EXCELLON 5.

5
ABSTRACT

Esta es una guía del usuario para la formación presencial de producto "Excellon", versión
5.5, destinado a usuarios en todos los niveles de experiencia.

Como con todos los productos de software, las mejoras son un proceso continuo. Tales
cambios se incluyen en la próxima versión del manual de usuario.

Agradeceríamos cualquier comentario en este manual.

Este manual es propiedad exclusiva de

Excellon Software Pvt. Ltd.

Cualquier circulación, por medios electrónicos o impresos, en partes, o fotocopia de este material
sin el permiso de Excellon. Software Pvt Ltd. se considera una infracción de la ley de derechos de
autor.
TABLA DE CONTENIDO
1. SERVICIO

1.1. Taller.

1.1.1 Tipos de tarjetas de trabajo (tipos de reparación).

1.1.2. Tarjetas de trabajo de servicio.

1.1.3. Reserva de servicios (cita)

1.1.4. Problema de repuestos.

1.1.5. Orden de compra de trabajo. (externos)

1.2 Reclamación.

1.2.1 Reclamación de garantía.

1.2.2. Albarán de embalaje de piezas.

1.2.3. Reclamación de servicio gratuito.

1.3 Facturación.

1.3.1. Tarjeta de trabajo de facturación.

1.3.2. Embalaje de reclamaciones.

1.4. Pase de entrada.

1.4.1 Entrega de vehículos.

Glosario de términos de uso frecuente

1. SERVICIO.
1.1 Taller
1.1.1 Tipos de tarjetas de trabajo (tipos de reparación)
Visión general.

Las tarjetas de trabajo pueden ser de varios tipos, como garantía, servicio gratuito, AMC, etc., según
el tipo, los gastos correrán a cargo del cliente final, el fabricante (OEM) o el taller. Por lo tanto, es
necesario para definir el tipo de reparación a nivel de línea mientras se agrega servicio / mano de
obra y piezas.

Agregar tipos de tarjetas de trabajo.

El tipo de trabajo se agrega en la pantalla Tarjeta de trabajo mediante la función Tipo de reparación
dentro del trabajo. pantalla de la tarjeta. (Para saber más sobre cómo agregar una tarjeta de trabajo,
consulte la sección de tarjetas de trabajo en este manual).

Asegúrese de que el tipo de reparación esté seleccionado de la siguiente manera como se muestra
en las pantallas siguientes.

• Para agregar el tipo de reparación en servicio / mano de obra, consulte las opciones a
continuación en la pantalla de tarjeta de trabajo.
 • Para agregar el tipo de reparación para las piezas, consulte la captura de pantalla siguiente.
Después de seleccionar la pestaña de piezas en la parte inferior, haz clic en el menú
desplegable Tipo de reparación.

Por lo tanto, los tipos de reparación se pueden definir en el sistema antes de guardar la
tarjeta de trabajo.

1.1.2 Tarjetas de trabajo de servicio.

Visión general.

Una tarjeta de trabajo es una descripción detallada del trabajo que se realiza para una orden de
trabajo. Nosotros usaremos la pantalla Tarjeta de Trabajo para crear y administrar tarjetas de
trabajo. Es una tarjeta de registro relacionada con un trabajo y con detalles del tiempo que se tarda
en realizar un trabajo y los materiales utilizados. Esto se usa para asignar costos directos de mano
de obra y materiales.

A diferencia de muchos otros documentos, el documento de la tarjeta de trabajo es un documento

progresivo, es decir, los detalles en está poblado por varios empleados que trabajan en el taller,
como asesores de servicio, mecánica, departamento de refacciones, etc. A medida que se realiza el
trabajo, normalmente se actualiza continuamente durante todo el proceso y a continuación se
menciona información adicional para el mismo.
Pantalla de tarjeta de trabajo:

La pantalla de la tarjeta de trabajo está disponible en una vista detallada, así como una vista no
detallada como se muestra a continuación.

Pantalla de tarjeta de trabajo (vista detallada).

Según el nombre, esta pantalla proporciona campos máximos para tomar entradas. Incluye
separado pestañas para quejas de clientes, retiro de productos IB, listas de verificación y detalles
personalizados.

Pantalla de tarjeta de trabajo (vista no detallada).

