Manual Del Buen Comunicador

Manual del Buen Comunicador
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Recopilación de artículos del internet
Julio 2012
Índice
Prólogo
¿Cómo hacer una carta?
Normas para la redacción de cartas
Normas para contestar una carta
¿Cómo redactar un correo electrónico?
¿Cómo redactar un informe?
Carta de presentación de servicios
Carta de presentación de producto
Notas
2
Julio 2012
Prólogo
El presente manual se conforma de diferentes documentos obtenidos
del internet, algunos se han alterado para mejor comprensión y/o
explicación de su aplicación dentro de la empresa, también he
aportado algo de mi experiencia ya que durante mi vida profesional
las comunicaciones escritas eran básicas para tener éxito.
Este manual no trata de demostrar que se domina el tema de cómo

ser un buen comunicador, más sin embargo, espero que sea de
utilidad para aquellos colaboradores que teniendo el deseo de
recuperación, lo utilicen para mejorar su forma de comunicar ideas a
sus semejantes.
El tema no se aprende de la noche a la mañana y menos con una

sola lectura de este manual el cual debe ser siempre un referente
cuando de escribir comunicaciones se trate, se que la tarea es ardua,
pero podrán corroborar a largo plazo, ya que se verán gratificados por
la posible respuesta a la misma, por eso los conmino a tener siempre
este manual a la mano el cual no tengo duda ayudará a ampliar su
visión, profesionalismo y les prepare para el futuro.
Tema obligado es hablar de la ortografía esta debe ser impecable y

por eso sugiero que su Word o Google Docs., siempre cuenten con
corrector de ortografía tanto en español como en inglés, no hay
excusa para escribir con faltas de ortografía.
Ing. Alejandro Flores Acuña

Marzo 2021
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Julio 2012
1. ¿Cómo hacer una Carta?
¿Cómo se hace una carta?
¿Qué aspectos considerar al redactarla?
Creer que hacer una carta es cosa sencilla está muy lejos de la
realidad. Si tenemos presente que ha de ser clara, pulcra, breve,
concreta, metódica, correcta, cortés, considerada, precisa y,
sobre todo, que consiga el fin que nos proponemos, veremos que
la cosa no es tan fácil. No cabe duda de hacer una carta que reúna
los requisitos descritos puede calificarse entre los géneros literarios
más difíciles.
La carta está definida como una conversación por escrito y, ante todo,
hemos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor.
Sócrates, excepcional conversador, hablaba con el zapatero "en

zapatero" y con el filósofo "en filósofo".
Si no seguimos esta pauta, será muy difícil conseguir el fin propuesto

porque no seremos ni inteligibles ni fáciles de comprender.
Pecaremos contra la sencillez, la claridad y la naturalidad sin olvidar
que, si nos valemos de artificios y afectaciones, la carta
terminará, sin duda, en el cesto de los papeles.
Por el contrario, si hacemos gala de frases cortas y claras al

entendimiento; si metódicamente dividimos los asuntos que tratemos,
dando prioridad a lo más interesante para continuar con una acertada
explicación y una justificación, en la que se excluirán cuestiones
accesorias y divagaciones, seremos exactos y nuestras
probabilidades de éxito serán mucho mayores, máxime si a todo lo ha
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Julio 2012
presidido la corrección y cortesía que, como nadie ignora, consiste en
ser pulcros, no cometer errores ortográficos ni sintácticos y ser
atentos, afables y comedidos.
Otra consideración la impone este sabio refrán: "Antes de hablar,

piensa una vez; antes de escribir, tres".
No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta

pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso que
estime oportuno.
Huelga comentar que debemos pensar muy bien el alcance que

pueda tener una frase, no prometer aquello que no se piensa cumplir;
la gravedad de una palabra injuriosa...
Seamos sinceros al escribir eliminando los achaques que nadie cree:

"... puedes creerme que me ha sido completamente imposible
escribirte. Ya sabes las muchas ocupaciones que tengo..."
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Julio 2012
1. Citación de la fecha del día en que escribimos.
2. Citar referencia de acuerdo con procedimientos
establecidos
3. Contestar citando fecha, referencias y asunto.
Tener presente:
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Muy señores nuestros:
Por medio de la presente acusamos recibo a su comunicación

de fecha Julio 2, 2012 en el cual …....
No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre

todo, después de haber escrito algunos párrafos. Evitemos ese error
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Julio 2012
La carta descubre nuestra personalidad
Es tan cierto el título que nos ocupa que, si deseamos no ser

confundidos, hemos de escribir tal y como hablamos, lo que no impide
que se medite detenidamente, se exprese el asunto
espontáneamente y, como ya hemos indicado, se lea y relea nuestra
epístola para asegurarnos de que no existen errores ortográficos ni
sintácticos.
Otras consideraciones que revelan al destinatario nuestra

personalidad, son la calidad del papel, el color de la tinta, la letra o la
clase de máquina (o impresora de ordenador), la firma y otros rasgos
aparentemente triviales que suelen ser significativos para el lector.
Si estos elementos los escogemos con cuidado y sinceridad, con el

ánimo de agradar y no de deslumbrar, nuestra fotografía resultará
estupenda.

1. Al pensar en Cómo Hacer una Carta, póngase siempre en el lugar
del destinatario y lea cuanto le dice con espíritu crítico.
2. Tenga presente, en el supuesto de trabajar en una empresa, dar a

la escritura de su carta un matiz de seriedad, confianza y sinceridad.
Por lo que usted escriba, juzgarán a su empresa.
3. Recuerde que Sócrates hablaba al zapatero "en zapatero" y el

ingeniero "en ingeniero". Hable al destinatario en el idioma que éste
utiliza.
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Julio 2012
4. Jamás imprima a la escritura un carácter impersonal y seco.
Recuerde que la carta es una conversación.
5. Ya hemos visto cómo la carta descubre nuestra personalidad.

