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El Sistema de Información:
capítulo
1
La perspectiva
de un contador
U
l igual que muchos otros temas de contabilidad,
como la contabilidad intermedia, los sistemas de
información contable (SIA) carecen de un cuerpo de
conocimientos bien definido.
borde. Existe mucha controversia entre el profesorado de la diferentes.
universidad sobre lo que debe y no debe ser cubierto en el
curso de AIS. Sin embargo, hasta cierto punto, la
controversia se está resolviendo a través de la legislación
reciente. La Ley Sarbanes-Oxley (SOX) de 2002 estableció
nuevos reglamentos y normas de gestión empresarial para
las empresas públicas registradas en la Comisión de Valores
y Bolsa (SEC). Esta amplia legislación afecta a las
empresas públicas, a su dirección y a sus auditores. De
particular importancia para los estudiantes del AIS es el
impacto de la SOX en las normas de control interno y los
procedimientos de auditoría conexos. Mientras que la SOX
no define todo el contenido del curso del AIS, sí identifica
áreas críticas de estudio que deben ser incluidas para las
hormigas contables. Estos temas y otros más se tratan en
varios capítulos de este texto.
El propósito de este capítulo es poner el tema del SIA en
perspectiva para los contadores. Para ello, el capítulo se
divide en cuatro grandes secciones, cada una de las cuales
trata de un aspecto diferente de los sistemas de información.
La primera sección explora el entorno de información de la
empresa. Introduce los conceptos básicos de los sistemas,
identifica los tipos de información que se utilizan en las
empresas y describe los flujos de información a través de
una organización. En esta sección también se presenta un
marco para ver el SIA en relación con otros componentes
de los sistemas de información. La segunda sección del
capítulo trata del impacto de la estructura organizacional en
el AIS. Aquí se examina la organización empresarial como
un sistema de áreas funcionales. La función contable juega
un papel importante como proveedora de información
financiera para el resto de la organización. En la tercera
sección se examina la evolución de los sistemas de
información. A lo largo de los años, el AIS ha sido
representado por una serie de enfoques o modelos
 ■
■ Objetivos de aprendizaje
Después de estudiar este capítulo, deberías:
■ Comprender los flujos de información
primarios en el entorno empresarial.
■ Comprender la diferencia entre los sistemas de
información contable y los sistemas de
información de gestión.
■ Comprender la diferencia entre una transacción
financiera y una no financiera.
■ Conozca las principales características del
modelo general de los sistemas de
información.
■ Estar familiarizado con las áreas funcionales de
un negocio y sus actividades principales.
■ Comprender las etapas de la evolución de los
sistemas de información.
■ Comprender la relación entre la auditoría
externa, la auditoría interna y la auditoría de la
tecnología de la información.
4 PARTI Panorama general de los sistemas de
información contable
Se examinan cinco modelos de AIS. La última sección discute el papel de los contadores como usuarios,
diseñadores y auditores del AIS.

El entorno de la información
Comenzamos el estudio del AIS con el reconocimiento de que la información es un recurso comercial.
Al igual que los otros recursos empresariales de materias primas, capital y mano de obra, la información
es vital para la supervivencia de la organización empresarial contemporánea. Cada día de negocios,
grandes cantidades de información fluyen a los tomadores de decisiones y otros usuarios para satisfacer
una variedad de necesidades internas. Además, la información fluye desde la organización hacia usuarios
externos, como clientes, proveedores y partes interesadas que tienen un interés en la empresa. En la
figura 1-1 se presenta un panorama general de esas corrientes de información internas y externas.
La pirámide de la figura 1-1 muestra la organización empresarial dividida horizontalmente en varios
niveles de actividad. Las operaciones comerciales forman la base de la pirámide. Estas actividades
consisten en el trabajo de la organización en cuanto a productos o productos, como la fabricación, las
ventas y la distribución. Por encima del nivel de base, la organización se divide en tres niveles de
gestión: gestión de operaciones, gestión intermedia y gestión superior. La gestión de operaciones es
directamente responsable de controlar las operaciones diarias. La gerencia media es responsable de la
planificación y coordinación a corto plazo de las actividades necesarias para lograr los objetivos de la
organización. La alta gerencia es responsable de la planificación a largo plazo y de establecer los
objetivos organizacionales. Cada individuo en la organización, desde las operaciones de negocios hasta la
alta gerencia, necesita información para cumplir sus tareas.
Obsérvese en la Figura 1-1 cómo la información fluye en dos direcciones dentro de la organización:
horizontal y vertical. El flujo horizontal apoya las tareas a nivel de operaciones con información muy
detallada sobre las numerosas transacciones comerciales que afectan a la empresa. Esto incluye información
sobre eventos como la venta y el envío de mercancías, el uso de mano de obra y materiales en el proceso
de producción y las transferencias internas de recursos de un departamento a otro. El flujo vertical
distribuye la información hacia abajo desde los directivos superiores a los directivos subalternos y al
personal de operaciones en forma de instrucciones, cuotas y presupuestos. Además, la información resumida
relativa a las operaciones y otras actividades fluye hacia arriba a los directivos de todos los niveles. La
dirección utiliza esta información para apoyar sus diversas funciones de planificación y control.

F I G U R
E CORRIENTES INTERNAS Y EXTERNAS DE INFORMACIÓN
1-
1

Top
Gestión
de las partes interesadas

La dirección
intermedia...

Información sobre el
Información Operaciones rendimiento
sobreeel
Gestión Proveedores
presupuesto
instruccion
es
Clientes
Personal de operaciones

Información sobre las operaciones diarias

 Un tercer flujo de información representado en la figura 1-1 representa los intercambios entre la
organización y los usuarios en el entorno externo. Los usuarios externos se dividen en dos grupos: los
socios comerciales y los interesados. Los intercambios con los socios comerciales incluyen información
sobre ventas y facturación de clientes, información sobre compras para proveedores e información sobre
recibos de inventario. Los interesados son entidades externas (o internas) a la organización con un
interés directo o indirecto en la empresa. Los accionistas, las instituciones financieras y los organismos
gubernamentales son ejemplos de interesados externos. Los intercambios de información con estos
grupos incluyen declaraciones financieras, declaraciones de impuestos e información sobre transacciones
bursátiles. Entre los interesados internos figuran los contadores y los auditores internos.
Todos los grupos de usuarios tienen requisitos de información únicos. El nivel de detalle y la
naturaleza de la información que reciben estos grupos difieren considerablemente. Por ejemplo, los
administradores no pueden utilizar la información altamente detallada que necesita el personal de
operaciones. Por consiguiente, la información de gestión está más resumida y orientada a la presentación
de informes sobre el rendimiento y los problemas generales que a las operaciones de rutina. La
información debe identificar los posibles problemas a tiempo para que la dirección pueda adoptar
medidas correctivas. Los interesados externos, por otra parte, requieren información muy diferente de la
de los usuarios de gestión y operaciones. La información de sus estados financieros, basada en los
principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), se basa en los valores devengados y está
demasiado agregada para la mayoría de los usos internos.

¿QUÉ ES UN SISTEMA?
Para muchos, el término sistema genera imágenes mentales de computadoras y programación. De hecho,
el término tiene una aplicabilidad mucho más amplia. Algunos sistemas se producen de forma natural,
mientras que otros son artificiales. Los sistemas naturales van desde el átomo -un sistema de electrones,
protones y neutrones- hasta el universo -un sistema de galaxias, estrellas y planetas-. Todas las formas de
vida, tanto vegetales como animales, son ejemplos de sistemas naturales. Los sistemas artificiales están
hechos por el hombre. Estos sistemas incluyen todo, desde relojes hasta submarinos y sistemas sociales
hasta sistemas de información.

Elementos de un sistema
Independientemente de su origen, todos los sistemas poseen algunos elementos comunes. Para especificar:
Un sistema es un grupo de dos o más componentes o subsistemas interrelacionados que
sirven a un propósito común.
Analicemos la definición general para comprender cómo se aplica a las empresas y a los sistemas de
información.

