Pasteurizadora Maulec

Reglamento para
transportistas

ELABORO: APROBO:

GERENTE DE LOGÍSTICA DIRECTOR DE OPERACIONES

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Contenido

I. RESPONSABILIDAD
II. REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN
III. INICIO DE OPERACIONES
IV. INGRESO A LAS INSTALACIONES
V. ASIGNACIÓN DE ANDÉN, CARGA DE PRODUCTO Y ENTREGA DE DOCUMENTOS
VI. TRASLADO A LAS INSTALACIONES DEL CLIENTE Y ENTREGA DE MERCANCÍA
VII. DESCARGA CON EL CLIENTE Y ESTADIAS
VIII. DEVOLUCIONES, FALTANTES Y /O RECHAZOS
IX. RETORNO DE EVIDENCIAS
X. PAGOS Y DESCUENTOS
XI. BAJA DE PROVEEDORES
XII. ROBOS O SINIESTROS
XIII. CONTACTOS

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I. RESPONSABILIDES

Es responsabilidad del personal de logística revisar y actualizar el presente Reglamento en

función a las necesidades de La Empresa.

II. REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN

Los aspirantes cuando son contratados deben presentar copias de los documentos abajo
mencionados:

1. Datos Generales de los Transportistas (Anexo 1)

2. 2 cartas de Recomendación
3. Los operadores deben contar con licencias vigentes de manejo.
4. Copia de Estado de Cuenta bancaria vigente (No. de Cuenta y clabe interbancaria)
5. Copia de Comprobante de domicilio
6. Copia de RFC
7. Poder del representante legal
8. IFE representante legal
9. Carta responsiva de Transportistas (Anexo 2)
10. Lista de operadores (se de actualizar cada vez que se realice alguna alta o baja de
personal)
11. Certificado de fumigación vigente (por carga)
12. Alta del seguro social de los operadores (SUA)
13. Cada operador deberá contar con equipo de radiocomunicación o teléfono celular
con saldo suficiente y o plan de tiempo aíre ilimitado, lo anterior para tener cobertura
durante todo el trayecto de la ruta, el equipo deberá ser propiedad del transportista
y los números de teléfono de los operadores se indicarán cada vez que se reporte
a cargar.
14. Rastreo satelital de las unidades
15. Solo realizarán escalas únicamente en lugares autorizados, tales como gasolineras,
casetas de peaje o lugares ex profesamente diseñados como tal.
16. Para poder ser contratados, las unidades deben ser de la empresa que solicita el
alta (no se aceptan operadores logísticos).
17. No pueden ingresar a planta choferes que hayan sido vetados (punto 10).

Los aspirantes deben cumplir con los requisitos anteriormente mencionados para ser
contratados por la empresa.

Los responsables de las líneas deben tomar un curso que la empresa indique cuando
menos una vez al año.

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III. INICIO DE OPERACIONES

El responsable de la línea debe reportar diariamente las unidades disponibles para el día
siguiente, ya sea vía telefónica o por mensaje al analista de tráfico.

Al momento que se solicita una unidad, el analista de tráfico habla con el transportista
informándole lo siguiente:

• Destino
• Numero de pedido
• Día del embarque
• de carga
• Día de entrega

Si el transportista acepta el embarque debe presentarse a la hora señalada teniendo una

tolerancia de 30 minutos como máximo, si no llega dentro de la tolerancia el personal de
logística queda en libertad de contratar otra unidad.

IV. INGRESO A LAS INSTALACIONES

Limpieza de Unidad: En términos generales la caja de la unidad debe estar limpia,

sin residuos de polvo, basura, cartón, o derrame de cualquier sustancia y sin olores
que pueda ocasionar que el producto a embarcar se dañe durante su trayecto o afecte
la inocuidad.
Condiciones de la unidad: La unidad no podrá presentar ningún tipo de
perforaciones, filtraciones, ni pequeños orificios en pisos, techos, paredes y puertas,
ya que en caso contrario no podrá ser considerada para carga. Estos pueden ser
cubiertos con parches metálicos o de madera (Anexo 4).
Debe portar la unidad gatas o sujetadores, para evitar que se corra la carga.
Choferes: Bajo ninguna circunstancia se permitirá el acceso a choferes que
presenten aliento alcohólico o estado de ebriedad, así como con síntomas por
consumo de drogas.

