¿QUE ES LA DIGITALIZACIÓN?

Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser
reconocida en su totalidad por un computador. Técnica que permite la
reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video,
sonido, cine, microfilm entre otros) en otra, que solo puede ser leída o interpretada
por computador. Conversión de documentos a formato digital mediante un
procedimiento de captura, tratamiento y almacenamiento, con la finalidad de
preservar, conservar y difundir la información en ellos contenida.

RIESGOS Y AMENAZAS EN LA DOCUMENTACION DIGITALIZADA

INTERIOR EXTERIOS

Desastres provocados por agua y Naturaleza de la entidad. (Inundaciones,

fuego. Incendios)

Perdida de la documentación Ubicación Geográfica. (Terremotos,

digitalizada. Maremotos)

Seguridad y fallas técnicas entre otros Medios de registros de la información.

Obsolescencia digital. Entorno sociocultural. (Corrupción, Protestas,

Asonadas)

Organizacional. Valor de la información. (Robo)

PLAN DE CONTINGENCIA DE DIGITALIZACIÓN

1. INTERIOR

1.1 Desastres provocados por agua y fuego.

 Desastres provocados por agua: En este caso de desastres es un

fenómeno extremo cada vez más frecuente, en donde no solo provocan
pérdidas humanas, infraestructuras, y en este caso pueden afectar de
manera significativa en una entidad la documentación digitalizada de una
entidad. El cual sufren efectos inmediatos en la documentación, derivados
del propio material de la documentación papel) donde el mismo se disuelve
con el agua. También por su material de composición de la documentación
puede manifestarse ensuciamiento, sobre todo cuando se trata de
inundaciones, donde el lodo y el barro arruinarían la documentación física y
los equipos informáticos, los discos de ordenador, entre otros materiales, a
su vez ocasionan problemas físicos y químicos con el efecto de
 contracciones de los soportes en cual llevan a debilitamiento de los
soportes.

 Desastres provocados por fuego: En caso de un incendio seria uno de

los desastres con mayor impacto negativo al que se puede enfrentar una
entidad con centro documental. El problema que se enfrentaría esta área
seria la reacción química que ocasiona el fuego, ya que librera una gran
cantidad calor, volúmenes de humo toxico y grandes partículas de
combustión, estos componentes que se ven a consecuencia de un incendio
que harían que la documentación tanto física como digital sufra daños
químicos que jamás se darían en condiciones normales. Corre gran riesgo
una entidad ya sea por incendios provocados, que se generen en las
instalaciones eléctricas o en equipos tecnológicos (corto circuito).

 Consejos Generales

 Conservar la calma en todo momento

 Evitar malas conexiones eléctricas
 Mantenimiento a las alcantarillas y sifones
 En caso de un incendio o inundación avisar rápidamente al personal
encargado (autoridades, bomberos)
 Realizar simulacros para saber qué hacer en caso que se proceda
una de estas eventualidades
 Tener las salidas de emergencias despejadas
 Tener extintores a la mano
 Dirigirse al punto de encuentro
 No realizar comentarios alarmantes
 Evitar mover personas heridas o con fracturas

1.2 Perdida de la documentación digitalizada.

En la entidad se debe saber que la documentación estaría siendo

vulnerable a la pérdida de la misma, entonces la empresa debería estar
preparada para cualquier forma en la que pueda perder su documentación
ya que sería una gran problemática; que muchos directivos se preocupan
¿Cómo evitar la pérdida de documentos, evitar la violación de la
información o la destrucción no deseada de documentos?

 Realizar copias de seguridad de los dispositivos: Hay que

asegurarse de que se tienen copias bajo control de la información
contenida en los dispositivos.
  Proteger los documentos importantes que están el equipo: Es
necesario comprobar que los documentos importantes van
protegidos y, aunque el dispositivo se pierda, no se corre el riesgo de
perder datos críticos. Especialmente si son datos regulados,
personales de terceros y protegidos. Por otro lado, si se necesita
sacar documentación en USBs, etc. para trabajar en los dispositivos
personales, fuerza a que la documentación vaya protegida y bajo
control.
 Proteger los documentos importantes del acceso de personal
temporal: Es de vital interés proteger toda la información o
documentación importante a la que tienen acceso, de forma que se
pueda prohibir dicho acceso una vez que se hayan ido, incluso
aunque hayan podido copiarla o llevarla fuera de la oficina.
 Actualizar los equipos y antivirus: Así te asegurarán de que los
equipos están protegidos frente a posibles amenazas, uso para
navegación por diferentes webs para ocio, etc.

