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Procedimiento para la Código: PRO01-01

Implementado: 2021/06/24
elaboración y control
de documentos

1. Introducción

Este documento establece el conjunto de requisitos, especificaciones y lineamientos para la


elaboración, revisión, aprobación, almacenamiento y distribución de documentos de la
empresa La Ablana, S.L, orientado a la acción coherente de la implementación del control
documental en relación a los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2015.

2. Objetivo

Establecer la metodología para la elaboración, revisión, aprobación, almacenamiento y


distribución de todo documento perteneciente al sistema de gestión documental.

3. Alcance

Esta metodología abarca todo documento perteneciente al sistema de gestión documental


implementado por los diferentes procesos de la organización La Ablana, S.L.

Definiciones

Almacenamiento: Es necesario determinar donde se realiza el archivo de los registros para


poder después encontrarlos fácilmente.

Anexo: Explica la forma en la que la organización pretende dar respuesta a la


necesidad de la gestión del conocimiento.

Aprobación: Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de


los documentos y la evidencia de dicha aprobación

Distribución: Puede realizarse en formato físico o en formato digital, debe ser de tal forma
que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus
responsabilidades en el sistema.

Documento: Es la información y su medio de soporte


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Elaboración: Cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento

Formato: Documento o plantilla en el que se anotan los datos relacionados con la


realización de cualquier tarea del sistema

Gestión documental: Dirige la ejecución de la estrategia planificada para gestionar los


documentos

Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle
actividades u operaciones muy específicas.

Manual: Es un documento de alto valor que contiene una recopilación muy organizada de
forma coherente de los procesos y procedimientos

Plan: Indica cómo realizará todas las actividades necesarias, ya que sea directamente o por
referencia de apropiarse a los procedimientos documentados u otros documentos

Procedimiento: Es un modo específico de llevar a cabo una actividad o proceso.

Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento

Recuperación: Es necesario determinar la metodología para acceder y encontrar registros


de actividades anteriores.

Registro: Formato o impreso cumplimentado como resultado de la realización de una


tarea del sistema, requerido, o no, de forma implícita en la norma de referencia

Listado maestros: Herramienta diseñada para facilitar la administración de los documentos


generados en el cumplimiento de sus funciones y procedimientos

Retención: Es necesario determinar el tiempo de conservación de los registros

Revisión: Es uno de los procesos que admite la integración en metodología y


contenido para resultar un proceso que cumplan con los requisitos.
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4. Responsables

El cumplimiento de este documento es responsabilidad de todos los colaboradores la


organización La Ablana, S.L, sin embargo, se especifican las siguientes responsabilidades:

● Elaboración: Responsable de la actividad.


● Revisión y actualización: Líder de proceso.
● Aprobación: Lider del SGC de la organización.
● Publicación: Gestión de la calidad.
● Socialización: Líderes de proceso.
● Implementación: Involucrados en el documento.
● Control de documentos: Todo el proceso al que aplica el documento.

5. Generalidades

La estructura documental, tiene como base las 1Directrices para la documentación del
sistema de gestión de la calidad GTC-ISO/TR 10013:2002. La jerarquía de documentos
tiene fundamento en el Anexo A de la anterior.

1
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). Guía técnica colombiana
GTC – ISO/ TR 10013. 2002
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Figura 1. Jerarquía típica de la documentación del sistema de gestión de la calidad -


Elaborado a partir del Anexo A de la GTC-ISO/TR 10013:2002.

6. Desarrollo de actividades

La elaboración del sistema documental está basado en los requisitos establecidos en la ISO
9001:2015 y la demostración de acción coherente entre lo documentado y las actividades
desarrolladas en cada proceso.

6.1 Estandarización de formato

El desarrollo de la metodología, permite establecer un formato base que mantiene la


homogeneidad en los documentos creados para el sistema de gestión de la calidad de la
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organización. Para tal fin se ha establecido la siguiente estructura a nivel de títulos


principales que todo documento debe cumplir sin excepción:

1. INTRODUCCIÓN
Un espacio
Relacionar la intención de lo que se pretende incluir en el presente documento. Ejm: Definir
los controles necesarios para los documentos y registros del Sistema de gestión para la
Organización.

Dos espacios
2. OBJETIVO
Un espacio
Relacionar la intención de lo que se pretende incluir en el presente documento. Ejm: Definir
los controles necesarios para los documentos y registros del Sistema de gestión para la
Organización.