La Unidad debe reportarse en cuchilla (estacionamiento) siguiendo los siguientes pasos:

• Proporciona su nombre y línea a la que pertenece.

• Proporciona Número de pedido
• Proporciona su número telefónico del chofer.
• Solo el operador podrá ingresar a planta.
• Se le asigna un bíper para indicarle cuando sea su turno de ir a cargar.

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• Antes de ingresar a los andenes de carga, la unidad debe ser fumigada. (El costo
del servicio lo proporciona el personal de fumigación al momento de iniciar el
proceso).
• Deben portar en la unidad el certificado o la etiqueta que avale la fumigación de la
unidad.
• Vigilancia informa a torre de control del arribo de la unidad posteriormente al proceso
de fumigación.
• Torre de Control notifica al almacén las unidades reportadas a cargar.
• Almacén notifica a torre de control las unidades que deben acceder a planta y al
andén al que deberán llegar.
• En cuanto torre de control avisa a vigilancia el andén asignado a la unidad, este a
su vez notifica a través de bíper dicha información al chofer.
• El chofer se retira del estacionamiento entregando el bíper en vigilancia.

Nota: todas las unidades deben traer gatas o sujetadores para asegurar la carga.

Las unidades que son enviadas por parte de los clientes a recoger sus productos, al igual
que las unidades que son contratadas directamente por personal de la planta, deben
cumplir con todos los lineamientos y revisiones establecidos.

V. ASIGNACIÓN DE ANDÉN, CARGA DE PRODUCTO Y ENTREGA DE DOCUMENTOS

El operador estaciona su unidad en el anden asignado y debe estar al pendiente mientras

esta en proceso de carga.

El departamento de embarques verifica que cuente con Certificado de Fumigación y

procede a cargar la unidad.

Al finalizar el proceso de carga personal de embarque notifica al operador que despegue

su unidad del andén para colocar los sellos correspondientes. El operador debe reportarse
en ventanilla de Embarque para la entrega de documentos, posteriormente debe reportarse
en oficina de torre de control para proporcionar información final de embarque, instrucciones
especiales si se requieren y maniobras en caso de aplicar.

En caso de destinos identificados por Maulec como de alto riesgo la unidad deberá viajar
custodiada, por lo que no podrá salir a ruta sin la misma. Esta información será
proporcionada por torre de control al momento de entregar papeles, así como los datos de
las personas de la custodia.

A partir de este momento la integridad de la mercancía es responsabilidad de la línea

transportista.

VI. TRASLADO A LAS INSTALACIONES DEL CLIENTE Y ENTREGA DE MERCANCÍA

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El operador debe manejar de manera segura hasta las instalaciones del cliente por su
seguridad, y la integridad de la mercancía, saliendo con tiempo suficiente a fin de garantizar
su integridad y de la mercancía.

Cualquier percance en el camino debe ser reportado de forma oportuna a Torre de Control
para que se tomen las acciones pertinentes. Deberán reportar mínimo dos horas antes
de su cita que no llegaran a tiempo y cuál es la causa por la que no llegaran. Los gastos
que esto implique por algún rechazo o multa del cliente serán absorbidos por línea de
transporte, en caso de ser imputables a él. (Flete de ida, flete de regreso de la unidad parcial
o total a planta y/o penalización por ausencia con base a tarifas de clientes).

Causas imputables al transporte:

• Llegadas tarde a cargar

• Salidas tardes a ruta
• Descomposturas y ponchaduras
• Volcaduras o choques
• Falta de dinero para viáticos (casetas y/o combustible)
• Cualquier retraso en llegada a cliente que no sea notificado en tiempo.

Deberá usar carreteras de cuota cuando éstas existan en los trayectos a recorrer y con
base en los siguientes criterios:

a) En primer lugar, se dará prioridad a la ruta más segura.

b) En segundo lugar, la más corta o directa del punto de embarque, tomando en cuenta
que, si es la menos segura, se deberán reforzar con otras medidas preventivas,
tales como:

• Monitoreo activo en todo el tramo de alto riesgo.

