CARACTERIZACION DE PROCESOS Y SUBPROCESOS DE VENTAS POR INTERNET

Proceso Ventas Ejecutante Vendedores

Proveedor Usuarios Internet Cliente Logística
Entrada Clientes Salida Orden de Pedido
No. Actividad Rol
1 Recibir mensaje de pedido de compras de usuario de internet Vendedor
2 Cotizar al cliente Vendedor
- Tarifas / precios
3 Si el cliente aprueba la cotización, se analiza si es una orden Vendedor
personalizada o de catalogo
4 Si es orden personalizada se registra orden directa al taller Vendedor
5 Si el pedido es de catálogo se envía la orden a logística Vendedor

Proceso Logística Subproceso Distribución

Ejecutante Vendedores
Proveedor Ventas Cliente Empaque
Entrada Solicitud de Pedido Salida Guía de Remisión
No. Actividad Rol
1 Recibe mensaje de ventas Empleada logística
2 Si la orden es personalizada se valida si se requiere molde y se Empleada logística
envía para diseño en computador y obtener el molde en resina
en 3D
3 Se recibe molde en resina Empleada logística
4 Si la orden requiere alguna piedra que no se encuentre en el Empleada logística
inventario, se realiza la cotización, se compra y se programa al
domiciliario para recogerla.
5 Registro Orden Directa al Taller Empleada logística
- Se coloca la fecha de entrega a logística para envío a la
transportadora que debe ser antes de 4 pm
- Se entregan materiales
- Existen servicios de “grabados de anillos” y se paga al que
realiza el grabado
6 Entrega de orden y materiales a taller Empleada logística
7 Se recibe el producto enviado a taller un día que no sea el sábado Empleada logística
- El trabajo que no cumple con estándares se devuelve
El formato de entrega de servicios se realiza por orden de fecha
8 Se liquida los trabajos realizados todos los sábados Empleada logística
- Se coteja el número de servicio entre logística y taller y se
genera factura
- Se realiza control de esmeraldas al taller y por residuo
(las que se rompen)
En caso de tallado, se realiza diferenciación entre el valor de
mano de obra del taller, pagado por logística, y lo pendiente al
que hizo el tallado
 Si no es orden personalizada se registra orden directa al taller Empleada logística
9 Si no es orden personalizada se verifica si hay disponibilidad Empleada logística
10 Si hay disponibilidad del producto se retira del inventario Empleada logística
11 Se realiza la guía de transporte Empleada logística
12 Se envía el producto al proceso de empaque Empleada logística

Proceso Logística Subproceso Compras

Ejecutante Logística
Proveedor Taller Cliente Taller
Entrada Solicitud de Compra Salida Orden de Compra
No. Actividad Rol
1 Recibe requisición de taller Taller
2 Ejecuta subproceso de compras (actualmente lo maneja logística Taller
pero se requiere que lo maneje Taller)

Proceso Logística Subproceso Devoluciones

Ejecutante Logística
Proveedor Devoluciones Cliente Usuarios
internet/clientes
Entrada Solicitud de Salida Guía de remisión
Devoluciones
No. Actividad Rol
1 Recibe solicitud del proceso de devoluciones Empleado de
logística
2 Se ejecuta el subproceso de distribución Empleado de
logística

Proceso Empaque Subproceso

Ejecutante Empaque
Proveedor Logística Cliente Usuarios
internet/clientes
Entrada Guías de Salida ????
remisión/factura
No. Actividad Rol
1 Recibe guías de logística y la factura en secuencia Empleado
Empaques
2 Verifica datos como los siguientes:
- Que la factura este igual a la guía
- Los datos escritos por el vendedor correspondan con los
de las guías.
- Que el total coincida con abonos realizados
- Se muestren las imágenes de los abonos realizados
- Haya consistencia entre las formas de pago: contra-
entrega o de contado.
- Verificar los gastos de envío (gastos de devolución) ya
 que algunos los asume la empresa y los motivos de
devolución como información errónea en la forma de
pago, que no le gustó el producto al cliente, que el área
de logística no generó la guía bien, que la factura diga
pago de contado pero no se adjuntó el comprobante de
pago.
- El área de empaque hace devoluciones a logística por
errores en el diligenciamiento de la guía.
3 Si los datos están correctos confirma la información, si no están
correctos realiza la corrección con los vendedores
4 Si los datos no están correctos realiza la corrección con los
vendedores
5 Si se confirma la información se realiza el empacado y etiquetado
con la guía
6 Se realiza la disposición del producto para recogida por parte de
la transportadora
7 Se entrega a la transportadora

Proceso Devoluciones Subproceso

Ejecutante Devoluciones
Proveedor Transportadora Cliente Usuarios
internet/logística
Entrada Correo Salida Acuerdo/orden de
electrónico pedido/devolución
No. Actividad Rol
1 Recibe el correo electrónico de la transportadora Empleado de
devolución
2 Se registra la devolución por garantía o cambio y las novedades Empleado de
(dirección incorrecta, no le gusto el producto, etc). devolución
Los motivos de devolución pueden ser cambio por un nuevo
producto, cambio por excedente.
3 Se acuerda la solución con el cliente Empleado de
devolución
4 Si no se llega a un acuerdo se realiza la devolución del dinero Empleado de
devolución
5 Si se llega a un acuerdo se registra la solución Empleado de
devolución
6 Se ejecuta el subproceso de distribución Empleado de
logística
7 La devolución puede generar un nuevo pedido a taller. ????