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ENERO-JUNIO 2003

UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN E


I N F O R M A C I N D E ARCHIVOS
Carlos Carrero Gutirrez Consejeria de Economa y Administracin Pblica Servicio de Archivos Administrativos y Documentacin Gobierno del Principado de Asturias

Introduccin

La incorporacin de las nuevas tecnologas, como todos sabemos, se produce de forma lenta, aislada y con un xito muy dispar en el mundo de los archivos. Son muchos los que cayeron en la tentacin de mostrar el retraso que los archivos presentan frente al desarrollo en la automatizacin de las bibliotecas. Es cierto que los primeros intentos de automatizar los procesos de gestin en bibliotecas datan ya de 1927 con el controlador de altas de Dickman o los mtodos fotogrficos de control de los prstamos de los aos cuarenta, mientras que la primera vez que se aborda el tema de la automatizacin en los archivos es en el Congreso Internacional de Archivos de 1964, donde slo se contemplaba, en principio, para cuestiones estadsticas. No es hasta el ao 1972 cuando el Consejo Internacional de Archivos funda el Comit para la Automatizacin. Son muchos los motivos que se barajan para explicar este retraso: falta de normalizacin, recursos limitados o desconfianza de los archiveros hacia las nuevas tecnologas, entre otras. Puede que estas causas, sin duda, hayan contribuido a la ralentizacin de este proceso de incorporacin de nuevas tecnologas a los archivos, aunque, a mi entender no son los nicos indicadores. Muy al contrario, pienso que deberamos indagar ms en la propia naturaleza de los archivos y en la tradicional ausencia de vocacin de servicio de los archivos derivada, principalrnen-

te, del tipo de documentacin que gestionan. El material que se maneja en las bibliotecas y en los archivos es diametralmente opuesto. El primero nace para ser ledo, consultado y vivido, el segundo, en cambio, nace como consecuencia del desarrollo de las funciones que las empresas, instituciones y organismos tienen asumidas. A esto hay que sumar que los libros, al contrario de lo que ocurre con los documentos administrativos, no son documentos nicos, sino que de un mismo ttulo podemos encontrarnos infinidad de ejemplares. Esto hace que las bibliotecas potencien las tcnicas que les permitan, por ejemplo, compartir e intercambiar las descripciones bibliogrficas, realizar adquisiciones compartidas, editar catlogos conjuntos, etc. y todo ello apoyado en una potente base tecnolgica y en un desarrollado sistema de normalizacin de procesos y tcnicas. Los archivos no comparten este punto de ah que vivan de una forma mucho ms independiente. Podramos decir que la evolucin de las competencias en los archivos discurre de forma paralela al desarrollo y adopcin por parte de stos de los sistemas de gestin automatizada. En una primera fase, el archivero se limitaba a ser mero receptor pasivo de los documentos que de forma ms o menos ordenada reciba desde la organizacin, posteriormente, se involucrara en la gestin del ciclo vital de los docu-

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mos en cuenta el constante desarrollo de la tecnologa informtica y de las telecomunicaciones, es lgico que la base tecnolgica de las instituciones tienda hacia la integracin de sistemas, que posibiliten una gestin compartida y racional, con una base informativa nica y veraz. As las cosas, la diversidad de sistemas, herramientas y bases de datos va a dejar paso a un conjunto imbricado de instrumentos, lo que va a permitir una mayor homogeneizacin, normalizacin y armonizacin de tareas en los diferentes niveles dentro de la gestin documental de las organizaciones. Estamos hablando de una red de herramientas corporativas que distribuyen informacin al entorno y cuya gestin ser centralizada, ejercindose de forma independiente, aunque no aislada, al resto de herramientas del sistema. As por ejemplo, durante el proceso de tramitacin de expedientes se ir incorporando informacin residente" (Daz Rodrguez,

rnentos, para en un ltimo momento, participar a travs de comisiones interdisciplinares en la gestin administrativa, colaborando en el diseo de las herramientas de gestin automatizada de procedimientos. Por tanto, participar en el desarrollo del catlogo de procedimientos, definiendo las series documentales, realizando la valoracin de las mismas, incorporando la normativa que desarrolla cada procedimiento; disearemos la estructura de los datos, por ejemplo de terceros, siguiendo las normas internacionales, en este caso las ISAAR (CPF). En definitiva, se partir del estudio y articulacin de los flujos de gestin de documentos de archivo...no y a desde la creacin del documento, sino desde un poco ms all, desde la definicin de los propios procedimientos y procesos que van a dar lugar a la aparicin de los documentos (Daz Rodrguez, 2001).
2. El Sistema Gestor de Archivos dentro de la Organizacin