• Incremento en la frecuencia de comunicación en el tramo de mayor riesgo (Cada
10 minutos).
• Contar con un directorio de las autoridades cercanas a la zona de alto riesgo
para solicitar apoyo en caso necesario.
• Informar a torre de control, el cruce de los puntos críticos.
• No realizarán paradas en el tramo de mayor riesgo (carretera libre)
• La unidad deberá estar en buenas condiciones físico-mecánicas para evitar
posibles fallas.

El operador personalmente debe avisar de su arribo a las instalaciones del cliente en la

dirección que aparece en factura, (en el caso de que el cliente o el vendedor pida que se le
entregue en otro lugar debe pedir autorización a torre de control). En caso de moverse sin
consentimiento de torre de control, los gastos en que este incurra no serán reconocidos por
Maulec.

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En caso de tener que realizar pago de maniobras, analista de tráfico notificará al

responsable de la línea el importe a pagar, mismo que será cobrado junto con el flete.
Cualquier pago de maniobras realizado por los operadores que no esté autorizado, no será
reconocido.

Deben presentar comprobante de pago de maniobras proporcionado por el cliente o

presentar una leyenda en factura donde indique el nombre de quien recibió el dinero, firma
e importe, sin este dato no serán reconocidas.

Una vez entregada la mercancía, verificar que el cliente anote en las facturas los siguientes
datos:

1. Nombre completo de la persona que recibe

2. Firma de recibido de conformidad
3. Sello de recibido original (En caso de contar con él)
4. En el caso de autoservicios y dependencias gubernamentales además de la factura
debe solicitar el folio de recibido ya que es el comprobante que ampara la entrega.
5. Revisar que la cantidad indicada en los folios de recibo coincida con lo declarado
en factura.

En caso de las entregas que se realiza con tarimas CHEP, deben asegurar que las facturas
lleven el sello de recibido indicando el número de tarimas, o en el caso de folios, que indique
el número de tarimas recibidas.

VII. DESCARGA CON EL CLIENTE Y ESTADIAS

Los transportistas deben presentarse a la hora indicada, ya que el llegar fuera del horario
establecido, no le serán reconocidos el pago de estadías. Para que estas puedan aplicar,
deben reportar que no han sido descargadas cada 2 horas a partir de su hora de cita.

Torre de Control dará seguimiento con programación a fin de tratar de agilizar el tema. En
caso de que no haya sido posible la descarga, deben enviar la imagen del rastreo para
demostrar la hora llegada y con eso poder solicitar el pago de las mismas. Si no envían la
imagen, estas no serán reconocidas. Para poder ser consideradas debe permanecer
mínimo 24 horas con cliente a partir de su hora de cita.

VIII. DEVOLUCIONES, FALTANTES Y/O RECHAZOS

Rechazo: Producto que el cliente no quiere recibir del embarque que se está entregando.

Devoluciones: Producto que el cliente quiere regresar de pedidos anteriores

El operador debe notificar cualquier rechazo o devolución del cliente a Torre de Control para
su autorización, estando aun en las instalaciones del cliente, para tratar de negociar que

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se queden con la mercancía y evitar la devolución y/o rechazo, según sea el caso, y
garantizar no traer producto a planta en malas condiciones que afecten la inocuidad.

Una vez autorizadas por torre de control, deben hablar en un plazo no mayor a 24 horas
posteriores a la fecha de entrega a call center al teléfono 276 474 1300 Ext. 1399. Ahí les
proporcionara un número de folio.

Los datos que deberán tener para solicitar el folio son:

• Número de Nota de Control

• Número de Factura
• Número de Pedido
• Número de Cajas
• Descripción del producto
• Fecha de Caducidad
• Lote

Los horarios para reportar devoluciones o rechazos son:

• Lunes a viernes de 8:30 am a 5:30 pm

• Sábados de 8:30 am a 2 pm

Fuera de esos horarios existe 2 formas de reportar las devoluciones o rechazos:

1. Existe una grabación en la cual pueden dejar los datos arriba mencionados y algún
nombre de contacto y número telefónico y cuando el personal de call center escuche
la grabación, regresa la llamada para proporcionar el folio correspondiente, ó
2. Se puede enviar un correo electrónico a la siguiente dirección:
call_center@maulec.com.mx en el que especifiquen los datos arriba mencionados
y call center les contestará indicando el folio correspondiente.

