Generalidades de los Presupuestos

Todo proceso administrativo está orientado por una serie de funciones básicas que se han
enunciado desde Frederic Taylor, pasando por Henry Fayol, Elton Mayo, Max Weber, Koontz, O
´Donnell, Peter Druker y otra serie de gurús del área de la administración. Al estructurar dichas
funciones en la aplicación de una administración cada día más dinámica y moderna, se
desarrollaron una serie de labores que culminaron con lo que se ha dado en llamar “enfoque
presupuestal”, el cual no es otra cosa que una integración de la Planeación, el Control y la armonía
generada por la Coordinación dentro del proceso administrativo.

Propósito y naturaleza de los presupuestos

Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un fin determinado
por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se desarrollaron
unas mecánicas, unas técnicas y unos fundamentos que integrados en una sola cosa dieron por
resultado lo que se conoce como Presupuestos. Hay quienes desdeñan esta herramienta utilizada
en el manejo de la administración empresarial argumentando que depende del pronóstico de
acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, pero la mayoría de los
administradores modernos consideran los presupuestos como una de las principales armas con
que cuentan para el manejo eficaz de sus negocios.

Por sus raíces latinas pre: antes y supuesto: hecho, presupuestos significa “antes de lo hecho”.
Existen innumerables definiciones de lo que es un presupuesto, de acuerdo con los diversos
autores que hablan del tema. Presupuestar es formar el cómputo de los gastos o ingresos, o de
ambas cosas que resultan de un negocio público o privado. Presupuesto es una cantidad de dinero
calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc.

Sweeny y Rachlin los definen como “la presentación ordenada de los resultados previstos de un
plan, un proyecto o estrategia”. Jorge Burbano los define como: “expresión cuantitativa formal de
los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un período, con la
adopción de las estrategias necesarias para lograrlos”. Para Cristóbal del Rio González, el
presupuesto “es un conjunto de pronósticos referentes a un lapso precisado”.

Aquí se definen los presupuestos como el desarrollo y aceptación de una serie de objetivos y
metas, así como de la movilización eficiente de una organización para alcanzarlos. El presupuesto
es un plan de operaciones para un lapso de tiempo determinado, el cual se debe preparar de
manera cuidadosa. El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control
financiero que se presenta ordenadamente y en términos monetarios, en el cual se evidencian los
resultados previstos de un plan, un proyecto, una estrategia.

A propósito, esta definición distingue, entre otros, los siguientes aspectos:

− El presupuesto no es algo aislado, más bien, como herramienta administrativa, es el resultado
del desarrollo eficaz del proceso gerencial.

− El presupuesto se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

− El presupuesto está orientado hacia el futuro y no hacia el pasado, aunque en su función de

control, el presupuesto se compara con los resultados reales. Esta definición no establece límite de
tiempo, el presupuesto puede referirse a cualquier lapso de tiempo (días, semanas, meses y años).

− El presupuesto puede referirse fácilmente a un artículo, a un proyecto o integralmente a todas

las operaciones de la empresa.

La gestión presupuestal moderna no es ya competencia exclusiva de la alta Gerencia, delegado en

cabeza de un Director de Presupuestos, es una labor a desarrollar por todos los niveles de la
empresa, en los cuales, los responsables de los centros de costos -con todo el personal que trabaja
en el centro- deben estar comprometidos a lograr las metas y objetivos propuestos.

La Presupuestación es la base sobre la cual se fundamentan: la Administración por Objetivos, la

Planeación Estratégica, la Gerencia Participativa, la Calidad Total y aún la Gerencia de Proyectos.
Los programas de presupuestos cuantifican los planes administrativos y los ayudan a evaluar.

Características de los presupuestos

Los presupuestos comprenden unos Objetivos Generales a largo plazo, unas Metas Específicas a
corto plazo, un Plan Financiero1 a largo plazo y elaborado en forma general, un Plan Financiero a
corto plazo presentado en forma discriminada, unos Informes de Resultados, presentados
periódicamente para las diferentes áreas de acuerdo con las responsabilidades atribuidas, y una
acción de seguimiento y control permanente y continuo.