Dos espacios
3. ALCANCE
Un espacio
Relacionar a qué procesos o subprocesos aplica el documento y desde donde inicia y
finaliza el mismo. Ejm: Aplica a todos los procesos y subprocesos que tienen documentos
que son requeridos para el funcionamiento del Sistema de gestión, comprende las etapas
de elaboración y/o actualización hasta la aprobación y control de los mismos.

Dos espacios
4. DEFINICIONES
Un espacio
Incluir las definiciones que se consideren necesarias para el adecuado entendimiento del
documento por parte de un tercero, así como las que se consideren de interés para el tema
principal del documento. La palabra que se define va en cursiva y mayúscula y en el
renglón siguiente se ubica la definición con letra normal. Ejm:
ALMACENAMIENTO
Lugar donde se encuentran archivados los registros.

Dos espacios
5. RESPONSABILIDADES
Un espacio
Relacionar los colaboradores que son responsables en las actividades principales del
procedimiento que se está documentando. Ej: El cumplimiento de este procedimiento es
responsabilidad de todos los colaboradores de la Organización, sin embargo se específica
algunas responsabilidades específicas:

● Elaboración y/o actualización: Colaboradores ejecutores de actividades, dueños de


procesos y/o subprocesos.
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● Aprobación: Dueños de procesos, Jefe Superior Inmediato del que elabora el documento ó
Comité de Calidad.
● Publicación: Departamento de Calidad.
● Socialización: Líderes de Procesos o Subprocesos.
● Implementación: Involucrados en el documento.
● Control de documentos y de registros: Todos los colaboradores de la Organización.

Dos espacios
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Un espacio
Iniciar con la documentación de las actividades que hacen parte del procedimiento a
establecer, todo el capítulo 5 será para el desarrollo de las actividades por tanto, si requiere
incluir otros numerales por favor tenga en cuenta las subdivisiones como 5.1, 5.1.1 entre
otras, de acuerdo a la lógica del contenido

Dos espacios
7. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS
Un espacio
Relacionar los diferentes documentos que se han nombrado a lo largo del procedimiento.
● NTC ISO 9000/2005: Sistemas de gestión de calidad. Fundamentos y vocabulario.

Dos espacios
8. REGISTROS
Un espacio
Relacionar los registros que se han nombrado a lo largo del procedimiento.
● Listado Maestro de Documentos

“Fin de Documento”

6.2 Estandarización de formato


Para el desarrollo de los documentos es importante establecer la fuente utilizada para la
creación de cualquier documento, estableciéndose de la siguiente manera:

● Título 1 y 2

Fuente utilizada: Arial


Tamaño: 13
Estilo: Negrita
Interlineado: Sencillo
Alineación: Izquierda
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● Título 3 y 4

Fuente utilizada: Arial


Tamaño: 13
Estilo: Negrita Cursiva
Interlineado: Sencillo
Alineación: Izquierda
Todos los documentos deben estar diseñados a partir de los requisitos establecidos en el
numeral 6 del presente documento.

6.3 Aplicación de formatos de acuerdo al tipo de documento

En toda organización, existen diferentes tipos de documentos, como procedimientos,


protocolos, fichas técnicas, manuales, instructivos, flujogramas, de modo que es importante
identificarlos e individualizar los anteriores. Para tal fin se ha desarrollado la siguiente tabla
que permite identificar los requisitos de cada tipo de documento:

Elemento Manual Procedimiento Protocolo Ficha Instructivo Flujograma


técnica

Introducción R R O R R O

Objetivo R R R R R R

Alcance R R O R R R

Definiciones R R O O O N/A

Responsabilidades R R R O O R

Actividades R R R R R R

Documentos y R R O R R N/A
referencias

Registros R R O R O N/A

Anexos O O O O O N/A
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Tabla 1. Aplicación de formato de acuerdo al tipo de documento - Elaborado por autores a


partir de la metodología establecida - 2021

Nota: Cada tipo de documento es evaluado, de tal modo que permite establecer los
elementos requeridos para cada uno de ellos. Para ello es necesario declarar las
convenciones de la tabla:

R: Elemento requerido y obligatorio para el documento.


O: Opcional, sin embargo se debe evaluar la pertinencia del mismo.
N/A: Elemento que no es posible incluir dentro del tipo de documento.

6.4 Codificación de documentos

Para la construcción de los códigos asignados a los documentos, se relaciona la siguiente


tabla que especifica las siglas correspondientes a cada tipo de documento.

