NOCIONES BÁSICAS

MICROSOFT EXCEL 2010

 EXCEL: Conceptos Básicos
• Excel es un software desarrollado por la empresa Microsoft,
especialmente diseñado para trabajar con hojas de Cálculo.
• Excel es parte del conjunto de aplicaciones conocido como
Microsoft Office, en el cual se incluyen también Word,
Powerpoint, Access y Publisher.
 ¿Hoja de Cálculo o Planilla Electrónica?
• Básicamente son lo mismo.
• Una planilla es un ordenamiento de datos en filas y columnas y la interfaz
de trabajo de Excel se organiza de esta manera, en filas y columnas.
• Cuando hablamos de hoja de cálculo solo estamos diciendo que, en
nuestra gran planilla Excel, podemos realizar cálculos con los datos que
han sido ingresados en ella.
Elementos de la Interfaz Excel
 Barra de Título
La Barra de título nos indica el nombre del documento en el cual estamos
trabajando. Cuando iniciamos el trabajo en un documento nuevo, el nombre del
documento será “Libro1” o “Libro2” o “Libro n”, si es que ya existe algún archivo con
esos nombres.

Entre los botones de

acceso rápido se
encuentran las opciones
“Deshacer” y “Rehacer”.
 Cinta de Opciones
La cinta de opciones contiene todas las herramientas de Excel organizadas en fichas
temáticas. Al hacer clic sobre estas fichas se muestran los botones cuyas acciones
están relacionadas con el concepto de la ficha.

• La ficha “”Inicio” contiene todas las opciones necesarias para construir una
planilla básica.
• La ficha “Insertar” contiene herramientas para insertar objetos como imágenes,
formas y gráficos, entre otros,
• La ficha “Diseño de página” permite configurar los parámetros que se utilizarán
para la impresión de la planilla.
• La Ficha “Vista” contiene las herramientas que nos permitirán configurar la
interfaz de trabajo de Excel, indicando qué elementos se mostrarán en la pantalla
y como se presentarán los datos..
 Area de Trabajo de Excel
• Excel organiza sus archivos en forma de Libros y estos libros están formados por una o más hojas de
cálculo.
• Cada una de estas hojas de cálculo está organizada en filas y columnas. Desde la versión 2010 de Excel,
cada hoja de Cálculo Excel está formada por 16.384 columnas identificadas con letras desde la columna
“A” a la columna “XFG”, y por 1.048.576 filas numeradas desde la 1 a la 1.048.576.
• La intersección entre una fila y una columna forma una celda que se identificará con la letra de la columna
y el número de la fila en que está ubicada, es decir, la celda ubicada en la columna A y en la fila 1, será la
celda A1. La información de una hoja de cálculo se almacena dentro de sus celdas.
 Barra de Fórmulas

La Barra de Fórmulas tiene la función de mostrar el contenido real de una celda, es

decir, si una celda muestra un valor, la barra de fórmulas mostrará si ese valor se
ingresó como un número, o si es el resultado del uso de una fórmula. La Barra de
fórmulas está compuesta de tres elementos:

• Indicador de celda activa: Muestra la celda activa, es decir, la celda en la que

se encuentra el cursos.

• Botón Insertar Función: Permite insertar una función desde la blblioteca de

funciones de Excel, utilizando un asistente que facilita su uso.

• Area de edición: Es el lugar donde se muestra el contenido de la celda activa, y

en el cual también podemos modificar ese contenido.
 Desplazarse por la hoja de cálculo
Podemos desplazarnos de una a MOVIMIENTO TECLADO
celda a otra en la hoja de cálculo Celda Abajo FLECHA ABAJO
de tres formas: Celda Arriba FLECHA ARRIBA

1. Haciendo clic sobre la celda. Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
2. Utilizando el teclado a través
del uso de teclas de Pantalla Abajo AVPAG
movimiento o por Pantalla Arriba REPAG
combinaciones de teclas. En Celda A1 CTRL+INICIO
el cuadro de la derecha se Primera celda de la
FIN + FLECHA ARRIBA
muestran las opciones más columna activa
comunes. Última celda de la
FIN + FLECHA ABAJO
columna activa
3. También podemos ir a la celda
que deseemos utilizando la Primera celda de la fila FIN + FLECHA
activa IZQUIERDA o INICIO
barra de fórmulas:
Última celda de la fila FIN + FLECHA
activa DERECHA
 Ingreso de Datos
• Para ingresar los datos en la hoja de cálculo, debemos ubicar el cursor
en la celda en la cual queremos ingresar información.