Tipos de presupuestos

Los presupuestos se pueden clasificar de las siguientes maneras:

Según el sector
Oficiales: son aquellos presupuestos de tipo gubernamental y que buscan el equilibrio entre los
recaudos por impuestos y los gastos e inversiones necesarios para el desarrollo de una región o
entidad pública.

Privados: son los de las entidades o personas que buscan principal, aunque no necesariamente,
una utilidad económica o de lucro.

1
Hoja de ruta para analizar la viabilidad de la empresa, ver https://youtu.be/aSUtk1CffwM
Según el tiempo
Estratégicos: son los presupuestos a largo plazo. Tienen una visión general en el alcance de las
actividades. Están orientados hacia el logro de los objetivos.

Tácticos: son presupuestos a corto plazo (los más conocidos) son los generales de todas las
empresas. Muestran los planes del período normal del ejercicio anual. La visión en el alcance de
las actividades es detallada. Están orientados hacia el logro de las metas específicas.

Según el Comportamiento o forma

Se dividen en Flexibles (variables) o Rígidos (fijos). Esta clasificación es útil para ajustar las
provisiones presupuestarias de gastos al nivel de actividad proyectado de un centro de
responsabilidad en el sentido de que nos permite visualizar cual debe ser el comportamiento de
cada partida de gastos ocasionados en un centro de responsabilidad, en la medida en que el
volumen o la actividad en dicho centro aumenta o disminuye.

Flexibles: denominados también presupuestos variables. Son aquellos presupuestos que se

pueden ajustar de acuerdo con las situaciones que se estén presentando. Los presupuestos
variables son estados de costos o gastos que indican como deben variar cada costo ante cambios
en el volumen de producción o de la actividad que se esté realizando.

El principio fundamental del presupuesto variable es el concepto de variabilidad del costo. Este
concepto sostiene que los costos pueden estar relacionados con la producción o actividad y que
cuando esto sucede, los costos son principalmente una función de dos factores: El transcurso del
tiempo y la actividad.

Rígidos: llamados también presupuestos fijos. Son aquellos presupuestos que no se pueden variar.
Son las denominadas "Camisas de Fuerza" en la planeación y el control administrativos. Los
presupuestos fijos son estados de costos o gastos que muestran los costos fijos, es decir, los que
no varían con la producción o la actividad de fabricación o ventas. Se acumulan con el transcurso
del tiempo y permanecen constantes en valor durante un período a corto plazo dado, dentro de
un rango pertinente de actividad. Los costos fijos son ocasionados por el mantenimiento de
activos y de los otros factores de producción; de ahí, que frecuentemente son denominados
costos de capacidad.

Los presupuestos rígidos los podemos dividir en de dos tipos principales:

Primero, ciertos presupuestos fijos son establecidos por decisiones administrativas previas.
Algunos de estos presupuestos son los presupuestos de depreciación, los de impuestos, los de
seguros y otros.

Segundo, otros presupuestos fijos con establecidos por decisiones administrativas de acuerdo con
una base a corto plazo, los sueldos y salarios, los gastos de publicidad y los gastos de investigación
caben en esta categoría.

Según el contenido
Principales: aquellos que son una especie de resumen, en los cuales se presenta lo básico o
general de un área específica o de la empresa.
Auxiliares: Son los presupuestos detallados y presentados específicamente para cada centro de
costo.

Según el Área
Pueden ser presupuestos de ventas, presupuestos de producción, presupuestos de administración,
presupuestos de servicios, presupuestos de contabilidad, presupuestos de costos, etc.

Según la Finalidad que se persiga

Pueden ser de promoción, de aplicación, de fusión, de programas, de obras, base cero, tradicional,
etc.

Necesidad de los presupuestos

Hay quienes creen que los negocios pequeños se pueden manejar y supervisar personalmente por
sus dueños o administradores en todas sus actividades y realmente han tenido éxito.

