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Planificar la gestión de las comunicaciones es el

proceso de desarrollar un enfoque y un plan


adecuados para las planificaciones del proyecto sobre
la base de las necesidades y los requisitos de
información de los interesados y de los activos de la
organización disponible.

Project Management Institute. (2013). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
p.289
El factor que determina el éxito en cualquier empresa es una clara
y consistente política de comunicación. La comunicación influye
de manera determinante en el éxito o fracaso de cualquier
proyecto que decida emprender una organización.
Si una empresa es descentralizada y cuenta con sucursales
en distintas partes de la República o del mundo, sus
directores de proyecto se deben poder comunicar de manera
efectiva con todos los interesados relevantes dentro de la
estructura de la organización para facilitar la toma de
decisiones y los interesados miembros del equipo del proyecto
pueden utilizar comunicaciones electrónicas (correos, chats,
redes sociales , video conferencias) estas comunicaciones
deben ser de carácter formal e informal con el líder de
proyecto.
L a Gestión de las comunicaciones del proyecto debe

contemplar todos los procesos que aseguren la planificación,


recopilación, creación, distribución, almacenamiento,
recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición, final de
la información del proyecto, tanto si son internos (en todos los
niveles de la organización) como externos a la misma.

Una comunicación eficaz crea un puente entre diferentes


interesados cuyos diversos antecedentes culturales,
organizacionales, áreas de expertis, perspectivas e intereses,
impactan en la ejecución o resultado del proyecto.
•Planificar la gestión de las
comunicaciones: El proceso de desarrollar
un enfoque y un plan adecuados para las
comunicaciones del proyecto sobre la base de
necesidades y requisitos de información de los
interesados y de los activos de la organización
disponibles.
Gestionar la comunicaciones: El proceso de crear,
recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar
la disposición final de la información del proyecto de
acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

Controlar las comunicaciones: El proceso de


monitorear y controlar las comunicaciones a lo
largo de todo el ciclo de vida del proyecto para
asegurar que se satisfagan las necesidades de
información de los interesados del proyecto.
Las actividades de comunicación incluidas en estos
procesos a menudo pueden presentar numerosas
dimensiones potenciales que se han de tener en cuenta
incluyendo entre otras.

Interna (dentro del proyecto) y externa (clientes,


proveedores, el público, la competencia.

Formal (informes, actas instrucciones) Informal


(correos, chats, redes sociales)

Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la


organización) y horizontal, entre pares.
Oficial (boletines, informe anual) no
oficial (comunicaciones
extraoficiales)

Escrita y oral y verbal (inflexiones


de voz)

No verbal: lenguaje
corporal, proxémica
kinestésica.
La mayoría de las habilidades de comunicación son
comunes a la dirección general y a la dirección de
proyectos. Éstas incluyen entre otras:
Escuchar de manera activa y eficaz
Educar para aumentar
Cuestionar y examinar ideas y situaciones
el conocimiento del
para garantizar una mejor comprensión.
equipo

Investigar los hechos para identificar o confirmar información.


Investigar y gestionar Persuadir a las personas para
expectativas llevar a cabo la acción

Motivar para proporcionar estímulo y confianza


Orientar para mejorar el Negociar para lograr acuerdos
desempeño y alcanzar el resultado mutuos.

Resolver conflictos para prevenir impactos negativos y


Resumir e identificar los últimos pasos
© Project Management Institute. (2013). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía
del PMBOK®) — Quinta edición p.288
Es importante documentar adecuadamente los
métodos de almacenamiento, recuperación y
disposición final de la información del proyecto. Las
consideraciones importantes que puede ser necesario
tener en cuenta incluyen entre otras:
Quién necesita qué
Cuándo van a necesitar la
información y quién está
información
autorizado para acceder a ella.

Dónde se debe almacenar la En qué formato se debe


información almacenar la información

Cómo se puede Zonas horarias, barreras del


idioma y consideraciones
recuperar la información interculturales
Los requisitos La información El plazo y la frecuencia
de que debe ser para la distribución de
comunicada: la información
comunicación Idioma, formato,
requerida y para la
recepción de la
de los contenido y nivel confirmación o
interesados de detalle respuesta

La persona
responsable de La persona o Los medios y
autorizar la grupos que protocolos para
divulgación de reciben la transmitir la
información información. información
confidencial.

Los recursos El proceso de


Restricciones en
asignados a la escalamiento en la
materia de
cadena de mando,
comunicación: para resolver
comunicación
tiempo y derivadas de la
incidentes que sean
política o las normas
presupuesto de su competencia.
Chavento, I. (1999). Administración de recursos humanos. Interacción entre personas y organizaciones.
Recuperado de
http://cidseci.dgsc.go.cr/datos/Administraci%C3%B3n%20de%20RH-
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Gibson, Ivancevich, Donelly, Konopaske.(2006). Organizaciones, comportamiento, estructura, procesos.


México: Edit. Mc Gran Hill.

Robbins P. S. (1998). Comportamiento organizacional, México: Edit. Pearson. Educación.