• Una vez ingresada la información, presione la tecla “Enter”, o bien,

cambie de celda utilizando las flechas de movimiento de cursor. También
puede hacer clic con el mouse en otra celda. De esta manera, el dato
quedará definitivamente en la celda.
 Modificación de Datos
• Para modificar un
dato que ya ha sido
ingresado en una
celda existen tres
opciones:
– Haga doble clic
sobre la celda.
– Ponga el cursor en
la celda y presione
la tecla “F2”
– Ponga el cursor en
la celda y modifique
su contenido en la
barra de fórmulas.
 Borrar datos de una celda
• Para borrar la información de una celda o de un rango de
datos seleccionado, basta con ubicar el cursor sobre la celda
o seleccionar el rango y presionar la tecla “Suprimir”, también
conocida como “Del” o “Delete”
 Propiedades de celdas
• Dependiendo del lugar de la celda en que pongamos el puntero del
mouse y lo arrastremos en alguna dirección, Excel nos permitirá realizar
distintas acciones:

Posición del Puntero Acción al arrastrar Forma del Puntero

En el centro de la
Seleccionar celdas
celda
Mover el contenido de
En el borde de la
una o varias celdas
celda.
seleccionadas
En el cuadrado
Copiar el contenido de
ubicado en la esquina
una o varias celdas
inferior derecha de la
seleccionadas
celda
 Tipos de Datos
A diferencia de Word, en que todo lo que ingresamos en un documento es
considerado como Texto, Excel distingue entre dos tipos de Datos:

 TEXTOS: También llamados “Rótulos” o “Etiquetas” porque se utilizan

principalmente para identificar el contenido de una o más celdas, filas o
columnas, y no se pueden usar en operaciones de cálculo numérico.

 VALORES: Son datos numéricos que representan cantidades o valores, los datos
numéricos se utilizan en operaciones de cálculo y pueden ser de tres tipos:

 NÚMEROS: Corresponden a caracteres que representan valores o cantidades.

 FÓRMULAS: Son combinaciones de caracteres (letras, números y símbolos) que

generan un resultado.

 FUNCIONES: Son un tipo especial de fórmula que vienen definidas dentro de Excel
para facilitar al usuario la creación de fórmulas extensas y/o complejas.
 Creación de Fórmulas
• Las fórmulas son un conjunto de símbolos, letras y números que representan
operaciones de cálculo. Para que Excel reconozca una fórmula como tal, tiene
que comenzar con el signo de igualdad (=).
• Los operadores que se pueden utilizar para crear fórmulas son los siguientes:

Operación Operador Ejemplo

SUMA =3+2
+
RESTA =3-2
-
MULTIPLICACIÓN =3*2
*
DIVISIÓN =6/2
/
POTENCIA =3^2
^
 Jerarquía de las operaciones matemáticas

• Al construir una fórmula en Excel, se debe tener en cuenta el “orden de

jerarquía de las operaciones matemáticas”, es decir, hay operaciones
que tienen prioridad sobre otras, por lo tanto si en una fórmula tenemos
que realizar varios cálculos distintos, Excel realizará las operaciones en
el siguiente orden:

– PRIMERO: Multiplicación, División y Potencia.

– SEGUNDO: Suma y Resta
• Para ordenar una fórmula, o para alterar jerarquía de las operaciones
matemáticas se utilizan paréntesis.”( )”.

• También debemos recordar que al construir una fórmula en Excel, no

debemos dejar espacios intermedios.
 Ejemplo
• Supongamos que debemos calcular el promedio de notas de tres asignaturas:

Lenguaje 7.-
Matemáticas 5.-
Biología 6.-

• El promedio se calcula sumando las notas y dividiendo el resultado de la suma

por la cantidad de notas. Tomando esto en cuenta y considerando la jerarquía de
las operaciones matemáticas, ¿Cuáles serían los resultados de las fórmulas que
se presentan a continuación? ¿Cuál de ellas es la correcta y por qué?

