y de las productivas, y para alertarla ante las
desviaciones inusuales. Los sistemas deben incluir normas para el registro, clasificación y resumen de los
ingresos y su informe periódico a la dirección.
Tener claro cuánto y en qué se gasta el dinero de una empresa es importante para mantener su
rentabilidad y competitividad.
Toda empresa exitosa está basada en la óptima gestión de sus recursos, y en esto la
administración de viáticos, el control de consumo de gasolina y el manejo de caja chica juegan
un papel esencial.
Estos tres rubros de gastos son susceptibles de sufrir descontroles; por ejemplo, una fuga de
fondos, que podrían repercutir negativamente en los resultados generales de tu negocio.
Más que control, optimización
Sin embargo, debes ser cuidadoso al ejercer ese control, porque puede ser difícil distinguir entre
los gastos empresariales que son esenciales para la operación de la organización y los que son
redundantes o innecesarios.
Lo que debes buscar es la optimización en el uso de tus recursos con el fin de mejorar las
oportunidades de competitividad y crecimiento de tu empresa, para evitar que algún empleado
deshonesto pueda desviar fondos indebidamente, por pequeñas que sean las cantidades.
¿Cómo hacerlo?
Esta gestión eficiente la lograrás implementando una política de gastos empresariales que sea
conocida por toda la organización y un sistema que le dé seguimiento puntual. Para ello, sigue
estos pasos:
1. Analiza en qué se gasta, con qué propósito y en qué cantidades para que puedas
diferenciar los gastos justificados de los innecesarios.
2. Revisa las funciones de tus empleados para que asignes presupuestos acordes a sus
actividades y haz lo mismo con cada área de la empresa.
3. Define tu política de gastos y hazla conocer a todo el personal para que sepan qué tienen
autorizado pagar, cuál es el límite del gasto y el tipo de documentación comprobatoria que
deben presentar.
4. Introduce un sistema automatizado que lleve un registro de los montos asignados, la
supervisión de los conceptos en que se gasta, el monitoreo de los establecimientos donde se
paga, la comprobación de la validez de los documentos que justifican los gastos, y la gestión y
tramitación fiscal de los mismos.
5. Usa las capacidades de una herramienta tecnológica para generar reportes que te ayuden
a dar seguimiento a los gastos y hacer ajustes cuando sea necesario.
Soluciones inteligentes
Como ves, para administrar bien los recursos y mantener la rentabilidad de tu negocio, no basta
con buscar los mejores precios con proveedores y optimizar procesos, es necesario implementar
sistemas que permitan una correcta justificación y comprobación de gastos empresariales.
Para esto, como ya mencionamos, son muy útiles las herramientas basadas en la tecnología que
asignan automáticamente presupuestos, verifican los desembolsos, recaban comprobantes y
realizan la deducibilidad de impuestos cuando corresponda.
Dos de estos sistemas que han demostrado ser fáciles de usar y con grandes beneficios
son Ticket Empresarial®, para gastos de caja chica, de viaje y representación y Ticket Card®, para
pagar los consumos de gasolina y diesel.
Además, ambas soluciones ofrecen una variedad de aplicaciones que permiten gestionar los
recursos y agilizar los procesos de comprobación, de tal manera que lleves un correcto registro
de los desembolsos que te facilite detectar movimientos atípicos y tomar decisiones oportunas
para evitar fugas y ahorrar en tus costos de operación.
Optimiza tu control de gastos y mejora la oportunidad de crecimiento de tu empresa. Las
herramientas existen, ponlas en práctica.
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Fuente: http://www.ideasparapymes.com/articulos_pymes.dbsp
ACTIVIDADES
Mediante magistral se profundiza el concepto de control interno y los principios
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Papeles de trabajo en la auditoría financiera.
Rodrigo Estupiñan y Co. (firma de auditores)
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Editora Roesga