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Diseo y manejo de formas en

las organizaciones
Son las herramientas o medios de comunicacin
escritos normalmente impresos a travs de un
instrumento de reproduccin grafica, que por lo
general contienen informacin fija escrita y espacio
para informacin variable
Definicin
En el momento que una forma se completa pasa a ser
un documento
De acuerdo con el tipo de informacin y grado de
dificultad para su llenado, pueden integrar o
acompaarse de un instructivo
Definicin
Las formas representan el vehculo de transmisin de
datos e informacin organizacional mas sencillo, claro
y funcional
Permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo
de cualquier otro recurso en trminos escritos
Cumplen con la finalidad de constituirse en
documento fuente para efectos legales y/o de
consulta
Objetivo
Las fuentes empleadas por una organizacin suelen
ser diversas. Entre las ms comunes:
Preparadas para su uso interno
Control para pedidos de papelera
Diseadas para la presentacin de resultados
Informe a rganos de gobierno
Producto de un consultor externo
Forma para un procedimiento
Fuentes de Informacin
De uso comercial comn
Forma para solicitud de empleo
Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y
reporte de acciones
Declaraciones de impuestos
Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo
Encuesta de alguna cmara o confederacin
Propuestas por un fabricante de papel o diseador
profesional
Formas continas para captura de informacin

Fuentes de Informacin
La existencia de formas en una organizacin obedece
a sus necesidades especficas de trabajo, en funcin
de los siguientes factores:
Internos
Externos
Requerimientos
El instrumento jurdico que las crea
La desagregacin de funciones derivadas de su base legal
La determinacin de objetivos y programas
Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones
La traduccin en procedimientos, y por ende, en
operaciones de las actividades
La definicin de estrategias
El proceso de toma de decisiones

Requerimientos Internos
Por cambios en las condiciones del entorno
Por decisiones tendientes a la globalizacin
Por pactos o convenios nacionales o internacionales
En atencin a demandas de clientes, usuarios o
proveedores
Requerimientos Externos
Se necesita considerar:
Objetivo
Tipo de informacin que contendr
Origen
Mtodo de llenado
Procedimiento en el que se utilizar
Nmero de copias
Usuarios
Resultados esperados


Diseo
Elementos funcionales
Identificacin
Logotipo de la organizacin
Titulo
Fecha
Numero de hoja


Diseo
Tambin puede incluir:
Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza
Clave de la forma
Secuencia de datos
Cuerpo (datos principales)
Instrucciones al pie o en el dorso, o colocacin de
nmeros entre parntesis en cada espacio a llenar y se
anexa el instructivo
Diseo
Manual
Requiere de espacios adecuados para lograr que la informacin
que quede suficientemente clara y evite errores de
interpretacin
En mquina
El espaciado debe estar en relacin directa y adecuado a la
escritura de una maquina de escribir, aunque no exista una
estandarizacin de este equipo
Impresas
No debe de representar problemas, ya que las formas deben
haber sido creadas a travs de la computadora desde un
principio
Condiciones para su llenado
De lnea
Es una forma sencilla
Su contenido se limita a datos fijos que van seguidos por
lneas para vaciar los datos
De columnas
Contiene columnas y renglones para su llenado
Se utiliza cuando los datos que se anotan(variables),
inciden en ms de un dato fijo
Clases de Formas
De casillas
Es una forma que utiliza cuadros o rectngulos (casillas)
en los cuales se coloca la informacin
Combinado
Estos modelos incluyen en su composicin ms de un
estilo
Los datos de identificacin pueden ocupar casillas, en
tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra
presentacin, para su llenado, segn la necesidades
Clases de Formas
Para que una forma facilite su comprensin y utilizacin es
necesario que cubra los siguientes requisitos:
Unidad
Divisin modular
Claridad
Agrupacin y jerarquizacin
Saturacin
Movimiento
Ritmo
Imagen residual
Visualizacin
Unidad
Debe existir unidad en el trazo, para que una forma mantenga
una imagen homognea y proporcional
Es de suma importancia que los formatos tengan un formato
de unidad, con el objeto de que los usuarios los identifiquen
con mayor facilidad
Para que los formatos tenga validez legal es necesario que
cuenten ellos con la informacin necesaria pero sobre todo
que siempre se ubiquen dichos datos en el mismo lugar para
los formatos
Visualizacin
Divisin modular
El mdulo permite ordenar y estandarizar los datos en
funcin de la saturacin de la forma
Debe ponerse especial atencin en la conservacin de su
tamao y colocacin, lo cual permite apreciar mejor los
datos y aprovechar los espacios en forma ms racional
Visualizacin
Claridad
Una distribucin correcta y accesible facilita la
comprensin para el llenado y utilizacin de los datos
Es necesario evitar los formatos que no tengan una
distribucin de columnas
Prever el espacio suficiente para dar una mejor
redaccin