FÓRMULAS PROPUESTAS RESULTADO

=7+5+6/3
=(7+5+6)/3
 Caso Práctico 1
• Dada la siguiente planilla de datos:

• Se pide construir las fórmulas que permitan calcular TOTALES y PROMEDIOS

por Mes y por Item.
 Construyendo las fórmulas
• La planilla de datos planteada corresponde a una típica planilla cuadrada
en la que debemos realizar cálculos hacia la derecha y hacia abajo. Para
realizar los cálculos solicitados existen tres tipos de fórmulas:

1. Fórmulas utilizando valores fijos o constantes.

2. Fórmulas utilizando las direcciones de celda (posición

de los datos dentro de la hoja de cálculo) como
variables

3. Fórmulas mixtas, en las que intercalaremos

direcciones de celdas con valores constantes.
 Fórmulas con valores constantes
• Construimos la fórmula copiando dentro de ella los valores que usaremos
para realizar el cálculo requerido:
 Fórmulas con valores constantes
Si bien este tipo de fórmula realiza el cálculo requerido, no es el más
recomendable por las siguientes razones:

1. Es fácil equivocarse cuando las cantidades son muy grandes

2. Si los valores cambian, hay que modificar la fórmula.

3. Hay que escribir la fórmula en todas las celdas en las cuales se requiere
hacer un cálculo.

La ineficacia de este tipo de fórmula aumenta

mientras más datos tenga la planilla.
 Fórmulas utilizando direcciones de celda
• Para construir este tipo de fórmulas tenemos que indicar a Excel en qué celdas
de la hoja de cálculo están los datos que utilizaremos para realizar los cálculos:

• Si no queremos escribir las

direcciones de celdas, podemos ir
pinchándolas con el mouse a medida
que se escribe la fórmula. Excel
automáticamente mostrará las
direcciones de celda en distintos
colores para verificar que estemos
utilizando los datos correctos.
 Fórmulas utilizando direcciones de celda
Este tipo de fórmula es mucho más eficiente pues establece una relación
directa entre los cálculos y los datos de la planilla. Las ventajas de este tipo
de fórmula son:

1. Reduce el riesgo de errores pues permite verificar visualmente,

utilizando colores, que se estén utilizando los datos correctos en la
fórmula.

2. Si debemos repetir el cálculo en otras filas o columnas, podemos copiar

la fórmula y Excel actualizará las direcciones de celda automáticamente
en las fórmulas copiadas.

3. Si los datos cambian, los resultados de las fórmulas se actualizan sin

necesidad de modificar la fórmula.
 Fórmulas Mixtas
Las fórmulas mixtas son aquellas en las cuales intercalamos direcciones de celdas
con valores constantes. Como ejemplo tenemos el cálculo del promedio en el
Ejercicio Práctico 1, en donde tenemos que dividir los totales por la cantidad de
elementos en cada fila o columna.
 Fórmulas Mixtas
Este tipo de fórmula también es eficiente manteniendo una relación directa
entre los cálculos y los datos de la planilla, además de utilizar constantes
como valores auxiliares. Como en el caso anterior, las ventajas de este tipo
de fórmula son:

1. Reduce el riesgo de errores pues permite verificar visualmente,

utilizando colores, que se estén utilizando los datos correctos en la
fórmula.

2. Si debemos repetir el cálculo en otras filas o columnas, podemos copiar

la fórmula y Excel actualizará las direcciones de celda automáticamente
en las fórmulas copiadas.

3. Si los datos cambian, los resultados de las fórmulas se actualizan sin

necesidad de modificar la fórmula.
 Cálculo de porcentajes en Excel
• Un porcentaje representa la relación existente entre distintos valores, expresados
en una escala de 1 a 100. Cuando calculamos un porcentaje de forma manual,
debemos utilizar una Regla de Tres Simple.

• Excel facilita el cálculo de porcentajes a través del uso del operador porcentual
(%)

• El operador % divide por 100 al número que lo antecede, convirtiéndolo en un

decimal que representa un porcentaje.

• Por ejemplo, si queremos calcular el 30% de 100, solo tenemos que multiplicar
el número (100) por el porcentaje (30%) de este modo, la fórmula en Excel
quedaría de la siguiente forma:

=100*30%
 Funciones de Excel
• Las funciones tienen por objetivo facilitar la creación de fórmulas muy complejas
o muy extensas.

• A diferencia de las fórmulas, que pueden ser creadas de acuerdo a nuestros

requerimientos, las funciones ya están definidas o creadas dentro de Excel, sólo
debemos usar la que se adapte a nuestras necesidades. Las funciones son
moldes que tienen un formato de uso estándar y que, al igual que las fórmulas,
siempre comienzan con el signo “=”.

