Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
UNIDAD 1 - Generalidades de Los Presupuestos
UNIDAD 1 - Generalidades de Los Presupuestos
OBJETIVOS DE LA UNIDAD.
INTRODUCCION
Todo proceso administrativo está orientado por una serie de funciones básicas que se han
enunciado desde Frederic Taylor, pasando por Henry Fayol, Elton Mayo, Max Weber, Koontz,
O´Donnell, Peter Druker y otra serie de gurús del área de la administración. Al estructurar
dichas funciones en la aplicación de una administración cada día mas dinámica y moderna, se
desarrollaron una serie de labores que culminaron con lo que se ha dado en llamar “enfoque
presupuestal”, el cual no es otra cosa que una integración de la Planeación, el Control y la
armonía generada por la Coordinación dentro del proceso administrativo.
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un fin
determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se
desarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos fundamentos que integrados en una sola
cosa dieron por resultado lo que se conoce como Presupuestos. Hay quienes desdeñan esta
herramienta utilizada en el manejo de la administración empresarial argumentando que
depende del pronóstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, pero
la mayoría de los administradores modernos consideran los presupuestos como una de las
principales armas con que cuentan para el manejo eficaz de sus negocios.
1.2 D E F I N I C I O N.
Por sus raíces latinas Pre: antes y Supuesto: Hecho, presupuestos significa “antes de lo
hecho”.
Presupuestar. Tr. Formar el cómputo de los gastos o ingresos, o de ambas cosas que resultan
de un negocio público o privado. 2 Incluir una partida en el presupuesto del
2
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
Presupuesto, ta. p.p. irregular de presuponer. 2. m. Motivo, causa o pretexto con que se
ejecuta una cosa. 3. Supuesto o suposición. 4. Computo anticipado del coste de
una obra o de los gastos y rentas de una corporación. 5. Cantidad de dinero
calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana, de un
viaje, etc. 6. ant. Propósito formado por el entendimiento y aceptado por la
voluntad.
Sweeny y Rachlin los definen como “La presentación ordenada de los resultados previstos de
un plan, un proyecto o estrategia” 1
Jorge Burbano los define como: “Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone
alcanzar la administración de la empresa en un período, con la adopción de las estrategias
necesarias para lograrlos” 2
Para Cristóbal del Rio González, el presupuesto “es un conjunto de pronósticos referentes a un
lapso precisado” 3
3
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
Los programas de presupuestos cuantifican los planes administrativos y los ayudan a evaluar.
¿Que Comprenden?
4
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
Privados: son los de las entidades o personas que buscan principal, aunque no
necesariamente, una utilidad económica o de lucro.
Estratégicos: son los presupuestos a largo plazo. Tienen una visión general en el
alcance de las actividades. Están orientados hacia el logro de los objetivos.
Tácticos: son presupuestos a corto plazo (los más conocidos) son los generales de
todas las empresas. Muestran los planes del período normal del ejercicio anual. La
visión en el alcance de las actividades es detallada. Están orientados hacia el logro de
las metas específicas.
Se dividen en Flexibles (variables) o Fijos (rígidos). Esta clasificación es útil para ajustar las
provisiones presupuestarias de gastos al nivel de actividad proyectado de un centro de
responsabilidad en el sentido de que nos permite visualizar cual debe ser el comportamiento de
cada partida de gastos ocasionados en un centro de responsabilidad, en la medida en que el
volumen o la actividad en dicho centro aumenta o disminuye.
5
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
Principales: aquellos que son una especie de resumen, en los cuales se presenta lo
básico o general de un área especifica o de la empresa.
6
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
tradicional,...
Hay quienes creen que los negocios pequeños se pueden manejar y supervisar personalmente
por sus dueños o administradores en todas sus actividades y realmente han tenido éxito.
También hay personas que consideran necesario adoptar un presupuesto formal y buenos
sistemas de control presupuestal. Realmente el que un negocio sea pequeño no hace
innecesario efectuar una planeación y control de sus actividades y logros. La Planeación y el
Control, como dos de las funciones básicas de la Administración, son tan necesarias en las
pequeñas empresas como en los grandes emporios.
Resumiendo vemos que se define como presupuesto la presentación formal de los planes y
objetivos de la dirección que cubren todas las fases de las operaciones en un período
determinado. No existe herramienta administrativa que ofrezca tanta dirección operacional
como un presupuesto bien planeado y con sentido común. Este permite la participación de
todas las partes de la organización y facilita el establecimiento de las metas y de los objetivos
de la empresa.
7
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
También facilita la toma de decisiones y la coordinación de las actividades de los grupos que
conforman la organización. Finalmente proporciona medidas objetivas para evaluar el
desempeño y las metas de rendimiento de la empresa.
