TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Cod. 122121

Proyecto Formativo:Aplicar y soportar procesos administrativos

mediante la estructuración de una empresa didáctica.

Los Comuneros Oswaldo Guayasamin

Integrantes
Liz Garcia
Jeimmy Castiblanco
Tatiana Muñoz
Felipe Martinez

SENA – Centro De Servicios Financieros

Ficha: 1646312
Grado Décimo

Bogota D.C
2018
Objetivo
Contenido CAPITULO 1. Taller de transferencia guía No. 5..........................................................3
1. Actividad 1. Infografía sobre las teorías administrativas..............................................................4
2. Actividad 2. Reconocimiento de la empresa: Avianca..................................................................5
A. Logo y slogan............................................................................................................................5
B Historia de la empresa..............................................................................................................5
C Tipo de sociedad........................................................................................................................5
D Clasificación de la empresa.......................................................................................................6
E Organigrama de Avianca ...........................................................................................................7
F Infograma de los pasos para la constitución legal de una empresa...........................................8
G Matriz Avianca...........................................................................................................................9
CAPITULO 2. Taller de transferencia guía No. 6..............................................................................10
1. Actividad 1. Investigación del tema estadísticas DANE..............................................................10
A Tema central de la investigación..............................................................................................10
B Objetivo general y específico del tema de la investigación.....................................................10
C Elementos (sujeto, objeto, medio y fin) que intervinieron en el proceso de la investigación. 10
D Componentes identificados en el tema de investigación........................................................11
E Diseño de la investigación……………………………………………………………………………………………… 11
2. Actividad 2. Gráfico de identificación y argumentación del tipo de investigación .............. 12
3. Actividad 3. Mapa mental del diseño muestral ................................................................. 13
4. Actividad 4. Estudio de mercados de las ideas para la empresa didáctica .......................... 14
4.1. Modelo de encuesta ..................................................................................................... 15
4.2. Tabulación, graficacion y análisis de las encuestas ....................................................... 16
4.3. Conclusión general de la encuesta................................................................................ 17
CAPÍTULO 3. Taller de transferencia guía No. 7........................................................................18
Actividad 1. Documentos formalización SEINT S.A.S................................................ 18
a. Nombre comercial: SEINT S.A.S.................................................................. 18
b. Consulta de la homonimia. ............................................................................................... 18
c. Minuta de constitución de la empresa. ............................................................................. 18
d. Formulario Registro Único Empresarial y Social RUES. ...................................................... 18
e. Consulta de actividad económica CIIU (clasificación internacional industrial uniforme). ... 19
f. Formulario de apertura de cuenta en Banco Popular. ....................................................... 19
g. Formulario del RUT (Registro Único Tributario)................................................................. 19
h. Formulario Registro de Información Tributaria- RIT. ......................................................... 19
i. Solicitud numeración facturación. .................................................................................... 19

2
 j. Registro de marcas y lemas comerciales. .......................................................................... 19
Actividad 2. Documentos simulados soportes tramites de formalización de la empresa. .............. 19
Acta de reunión de socios. ................................................................................................ 19
b. Certificado de Existencia y Representación Legal. ............................................................. 20
c. Certificación resolución de facturación DIAN. ................................................................... 20
Actividad 3. Soportes contables de los trámites de formalización de la empresa. ......................... 20
a. Factura cámara de comercio servicios de formalización. ................................................... 20
b. Factura de notaria minuta de constitución........................................................................ 20
c. Formatos contables generales. ......................................................................................... 20
CAPÍTULO 4.Taller de transferencia guía No.8…………………………………………………………………….. 21
Actividad 1.Direccionamiento estratégico……………………………………………………………………………. 21
1.1 Historia de la empresa………………………………………………………………………………………………………21
1.2 Misión………………………………………………………………………………………………………21
1.3 Visión………………………………………………………………………………………………………21
1.4 Objetivos………………………………………………………………………………………………………22
1.5 Políticas empresariales………………………………………………………………………………………………………22
Actividad 2. Matriz DOFA………………………………………………………………………………………………………23
Actividad 3. Proceso administrativo……………………………………………………………………………………23
1.6 Proceso administrativo………………………………………………………………………………………………………24
1.7 Mapa de procesos………………………………………………………………………………………………………24
1.8 Organigrama………………………………………………………………………………………………………25
Actividad 4 Manual de funciones………………………………………………………………………………………………25
1.9 Manual de funciones………………………………………………………………………………………………………26
1.10 Manuel de procedimientos……………………………………………………………………………………………………27
Actividad 5 Enfoque y modelos gerenciales……………………………………………………………27
1.11 Enfoque gerencial………………………………………………………………………………………………………28
Actividad 6 Servicio al cliente……………………………………………………………………………………………………28
1.12 Servicio al cliente………………………………………………………………………………………………………28
Actividad 7 Comunicación………………………………………………………………………………………………………30
1.13 Comunicación………………………………………………………………………………………………………31