Visualizacin
Agrupacin y jerarquizacin
La distribucin de datos en una forma debe efectuarse
de acuerdo con su importancia y utilidad, tomando en
cuenta la naturaleza general o especifica de los datos
Saturacin
La delineacin de una forma debe prever slo la
integracin de los datos requeridos para su
complementacin, lo cual evita que se recargue en
exceso
Visualizacin
Movimiento
La distribucin lgica en una forma facilita su llenado
por medio del movimiento en espiral
Lo cual imprime una dinmica gil a su contenido
Esto implica disear formatos que de forma muy
dinmica permitan el llenado continuo de la
informacin, nunca desorientando la direccin de
escritura
Visualizacin
Ritmo
La distribucin de datos en una forma debe contar con
un ritmo que permita a un lector o usuario percibir su
secuencia
Imagen residual
La estructura de una forma debe ser tan verstil que
permita agregar diversos recursos de apoyo y de imagen
Los que permiten fijar en la memoria del usuario
determinado tipo de mensaje y/o informacin
Visualizacin
Hojas extras
Son hojas simples sin papel carbn intercalado, que se
pueden incluir sueltas o en block
Juegos engomados
Conjunto individuales de dos o ms partes engomadas
entre si mediante un taln, las cuales son de papel bond,
que llevan una hoja de papel carbn, intercalada, la cual
no se mueve debido al pegamento
Seleccin de Producto y Presentacin
Juegos individuales con papel carbn intercalado
Conjunto de dos o mas copias engomadas entre s, con
un taln, con el papel carbn intercalado tambin
engomado
Formas continuas
Son formas que usualmente se utilizan en equipos de
cmputo
Pueden o no tener papel carbn intercalado
Las medidas pueden variar
Seleccin de Producto y Presentacin
Papel
Como materia prima base de una forma
Es conveniente considerar el tipo de uso que se le va dar, el
nmero de copias deseadas, la clase de impresin a que se le
someter y a cmo se archivar
Por lo tanto su peso, grosor y medidas son factores que
determinan su calidad y consistencia
Tintas y carbones
Elementos que complementan la concepcin y desarrollo de
la imagen de una forma
Elementos Materiales
Las formas constituyen un elemento integrante de la
dinmica administrativa de cualquier institucin
Su uso se vuelve tan generalizado e indispensable que
su manejo pasa a ser casi automtico
Una modificacin a su estructura es un paso natural,
el cual no requiere de autorizacin mltiple o de
estudios exhaustivos
Utilizacin
Cuando se presentan modificaciones radicales en los
procedimientos o estructuras organizacionales, se
hace necesario implantar un proceso ms depurado y
de mayor contenido tcnico para ajustar las formas
Cambios
Implantacin
Una vez que se han aprobado y ejecutado los cambios
en las formas, es necesario precisar el mtodo ms
adecuado para implantarlas:
Mtodo instantneo
Prueba piloto
En paralelo
Por aproximaciones sucesivas
Combinacin de mtodos
Cambios
Mtodo instantneo
Aprobacin para utilizar las nuevas formas en la institucin a
partir de una fecha determinada
Prueba piloto
Consiste en realizar un ensayo con las nuevas formas con el
fin de valorar su utilidad real antes de generalizar su uso en
toda la organizacin
En paralelo
Representa la utilizacin simultnea por un tiempo
determinado tanto de las formas tradicionalmente usadas
como de las nuevas
Mtodos de Implantacin
Por aproximaciones sucesivas
Corresponde al uso de solo algunas de las nuevas
formas para probar su funcionalidad
Una vez consolidado este paso, se adicionan nuevas
formas que siguen el mismo proceso
Combinacin de mtodos
Alternativa consistente en emplear ms de un mtodo
para implantar o cambiar una forma o parte de su
contenido
Mtodos de Implantacin
Operativamente
Cada una de las reas de la institucin que utiliza formas
para el desahogo de su trabajo diario, y que est
familiarizada con su contenido y uso
Responsables de su manejo y control
En forma especializada
Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas;
entre otras, estn las siguientes:
Nivel directivo
Personas que por su jerarqua aprueban todos los cambios
organizacionales y, por lo tanto, conocen las formas
Utilidades de apoyo tcnico
reas responsables del manejo de papelera, que cumplen la
funcin de controlar, reimprimir y almacenar formas, vigilan su
reposicin conforme a las especificaciones tcnicas y materiales de
las reas usuarias, y resguardan archivos en trnsito y definitivos
Responsables de su manejo y control
Cuestionario para el anlisis de formas
Documento que contiene en forma ordenada y secuencial la relacin de
componentes e una forma, a travs del cual es posible analizar y evaluar
su funcionalidad
Catalogo de formas
Compendio de todas y cada una de las formas que se utilizan en una
organizacin, relacionados por unidad administrativa, tipo de forma,
clave, frecuencia de uso y programa especfico al que apoya
Unidades de almacenamiento
Dispositivos en los que se puede preservar el inventario de todas y cada
una de las formas
Este tipo de recurso cumple no slo con la funcin de control, sino que
permite la recuperacin de datos en forma precisa y oportuna
Instrumento de Control