CUADRO DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS.

Falta de articulación entre los Archivos

de Gestión, Control Interno y Gestión
Instrumentos Archivísticos
Documental con respecto al diseño,
desactualizados
creación y control de nuevas tipologías
documentales.
CCD, TRD, TVD, PINAR y PGD La entidad no posee un sistema de
requieren actualización. Gestión de la Calidad
El programa de Gestión Documental no No se tiene un control de los formatos
No se reporta a Gestión Documental el
posee documentado cada uno de los
cambio en los formatos y la generación
procesos técnicos.
de nuevos tipos.
Falta de infraestructura tecnológica Las instalaciones locativas de los
que mejore la gestión electrónica de depósitos de archivo no cumplen con
los documentos las especificaciones requeridas para la
adecuada custodia del acervo
documental.
Tecnología Obsoleta Personal insuficiente para el área de
La gestión Documental está muy archivo
enfocada hacia el soporte papel Las áreas destinadas para la custodia
La seguridad informática en lo que de la documentación no cuentan con
respecta a los documentos es muy elementos de control y aislamiento que
básica garanticen la seguridad de los acervos y
Ausencia de políticas en cuanto al alarma contra incendios.
manejo de los documentos electrónicos Cambio continuo en el personal de
apoyo para el Archivo central con cada
administración nueva.
Fondo acumulado sin intervenir Carencia de Instrumentos archivísticos
técnicamente en su organización en cumplimiento del decreto 2609 de
2012
A pesar que los documentos anteriores La Entidad no cuenta con el
a la TRD, se encuentran almacenados instrumento archivístico modelo de
bajo buenas condiciones y poseen fácil requisitos para la gestión de
acceso, técnicamente se puede documentos electrónicos, Banco
considerar un fondo acumulado debido terminológico de series y subseries
a que no están los documentos según el decreto 2609 de 2012.
organizados con base en el principio
de procedencia. No se tienen los mapa de procesos y
flujos documentales como
No se ha aplicado el procedimiento instrumentos archivísticos según el
técnico de eliminación documental. decreto 2609 de 2012.

Las Tablas de Valoración Documental La entidad no tiene establecido un

fueron aprobadas por el consejo normograma que además pueda
Municipal de Archivos en el año 2011, servir como base para la
pero estas no cumplen con la construcción del instrumento
metodología y requisitos exigidos por
archivístico Tabla de control de
el AGN que permita su convalidación
ante el consejo departamental de acceso para el establecimiento de
Archivos por lo cual aún no se han categorías adecuadas de derechos y
aplicado en el fondo acumulado. restricciones de acceso y seguridad
aplicable a los documentos según el
decreto 2609 de 2012.
Modernización de la ventanilla única
de Correspondencia
La Recepción de la correspondencia y
su registro se hace de forma manual.
Se imprimen correos electrónicos para
su radicación
Se asignan trámites a oficinas que no
son las encargadas.
No se cuenta con un control
centralizado para la radicación.
No se cuenta con un método que evite
la reserva de nro. de radicados.