3
 Capitulo 1
Taller De Transferencia n° 1

1. Reconocer los métodos de investigación requeridos para el

procesamiento de la información necesaria en la constitución de la
empresa didáctica.

2. Identificar los métodos de recolección de información requeridos

para la estructuración de la empresa didáctica.

3. Recolectar información para aumentar el conocimiento científico

extraído de diversas fuentes en miras de orientar la toma de decisiones
a la hora de diseñar una empresa didáctica.

4
ACTIVIDAD 1

Elabore infografía donde represente en una línea de tiempo, el enfoque,

representante y aporte de las principales Teorías Administrativas.

5
ACTIVIDAD 2
Del artículo “Las 100 empresas más grandes de Colombia” de la revista Semana,
que puede consultar en el enlace https://www.semana.com/100-
empresas/articulo/las-100-empresas-mas-grandes-de-colombia/523436, el GAES
debe elegir una empresa que más sea de su agrado o más les llame la atención,
con el fin de identificar y describir los siguientes aspectos:
A. Logo y eslogan

B. Haga una breve reflexión de la historia de la empresa en máximo

dos párrafos.

Es la aerolínea de bandera colombiana. Fue la primera fundada en

América y es la segunda aerolínea más antigua del mundo después de
KLM, aunque KLM ceso operaciones durante la segunda guerra
mundial.
Por lo que se ha denominado a Avianca la aerolínea más longeva del
mundo, desde 1919 Avianca surca los aires del mundo y la segunda
más grande de Suramérica después de LATAM.

C. Tipo de sociedad.
Es una sociedad anónima S.A.

D. Clasificación según.
I. Tamaño.
Empresa grande maneja cerca de 6.000 vuelos semanales, 189
aeronaves integran nuestra flota, 108 destinos en 26 países.

6
II. Actividad económica.
Su actividad económica: Avianca es una aerolínea comercial y de
servicio beneficiando alrededor de 5,49 millones de usuarios.
III. Objetivo.
Su objetivo es identificar los factores que impiden un excelente
desempeño y desarrollo en la presentación de los servicios de la
aerolínea Avianca.
IV. Características de propietarios.
Cuotas de igual valor, los votos de accionistas serán de acuerdo al
número de acciones.
E.ORGANIGRAMA AVIANCA

7
 F. Elabore una infografía donde especifique cuales fueron los pasos
legales que cumplieron para la constitución de la empresa seleccionada.

Se unieron servicios
aéreos colombiano
(saco) y scardta y
nació aerovías
nacionales de
Colombia S.A Se creó la
(AVIANCA) conservo el Alianza suma en
cóndor que identifico a la que el logo es
scadta y que Avianca un implemento
preserva hasta hoy de mariposa.

1919 1937 1977 2002 2006 2013

Apareció los
Nació la colores rojos que Después de haber
sociedad se conservan entrado a un grupo
colombiana hoy en día a hacer parte de un
Alemana de grupo brasileño,
desapareció el
transporte synergy, de German
aéreo cóndor del logo y
tenía las letras Efromovich se
(scadta) en presentó la nueva
barranquilla Av En la cola del
avión imagen de Avianca
con el rescate de
símbolos insignia

8
g. Mediante un gráfico SmartArt, identifique la matriz DOFA de la empresa.

