PLANTILLA DE SEGUIMIENTOS - SOLICITUD DOCUMENTAL

Se cierra requerimiento a notificación de ejecutiva, proveedor se encuentra en proceso de verificación.

SD.1 Solicitud inicial:

Se establece comunicación con el proveedor solicitando el ingreso de la documentación requerida
para el registro. Se envía correo de solicitud y se confirma la recepción de este.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO Apellido, Nombre, teléfono y e-mail de la persona contactada
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en únicamente Fecha de próximo seguimiento solo si el proveedor solicita que se
contacte en una fecha determinada.

SD.2 Solicitud documentación pendiente;

Se establece comunicación con el proveedor solicitando el ingreso de la documentación pendiente
(Legal, Financiera, Experiencias, Formularios del cliente) para el registro. Se envía correo de
solicitud y se confirma la recepción de este.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO Apellido, Nombre, teléfono y e-mail de la persona contactada
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en únicamente Fecha de próximo seguimiento solo si el proveedor solicita que se
contacte en una fecha determinada.

SD.3 Solicitud por correo

Se envía correo solicitando el ingreso de la documentación requerida para el registro. Al realizar un

contacto telefónico “el proveedor no responde en los números disponibles” “Los números
disponibles no funcionan” “no se cuenta con números de contacto”.

(Notificar en el siguiente contacto al enlace operativo si no es posible contactar telefónicamente al

proveedor y no se ha obtenido respuesta)

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO e-mail de la persona contactada.
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.

SD.3 Solicitud Documentación Pendiente por correo

Se envía correo solicitando el ingreso de la documentación pendiente (Legal, Financiera,

Experiencias, Formularios del cliente). Al realizar un contacto telefónico “el proveedor no responde
en los números disponibles” “Los números disponibles no funcionan” “no se cuenta con números de
contacto”.

(Notificar en el siguiente contacto al enlace operativo si no es posible contactar telefónicamente al

proveedor y no se ha obtenido respuesta)

Atención:
 3. Diligenciar en CONTACTO e-mail de la persona contactada.
4. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.

SD.4 Solicitud plazo vencido

Se establece comunicación con el proveedor informándole que venció el tiempo establecido para el
ingreso de la documentación. Se solicita realizar el cargue de la documentación pendiente (Legal,
Financiera, Experiencias, Formularios del cliente) el día de hoy.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO Apellido, Nombre, teléfono y e-mail de la persona contactada.
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en únicamente Fecha de próximo seguimiento solo si el proveedor solicita que se
contacte en una fecha determinada.

SD.5 Confirmación llamada (entrante)

Se establece comunicación con el proveedor solicitando el ingreso de la documentación requerida
para el registro. Se confirma recepción del correo enviado el XX de XXXXX.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO Apellido, Nombre y e-mail de la persona contactada.
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

SD.6 Confirmación Correo (entrante)

Se confirma recepción del correo enviado el XX de XXXXX a través de este mismo medio.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO Apellido, Nombre y e-mail de la persona contactada
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en únicamente Fecha de próximo seguimiento solo si el proveedor solicita que se
contacte en una fecha determinada.

SD.7 Cierre Solicitud

Se confirma el ingreso de la documentación solicitada para el registro. Se remite al área de
verificación para continuar con el proceso de registro.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

SD.8 Cierre Solicitud Consecutivo

Se recibe documentación solicitada para el registro. Se remite al área de verificación a través de
consecutivo para continuar con el proceso de registro.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.
SD.9 Envió Documentación Parcial
Se recibe documentación parcial solicitada para el registro. Se remite al área de archivo para la
creación del consecutivo. Se continua con la documentación pendiente (Legal, Financiera,
Experiencias, Formularios del cliente).

(Se debe diligenciar en el consecutivo en “observación” PARCIAL.)

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

SD.10 Cancelar Solicitud

A la fecha no se evidencia el ingreso de la documentación solicitada para el registro. Se suspende el
proceso de solicitud documental y se escala al área de Servicio al Cliente.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

SD.11 Escalar Solicitud

El proveedor manifiesta xxxx por lo que se escala al área de Servicio al Cliente con el fin de aclarar
cómo proceder con el proceso de registro.