Nota: Este folio deberá sacarse, sin importar si el producto regresará a planta o no, ya que
si los documentos llegan sin el folio no serán aceptados para iniciar proceso de cobro del
viaje.

Las devoluciones y/o rechazos deben ser entregadas al responsable de devoluciones

en un plazo no mayor a 7 días en destinos cortos y 15 días en destinos largos, para
su evaluación, por lo que si la causa del rechazo es imputable al transportista se aplica
sanciones de acuerdo con lo establecido en el apartado de PAGOS Y DESCUENTOS.
Transcurrido el tiempo señalado, no se aceptará ninguna devolución o rechazo sin importar
la causa por la que se regresaron.

Todo el producto que corresponda a una devolución y sea reportada como rechazo, también
se ira a descuento.

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Las devoluciones y/o rechazos serán recibidos en planta únicamente en los horarios y días
señalados: lunes a viernes de 8:30 a 4:00 pm y sábados de 8:30 a 1:00 pm.

Nota: es de suma importancia que consideren los horarios y días de recibo ya que en caso
de llegar fuera de esos horarios no habrá quien lo recibía por lo que se puede ver afectado
el proceso de carga.

IX. RETORNO DE EVIDENCIAS

El Transportista debe presentar la factura o el documento que ampara la carga debidamente

sellado y firmado de recibido por el cliente en un plazo no mayor a 7 días en destinos
cortos y 15 días en destinos largos. El analista de fletes debe firmar de recibido los
documentos que el chofer le está entregando, todo lo que no tenga la firma de recibido por
parte del analista, es responsabilidad del chofer y/o línea de transporte.

Las evidencias que no sean entregadas con el rechazo o devolución correspondiente, las
cajas irán a descuento de forma automática.

X. PAGOS Y DESCUENTOS

Para poder proceder al pago, el transportista debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Presentar la factura de la línea de transporte en el que se mencionen el número de

pedido de Maulec y destino
• Presentar evidencias con sello de recibido original.
• Presentar folios de recibo (si aplica).
• Presentar recibos de maniobra originales o facturas con la leyenda de que fue
recibida por el cliente.
• Vale de devoluciones (Si aplica)
• Nota de Control
• Comprobante de Flete
• Salida de Embarque
• Enviar por correo electrónico las facturas en formato XML y PDF a los correos
efrainb@maulec.com.mx

Forma de pago: El pago se hace vía transferencia electrónica al banco de quien venga el
talón de embarque por lo que es necesario que el departamento de Contabilidad tenga el
nombre del banco, su número de cuenta y su CLABE para poder hacer la transferencia,
mismos que son solicitados antes de iniciar actividades con nosotros.

Días de pago: El tiempo de crédito corre a partir de la fecha de recepción de las evidencias.
(30 días) y los depósitos se realizan los días jueves.

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Descuentos: En caso de tener algún descuento por algún faltante o diferencias en

documentos, así como multas por llegada tarde o reimpresión de documentos, este será
descontado de su pago.

Al final del mes personal de vigilancia envía un reporte al analista de fletes de Logística, el
cual revisa el número de veces que las líneas ingresaron al estacionamiento durante el mes
y le genera una nota de cargo por el importe correspondiente al uso del estacionamiento.
Este tiene un costo de $15 más IVA.

En caso de omitir alguna de las medidas de seguridad indicadas por personal de logística
y la mercancía sufra alguna perdida o daño por negligencia de la línea, esta deberá ser
cubierta al 100%, considerando como negligencia:

• Manejar después de haber ingerido alcohol o drogas.

• Viajar por rutas peligrosas existiendo rutas alternativas.
• Viajar sin custodia en zonas de alto riesgo, aun cuando se les notifica que deben
viajar con la misma.