Estudie con detenimiento a su corresponsal y sabrá contestar
acertadamente.
6. Utilice, en todo momento, un lenguaje cordial y amistoso, sin pecar

por exceso ni por defecto. Sepa "guardar las distancias". No tiene por
qué contestar a un "apreciado amigo" con un "querido amigo" o
viceversa.
7. Al Hacer una Carta, no sea jamás pesado, forzado o afectado. Las

insistencias cansan. Si tiene que dejar constancia de su amor propio,
hágalo con sencillez y naturalidad; jamás como ofendido.
8. Recuerde que la cortesía es una norma de obligado cumplimiento

en la convivencia. No nos cansaremos de repetir la necesidad de ser
atentos, afables y comedidos. En suma, corteses. Revelaremos
poseer buena crianza.
9. Despierte la atención de su corresponsal. Conseguirá ser

comprendido con agrado y las probabilidades de conseguir el fin
propuesto serán mayores.
10. Si piensa detenidamente en el asunto que le ocupa, la respuesta

que obtenga jamás le sorprenderá. El buen corresponsal intuye
siempre la contestación porque su carta fue fruto de madurado
pensar.
11. Dé prioridad al qué pensará el destinatario, sobre su estilo,

acomodándose con perfección al asunto que trata.
12. Utilice la lógica en la exposición de sus ideas. Esto lo conseguirá
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Julio 2012
cuando sus pensamientos constituyan una cadena para que su
corresponsal capte, sin el menor esfuerzo, de avances y retrocesos
en la lectura, aquello que usted desea.
2. ¿Cómo redactar un correo

electrónico?
Escribo esta entrada, con la esperanza de que la gente llegue y
encuentre una respuesta más o menos razonable a esta pregunta.
Se me ocurrieron muchísimos títulos, como:
Evite hacerle perder tiempo a sus destinatarios de correos

electrónicos (ofensivo)
Aprenda a redactar un correo electrónico (despreciativo)
Sepa cómo NO molestar a sus destinatarios (ofensivo)
y varios otros más...
Empecemos por el bendito asunto, que es básicamente el título del
correo.
Piensen que cuando envían un correo, están contactando con la

secretaria del destinatario por teléfono, y esta les pregunta ¿por qué
tema sería?, previo a comunicarles con el destinatario.
En el asunto, debemos tratar de informar del mejor modo posible al
destinatario, permitiéndole a este ahorrar tiempo al revisar sus
correos. Si el asunto está vacío o contiene los famosos "títulos" como
"hola", "correo", "mensaje", "consulta", "pregunta", o incluso sin
asunto... quien lo reciba, deberá abrir primero el correo y luego recién
se dará una idea de lo que le estamos enviando.
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Volvamos al caso de la secretaria, y veamos lo ridículo que sería una
charla así:
- Yo: Si, quisiera hablar con el señor Pérez

- Secretaria: Espere un momentito (...) ¿por qué asunto sería?
- Yo: "mensaje"/"consulta"/"pregunta" o quedarse callado...
Ojo, con esto no digo que en el asunto pongan todo lo que quieren
decir en el correo, sino un resumen que le permita al destinatario,
saber que es lo que van a leer cuando abran el mismo.
Hay estudios que dicen que el usuario promedio puede llegar a perder
hasta 8 minutos (me falta el enlace, lo sé) en revisar el correo... pero
esto seguramente lo dicen si el mismo ¡está mal redactado!.
Básicamente, si a mi me llega un correo que dice "pregunta" y no me

especifica que es... tardaré mucho más tiempo abriendo el mismo,
que simplemente leyendo uno mejor titulado como "pregunta sobre
php: conexiones a una base de datos mysql". Si, el segundo asunto
es mucho más largo, pero al menos que es lo que me pide tal o cual
persona, y atenderé dicho correo en el momento oportuno (cuando
tenga tiempo a sentarme y revisar donde tengo mis scripts, por
ejemplo).
Otro tema dentro del asunto, no usen MAYÚSCULAS a menos que

sea REALMENTE URGENTE. Y como URGENTE, no hago referencia
a que se nos esté acabando el mundo hoy a la tarde, sino más bien
que es una tarea NECESARIA de ser ejecutada en un corto plazo de
tiempo.
Tomen en cuenta, que NO DEBEN ABUSAR en el uso de este tipo de

títulos, ya que luego pueden terminar siendo los pastorcitos que
GRITAN LOBO, y NADIE LES CREE...
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¿vieron que resulta molesto leer muchas mayúsculas?, por eso... el
siguiente punto…
El mensaje (o contenido del correo), NO tiene que ser redactado en

MAYÚSCULAS, ya que esto generará cierto rechazo por quien lo
reciba (y con justo motivo, simplemente NO es necesario). Piensen
que sería como llamar a alguien por teléfono, y cuando te pregunta
¿qué pasa?, comienzas a gritarle como loco... consiguiendo alguna
de las siguientes opciones:
a) te corta el teléfono
b) te insulta
El mensaje debería tener el menor contenido posible, y ser objetivo

(sobretodo cuando hablamos de hacer negocios), en el sentido de
brindar los datos necesarios para que la persona que lo recibe, no
deba leerse un bibliorato para lograr entender porque la contactas.
Piensen que dentro del mensaje debería haber una especie de

introducción, en donde se le hace la pregunta general (o se describe
el "objetivo" del correo, más claro que el propio asunto), mientras que
luego se pasa a dar más información para ayudar a la persona en
esta tarea.
Tengo contactos en ambos lados, algunos que saben escribir correos