Elemento Manual Procedimiento Protocolo Ficha Instructivo Flujograma


técnica

Código MAN PRO PROT FTEC INST FGR


Tabla 2. Codificación de documentos

Con el fin de tener una identificación individual se ha de asignar un consecutivo que


identifica a cada documento creado y que los diferencia entre su tipo, de la siguiente
manera:

Elemento Manual Procedimiento Protocolo Ficha Instructivo Flujograma


técnica

Primer MAN01 PRO01 PROT01 FTEC01 INST01 FGR01


Consecutivo

Segundo MAN02 PRO02 PROT02 FTEC02 INST02 FGR02


Consecutivo

Tercer MAN03 PRO03 PROT03 FTEC03 INST03 FGR03


Consecutivo

Tabla 3. Consecutivo de Documento


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En la tabla 3 se muestran los ejemplos en cada caso de acuerdo al tipo de documento, de


modo que tienen una identificación que les permite diferenciar los documentos. En el listado
maestro de documentos se ha de llevar dicho control.

Una vez asignado el consecutivo al documento, es importante saber cual es la versión del
mismo, sin la necesidad de hacer apertura del documento, para ello se complementará el
código con la siguiente información.

Ejemplo: El código del presente documento es PRO01, sin embargo para asignar la versión
del documento se adiciona “-” guión medio y el consecutivo adicional corresponde al
número de actualización del documento empezando en 01 el cual es la primer versión y no
tendrá limitación en el número de actualizaciones. Es decir que para el presente documento
la codificación completa será:

Código: PRO01-01 (Procedimiento Número 1, Versión 1) si la versión fuera diferente por


alguna actualización realizada sería PRO01-02 (Procedimiento Número 1, Versión 2).

6.5 Presentación y visualización del documento

● Portada:
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Figura 2. Portada de documento y especificaciones

● Logotipo de la empresa:

Figura 3. Logo de la empresa

● Esquema información de documento:

El esquema de información para el encabezado de página es aplicada a todos los


documentos en general, siendo así:
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Ejemplo de encabezado:

Nombre del Código: Código asignado


Implementado:Fecha de
documento (Debe ir publicación
precedido del tipo de
documento,ejemplo:
Logo de la empresa procedimiento de...
Manual de…
Protocolo de...
Tabla 4. Encabezado de documentos del sistema de gestión de la calidad.

Nota: Este encabezado solo es aplicado a partir de la segunda página del documento ya
que la portada no contará con dicho encabezado.

6.6 Control de cambios de documento

El control de cambios permite identificar las diferentes modificaciones realizadas al


documento de manera oficial, por lo cual para mantener el sistema de gestión documental,
es importante tener trazabilidad de dichas modificaciones. Para los documentos
pertenecientes al sistema de gestión de la calidad, éste se realizará en la última página del
documento con la siguiente información:

Fecha Versión Descripción Responsable Quien aprueba


del cambio del cambio el cambio

2021/06/25 02 Modificación del Lider de Lider de


alcance proceso calidad.
Tabla 5. Ejemplo de control de cambios en los documentos.

Se establece que todo documento perteneciente al sistema de gestión debe ser revisado de
manera semestral, con el fin de identificar posibles desviaciones de lo escrito frente a la
realidad de las actividades, de modo que pueda actualizarse y mantener la coherencia de lo
escrito con lo realizado.
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6.7 Procedimiento de control documental

El sistema de gestión de la calidad, establece una serie de acciones encaminadas a velar


por el estricto cumplimiento del control documental y la acción coherente dentro de la
organización:

No. Actividad Responsable Frecuencia Registro

1 Identificar la necesidad de Lider de Cada vez que Solicitud de


crear, establecer o actualizar proceso (Los existan creación,
un documento fiel a la realidad subalternos desviaciones o modificación
de la organización. Una vez se ayudan a modificaciones de
identifique la necesidad, el identificar de las documento
líder procede a realizar la dichas actividades. de acuerdo al
solicitud ante el proceso del necesidades). proceso a fin.
sistema de gestión de la
calidad.

2 Se evalúa la respectiva Líder del Cada vez que Aprobación o


solicitud realizada en el ítem proceso de se realice rechazo
no. 1, allí se ha de constatar la gestión de la alguna solicitud escrito de la
necesidad, oportunidad y calidad. de acuerdo al solicitud. Si
coherencia de la solicitud. ítem No.1 se rechaza
debe aclarar
las razones.

