PA-01

Recursos Humanos Versión 02

23/03/2016
Procedimiento Página 1 de 12

REVISIÓN Y MODIFICACIONES

Versión Modificaciones
0 Elaboración del documento
Se cambió el cargo de Jefe Dpto. de QHSE por Coordinador SySO & MA
1 4.2. Supervisor de Contabilidad y RRHH
Se adecuaron los ítems: 5.4 Inducción e integración, 7. Registros
Se cambió el Cargo de Coordinador de SySO & MA por Coordinador de QHSE, se
cambió el logo de la Empresa.
2 Se cambió el cargo a Encargado / Asistente de RRHH en el ítem 4.2
Se adicionaron ítems 5.3.6, 5.8 y 5.9
Se adicionaron formularios al ítem 7.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE: Mara Fernández NOMBRE: Ghillka Torrico NOMBRE: Carla Agramont
CARGO: Coordinador de QHSE CARGO : Consultor de SGI CARGO : Gerente General

FIRMA : FIRMA : FIRMA :

1. OBJETIVO

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 2 de 12

En este documento se presentan las directrices o guías de acción en la administración de

los recursos humanos, lo cual permite imprimir una mayor eficacia en el logro de los
objetivos empresariales, procurando la mejor selección, formación, armonización y
satisfacción de los trabajadores en el trabajo y por ende lograr un mejor rendimiento a
favor de cada uno de los integrantes de la organización.

El presente procedimiento de recursos humanos pone énfasis en los aspectos tanto

técnicos como humanos del personal, y en las características propias del grupo.

2. ALCANCE

Se aplica a todas las áreas y puestos de la empresa.

3. DEFINICIONES

N/A

4. RESPONSABILIDADES

4.1. GERENTE GENERAL

 Establecer las directrices generales de la compañía sobre el manejo de sus

recursos humanos y comunicar oportunamente al departamento correspondiente.
 Informar oportunamente sobre cualquier decisión de la Gerencia General sobre
trato o decisiones tomadas que tengan o que afecten al personal en general y
que cambien o modifiquen las directrices establecidas.
 Verificar el cumplimiento de las políticas, objetivos y planes propuestos por el
departamento de recursos humanos.
 Intervenir activamente en todos los aspectos críticos con el personal.
 Coordinar con todos los departamentos sobre las necesidades en el área de
recursos humanos y la manera de cubrir dichos requerimientos.
 Aplicar los métodos necesarios para mejorar el desempeño del personal y
conseguir los objetivos previstos.

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 3 de 12

 Desarrollar todas las actividades enmarcado en las reglamentaciones legales

establecidas en el país y si fuese necesario consultar con los expertos y/u
organismos competentes.

4.2. ENCARGADO / ASISTENTE DE RRHH

 Ejecutar las actividades programadas por Gerencia.

 Cumplir con el proceso de contratación.
 Actualizar continuamente los reportes / informes de recursos humanos.

4.3. GERENTE DE OPERACIONES

 Informar sobre cualquier anormalidad, requerimiento o necesidad de su personal.

 Informar sobre problemas específicos con el personal.
 Presentar los requerimientos de capacitación del personal a su cargo.
 Participar activamente en el desarrollo y ejecución de los programas de recursos
humanos.
 Planificar, organizar, evaluar y reportar resultados del programa de capacitación
interna en el área de trabajo de sus subalternos.
 Realizar seguimiento sobre las características y desempeño de su personal y
establecer de forma conjunta los objetivos de desempeño a alcanzar.
 En conjunto con Gerencia General aplicar la evaluación de desempeño del
personal correspondiente.
 Participar activamente en la evaluación del aprovechamiento de los cursos de
capacitación impartidos a sus subalternos.
 Participar activamente en las diversas actividades encaminadas a mejorar el
ambiente de trabajo y el desempeño del personal.

4.4. COORDINADOR DE QHSE

 Informar sobre cualquier anormalidad, requerimiento o necesidad del personal en

materia de salud, seguridad y medio ambiente.
 Informar sobre problemas específicos con el personal.
 Presentar los requerimientos de capacitación en salud, seguridad y medio
ambiente.
 Participar activamente en el desarrollo y ejecución de los programas de recursos
humanos.

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 4 de 12

 Elaborar y ejecutar los programas de capacitación interna.

 Participar activamente en la evaluación del aprovechamiento de los cursos de
capacitación impartidos a sus subalternos.
 Mantener actualizados los registros del personal de la empresa.
 Participar activamente en las diversas actividades encaminadas a mejorar el
ambiente de trabajo y el desempeño del personal.