(y se nota que reciben muchísimos, porque la verdad que el formato
es casi siempre el mismo... de ahí he aprendido, admito), mientras
otros que aún no logran acostumbrarse (o directamente nunca se
pusieron a pensar en lo que provocan con un correo mal redactado).
Ojo, yo también cometo errores de este tipo, y me suele pasar cuando

ando a las carreras con otros temas, aunque siempre trato de hacerlo
de la mejor forma posible.
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Si envío un correo mal redactado, siempre espero un poco más de la
cuenta, ya que es un riesgo que uno debe asumir cuando lo hace...
(por lo dicho anteriormente).
Espero que nadie se ofenda con este mensaje, es una forma de

instruir a las personas para minimizar la pérdida de tiempo cuando
escribimos un correo, y cuando los tenemos que leer. Si todos
hicieran lo mismo, sería mucho más fácil, rápido y cómodo, leer los
correos que nos llegan... y ejecutar las tareas lo antes posible.
Nota: Sin motivo, y no es de capricho, cada correo que me llega con

un mal asunto, suele pasar mínimo 12 horas en la bandeja... a menos
que me hayan puesto un famoso "URGENTE" o "MUY URGENTE"
(que muchas veces no lo son...)
Si esto lo escribo luego de recibir unos 25 correos nuevos, entre los

cuales 13 incumplen con el factor asunto... dentro de 12 horas
desayunaré que es lo que me pedían, claro...
3. Cómo Redactar un informe
Estudiar, investigar, dar a conocer, decidir… Cómo redactar un

informe. Conozca algunos tips y consejos para saber Como Redactar
un Informe.
Para comenzar cabe aclarar que un informe se trata de un texto que

puede estar escrito en prosa técnica, científica o comercial y que tiene
el objetivo de comunicar información, generalmente dirigida a
personas o entidades capacitadas para tomar decisiones; de allí la
importancia de saber cómo redactar un Informe.
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Cómo Redactar un Informe
El destinatario de un informe se trata de una persona o un grupo de

personas; gente que al recibirlo deberá leerlo y evaluarlo.
Por ello, saber cómo redactar un informe será crucial para la

efectividad de la información manejada a la hora de resolver las
situaciones planteadas.
Existen tres tipos de informe: Expositivo, interpretativo y demostrativo.
Conocer las características de cada uno resulta ser de los primeros

pasos para saber cómo redactar un informe:
El informe expositivo narra un hecho o una secuencia de hechos sin

análisis ni interpretaciones del autor; por consiguiente, sin
conclusiones ni recomendaciones.
El informe Interpretativo narra los hechos, los interpreta y analiza

para obtener conclusiones y dar recomendaciones.
El informe Demostrativo presenta una tesis planteada por el autor y

la descripción de los pasos que se han seguido para su demostración
y las conclusiones obtenidas.
Hay una estructura general que es de inevitable conocimiento a

la hora de saber: Cómo Redactar un Informe: introducción,
desarrollo y conclusión.
En la introducción se presenta el problema y los objetivos

buscados -¿Para qué? - ¿Por qué? - y - ¿Con qué?).
El desarrollo habla de los procedimientos, la metodología utilizada
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para recabar la información: experimentos, entrevistas, etc.
(¿Cómo?). Y en la conclusión, se presentan los resultados obtenidos
utilizando cuadros, tablas, gráficos, etc. (¿Qué se encontró?).
Resulta obvio, aunque necesario, aclarar que la definición que se

tenga en las respuestas de las preguntas planteadas facilitará la
resolución de la cuestión de cómo redactar un informe.
Por último, algunos consejos para una mejor redacción de su informe:

presentar la información con objetividad; mencionar el mayor número
de datos posibles, presentarlos organizada y jerarquizadamente; citar
las fuentes de información consultadas; usar párrafos cortos y
exponer concreta y precisamente las conclusiones y
recomendaciones.
Carta de Presentación de Servicios

Una carta de presentación de servicios es donde ofrecemos nuestras
habilidades comerciales o profesionales como credencial frente a los
clientes. Este documento debe reflejar la confianza que puede
depositar el público en lo que tu empresa tiene para ofrecer.
Redactar tu propia carta de presentación de servicios no es una tarea

sencilla porque debes poner atención tanto en el diseño del
documento como en la redacción propiamente dicha. Dado que su
importancia es central para el éxito de tus negocios, será de gran
provecho que tengas en cuenta algunos consejos.
En primer lugar, para redactar una buena carta de presentación de

servicios es necesario que nunca olvidemos su objetivo: publicitar
y vender. Por ello, debemos pensar siempre en el destinatario de la
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misma.
Sobre la extensión de la carta de presentación de servicios, la

concisión será una de sus virtudes más apreciadas.
Un máximo de 4 o 5 párrafos será la extensión ideal para

presentar tus servicios y lograr un mayor impacto sobre el
cliente potencial.
Para lograr que la carta sea concisa, lo más conveniente es diseñar la

estructura antes de comenzar a redactar.
Cada documento de este tipo tendrá cuatro partes claramente

reconocibles: saludo, exposición, despedida y firma.
Se sugiere que la carta de presentación de servicios se redacte sobre

papel membretado con el logo de la empresa o papel con
encabezamiento donde figure el título del profesional que está
ofreciendo sus servicios.
Este detalle aporta al buen diseño y a la visibilidad del remitente.
Para lograr brevedad y claridad en la exposición de la carta de