• Estructura de una función:

=<Nombre de la Función>( <Rango de Datos> )

O bien,
=<Nombre de la Función>( <Argumentos> )

• El “Nombre de la Función” indica “qué hace” la función. El “Rango de Datos” o

los “Argumentos” nos indican sobre qué grupo o bloque de datos actuará la
función
 Funciones de Excel
• Un rango de datos es un conjunto de celdas y se expresa de la siguiente forma:

CELDA INICIAL:CELDA FINAL

• Si queremos representar el rango de datos que comienza en la celda “A1” y termina en la
celda “C3”, debemos expresarlo de la siguiente forma:

A1:C3
• La celda inicial se separa de la celda final con el carácter “2 puntos” (:).
• Cuando utilizamos una función con argumentos, los argumentos se separan con el caracter
“punto y coma” (;) . Si por alguna razón Excel no reconoce el punto y coma como
separador, utilice la coma (,). Esto dependerá de la configuración regional de Windows que
establece los separadores de lista según la zona geográfica.
 Funciones de Excel
• Las funciones básicas de Excel son:

– =SUMA(): Suma los valores de un rango.

– =PROMEDIO(): Calcula el promedio de los valores de un rango.

– =CONTAR(): Cuenta cuántas celdas contienen números

– =MAX(): Permite obtener el valor más alto contenido en un rango de

datos.

– =MIN(): Permite obtener el valor más bajo contenido en un rango de

datos.

Todas estas funciones requieren que se ingrese un rango de datos

entre los paréntesis.
 Funciones de Excel
• Si utilizamos funciones para realizar los cálculos del Ejercicio Práctico 1, el resultado será el
siguiente:

Podemos interpretar el uso de la función SUMA

en la imagen de la izquierda de la siguiente forma:

“Sume los datos contenidos en el rango

que comienza en la celda B4 y termina en
la celda B10”.
 Funciones de Excel
• Lo mismo podemos hacer con el promedio:
 Funciones de Excel
• Excel permite insertar las funciones en la hoja de
cálculo sin tener que escribirlas, para esto vamos a
utilizar el botón “Autosuma”:

• El botón “Autosuma” inserta automáticamente la

función suma, pero si queremos realizar un cálculo con
alguna de las otras funciones básicas, debemos hacer
clic” sobre la flecha ubicada a la derecha del botón
“Autosuma”.

• Al hacer esto, se desplegarán las demás funciones

básicas y basta hacer clic sobre la que necesitamos
para que se inserte automáticamente en la hoja de
cálculo.
 Insertar funciones con el botón Autosuma
Existen dos maneras de insertar funciones con el botón “Autosuma”:

1.- Ubicar el cursor en la Celda en que necesitamos insertar la función y hacer clic en el botón
“Autosuma” o en alguna de las funciones básicas que despliega el botón. Veremos que en la
celda se inserta la función y detecta en forma automática el rango de datos que utilizará la
función para efectuar el cálculo.

• Si el rango de datos seleccionado automáticamente por la función es el correcto, solo

debemos confirmar la operación presionando la tecla “Enter”.

• Si el rango de datos NO es el correcto, debemos corregirlo seleccionando el rango correcto

y luego, presionar la tecla “Enter”.
 Insertar funciones con el botón Autosuma
2.- Seleccionar el rango de datos que utilizaremos para realizar el
cálculo incluyendo la celda en blanco en donde queremos que
aparezca el resultado

hacer clic en el botón “Autosuma” o en alguna de las funciones básicas que

despliega el botón. Veremos que aparecerá inmediatamente el resultado.

• En este caso no debemos hacer nada porque Excel asume que debe
aplicar la función sobre los datos seleccionados y poner el resultado en la
celda en blanco.
 Insertar funciones con el botón Autosuma
OBSERVACIÓN 1

Si en el ejercicio práctico 1, seleccionamos todos los datos de la hoja que

queremos sumar, dejando los espacios en blanco para los resultados tal
como se muestra en la imagen, al presionar el botón “Autosuma”, Excel
calculará de una vez todos los resultados sin necesidad de hacer nada más.
 Insertar funciones con el botón Autosuma
OBSERVACIÓN 2

Para calcular el promedio no podemos utilizar el método de la Observación

1 pues están los totales en medio y Excel los incluirá en el cálculo del
promedio. En este caso, debemos poner el cursor en la primera celda del
promedio y presionar la opción “Promedio” que despliega el botón
“Autosuma”.