3 Si la solicitud es aprobada, se Líder del Cuando se Correo


procede a entregar los proceso de apruebe una electrónico
diferentes formatos gestión de la solicitud. que adjunte
preestablecidos para la calidad. la plantilla
respectiva documentación, de editable de
acuerdo al tipo de documento. acuerdo al
tipo de
documento.

4 Si lo que se requiere es la Líder del Cuando se Correo


actualización del documento y proceso de apruebe una electrónico
esto ha sido aprobado, el líder gestión de la solicitud. que adjunte
del proceso de gestión de la calidad. la plantilla
calidad, compartirá editable editable de
acuerdo al
tipo de
documento.
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5 Una vez realizados los Lider de Cada vez que Desde el


cambios cuando se trata de proceso se realice la proceso del
actualización de documentos, actualización SGC
se deberá colocar con de un evaluarán el
especificidad quien modifica el documento. documento
documento y quien revisa es el actualizado y
líder del proceso. darán
aprobación o
rechazo
según sea el
resultado y
este debe ser
notificado a
quien realiza
la solicitud.

6 Cuando el documento es Lider de Cada vez que Registro del


nuevo, se han de seguir los proceso / Líder se requiera un nuevo
lineamientos descritos en el del SGC nuevo documento
procedimiento PRO01- documento. en el listado
Procedimiento para la maestro de
elaboración y control de documentos.
documentos.

7 La publicación de los nuevos Líder del Cada vez que Registro de


documentos y la actualización proceso se crea un socialización
de documentos previos, debe nuevo del
hacerse por correo electrónico documento o documento
corporativo y de manera se actualiza. por parte de
presencial. los
involucrados.

8 Todo documento de origen Líder del SGC Cuando se Listado de


externo utilizado como ingresa un documentos
referencia normativa, método o nuevo de origen
lineamiento de actividades de documento de externo.
la organización, debe estar origen externo
correctamente identificado
como copia controlada

9 Se debe establecer un Líderes de De acuerdo al Documento


cronograma de revisión de proceso cronograma que
documentos por parte de cada establecido evidencie la
proceso de la organización, necesidad de
con el fin de evaluar la actualizar o
coherencia de lo escrito con la crear
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de documentos

realidad de las actividades. documentos


o una
declaración
de que no se
requiere
ninguna de
las
anteriores.

10 Todo registro que se realice Líderes de Cada vez que Registro


debe ir en tinta de esfero y en proceso se genere un
caso de existir tachaduras, nuevo registro.
enmendaduras, se ha de
especificar por parte del
responsable la razón de la
misma y firmar para dejar
evidencia de la modificación.
De acuerdo a la pertinencia se
evalúa si es necesario o no el
cambio del registro.

6.8 Almacenamiento de la información

El almacenamiento, control y distribución de los documentos en la organización, está a


cargo del sistema de gestión de la calidad y se debe hacer de la siguiente manera.

1. Contratar proveedor de servicios de almacenamiento en la nube.


2. Crear carpetas por proceso.
3. En cada carpeta de proceso deberán ir las carpetas de subprocesos si existen.
4. En las carpetas de subproceso se ha de crear para cada tipo de documento una
nueva carpeta.
5. De acuerdo al punto anterior se almacenarán los documentos por versión, es decir,
que se ha de conservar cada versión existente del mismo documento dentro de su
carpeta individual.

Ejemplo de ruta: Proceso/Subproceso/Tipo de documento/Versión/Documento.docx u Hoja


de cálculo.xlsx
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Se aclara que todo documento de la organización será distribuido internamente de manera


digital, esto orientado a la reducción de gastos por material de oficina. Los documentos se
almacenarán en formatos editables ya sea en documentos, hojas de cálculo o
presentaciones. La distribución de los mismos se hará bajo un formato PDF y se contará
con una base de datos corporativa que permita el fácil y continuo acceso a los documentos
por parte de los colaboradores de la organización, que tengan cuentas corporativas y que
se encuentren dentro del dominio de red empresarial.

7. Referencias

● Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC),


Norma técnica colombiana NTC- ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad
fundamentos y vocabulario. 2015.

● Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). Guía


técnica colombiana GTC – ISO/ TR 10013. 2002.

● Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC),


Norma técnica colombiana NTC- ISO 9001 Sistemas de gestión de la calidad-
Requisitos. 2015.

Fecha Versión Descripción Responsable Quien aprueba


del cambio del cambio el cambio

2021/06/25 01 Creación del Jesús Perilla Camilo


procedimiento Villalobos

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