De ahí que los presupuestos derivan su importancia en el hecho mismo de que la gestión
financiera debe programarse con base en una medida patrón que permita evaluar los resultados
de las operaciones de la organización y la eficiencia y eficacia de las decisiones.
Debido a su naturaleza, el área de presupuestos está relacionada en las empresas con las de
Finanzas, Administración de Personal, Ventas, Mercadotecnia y Producción. Es decir, se
relaciona con todas las áreas de una empresa. (Ver Figura 1.1).
Los presupuestos se basan en el sistema contable para poder desarrollarse, debido a que:
La contabilidad proporciona los datos históricos que sirven para analizar y proyectar
el futuro.
Los datos valorizados de un presupuesto se presentan en formatos contables, y
Los datos reales para el análisis de las variaciones son suministrados en gran parte
por la contabilidad de la empresa.
8
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
OBJETIVOS GENERALES
METAS ESPECÍFICAS
FACTI-
SI BLE NO
PROGRAMAR ELABORAR
ACTIVIDADES PRESUPUESTOS
Figura 1.1
Dos de las funciones básicas tradicionales tienen en los presupuestos una herramienta
fundamental, debido a que la gestión presupuestaria moderna es esencialmente un proceso de
planeación y control, adicionalmente hace parte fundamental de la función de Coordinación.
9
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
Los presupuestos se basan en la convicción de que una administración puede y debe controlar
el futuro de la empresa mediante la toma de una serie continua de decisiones bien concebidas:
Prosperidad Planeada vs. Caso Fortuito.
Una de las etapas más importantes del proceso administrativo es la planeación, ya que si se ha
aceptado que la administración consiste en "hacer a través de los otros" es obvia la necesidad
de conocer previamente lo que "pretende hacerse o alcanzarse" como finalidad de la
administración.
Las decisiones tomadas en el proceso de planeación deben ser Anticipadas, es decir se toman
10
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
De acuerdo con el tiempo se presentan dos tipos de planeación en una empresa, a saber:
Planeación táctica y Planeación estratégica.
La Planeación supone que el estado futuro de una entidad podrá ser mejorado por una
acción administrativa continua, con base en esto, Rusell L. Ackoff en su libro A Concept
of Corporate Planning5 sugiere que durante el proceso de Planeación la administración
de una entidad debe emplear tres tipos diferentes de "proyecciones", a saber:
11
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
La forma como se visualiza la empresa unos años adelante se denomina Visión. Lo que
se espera tener constituido y arraigado en un futuro no muy lejano (mediano plazo).
Las Metas nos muestran los objetivos generales enfocados más claramente al detallar
explícitamente el lapso de tiempo para alcanzarlas, unas cifras cuantitativas, y unas
subdivisiones administrativas con asignación de responsabilidades.
Los medios o la manera para alcanzar las metas fijadas se denominan políticas y
tácticas. Las políticas constituyen la forma por medio de la cual las metas fijadas van a
lograrse. Son las guías para la toma de decisiones y se establecen para situaciones
repetitivas o recurrentes en la vida de una estrategia. Las tácticas son guías para la
toma de decisiones sobre la marcha, de acción inmediata. Por ejemplo: La táctica en la
guerra (la decisión es inmediata, no hay tiempo para consultar).
Observe que una suma de tácticas puede ser una política y una suma de políticas
conlleva a una estrategia.
12
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
Francisco Javier Palom Izquierdo dice que “La gente no suele hacer aquello que se le dice, sino
aquello que se le controla”6.
El control de la empresa, otra de las funciones básicas del proceso administrativo, se ejerce en
términos generales como un sistema de comparaciones: "lo que debe ser" con "lo que es", para
lo cual es necesario establecer previamente los objetivos y metas (logros) que se buscan
alcanzar como consecuencia de las operaciones normales de la empresa para poder medir o
evaluar posteriormente lo que realmente se ha hecho.
El Control se puede definir como todas aquellas acciones que se hacen para asegurar el
logro de los objetivos, metas, planes, políticas y estándares planeados. Algunos autores lo
definen como el conjunto de procedimientos administrativos que nos permiten medir las
desviaciones entre las metas y logros alcanzados, con el fin de establecer medidas correctivas.
Francisco Javier Palom Izquierdo lo define como “Conjunto de procedimientos administrativos o
no que nos permiten aumentar el número de probabilidades de que el plan (los objetivos)
COINCIDA o se aproxime al máximo de los logros, haciendo a su vez posible delegar autoridad,
conservando la responsabilidad”7
El control no debe ser interpretado como algo policivo o restrictivo, por el contrario, debe
interpretarse como solo como un instrumento de comprobación y verificación.
