CREATIVIDAD EMPRESARIAL

UNIDAD 1.
LA CREATIVIDAD Y EL ESPÍRITU EMPRENDEDOR
Programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
 UNIDAD 3.

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos

SDGEA y SGD

José Eliecer Silva

Mag. Ricardo A. Botero Rios

Docente

Tarea de

DOCUMENTOS DIGITALES

GRUPO 03

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

2018
 Tabla de Contenidos

Introducción ........................................................................................................................ 4

Objetivos.............................................................................................................................. 5

Ensayo comparando un SDGEA y SGDE…………………………………………………6

Mapa mental ................................................................................................................... ….9

Concluciones ..................................................................................................................... 10

Bibliografia ........................................................................................................................ 11
 INTRODUCCION

La gestión documental es de vital importancia para todas las organizaciones por ser un

aspecto de la administración pública que permite tener la información de relevancia para la

toma de decisiones. En Colombia se han adaptado estándares internacionales para definir

aspectos y requerimientos claves en materia de Sistemas de Documentos Electrónicos de

Archivo (SGDEA), ya que los avances tecnológicos han traído cambios sustanciales en las

políticas y prácticas archivísticas en todo el mundo, La modernización y tecnificación de los

sistemas de gestión documental significan mayor transparencia y celeridad en el acceso de

la ciudadanía a la información pública, lo cual es un derecho constitucional.

La aplicación de un programa de SGDEA sirve para el manejo, gestión, conservación,

publicación y trabajo sobre documentos electrónicos según lo afirman Castro, L., Giraldo,

L., Hernández, F, Que también dice que se puede utilizar para la gestión de documentos

físicos, el cual debe garantizar su integridad.

Como futuros profesionales en ciencias de la información y la documentación, archivística

y bibliotecología debemos conocer de antemano este sistemas sus diferencias, ventajas y

generalidades.
 OBJETIVO GENERAL

Evaluar y conceptualizar sobre el SGDEA y SGDE conociendo sus diferencias,

características y resaltar las ventajas de estos sistemas de gestión documental en

la nueva era de la tecnología de la información.

Objetivos específicos:

 Conocer la importancia y características del SGDEA

 Reconocer las ventajas y diferencias comparando un sistema de

Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SDGEA y SGDE.

 Identificar y definir que es la Gestión de Documentos Digitales.

 ENSAYO

Comparando un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivos - SDGEA y SGD

Cada día las organizaciones y las personas generan una gran cantidad de documentos

electrónicos y en papel, los cuales son archivados, borrados o subidos digitalmente sin

ningún tipo de control. Para nuestro caso de estudio como archivistas, es menester

preguntarnos qué va a pasar con tantos documentos u archivo electrónico. ¿Conocemos a

fondo los sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SDGEA y

SGDE?

Pensando en el futuro y teniendo en cuenta los cambios tecnológicos y el acelerado

desarrollo y expansión de las TIC, y la gran demanda de búsquedas de datos de forma

rápida, precisa y oportuna en grandes volúmenes de información y el impacto del uso del

papel, ha generado la necesidad de incorporar herramientas tecnológicas en la gestión, uso

y almacenamiento de información y documentación en las entidades u organizaciones. De

ahí la importancia de profundizar en la aplicación y conocimiento de los sistemas de

gestión documental (SDGEA y SGDE).

Muchas instituciones en este siglo tecnológico aún están en la era de las A:Z y archivos

donde no existe ninguna norma ni programa de gestión documental, de ahí la importancia

de indicar que el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones implica el

acceso, uso, disponibilidad, conservación y preservación y la disposición final de la

información, garantizando su autenticidad, veracidad, integridad, confiabilidad, en las

diferentes etapas del ciclo vital de los documentos, siempre observando los principios y
procesos archivísticos, de conformidad con lo ordenado en los artículos 19, 21, 46 a 49 de

la Ley 594 de 2000, los que aplican por igual para los archivos electrónicos y físicos.

