ÁREAS FUNCIONALES QUE TODA PYME DEBE TENER

El reto de cualquier emprendedor es sin duda alguna convertirse en empresario, logrado que
lo que nació como una idea, se desarrolle hasta consolidarse en una empresa madura con un
funcionamiento óptimo. Lograrlo dependerá ciertamente de que el emprendedor desarrolle
habilidades directivas y de liderazgo y que logre organizar su empresa a través del
desarrollo de una serie de áreas funcionales necesarias para el funcionamiento óptimo de la
organización, pero ¿a qué áreas funcionales me refiero?

Cuando hablo de áreas funcionales, me refiero a todas las áreas que encontramos en las
pymes y que se integran mediante un sistema de actividades bien engranado. TODAS estas
áreas en conjunto le permitirán a la empresa alcanzar los objetivos estratégicos planteados,
lograr su misión e ir tras la visión. Las áreas funcionales se encuentran circunscritas en tres
niveles básicos: Nivel Estratégico, Nivel Operativo y Nivel de Apoyo y las mismas no
nacen desde el inicio, sino que se conforman a medida que la empresa pasa por las
diferentes etapas.

¿Cuáles son las áreas presentes en la etapa inicial (puesta en marcha) de

una empresa?
Muy probablemente, al emprender tu empresa en su etapa de puesta en marcha, te
encuentres solo como hombre o mujer orquesta o quizá tengas pocos trabajadores y
colaboradores y por lo tanto no cuentes con una estructura organizacional clara. Lo común
en esta etapa es que tú o tu equipo le presten atención a 3 actividades:

 Coordinar las operaciones para producir el bien o servicio y lograrlo.

 Conseguir clientes y establecer con ellos una relación con el fin de vender el
producto o servicio.
 Facturar y controlar el ingreso, para mantener tu pyme en marcha.

Sin duda alguna para mantener tu empresa a flote, por un tiempo, mantendrás tu foco en
estas actividades básicas, haciendo mayor énfasis en unas u otras dependiendo del tipo y
sector de tu negocio. Una vez que como empresario logres llegar a la etapa de
funcionamiento regular, es decir, logres facturar lo necesario para “mantenerte a flote”,
llega el momento comenzar a ORGANIZAR UNA PYME.

En este momento deberás dedicar tiempo a pensar en cómo mejorar, para lo cual debes
buscar ordenar las tareas y actividades, y así eliminar el desorden y el caos en caso de que
existan. Así que manos a la obra y comienza a crear o definir con detalle áreas funcionales.
Algunas como el área contable surgirán de manera “natural”, otras como la relativa a la
gestión de la información, tal vez no tanto.
 ¿Cuáles son las áreas en una empresa idea en una
fase temprana (funcionamiento regular y
funcionamiento estable)?

Antes de entrar de lleno a detallar las áreas, quiero hacer referencia al concepto de
“empresa ideal”. Una empresa ideal no es una empresa perfecta. Cuando hablo de empresa
ideal, me refiero a una empresa en la que el empresario y su equipo buscan hacer las cosas
bien. A mi juicio una “empresa ideal” en una fase temprana debe contar con 7 áreas claves
a fin de que logre mantener su ritmo de crecimiento y competitividad y a que logre
desarrollar la capacidad de responder a los retos del entorno.

Las 7 áreas funcionales claves a las que me refiero son: 1) Dirección, 2) Ventas y mercado,
3) Producción y operaciones, 4) Gestión, 5) Financiera y de tesorería, 6) Recursos
Humanos y 7) Contabilidad. Todas ellas pueden circunscribirse en tres niveles arriba
referidos de la siguiente manera.

Como ya he mencionado antes, cada empresa tiene sus particularidades, por lo que las áreas
pudieran encontrarse reagrupadas de manera diferente en cada pyme, atendiendo a las
características propias de cada una.
I. Áreas en una empresa a nivel estratégico

1.- Dirección
En las primeras etapas, en el área de dirección estratégica la idea es que el empresario y su
equipo tengan claro, definido y documentado el ser del negocio, todo lo relacionado con su
producto y/o servicio, su relación con el cliente y el valor agregado que genera. Es
imprescindible tener claro el rumbo de su empresa y a sus acciones de cara a lograr los
objetivos estratégicos. Para ello debes trabajar de cara a:

Definir, documentar y divulgar la misión, visión y valores. Establecer, desarrollar y

compartir las directrices y objetivos estratégicos. Establecer estrategias de cara a vigilar y
analizar el entorno, a fin de anticipar la toma de decisiones.