MÚLTIPLES COMPONENTES. Un sistema debe contener más de una parte. Por ejemplo, un yoyó
tallado en una sola pieza de madera y unido a una cuerda es un sistema. Sin la cuerda, no es un
sistema.

RELACIONES. Un propósito común relaciona las múltiples partes del sistema. Aunque cada parte
funciona independientemente de las demás, todas las partes sirven a un objetivo común. Si un
componente en particular no contribuye al objetivo común, entonces no es parte del sistema. Por
ejemplo, un par de patines para hielo y una red de vol-leyball son ambos componentes; sin embargo,
carecen de un propósito común, y por lo tanto no forman un sistema.

SISTEMA CONTRA SUBSISTEMA. La distinción entre los términos sistema y subsistema es una
cuestión de perspectiva. Para nuestros propósitos, estos términos son intercambiables. Un sistema se
llama subsistema cuando se ve en relación con el sistema mayor del que forma parte. De la misma
manera, un subsistema se llama sistema cuando es el centro de atención. Los animales, las plantas y
otras formas de vida son sistemas. También son subsistemas del ecosistema en el que existen. Desde una
perspectiva diferente, los animales son sistemas compuestos por muchos subsistemas más pequeños,
como el subsistema circulatorio y el subsistema respiratorio.

PROPÓSITO. Un sistema debe servir al menos para un propósito, pero puede servir para varios. Ya sea
que un sistema provea una medida de tiempo, energía eléctrica o información, servir a un propósito es su
justificación fundamental. Cuando un sistema deja de servir a un propósito, debe ser reemplazado.
Un ejemplo de un sistema artificial
Un automóvil es un ejemplo de un sistema artificial que es familiar para la mayoría de nosotros y que
satisface la definición de un sistema proporcionado anteriormente. Para simplificar las cosas, asumamos que
el sistema del automóvil sirve sólo para un propósito: proveer transporte. Para ello se requiere la interacción
armoniosa de cientos o incluso miles de subsistemas. Para simplificar, la figura 1-2 muestra sólo algunos de
ellos.
En la figura se ilustran dos puntos de particular importancia para el estudio de los sistemas de
información: la descomposición de los sistemas y la interdependencia de los subsistemas.

LA DESCOMPOSICIÓN DEL SISTEMA. La descomposición es el proceso de dividir el sistema en

partes más pequeñas del sub-sistema. Es una forma conveniente de representar, ver y comprender las
relaciones entre los subsistemas. Al descomponer un sistema, podemos presentar el sistema global como
una jerarquía y ver las relaciones entre los subsistemas subordinados y los de nivel superior. Cada
subsistema subordinado realiza una o más funciones específicas para ayudar a lograr el objetivo general
del sistema de nivel superior. La figura 1-2 muestra un automóvil descompuesto en cuatro subsistemas
primarios: el subsistema de combustible, el subsistema de propulsión, el subsistema eléctrico y el
subsistema de frenado. Cada uno contribuye de manera única al objetivo del sistema, el transporte. Estos
subsistemas de segundo nivel se descomponen más adelante en dos o más subsistemas subordinados en
un tercer nivel. Cada subsistema de tercer nivel realiza una tarea de apoyo directo a su sistema de
segundo nivel.

INTERDEPENDENCIA DE LOS SUBSISTEMAS. La capacidad de un sistema para alcanzar su

objetivo depende del funcionamiento eficaz y la interacción armoniosa de sus subsistemas. Si un
subsistema vital falla o se vuelve defectuoso y ya no puede cumplir su objetivo específico, el sistema en
su conjunto no podrá cumplir su objetivo. Por ejemplo, si la bomba de combustible (un subsistema vital
del sistema de combustible) falla, entonces el sistema de combustible falla. Si falla la bomba de
combustible (un subsistema vital del automóvil), falla todo el sistema. Por otro lado, cuando falla un
subsistema no vital, el objetivo principal del sistema global aún puede ser alcanzado. Por ejemplo, si la
radio (un subsistema del sistema eléctrico) falla, el automóvil todavía puede transportar pasajeros.
Los diseñadores de todo tipo de sistemas deben reconocer las consecuencias del fallo de un
subsistema y proporcionar el nivel de control adecuado. Por ejemplo, un diseñador de sistemas puede
proporcionar control diseñando un

F I G U
R E SUBSISTEMA PRIMARIO DE UN AUTOMÓVIL
1
-
2

Automóvi
l

Sis Sistem Siste Sist

tem a de ma ema
a de propul eléctr de
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no

Di
sc
o
subsistema de respaldo (redundante) que entra en juego cuando el subsistema primario falla. El control
debe realizarse sobre una base de costo-beneficio. No es ni económico ni necesario hacer una copia de
seguridad de cada subsistema. Sin embargo, el respaldo es esencial cuando se producen consecuencias
negativas excesivas por el fallo de un subsistema. Por lo tanto, prácticamente todos los automóviles
modernos tienen un sistema de frenos de reserva, mientras que muy pocos tienen sistemas estéreos de
reserva.
Al igual que los diseñadores de automóviles, los diseñadores de sistemas de información necesitan
identificar los subsistemas críticos, anticipar el riesgo de su fracaso y diseñar procedimientos de control
rentables para mitigar ese riesgo. Como veremos en los capítulos siguientes, los contables ocupan un
lugar destacado en esta actividad.

UN MARCO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
El sistema de información es el conjunto de procedimientos formales por los que se recogen datos, se
procesan en información y se distribuyen a los usuarios.
La figura 1-3 muestra el sistema de información de una hipotética empresa manufacturera
descompuesta en sus subsistemas elementales. Obsérvese que de la descomposición surgen dos amplias
clases de sistemas: el sistema de información contable (SIA) y el sistema de información de gestión
(SIG). Usaremos este marco para identificar el dominio del AIS y distinguirlo del MIS. Tenga en cuenta
que la Figura 1-3 es una visión conceptual; los sistemas de información física no están organizados
típicamente en tales paquetes discretos. Más a menudo, las funciones del MIS y del AIS se integran para
lograr la eficiencia operativa.
La distinción entre el AIS y el MIS se centra en el concepto de una transacción, como se ilustra en la Figura
1-4. El sistema de información acepta entradas, llamadas transacciones, que se convierten a través de varios
procesos en información de salida que llega a los usuarios. Las transacciones se dividen en dos clases:
transacciones financieras y transacciones no financieras. Antes de explorar esta distinción, definamos primero
a grandes rasgos:
Una transacción como un evento que afecta o es de interés para la organización y es procesada
por su sistema de información como una unidad de trabajo.
Esta definición abarca tanto los acontecimientos financieros como los no financieros. Dado que las
transacciones financieras son de particular importancia para que el contable comprenda los sistemas de
información, necesitamos una definición precisa para esta clase de transacción:
Una transacción financiera es un acontecimiento económico que afecta a los activos y las
acciones de la organización, se refleja en sus cuentas y se mide en términos monetarios.
Las ventas de productos a clientes, las compras de inventario a proveedores y los desembolsos y
recibos de efectivo son ejemplos de transacciones financieras. Toda organización comercial está
legalmente obligada a procesar correctamente este tipo de transacciones.
Las transacciones no financieras son acontecimientos que no se ajustan a la definición estricta de una
transacción financiera. Por ejemplo, la adición de un nuevo proveedor de materias primas a la lista de
proveedores válidos es un evento que puede ser procesado por el sistema de información de la empresa
como una transacción. Por importante que sea esta información, obviamente no es una transacción
financiera, y la empresa no tiene ninguna obligación legal de procesarla correctamente, o de hacerlo en
absoluto.
Las transacciones financieras y las no financieras están estrechamente relacionadas y a menudo se
procesan por el mismo sistema físico. Por ejemplo, considérese un sistema de gestión de carteras
financieras que recoge y hace un seguimiento de las cotizaciones de las acciones (transacciones no
financieras). Cuando las acciones alcanzan un precio umbral, el sistema coloca una orden automática de
compra o venta (transacción financiera). Comprar alto y vender bajo no está prohibido por la ley, pero es
malo para los negocios. No obstante, ninguna ley exige a la dirección de las empresas que diseñen reglas
óptimas de compra y venta en su sistema. Sin embargo, una vez que se realiza la orden de compra o
venta, el procesamiento de esta transacción financiera debe cumplir con las directrices legales y
profesionales.