5. DESARROLLO

5.1. RECLUTAMIENTO

Todos los Jefes y Gerentes de áreas deben hacer llegar su solicitud de personal al
Gerente General para que éste analice y apruebe el requerimiento.

Posteriormente se evalúan: la disponibilidad interna y externa de recursos humanos, las

directrices de la compañía y los requerimientos del puesto.

Los canales de reclutamiento más frecuentemente usados en NLT Services SRL., son:
solicitud de trabajo directa recibida del postulante, referencias a través de ejecutivos del
sector y candidatos espontáneos que se presentan en las oficinas del empleador
solicitando trabajo o enviando su hoja de vida.

5.2. SELECCIÓN

El proceso de selección tiene como objetivo encontrar al candidato que mejor se adecúe
a las necesidades específicas del puesto y a las necesidades generales de la
organización.

5.2.1. RECEPCIÓN PRELIMINAR DE LAS SOLICITUDES

Este paso se lo realiza a través de una entrevista personal con el postulante, el

cual llena el formulario de solicitud de empleo (R01-PA-01).

5.2.2. PRUEBAS DE IDONEIDAD

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 5 de 12

A través de estas pruebas se busca evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y

los requerimientos del puesto. Las pruebas que se realizan están referidas más
que todo a simulaciones de las condiciones de trabajo y pruebas de
conocimiento, donde se le pregunta ¿Qué haría en caso de?, o ¿Cómo supervisar
el área?, etc.

5.2.3. ENTREVISTA CON EL SUPERVISOR

El Jefe, Supervisor o Encargado de área, familiariza al postulante con el equipo y

los instrumentos que se van a utilizar, mostrándole el lugar de trabajo, los riesgos
y las condiciones de desarrollo del mismo.

5.2.4. DECISIÓN DE CONTRATAR

La decisión de contratar es un trabajo conjunto entre el Gerente General y el

Responsable del área, en base al análisis objetivo de los resultados de los pasos
anteriores. En este punto se cierra el registro de Selección de Personal (R02-PA-
01) con las respectivas firmas de los involucrados en la decisión.

5.3. CONTRATACIÓN

5.3.1. COMUNICACIÓN

Una vez seleccionado el personal idóneo se procede a informar al mismo sobre la

decisión tomada, también se comunica con los solicitantes que no fueron
seleccionados, ya que de ellos puede surgir un candidato para otro puesto.

5.3.2. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Todos los documentos que conciernen al candidato aceptado, se remiten al

respectivo archivo personal del nuevo empleado.

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 6 de 12

5.3.3. CONTRATO

El personal formaliza su ingreso a la compañía firmando un contrato de

prestación de servicios, donde se establece como información básica, lo siguiente:
función a desempeñar, salario y período de contratación.

5.3.4. AFILIACIONES

Una vez firmado el contrato la compañía inicia el proceso de afiliación del

personal nuevo a los organismos requeridos por ley, para lo cual el nuevo
empleado está obligado a cumplir con todas las especificaciones de recursos
humanos en los plazos establecidos. Esto incluye la realización del examen de
ingreso y tramitar la documentación respectiva.

5.3.5. ENTREGA DEL MANUAL DE FUNCIONES

Antes de que el trabajador inicie las actividades para las que fue contratado, se le
hace entrega de una copia del manual de funciones según el anexo que
corresponda dependiendo del cargo para el cual fue contratado, para esta
actividad se evidencia la entrega en el formulario Entrega de Manual de
Funciones R15-PA-01. La entrega es realizada por el Encargado / Asistente
de RRHH.

5.3.6. FICHA DEL TRABAJADOR

Una vez contratado el trabajador, RRHH procede a tomar todos los datos
relacionados de la nueva persona contratada, en la Ficha del Trabajador
R17-PA-01.

5.4. INDUCCIÓN O INTEGRACIÓN

El objetivo de la inducción es que el nuevo participante asimile de manera intensiva y

rápida, en situación real, la cultura de la organización y se comporte de ahí en adelante
como miembro definitivo de la misma, para tal efecto el Coordinador de QHSE, procede
a darle al nuevo miembro de la organización una charla ilustrativa sobre la estructura
organizacional y los sistemas de gestión integrado vigentes en la empresa.

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 7 de 12

En cargos correspondientes al área técnica/operativa, si se considera necesario, el

Gerente de Operaciones procederá a solicitar instrucción práctica para este nuevo
trabajador a la persona que considere con mayor pericia en el cargo. El Coordinador de
QHSE en conjunto con el instructor realizará el seguimiento y evaluaciones
correspondientes con el fin de asegurar que la persona sea capaz de realizar las
actividades que le han sido encomendadas. Todo esto deberá ser documentado como
una capacitación interna.

