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Signi cado e importancia de la plani cación para una organización

Escrito por Karina Da Silva última actualización: August 27, 2018

La planificación de una empresa consiste en el desarrollo de un plan que se debe llevar a cabo después de un
exhaustivo análisis de la organización y de su entorno. Su finalidad es establecer los objetivos y las estrategias necesarias
para alcanzar el éxito, de allí la importancia de la planificación.

En una de sus frases célebres, Benjamin Franklin declaró: "Al no prepararse, se está preparado para fracasar".

Al igual que la planificación es necesaria en la vida personal también es muy valiosa en el ámbito empresarial. Las
organizaciones podrán beneficiarse al desarrollar y aplicar un buen plan estratégico que se convertirá en la base de su
éxito a mediano y largo plazo. /
¿Qué es plani cación?
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Según Web y empresas “La planificación se puede definir como un proceso bien meditado y con una ejecución metódica y
estructurada, con el fin de obtener un objetivo determinado”

Podemos decir entonces que al planificar se establece un curso de acción enfocado en la consecución de unos
objetivos previamente definidos. La importancia de la planificación está relacionada con la necesidad de organizar de una
forma coherente los pasos que se deben seguir para poder alcanzar una meta.

No dejes de leer: Los componentes de un plan de proyecto

¿Qué es la plani cación de una empresa?

Según la OBS Business School “La planificación empresarial es la hoja de ruta sobre la que se escribe el futuro del negocio.
Igual que sucede en el ámbito de los proyectos, esta preparación previa a la ejecución, el análisis y estructuración que
precede a la toma de acción es vital para minimizar el riesgo y apuntar hacia el éxito”.

En el ámbito empresarial, la planificación ayuda a los directivos de la organización a trazar el mejor camino a seguir para
lograr sus objetivos. Los pasos o fases necesarias que se deben completar en la planificación de una empresa son:

1) Análisis de la situación de la empresa y la de su entorno.

Un análisis interno y externo nos ayudará a definir la situación real de la empresa y la de su entorno. A través de este
análisis se podrá detectar las fortalezas y debilidades de la organización, con el propósito de potenciar las primeras y
minimizar o eliminar las últimas. Además, se podrá identificar las oportunidades y amenazas que están relacionadas con el
entorno de la empresa para poder aprovechar las primeras y evitar el impacto de las últimas.

2) Desarrollo del pan.

Una vez se conoce la situación de la empresa se debe pensar en todas las alternativas posibles que nos ayudarán a
alcanzar la meta. En esta fase se realiza la programación y planificación y es recomendable utilizar la técnica de lluvia de
ideas o “brainstorming”

Todos los planes de la empresa, bien sean planes de marketing, de ventas, de formación o de finanzas deben contemplar
un período de tiempo determinado. En la planificación de una empresa suele incluirse algunos componentes como: los
objetivos, los propósitos, las estrategias, los programas, los procedimientos, las políticas, las reglas, los recursos y los
presupuestos.

En esta fase se deben presentar las estrategias a través de las cuales se cumplirán los objetivos planteados. Es importante
tener en cuenta que tanto las estrategias a seguir como los objetivos deben ser realistas y alcanzables.

3) Implementación o puesta en marcha del plan

Esta es una de las fases más importantes del proceso de planificación de una empresa, se trata de la puesta en práctica
del plan que se ha definido anteriormente. Es justamente en esta etapa donde se hará realidad lo que había sido
plasmado en el papel, por este motivo se debe tomar en cuenta varios elementos que garantizarán su éxito, entre ellos
podemos mencionar:

Los recursos financieros: es necesario tener la seguridad de que contamos con todos los necesarios, de lo contario
podrías presentarse retrasos que prediquen el proyecto.

La motivación: todos los integrantes del equipo de trabajo deben estar motivados para que las actividades se realicen
de forma eficiente y rápida.
/
 Reajustes: dependiendo de las eventualidades o retrasos que se puedan presentar durante el desarrollo del plan, es
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necesario tener la capacidad de aplicar rápidamente los reajustes necesarios para poder alcanzar los objetivos
planteados.

4) Seguimiento o evaluación del plan

Finalmente, se debe valorar el trabajo realizado tanto por los participantes como quien recibe el proyecto. Sin embargo, es
necesario aclarar que durante todo el proyecto se debe realizar una evaluación continua con respecto a su avance.