Los Sistemas Gestores de Archivos (SGA) han evolucionado hasta convertirse en herramientas de gestin integral, que permiten cubrir el ciclo vital de los documentos, desde su fase de tramitacin administrativa hasta su definitiva transferencia al Archivo Histrico. Es por ello, que todo diseo de un Sistema Automatizado de Gestin de Archivos debe huir de las tradicionales herramientas de corte autnomo y disgregador. Hablamos de instrumentos que gestionaban la documentacin que llegaba al archivo, sin entablar ninguna conexin con el proceso de tramitacin administrativa, e incluso sin aprovechar la informacin contenida en la propia institucin y que se vea constantemente duplicada, poniendo en peligro, de ese modo, la integridad y consistencia de los datos. No es necesario recordar que tanto las Administraciones Pblicas como las empresas privadas evolucionan hacia una mayor cornplejidad estructural, al tiempo que asumen mayores funciones y competencias dentro de una sociedad y un mercado cambiantes. Si adems tene-

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2001) que conformar la estructura de datos que el archivo heredar de todo el proceso anterior y que se completar en la fase final de archivo con la incorporacin de la informacin de control propia de este ltimo estado. Esta eleccion, sin embargo, implica una mayor dependencia de la plataforma elegida sobre la que se soporta toda la gestin administrativa y documental. Aunque procuraremos que las herramientas sean lo ms flexibles posible, para hacer frente a los cambios que se vayan produciendo dentro de las organizaciones, al tiempo que los forrnatos de los datos y estructuras de las bases de datos sean compatibles en previsin de futuras actuaciones. El sistema elegido debe colmar las necesidades de gestin de forma totalmente automatizada, desde la entrada en Registro hasta la custodia final en el Archivo Histrico.
La tendencia en la produccin documental es la de una paulatina sustitucin de los soportes tradicionales por los documentos electrnicos. Si bien el soporte de la informacin va a mudar del papel a lo electrnico, en cualquier caso, seguir siendo retlejo de la produccin administrativa de las instituciones (DOLLAR, 1994) y como tal debemos tratado. Las tareas fundamentales en la gestin de archivos no se modificar sustancialmente, limitndonos a aprovechar las posibilidades que nos otorga la constante evolucin de la tecnologa. Incluso la custodia de estos documentos electrnicos seguir siendo una funcin competencia1 del Archivo, que aunque no fsicamente s lo gestionar lgicamente; esto es, en lugar de gestionar depsitos, cajas y carpetas, gestionaremos directorios y ficheros. Por tanto, los archivos garantizarn la conservacin y acceso a estos documentos electrnicos, realizarn las tareas de descripcin y participarn en el diseo del sistema de gestin de los mismos, de manera que se garanticen su autenticidad, fiabilidad y durabilidad (McDonald, 1999). Por tanto, el SGA debe garantizar el acceso a estos documentos electrnicos, asegurando la

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integridad de la informacin que contienen y la durabilidad del o de los soportes, y lo ms importante, dar fiabilidad de su autenticidad aun cuando cambien de soporte o elemento tecnolgico de gestin. Sin embargo, la tarea del Archivo no debe limitarse al ciclo vital de los documentos, sino que, aprovechando su conocimiento de los procesos administrativos, las funciones de la organizacin y los ciclos por los que transcurre la vida de los documentos, participar, como apuntamos ms arriba, en la definicin de los modelos de datos del sistema automatizado de gestin de procedimientos administrativos.

3. El diseo del Sistema Automatizado de Gestin de Archivos

El proceso de adopcin de un Sistema Gestor de Archivos debe pasar invariablemente por un estudio previo de carcter exhaustivo, en el que se definan todos los requerimientos y funcionalidades que la herramienta debe incorporar. Obvia decir, por tanto, que deber ser el software el que se adapte, en virtud de lo establecido en ese Anlisis Funcional previo, a las exigencias archivsticas y necesidades de la organizacin (Perpiny i Morera, 1996) y no el archivo al elemento tecnolgico. La experiencia nos dice que, frente al desarrollo de herramientas ad hoc, la opcin ms oportuna es la adaptacin de algn paquete comercial existente en el marcado. Las razones son obvias: Aportan la experiencia de su implantacin en otros archivos. Garantizan una actualizacin permanente del
software.

Ofrecen mayor capacidad para la adopcin de modelos normalizados de tratamiento archivstico.

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lisis funcional y que cubre todas las tareas establecidas (prstamos, carga y modificacin de registros, consultas y bsquedas, transferencias, etc.)
Formacin de usuarios: el conocimiento del proyecto por parte de los futuros usuarios de la

Incluyen formatos compatibles para el intercambio de informacin con sistemas externos. Permiten el desarrollo de entornos anlogos al de gestin archivstica para el resto de sistemas de la organizacin (integracin de sistemas).
' .