Como se ve, la vista no detallada consta de opciones menores en la pantalla frontal. Solo incluye
Pestaña "General" y "Piezas".

Creación de una tarjeta de trabajo:

• Se puede acceder a la pantalla Tarjeta de trabajo desde el panel de navegación desde

Servicio.
• En el menú Servicio, haga clic en Taller. Una vez que el menú desplegable esté visible, haga
clic en Tarjetas de Trabajo.
• Después de esto, una vista de catálogo de servicios será visible, que cubre todas las vistas
como Todas Tarjetas de trabajo abiertas, tarjetas de trabajo usadas recientemente, etc.

• Haga clic en "Nuevo" en la parte superior izquierda para abrir una nueva tarjeta de
trabajo. En una nueva pantalla con toda la tarjeta de trabajo se mostrarán los campos
relacionados.
• Como se mencionó anteriormente, la tarjeta de trabajo está disponible en vista
detallada y no detallada. De forma predeterminada, está la vista detallada. Seleccione
la vista adecuada según sea necesario.
• Primero seleccione el vehículo del menú desplegable. Se puede seleccionar por número de
chasis, nombre del cliente y otros campos del menú desplegable dependiendo de los
clientes existentes.
• Para los nuevos clientes, haga clic en Nuevo cliente de servicio para agregar los detalles.

• Complete los detalles correspondientes en la tarjeta de trabajo y todos los campos

obligatorios. Complete el servicio / labores requeridas como parte del servicio. Tipo de
reparación, mecánico, estado, etc. son algunos de los campos importantes para el mismo.
Las piezas necesarias en servicio se pueden agregar haciendo clic en Partes en la parte
inferior.
• Para agregar detalles adicionales del servicio, haga clic en "..." en la pestaña Ver detalles a
la derecha. En la mano de obra / servicio se puede definir como un servicio externo
marcando la casilla equivalente.
• La solicitud de repuestos y crear emisión de repuestos se pueden generar usando los iconos
correspondientes en parte superior derecha.
• Cuando se terminen de agregar todos los detalles, haga clic en Guardar para guardar la
tarjeta de trabajo.
1.1.3 Reserva de Servicio
Visión general

Se realiza una reserva de servicio para concertar citas con los clientes del servicio. Es un arreglo
formal realizado antes del proceso de servicio, con el propósito de capturar un tiempo acordado
con los clientes y obtener detalles generales sobre el servicio planificado.

Creación de reservas de servicios

• Se puede acceder a la pantalla de reserva de servicio desde el panel de navegación desde

Servicio.
• En el menú Servicio, haga clic en Taller. Una vez que el menú desplegable esté visible, haga
clic en Reservas de servicios.

• Aparece una vista de catálogo con las reservas de servicios actuales. Haga clic en Nuevo
• La siguiente pantalla será una página de reserva de servicios. Rellene los detalles como por
los detalles de la cita. Seleccione el vehículo inicialmente en el campo " Vehículo ". Además,
ingrese la fecha y hora de la cita según lo acordado junto con los otros campos obligatorios.

• Haga clic en " Guardar " para guardar la entrada final. Un éxito salvado de entrada puede
ser accedido desde el menú del catálogo de nuevo.
1.1.4 Edición de Repuestos
Visión general

El documento de expedición de repuestos se realiza dentro del equipo de mecánicos de los talleres
y los repuestos. Cuando se inicia un trabajo para un vehículo, el vehículo necesita repuestos para su
reparación / servicio / mano de obra. El mecánico solicita esto al departamento de repuestos y luego
el departamento entrega los repuestos al mecánico. Este aspecto del proceso empresarial está
cubierto por esta funcionalidad en Excellon DMS.

Creación de una emisión de repuestos

• Haga clic en Servicio -> Taller -> Problemas de repuesto

• Después de esto, se verá una vista del catálogo de la emisión de repuestos, haga clic en
Nuevo.
• Seleccione el vehículo de la lista de tarjetas de trabajo abiertas.
• Los campos solicitados por el mecánico en esa tarjeta de trabajo en particular se
completarán automáticamente a continuación en Detalles de la parte.
• Poner el numero en la columna de Cantidad. Además, si es necesario, a continuación,
verifique la cantidad actual del artículo en la parte inferior.
• Después de completar los campos obligatorios, haga clic en Guardar.
1.1.5 Orden de Compra de Trabajo
Visión general

En los talleres de servicio, algunos de los servicios / labores se realizan desde fuera del taller. Estos
pedidos se pueden agregar en las tarjetas de trabajo mediante la funcionalidad de pedido de
trabajo.