X POSITIVOS NEGATIVOS
I Fortalezas Debilidades
N  Líder en el mercado  No existe una amplia
T  Producto de clase mundial diferencia de la
E  Mayor red de rutas en competencia
R Latinoamérica  Limitados destinos
N  Alianzas estratégicas de talla internacionales directos
O mundial  Alta emisiones de gases
S  Alta tecnología para manejo de efecto invernadero
equipaje
E  Oportunidades  Amenazas
X  Facilidades de capital a nivel  Aerolínea de bajo costo
T nacional e internacional.  Competencia directa
E  Remodelación de aeropuertos  Situaciones económicas
R al mundo. o Del país y la región
N  Incremento de la demanda  Regulación del medio
O debido al crecimiento ambiente
S poblacional  Seguridad global

9
 CAPITULO 2

Taller de transferencia Nº2

Actividad 1.
a) Defina en 5 renglones el tema central de la investigación
escogida.
Este documento se divide en 2 sesiones, una de ellas abarca todo el
tema de nacimientos sanos y a tiempo agrupados por tiempos,
dificultades e imprevistos y la otra sesión abarca todas las difusiones
antes del nacimiento es decir fetos muertos, calculado sus causas,
consecuencias, traumas, condiciones ambientales y personas
afectadas.

b) Describa el objetivo general y específico del tema de la

investigación.

El objetivo del tema de investigación es calcular nacimientos y

fallecimientos promedio por año, analizando la variabilidad de cada año.
c) Mencione los elementos (sujeto, objeto, medio y fin) que
intervinieron en el proceso de la investigación

- Sujeto: la población
- Objeto: la salud
- Medio: internet-encuestas
- Fin: saber porque las personas mueren teniendo atención médica a
sus alrededores
d) Cuáles fueron los componentes mínimos que identifico en el tema
de investigación.
Se hizo la investigación basado en el estudio de nacimientos y
difusiones, se ve el análisis de causas y algunos medios que se utilizan
para concluir el tema.
e) Cual fue el Diseño de la Investigación que se utilizó.

10
 Universo de estudio: Hospitales públicos de la ciudad de Bogotá,
notablemente afectados por cada Difusión fetal.
Actividad 2. Elabore un gráfico, donde identifique y argumente el tipo
de investigación que se aplicó en el tema de investigación escogida.

Es tener: Mediante La salud también

La salud -Calidad de vida condiciones es obtener
-Satisfacción de vida bienestar

La salud También
también Mental
depende de
depende de: la sanidad
Físico Social

Clima Contaminación

Estilo de
Alimentación
vida

11
Notablemente se evidencia el método de investigación científica pues
busca averiguar acerca de un tema muy localizado como lo es el
nacimiento ya sea en aumento o disminución de cada año viendo como
la variable muestra su equilibrio en la población.
Este dice y narra el proceso que se da cada vez que hay un nacimiento
vivo, dicta una cultura que recibe cada nacido promedio con diferencia
sexual.
Da casos de nacidos fetos es decir difusión, sexo fallido, con una
aprobación y el régimen aprobado para aportar la ley de sepulcro o en
caso no sabido o causa incrementan un laboratorio y análisis.

Actividad 3. Diseñe un mapa mental, donde represente el diseño

maestral de la investigación que se aplicó en el tema escogido.

UNIVERSO LA CIUDAD

PACIENTES
SALUD POBLACION
ENFERMOS

MUESTRA CANTIDAD DE
FINAL PERSONAS ENFERMAS

Actividad 4. Para dar aplicabilidad al proceso de investigación

científica en un entorno administrativo, a continuación lo invitamos a
realizar las siguientes actividades que le permitirán identificar los
aspectos relevantes para estudio de mercados de una empresa o
negocio:

1. Defina con su GAES tres tipos de empresa que le llamaría la

atención conformar. Lo anterior teniendo en cuenta que deben
ser con un enfoque administrativo y de negocios,
posteriormente complete la información de la siguiente tabla:

12
Componente Opción 1 Opción 2 Opción 3
Ideas de negocio Servicio de Venta de ropa Venta de ropa
(Describir en que turismo nacional deportiva para bebe
consiste) e internacional
todo incluido
Sector Terciario Terciario Terciario
Económico
Actividad Turismo Comercio Comercio
Económica
Tipo de Sociedad S.A.S S.A.S S.A.S
Producto o Turismo nacional Blusas Conjuntos
servicio (Escoger e internacional
solo uno)
Asignar un SEINT Sports Shop Market Baby
nombre
innovador al
producto
Precio del Entre 200.000 y 80.000 60.000
producto o 6’000.000
servicio
Principales ON VACATION ADIDAS LITTLE ME
competidores

2. Ahora usted debe indagar en la comunidad (estudiantes,

profesores, familiares), utilizando la técnica de la entrevista, la
viabilidad de la empresa diseñando una encuesta.

La presente encuesta se realiza con la finalidad de determinar una idea

empresarial, con la información que se obtenga de esta encuesta, sacaremos
ideas que fortalecerán nuestra microempresa.