presentación de servicios es imprescindible que enfoques la
redacción en lo que ofrece la empresa o el profesional a sus clientes y
qué habilidades son centrales a la hora de elegir los servicios que
presentas.
En lo que respecta a la redacción es recomendable que evites los

rodeos, extranjerismos, refranes y todos los coloquialismos que le
quiten claridad y profesionalidad.
Si a la hora de presentar los servicios que ofrece la empresa o el

profesional la lista es muy extensa, será conveniente optar por una
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enumeración que aportará claridad y hará menos densa la estructura
de la carta de presentación de servicios.
En cuanto al resto del contenido de la carta de presentación de

servicios, es necesario tener en cuenta que deben evitarse los
enunciados negativos. El objetivo del documento es exponer tus
habilidades, no los puntos débiles de la oferta comercial o profesional.
Aun cuando desees destacarte de los servicios de la competencia,

evita las oraciones negativas.
El diseño de tu carta de presentación de servicios debe ser sobrio. El

tipo de letra, tamaño y color no debe incluir creatividad sino seriedad.
Cuida que el logotipo de la empresa o el nombre del profesional esté
a la vista y legible.
Sin embargo, no se trata de consejos sobre cómo redactar una carta

de presentación de servicios. La formalidad del documento variará
según el destinatario y la imagen corporativa o profesional que
quieras imponer.
La mejor carta de presentación de servicios será siempre la que

conjugue la impronta profesional o comercial de la empresa con la
coherencia expositiva.
Carta de Presentación de un Producto

¿Necesita aumentar sus ventas enviando una Carta de Presentación
de su Producto? Aquí le damos algunos consejos para redactarla.
Una carta de presentación de un producto suele ser enviada por una
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empresa a clientes o potenciales clientes para presentar un nuevo
producto que han lanzado al mercado.
Al ser una carta que intenta vender o generar un interés en un

producto debe ser escrita con un lenguaje persuasivo pero no
agresivo o invasivo, sino el posible comprador del producto
podrá perder interés o sentirse ofendido.
Lo primero que debe contener el texto de una carta de presentación

de un producto es el nombre de la persona que la escribe, debe haber
alguien detrás de esa carta para que no suene meramente comercial.
Así, puede iniciarse el mensaje diciendo:
“Mi nombre es Juan Pérez, soy el director de marketing de ______”.

De esta manera se creará un vínculo inicial más personal con el
lector.
A continuación deberá presentarse el producto enumerando sus

características y propiedades de manera breve.
Esta presentación no debe ser demasiado extensa ni técnica, tan solo

un adelanto de lo que podrá leer, si es que le interesa, en un folleto
que debe adjuntarse a la carta con los detalles técnicos del producto
que se está presentando.
En caso de que el receptor tenga interés en profundizar sobre las

cualidades del producto, leerá el folleto o catálogo.
Es recomendable invitar al lector a leer la documentación adjunta de

manera amable y sutil. A nadie le gusta que se le ordene leer algo si
la persona no tiene tiempo o ganas.
Finalmente, en la carta de presentación de un producto debe
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agregarse que el emisor de la carta queda a las órdenes del receptor
para disipar cualquier duda que pueda surgir acerca del producto.
Así, sería conveniente incluir un teléfono o casilla de correo

electrónico de contacto.
Por último, como en toda carta, debe incluirse un saludo cordial

y formal antes de la firma y aclaración de firma de la persona que
remite la correspondencia.
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Prólogo
¿Cómo hacer una carta?
¿Cómo redactar un correo electrónico?
¿Cómo redactar un informe?
Carta de presentación de servicios
Carta de presentación de producto
Notas
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Prólogo
El presente manual se conforma de diferentes documentos obtenidos
del internet, algunos se han alterado para mejor comprensión y/o
explicación de su aplicación dentro de la empresa, también he
aportado algo de mi experiencia ya que durante mi vida profesional
las comunicaciones escritas eran básicas para tener éxito.
Este manual no trata de demostrar que se domina el tema de cómo

ser un buen comunicador, más sin embargo, espero que sea de
utilidad para aquellos colaboradores que teniendo el deseo de
recuperación, lo utilicen para mejorar su forma de comunicar ideas a
sus semejantes.
El tema no se aprende de la noche a la mañana y menos con una

sola lectura de este manual el cual debe ser siempre un referente
cuando de escribir comunicaciones se trate, se que la tarea es ardua
pero podrán corroborar a largo plazo, ya que se verán gratificados por
la xxxx, por eso los conmino a tener siempre este manual a la mano
el cual no tengo duda ayudará a ampliar su visión, profesionalismo y
les prepare para el futuro.
Tema obligado es hablar de la ortografía esta debe ser impecable y

por eso sugiero que su Word o Google Docs siempre cuenten con
corrector de ortografía tanto en español como en inglés, no hay
excusa para escribir con faltas de ortografía.
Ing. Alejandro Flores Acuña

