Curso: Procesos de Control Fecha: DD/MM/AA

El líder de proyecto (usuario) diligencia el formato para la solicitud de viáticos, tiquetes y avances (CE-FO-02), y lo
envía por correo electrónico o impreso al equipo logístico, teniendo en cuenta que toda solicitud que no lleve el visto
bueno del líder del proyecto o tenga campos sin diligenciar no será recibida.

Al recibir el formato de la solicitud (CE-FO-02) y revisar que todos los campos estén correctamente diligenciados y
que el documento diligenciado contenga todos los vistos buenos correspondientes, procede a verificar que el usuario
esté creado como tercero en SAP. Dado el caso que no está creado, procede a crear el usuario en el sistema.

En caso de que el trámite incluya tiquetes aéreos, se debe cotizar vía correo electrónico con cada una de las agencias
adscritas a la Universidad (Aviatur y Subatours). La agencia al cotizar hace una pre-reserva e informa la vigencia;
normalmente son de 6 a 8 horas. Pasado este tiempo la reserva se cae, por lo cual se debe cotizar de nuevo el tiquete.

Con las dos cotizaciones de las agencias, se procede a evaluar cuál de ellas es la más conveniente, teniendo como
criterio fundamental que cumpla con todas las condiciones requeridas por el usuario y en caso de que ambas
cumplan dicha condición, seleccionar la cotización más económica. Con la agencia seleccionada para tramitar el
tiquete aéreo, se procede a diligenciar en el módulo financiero de servicios informáticos el formulario de viáticos,
tiquetes y avances.

Con la información de la agencia de viajes seleccionada, el número de la solicitud que nos genera el trámite en el
módulo financiero, y el formato (CE-FO-02) diligenciado por el usuario; se registra inicialmente en el formato para
el registro de viáticos, tiquetes y avances (CE-FO-01) los siguientes campos: fecha de la solicitud, centro de costo, el
código del proyecto, el objeto de la comisión, el nombre del responsable (Servidor Público o Docente quien a su
nombre se realizó el comprobante), el nombre del beneficiario (persona que efectivamente utiliza el recurso) y el
número de cada solicitud que generó el sistema.

Si el usuario requiere tiquetes aéreos, el equipo notifica por correo electrónico a la agencia de viajes seleccionada
que su cotización fue aprobada y que está pendiente de que le agreguen valores al tiquete. Es necesario en el mismo
mensaje escribir el número de la solicitud que nos generó el sistema en el módulo financiero y la información de la
persona que va a viajar como el número de la cédula, nombre completo, celular y correo electrónico.

Después de la agencia agregar los valores a la solicitud le envían un correo electrónico al auxiliar logístico
informando que ya se le han agregado los valores a la solicitud en el aplicativo de sistemas financieros y están
pendientes del aval del ordenador de gasto de la unidad académica para proceder a tramitar el tiquete con la
aerolínea.

Luego de esto, se debe aprobar el trámite vía aplicativo (sistemas financieros) para que, acto seguido, la oficina de
presupuesto con la autorización del ordenador de gasto de la dependencia académica, proceda a verificar la
disponibilidad en el centro de costo. Si el centro de costos cuenta con los recursos necesarios, aprueba el desembolso
de los viáticos a la cuenta bancaria del funcionario, de lo contrario la solicitud es suspendida.

La agencia de viajes después del aval de la oficina de presupuesto procede a comprar los tiquetes a la respectiva
aerolínea, luego procede a enviar al usuario el tiquete aéreo con el correo suministrado en el momento de la reserva.

Después de ejecutar esta actividad se activa el procedimiento de registro y control presupuestal de proyectos (CE-
PR-04) para que el equipo financiero registre el egreso en el aplicativo SIGEP o cancele la reserva si la Sección de
Presupuesto negó la solicitud.

1. Caracterizar el procedimiento para la solicitud y legalización de viáticos, tiquetes y avances, haciendo uso
del ciclo PHVA. Incluye:
a. El flujograma del procedimiento indicando responsables y descripción de las actividades.
 b. Ficha del proceso.

2. Realizar un diagrama Ishikawa o de causa-efecto, para determinar las causas de una de las no conformidades
del proceso (los tiquetes no coinciden con las especificaciones del usuario y los viáticos se están consignando
con retrasos).

3. Definir un indicador (de eficiencia o de eficacia) que me permita hacer seguimiento y control a la no
conformidad indicada en el punto anterior. Recuerde elaborar la respectiva ficha del indicador.