Quizás te interesa: Definición de las etapas de planificación de un proyecto de sistemas de información

Importancia de la plani cación

Además de establecer un camino o ruta a seguir para lograr una meta, a través de la planificación los directivos pueden
enfrentar cualquier circunstancia que interfiera en la consecución de sus objetivos, de allí la importancia de la planificación
en la organización.

La planificación también ayuda a los administradores o directivos a prever los cambios que puedan producirse al ejecutar
las acciones que se han programado. De esta forma se puede reducir el impacto negativo de los cambios y maximizar
sus beneficios.

El análisis FODA como herramienta de plani cación

Una de las herramientas más importantes que se utilizan en la planificación empresarial es el análisis FODA o matriz FODA,
a través del cual se puede realizar un minucioso análisis situacional que incluye factores internos y factores externos de la
empresa.

A realizar una matriz FODA se pueden identificar fortalezas y debilidades, relacionadas con el análisis interno de la
empresa, además de oportunidades y amenazas, relacionadas con el análisis externo.

La matriz FODA suele utilizarse en la etapa inicial de planificación empresarial para, posteriormente, establecer
el plan de trabajo y las estrategias a seguir en función de objetivos previamente planteados.

Lee también: Análisis FODA de las personas

Consideraciones

Dependiendo de la naturaleza del proyecto, la planificación debe comenzar meses o incluso años antes de ser ejecutado el
plan de trabajo.

Los propietarios y gerentes que no estén familiarizados con el área de planificación pueden contratar servicios de
consultoría, bien sea para utilizarlos a nivel general en toda la empresa o en proyectos específicos.

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Referencias
Análisis FODA de las personas (https://www.cuidatudinero.com/13067706/analisis-foda-de-las-personas)

Cómo hacer un análisis FODA (https://www.cuidatudinero.com/13067692/como-hacer-un-analisis-foda)

Definición de las etapas de planificación de un proyecto de sistemas de información

(https://www.cuidatudinero.com/13098706/definicion-de-las-etapas-de-planificacion-de-un-proyecto-de-sistemas-
de-informacion)

Los componentes de un plan de proyecto (https://www.cuidatudinero.com/13082716/los-componentes-de-un-plan-

de-proyecto)

La importancia de la planificación en una organización (https://pyme.lavoztx.com/la-importancia-de-la-planificacin-

en-una-organizacin-4332.html)

¿Que es la planificación? (https://www.webyempresas.com/que-es-la-planificacion/)

Este artículo fue escrito, editado y revisado exhaustivamente por el equipo de Cuida Tu Dinero con la finalidad de asegurar
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Cuatro elementos básicos de la gestión estratégica

Escrito por Nelly Acosta última actualización: December 28, 2018

La planificación estratégica representa el nivel más elevado de actividad gerencial, es ejecutado por la alta gerencia de la
organización. La gestión estratégica usualmente proporciona direccionamiento para la actividad de toda la organización.
La gestión estratégica se define como el proceso dirigido a la formulación de objetivos organizacionales.

También desarrolla políticas y planifica las acciones para lograr los objetivos organizacionales. Posteriormente asigna
recursos suficientes para la implementación de esos planes. Este es un proceso continuo que normalmente involucra la
observación de las condiciones externas y capacidades organizacionales. El sitio web del Balanced Scorecard Institute ofrece
/
una descripción detallada de los principales conceptos afines a la gestión estratégica.
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Se pretende ajustar las acciones de la empresa para seguir las tendencias del entorno cambiante y aprovecharlas. Existen
cuatro elementos valiosos que debemos definir para mantener actualizado nuestro planteamiento estratégico.

Desarrollar las bases filosóficas del plan estratégico, identificar las características del entorno y evaluar las capacidades
internas. Finalmente, aplicar disciplinadamente el plan estratégico formulado, ajustándolo cuando sea necesario.

Te puede interesar: Definición de "estrategia organizacional"

Bases losó cas del plan estratégico

Desarrollar un plan estratégico exitoso supone el cumplir con una serie de pasos y procedimientos sistematizados.
Inicialmente debemos hacer la declaración de la visión organizacional, la cual representa la aspiración de futuro para la
organización. La visión debe establecer la dirección general de la empresa, debe ser audaz e inspiradora.

Ella describe el "qué" y el "por qué" de todo lo que hacemos como organización. Con base en la visión se define la misión
organizacional. Mientras que una visión describe dónde quieres estar en el futuro, una declaración de misión describe lo
que haces, para quién y cómo.