Ahora debemos seleccionar el rango correcto y presionar la Tecla “Enter”

 Copiar Fórmulas y Funciones
Cuando tenemos que repetir una misma fórmula
en varias filas o columnas pero con los datos de
esas filas o columnas, Excel nos permite copiar
esa fórmula y automáticamente actualizará los
datos para que coincidan con las filas o
columnas de destino.

Recordemos que para copiar podemos arrastrar

el cuadrado ubicado en la esquina inferior
derecha de la celda activa:

Veremos que al arrastrar este cuadrado hacia

abajo, la función se copiará actualizando las
direcciones de celda y entregando los
resultados correctos requeridos en cada caso.

Este método también funciona hacia el lado.

 Copiar Fórmulas y Funciones
Esto sucede porque para Excel, las direcciones de celda son “Relativas”, por lo tanto, al
copiar una celda que contenga una dirección, esta actualizará automáticamente las filas y/o
las columnas de esa dirección dependiendo de si copiamos la fórmula hacia arriba/abajo o
hacia la izquierda/derecha.

El resultado de esto aplicado sobre el ejercicio práctico 1 sería el siguiente:

 Copiar Fórmulas y Funciones
• En algunos casos, podemos necesitar
que una dirección de celda no se
modifique al copiarla, es decir, que
deje de ser relativa.

• Esta situación se da cuando en una

fórmula, necesitamos utilizar un único
valor para realizar un cálculo en varias
celdas.

• Por ejemplo, si queremos calcular

cuánto debemos pagarle a un grupo
de personas por las horas trabajadas
en una jornada y tenemos un valor
hora fijo como se muestra en la
imagen de la derecha, en donde
tenemos que multiplicar cada una de
las horas trabajadas por el valor hora
que está en la celda “B2”
 Copiar Fórmulas y Funciones
• Si ingresamos la fórmula como
sabemos hacerlo hasta ahora y
multiplicamos el valor de la hora
trabajada por el valor hora que está
en la celda B2, y la copiamos hacia
abajo, obtendremos un error.

• Esto sucede porque al copiar la

fórmula, la celda B2 que contiene el
valor hora cambió a B3, B4, B5, hasta
B7, a pesar de que el valor hora sigue
estando en la celda B2 como se
aprecia en las imágenes.

• En este caso, debemos hacer algo

para que la celda B2 no cambie al
copiar la fórmula
 Copiar Fórmulas y Funciones
• Para que una dirección deje de ser
“Relativa”, debemos convertirla en
“Absoluta”.

• Para esto, debemos anteponer signos

Peso ($) a la letra de la columna y al
número de la fila, es decir, en lugar de
escribir

B2, debemos escribir $B$2

• Excel hará esto en forma automática
si inmediatamente después de
ingresar la celda en la fórmula,
presionamos la tecla “F4”.
 Gráficos
• Un gráfico es una imagen que representa visualmente el
comportamiento de ciertos valores en una planilla de datos.

• Un gráfico permite comparar a simple vista las diferencias y similitudes

entre los datos para facilitar el análisis, la toma de decisiones y la
aplicación de medidas correctivas.

• Existen distintos tipos de gráficos. Los más comunes son:

– Gráfico de Barra o Columna,

– Gráfico de Líneas
– Gráfico Circular o de Torta
 Crear un Gráfico
Crear un gráfico en Excel es muy sencillo y se puede hacer en solo 2
pasos:

1. Seleccionar los datos que se desea graficar.

Al seleccionar los datos debemos tener cuidado con incluir los totales, pues la
diferencia entre los totales y los valores de la tabla que los generan pueden
alterar la percepción del gráfico