Creación de orden de compra de trabajo

• Haga clic en Servicio -> Taller -> Órdenes de compra de trabajo

• Haga click en Nuevo en la vista de catálogo de pedidos de trabajo que aparece.

 • Se visualiza la pantalla de Pedidos de Ordenes de Trabajo (PDO). Seleccione el proveedor
correspondiente y los otros campos obligatorios. Seleccione la tarjeta de trabajo para la que
se genera la orden de trabajo.
• Seleccione el servicio.

Haga clic en Guardar para guardar la orden de trabajo.

Nota: Esta orden de trabajo se puede usar en la tarjeta de trabajo existente que se indicó.

1.2 Reclamación
1.2.1 Reclamaciones de Garantía
Visión general

En la industria de servicios automotrices, reclamación del cliente final por reparación, reemplazo o
compensación por incumplimiento o bajo rendimiento de un artículo según lo dispuesto en su
documento de garantía. Desde la perspectiva del taller, dado que la garantía la proporciona
principalmente el OEM, el taller debe obtener una compensación del OEM. Deben crear un reclamo
de garantía consolidada periódicamente contra las piezas / servicio proporcionado por ellos y enviar
el mismo al OEM. Excellon DMS tiene una funcionalidad dedicada para este proceso.

Creación de reclamo de garantía

• Se puede acceder a la Pantalla de reclamo de garantía desde el panel de navegación desde

Servicio.
 • En el menú Servicio, haga clic en Reclamar. Una vez que el menú desplegable esté visible,
haga clic en Reclamo de garantía.

A continuación, según en la imagen, en la pantalla de reclamo de garantía, haga click en el tipo de

reparación y seleccione la opción adecuada.

• Haga click en Obtener datos a la derecha en Detalles de la tarjeta de trabajo, y la lista se

completará.
• Seleccione la tarjeta de trabajo correspondiente de la lista y haga click en Obtener Líneas
de Tarjetas de Trabajo.
• Debajo de los detalles del reclamo, se enumerarán todas las piezas que estaban bajo el tipo
de reparación seleccionado para las tarjetas de trabajo seleccionadas.
• Seleccione el tipo de registro de reclamación apropiado. (Parte a Parte O Cantidad a
Cantidad).
• Haga clic en " Guardar " después de completar los detalles requeridos.
1.2.2 Albaran de Embalaje de Piezas
Visión general

En el taller de servicio, como parte de las reclamaciones de servicio, los artículos / repuestos
defectuosos cubiertos por la garantía, etc. Se envían al OEM para el proceso de reclamaciones. Al
enviar estas piezas al OEM, es necesario crear un comprobante de empaque que mencione los
nombres de las piezas en las cajas.

Creación de albarán de embalaje de piezas.

• Se puede acceder al albarán de empaque de piezas desde el panel de navegación de

Servicio.
 • La vista de catálogo aparece en la pantalla. Haga click en Nuevo.
• Aparece el albarán de la pieza. Seleccione el documento principal o el documento de
reclamo de garantía para el que estamos haciendo el recibo.
• Ingrese el número de casillas requeridas.
• Complete otros detalles si es necesario.
• Haga clic en Guardar.

Nota: Para sacar la impresión de la misma, haga clic en imprimir en la parte superior.

1.2.3 Reclamación de Servicio Gratuito.

Visión general

El concepto de reclamo de servicio gratuito es vital en los talleres de automoción. No podía ser
muchas razones para proporcionar servicios gratuitos a los clientes finales. Muchas de las razones
están relacionadas con los OEM que brindan servicio gratuito como parte de esquemas para la
compra de vehículos nuevos, etc. Estos servicios gratuitos deben ser reclamados por los talleres.

Creación de un reclamo de servicio gratuito.

• Se puede acceder a la pantalla de reclamo de servicio gratuito desde el panel de navegación
desde Servicio.
• En el menú Servicio, haga clic en Reclamar. Una vez que el menú desplegable esté visible,
haga clic en Reclamo de servicio gratuito.
• Después de esto, se verá una vista de catálogo del reclamo de servicio, haga clic en Nuevo.