Enfocarte en tu misión cada día debería permitirle alcanzar tu visión. Enseguida se declaran los valores fundamentales
que expresan las creencias y comportamientos esperados para el personal. Son las cualidades en las que se cree y permitirán
tomar decisiones para alcanzar tu visión y misión.

El desarrollo del Análisis FODA permite identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para detectar donde
necesitamos enfocar la gestión. Este análisis requiere el desarrollo de un análisis externo del sector y un análisis
interno de la organización. Tim Jhonson explica cuales aspectos deben considerarse para lograr un nivel realmente
estratégico al análisis FODA.

No dejes de leer: Factores clave de éxito en la planificación estratégica

Análisis externo: conocimiento del entorno

Es imposible que las organizaciones puedan existir sin interactuar con los diversos elementos de su entorno. Este ambiente
es complejo y tiene distintas ámbitos: político, comercial, económico, social, cultural y tecnológico. Se puede resumir en un
análisis PESTLE.

El impacto de los cambios ambientales en ocasiones es más complejo para unas organizaciones más que para otras.

Cuando las organizaciones enfrentan cambios importantes en su entorno deben comprender claramente ese impacto para
formular su plan estratégico. La importancia central del análisis externo es determinar el efecto de los factores
ambientales para la organización. Es necesario considerar los efectos ambientales en el negocio y también los cambios
presentes y esperados en la competencia.

A partir del análisis externo logramos identificar las oportunidades de crecimiento o participación que ofrece el mercado.
Así como también las amenazas derivadas de las condiciones del mercado o de las acciones de la competencia. El modelo
de las cinco fuerzas de Porter es útil para realizar este análisis.

Análisis interno: conocimiento de sus capacidades

Uno de los propósitos del análisis interno es identificar las fortalezas y aptitudes para competir que tiene la
organización. Una organización sólida utiliza sistemas y equipos tecnológicos actualizados para realizar su trabajo. Sus
metas financieras se están cumpliendo y los objetivos de planificación estratégica se están logrando. /
Una organización con múltiples fortalezas tendrá una sólida identidad de marca basada en la experiencia, las capacidades y
recursos disponibles. Cuida tu dinero
De igual manera es necesario identificar las debilidades organizacionales. Una organización débil es aquella que utiliza
tecnología obsoleta, carece de experiencia o trabaja con activos deficientes. Un análisis interno bien desarrollado
permitirá identificar cualquier debilidad organizativa y las áreas de mejora.

Una vez que el análisis haya revelado sus deficiencias. Será posible revisar el plan estratégico para atender y superar los
objetivos fallidos y mejorar o eliminar las debilidades.

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Formulación del plan estratégico.

A partir de las fases anteriores procedemos a formular estrategias a largo plazo y plantear objetivos anuales.

Las estrategias obedecen a intereses de largo plazo, los objetivos deben ser específicos, medibles y alcanzables en el tiempo
planificado. El siguiente paso es desarrollar el plan de acción que permitirá alcanzar los objetivos anuales y desarrollar
las estrategias formuladas.

Desarrollo e implementación de un plan

Las decisiones que se tomaron respecto a estrategias y objetivos deben planificarse en términos de actividades y
tareas. El análisis de las metas te ayudará a determinar la mejor forma de combinar recursos para cumplir los objetivos. La
identificación de los pasos individuales y las tácticas aplicables para lograr los objetivos permiten alcanzarlos.

Establecer plazos, responsables y objetivos de pequeño alcance permite hacer seguimiento al plan de acción formulado.
Este detalle hace posible que los empleados puedan mantenerse enfocados en su cumplimiento.

Una vez que el plan de acción empieza a aplicarse y el proceso de cumplimiento de metas comienza, debemos observarlo.
Es necesario el seguimiento de los resultados en términos de logros y plazos que se cumplen o no.

Debemos preguntarnos: ¿Son las metas y objetivos realistas?, ¿Está funcionando el plan? La evaluación posterior es de gran
ayuda para corregir la planificación y ofrece una base experiencial para futuros desarrollos.