1.3 Seguridad y fallas técnicas entre otros:

“La tecnología en un sistema de información se refiere a aquellos dispositivos como hardware, bases de
datos, software, redes y otros que se emplean para procesar la información. Es decir, alcanzar la meta
principal del sistema de información: transformar en forma económica los datos y procesos en
conocimiento.”

Nos movemos en un entorno digital. Todas las empresas trabajan con

datos, archivos y documentos digitalizados que fluyen por Internet. Las
puertas de entrada a estos archivos se han multiplicado y cualquier
trabajador con acceso a un servidor de ficheros es un potencial consumidor
de información confidencial en la empresa.

Los ejemplos de documentos sensibles y confidenciales son casi

inacabables: listados de clientes, información sobre nóminas de empleados,
documentación de diseño de proyectos estratégicos de la compañía,
documentación que supone ventajas competitivas frente a la competencia,
etc. Si no se toman ciertas precauciones, estás dando vía libre a que tu
información crítica llegue a quien no deseas y estos puedan hacer con ella
acciones que te perjudiquen.
Es frecuente que una empresa que sufra de una pérdida importante de
datos, sea por robo, negligencia. Las fugas de información generan
enormes pérdidas económicas como los asociados a costes legales y
sanciones, además de costes indirectos.
 Interferencias Electromagnéticas: El problema de las interferencias
electromagnéticas en los sistemas electrónicos ha ido adquiriendo
importancia conforme la profusión de las aplicaciones de la electrónica ha
 aumentado la contaminación electromagnética del entorno de trabajo de los
circuitos. Esto afecta a una entidad de manera significativa, ya que si ocurre
una descarga electrostáticas no solo se ven gravemente la documentación
digitalizada sino los equipos y soportes como son computadores, escáner
entre otros.

 Fallas en el Sistema: Las fallas en el sistema dentro de una empresa las

causan comúnmente; Mal uso o abuso, errores de montaje, errores de
fabricación, mantenimiento inadecuado, errores de diseño material
inadecuado, tratamientos térmicos incorrectos, condiciones no previstas de
operación, inadecuado control o protección ambiental.

 Artefactos eléctricos en buen estado

 Adecuada conexión a tierra
 Revisar periódicamente las conexiones eléctricas de la empresa
 No sobrecargar enchufes ni alargadores eléctricos
 Utilizar estabilizadores

1.4 Obsolescencia digital.

Si los documentos se digitalizan en formatos inadecuados, a muy largo

plazo, podría tener problemas de obsolescencia, esto es que en algún
momento ocupe visualizar el documento y la tecnología ha avanzado tanto
que ya no exista una aplicación por medio de la cual pueda visualizar el
archivo digital, esto podría subsanarse si usamos formatos de archivos
digitales que mundialmente son un estándar, por ejemplo el formato PDF, el
cual es un formato de documento estándar, con el cual todos los fabricantes
de aplicaciones se aseguran que sus versiones de software SIEMPRE van
a poder visualizar este tipo de documento.

La empresa debe establecerse un plan de trabajo integral que asegure la

confiabilidad y estabilidad de producto final. A continuación se enlistaran los
puntos sobresalientes de los cuales se pueda manejar la obsolescencia
digital:

 Las políticas de preservación deben ser revisadas periódicamente

para mejorar los métodos de procesamiento.
 En la información digitalizada se debe tener en cuenta el formato y
medios de almacenamiento en que se guarda en el software y
hardware controlándolo con mantenimiento y supervisión.
 Empleando en sus equipos discos compactos que son más estables,
para asegurar su duración y la calidad de su documentación aunque
no se sabe cuál larga sea su tiempo de duración.