2. Hacer clic en el tipo de gráfico que crearemos

Debemos hacer clic en la ficha “Insertar”, y en el grupo gráficos, elegir el tipo de
gráfico que usaremos
 Revisión de pasos para crear un Gráfico
1. Seleccionar los datos que se desea graficar, en este caso, sin incluir
los totales para no distorsionar el gráfico.
 Revisión de pasos para crear un Gráfico
2. Hacer clic en el tipo
de gráfico que
crearemos, para
efectos de este
ejemplo, crearemos
un gráfico de
columna simple en
2D, pero podríamos
elegir cualquiera de
los tipos de gráfico
desplegados.
 Revisión de pasos para crear un Gráfico
3. Aparecerá el gráfico listo sobre nuestra hoja de cálculo.
 Cambiar tamaño del gráfico
• Para cambiar el tamaño del gráfico, debemos ubicar el puntero del ratón en determinados
lugares de los bordes del gráfico (zonas medias y esquinas) y arrastrar el ratón en alguna
dirección. Si arrastramos desde las zonas medias el gráfico se expande o se contrae, si
arrastramos desde las esquinas en diagonal, el gráfico mantiene su proporción.
 Mover el gráfico
• Para mover el gráfico, debemos ubicar el puntero del ratón en el área del gráfico, es decir,
en algún lugar vacío del fondo del gráfico (cuidando de no tocar ninguno de los
elementos que lo componen) y arrastrar el ratón en alguna dirección.
 Barras de herramientas de Gráfico
• Al insertar el gráfico o al seleccionarlo (haciendo clic sobre el), aparecerán en la
cinta de opciones, tres nuevas fichas, “Diseño”, “Presentación” y “Formato” que
nos permitirán cambiar las propiedades del gráfico.
 Barras de herramientas de Gráfico
• Barra de herramientas “Diseño”:
Contiene herramientas predefinidas para cambiar rápidamente el aspecto
general de un gráfico.

• Barra de herramientas “Presentación”:

Contiene herramientas predefinidas para definir uno a uno, qué elementos del
gráfico serán visibles o estarán disponibles en el gráfico y/o, en qué ubicación
se mostrarán.

• Barra de herramientas “Formato”:

Contiene las herramientas para cambiar el aspecto de cada uno de los
elementos que componen el gráfico tales como: el fondo, el título, el área del
gráfico, las barras, líneas o secciones del gráfico, etc.
 Barras de herramientas de Gráfico
Revisemos las opciones más utilizadas de estas barras de herramientas:

• Cambiar entre Filas y Columnas: Esta opción, ubicada en la barra de herramientas

“Diseño” permite alternar los datos del eje x para realizar un análisis distinto del gráfico.
 Barras de herramientas de Gráfico
• Grupo “Diseños de gráfico”: Esta opción, ubicada en la barra de herramientas
“Diseño”, contiene plantillas predefinidas para cambiar rápidamente la presentación del
gráfico,
 Barras de herramientas de Gráfico
• OBSERVACIÓN:

Para cambiar el título del gráfico debemos hacer lo siguiente:

• Clic en el título para seleccionarlo,

• Clic sobre el título nuevamente para editar su contenido

Entre un clic y otro debemos esperar un momento pues si lo hacemos muy rápido (doble clic)
se abrirá la ventana de opciones de título.
 Barras de herramientas de Gráfico
• Grupo “Estilos de diseño”: Esta opción, ubicada en la barra de herramientas “Diseño”,
contiene plantillas predefinidas para cambiar rápidamente el aspecto del gráfico,
 Barras de herramientas de Gráfico
• Mover gráfico: Esta
opción, ubicada en la
barra de herramientas
“Diseño” permite
establecer si el gráfico
será un objeto
incrustado en la hoja
de cálculo (esta es la
opción
predeterminada al
insertar el gráfico) o si
estará en una hoja
aparte, especialmente
diseñada para el
gráfico.
 Formatos
Cuando creamos una planilla en Excel, no solo son importantes los datos y cálculos
que hay en ella, también importa la forma en que se presenta la información, lo cual
ayudará a hacer más legible la planilla y más comprensible la información.

Básicamente utilizaremos tres tipos de formato:

• FUENTE: Es el formato de los textos, es decir, el tipo de letra, tamaño, color y

propiedades especiales, entre otros.

• ALINEACIÓN: Está relacionado con la distribución del texto dentro de una o

más celdas e incluye, alineación horizontal, alineación vertical, sangrías, ajuste
de texto, etc.

• NÚMERO: Es la forma en que se muestran los números en la pantalla, incluye,

uso de símbolos monetarios, separación de miles, cantidad de decimales, etc.
 Formatos
Las herramientas para trabajar con estos tres tipos de formato se
encuentran agrupados en la ficha “Inicio” de la “Cinta de Opciones”.