El Sistema de Información Contable

Los subsistemas del SIA procesan transacciones financieras y no financieras que afectan directamente al
proceso de las transacciones financieras. Por ejemplo, los cambios en los nombres y direcciones de los
clientes son procesados por el AIS para mantener actualizado el expediente del cliente. Aunque
técnicamente no son transacciones financieras, estos cambios proporcionan información vital para
procesar futuras ventas al cliente.
F IGUR E

1-3 UN MARCO PARA LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Sistema de
Informació
n (IS)

Sistema de Sistema de
Información Información
Contable de Gestión
(SIA) (SIG)

Libro
Mayor/Sistema Sistema de Sistema de
Sistemas de Sistemas
de Información procesamie Información Sistemas Sistemas
gestión de
Financiera nto de de Gestión de de
financiera recursos
(GL/FRS) transaccion (SIR) comercia distribució
humanos
es (TPS) lización... n
(Capítulo 8) (Capítulo 8)
(Capítulo 2)

Ciclo de
gastos Ciclo de Ciclo de
(Capítulos 5 y 6) conversión ingresos
(Capítulo (Capítulo
7) 4)

Sistema Sistema
Sistema
de de
de
contabilida procesami
compra
d de ento de
costos ventas

Sistema de
Sistema de Sistema
planificación
desembolso de
y control de
de efectivo ingresos
la
en
producción
efectivo

Sistema
de
Procesami
ento de
Nómina

Sistema de
activos fijos

F I G U R
E TRANSACCIO INFORMACI
PROCESAD SISTEMA
1- NES
OS POR EL
ÓN

4
Transacc
iones
financieras
Información
Sistema Deci
de siones
inform del
ación usuario
Transaccio
nes no
financieras
 El AIS está compuesto por tres subsistemas principales: 1) el sistema de procesamiento de
transacciones (TPS), que apoya las operaciones comerciales diarias con numerosos informes, documentos
y mensajes para los usuarios de toda la organización; 2) el sistema de información financiera y del libro
mayor (GL/FRS), que produce los estados financieros tradicionales, como la declaración de ingresos, el
balance, el estado de flujos de efectivo, las declaraciones de impuestos y otros informes exigidos por la
ley; y 3) el sistema de información de gestión (MRS) , que proporciona a la administración interna informes
financieros especiales e información necesaria para la adopción de decisiones, como presupuestos,
informes de variación e informes de responsabilidad. Examinamos cada uno de estos subsistemas más
adelante en este capítulo.

El Sistema de Información de Gestión

La gestión a menudo requiere información que va más allá de la capacidad del AIS. A medida que las
organizaciones crecen en tamaño y complejidad, surgen áreas funcionales especializadas que requieren
información adicional para la planificación y el control de la producción, la previsión de ventas, la
planificación del almacén de inventario, la investigación de mercado, etc. El sistema de información para la
gestión (SIA) procesa transacciones no financieras que normalmente no son procesadas por el SIA
tradicional. En el cuadro 1-1 se dan ejemplos de aplicaciones típicas del SMI relacionadas con las áreas
funcionales de una empresa.

¿Por qué es importante distinguir entre AIS y MIS?

La legislación sobre la SOX exige que la administración diseñe y aplique controles internos sobre todo
el proceso de presentación de informes financieros. Esto incluye el sistema de información financiera, el
sistema de libro mayor y los sistemas de procesamiento de transacciones que suministran los datos para
la presentación de informes financieros. La SOX requiere además que la administración certifique estos
controles y que los auditores externos expresen una opinión sobre la eficacia del control. Debido al
carácter sumamente integrador de los sistemas de información modernos, la administración y los
auditores necesitan una visión conceptual del sistema de información que distinga los principales procesos
y esferas de riesgo y responsabilidad jurídica de los demás aspectos (no vinculantes jurídicamente) del
sistema. Sin ese modelo, es posible que no se cumplan las responsabilidades críticas de gestión y
auditoría en el marco de la SOX.

SUBSISTEMAS
AIS
Dedicamos capítulos separados a un estudio en profundidad de cada subsistema AIS representado en la
Figura 1-3. En este punto, esbozamos brevemente el papel de cada subsistema.

T A BL
E APLICACIO EN ÁREAS FUNCIONALES
EJEMPLOS D M
1- E
I
NES

1 S

Función Ejemplos de aplicaciones del MIS

Finanzas Sistemas de gestión de cartera

Sistemas de presupuestación
de capital

Marketing Análisis de mercado

Desarrollo de nuevos productos
Análisis de productos

Distribución Organización y programación del almacén

Programación de la entrega
Modelos de carga y asignación de
vehículos

Personal Sistemas de gestión de los recursos humanos

n Sistema de rastreo de habilidades laborales
n Sistema de prestaciones para empleados
Sistema de procesamiento de transacciones
El TPS es fundamental para el funcionamiento general del sistema de información al convertir los
acontecimientos económicos en transacciones financieras, registrar las transacciones financieras en los
registros contables (diarios y libros mayores) y distribuir información financiera esencial al personal de
operaciones para apoyar sus operaciones diarias.
El TPS se ocupa de los eventos comerciales que ocurren con frecuencia. En un día determinado, una
empresa puede procesar miles de transacciones. Para tratar eficazmente ese volumen, se agrupan tipos
similares de transacciones para obtenerlos en ciclos de transacciones. El TPS consta de tres ciclos de
transacción: el ciclo de ingresos, el ciclo de gastos y el ciclo de conversión. Cada ciclo capta y procesa
diferentes tipos de transacciones financieras. En el capítulo 2 se ofrece una visión general del
procesamiento de las transacciones. Los capítulos 4, 5, 6 y 7 examinan en detalle los ciclos de ingresos,
gastos y conversión.

Libro Mayor/Sistemas de Información Financiera

El sistema de libro mayor general (GLS) y el sistema de información financiera (FRS) son dos subsistemas
estrechamente relacionados. Sin embargo, debido a su interdependencia operacional, se consideran
generalmente como un único sistema integrado: el GL/SFR. El grueso de los datos que se introducen en la
parte del sistema correspondiente al libro mayor proviene de los ciclos de transacciones. Los resúmenes de
la actividad de los ciclos de transacción son procesados por el GLS para actualizar las cuentas de control del
libro mayor. Otros eventos menos frecuentes, como las transacciones de acciones, las fusiones y las
liquidaciones de demandas, para los que puede no existir un ciclo de procesamiento formal, también entran
en el GLS a través de fuentes alternativas.
La FRS mide e informa sobre la situación de los recursos financieros y los cambios en esos recursos.
La FRS comunica esta información principalmente a usuarios externos. Este tipo de información se
denomina no discrecional porque la organización tiene pocas o ninguna opción en cuanto a la
información que proporciona. Gran parte de esta información consiste en los tradicionales estados
financieros, declaraciones de impuestos y otros documentos legales.

Sistema de Información de Gestión

El MRS proporciona la información financiera interna necesaria para gestionar un negocio. Los gerentes
deben ocuparse inmediatamente de muchos de los problemas cotidianos del negocio, así como planificar
y controlar sus operaciones. Los gerentes requieren información diferente para los distintos tipos de
decisiones que deben tomar. Los informes típicos producidos por el MRS incluyen presupuestos,
informes de variación, análisis de costo-volumen-ganancia, e informes que utilizan datos de costos
actuales (en lugar de históricos). Este tipo de informe se denomina informe discrecional porque la
organización puede elegir qué información reportar y cómo presentarla.

UN MODELO GENERAL
PARA
La figuraEL
1-5 AIS
presenta el modelo general para ver las aplicaciones del AIS . Este es un modelo general
porque describe todos los sistemas de información, independientemente de su arquitectura tecnológica.
Los elementos del modelo general son los usuarios finales, las fuentes de datos, la recogida de datos, el
procesamiento de datos, la gestión de bases de datos, la generación de información y la
retroalimentación.