Por favor complete la encuesta señalando sus respuestas con una “x” siendo la
opción más acertada.

Nombre:
Ocupación:
Edad:
Nivel Socioeconómico:
Barrio:

13
Encuesta: Nº1

I. De las tres opciones de idea de negocio ¿Cuál le genera mayor interés?

a) Servicio de turismo nacional e internacional todo incluido
b) Venta de ropa deportiva
c) Venta de ropa para bebe
II. De acuerdo a sus preferencias, ¿Qué producto compraría en primer lugar?
a) Turismo nacional e internacional
b) Blusas deportivas
c) Conjuntos para bebe
III. Del producto que seleccionó anteriormente ¿Cuál sería el precio que
pagaría por él?
a) 60.000
b) Entre 200.000 y 6’000.000
c) 80.000
IV. ¿Con qué frecuencia compraría usted éste producto?
a) Mensual
b) Anual
c) Tiempo prolongado
V. ¿Cuál es el nombre de producto que más le parece llamativo e innovador de
las tres opciones de idea de negocio?
a) SEINt
b) Sports Shop
c) Market Ba
VI. ¿Cuál nombre le parece más llamativo e innovador si se trata de una idea
empresarial de Turismo?
a) SEINT
b) Travel City
c) Euolat Mundi

14
4. Tabule y presente los resultados estadísticos de la encuesta aplicada
donde se evidencie:
a. Universo, población, muestra.
-Universo: Bogota
-Población: Localidad de usme
-Muestra: 20 personas escogidos al azar.

b. Media, Mediana y Moda.

1. 11,5,4

Media 6.666

Mediana 5

Moda no tiene

2. 10,6,4

Media 6,666

Mediana 5

Moda no tiene

3. 5,10,10

Media 6,666

Mediana 5

Moda 5 bimoda

4. 5,8,7

Media 6,666

Mediana 7

Moda no tiene

5. 10,5,5

Media 6,666

15
Mediana 5

Moda 5 bimoda

6. 6,7,7

Media 6,666

Mediana 7

Moda 7 bimoda

c. Tabulación de resultados totales.

PREGUNTAS RESULTADOS
De las tres opciones de idea de negocio ¿Cuál le a 11
genera mayor interés? b 5
c 4
De acuerdo a sus preferencias, ¿Qué producto a 10
compraría en primer lugar? b 6
c 4
Del producto que seleccionó anteriormente ¿Cuál a 5
sería el precio que pagaría por él? b 10
C 5
¿Con qué frecuencia compraría usted éste a 5
producto? b 8
c 7
¿Cuál es el nombre de producto que más le a 10
parece llamativo e innovador de las tres opciones b 5
de idea de negocio? c 5
¿Cuál nombre le parece más llamativo e a 6
innovador si se trata de una idea empresarial de b 7
Turismo? c 7

d. Gráfica con la totalidad de puntajes para cada opción de empresa,

donde se evidencie cual fue la de mayor puntaje.

16
 12

10
e.
8

a
6
b
c
4

0
1 2 3 4 5 6

Análisis de los datos.

Según el análisis que se realizó derivado de la información recolectada
la idea de negocio con más acogida dentro de la población encuestada
es la N. 1 que corresponde al servicio de turismo nacional e
internacional todo incluido. Los encuestados expresaron que les llamo
la atención por ser un servicio innovador el cual la mayoría quiere
adquirir, pues es un gusto o algo alcanzable. Se comprobó que el precio
dado es aceptable y adecuado para el cliente.
f. Conclusiones de la investigación.
.Las ideas de turismo son más atrayentes por la población.
.Los precios de los productos son asequibles.
.Genera curiosidad por el destino a conocer.

Capítulo 3
Taller de Transferencia n° 3

17
Actividad 1. Documentos formalización SEINT S.A.S

a. Nombre comercial: SEINT S.A.S

b. Consulta de la homonimia.

c. Minuta de constitución de la empresa.

Ver anexo 1. Minuta de constitución

d. Formulario Registro Único Empresarial y Social RUES.

Ver anexo 2. Formulario RUES

e. Consulta de actividad económica CIIU (clasificación internacional

industrial uniforme).

18
 f. Formulario de apertura de cuenta en Banco Popular.

Ver anexo 3. Formulario apertura de cuenta

g. Formulario del RUT (Registro Único Tributario).