La aplicación de formatos es muy simple tiene solo dos pasos

1. Seleccionar los datos.

2. Hacer clic en el botón que realiza la acción requerida.
 Fuente
• La fuente se refiere a las características del texto contenido en una celda, incluyendo los
valores.

• Para cambiar el formato de fuente de una o más celdas, debemos seleccionar las celdas y
hacer clic en el botón que realiza el cambio que queremos hacer.

• Las opciones son:

 Alineación
• La Alineación se refiere a la distribución del texto contenido en una celda, incluyendo los
valores.

• Para cambiar la alineación de una o más celdas, debemos seleccionar las celdas y hacer
clic en el botón que realiza el cambio que queremos hacer.

• Las opciones son:

 Número
• El formato numérico se refiere a la forma en que se muestran los números en la pantalla.

• Para cambiar el formato numérico de una o más celdas, debemos seleccionar las celdas y
hacer clic en el botón que realiza el cambio que queremos hacer.

• Las opciones son:

 Ajustes de impresión
• Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la
página, para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas
impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del
papel.

• Para ello, nos situaremos en la ficha “Diseño de página”.

• En la sección Configurar página encontraremos botones rápidos a muchas de

las opciones: para configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc.

• Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración,

deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha. Como
siempre, se abrirá una nueva ventana.
 Ajustes de impresión
• El cuadro de diálogo Configurar página
está organizado en varias pestañas: La
primera de las fichas se denomina
Página y permite indicar características
como la orientación del papel, el tamaño
del papel que utilizamos y otros
parámetros.

• Selecciona la orientación del papel,

vertical u horizontal. (En la impresora se
colocará el papel siempre de la misma
forma).

• En el recuadro Escala nos permitirá

indicarle si deseamos que la salida a
impresora venga determinada por un
factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o
bien ajustando automáticamente la hoja
en un número de páginas específico (una
página de ancho por 1 de alto, así se
imprimirá en una sola hoja).
 Ajustes de impresión
• Para modificar los márgenes superior,
inferior, derecho e izquierdo de las hojas
a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

• Si la hoja tiene encabezado: o pie de

página:, también nos permite indicar a
cuántos centímetros del borde del papel
queremos que se sitúen.

• Si deseas que tu salida tenga centradas

las hojas tanto horizontal como
verticalmente, Excel nos lo realizará
automáticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.
 Ajustes de impresión
• En la ficha Encabezado y pie de
página podrás ingresar un texto que
aparecerá en todas las hojas del
documento, al inicio (encabezado)
y/o al final (pie de página)

• En el encabezado y pie de página

también se pueden insertar datos
como el número de página, la fecha,
la hora, el nombre del documento,
etc.

• Tanto el encabezado como el pie de

página se insertan entre los
márgenes superior (encabezado) e
inferior (pie de página) y los bordes
del documento
 Ajustes de impresión
• La última ficha es Hoja, que nos permite
definir cómo queremos que se impriman
los datos contenidos en la
hoja.configurar página

• En Área de impresión: podrás indicar el

rango de celdas a imprimir.

• En Imprimir títulos podrás activar las

siguientes opciones:

– Repetir filas en extremo superior

para que en cada página que se
imprima aparezca como título de
columnas aquella fila que está
indicada en ese recuadro.
– Repetir columnas a la izquierda para
que en cada página que se imprima
aparezca como título de la fila
aquella columna indicada en el
recuadro.
 Ajustes de impresión
• En el recuadro Imprimir podrás activar opciones, como:

– Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
– Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.
– Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra
hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
– Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los
números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.
– Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas
podido incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.
– También podrás elegir si quieres imprimir las celdas con errores.

• Por último, podrás elegir el Orden de las páginas, es decir, la dirección que seguirán para
la impresión.
 Imprimir
• Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si
seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana:

• También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella.

 Imprimir
En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión,
que nos permitirán:

• Elegir cuántas copias imprimir del documento.

• Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que
no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También
podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada.

• Opciones de Configuración como:

– Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada.
– La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X
veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres
copias de un libro que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se
imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4
1,2,3,4 1,2,3,4
– La orientación y el tamaño del papel.
– Modificar los márgenes.
– Ajustar la escala de impresión.
– Acceder a la Configuración de página.
 Imprimir
En la zona de la derecha vemos la vista previa de la página.

• En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando
los botones inferiores:

• También podemos escribir directamente el número de la página a visualizar. Si nuestra

hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán inactivos.

• También en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista
previa, pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la página completa.

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