Los temas de capacitación para la Inducción dadas por el Coordinador de QHSE

son:

 Política de QHSE
 Objetivos de la Empresa
 Misión y Visión
 Plan de Emergencia y rutas de evacuación
 Matriz de Riesgos

El supervisor del área debe darle capacitación en los Procedimientos Operativos

relacionados en las actividades que va a desempeñar. Esta actividad debe
registrarse.

También se le debe entregar al nuevo trabajador una copia de Política de Gestión y

copia controladas de todos los procedimientos aplicables a su área (si corresponde).

5.5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

La evaluación de desempeño se la aplica con el objetivo de analizar y reflexionar de

forma conjunta sobre las fortalezas y debilidades de cada uno de los trabajadores, y así a
través de la retroalimentación establecer los aspectos en los que se debe mejorar y
destacar los aspectos en los que ha existido un buen desempeño.

Para el departamento de recursos humanos los resultados de la evaluación de

desempeño son la base para tomar acciones concretas respecto a cada uno de los
trabajadores evaluados, las mismas que pueden ir desde decisiones de reubicación,
identificar necesidades de capacitación y desarrollo del personal, contribuir con el
mejoramiento del desempeño individual a través de acciones concretas de estímulo,
seguimiento de las actividades desempeñadas, reevaluación, etc.

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 8 de 12

La evaluación de desempeño se la realiza a través del registro R04-PA-01 (Evaluación de

Desempeño), de aplicación anual a todo el personal de la organización. Dicho
documento permite prácticas iguales y comparables entre los distintos miembros de la
empresa.

La evaluación de desempeño de cada uno de los trabajadores la realiza primero cada

trabajador, luego su SUPERVISOR / Gerente respectivo.

5.5.1. CONCLUSIONES Y ACCIONES CONCRETAS

Una vez se tienen los resultados de la evaluación, se envían las mismas al Jefe o
inmediato superior y se solicita proponga las acciones necesarias para las áreas en
las que su subalterno debe mejorar su desempeño (por debajo de la meta
establecida). Para los trabajadores que han tenido un resultado general no
satisfactorio el departamento de recursos humanos en conjunto con el Jefe o
inmediato superior del empleado procederán a establecer las acciones concretas
a seguir, respaldados en las evidencias de dicho desempeño y en las normativas
legales y reglamentarias correspondientes.

En una entrevista personal con cada trabajador se analizan los resultados de la

evaluación de desempeño y las acciones de mejoramiento propuestas, el
responsable de recursos humanos busca en esta entrevista llegar a un consenso
con el trabajador sobre las acciones de mejoramiento concretas a ejecutar de
acuerdo a sus objetivos personales finalizando la sesión con la redacción final de
las acciones de mejoramiento y el compromiso del trabajador con el
cumplimiento de las mismas, quedando registradas las acciones de mejoramiento
en los respectivos programas de mejoramiento (R04-PG-02) para cada área con
la descripción individual de las acciones de mejoramiento a ejecutar por cada uno
de los subalternos y hace llegar al Jefe o inmediato superior, el Coordinador de
QHSE realiza el seguimiento respectivo como toda acción de mejoramiento
(correctiva/preventiva).

5.6. MEDICIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

A través de la aplicación del registro R06-PA-01: Cuestionario para medir el clima

organizacional, se mide y conoce el conjunto de propiedades medibles del ambiente de

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 9 de 12

trabajo de NLT Services SRL., según la percepción de las personas que trabajan en la
empresa, esto con el objetivo de establecer acciones por área que permitan mejorar el
desempeño general de la empresa.

La aplicación del cuestionario se lo realiza a todos los miembros de la empresa de forma

confidencial, para lo cual los trabajadores se clasifican en tres grupos: Jefes/responsables
de área (J), administrativos (A) y operativos y/o técnicos (T). Se garantiza la
confidencialidad entregando de forma aleatoria los cuestionarios respectivos
simplemente con la identificación del área a la cual pertenecen, sin solicitar ningún tipo
de dato personal que permita identificar a la persona que ha llenado el cuestionario. Por
otro lado, la persona que aplica la encuesta no es la misma que tabula y analiza los
datos, con esto se pretende garantizar el carácter de confidencialidad del método.

La aplicación de la encuesta de medición del clima organizacional es anual, en ella se

miden los siguientes factores:

 Satisfacción en el puesto de trabajo y condiciones del trabajo

 Objetivos de la empresa y de su área de trabajo.
 Comunicación horizontal, vertical, ascendente y descendente
 Carrera profesional
 Trabajo en equipo
 Competencia/calidad de los responsables de área/superiores.
 Reconocimiento del trabajo realizado por cada miembro de la empresa.