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2. ¿Cómo hacer una Carta?
¿Cómo se hace una carta?
¿Qué aspectos considerar al redactarla?
Creer que hacer una carta es cosa sencilla está muy lejos de la
realidad. Si tenemos presente que ha de ser clara, pulcra, breve,
concreta, metódica, correcta, cortés, considerada, precisa y,
sobre todo, que consiga el fin que nos proponemos, veremos que
la cosa no es tan fácil. No cabe duda de hacer una carta que reúna
los requisitos descritos puede calificarse entre los géneros literarios
más difíciles.
La carta está definida como una conversación por escrito y, ante todo,
hemos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor.
Sócrates, excepcional conversador, hablaba con el zapatero "en

zapatero" y con el filósofo "en filósofo".
Si no seguimos esta pauta, será muy difícil conseguir el fin propuesto

porque no seremos ni inteligibles ni fáciles de comprender.
Pecaremos contra la sencillez, la claridad y la naturalidad sin olvidar
que, si nos valemos de artificios y afectaciones, la carta
terminará, sin duda, en el cesto de los papeles.
Por el contrario, si hacemos gala de frases cortas y claras al

entendimiento; si metódicamente dividimos los asuntos que tratemos,
dando prioridad a lo más interesante para continuar con una acertada
explicación y una justificación, en la que se excluirán cuestiones
accesorias y divagaciones, seremos exactos y nuestras
probabilidades de éxito serán mucho mayores, máxime si a todo lo ha
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presidido la corrección y cortesía que, como nadie ignora, consiste en
ser pulcros, no cometer errores ortográficos ni sintácticos y ser
atentos, afables y comedidos.
Otra consideración la impone este sabio refrán: "Antes de hablar,

piensa una vez; antes de escribir, tres".
No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta

pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso que
estime oportuno.
Huelga comentar que debemos pensar muy bien el alcance que

pueda tener una frase, no prometer aquello que no se piensa cumplir;
la gravedad de una palabra injuriosa...
Seamos sinceros al escribir eliminando los achaques que nadie cree:

"... puedes creerme que me ha sido completamente imposible
escribirte. Ya sabes las muchas ocupaciones que tengo..."
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4. Citación de la fecha del día en que escribimos.
5. Citar referencia de acuerdo con procedimientos
establecidos
6. Contestar citando fecha, referencias y asunto.
Tener presente:
!"#$"%&'"($)$*$+&'",%"%&+-),"(,".%/"'&0$,(/(1",+2),'/1",304"2/)/"
5/-6/)",%"26.)/64"78,+26&9":;&+.%$0/+&'"/".'3,(,':4"<&",'"
$%=),0.,%3,".'/)",6":'$%*.6/):4
!"#$"0&+,%>/+&'"0&%"6/"=?)+.6/":@.A"',B&),'"%.,'3)&'9:1",6"),'3&"
(,"6/",C2&'$0$?%"$)D",%"26.)/64"78,+26&9"
Muy señores nuestros:
Por medio de la presente acusamos recibo a su comunicación

de fecha Julio 2, 2012 en el cual …....
No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre

todo, después de haber escrito algunos párrafos. Evitemos ese error
!"#/-,)"(,'2,)3/)",6"$%3,)E'"(,6"(,'3$%/3/)$&"(,'(,".%"2)$%0$2$&1"
'&-),"3&(&1"'$"6/"0&+.%$0/0$?%",'",C3,%'/4
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La carta descubre nuestra personalidad
Es tan cierto el título que nos ocupa que, si deseamos no ser

confundidos, hemos de escribir tal y como hablamos, lo que no impide
que se medite detenidamente, se exprese el asunto
espontáneamente y, como ya hemos indicado, se lea y relea nuestra
epístola para asegurarnos de que no existen errores ortográficos ni
sintácticos.
Otras consideraciones que revelan al destinatario nuestra

personalidad, son la calidad del papel, el color de la tinta, la letra o la
clase de máquina (o impresora de ordenador), la firma y otros rasgos
aparentemente triviales que suelen ser significativos para el lector.
Si estos elementos los escogemos con cuidado y sinceridad, con el

ánimo de agradar y no de deslumbrar, nuestra fotografía resultará
estupenda.

1. Al pensar en Cómo Hacer una Carta, póngase siempre en el lugar
del destinatario y lea cuanto le dice con espíritu crítico.
2. Tenga presente, en el supuesto de trabajar en una empresa, dar a

la escritura de su carta un matiz de seriedad, confianza y sinceridad.
Por lo que usted escriba, juzgarán a su empresa.
3. Recuerde que Sócrates hablaba al zapatero "en zapatero" y el

ingeniero "en ingeniero". Hable al destinatario en el idioma que éste
utiliza.
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4. Jamás imprima a la escritura un carácter impersonal y seco.
Recuerde que la carta es una conversación.
5. Ya hemos visto cómo la carta descubre nuestra personalidad.

Estudie con detenimiento a su corresponsal y sabrá contestar
acertadamente.
6. Utilice, en todo momento, un lenguaje cordial y amistoso, sin pecar

por exceso ni por defecto. Sepa "guardar las distancias". No tiene por
qué contestar a un "apreciado amigo" con un "querido amigo" o
viceversa.
7. Al Hacer una Carta, no sea jamás pesado, forzado o afectado. Las

insistencias cansan. Si tiene que dejar constancia de su amor propio,
hágalo con sencillez y naturalidad; jamás como ofendido.
8. Recuerde que la cortesía es una norma de obligado cumplimiento

en la convivencia. No nos cansaremos de repetir la necesidad de ser
atentos, afables y comedidos. En suma, corteses. Revelaremos
poseer buena crianza.
9. Despierte la atención de su corresponsal. Conseguirá ser

comprendido con agrado y las probabilidades de conseguir el fin
propuesto serán mayores.
10. Si piensa detenidamente en el asunto que le ocupa, la respuesta

que obtenga jamás le sorprenderá. El buen corresponsal intuye
siempre la contestación porque su carta fue fruto de madurado
pensar.
11. Dé prioridad al qué pensará el destinatario, sobre su estilo,