Como contrapartida, debemos asumir cierto riesgo por la dependencia que indudablemente vamos a tener del sistema finalmente adoptado, sobre todo si forma parte de un conjunto de herramientas corporativas sustentadas en una misma plataforma tecnolgica. Pues bien, dentro del proceso de implantacin del SGA en la organizacin observamos las siguientes fases:
Definicin del proyecto: conlleva un detallado estudio de la organizacin, de sus funciones, produccin administrativa, estructura orgnica, servicios que ofrece, etc. Como resultado de esta fase obtendremos un documento de Anlisis funcional en el que van a especificarse los requerimientos que debe cumplir el programa de gestin. De una incorrecta definicin en este momento se derivar una herramienta inadecuada, que repercutir en el desarrollo de las tareas archivsticas, produciendo, por tanto, una frustracin de las expectativas. Esta fase puede realizarla una comisin interdisciplinar de la propia institucin, una empresa de consultora especializada en temas archivsticos o una grupo mixto formado por ambas partes.

herramienta ha de ser directo y debe tener carcter participativo, atendiendo a las aportaciones que stos puedan realizar. Esto redundar, sin duda, en un sistema ms completo, as como en una mayor motivacin del personal.
Explotacin del SGA: debe contar con todas las funcionalidades activadas, al tiempo que se incorporan la totalidad de los fondos administrativos de la institucin a travs de una migracin global. Es el momento de implantarlo en toda la organizacin.
Acceso web: una vez completadas todas las

fases de implantacin y tras certificar que el sistema funciona satisfactoriamente, se dispondr su publicacin en la Web, mxime tratndose de una Administracin Pblica, una entidad cientfica o una fundacin cultural, de forma que se asegure el acceso de los usuarios externos (interesados o investigadores) a 1a documentacin.

4. Mdulos y funciones generales del Sistema de Gestin de Archivos

Funciones de control del sistema


GESTIN DEL CUADRO DE CLASIFICACIN

Diseo de la herramienta: seguir fielmente los parmetros establecidos en el documento de Anlisis funcional.
Implantacin: se partir de una migracin de datos parcial para el anlisis de la herramienta. Puede aplicarse un periodo de prueba en puestos estratgicos de la organizacin para comprobar que, efectivamente, la aplicacin tiene todas las funcionales indicadas en el An-

El cuadro de clasificacin conlleva una lnea de comunicacin jerrquica (flujo de trabajo) desde los productores hasta la gestin centralizada de procedimientos administrativos, pasando por el administrador del Sistema Gestor de Archivos que actuar como catalizador entre unos y otros. Este proceso implica la interaccin de personas, lo que supone una integracin tecnolgica entre los diferentes siste-

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mas de gestin de carcter corporativo. La decisin final para la modificacin del cuadro de clasificacin depender de una comisin interdisciplinar que, tomando como base la informacin contenida en el catlogo de procedimientos, formalizar las propuestas iniciales de los rganos productores.
GESTIN DE SERIES DOCUMENTALES (ANLISIS,

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porar informacin complementaria que condicionar las funciones que los rganos van a realizar en su relacin con el archivo, a saber: usuarios adscritos, archivo destino (en rganos productores), depsito que albergar su documentacin una vez transferida, etc. El sistema va a limitar el acceso de los usuarios a la estructura orgnica, hacindoles accesible exclusivamente su sector o nivel jerrquico.
Funciones de descripcin

VALORACIN Y SELECCIN)

Discurrir a travs de cinco reas que culminar con el informe final que la Comisin de Valoracin utilizar para la seleccin documental. Son los siguientes:

rea de identificacin: en esta rea se aporta informacin genrica con la que vamos a particularizar una serie documental dada.
rea de valoracin: utilizado para indicar el valor particular y los plazos de vigencia, rea de seleccin: en ella se realizarn las propuestas de conservacin o eliminacin de las series o fracciones de series documentales.
rea de control: se incorpora la informacin de control del proceso de Anlisis y valoracin y del tcnico que la realiza.
rea de conservacin o eliminacin: se presen-

Se trata de la base tecnolgica para la descripcin multinivel, desde el nivel de fondo hasta el de documento simple. Estas descripciones se regirn por las diferentes normas internacionales de descripcin documental ISAD (G) e ISAAR (CPF), as como por alguno de los modelos que permitan el intercambio y reutilizacin de los datos contenidos en nuestro archivo, como pueden ser el formato MARC, EAD o la inclusin de Metadatos. Contendr un sistema autnomo para la gestin de materias y facilitar el acceso a un tesauro como apoyo en la gestin de contenidos de los registros administrados en la base de datos. Debe permitir la eliminacin de todas las tareas reiterativas que impliquen penalizar el proceso de descripcin con repeticin de informacin, al tiempo que se apoyar en ficheros y tablas auxiliares con informacin residente. La extraccin de la informacin de las bases de datos corporativas nos permitirn trabajar con informacin veraz y nica.
Funciones de atencin al entorno
GESTIN DE USUARIOS

ta toda la informacin de control prevista para la Comisin que ha de resolver el proceso.