Usuarios finales
Los usuarios finales se dividen en dos grupos generales: externos e internos. Los usuarios externos
incluyen acreedores, accionistas, inversores potenciales, agencias reguladoras, autoridades fiscales,
proveedores y clientes. Los usuarios institucionales como los bancos, la SEC y el Servicio de Impuestos
Internos (IRS) reciben información en forma de declaraciones financieras, declaraciones de impuestos y
otros informes que la empresa tiene la obligación legal de presentar. Las partes comerciales (clientes y
proveedores) reciben información orientada a las transacciones, incluyendo órdenes de compra,
declaraciones de facturación y documentos de envío.
Los usuarios internos incluyen la administración en todos los niveles de la organización, así como el
personal de operaciones. A diferencia de los informes externos, la organización tiene un gran margen de
maniobra para satisfacer las necesidades de los usuarios internos. Aunque existen algunas convenciones
y prácticas bien aceptadas, la presentación de informes internos se rige principalmente por lo que hace el
trabajo. Los diseñadores de sistemas, incluidos los contables, deben equilibrar los deseos de los usuarios
internos con las preocupaciones jurídicas y económicas, como el control y la seguridad adecuados, la
rendición de cuentas apropiada y el costo de proporcionar formas alternativas de información. Así pues,
la presentación de informes internos plantea un desafío menos estructurado y, en general, más difícil que
la presentación de informes externos.
 F IGUR
E MODELO GENERAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

1-
5
El entorno exterior

El Sistema
de Gestión
de la
Informac
base de
ión datos

Fuente Rec Proc Genera Usuari

s opilaci esamie ción de os
externa ón de nto de informa finales
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Comentarios
Fue
Usuar
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nas empresarial interno
de
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Comentarios

DATOS CONTRA INFORMACIÓN. Antes de discutir la parte de las fuentes de datos de la Figura 1-5,
debemos hacer una importante distinción entre los términos datos e información. Los datos son
hechos, que pueden o no ser procesados (editados, resumidos o refinados) y no tienen un efecto directo
sobre el usuario. Por el contrario, la información hace que el usuario realice una acción que de otro modo
no podría o no habría realizado. La información suele definirse simplemente como datos procesados.
Esta es una definición inadecuada. La información está determinada por el efecto que tiene en el usuario,
no por su forma física. Por ejemplo, un agente de compras recibe un informe diario que enumera los
artículos del inventario de materias primas que se encuentran en niveles bajos. Este informe hace que el
agente haga pedidos de más inventario. Los hechos en este informe tienen un contenido de información
para el agente de compras. Sin embargo, este mismo informe en manos del jefe de personal es una mera
recopilación de hechos, o datos, que no causan ninguna acción y no tienen ningún contenido
informativo.
Podemos ver en este ejemplo que la información de una persona es la información de otra persona.
Por lo tanto, la información no es sólo un conjunto de hechos procesados dispuestos en un informe
formal. La información permite a los usuarios tomar medidas para resolver conflictos, reducir la
incertidumbre y tomar decisiones. Debemos notar que acción no significa necesariamente un acto físico.
Por ejemplo, un agente de compras que recibe un informe que muestra que los niveles de inventario son
adecuados, responderá no pidiendo nada. La acción del agente de no hacer nada es una decisión
consciente, desencadenada por la información y diferente de no hacer nada por estar desinformado.
La distinción entre los datos y la información tiene repercusiones generalizadas en el estudio de los
sistemas de información. Si la salida del sistema de información no hace que los usuarios actúen, el
sistema no sirve para nada y ha fracasado en su objetivo principal.

Fuentes de datos
Las fuentes de datos son transacciones financieras que entran en el sistema de información tanto de
fuentes internas como externas. Las transacciones financieras externas son la fuente de datos más común
para la mayoría de las organizaciones. Se trata de intercambios económicos con otras entidades
comerciales y personas ajenas a la empresa. Algunos ejemplos son la venta de bienes y servicios, la
compra de existencias, la recepción de dinero en efectivo y el desembolso de dinero en efectivo (incluida
la nómina de sueldos). Las transacciones financieras internas entrañan el intercambio o el movimiento de
recursos dentro de la organización. Algunos ejemplos son el movimiento de materias primas hacia el
trabajo en proceso (WIP), el
la aplicación de la mano de obra y los gastos generales al WIP, la transferencia del WIP al inventario de
productos terminados y la depreciación de la planta y el equipo.

Recopilación de datos
La recopilación de datos es la primera etapa operacional del sistema de información. El objetivo es
asegurar que los datos de los eventos que entran en el sistema sean válidos, completos y libres de errores
materiales. En muchos aspectos, esta es la etapa más importante del sistema. Si los errores de
transacción pasan por la recolección de datos sin ser detectados, el sistema puede procesar los errores y
generar resultados erróneos y poco fiables. Esto, a su vez, podría conducir a acciones incorrectas y a
malas decisiones por parte de los usuarios.
Dos reglas rigen el diseño de los procedimientos de recopilación de datos: la pertinencia y la eficiencia. El
sistema de información debe captar sólo los datos pertinentes. Una tarea fundamental del diseñador del
sistema es determinar qué es y qué no es relevante. Lo hace analizando las necesidades del usuario. Sólo
los datos que en última instancia contribuyen a la información (como se definió anteriormente) son relevantes.
La etapa de recolección de datos debe ser diseñada para filtrar los hechos irrelevantes del sistema.
Los procedimientos eficaces de reunión de datos están concebidos para reunir los datos una sola vez.
Estos datos pueden ponerse a disposición de múltiples usuarios. La captura de los mismos datos más de
una vez conduce a la redundancia e inconsistencia de los datos. Los sistemas de información tienen una
capacidad limitada de reunión, procesamiento y almacenamiento de datos. La redundancia de datos
sobrecarga las instalaciones y reduce la eficiencia general del sistema. La falta de coherencia entre los
elementos de datos redundantes puede dar lugar a acciones inapropiadas y a malas decisiones.

Procesamiento de datos
Una vez reunidos, los datos suelen requerir un procesamiento para producir información. Las tareas en la
etapa de procesamiento de datos van de simples a complejas. Entre los ejemplos figuran los algoritmos
matemáticos (como los modelos de programación lineal) utilizados para las aplicaciones de
programación de la producción, las técnicas estadísticas para la previsión de ventas y los procedimientos
de contabilización y resumen utilizados para las aplicaciones de contabilidad.

Gestión de la base de datos

La base de datos de la organización es su depósito físico de datos financieros y no financieros. Utilizamos el
término base de datos en el sentido genérico. Puede ser un archivador o un disco de computadora.
Independientemente de la forma física de la base de datos, podemos representar su contenido en una
jerarquía lógica. Los niveles de la jerarquía de datos -atributo, registro y archivo- se ilustran en la Figura 1-6.

ATRIBUTO DE DATOS. El atributo de datos es la parte más elemental de los datos potencialmente
útiles de la base de datos. Un atributo es una característica lógica y relevante de una entidad sobre la que
la empresa captura datos. Los atributos que se muestran en la figura 1-6 son lógicos porque todos ellos
se relacionan sensatamente con una entidad común - las cuentas por cobrar (AR). Cada atributo también
es pertinente porque contribuye al contenido de información de todo el conjunto. Como prueba de ello,
la ausencia de un solo atributo relevante disminuye o destruye el contenido de información del conjunto.
La adición de datos irrelevantes o ilógicos no mejoraría el contenido de información del conjunto.

