PROGRAMA DE ARTICULACIÓN SENA

COLEGIO SAN PEDRO CLAVER

TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

MATRIZ DOFA DE CONSERVACION DE ARCHIVOS

ALEXANDRA CORTES MEJÍA

CLAUDIA LORENA FERNÁNDEZ

ANA MARÍA HIGUERA

MAURICIO HERNÁNDEZ

ALEJANDRA HEREDIA

ISABELLA ORDOÑEZ

KIMBERLY ANDREA OSORIO

COLEGIO SAN PEDRO CLAVER-SENA

TULUA-VALLE

2016
 PROGRAMA DE ARTICULACIÓN SENA
COLEGIO SAN PEDRO CLAVER
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

MATRIZ DOFA DE CONSERVACION DE ARCHIVOS

ALEXANDRA CORTES MEJÍA

CLAUDIA LORENA FERNÁNDEZ

ANA MARÍA HIGUERA

MAURICIO HERNÁNDEZ

ALEJANDRA HEREDIA

ISABELLA ORDOÑEZ

KIMBERLY ANDREA OSORIO

TRABAJO ESCRITO PRESENTADO COMO REQUISITO EN LA COMPETENCIA

DE GESTION DOCUMENTAL. GRADO 11º1

A:

ADELMO VENTE

COLEGIO SAN PEDRO CLAVER-SENA

TULUA-VALLE

2016
 PROGRAMA DE ARTICULACIÓN SENA
COLEGIO SAN PEDRO CLAVER
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

INTRODUCCION

Los documentos para una empresa constituyen un factor importante para la misma
ya que en estos están plasmados todas las acciones que realiza la organización
para desempeñar las diferentes funciones, los documentos deben ser bien
conservados y para ello se tienen diferentes factores que pueden causar la
deterioración, pero también podemos encontrar diferentes técnicas y métodos
para optimizar su conservación y deterioración, para que así siempre podamos
tener fácil acceso a la información que estos contienen.
 PROGRAMA DE ARTICULACIÓN SENA
COLEGIO SAN PEDRO CLAVER
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

JUSTIFICACION

Es importante para las empresas y organizaciones tener fácil acceso a los

documentos y que estos se encuentren en buen estado por ello nos sentimos en la
necesidad de analizar el manejo del archivo en la empresa para determinar
mediante la matriz DOFA que debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas,
con las que cuenta el archivo observado.
 PROGRAMA DE ARTICULACIÓN SENA
COLEGIO SAN PEDRO CLAVER
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

MATRIZ DOFA

Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas

Infraestructur El espacio se Se puede El sitio donde se El lugar no

a encuentra destacar el encuentra cuenta con
reducido y se acceso al lugar ubicado el archivo alarma en caso
dificulta donde está el cumple con de incendios.
desplazarse archivo. factores como el
entre varios de ambiente, el
los clima, la luz.
archivadores.

Mobiliario Muchos de los Pueden optar por varios de los Varios de los
archivadores organizar los archivadores archivadores se
están obsoletos documentos que cuentan con ven presentados
y se dificulta el están en las indicaciones para en cajas de
acceso a los cajas y ubicarlos encontrar cartón y otros
documentos. en archivadores. fácilmente los están en malas
documentos. condiciones.

T. Limpieza Solo pueden optar por Todo el que tiene Muchos de los
conocimientos organizar un acceso al archivo funcionarios que
Y empíricos manual basado es cuidadoso con no están
desinfección acerca de en la norma para que sus manos no totalmente
limpieza y que se cumplan se encuentren permitido que
desinfección. las técnicas. con restos de entren al recinto
comida o lo hacen.
suciedad.

Documentos Los Saben cuidar El encargado de El rendimiento

Digitales computadores muy bien el utilizar los de los equipos
que cuentan software como el equipos tiene en muchas
con hardware, suficiente ocasiones puede
almacenamiento permitiendo la conocimiento en presentar fallas
virtual de conservación de el tema. lo que genera
documentos, los documentos. ineficacia en los
 PROGRAMA DE ARTICULACIÓN SENA
COLEGIO SAN PEDRO CLAVER
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

varios son procesos.

portátiles,
pueden optar
por pc’s de
mesa.

Protección no cuentan con Pueden dirigirse Los usuarios de En caso de que

Personal ningún a la normal y archivo son un funcionario
elemento de optar por estos precavidos con porte algún
protección elementos que los documentos y insecto puede
personal. son básicos conocen cuáles hacerlo
como: de ellos requieren transmitir a los
tapabocas, más cuidado. documentos y
guantes, etc. que estos se
deterioren.

Estado de La mayoría de Empíricamente y En el momento de Si se genera

conservación los documentos no haciendo acudir a alguno algún fallo
se encuentran buen uso de las de los eléctrico este
en buen estado, normas se puede documentos estos puede causar un
pero los que se destacar en la se encuentran incendio lo que
encuentran en empresa el legibles y fáciles generaría
cajas se ven archivo frente a de entender. grandes
menos otras áreas. pérdidas o
conservados. pérdida total
porque no
cuenta con
alarma de
incendios.

Medidas de Carecen de Se puede optar No se han Al contar con

seguridad ellas. por estudios presentado medidas de
frecuentes del accidentes en el seguridad
archivo para archivo por lo que débiles, no están
determinar todos se puede libres de que
los factores que destacar que no suceda algún
 PROGRAMA DE ARTICULACIÓN SENA
COLEGIO SAN PEDRO CLAVER
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

inciden en la ha ocurrido daño grave a

seguridad des daños. sus instalaciones
mismo. y archivo,
generando
pérdidas y
desorganización
en la empresa.
 PROGRAMA DE ARTICULACIÓN SENA
COLEGIO SAN PEDRO CLAVER
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

CONCLUSION

Durante el análisis del archivo de la empresa visitada pudimos observar que la

matriz DOFA nos facilita una herramienta muy importante de observación y ésta
nos ayuda a conocer las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas con
que cuenta el archivo para así concluir que tanto hay factores negativos que se
deben corregir, también encontramos factores positivos que se deben conservar,
pero siempre teniendo en cuenta la norma ya que nos facilita la perfecta utilización
del archivo y claramente de los documentos en la organización, y entendimos que
no tan solo el archivo es importante en el ámbito empresarial sino también en
nuestros hogares porque debemos saber conservar nuestros documentos.