Retención de pagos: Todas las facturas que no estén requisitadas de forma adecuada no
serán enviadas a pago hasta cumplir los requisitos establecidos.

XI. BAJA DE PROVEEDORES

Puede ser causa de baja el incumplimiento de alguno de los siguientes puntos:

• El daño o faltante de forma constante de producto (mas de 3 veces al mes)

• El no reportar las incidencias en ruta 2 horas antes o al momento de estar con los
clientes de forma oportuna.
• El retraso constante en el retorno de evidencias.
• El ofrecer dinero o cualquier gratificación a cualquier empleado de Maulec.
• Aceptar el pago de algún cobro que le intente realizar cualquier empleado de
Maulec, por conceptos que no corresponden al proceso de la empresa.
• Llegadas tarde a clientes de forma frecuente.
• Después de 2 rechazos en un mismo mes para autoservicios por llegadas tarde
inherentes al transporte, además de cobrar la penalización que realiza el cliente, se
cobrara el cargo por fill rate y se le quitarán las entregas a este tipo de clientes,
pudiendo cargar únicamente para clientes de mayoreo o CEDIS.
• Si existiera un cuarto rechazo, se dará de baja definitivamente.
• Mensualmente se estará compartiendo evaluación de desempeño por línea de
transporte en la que se especifica (Anexo 3), si un proveedor es aceptado o

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rechazado, por lo que después de 2 evaluaciones en estatus de aceptado con

reservas no se han tomado acciones, se procederá a la baja.

XII. ROBO O SINIESTROS

Si durante el trayecto de las unidades a clientes sufren algún robo o siniestro (volcadura o
choque), deben seguir los siguientes pasos:

ROBO:

• Hablar al 911 informando de lo sucedido

• Notificar a torre de control los siguientes datos en un plazo no mayor a 12 horas del
evento:

• Línea de transporte
• Número de pedido
• Destino
• Cliente
• Ubicación del rodo (Población y km aproximado)
• Resumen del evento
• Número de folio asignado por el 911.

• Torre de control sube información a plataforma y envía correo a los involucrados

notificando lo sucedido, (Gerencia Credito y Cobranza, Programación, analista de
tráfico, gerencia de logística, analista de fletes, Gerencia de costos, programación,
gerencia de planeación, contraloría y asistente de Dirección.)
• La línea de transporte debe entregar los siguientes documentos en un plazo no
mayor a una semana:

• Talón de flete – carta porte

• Enviar reporte de GPS del trayecto que siguió la unidad, así como horas y
ubicaciones de los diferentes puntos de la ruta.
• Copia de la tarjeta de circulación del vehículo robado.
• Identificación oficial del chofer asaltado
• Denuncia presentada por el transporte
• Declaración de los choferes que realiza a su compañía de seguros.
• Reporte de pago de casetas para garantizar el uso de autopistas
• Declaración por escrito del chofer asaltado.
• Copia certificada de la denuncia ante el MP (Mencionar personas
involucradas).

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SINIESTRO

• Notificar a torre de control los siguientes datos en un plazo no mayor a 12 horas del
evento:
• Línea de transporte
• Número de pedido
• Destino
• Cliente
• Ubicación del siniestro (Población y km aproximado)
• Resumen del evento
• Torre de control sube información a plataforma y envía correo a los involucrados
notificando lo sucedido, (Gerencia Credito y Cobranza, Programación, analista de
tráfico, gerencia de logística, analista de fletes, Gerencia de costos, programación,
gerencia de planeación, contraloría y asistente de Dirección.)
• La línea de transporte debe entregar los siguientes documentos en un plazo no
mayor a una semana:
• Talón de flete – carta porte
• Enviar reporte de GPS del trayecto que siguió la unidad, así como horas y
ubicaciones de los diferentes puntos de la ruta.
• Copia de la tarjeta de circulación del vehículo robado.
• Identificación oficial del chofer asaltado
• Denuncia presentada por el transporte a la PFP si es que existe.
• Declaración de los choferes que realiza a su compañía de seguros.
• Reporte de pago de casetas para garantizar el uso de autopistas.
• Fotos del evento si se pudieran conseguir.
• En caso de encontrar mercancía al momento de recuperar la unidad, fotos
de la caja cerrada.
• Declaración por escrito del chofer.