Te puede interesar: Seis barreras para una planeación eficaz

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Referencias
What Makes Strategic Planning “Strategic?”
(https://www.balancedscorecard.org/Portals/0/PDF/What%20Makes%20Strategic%20Planning%20Strategic_FINAL-
-Updated.pdf)

What is Strategic Planning? (https://www.balancedscorecard.org/BSC-Basics/Strategic-Planning-Basics)

Este artículo fue escrito, editado y revisado exhaustivamente por el equipo de Cuida Tu Dinero con la finalidad de asegurar
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Fases de un proyecto y asignación de tareas

Escrito por Karina Da Silva última actualización: August 10, 2018

Los proyectos engloban un conjunto de tareas que están relacionadas entre sí y que persiguen un mismo objetivo dentro de
las organizaciones. Además, para completar todas las fases de un proyecto será necesario cumplir ciertos requisitos y
contar con un equipo de trabajo que pueda cumplir con las tareas necesarias en un tiempo establecido.

Los proyectos empiezan con una idea que posteriormente evoluciona hasta adquirir una forma más concreta.
Aunque todos los proyectos son diferentes en aspectos como la complejidad, el ciclo de vida o la temática, todos tiene fases o
etapas en común.

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Si eres capaz de reconocer cuales son las fases de un proyecto, podrás establecer metas y objetivos fácilmente, además
de controlar sus costes y duración. Se trata de dividir un “TODO” en varias partes más pequeñas que sean más fáciles de
analizar, controlar y dirigir. Después de concluida cada etapa debes evaluar su grado de éxito e identificar los aspectos que
se pueden mejorar.

¿Cuáles son las fases de un proyecto?

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Las fases o etapas de un proyecto suelen trabajarse de forma secuencial, sin embargo, en algunos casos podrían llevarse
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a cabo en paralelo. Dependiendo de sus características concretas se podrá definir cuáles son las fases de un proyecto,
aunque lo más común será distinguir cinco etapas durante el ciclo de vida de un proyecto.

1) Análisis de viabilidad

Lo primero que se debe hacer es analizar si el proyecto es viable y si ofrece suficientes ventajas como para invertir los
recursos en él. En algunas oportunidades un proyecto puede aportar más problemas que beneficios y en ese caso
es preferible no seguir con su ejecución.

2) Planificación

Entre todas las etapas de un proyecto esta suele ser una de las más difíciles. Es un momento muy importante que requiere
especial atención para calcular las necesidades de personal, equipos y recursos que se requieren para llevar a cabo
las tareas dentro del período de tiempo establecido. Se debe planificar la comunicación, firmar contratos, llevar a cabo
actividades relacionadas con la compra o alquiler de equipos, entre otras tareas.

3) Ejecución del proyecto

Es el momento en el que se deben completar las tareas asignadas y todas las actividades programadas. En esta etapa es
importante mantener una buena comunicación con el equipo para poder controlar su progreso. De igual manera
se debe monitorizar en todo momento el presupuesto y el consumo de recursos, además de controlar los plazos, el riesgo y
los eventos. Los gestores deben realizar modificaciones en su planificación en caso de ser necesario.

4) Seguimiento y control

Aquí se llevan a cabo todas las tareas necesarias para la revisión, el seguimiento, y la monitorización del progreso del
proyecto. Su objetivo principal es descubrir cualquier desviación y detectar las áreas en la que se deben aplicar cambios de
planificación. Esta fase está estrechamente relacionada con la ejecución del proyecto y deben llevarse a cabo de
forma paralela.

5) Cierre

Finalmente, se llega a la última de las etapas de un proyecto, su cierre, donde se realizan actividades básicamente
administrativas con las que se concluye oficialmente el proyecto y se formalizan obligaciones contractuales, además en
esta fase se suele llevar a cabo una valoración final de todo el proceso.

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Te recomendamos: ¿Cuáles son las obligaciones del administrador de proyectos?

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Referencias
Proyectos (https://resilientedigital.com/que-es-y-que-no-es-un-proyecto/)

Ciclo de vida de un proyecto (http://www.itmplatform.com/es/blog/ciclo-de-vida-del-proyecto/)

Fases y etapas de un proyecto (https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/fases-etapas-de-un-proyecto)

Diferencia entre gestión de proyecto y gestión de programa (https://www.cuidatudinero.com/13104242/diferencia-

entre-gestion-de-proyecto-y-gestion-de-programa)

Técnicas de análisis para proyectos (https://www.cuidatudinero.com/tcnicas-de-anlisis-para-proyectos-6537.html)

¿Cuáles son las obligaciones del administrador de proyectos? (https://www.cuidatudinero.com/13092655/cuales-son-

las-obligaciones-del-administrador-de-proyecto)

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Ventajas y desventajas de la plani cación de recursos humanos