5.6.1. TABULACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS

Los cuestionarios son aplicados a todos los miembros de la organización por

grupo, el Coordinador de QHSE es responsable de aplicar el cuestionario (R06-
PA-01) a los miembros de la empresa y de tabular los resultados por .Los
resultados se obtienen y analizan por área o grupo de encuestados. Estos datos
se incluyen en el informe de la revisión por la dirección.

5.6.2. ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Todo factor que esté por debajo de la meta establecida para el indicador del
clima organizacional pasará a formar parte de un programa de mejoramiento

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 10 de 12

(R04-PG-02) que será elaborado por el coordinador de QHSE, este último hará
llegar el respectivo programa de mejoramiento a los responsables de área con los
factores a mejorar y las posibles acciones propuestas por el departamento de
recursos humanos, para que se proceda según lo establecido en el PG-03: No
conformidades, acciones correctivas y preventivas.

5.7. FORMACIÓN Y DESARROLLO

Ver instructivo I01-PA-01: Formación y Desarrollo

5.8. BONOS DE CAMPO

El personal que va a campo se encuentra categorizado para el pago de su bono de

campo.

Se registra esta categorización en el formulario R16-PA-01 Requisitos de

categorización de Bonos de Campo, para el pago se utiliza el formulario
autorización de bono de campo R11-PA-01.

5.9. VACACIONES Y PERMISOS

Para la solicitud de salida, en caso de que el personal requiera salir, por motivo de
trabajo, deben llenar el formulario Autorización de Salida R14-PA-01, el mismo
debe ser aprobado por su inmediato superior.

Si se requiere solicitar Permiso, se debe entregar a RRHH la Solicitud de Permiso

R12-PA-01.

Con respecto a las vacaciones el personal debe solicitar las mismas en el

formulario Solicitud de Vacación R13-PA-01

6. REFERENCIA

6.1. Norma ISO 9001

6.2. Norma ISO 14001

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 11 de 12

6.3. Norma OHSAS 18001

6.4. PG-03 No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

7. REGISTROS

TIEMPO DE RESPONSABLE RESPONSABLE DISPOSICION

DESCRIPCIÓN CODIGO
CONSERVACIÓN CONSERVACIÓN ARCHIVO FINAL
Enc. / Asistente Enc. / Asistente
Solicitud de Empleo R01-PA-01 3 años Archivo
de RRHH de RRHH

Selección de Enc. / Asistente Enc. / Asistente

R02-PA-01 3 años Archivo
personal de RRHH de RRHH

Evaluación de Enc. / Asistente Coordinador de

R04-PA-01 3 años Archivo
desempeño de RRHH QHSE
Cuestionario para
Enc. / Asistente Coordinador de
Medir el Clima R06-PA-01 3 años Archivo
de RRHH QHSE
Organizacional
Autorización de Enc. / Asistente Enc. / Asistente
R11-PA-01 3 años Archivo
Bono de Campo de RRHH de RRHH
Solicitud de
Enc. / Asistente Enc. / Asistente
Permiso y/o R12-PA-01 3 años Archivo
de RRHH de RRHH
Licencia
Solicitud de Enc. / Asistente Enc. / Asistente
R13-PA-01 3 años Archivo
Vacación de RRHH de RRHH
Autorización de Enc. / Asistente Enc. / Asistente
R14-PA-01 3 años Archivo
Salida de RRHH de RRHH
Entrega de Manual Enc. / Asistente Enc. / Asistente
R15-PA-01 3 años Archivo
de Funciones de RRHH de RRHH
Requisitos de
Enc. / Asistente Enc. / Asistente
categorización de R16-PA-01 3 años Archivo
de RRHH de RRHH
Bonos de Campo
Ficha del Enc. / Asistente Enc. / Asistente
R17-PA-01 3 años Archivo
Trabajador de RRHH de RRHH

8. SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE

8.1 SEGURIDAD

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada

 PA-01
Recursos Humanos Versión 02
23/03/2016
Procedimiento Página 12 de 12

Se debe tener conocimiento de todos los riesgos aplicables a estas actividades, descritas
en la Matriz de Riesgos y aspectos (R01-PA-10).

Utilizar el EPP aplicable a las actividades que se estén realizando.

8.2 SALUD

En caso de algún incidente se debe activar el Plan de Emergencias (PA-09).

8.3 MEDIO AMBIENTE

Se debe cumplir con lo descrito en el Procedimiento Gestión de Residuos (PA-18).

Si este documento no lleva el sello de copia controlada, se convierte en copia NO controlada