1.5 Organizacional.
 Este tipo de riesgo o amenaza organizacional que se vería afectada la
empresa como la documentación digitalizada será la no optimalización de
las políticas, procesos y alineamientos técnicos para el correcto manejo de
la digitalización; contemplando la normatividad vigente.

 Capacitando al personal que traba en el archivo.

 Teniendo en cuenta siempre las políticas que establece el Archivo
General de la Nación (AGN).
 Haciendo que todas las dependencias tengan buena comunicación
entre ellas.
 Dar a conocer el organigrama, cuadro de clasificación, TRD y TRV a
todos los empleados de la empresa.

2. EXTERIOR

2.1 Naturaleza de la entidad (Inundaciones, Incendios)

El daño a los materiales de las colecciones es a veces inevitable. Sin embargo,
anticipar problemas y tomar medidas preventivas pueden aminorar el daño o
prevenirlo enteramente tales como:

 Conservar la calma en todo momento

 Evitar malas conexiones eléctricas
 Mantenimiento a las alcantarillas y sifones
 En caso de un incendio o inundación avisar rápidamente al personal
encargado (autoridades, bomberos)
 Realizar simulacros para saber qué hacer en caso que se proceda una de
estas eventualidades
 Tener las salidas de emergencias despejadas
 Tener extintores a la mano
 Dirigirse al punto de encuentro
 No realizar comentarios alarmantes
 Evitar mover personas heridas o con fracturas

2.2 Ubicación Geográfica (Terremotos, Maremotos)

Los archivos situados en zonas susceptibles de sufrir terremotos y

maremotos necesitarán:

 Programa arquitectónico de reforzamiento de sus edificios y de los posibles

daños.
 Trasladar las colecciones bibliográficas a lugares más seguros.
 Trasladar una copia del microfilm a un lugar seguro donde no sufra daños
por un posible terremoto o maremoto

2.3 Medios de registros de la información

La conservación de documentos electrónicos consiste en almacenar

documentos mediante el uso de la tecnología en nuevas plataformas y el
uso de programas de informática para recuperar y utilizar los
documentos. Se trata de convertir los datos a un soporte y formato
estable, normalizado y fácil de mantener que permita encontrar
fácilmente los medios de acceso.

 Transportar los microfilm con seguridad

 Trasladar los microfilm con los equipos necesarios
 Realizar el protocolo a la hora se llevarlos a otro lugar

2.4 Entorno político y social (Corrupción, Protestas, Asonadas)

Saber qué hacer cuando ocurre una emergencia y el acopio de fuentes

para la recuperación puede atenuar por adelantado los daños.

Estas dos eventualidades implican catástrofes y circunstancias difíciles de

prever. Sin embargo, se deberá desarrollar y establecer con claridad planes
coyunturales contra estos desastres sociopolíticos tales como:

 Mantener la calma.
 Dirigirse al punto de encuentro.
 No salir a la calle hasta que esta esté controlada por las autoridades.
 Utilizar tapabocas.
 Procurar mantenerse en grupo.

2.5 Valor de la información

La digitalización es un suceso que se da con constantemente por lo tanto

esta documentación tiene valor irreversible y de importancia para la entidad
(expedientes, informes, actas, contratos) Ya que puede llegar a manos
maliciosas y como esta aplicación en donde se guarda la documentación
digitalizada se puede en muchas veces editar y manipular como se dese.
Entonces es ahí donde la empresa corre un riesgo de ser víctimas de robo,
duplicación de la información y eliminación o plagio de la misma por el
contenido que en estos se conserva.

 Utilizar cámaras donde se encuentran los documentos microfilmados

 A la hora de prestar un documento hacer llenar el formato de
consulta
 No dejar los lectores abiertos
 Cuando se trasladar un microfilm hacerlo con el protocolo que
corresponde
 si este fue robado avisar inmediatamente a la empresa y a las
autoridades
 Si los documentos son de alta confidencialidad procurar que tengan
la seguridad de terceros.