GRABAR. Un registro es un conjunto completo de atributos para una sola ocurrencia dentro de una
clase de entidad. Por ejemplo, el nombre, la dirección y el saldo de cuenta de un cliente en particular es
una ocurrencia (o registro) dentro de la clase AR. Para encontrar un registro particular dentro de la base
de datos, debemos ser capaces de identificarlo de forma única. Por lo tanto, cada registro de la base de
datos debe ser único en al menos un atributo. 1 Este identificador único at-homenaje es la clave
principal. Dado que ningún atributo natural (como el nombre del cliente) puede garantizar la unicidad,
normalmente asignamos claves artificiales a los registros. La clave para los registros de RA en la Figura
1-6 es el número de cuenta del cliente. Este es el único identificador único en esta clase de registro. Los
demás atributos poseen valores que también pueden existir en otros registros. Por ejemplo, varios
clientes pueden tener el mismo nombre, importes de ventas, límites de crédito y saldos. El uso de
cualquiera de estos atributos como clave para encontrar un registro en un

1 Cuando nos adentremos en temas más avanzados, veremos cómo se puede utilizar una combinación de atributos no
únicos como identificador único.
 F IGUR
E LA JERARQUÍA DE DATOS
1-
6
Atributos, registros y archivos

Atributos de las cuentas por cobrar

Cuentas
Número de cuenta del cliente (Clave)
Recibido
Nombre del cliente
Dirección del cliente Grabar
Saldo actual de la
cuenta Límite de crédito
del cliente

Todos los registros de cuentas por cobrar

n
3
Cuentas
2
Recibido
Cuentas 1
Recibido Archivo
Grabar

una gran base de datos sería una tarea difícil. Sin embargo, estos atributos no únicos se utilizan a
menudo como claves secundarias para categorizar los datos. Por ejemplo, el atributo de saldo de cuenta
puede utilizarse para preparar una lista de clientes con saldos superiores a 10.000 dólares.

ARCHIVOS. Un archivo es un conjunto completo de registros de una clase idéntica. Por ejemplo, todos
los registros AR de la organización constituyen el archivo AR. Del mismo modo, se construyen
archivos para otras clases de registros como el inventario, las cuentas por pagar y la nómina. La base
de datos de la organización es la colección completa de tales archivos.

TAREAS DE GESTIÓN DE LA BASE DE DATOS. La gestión de la base de datos implica tres tareas
fundamentales: almacenamiento, recuperación y eliminación. La tarea de almacenamiento asigna claves
a los nuevos registros y los almacena en su ubicación adecuada en la base de datos. La recuperación es
la tarea de localizar y extraer un registro existente de la base de datos para procesarlo. Una vez
finalizado el procesamiento, la tarea de almacenamiento restaura el registro actualizado a su lugar en la
base de datos. Eliminación es la tarea de eliminar permanentemente los registros obsoletos o redundantes
de la base de datos.

Generación de información
La generación de información es el proceso de compilar, organizar, dar formato y presentar la información
a los usuarios. La información puede ser un documento operacional como un pedido de venta, un
informe estructurado o un mensaje en la pantalla de una computadora. Independientemente de la forma
física, la información útil tiene las siguientes características: pertinencia, oportunidad, exactitud,
integridad y resumen.

RELEVANCIA. El contenido de un informe o documento debe servir a un propósito. Puede ser para
apoyar una decisión de un gerente o una tarea de un empleado. Hemos establecido que sólo los datos
relevantes para la acción de un usuario tienen contenido informativo. Por lo tanto, el sistema de
información debe presentar sólo los datos relevantes en sus informes. Los informes que contienen datos
irrelevantes desperdician recursos y pueden ser contraproducentes para el usuario. Las irrelevancias
distraen la atención del verdadero mensaje del informe y pueden dar lugar a decisiones o acciones
incorrectas.
LA OPORTUNIDAD. La edad de la información es un factor crítico para determinar su utilidad. La
información no debe ser más antigua que el tiempo de la acción que apoya. Por ejemplo, si un gerente
toma diariamente decisiones de compra de inventario de un proveedor basado en un informe de estado
de inventario, entonces la información del informe no debe tener más de un día de antigüedad.

PRECISIÓN. La información debe estar libre de errores materiales. Sin embargo, la materialidad es un
concepto difícil de cuantificar. No tiene un valor absoluto; es un concepto específico del problema. Esto
significa que, en algunos casos, la información debe ser perfectamente precisa. En otros casos, el nivel
de exactitud puede ser menor. El error material existe cuando la cantidad de inexactitud de la
información hace que el usuario tome decisiones equivocadas o no tome las decisiones necesarias. A
veces debemos sacrificar la exactitud absoluta para obtener información oportuna. A menudo, la
información perfecta no está disponible dentro del plazo de decisión del usuario. Por lo tanto, al
proporcionar la información, los diseñadores de sistemas buscan un equilibrio entre la información que
es tan exacta como posible, pero lo suficientemente oportuna para ser útil.

COMPLETO. No debe faltar ninguna información esencial para una decisión o tarea. Por ejemplo, un
informe debe proporcionar todos los cálculos necesarios y presentar su mensaje de forma clara e
inequívoca.

RESUMEN. La información debe agregarse de acuerdo con las necesidades del usuario. Los
administradores de nivel inferior suelen necesitar información muy detallada. A medida que la
información fluye hacia arriba a través de la organización hasta la alta dirección, se hace más resumida.
Más adelante en este capítulo examinaremos más detenidamente los efectos que la estructura
organizativa y el nivel directivo tienen en la presentación de la información.

Comentarios
La retroalimentación es una forma de salida que se envía al sistema como fuente de datos. La
retroalimentación puede ser interna o externa y se utiliza para iniciar o alterar un proceso. Por ejemplo,
un informe sobre el estado de los inventarios indica al encargado del control de los inventarios que los
artículos del inventario han disminuido a sus niveles mínimos permitidos, o por debajo de ellos. La
retroalimentación interna a partir de esta información iniciará el proceso de ordenamiento del inventario
para reponer las invenciones. Del mismo modo, la retroalimentación externa sobre el nivel de cuentas de
clientes no cobradas puede utilizarse para ajustar las políticas de concesión de créditos de la
organización.

Objetivos del sistema de información

Cada organización debe adaptar su sistema de información a las necesidades de sus usuarios. Por lo
tanto, los objetivos específicos del sistema de información pueden diferir de una empresa a otra. Sin
embargo, tres objetivos fundamentales son comunes a todos los sistemas:
1. Para apoyar la función de administración de la gestión. La administración se refiere a la capacidad
de la gerencia de administrar adecuadamente los recursos de la empresa. El sistema de información
proporciona información sobre la utilización de los recursos a los usuarios externos mediante los
estados financieros tradicionales y otros informes obligatorios. Internamente, la administración recibe
información sobre la administración a partir de diversos informes de responsabilidad.
2. Para apoyar la toma de decisiones de la administración. El sistema de información
proporciona a los administradores la información que necesitan para llevar a cabo sus responsabilidades de
toma de decisiones.
3. Para apoyar las operaciones diarias de la empresa. El sistema de información proporciona
información al personal de la empresa para ayudarles a realizar sus tareas diarias de forma eficiente y
eficaz.

ADQUISICIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Concluimos esta sección con un breve examen de la forma en que las organizaciones obtienen los
sistemas de información. Usualmente, lo hacen de dos maneras: 1) desarrollan sistemas personalizados
desde cero mediante actividades internas de desarrollo de sistemas, y 2) compran sistemas comerciales
preprogramados de programas informáticos ven- dores. Las organizaciones más grandes con necesidades
únicas y frecuentemente cambiantes se dedican al desarrollo interno. El proceso oficial mediante el cual
se logra esto se denomina ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Las más pequeñas
Las empresas y compañías más grandes que tienen necesidades de información estandarizadas son el
principal mercado para el software comercial. Tres tipos básicos de software comercial son los sistemas
de llave en mano, los sistemas de columna vertebral y los sistemas de apoyo a la televisión.
Los sistemas llave en mano están completamente terminados y los sistemas probados están listos para
su implementación. Son sistemas de propósito general o sistemas personalizados para una industria
específica. En cualquiera de los casos, el usuario final debe tener prácticas comerciales estándar que
permitan el uso de sistemas enlatados o de venta al público. Los mejores sistemas "llave en mano" tienen
opciones de software incorporadas que permiten al usuario personalizar la entrada, la salida y el
procesamiento mediante opciones de menú. Sin embargo, la configuración de los sistemas para satisfacer
las necesidades del usuario puede ser una tarea formidable. 2
Los sistemas troncales consisten en una estructura básica de sistema sobre la cual construir. La lógica
de procesamiento primario está preprogramada, y el proveedor diseña entonces las interfaces de usuario
para adaptarse a las necesidades únicas del cliente. Un sistema troncal es un compromiso entre un
sistema personalizado y un sistema llave en mano. Este enfoque puede producir resultados satisfactorios,
pero personalizar el sistema es costoso.
Los sistemas apoyados por los proveedores son sistemas personalizados (o adaptados) que las
organizaciones clientes adquieren comercialmente en lugar de desarrollarlos internamente. Con este
enfoque, el proveedor de programas informáticos diseña, implementa y mantiene el sistema para su
cliente. Esta es una opción popular entre las organizaciones de atención de la salud y de servicios
jurídicos que tienen requisitos de sistemas complejos pero que no tienen la magnitud suficiente para
justificar la contratación de un personal interno de desarrollo de sistemas. De hecho, se ha convertido en
una opción popular para muchas organizaciones que tradicionalmente han recurrido al desarrollo interno
pero que han optado por subcontratar estas actividades. En los últimos años, las empresas de
contabilidad pública han ampliado su participación en el mercado de apoyo a los proveedores.

organización
La estructura de una organización refleja la distribución de la responsabilidad, la autoridad y la rendición
de cuentas en toda la organización. Estos flujos se ilustran en la figura 1-7. Las empresas logran sus
objetivos generales estableciendo metas financieras mensurables para sus unidades operacionales. Por
ejemplo, la información presupuestaria fluye hacia abajo. Es el mecanismo por el cual el personal directivo
superior transmite a sus subordinados las normas con las que se medirán en el próximo período. Los
resultados de las acciones de los subordinados, en forma de información sobre el rendimiento, fluyen hacia
arriba a la dirección superior. La comprensión del patrón de distribución de la responsabilidad, la autoridad
y la rendición de cuentas es esencial para evaluar las necesidades de información de los usuarios.

SEGMENTOS DE NEGOCIOS
Las organizaciones empresariales consisten en unidades o segmentos funcionales. Las empresas se
organizan en segmentos para promover la eficiencia interna mediante la especialización de la mano de
obra y la asignación de recursos eficaces en función de los costos. Los gerentes dentro de un segmento
pueden centrar su atención en áreas estrechas de responsabilidad para lograr niveles más altos de
eficiencia operativa. Tres de los enfoques más comunes incluyen la segmentación por:
1. Ubicación geográfica. Muchas organizaciones tienen operaciones dispersas en todo el país y
en el mundo. Lo hacen para obtener acceso a recursos, mercados o líneas de distribución. Una
forma conveniente de gestionar esas operaciones es organizar la gestión de la empresa en torno a
cada segmento geográfico como una entidad cuasi autónoma.
2. Línea de productos. Las empresas que producen productos muy diversificados suelen
organizarse en torno a líneas de productos, creando divisiones separadas para cada una de ellas. La
segmentación de los productos permite a la organización dedicar una gestión, una mano de obra y
unos recursos de tamaño especial a los segmentos por separado, casi como si se tratara de empresas
separadas.
3. Función de negocios. La segmentación funcional divide a la organización en áreas de
responsabilidad especializadas en función de las tareas. Las áreas funcionales se determinan de
acuerdo con el flujo de recursos primarios a través de la empresa. Ejemplos de segmentos de función
empresarial son la comercialización, la producción, las finanzas y la contabilidad.

2 Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como Oracle y SAP son ejemplos de este enfoque de la aplicación
de sistemas. Los sistemas de PRE se examinan más adelante en este capítulo. El SAP y el Oracle se examinan con más detalle en
el capítulo 11.
 F I G U R LOS FLUJOS DE RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y RENDICIÓN DE CUENTAS A TRAVÉS
E
DE LA
1- ORGANIZACIÓN

Presidente

Vicepresidente Vicepresidente Vicepresidente

Vicepresidente de Marketing Producción
FinanzasServicios informáticos

ManagerManagerManager Planta 1
Planta 2 Planta 3
Responsabilidad
y la
autoridad

ManagerManagerManager
Unidad 1Unidad 2Unidad 3 Rendición de cuentas

Algunas empresas utilizan más de un método de segmentación. Por ejemplo, un conglomerado

internacional puede segmentar sus operaciones primero geográficamente, luego por producto dentro de
cada región geográfica y luego funcionalmente dentro de cada segmento de productos.

SEGMENTACIÓN FUNCIONAL
La segmentación por función empresarial es el método más común de organización. Para ilustrarlo,
asumiremos una empresa manufacturera que utiliza estos recursos: materiales, mano de obra, capital
financiero e información. La tabla 1-2 muestra la relación entre los segmentos funcionales y estos
recursos.
Los títulos de las funciones e incluso las funciones mismas variarán mucho entre las organizaciones,
según su tamaño y su línea de negocios. Una empresa de servicios públicos puede tener pocas funciones
de comercialización en comparación con un fabricante de automóviles. Una organización de servicios
puede no tener una función formal de producción y tener poco inventario que administrar. Una empresa
puede llamar a su personal de recursos laborales, mientras que otra utiliza el término recursos
humanos. Teniendo en cuenta estas variaciones, discutiremos brevemente las áreas funcionales de la
empresa hipotética que se muestran en la Figura 1-8. Debido a su especial importancia para

T A BL
E FUNCIONES DE LOS RECURSOS
1-
2
Recurso Función de negocios
MaterialesGestión de inventario
Producci
ón
Comerci
alización
Distribuci
ón

LaborPersonnel

Capital financiero Finanzas

Información Contabilidad
La tecnología de la información
el estudio de los sistemas de información, la contabilidad y las funciones de la tecnología de la
información (TI) reciben un tratamiento separado y más detallado.

Administración de materiales
El objetivo de la gestión de materiales es planificar y controlar el inventario de materiales de la empresa.
Una empresa manufacturera debe tener a mano suficientes inventarios para satisfacer sus necesidades de
producción y, sin embargo, evitar niveles de inventario excesivos. Cada dólar invertido en el inventario
es un dólar que no está dando ganancias. El inventario ocioso puede volverse obsoleto, perdido o robado.
Lo ideal sería que una empresa coordinara las llegadas de inventario de los proveedores de manera que
pasen directamente al proceso de producción. Sin embargo, en la práctica, la mayoría de las
organizaciones mantienen existencias de seguridad para llevarlas a cabo durante el tiempo que transcurre
entre la realización del pedido de inventario y su llegada. Vemos en la figura 1 a 8 que la gestión de
materiales tiene tres subfunciones:
1. Compras es responsable de pedir inventario a los proveedores cuando los niveles de inventario
caen a sus puntos de reordenación. La naturaleza de esta tarea varía entre las organizaciones. En
algunos casos, la compra no es más que el envío de una orden de compra a un proveedor
designado. En otros casos, esta tarea implica solicitar ofertas de varios proveedores competidores.
La naturaleza del negocio y el tipo de inventario determinan el alcance de la función de compra.
2. Recibir es la tarea de aceptar el inventario previamente ordenado por la compra. Las actividades
de recepción incluyen el recuento y la comprobación del estado físico de estos artículos. Esta es la
primera, y quizás la única, oportunidad de una organización para detectar entregas incompletas y
mercancía dañada antes de que pasen al proceso de producción.
3. Las tiendas toman la custodia física del inventario recibido y liberan estos recursos en el
proceso de producción según sea necesario.