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XIII. CONTACTOS

Torre de Control Analista de Tráfico

Tel: 276 474 1300 Ext.1453 Tel: 276 474 1300 Ext.1494
Cel: 222 540 3097 Cel: 222 518 0365
E-mail: torre.control@maulec.com.mx E-mail: trafico@maulec.com.mx

Coordinador Logística Gerencia Logística

Tel: 276 474 1300 Ext.1480 Tel: 276 474 1300 Ext.1327
Cel: 222 114 5199 Cel: 222 114 5199
E-mail: trinidadd@maulec.com.mx E-mail: gerencia.logistica@maulec.com.mx

Analista de Fletes
Tel: 276 474 1300 Ext.1520

E-mail: efrainb@maulec.com.mx

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ANEXO 1

Pasteurizadora Maulec S.A.P.I DE C.V.

Departamento de Logística
Datos Generales de los Transportistas
Línea de Transporte
Persona a Contactar
Teléfono Celular
E-mail
Dirección Fiscal

NÚMERO DE UNIDADES DISPONIBLES

Camioneta Camioneta 3.5
Rabón Torton Trailer 48 " Trailer 53 " FULL
1 Tonelada Toneladas

REFERENCIAS
Referencia 1
Nombre de la Empresa
Persona a Contactar
Teléfono Oficina Celular
Referencia 2
Nombre de la Empresa
Persona a Contactar
Teléfono Oficina Celular
Referencia 3
Nombre de la Empresa
Persona a Contactar
Teléfono Oficina Celular

Firma del Dueño o Representante Legal

Hago constar que la información arriba menciona es real y autorizo a solicitar referencias a los
contactos mencionados. Así mismo, manifiesto que la documentación que presento es auténtica.

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ANEXO 2

Nopalucan de la Granja, Puebla; a ___ de ______________ de 20 ____

Pasteurizadora Maulec, S.A.P.I de C.V.

Presente

Por medio de la presente hacemos constar que estamos de acuerdo con el Reglamento del
Transportista y es nuestro compromiso como proveedor logístico el dar cumplimiento a los
líneamientos y reglas que en el se establecen.

Es nuestra responsabilidad como línea de transporte que los medios que se destinen para
la carga de los productos de Maulec, no transportarán productos químicos, alergenos,
animales o cualquier otro producto que pudiera poner en riesgo la inocuidad de forma
directa o indirecta y así evitar cualquier tipo de contaminación cruzada.

Concientes que somos responsables de la inocuidad de la mercancía, nos comprometemos

a garantizar la integridad de sus productos.

ATENTAMENTE

(Nombre y Firma del Representante Legal)

RFC: ______________________

Nombre de la Empresa

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ANEXO 3
Nopalucan de la Granja, Puebla; a ___ de ______________ de 20 ____

NOMBRE DEL PROVEEDOR: ______________________________________

CONTACTO: Estimado proveedor por este medio hacemos de su conocimiento sobre el resultado
final que obtuvo en nuestra evaluación del periodo mensual del presente año.

La evaluación final obtenida para su empresa fue: _________

Este resultado se basa en criterios de evaluación bueno o malo de la siguiente manera:

Llegada en
Llega en tiempo Devoluciones y Entrega de
tiempo a cargar rechazos (40%) evidencias en TOTAL
con cliente (50%)
(10%) tiempo (10%)

Aprobado 95 – 100%
Desarrollo 90 – 95%
Rechazado Menos del 89%

NOTA: Proveedor si el Criterio de Aprobación resulto con una calificación de 90 al 95% solicitamos
por favor nos haga llegar en los primero 5 días hábiles posterior a la fecha de recibir este documento
sus acciones correctivas para mejorar el servicio. Maulec lo invita a mejorar su servicio para elevar
nivel se satisfacción de nuestros clientes y poder seguir formando parte de nuestro equipo.

Maulec agradece el esfuerzo y compromiso que ha mostrado durante este periodo.

Sin más por el momento reciba un afectuoso saludo.

ATENTAMENTE
GERENTE DE LOGÍSTICA

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