GESTIN DE L A
E S TRU C T U RA ORGNICA

La gestin de la estructura orgnica se centralizara en una base de datos corporativa que, de forma independiente, ofrecer informacin a toda la organizacin. El administrador del SGA extraer la informacin contenida en la base de datos de organizacin para que pueda ser visualizada por todos los usuarios del programa. Adems de la informacin inicial obtenida tras la integracin de ambas herramientas, el administrador del SGA optimizar los datos heredados para que puedan ser totalmente operativos en el desarrollo de las funciones del archivo. As, por ejemplo, este mdulo incor-

Las funciones de control de usuarios correr a cargo del administrador del sistema. En este proceso va a producirse la imbricacin de tres reas bsicas para el SGA, como son: la gestin de usuarios, la gestin del organigrama de la organizacin y la base de datos de terceros (externa).

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GESTION DE PRSTAMOS Y PETICIONES

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Para la realizacin de las consultas a la base de datos, el SGA dispondr de diversos sistemas de interrogacin que posibiliten el acceso tanto de aqullos que cuenten con conocimientos previos y que diseen la estrategia de bsqueda de forma autnoma; c o m o de las personas que precisen asistencia o apoyo para culminar el proceso de consulta. Asimismo, debe permitir la gestin plenamente automatizada, desde la solicitud realizada telemticamente en los terminales de los usuarios hasta la gestin del mismo que, de una forma centralizada, se realizar desde el archivo. Se gestionarn las autorizaciones, los prstamos vencidos, las solicitudes de prrroga y las devoluciones, en cuyo caso proceder a la reincorporacin automtica de los documentos al depsito. Evidentemente, las demandas de documentos en prstamo se cursarn cuando el solicitante sea el productor de los mismos. En caso contrario solamente se autorizarn con carcter excepcional; para ello, el sistema dispondr de un dispositivo de flujo de trabajo a travs del cual el peticionario, el productor y el propio archivo se comuniquen para la autorizacin de dicha solicitud.
GESTIN DE L A SALA DE CONSULTA

de cada reproduccin, etc.) y vigencia del presupuesto.


Gestin del servicio de reprografia: se refiere a la realizacin concreta del servicio de reprografa. En este apartado encontramos la siguiente informacin: investigador, motivo, unidad a reproducir, nmero de copias y presupuesto pre. . visto para el servicio.
Funciones de Ingreso/Salida
GESTIN DE LAS TRANSFERENClAS

Correr a cargo del encargado de sala, habr descrito la sala de consulta cuya estructura estar reflejada en este mdulo y que servir como apoyo a la gestin de las peticiones por parte de los investigadores.
GESTIN DEL S ER V I C I O DE REPROGRAFA

La aplicacin debe incluir las siguientes funcionalidades :


Elaboracin de los calendarios de transferencias correspondientes a las campaas anuales y que el programa disear automticamente a partir de la informacin que el sistema posee sobre procesos anteriores. Cumplimentacin de las previsiones de las transferencias, donde se indicar, para organizacin interna del archivo, el volumen y tipos

Va a incluir dos secciones: Definicin del servicio de reprografla: se establecern los datos maestros sobre los que se van a basar todas las gestiones posteriores. La informacin que incluir ser: tipo de reprografa (fotocopia B/N DIN-A 4, reproducciones fotogrficas, reproducciones de microfilms, etc.), el precio (precio mnimo,

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documentales que van a enviarse; hablamos al nivel de series documentales. Elaboracin de las relaciones de transferencia, en las que se representar el contenido de la documentacin a transferir; hablamos al nivel de unidades documentales.