Ver anexo 4. Formulario del RUT-DIAN

h. Formulario Registro de Información Tributaria- RIT.

Ver anexo 5. Registro de información

tributaria- RIT i. Solicitud numeración

facturación.

Ver anexo 6. Solicitud numeración facturación

j. Registro de marcas y lemas comerciales.

Ver anexo 7. Registro de marcas y lemas comerciales

Actividad 2. Documentos simulados soportes tramites de formalización de la

empresa.

a. Acta de reunión de socios.

19
Ver anexo 8. Acta de socios

b. Certificado de Existencia y Representación Legal.

Ver anexo 9. Certificado de existencia y Representación Legal

c. Certificación resolución de facturación DIAN.

Ver anexo 10. Certificación resolución de facturación DIAN

Actividad 3. Soportes contables de los trámites de formalización de la

empresa.

a. Factura cámara de comercio servicios de formalización.

Ver anexo 11. Factura cámara de comercio de los siguientes servicios de formalización:
• Registro de matrícula de los comerciantes
• Derechos de inscripción
• Formulario registro mercantil
• Certificado de existencia y representación legal
• Inscripción de libros
• Acta accionista o socios

b. Factura de notaria minuta de constitución.

Ver anexo 12. Factura notaria

c. Formatos contables generales.

Ver anexo 13. Formatos de cuentas generales

20
 CAPITULO 4
Actividad 1. Direccionamiento Estratégico. Aquí se empezara a
construir el horizonte de su empresa didáctica, se definirán las metas a
alcanzar y como llegar a ellas. Para esto se deben desarrollar las
siguientes actividades:

1.1 Historia de la empresa: realice un recuento de cómo surgió la idea

empresarial, quienes apoyaron este emprendimiento y como fue la
participación de cada uno de los integrantes, hasta la fecha. Se
recomienda un párrafo de inicio, desarrollo y final, incluya fechas y
nombres.

• SEINT, es una microempresa que surgió en el año2018 mediante

la imaginación de cinco compañeros de salón que tenían como
objetivo elaborar una microempresa, de este proyecto surgió la
idea de crear una microempresa de turismo, teniendo como meta
principal ser reconocida internacionalmente por su calidad y su
efectividad al prestar su servicio de turismo dentro y fuera de
Colombia (internacionalmente), logrando así que cada cliente
quede satisfecho con el servicio brindado por la compañía.

1.2 Misión: estructure la misión de su empresa didáctica y recuerde

que esta debe responder a preguntas como: ¿Quiénes somos, qué
buscamos, por qué lo buscamos, para quienes trabajamos? La
respuesta a estos interrogantes le permitirá construir un horizonte
claro hacia dónde dirigir su trabajo.

 Brindar el servicio turístico aquellas personas que desean viajar

asegurándoles su satisfacción con precios justos para su
comodidad.

1.3 Visión: diseñe la visión de su empresa didáctica y tenga en

cuenta que este sencillo escrito tiene la gran responsabilidad de
orientar las decisiones estratégicas y el rumbo que tomara la
empresa en aras de un crecimiento demarcado en un tiempo
determinado.

 Ser reconocida en el 2019 como una de las más prestigiosas

empresas de servicio turístico líder en Colombia y el mundo
lográndolo por medio de la efectividad y calidad.
21
1.4 Objetivos: realice el objetivo general y mínimo tres (3) objetivos
específicos a corto y largo plazo.

 General: Satisfacer las necesidades del cliente brindando

calidad y efectividad al momento de prestar nuestro servicio de
turismo, logrando así ser la primera opción para el cliente en
cuestión de paquetes turísticos con precios accesibles.

 Objetivos específicos a corto plazo:

1. Ofrecer al turista la mejor experiencia y brindarle la oportunidad de

conocer mejor la cultura y el país.

2. Ofrecer al turista precios accesibles.

3. Brindar la mejor atención al cliente,

 Objetivos específicos a largo plazo:

1. Operar en al menos en 4 de las principales ciudades del país

2. Ser reconocidos como una de las empresas más importantes de turismo.

3. Ser la empresa número uno de turismo siendo más eficientes que las

empresas competentes.

1.5 Políticas empresariales, este es un aspecto fundamental ya que

las normas ISO 9001 Y 14001 exigen incluir una política de gestión
de calidad, una política ambiental y una política de servicio al cliente.

1. Ofrecer un servicio humano con los más altos estándares de

calidad.