acomodándose con perfección al asunto que trata.
12. Utilice la lógica en la exposición de sus ideas. Esto lo conseguirá
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cuando sus pensamientos constituyan una cadena para que su
corresponsal capte, sin el menor esfuerzo, de avances y retrocesos
en la lectura, aquello que usted desea.
2. ¿Cómo redactar un correo

electrónico?
Escribo esta entrada, con la esperanza de que la gente llegue y
encuentre una respuesta más o menos razonable a esta pregunta.
Se me ocurrieron muchísimos títulos, como:
Evite hacerle perder tiempo a sus destinatarios de correos

electrónicos (ofensivo)
Aprenda a redactar un correo electrónico (despreciativo)
Sepa cómo NO molestar a sus destinatarios (ofensivo)
y varios otros más...
Empecemos por el bendito asunto, que es básicamente el título del
correo.
Piensen que cuando envían un correo, están contactando con la

secretaria del destinatario por teléfono, y esta les pregunta ¿por qué
tema sería?, previo a comunicarles con el destinatario.
En el asunto, debemos tratar de informar del mejor modo posible al
destinatario, permitiéndole a este ahorrar tiempo al revisar sus
correos. Si el asunto está vacío o contiene los famosos "títulos" como
"hola", "correo", "mensaje", "consulta", "pregunta", o incluso sin
asunto... quien lo reciba, deberá abrir primero el correo y luego recién
se dará una idea de lo que le estamos enviando.
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Volvamos al caso de la secretaria, y veamos lo ridículo que sería una
charla así:
- Yo: Si, quisiera hablar con el señor Pérez

- Secretaria: Espere un momentito (...) ¿por qué asunto sería?
- Yo: "mensaje"/"consulta"/"pregunta" o quedarse callado...
Ojo, con esto no digo que en el asunto pongan todo lo que quieren
decir en el correo, sino un resumen que le permita al destinatario,
saber que es lo que van a leer cuando abran el mismo.
Hay estudios que dicen que el usuario promedio puede llegar a perder
hasta 8 minutos (me falta el enlace, lo sé) en revisar el correo... pero
esto seguramente lo dicen si el mismo ¡está mal redactado!.
Básicamente, si a mi me llega un correo que dice "pregunta" y no me

especifica que es... tardaré mucho más tiempo abriendo el mismo,
que simplemente leyendo uno mejor titulado como "pregunta sobre
php: conexiones a una base de datos mysql". Si, el segundo asunto
es mucho más largo, pero al menos que es lo que me pide tal o cual
persona, y atenderé dicho correo en el momento oportuno (cuando
tenga tiempo a sentarme y revisar donde tengo mis scripts, por
ejemplo).
Otro tema dentro del asunto, no usen MAYÚSCULAS a menos que

sea REALMENTE URGENTE. Y como URGENTE, no hago referencia
a que se nos esté acabando el mundo hoy a la tarde, sino más bien
que es una tarea NECESARIA de ser ejecutada en un corto plazo de
tiempo.
Tomen en cuenta, que NO DEBEN ABUSAR en el uso de este tipo de

títulos, ya que luego pueden terminar siendo los pastorcitos que
GRITAN LOBO, y NADIE LES CREE...
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Julio 2012
¿vieron que resulta molesto leer muchas mayúsculas?, por eso... el
siguiente punto…
El mensaje (o contenido del correo), NO tiene que ser redactado en

MAYÚSCULAS, ya que esto generará cierto rechazo por quien lo
reciba (y con justo motivo, simplemente NO es necesario). Piensen
que sería como llamar a alguien por teléfono, y cuando te pregunta
¿qué pasa?, comienzas a gritarle como loco... consiguiendo alguna
de las siguientes opciones:
a) te corta el teléfono
b) te insulta
El mensaje debería tener el menor contenido posible, y ser objetivo

(sobretodo cuando hablamos de hacer negocios), en el sentido de
brindar los datos necesarios para que la persona que lo recibe, no
deba leerse un bibliorato para lograr entender porque la contactas.
Piensen que dentro del mensaje debería haber una especie de

introducción, en donde se le hace la pregunta general (o se describe
el "objetivo" del correo, más claro que el propio asunto), mientras que
luego se pasa a dar más información para ayudar a la persona en
esta tarea.
Tengo contactos en ambos lados, algunos que saben escribir correos

(y se nota que reciben muchísimos, porque la verdad que el formato
es casi siempre el mismo... de ahí he aprendido, admito), mientras
otros que aún no logran acostumbrarse (o directamente nunca se
pusieron a pensar en lo que provocan con un correo mal redactado).
Ojo, yo también cometo errores de este tipo, y me suele pasar cuando

ando a las carreras con otros temas, aunque siempre trato de hacerlo
de la mejor forma posible.
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Julio 2012
Si envío un correo mal redactado, siempre espero un poco más de la
cuenta, ya que es un riesgo que uno debe asumir cuando lo hace...
(por lo dicho anteriormente).
Espero que nadie se ofenda con este mensaje, es una forma de

instruir a las personas para minimizar la pérdida de tiempo cuando
escribimos un correo, y cuando los tenemos que leer. Si todos
hicieran lo mismo, sería mucho más fácil, rápido y cómodo, leer los
correos que nos llegan... y ejecutar las tareas lo antes posible.
Nota: Sin motivo, y no es de capricho, cada correo que me llega con

un mal asunto, suele pasar mínimo 12 horas en la bandeja... a menos
que me hayan puesto un famoso "URGENTE" o "MUY URGENTE"
(que muchas veces no lo son...)
Si esto lo escribo luego de recibir unos 25 correos nuevos, entre los