II. Áreas en una empresa a nivel operativo

2.- Ventas y mercadeo

La segunda área que debes abordar, necesaria para que tu empresa asegure el tránsito a una
etapa de madurez y funcionamiento óptimo, es la de ventas y mercadeo. El área ventas y
mercadeo tiene un propósito clave: crear relaciones de valor y satisfacer las necesidades del
cliente cumpliendo ciertos estándares de calidad. Para lograr lo antes indicado hay 6
aspectos básicos que debes atender:

 Contar con un proceso establecido para la gestión de venta del producto o servicio.
 Identificar y segmentar a los clientes.
 Desarrollar e implementar campañas comerciales para atraer prospectos y luego
implementar fases del embudo de ventas.
 Contar con canales de distribución en lugares estratégicos.
 Llevar adelante gestiones de búsqueda de nuevos mercados.
 Desarrollo de productos / servicios, mediante la creación y mejoramiento de nuevos
productos, de cara a mejorar la satisfacción del cliente.

3.- Producción y operaciones

Esta área involucra las actividades relacionadas con la realización del producto o prestación
del servicio. Su complejidad va a variar dependiendo del tipo de actividad que desarrolle tu
pyme.

Para una pyme estándar, existen 4 aspectos imprescindibles que deben estar presentes en
esta área desde sus primeras etapas. Estos son los siguientes:

I. Contar con un proceso definido, conocido y documentado de realización del

producto o prestación del servicio.
 II. Disponer de un sistema de control y manejo de inventarios de insumos, materia
prima y productos terminados.
III. Contar con criterios de selección, clasificación y evaluación de proveedores, a fin de
optimizar la gestión de los mismos.
IV. Contar con planes de actualización de maquinarias y equipos, así como de
capacitación del personal operario.

III. Áreas en una empresa a nivel de apoyo

En toda empresa existen áreas que denominamos “de apoyo”. Sin ellas la organización
empresarial no puede operar, no puede existir.

4.- Gestión
La gestión en la empresa trata de un conjunto de reglas y prácticas que buscan optimizar el
aprovechamiento de los recursos en las organizaciones para que estas alcancen sus
objetivos. Como parte de las actividades relacionadas al área de gestión de la empresa
debes considerar las siguientes actividades:
  Descripción de la organización, su estructura funcional y los roles y
responsabilidades de cada integrante.
 Estrategias de gestión y administración de la información.
 Estrategias de comunicación dentro de la organización.
 Gestión de la calidad de procesos, productos y servicios a fin de asegurar la calidad
y mejora de estos.
 Aplicación de mediciones e indicadores de gestión para las áreas claves, en especial
aquellas relacionadas con el cliente.

5.- Financiera y de tesorería

Otra de las áreas de apoyo que considero clave en las primeras etapas, es la financiera y de
tesorería. Junto con la contabilidad, conforman un pilar en todo tipo de organización
empresarial ya que ellas son claves para optimizar el flujo de caja y cumplir requisitos
legales de la empresa en materia fiscal. En esta hay dos puntos claves:

 Controlar la facturación como elemento base para el cumplimiento de requisitos

legales en materia fiscal.  
 Realizar seguimiento a las cuentas por cobrar y aplicar los controles necesarios de
cara a las mismas a fin de garantizar un flujo de caja óptimo.

6.- Recursos Humanos

Otra área que, claro está, es parte de una empresa exitosa, es la responsable de recursos
humano. Entre los aspectos claves en esta área hay que considerar:

 Contar con Descripciones de cargo que documenten las competencias técnicas y

sociales del equipo a fin de garantizar que el personal tiene la calificación suficiente
para la tarea que realiza.
 Tener establecido un plan de Incentivos y beneficios como mecanismos formales de
motivación al personal.
  Definir procedimientos de Capacitación y formación del personal, a fin: de
desarrollar el recurso humano a través del aprendizaje de nuevas habilidades y
cubrir brechas en las competencias
 Llevar adelante acciones de cara a asegurar un clima organizacional adecuado que
mantenga la motivación y productividad del personal.