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GESTIN DE HERR A MIE N T A S DE D E S C R I P C I N

GESTIN DEL ESPACIO

Tras la labor inicial de definicin fsica de los depsitos, el SGA debe gestionar, sin intervencin manual alguna, la incorporacin de fondos provenientes de una transferencia a los depsitos. Cuando se trate de documentos electrnicos el sistema debe ser capaz de gestionar los ficheros en los que se custodien. La frmula podra ser la definicin de una estructura de ficheros en los que se represente el cuadro de clasificacin de los fondos, u n nmero determinado de ficheros sin estructura previa o diversos ficheros establecidos en funcin de la estructura interna y el formato de los documentos.
GESTiN DE LOS EXPURGOS

Debe ser una herramienta lo suficientemente gil y flexible como para permitir editar a cada gestor sus propias herramientas de descripcin. Esto es, no slo indicaremos el contenido de los documentos sino que seremos nosotros quienes decidamos cuestiones tales como formato, fichero de destino, edicin de ndices, encabezados y pies de pgina o simplemente la publicacin del documento desde un programa de edicin de texto convencional.
Otras WEB

La consulta de la documentacin se facilitar a travs de la Web, junto a las dos vas convencionales, esto es presencial o por medio de la intranet de la organizacin, ya se trate de investigadores o de personal interno. Par ello ser necesario elaborar un modelo intermedio que establezca la informacin que ha de mostrarse al usuario, el formato de presentacin y el sistema de interrogacin al sistema.
F LUJO DE TRABAJO CON OTRAS HERRAMIENTAS
CORPORATIVAS

En lo relativo a la eliminacin de documentacin el programa de gestin actuar en tres niveles, a saber: notificacin de los documentos con caducidad administrativa, elaboracin de los informes para el proceso de expurgo y la eliminacin de la base de datos a travs del vaciado del espacio que ocupaban en los depsitos.
Funciones de explotacin
GESTIN DE ESTADfSTICAS E INFORMES

Para la optimizacin de este sistema de integracin que proponernos, deber disearse un flujo de trabajo que posibilite la intercomunicacin entre todas las herramientas corporativas, con el fin de intercambiar, corregir incoherencias o proponer cambios en los contenidos informativos que comparten.
Conclusiones

Se definirn todos aquellos informes que favorezcan los trabajos bsicos de gestin y la toma de decisiones por parte de los niveles directivos (prstamos, investigadores, reprografa, peticiones, transferencias, valoraciones, ocupacin de los depsitos o cuestiones relacionadas con desarrollo de las labores tcnicas del personal).

El diseo de un Sistema de Gestin de Archivos implica un perfecto conocimiento de la organizacin, as como de las funciones que el archivo aporta a la gestin documental de la misma. Del estudio pormenorizado de ambos parmetros debe ex traerse un Anlisis funcional que rija todo el proceso de creacin y puesta en marcha de la aplicacin de gestin.

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los procesos, que deriva en una mayor fiabilidad de la informacin contenida en el sistema; mayor capacidad para la toma de decisiones directivo/estratgicas; mejora del servicio hacia el cliente o ciudadano, gracias a una ms eficaz y rpida respuesta a sus necesidades; mayor control sobre procesos, lo que derivar en una optimizacin de recursos tanto materiales como humanos.
Bibliografa

El Sistema de Gestin de Archivos participar en la gestin integral de los documentos, tanto a lo largo de su ciclo vital, como en la definicin de los propios procedimientos administrativos que determinan la produccin administrativa de la organizacin.

Los Sistemas de Gestin de Archivos no deben entenderse como instrumentos independientes dentro del conjunto de herramientas corporativas de las organizaciones, sino que intervendrn como parte activa en el Sistema integrado de gestin administrativa.
La centralizacin de funciones debe regir el desempeo de la herramienta, de modo que se eviten inconsistencias, se unifiquen criterios y se motive al personal encargado de las mismas al sentirse responsable de una parcela dentro de la gestin del archivo. La adopcin de las Normas internacionales sobre descripcin o formatos de intercambio de informacin debe ser un criterio de obligado cumplimiento. El factor humano es, sin duda, tan importante como el factor tecnolgico en todo proceso de automatizacin de un archivo. No olvidemos que la implantacin de un nuevo SGA implica cambio de hbitos, aparicin de nuevas competencias o funciones y una mayor normalizacin de los procesos. Por tanto, tenemos que dejar claro al personal del Archivo que ellos tambin son partcipes del proceso de automatizacin, que deben aportar todas las sugerencias que consideren oportunas y que, sobre todo, la automatizacin no implica ruptura con la metodologa de trabajo, sino que se trata, ms bien, de un cambio de forma, de medio para realizar las mismas funciones. Aunque la incorporacin de un Sistema de Gestin de Archivos al proceso de gestin administrativa de las empresas no pueda contabilizarse como aumento de la productividad, sin embargo tenemos otros parmetros algo ms intangibles que pueden indicarnos la bondad de tal medida, tal como: mayor fiabilidad de

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