SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD)

CONCEPTO

son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el
tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en
aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación
general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.

ORIGEN DE LA APLICACION

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes
bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de
América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de
datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación legible por
ordenador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para
inventariar documentación administrativa en soporte papel.
Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la
administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los
procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del
correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que
nacen, viven y mueren en formato electrónico.

BENEFICIOS
1.Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe que
documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada persona sabe cómo encontrar
en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita.
2.Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar
que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar doble grabaciones de datos, etc.
3.Conservar la memoria de la organización, más allá de los individuos que trabajan en ella,
y así poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia,
evitando empezar de cero sobre los aspectos en los que hay experiencia acumulada.
CONTRIBUCION

Ahorros con políticas de Cero Papel Control de TODOS los Documentos de la empresa
(Facturas, PQR, Contratos, etc.). Trazabilidad (Ingreso, proceso, salida y archivo). Evita
pérdida y deterioro Agilidad en la consulta Ahorro en costos administrativos (Papel,
fotocopias, tiempos y bodegas) Acceso en Línea de documentos y procesos (clientes
internos y externos) Seguridad con Perfiles de acceso por documento

AREA A LA QUE PERTENECE

 ARCHIVO
 INVENTARIOS
 CONCLUSION

La ejecución de un Plan de Sistema de Información dentro de cualquier organización, tiene

como fin asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma información
necesaria para soportar dichos grandes objetivos.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas que son: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de información

El encontrar oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las
ventajas que brindan las tecnologías de información, pone énfasis en la vinculación entre
estrategias de tecnología y de negocios, utilizando a la TI como un facilitador para
transformar la infraestructura y procesos de negocio.