cuales 13 incumplen con el factor asunto... dentro de 12 horas
desayunaré que es lo que me pedían, claro...
3. Cómo Redactar un informe
Estudiar, investigar, dar a conocer, decidir… Cómo redactar un

informe. Conozca algunos tips y consejos para saber Como Redactar
un Informe.
Para comenzar cabe aclarar que un informe se trata de un texto que

puede estar escrito en prosa técnica, científica o comercial y que tiene
el objetivo de comunicar información, generalmente dirigida a
personas o entidades capacitadas para tomar decisiones; de allí la
importancia de saber cómo redactar un Informe.
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Julio 2012
Cómo Redactar un Informe
El destinatario de un informe se trata de una persona o un grupo de

personas; gente que al recibirlo deberá leerlo y evaluarlo.
Por ello, saber cómo redactar un informe será crucial para la

efectividad de la información manejada a la hora de resolver las
situaciones planteadas.
Existen tres tipos de informe: Expositivo, interpretativo y demostrativo.
Conocer las características de cada uno resulta ser de los primeros

pasos para saber cómo redactar un informe:
El informe expositivo narra un hecho o una secuencia de hechos sin

análisis ni interpretaciones del autor; por consiguiente, sin
conclusiones ni recomendaciones.
El informe Interpretativo narra los hechos, los interpreta y analiza

para obtener conclusiones y dar recomendaciones.
El informe Demostrativo presenta una tesis planteada por el autor y

la descripción de los pasos que se han seguido para su demostración
y las conclusiones obtenidas.
Hay una estructura general que es de inevitable conocimiento a

la hora de saber: Cómo Redactar un Informe: introducción,
desarrollo y conclusión.
En la introducción se presenta el problema y los objetivos

buscados -¿Para qué? - ¿Por qué? - y - ¿Con qué?).
El desarrollo habla de los procedimientos, la metodología utilizada
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Julio 2012
para recabar la información: experimentos, entrevistas, etc.
(¿Cómo?). Y en la conclusión, se presentan los resultados obtenidos
utilizando cuadros, tablas, gráficos, etc. (¿Qué se encontró?).
Resulta obvio, aunque necesario, aclarar que la definición que se

tenga en las respuestas de las preguntas planteadas facilitará la
resolución de la cuestión de cómo redactar un informe.
Por último, algunos consejos para una mejor redacción de su informe:

presentar la información con objetividad; mencionar el mayor número
de datos posibles, presentarlos organizada y jerarquizadamente; citar
las fuentes de información consultadas; usar párrafos cortos y
exponer concreta y precisamente las conclusiones y
recomendaciones.
Carta de Presentación de Servicios

Una carta de presentación de servicios es donde ofrecemos nuestras
habilidades comerciales o profesionales como credencial frente a los
clientes. Este documento debe reflejar la confianza que puede
depositar el público en lo que tu empresa tiene para ofrecer.
Redactar tu propia carta de presentación de servicios no es una tarea

sencilla porque debes poner atención tanto en el diseño del
documento como en la redacción propiamente dicha. Dado que su
importancia es central para el éxito de tus negocios, será de gran
provecho que tengas en cuenta algunos consejos.
En primer lugar, para redactar una buena carta de presentación de

servicios es necesario que nunca olvidemos su objetivo: publicitar
y vender. Por ello, debemos pensar siempre en el destinatario de la
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Julio 2012
misma.
Sobre la extensión de la carta de presentación de servicios, la

concisión será una de sus virtudes más apreciadas.
Un máximo de 4 o 5 párrafos será la extensión ideal para

presentar tus servicios y lograr un mayor impacto sobre el
cliente potencial.
Para lograr que la carta sea concisa, lo más conveniente es diseñar la

estructura antes de comenzar a redactar.
Cada documento de este tipo tendrá cuatro partes claramente

reconocibles: saludo, exposición, despedida y firma.
Se sugiere que la carta de presentación de servicios se redacte sobre

papel membretado con el logo de la empresa o papel con
encabezamiento donde figure el título del profesional que está
ofreciendo sus servicios.
Este detalle aporta al buen diseño y a la visibilidad del remitente.
Para lograr brevedad y claridad en la exposición de la carta de

presentación de servicios es imprescindible que enfoques la
redacción en lo que ofrece la empresa o el profesional a sus clientes y
qué habilidades son centrales a la hora de elegir los servicios que
presentas.
En lo que respecta a la redacción es recomendable que evites los

rodeos, extranjerismos, refranes y todos los coloquialismos que le
quiten claridad y profesionalidad.
Si a la hora de presentar los servicios que ofrece la empresa o el

profesional la lista es muy extensa, será conveniente optar por una
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Julio 2012
enumeración que aportará claridad y hará menos densa la estructura
de la carta de presentación de servicios.
En cuanto al resto del contenido de la carta de presentación de

servicios, es necesario tener en cuenta que deben evitarse los
enunciados negativos. El objetivo del documento es exponer tus
habilidades, no los puntos débiles de la oferta comercial o profesional.
Aun cuando desees destacarte de los servicios de la competencia,

evita las oraciones negativas.
El diseño de tu carta de presentación de servicios debe ser sobrio. El

tipo de letra, tamaño y color no debe incluir creatividad sino seriedad.
Cuida que el logotipo de la empresa o el nombre del profesional esté
a la vista y legible.
Sin embargo, no se trata de consejos sobre cómo redactar una carta

de presentación de servicios. La formalidad del documento variará
según el destinatario y la imagen corporativa o profesional que
quieras imponer.
La mejor carta de presentación de servicios será siempre la que

conjugue la impronta profesional o comercial de la empresa con la
coherencia expositiva.
Carta de Presentación de un Producto