Escrito por Araceli Rodriguez última actualización: June 27, 2018

Los recursos humanos son los activos más valiosos con los que cuenta cualquier organización, pues aunque haya
empresas que han automatizado sus procesos en un altísimo nivel, estas no pueden funcionar sin la participación de las
personas en sus procesos claves y la toma de decisiones. De allí que si para lograr una elevada eficiencia organizacional se
realiza una planificación cuidadosa que conlleve a un óptimo uso de sus recursos económicos, financieros, materiales…, lo
lógico es que también se planifique la forma como se empleará el recurso humano que la conforma. Esta planificación de
recursos humanos es una medida fundamental en cualquier empresa y requiere atender a ciertos factores vinculantes,
positivos y negativos, para llevarla a cabo.

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Aunque pareciera que estar preparado ante cualquier escenario es siempre lo mejor, la realidad es que la elaboración de
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planes en procura de medidas adelantadas para subsanar determinadas situaciones puede significar más desventajas que
ventajas, y en el caso de la planificación de recursos humanos no es la excepción.

¿Cuáles ventajas implica para la organización llevar a cabo este tipo de plani cación?

El Departamento de Recursos Humanos es el encargado de llevar a cabo esta planificación considerando las
necesidades de la organización, especialmente aquellas que tienen que ver directamente con el personal, tanto actuales
como futuras, siendo el propósito fundamental contar con una fuerza laboral disponible en todo momento.

Esta planificación del talento humano en la empresa sirve para determinar de forma sistemática la provisión y demanda de
empleados que el negocio tendrá a corto, mediano y largo plazo. En este sentido, una ventaja importante es que se
fortalecen y optimizan los procesos de reclutamiento, selección y capacitación del capital humano.

La mayoría de las veces esta planificación está vinculada al desarrollo del personal, por lo que comienza con un proceso de
identificación de las necesidades de capacitación llevado a cabo por el Departamento de Recursos Humanos, y luego se
proyecta hacia la implementación de programas de capacitación y el establecimiento de rutas de carrera, puesto que una
de las aspiraciones naturales de toda empresa es contar a mediano plazo con personal gerencial de relevo. Para la detección
de las necesidades de preparación del personal se lleva a cabo una evaluación de desempeño, lo que permitirá determinar
cuáles son las habilidades de las que carecen los empleados o aquellas que requieran ser fortalecidas.

¿Qué aspectos negativos resultan del desarrollo de la plani cación de recursos humanos?

Aunque pareciera que es positivo en todo momento llevar a cabo una planificación de recursos humanos porque
posibilita adelantarse a los problemas que enfrentará la organización, debe tenerse en cuenta que asumir los cambios
dentro de estos planes muchas veces no es fácil, porque pueden presentarse obstáculos de naturaleza económica o cultural
que pueden afectar el negocio. En este caso llevar a cabo esta planificación tendría sus desventajas.

Uno de estos obstáculos culturales en la empresa cuando se desarrolla una planificación del capital humano tiene que ver
con la resistencia al cambio que se suscita en una parte del personal y que puede verse manifestada a través de conflictos,
reclamos o antagonismo que conllevan a la creación de un ambiente laboral poco agradable.

Para superar esta desventaja relacionada con el factor cultural el departamento de recursos humanos debe iniciar una
campaña de sensibilización haciendo ver al personal que aun cuando los cambios tienden a causar molestias, a mediano y
largo plazo significarán mejoras para la empresa y para ellos mismos, pudiendo garantizarse la competitividad de la
empresa, así como la generación y mantenimiento de empleos, además de mejores beneficios laborales.

Otra desventaja en este sentido tiene que ver con el factor cultural, pues basta entender que los empleados tienden a laborar
siguiendo un determinado patrón de aprendizaje y que si por alguna razón (por ejemplo, la introducción de equipos con
nueva y distinta tecnología) se requiere hacer cambios en estos procedimientos laborales, al principio puede que haya
incomodidad e incluso puedan sentirse amenazados creyendo que serán reemplazados ya sea por una máquina o nuevo
personal.

La inversión es otro de los elementos que podrían representar una desventaja de esta planificación, especialmente para
aquellas empresas pequeñas a las que un desembolso financiero importante puede desestabilizar. Generalmente estas
inversiones van destinadas a la evaluación de desempeño del personal para determinar el tipo de planificación
requerida y como a menudo se trata de pasivos, tienden a ser vistos con desconfianza por la administración, sobre todo si la
empresa atraviesa por momentos delicados en materia económica y financiera.

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