Atención:
4. Diligenciar en CONTACTO con N/A
5. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
6. Diligenciar en únicamente Fecha de próximo seguimiento solo si el proveedor solicita que se
contacte en una fecha determinada.
 PLANTILLA DE SEGUIMIENTOS – VERIFICACIÓN

VB.1 Verificación básica cumple

Se verifica la información Básica ingresada por el proveedor, cuenta con la documentación Básica
completa.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

VB.1 Verificación básica no cumple

Se verifica la información Básica ingresada por el proveedor, pendiente XXXX, XXX.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

VF.1 Verificación EEFF cumple

Se verifica la información ingresada por el proveedor, estados financieros XXXX-XXXX.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE a PAR SERVICIOS INTEGRALES SA.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

VF.1 Verificación EEFF no cumple

No se valida la información ingresada por el proveedor, estados financieros XXXX-XXXX porque
XXXXX.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE a PAR SERVICIOS INTEGRALES SA.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

VE.1 Verificación Experiencia cumple

Se verifican experiencias comerciales nuevas ingresadas por el proveedor.
Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE a PAR SERVICIOS INTEGRALES SA.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

VE.1 Verificación Experiencia no cumple

No se valida experiencias comerciales nuevas ingresadas por el proveedor. XXXXX.
 Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE a PAR SERVICIOS INTEGRALES SA.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

PLANTILLA DE SEGUIMIENTOS – SUBSANACIONES

VSB.3 Subsanaciones 1
Se establece comunicación con el proveedor solicitando la subsanación de la documentación
pendiente/actualizada (Legal, Financiera, Experiencias, Formularios del cliente) para finalizar el registro
con el cliente. Se envía correo de solicitud.

Se envía correo al proveedor solicitando la subsanación y cargue de la documentación

actualizada/pendiente (Legal, Financiera, Experiencias, Formularios del cliente).

Se envía correo al proveedor solicitando la subsanación de XXXX, XXXX, para finalizar el registro con
el cliente. Se envía correo de solicitud.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO e-mail de la persona contactada
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en únicamente Fecha de próximo seguimiento solo si el proveedor solicita que se
contacte en una fecha determinada.

VSB.3 Subsanaciones FINAL

Se establece comunicación con el proveedor informándole que venció el tiempo establecido para la
subsanación de la documentación pendiente (Legal, Financiera, Experiencias, Formularios del
cliente).para finalizar el registro con el cliente. Se solicita realizar el cargue de XXXX, XXXX, el día
de hoy.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO e-mail de la persona contactada
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en únicamente Fecha de próximo seguimiento solo si el proveedor solicita que se
contacte en una fecha determinada.

VSB.3 Cierre Solicitud

Se confirma el ingreso de la documentación solicitada para el registro. Se remite al área de
verificación para continuar con el proceso de registro.

Atención:
1. Diligenciar en CONTACTO con N/A
2. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
3. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

SD.3 Cierre Solicitud Consecutivo

Se recibe la documentación solicitada para el registro. Se remite al área de verificación a través de
consecutivo para continuar con el proceso de registro.
 Atención:
4. Diligenciar en CONTACTO con N/A
5. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
6. Diligenciar en FECHA VENCIMIENTO dejar en blanco.

SD.3 Cancelar Solicitud

A la fecha no se evidencia el ingreso de la documentación solicitada para el registro. Se suspende el
proceso de subsanación y se escala al área de Servicio al Cliente.

Atención:
7. Diligenciar en CONTACTO con N/A
8. Seleccionar el CLIENTE para el que se está realizando el seguimiento.
9. Diligenciar en únicamente Fecha de próximo seguimiento solo si el proveedor solicita que se
contacte en una fecha determinada.

PLANTILLA DE SEGUIMIENTOS – ENLACE OPERATIVO

EO.1 Creación proveedor

EO.2 Cierre de Solicitud (Completo)

Se finaliza proceso de registro para el cliente. Registrando el cliente respectivo.

EO.3 Cierre de Solicitud (Cancelado)

Se cancela proceso de registro para el cliente. Registrando el cliente respectivo.

EO.3 Escalar Solicitud

Se escala proceso de registro al cliente debido a que no se evidencia el cargue de la documentación pendiente.
Registrando el cliente respectivo.