También hay personas que consideran necesario adoptar un presupuesto formal y buenos
sistemas de control presupuestal. Realmente el que un negocio sea pequeño no hace innecesario
efectuar una planeación y control de sus actividades y logros. La Planeación y el Control, como
dos de las funciones básicas de la Administración, son tan necesarias en las pequeñas empresas
como en los grandes emporios.

Tampoco es necesaria una sofisticación exagerada en la presupuestación para que ésta funcione.
Un sistema adecuado de presupuestos para cada tipo de negocios da resultados mucho mejores
que ideas andantes muy generales, de aquellos que no elaboran planes presupuestarios. El
tamaño de los negocios nada tiene que ver con la necesidad de unos parámetros y objetivos bien
planificados y un control apropiado en la búsqueda de ellos.

Pueden elaborarse programas y planes sin realmente realizar un verdadero sistema presupuestal,
pero una planeación, un control y una coordinación bien formulada no puede llevarse a cabo sin
un sistema presupuestal.

Importancia de los presupuestos

Se define como presupuesto la presentación formal de los planes y objetivos de la dirección que
cubren todas las fases de las operaciones en un período determinado. No existe herramienta
administrativa que ofrezca tanta dirección operacional como un presupuesto bien planeado y con
sentido común. Este permite la participación de todas las partes de la organización y facilita el
establecimiento de las metas y de los objetivos de la empresa.

El presupuesto también da los criterios del rendimiento aceptable de la organización en el futuro,

en tanto que el proceso presupuestal proporciona un mecanismo para asignar, en forma racional y
económica, mano de obra, instalaciones y demás recursos.
También facilita la toma de decisiones y la coordinación de las actividades de los grupos que
conforman la organización. Finalmente proporciona medidas objetivas para evaluar el desempeño
y las metas de rendimiento de la empresa.

De ahí que los presupuestos derivan su importancia en el hecho mismo de que la gestión
financiera debe programarse con base en una medida patrón que permita evaluar los resultados
de las operaciones de la organización y la eficiencia y eficacia de las decisiones.

La Presupuestación conlleva implícitamente a una integración de gran cantidad de enfoques y

técnicas administrativos que pueden ser aprovechados, tales como: análisis estadísticos (mínimos
cuadrados, correlación y regresión, etc.), pronósticos de ventas, análisis de flujo de caja,
proyecciones de inversión y de capital, análisis de Costo-Volumen-Utilidad o punto de equilibrio,
estudios de tiempos y movimientos y otros.

Debido a su naturaleza, el área de presupuestos está relacionada en las empresas con las de
Finanzas, Administración de Personal, Ventas, Mercadotecnia y Producción. Es decir, se relaciona
con todas las áreas de una empresa.

Los presupuestos se basan en el sistema contable para poder desarrollarse, debido a que:

 La contabilidad proporciona los datos históricos que sirven para analizar y proyectar el futuro.
 Los datos valorizados de un presupuesto se presentan en formatos contables.
 Los datos reales para el análisis de las variaciones son suministrados en gran parte por la
contabilidad de la empresa.

Es conocido para los estudiosos de la administración que tradicionalmente se han considera como
las funciones básicas administrativas la Planeación, la Organización, la Dirección o Ejecución y el
Control. Para muchos autores modernos la función de Coordinación también debe ser reconocida
como una función básica, así mismo Harold Koontz y Cyril O´Donnell consideran la Provisión de
Personal también como otra de las funciones básicas de la administración, basados en el hecho de
que sin personas la administración no funciona.

Referencias

Burbano Ruiz, Jorge E. Presupuestos. Enfoque de gestión, planeación y control de recursos.

Tercera edición. Bogotá: McGraw-Hill Interamericana S.A. 2005. Pág. 11.

Universidad de Antioquia. Aprende en línea. Unidad 1: Generalidades de los presupuestos.

Recuperado de: [UNIDAD_1_-_Generalidades_de_los_Presupuestos.pdf]