2. Brindar al cliente seguridad y confianza al momento de

prestar nuestros servicios.

22
 3. Mantener un comportamiento ético dentro y fuera de la

compañía.

4. Velar por el bienestar tanto del cliente interno como externo.

Actividad 2. Matriz DOFA, en este momento podemos realizar un

diagnóstico real de nuestra empresa didáctica, nos dice cómo estamos,
cómo vamos, lo que nos brinda el principal elemento requerido para
tomar decisiones, que no es otro que la conciencia de la realidad, pues
cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre sabemos qué hacer.

Aquí empezara a un análisis del sector en que se encuentra su

empresa, para ello tenga en cuenta y elabore la matriz DOFA, teniendo
en cuenta los siguientes aspectos: productos, proveedores,
competidores, servicio al cliente y condiciones actuales del sector. Se
recomienda dos aspectos como mínimo de cada uno.

POSITIVOS PARA NEGATIVOS PARA ALCANZAR EL

ALCANZAR EL OBJETIVO OBJETIVO

FORTALEZAS DEBILIDADES
ORIGEN INTERNO  Exclusividad y  Al ser una microempresa
ATRIBUTOS DEL diferencia en los nueva ser poco reconocida
AMBINTE paquetes de en el mercado.
turismo ofrecidos.  Poseer poca experiencia
 Buena atención al en la industria del turismo
cliente

ORIGEN EXTERNO OPORTUNIDADES AMENAZAS

ATRIBUTOS DEL  Cliente se dispone  Alta competencia de
AMBIETE a comprar nuestros grandes empresas
tiquetes.  Cambios climáticos
 Variedad de
paquetes turísticos

Actividad 3. Proceso Administrativo, recordemos que

el proceso administrativo, es el conjunto de pasos o etapas necesarios
para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. El proceso
administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las
cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y
23
forman un proceso integral. Esta etapa de su formación, ya están en la
capacidad de realizar el proceso administrativo de su empresa didáctica.

1.6 Proceso Administrativo. Mediante una infografía, desarrolle un

proceso administrativo, teniendo en cuenta la misión y el objetivo
general de su empresa didáctica.

PLANIFICACION:
Es la herramienta
para administrar
las realciones en
el futuro.

CONTROL:
Es el proceso de ORGANIZACION:
producir informacion Dividir el trabajo y
para tomar desiciones atribuir
sobre la realizacion de responsabilides y
objetivos autoridad a las
personas

DIRECCION:
Consiste en realizar
actividades
intelectuales e
interpersonales para
ofrecer productos,
servicos y ideas

1.7 Mapa de procesos. Realice el mapa de procesos general de su

empresa didáctica conforme a la siguiente estructura.

24
 NECESIDADES DEL CLIENTE
PROCESOS SATISFACCIONES DEL CLIENTE
ESTRATEGICOS
Manuel de responsabilidades
manual de calidad
registros de calidad

PROCESOS OPERARIOS
Comercialización de paquetes
turísticos
Diseño de folletos
Publicidad
Ventas y asesoría
Prestación de servicio

PROCESOS DE APOYO
Mantenimiento de equipos
Convenios y adquisiciones con
empresas
Talento humano

1.8 Organigrama. se debe diseñar primero el organigrama general de

su empresa didáctica.

Gerente
General

Director Director
Administrativo Comercial

Guías
Secretaria
Turísticos

25
Actividad 4. Manual de funciones, se recuerda que el manual de
funciones es un instrumento básico y fundamental de la gestión que
garantiza la claridad en la definición de las funciones, facultades y
asegura la implementación adecuada de niveles jerárquicos,
debidamente empoderados, con canales de comunicación
organizacional y otros, con clara disposición al servicio, cumpliéndose
de esta forma la obligación de la formulación de dichos documentos de
acuerdo a Ley.

1.9 Manual de funciones. Tenga en cuenta que, para el desarrollo

del manual de funciones, escoja un área de nivel medio de
jerarquía de su empresa, junto con los niveles de menor jerarquía de
dicha área y conforme a ello realice el manual de funciones del
auxiliar administrativo.

Se puede realizar conforme al siguiente cuadro.