• En la pantalla de reclamo de servicio gratuito, seleccione el campo Proveedor y las fechas

para las cuales se generará el reclamo de servicio. Seleccione otros campos obligatorios si
los hay.
• Haga clic en Obtener datos.
• Seleccione las tarjetas de trabajo adecuadas y haga clic en Guardar cuando esté finalizado.
1.3 Facturación
1.3.1 Tarjeta de Trabajo de Facturación
Visión general

Como el servicio de un cliente / vehículo ya se terminó, las últimas facturaciones / facturas pueden
ser realizadas usando la facturación de la tarjeta de trabajo de la pantalla. Estas facturas son vitales
desde el punto de vista de Garantías, Servicios Gratuitos, AMC, etc. ya que, en función de estas, el
fabricante, el cliente final o el distribuidor del taller serán los responsables de abonar el importe (o
parte del importe).

Creación de tarjeta de trabajo de facturación

• Vaya al Panel de navegación, haga clic en Servicio y luego en Facturación. En el menú

desplegable, seleccione " Tarjeta de trabajo de facturación ". Tenga en cuenta que está
disponible en efectivo y crédito. Seleccione cualquiera de ellos, ambas pantallas / opciones
son similares.
Después de esto, la pantalla Tarjeta de trabajo de facturación se mostrará directamente.
• Seleccione primero la tarjeta de trabajo correspondiente y los demás campos obligatorios
según se requiera.
• Observen que, al servicio de tarjeta de trabajo / mano de obra y las piezas se le pueden
cobrar al cliente final, el OEM o el taller, no son campos separados para la factura del pago,
de gastos y Garantía.
• Haga clic en " Guardar " en la parte superior para guardar el documento después de finalizar.
1.3.2 Embalaje de Reclamaciones
Visión general

En el taller de servicio, como parte de las reclamaciones de servicio, los artículos / repuestos
defectuosos cubiertos por la garantía, etc. se envían al OEM para el proceso de reclamaciones. Al
enviar estas piezas al OEM, es necesario crear un embalaje de reclamación.

Creación de paquete de reclamaciones.

• Se puede acceder al Paquete de reclamos desde el panel de navegación del Servicio.

• En el menú Servicio, haga clic en Facturación. Una vez que el menú desplegable esté visible,
haga clic en Embalaje de reclamaciones.

• La vista de catálogo aparece en la pantalla. Haga clic en Nuevo.

• Aparece la pantalla de reclamación de embalaje. Seleccione los campos obligatorios.
• Seleccione LR No. Seleccione el No. de cajas.
 • Click en Guardar.

1.4 Paso de Puerta.

1.4.1. Entrega de Vehículos.
Visión general

En el taller de servicio, es necesario realizar un Documento para indicar la salida de vehículo del
centro de servicio en el momento de la entrega una vez finalizado el servicio, mientras se entrega a
los clientes. Tenemos la funcionalidad de entrega de vehículos para este proceso en Excellon DMS.

Creación de una entrega de vehículos.

• Se puede acceder a la pantalla de entrega del vehículo desde el panel de navegación desde
Servicio.
• En el menú Servicio, haga clic en Pase de entrada. Una vez que el menú desplegable esté
visible, haga clic en Entrega de vehículos.
• La vista de catálogo aparece en la pantalla. Haga clic en Nuevo.
• En la pantalla de entrega de vehículos, seleccione el vehículo apropiado usando el chasis u
otros detalles.
• Ingrese todos los demás campos necesarios después de verificar.
• Haga clic en Guardar.
 Glosario de términos de uso frecuente.

Sistema de gestión de distribuidores (distribución de

DMS
ventas y sistema de gestión de servicios)
OEM Fabricante de equipos originales
JC Tarjeta de trabajo (requisito previo para reparar el producto)
ASC Centro de servicio autorizado
ASM Gerente de Servicio / Ventas del Área
SO Orden de venta
PO Orden de compra
GRN Nota de entrada de mercancías
PDI Inspección previa a la entrega
IB Base de instalación
PI Factura de compra
SI Factura de venta
CSI Factura de venta de mostrador
WPO Orden de compra de trabajo
WAR Reclamo de garantía