El proceso de control está encaminado a medir si los propósitos, planes y programas se están
cumpliendo para buscar correctivos en las variaciones.
1. Comparar los resultados reales con los presupuestados y especificar las variaciones
presentadas.
3. Analizar las variaciones de los resultados reales con respecto a los presupuestados.
13
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
4. Formular nuevos planes de acción o alternativas que se pueden seguir para corregir
las desviaciones presentadas.
6. Hacer un seguimiento del plan escogido para establecer su efectividad y llevar a cabo
un proceso de retroalimentación de la información para mejorar las etapas futuras de la
planeación y el control.
El control, como acción puntual, debe ser anticipado (a-priori) y no posterior (a-posteriori). Se
debe hacer antes y no después de realizada una acción. El Control debe comenzar por la
persona que realiza el trabajo, este es en primera instancia el que debe realizar un control sobre
su labor para asegurar que está haciendo las formas de forma correcta, en segunda instancia lo
hace el supervisor asignado al trabajo, en este caso el trabajador realiza la función a-priori y el
supervisor lo hace a-posteriori. Si se analiza en forma ecuánime, sin pasión, se llega a la
conclusión de que el más importante, el que más nos asegura el logro de los resultados
esperados, es el control que se establece antes de que se produzcan los hechos. Para esto es
necesario que se definan claramente las funciones, atribuciones y responsabilidades de cada
puesto de trabajo. Este tipo de control (a-priori) no es incompatible con el que se lleva a cabo de
forma continua.
El control posterior a la acción es un control de tipo auditoria contable. Es necesario pero poco
práctico pues los datos que proporciona son referentes a hechos ya consumados y que no se
pueden cambiar. Sirve para orientar el futuro, pero los errores cometidos ya no se pueden
reparar, solo sirve para tratar de que dichos errores no sigan ocurriendo en el futuro.
14
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
Para alcanzar una buena coordinación se requiere del desempeño eficaz en las funciones
administrativas, adicionalmente es necesario que exista unas relaciones interpersonales de los
15
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
Todo presupuesto debe ser flexible en cierto grado, no convertirse nunca en una camisa de
fuerza, para poder corregir las pautas a seguir en un momento determinado. Deben servir como
guías o pautas para la toma de decisiones, algunas de las cuales alterarán necesariamente los
planes particulares elaborados.
1.9 CONCLUSION:
Debemos tener en cuenta que, un buen presupuesto no puede reemplazar una buena
administración, como tampoco puede corregir los errores de una administración poco
preparada, pero puede lograr un trabajo gerencial más sistemático, eficaz y gratificador.
Los presupuestos hoy en día se reconocen como un Modelo Matemático, antes se le
consideraba como un posible suceder.
1.10 AUTOEVALUACION:
2. Esta usted de acuerdo con la siguiente afirmación: "Los presupuestos son una herramienta
exclusiva de la planeación". Explique su respuesta.
16
Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt
3. Por qué todos los tipos de negocios tienen esencialmente los mismos problemas de
presupuestación?
9. Está de acuerdo con la siguiente afirmación: “Una administración que divaga es una
administración ineficaz”. Comente.
11. Se dice, con respecto a la administración que “Si usted no sabe hacia dónde va, cualquier
camino lo llevará allí”. Comente indicando las consecuencias de esta afirmación.
BIBLIOGRAFIA REFERENCIADA:
1
Sweeny, H.W. Allen. Rachlin, Robert. Manual de presupuestos. México: McGraw-Hill. 1984. Pag 2.
2
Burbano Ruiz, Jorge E. Presupuestos. Enfoque de gestión, planeación y control de recursos. Tercera
edición. Bogotá: McGraw-Hill Interamericana S.A. 2005. Pag 11.
3
Del Río González, Cristóbal. El Presupuesto. Novena edición. México: Ediciones Contables,
Administrativas y Fiscales, 2000. Pag. I-6.
4
Koontz, Harol. O´Donnell, Cyril. Principles of Management, an analysis of managerial functions. 5a. ed.
New York: McGraw Hill Book Co., Inc. 1972
5
Ackoff, Russel L. A Concept of Corporate Planning. New York: John Wiley & Sons, Wiley-Interscience
División. 1970
6
Palom Izquierdo, Francisco Javier. Control. Santafé de Bogota: Carisma Ltda Material Didáctico. Pag. 1
7
Palom: Op Cit. Pag. 1.
8
Welsch, Glenn A. Presupuestos: Planificación y control de utilidades. Madrid: Editorial Dossat S. A. para
Prentice/Hall Internacional Inc.
17