MANUAL DE FUNCIONES
Cargo Asistente Administrativo
Área o dependencia Director Administrativo
Jefe Inmediato Coordinador Administrativo
Objetivo del cargo Ejecutar los procesos
administrativos del área,
elaborando documentación
necesaria, revisando y realizando
cálculos, a fin de dar cumplimiento
a cada uno de esos procesos,
lograr resultados oportunos y
garantizar la prestación efectiva
del servicio.
Perfil del cargo Tener conocimiento y títulos
especializados en Asistencia
Administrativa
Funciones Proveer apoyo administrativo para
asegurar que las operaciones de
la organización sean efectivas,
estén al día y se lleven a cabo de
forma correcta.
Asistir en el desarrollo de los
programas y actividades de la
unidad
Redactar y transcribir

26
 correspondencia y documentos
diversos
Recopilar, clasificar y analizar
información para los planes y
programas.
Elaborar y distribuir la minuta de
las reuniones
Manejar y coordinar el equipo y
material de oficina.
Mantener en orden equipo y sitio
de trabajo, reportando cualquier
anomalía.
Archivar y llevar el control de los
documentos del área.
.

1.10 Manual de procedimientos. Una vez realizado el manual de

funciones, escoja una función del auxiliar administrativo u otro cargo
que considere pertinente y realice el manual de procedimiento de
dicha función. Con el siguiente cuadro puede seguir el proceso.
FUNCIÓN
Procedimiento Responsable
1
2
3
4

Actividad 5. Enfoque y modelos gerenciales. Todo modelo es una

representación de una realidad que refleja, por lo que en gerencia, como
27
en otras ciencias, los modelos determinaran una pauta, una base de
sustento que a la larga permite el desarrollo orientado de la empresa u
organización que lo utiliza.
1.11 Enfoque gerencial. Conforme al direccionamiento estratégico de
su empresa didáctica, elija un enfoque gerencial, de acuerdo a lo
visto en su proceso formativo y elabore un gráfico SmarArt, donde
explique cómo lo aplica en su empresa.

BENCHMARKING

Recopilacion
de datos

Mejorar
Informe
estrategia

Evaluar
Discusion
informe

Actividad 6. Servicio al Cliente. La definición de nuestros clientes

permitirá enfocar mejor los servicios o productos ofrecidos y el canal
comunicativo para dar a conocer la empresa.
1.12 Servicio al Cliente. Desarrolle las siguientes actividades:
 Defina mínimo cinco (5) características de sus clientes Cliente
interno y externo de su empresa didáctica.

Imagen de la institución
Siempre dispuestos a servir a los demás
Realizar un trabajo en equipo para satisfacer así las necesidades del
cliente externo
Deja a disposición del servicio a otros clientes externos

28
Tienen una relación directa con diferentes grupos de trabajadores, lo
que hace que tengan una visión clara de la calidad

 Elabore el diagrama del ciclo de servicio empleado por el

asistente administrativo en el desarrollo de sus funciones
dentro de su empresa.

Recuperarlo Interesarlo

Cautivarlo
Convencerlo

Empleado
Retenerlo
Captarlo

Desarrollarl
Fidelizarlo
o

Prevenir
deserción
Satisfacerlo

 Diseñe el diagrama del triángulo de servicios de su empresa

didáctica.

29
 ESTRATEGIA DEL
SERVICIO:
Orden, limpieza, precio,
buena atencion, calidad,
responsabilidad,
cumplimiento, seguridad,
presentacion personal.

SISTEMAS:
Convenios con empresas
para un mejor
funcionamiento, medios
electronicos para
resevaciones, medios de
comunicacion, telefonia,
instalacion y edificaciones
CLIENTES:
Toda persona que tiene PERSONAL:
la necesidad de Constituye todos los
trasladarse de un lugar miembros de la
a otro de manera gil y organizacion: Gerente,
confiable administradores,
supervisor,
recepcionista,
secretarias, auxiliares,
servicios generales

Actividad 7. Comunicación. En términos generales, la comunicación

es el proceso de trasmisión y recepción de ideas, información y
mensajes. La comunicación sirve para influir en las personas; ya que los
mensajes comunicativos, al ser un estímulo, buscan provocar una
conducta determinada en el receptor.
1.13 Comunicación. Diseñe un aviso donde le dé la bienvenida a sus
usuarios y mediante los diferentes elementos de la comunicación los
invite a convertirse en clientes de su empresa didáctica, teniendo en
cuenta aspectos de la comunicación verbal y no verbal. Utilice su
creatividad.

30
 ¡Hola buenas tardes!

El día de hoy ofrecemos

paquetes turísticos a
excelentes precios

¡SIGA BIENVENIDO!

SEINT

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