7.- Contabilidad
La última área de apoyo necesaria en una pyme es el área contable. A través de la
contabilidad, es posible obtener información precisa y real de tu empresa, lo que permitirá
la toma de decisiones del negocio en relación con la planificación y el control de tu
organización. Para ello es necesario:

 Contar con un sistema contable confiable

 Definir procesos contables de registro, revisión y auditoria de la información.
 Establecer estrategias de análisis de la información contable y reportes básicos para
la toma de decisiones
IMPORTANCIA DE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS DE LA
EMPRESAS/PYMES
 Garantizar la El departamento de Valoración del
Generar redes El departamento de Se encarga de
eficiencia, finanzas apoya en la Capital Humano,
intercomunica- mercadotecnia transformar los
productividad y
Importancia de la Direccion:

obtención de son la imagen juega un papel muy insumos en

Importancia de Fiananzas:
rías entre

Importancia de Produccion
Importancia de Recursos Humanos:
desempeño

Importancia de Tecnologia Informatica:

liquidez y principal de

Importancia de Mercadeo o Marketing:

empresas para la importante dentro productos
general de la rentabilidad para toda de las empresas, ya
atención y control terminados por
empresa tratar de aumentar el Organización, que identifica las
patrimonio de los
de clientes y necesidades de los
medio de una
garantizando su Capacitación,
accionistas por
consumidores. clientes y serie de
buen estimulación y Se encarga de
medio de obtención realiza acciones procedimientos
funcionamiento. satisfacción de diseñar sistemas
de fondos módicos y específicas para específicos y de
la correcta personal para la de información satisfacer esas acuerdo con el
administración e mejorar los acordes a las necesidades y producto que se
procesos necesidades de las conseguir a su vez
inversión de los requiere obtenerse
recursos que administrativos distintas que el producto o
generen ganancias áreas de la servicio esté hecho
económicas. empresa a la medida de éste.
 QUE APRENDEMOS DE LA PELICULA BEE Y QUE PARECIDO
HAY EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO DENTRO DE UNA
EMPRESA

La película “Bee movie” nos habla sobre la vida de una abeja llamada Barry y de su fiel compañero
Adán, ellos dos como muchas otras abejas viven en una gran colmena productora de miel y se acaban
de graduar de la universidad, en el mismo día de su graduación tienen que elegir un empleo para
trabajar en una gran compañía que existe dentro del panal llamada “Honex” esta empresa era el negocio
de las estas abejas se encargaba de producir miel y estaba todo estructurado para funcionar casi
automáticamente ya que las abejas así están programadas para hacer un trabajo específico desde antes
de nacer, pero Barry no quería hacer el mismo trabajo durante toda su vida, el buscaba aventuras y
aunque todos le dicen que no salga del panal él lo hace en busca de cosas nuevas, conoce a Vanessa y
se hacen buenos amigos aunque estaba prohibido hablar con humanos, descubre que los humanos roban
su miel y decide demandarlos ante los tribunales para que dejen de robar su producto.

Esta película nos muestra claramente como son los procesos administrativos dentro de la empresa
Honex. Los procesos administrativos están compuestos por cuatro pasos que explicaremos y al mismo
tiempo relacionaremos con la película.

 PLANEACIÓN: Para que Honex trabajara adecuadamente necesitaban haber tenido una
planeación adecuada, es decir plantearse objetivos que tenían que lograr a lo largo de la
producción de su producto, ellos planeaban desde el momento de elegir un trabajo cada paso
que cada abeja tenía que dar a la hora de hacer sus deberes y de esta forma cumplían sus
objetivos.

 ORGANIZACIÓN: En Honex las abejas estaban muy bien organizadas ya que distribuían
adecuadamente el trabajo entre todas las abejas graduadas, cada una y de esta manera
aseguraban que todas trabajaran, cada abeja sabía exactamente que tenía que hacer sin
necesidad de que se los ordenaran por eso El Éxito de la producción.

 DIRECCION: Honex era el negocio de estas abejas que se encargaba de producir miel y estaba
todo estructurado para funcionar casi automáticamente ya que las abejas así están programadas
para hacer un trabajo específico desde antes de nacer y formar parte de este ciclo. Nunca se
preguntan que habrá fuera del panal y no tienen permitido salir del mismo. Es una ética social
muy bien estructurada. Pero Barry no estaba   conforme con la vida dentro del panal, empieza a
tomar una iniciativa individual y decide salir sin permiso con los que buscaban el polen, al
hacerlo rompe totalmente con el patrón de conducta grupal establecido como la ley de abeja,
que impone a todos los miembros del panal.
 CONTROL: La película es un excelente ejemplo para explicar este concepto. Por ejemplo:
Todas viven haciendo lo mismo, manejan una estricta rutina, nunca salen de su panal, su forma
de pensar es vivir para trabajar y hacer más miel.