¿Necesita aumentar sus ventas enviando una Carta de Presentación
de su Producto? Aquí le damos algunos consejos para redactarla.
Una carta de presentación de un producto suele ser enviada por una
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Julio 2012
empresa a clientes o potenciales clientes para presentar un nuevo
producto que han lanzado al mercado.
Al ser una carta que intenta vender o generar un interés en un

producto debe ser escrita con un lenguaje persuasivo pero no
agresivo o invasivo, sino el posible comprador del producto
podrá perder interés o sentirse ofendido.
Lo primero que debe contener el texto de una carta de presentación

de un producto es el nombre de la persona que la escribe, debe haber
alguien detrás de esa carta para que no suene meramente comercial.
Así, puede iniciarse el mensaje diciendo:
“Mi nombre es Juan Pérez, soy el director de marketing de ______”.

De esta manera se creará un vínculo inicial más personal con el
lector.
A continuación deberá presentarse el producto enumerando sus

características y propiedades de manera breve.
Esta presentación no debe ser demasiado extensa ni técnica, tan solo

un adelanto de lo que podrá leer, si es que le interesa, en un folleto
que debe adjuntarse a la carta con los detalles técnicos del producto
que se está presentando.
En caso de que el receptor tenga interés en profundizar sobre las

cualidades del producto, leerá el folleto o catálogo.
Es recomendable invitar al lector a leer la documentación adjunta de

manera amable y sutil. A nadie le gusta que se le ordene leer algo si
la persona no tiene tiempo o ganas.
Finalmente, en la carta de presentación de un producto debe
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Julio 2012
agregarse que el emisor de la carta queda a las órdenes del receptor
para disipar cualquier duda que pueda surgir acerca del producto.
Así, sería conveniente incluir un teléfono o casilla de correo

electrónico de contacto.
Por último, como en toda carta, debe incluirse un saludo cordial

y formal antes de la firma y aclaración de firma de la persona que
remite la correspondencia.
41
Julio 2012

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Normas para contestar una carta

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¿Cómo redactar un informe?

Carta de presentación de servicios

Carta de presentación de producto

Este manual no trata de demostrar que se domina el tema de cómo

El tema no se aprende de la noche a la mañana y menos con una

Tema obligado es hablar de la ortografía esta debe ser impecable y

Ing. Alejandro Flores Acuña

¿Qué aspectos considerar al redactarla?

Sócrates, excepcional conversador, hablaba con el zapatero "en

Si no seguimos esta pauta, será muy difícil conseguir el fin propuesto

Por el contrario, si hacemos gala de frases cortas y claras al

Otra consideración la impone este sabio refrán: "Antes de hablar,

No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta

Huelga comentar que debemos pensar muy bien el alcance que

Seamos sinceros al escribir eliminando los achaques que nadie cree:

Muy señores nuestros:

Por medio de la presente acusamos recibo a su comunicación

No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre

Es tan cierto el título que nos ocupa que, si deseamos no ser

Otras consideraciones que revelan al destinatario nuestra

Si estos elementos los escogemos con cuidado y sinceridad, con el

Normas para contestar una carta

2. Tenga presente, en el supuesto de trabajar en una empresa, dar a

3. Recuerde que Sócrates hablaba al zapatero "en zapatero" y el

5. Ya hemos visto cómo la carta descubre nuestra personalidad.

6. Utilice, en todo momento, un lenguaje cordial y amistoso, sin pecar

7. Al Hacer una Carta, no sea jamás pesado, forzado o afectado. Las

8. Recuerde que la cortesía es una norma de obligado cumplimiento

9. Despierte la atención de su corresponsal. Conseguirá ser

10. Si piensa detenidamente en el asunto que le ocupa, la respuesta

11. Dé prioridad al qué pensará el destinatario, sobre su estilo,

12. Utilice la lógica en la exposición de sus ideas. Esto lo conseguirá

2. ¿Cómo redactar un correo

Se me ocurrieron muchísimos títulos, como:

Evite hacerle perder tiempo a sus destinatarios de correos

Piensen que cuando envían un correo, están contactando con la

- Yo: Si, quisiera hablar con el señor Pérez

Básicamente, si a mi me llega un correo que dice "pregunta" y no me

Otro tema dentro del asunto, no usen MAYÚSCULAS a menos que

Tomen en cuenta, que NO DEBEN ABUSAR en el uso de este tipo de

El mensaje (o contenido del correo), NO tiene que ser redactado en

El mensaje debería tener el menor contenido posible, y ser objetivo

Piensen que dentro del mensaje debería haber una especie de

Tengo contactos en ambos lados, algunos que saben escribir correos

Ojo, yo también cometo errores de este tipo, y me suele pasar cuando

Espero que nadie se ofenda con este mensaje, es una forma de

Nota: Sin motivo, y no es de capricho, cada correo que me llega con

Si esto lo escribo luego de recibir unos 25 correos nuevos, entre los

3. Cómo Redactar un informe

Estudiar, investigar, dar a conocer, decidir… Cómo redactar un

Para comenzar cabe aclarar que un informe se trata de un texto que

El destinatario de un informe se trata de una persona o un grupo de

Por ello, saber cómo redactar un informe será crucial para la

Existen tres tipos de informe: Expositivo, interpretativo y demostrativo.

Conocer las características de cada uno resulta ser de los primeros

El informe expositivo narra un hecho o una secuencia de hechos sin

El informe Interpretativo narra los hechos, los interpreta y analiza

El informe Demostrativo presenta una tesis planteada por el autor y