Así pues, la gestión del documento electrónico es compleja y requiere de unas políticas,

lineamientos y prácticas que deben tener las organizaciones claramente definidos y

adoptados en la entidad en su Programa de Gestión Documental, Se han establecido

diferentes procesos de gestión documental y no se discrimina cuáles deberían ser

implementados por un SGDE (Gestor Documental) y cuáles por un SGDEA (Archivo

Electrónico). Así las cosas, para hacer de la gestión del documento electrónico una tarea

más sencilla y efectiva se deben conocer a fondo las características de estos dos sistemas.

Según el archivo general de la nación donde afirma “Conceptualmente se encuentran

diferencias entre las características de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos -

SGDE y un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA,

correspondiendo a la primera definición, a un sistema de información que integra todas las

actividades centradas en la gestión de documentos electrónicos que no necesariamente son

documentos de archivo, ni están armonizados con los procesos de la gestión documental

(documentos en producción, revisión, gestión o tramite) aunque pueden llegar a serlo, la

segunda definición” Implementación SGDEA pag. 16.

Un SGDEA Proporciona un repositorio seguro para la conservación de los documentos

permitiendo su gestión pero Prohibiendo su modificación, una vez declarado el documento

como documento de a archivo, y Sólo se conserva la versión final, que no podrá ser

modificada ya que la eliminación de documentos está prohibida excepto en:

• Transferencias de un archivo a otro

•Si se han cumplido con el tiempo establecido en la TRO

• Sí la Disposición final es eliminación

En cuanto a la clasificación documental es Obligatoria, ya que es necesario un Instrumento

archivístico que permita la clasificación documental da la entidad, acorde a sus estructura

orgánico -funcional, y por ultimo las políticas de conservación son indispensables ya que es

necesario que el SGDEA soporte el establecimiento de los criterios de retención y

disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones

documentales.

Por otro lado el objetivo de un SGDE es Facilitar la gestión de documentos en el trabajo

diario (Documentos en producción, gestión y trámite) y su gestión es Permitida pudiendo

definir y aplicar controles de acceso a los documentos, pero al contrario del SGDEA su

modificación es permitida, y pueden conservarse varias versiones de un mismo documento,

y su eliminación y clasificación son opcionales.

La implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos al interior de las

entidades impone una nueva forma de hacer las cosas y para ello es necesario contar con

profesionales en la materia, técnicamente capacitados para comprender y hacer

comprender a la organización la importancia de contar con instrumentos archivísticos para

la recepción, trámite y preservación de la documentación física y la electrónica, con el fin

de garantizar el derecho constitucional de la ciudadanía de acceder a la información pública

que reposa en todas las entidades del Estado Colombiano y en todos los niveles de la

administración.
 MAPA MENTAL

url: https://www.goconqr.com/es-ES/mind_maps/15753292/edit
 CONCLUSIONES

Para finalizar este taller queremos incitar a la reflexión sobre la importancia de los

SGDE (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos, también conocido como

Gestor Documental) y cuáles por un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo, o Archivo Electrónico).

Mediante el ensayo donde se comparó un sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivos - SDGEA y SGDE se logró dar respuestas concretas y se

adquirieron conceptos claros en cuanto a la diferencia entre estos dos sistemas

Estos conocimientos adquiridos son un gran aporte en nuestra formación como

futuros profesionales en ciencias de la información.

 BIBLIOGRAFIA

Archivo General de la Nación y otros, Guía No. 6 Cero Papel en la administración

pública, Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos. Recuperado de:

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-

files/da4567033d075590cd3050598756222c/guia-6-sistemas-de-gestin-

dedocumentos.pdf

AGN - MINCULTURA. (2017). Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA | Observatorio TIC.

Observatoriotic.archivogeneral.gov.co. Recuperado de:

http://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/project/guia-de-implementacion-de-

unsistema-de-gestion-de-documentos-electronicos-de-archivo-sgdea/

MoReq: modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

Recuperado de:

http://archivista.wordpress.com/2007/02/01/moreq-modelo-de-requisitos-para-la-

gestion-de-documentos-electronicos-de-archivo/