Producción
Las actividades de producción se producen en el ciclo de conversión en el que las materias primas, la
mano de obra y los activos de la planta se utilizan para crear productos acabados. Las actividades
específicas están determinadas por la naturaleza de los productos que se fabrican. En general, se dividen
en dos grandes clases: (1) actividades primarias de fabricación y
(2) actividades de apoyo a la producción. Las actividades de fabricación primaria dan forma y ensamblan
las materias primas en productos acabados. Las actividades de apoyo a la producción aseguran que las
actividades de fabricación primaria funcionen de manera eficiente y eficaz. Entre ellas figuran, entre
otras, las siguientes clases de actividades:
La planificación de la producción implica la programación del flujo de materiales, mano de
obra y maquinaria para satisfacer eficientemente las necesidades de producción. Esto requiere
información sobre el estado de los pedidos de venta, la invención de materias primas, el inventario
de productos acabados y la disponibilidad de maquinaria y mano de obra.
El control de calidad supervisa el proceso de fabricación en varios puntos para asegurar que
los productos terminados cumplan las normas de calidad de la empresa. Un control de calidad
eficaz detecta los problemas a tiempo para facilitar la adopción de medidas correctivas. Si no se
hace así, se puede producir un desperdicio excesivo de materiales y mano de obra.
El mantenimiento mantiene la maquinaria de la empresa y otras instalaciones de fabricación
en funcionamiento. El proceso de fabricación depende de su planta y equipo y no puede
tolerar averías durante los períodos de máxima producción. Por lo tanto, la clave del
mantenimiento es la prevención: el retiro programado del equipo de las operaciones de
limpieza, mantenimiento y reparación. Muchos fabricantes
han elaborado programas de mantenimiento preventivo. Para planificar y coordinar estas actividades, los
ingenieros de mantenimiento necesitan una amplia información sobre la historia del uso de los
equipos y la futura producción programada.

Marketing
El mercado necesita conocer y tener acceso a los productos de una empresa. La función de marketing se
ocupa de los problemas estratégicos de la promoción de productos, la publicidad y la investigación de
mercado. A nivel operativo, la comercialización realiza actividades diarias como la entrada de pedidos de
venta.
F I G U R 18
E ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA
1-
8 P
A
Organiza
R
ción
empresar T
ial

Administraci
Producción Marketing Finanzas Contabilidad Servicios IT
ón de Pa
materiales no
Distribución Personal
ra
Gestión de Control ma
Fabricación Promoción
la cartera de Procesamie
Compras ge
Inventar nto de datos
Almacenamiento io
ne
Apoyo Publicid Tesoro ral
Recibie ad Desarrollo de
Reclutamiento Contabil
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Investiga Crédi mantenim
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Administración
efecti Cuentas de la base de de
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Beneficios
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Cuenta
Asesoramiento o
s por
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os de
efecti Factura
vo ción

Activos
fijos

El libro
mayor
 CHAPTER1 El Sistema de Información: La perspectiva de un 19
contador
Distribución
La distribución es la actividad de hacer llegar el producto al cliente después de la venta. Este es un paso
crítico. Mucho puede salir mal antes de que el cliente tome posesión del producto. Excesivos retrasos
entre la toma y el llenado de los pedidos, envíos incorrectos o mercancía dañada pueden resultar en
insatisfacción del cliente y pérdida de ventas. En última instancia, el éxito depende de llenar los pedidos
con precisión en el almacén, empacar la mercancía correctamente y enviarla rápidamente al cliente.

Personal
Los empleados competentes y confiables son un recurso valioso para una empresa. El objetivo de la
función de personal es gestionar eficazmente este recurso. Una función de personal bien desarrollada
incluye el reclutamiento, la capacitación, la educación continua, el asesoramiento, la evaluación, las
relaciones laborales y la administración de la compensación.

Finanzas
La función de finanzas gestiona los recursos financieros de la empresa mediante actividades bancarias y de
tesorería, gestión de cartera, evaluación de créditos, desembolsos de efectivo e ingresos de efectivo.
Debido al carácter cíclico de los negocios, muchas empresas oscilan entre posiciones de exceso de fondos
y déficit de efectivo. En respuesta a estas pautas de flujo de efectivo, los planificadores financieros buscan
inversiones lucrativas en acciones y otros activos y líneas de crédito de bajo costo de los bancos. La
función financiera también administra el flujo diario de efectivo que entra y sale de la empresa.

LA FUNCIÓN DE
CONTABILIDAD
La función de contabilidad gestiona los recursos de información financiera de la empresa. A este respecto,
desempeña dos funciones importantes en la tramitación de las transacciones. En primer lugar, la
contabilidad capta y registra los efectos financieros de las transacciones de la empresa. Éstas incluyen
acontecimientos como el movimiento de materias primas desde la casa de guerra hasta la producción, los
envíos de los productos acabados a los clientes, los flujos de efectivo en la empresa y los depósitos en el
banco, la adquisición de existencias y el cumplimiento de obligaciones financieras.
En segundo lugar, la función de contabilidad distribuye información sobre las transacciones al
personal de operaciones para coordinar muchas de sus tareas clave. Las actividades de contabilidad que
contribuyen directamente a las operaciones comerciales incluyen el control de inventarios, la
contabilidad de costos, la nómina, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, la facturación, la
contabilidad de activos fijos y el libro mayor. Tratamos cada una de ellas específicamente en capítulos
posteriores. Por el momento, sin embargo, necesitamos mantener una visión amplia de la contabilidad
para comprender su papel funcional en la organización.

El valor de la información
El valor de la información para un usuario está determinado por su fiabilidad. Vimos antes que el
propósito de la formación es llevar al usuario a una acción deseada. Para que esto suceda, la información
debe poseer ciertos atributos: relevancia, exactitud, integridad, resumen y oportunidad. Cuando estos
atributos están presentes de manera consistente, la información tiene fiabilidad y proporciona valor al
usuario. La información no fiable no tiene valor. En el mejor de los casos, es un desperdicio de recursos;
en el peor, puede conducir a decisiones disfuncionales. Consideremos el siguiente ejemplo:
Un director de marketing firmó un contrato con un cliente para suministrar una gran cantidad
de producto en un plazo determinado. Tomó esta decisión basándose en la información sobre los
niveles de inventario de productos terminados. Sin embargo, debido a un registro defectuoso, la
información era incorrecta. Los niveles de inventario reales del producto eran insuficientes para
cumplir con el pedido, y las cantidades necesarias no podían ser fabricadas en el plazo previsto.
El incumplimiento de los términos del contrato puede dar lugar a litigios.
Esta mala decisión de venta fue el resultado de una información defectuosa. Las decisiones efectivas
requieren información con un alto grado de fiabilidad.

Independencia de la contabilidad
La fiabilidad de la información se basa en gran medida en el concepto de independencia de la
contabilidad. En términos sencillos, las actividades de contabilidad deben estar separadas e
independientes de las áreas funcionales que mantienen la custodia de la información física.
recursos. Por ejemplo, la contabilidad supervisa y registra el movimiento de las materias primas en la
producción y la venta de productos acabados a los clientes. La contabilidad autoriza las compras de
materias primas y el desembolso de pagos en efectivo a proveedores y empleados. La contabilidad apoya
estas funciones en la formación, pero no participa activamente en las actividades físicas.

LA FUNCIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Volviendo a la figura 1-8, el último tema a tratar es la función informática. Al igual que la contabilidad,
la función TI está asociada con el recurso de información. Sus actividades pueden organizarse de
diferentes maneras. Una estructura extrema es el enfoque de procesamiento de datos centralizado; en el
otro extremo está el enfoque de procesamiento de datos distribuido. La mayoría de las estructuras
organizativas se sitúan en algún lugar entre estos extremos e incorporan elementos de ambos.

Procesamiento centralizado de datos

Con arreglo al modelo de procesamiento centralizado de datos, todo el procesamiento de datos es
realizado por uno o más grandes com- ponedores alojados en un sitio central que atienden a los usuarios
de toda la organización. La figura 1-9 ilustra este enfoque en el que las actividades de la tecnología de la
información se consolidan y gestionan como un recurso compartido de la organización. Los usuarios
finales compiten por estos recursos en función de sus necesidades. La función de la TI se trata
normalmente como un centro de costos cuyos gastos de funcionamiento se cargan a los usuarios finales.
La Figura 1-10 muestra las áreas de operación de la TI con más detalle. Estas incluyen la administración
de bases de datos, el procesamiento de datos y el desarrollo y mantenimiento de sistemas. A
continuación se describen las funciones clave de cada una de estas áreas.

ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS. Las empresas organizadas centralmente mantienen sus

recursos de datos en una ubicación central que es compartida por todos los usuarios finales. En este
arreglo de datos compartidos, un grupo especial independiente de administración de bases de datos
encabezado por el administrador de la base de datos es responsable de la seguridad e integridad de la
base de datos. En el capítulo 9 se examina el concepto de base de datos y la función del administrador de
la base de datos.

F I G U R
E ENFOQUE DE PROCESAMIENTO DE DATOS CENTRALIZADO
1-
9

Marketing

Finanzas

Servicios IT Producción

Datos
Distribución

Información
Contabilidad
Costo de la devolución
 F IGUR
E ORGANIZACIÓN DE SISTEMA CENTRALIZADO
FUNCIÓ A
1- LA MISMA N EN
10
Organiza
ción
empresar
ial

Marketing ProductionFinance

Servici
os de
compu
Desarrollo tación Proces
de amiento
sistemas de
datos
Administra Bi
ción de la bliot
Nuevos sistemas base de
Datos eca
datos de
Desarrollo de sistemas dat
Conversión de la os
Mantenimiento computadora
Co
ntrol Operaciones
de
dato
s

PROCESAMIENTO DE DATOS. El grupo de procesamiento de datos administra los recursos

informáticos utilizados para la tramitación diaria de las operaciones. Puede constar de las siguientes
funciones: control de datos, conversión de datos, operaciones informáticas y biblioteca de datos.
Los grupos de control de datos casi han desaparecido de las organizaciones modernas.
Tradicionalmente, esta función se encargaba de recibir lotes de documentos de transacción para su
procesamiento de los usuarios finales y luego distribuía la salida de la computadora (documentos e
informes) a los usuarios. Hoy en día esta función suele estar automatizada y se distribuye de nuevo a los
usuarios finales. Sin embargo, algunas organizaciones con sistemas heredados más antiguos pueden
seguir utilizando un grupo de control de datos como enlace entre el usuario final y el procesamiento de
datos. La función de conversión de datos transcribe los datos de las transacciones de los documentos de
origen (papel) a medios digitales (cinta o disco) aptos para el procesamiento en común por la
computadora central, que es administrada por el grupo de operaciones informáticas. Las aplicaciones de
contabilidad suelen ejecutarse con arreglo a un calendario estricto controlado por la computadora central.
La biblioteca de datos es una sala a menudo adyacente al centro de computación que proporciona un
almacenamiento seguro para los archivos de datos fuera de línea, como cintas magnéticas y paquetes de
discos extraíbles. Un bibliotecario de datos que es responsable de la recepción, almacenamiento,
recuperación y custodia de los archivos de datos controla el acceso a la biblioteca. El bibliotecario
entrega cintas a los operadores de las computadoras y se encarga de la custodia de los archivos cuando
se completa el procesamiento. El paso a los archivos de procesamiento en tiempo real y de acceso
directo (analizados en el capítulo 2) ha reducido o eliminado la función del bibliotecario de datos en la
mayoría de las organizaciones.

DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS. Las necesidades de información de los

usuarios se satisfacen mediante dos funciones relacionadas: el desarrollo y el mantenimiento de los
sistemas. El primer grupo se encarga de analizar las necesidades de los usuarios y de diseñar nuevos
sistemas para satisfacer esas necesidades. Entre los participantes en el desarrollo de sistemas figuran
profesionales de los sistemas, usuarios finales e interesados.
Los profesionales de sistemas incluyen analistas de sistemas, diseñadores de bases de datos y
programadores que diseñan y construyen el sistema. Los profesionales de sistemas reúnen datos
sobre el problema del usuario, analizan los hechos y formulan una solución. El producto de sus
esfuerzos es un nuevo sistema de información.
Los usuarios finales son aquellos para los que se construye el sistema. Son los gerentes que
reciben los informes del sistema y el personal de operaciones que trabaja directamente con el
sistema como parte de sus responsabilidades diarias.
 Los interesados son personas de dentro o fuera de la empresa que tienen un interés en el
sistema pero no son usuarios finales. Incluyen la administración, los auditores internos y los
consultores que supervisan el desarrollo de los sistemas.
Una vez que se ha diseñado e implementado un nuevo sistema, el grupo de mantenimiento de
sistemas asume la responsabilidad de mantenerlo actualizado con las necesidades del usuario. A lo largo
de la vida del sistema (a menudo varios años), entre el 80 y el 90 por ciento de su costo total será
atribuible a las actividades de mantenimiento.

Procesamiento de datos distribuidos

Una alternativa al modelo centralizado es el concepto de procesamiento distribuido de datos (DDP). El
tema del DDP es bastante amplio, tocando temas relacionados como la informática de usuario final, el
software comercial, el trabajo en red y la automatización de oficinas. En términos sencillos, el DDP
implica la reorganización de la función informática en pequeñas unidades de procesamiento en
formación (UPI) que se distribuyen a los usuarios finales y se ponen bajo su control. Las UIP pueden
distribuirse según la función comercial, la ubicación geográfica o ambas. Pueden distribuirse cualquiera
o todas las actividades de TI representadas en la Figura 1-10. La Figura 1-11 muestra una posible nueva
estructura organizativa tras la distribución de todas las tareas de procesamiento de datos a las áreas de
usuarios finales.
Observe que la función central de la TI ha sido eliminada de la estructura de la organización. Las
áreas operativas individuales ahora desempeñan esta función. En los últimos años, el DDP se ha
convertido en una viabilidad económica y operativa que ha revolucionado las operaciones comerciales.
Sin embargo, el DDP es una mezcla de ventajas y desventajas.

DESVENTAJAS DEL DDP. Hay que tener en cuenta que las desventajas del ddp también podrían
describirse como las ventajas de un enfoque centralizado. El debate se centra en cuestiones importantes
que entrañan consecuencias de control que los contadores deberían reconocer. La pérdida de control es
una de las desventajas más graves del DDP. Otros posibles problemas son la utilización ineficiente de
los recursos, la destrucción de los rastros de auditoría, la inadecuada segregación de las tareas, el
aumento de las posibilidades de que se produzcan errores de programación y fallos de los sistemas, y la
falta de normas. Los problemas específicos se examinan en la sección siguiente.

F I G U R
E ORGANI
ESTRUCTURA DE LA DISTRIBUCIÓN SISTEMA DE PROCESAMIENTO
PARA UNA
1-
11
Organiz
ación
empresar
ial

Marketing Producción

FinanzasAdministración

ManagerManager
Tesorero Controlador Planta XPlant Y

Informació InformaciónInformación
n Información Unidad de Procesamiento
Procesami de Información Unidad de Procesamiento ProcessingProcessing
ento de Información (UIP) Unidad (UIP)
Unidad Unidad (UIP) Unidad (UIP)
(UPI)
 Mala gestión de los recursos de toda la organización. Algunos sostienen que cuando los
recursos de toda la organización superan un umbral, por ejemplo, el 5% del presupuesto total de
operaciones, deben ser controlados y supervisados de forma centralizada. Los servicios de
procesamiento de información (como las operaciones informáticas, la programación, la conversión
de datos y la gestión de bases de datos) representan un gasto importante para muchas
organizaciones. Quienes se oponen al DDP sostienen que la distribución de la responsabilidad de
estos recursos conducirá inevitablemente a su mala gestión y a una utilización subóptima.

Incompatibilidad de hardware y software. Distribuir la responsabilidad de las compras de

hardware y software a la administración de los usuarios puede resultar en decisiones descoordinadas y
mal concebidas. Trabajando inde- pendientemente, los que toman las decisiones pueden establecerse en
sistemas operativos disímiles e incompatibles, formularios de tecnología, programas de hojas de cálculo,
procesadores de texto y paquetes de bases de datos. Tales incompatibilidades de hardware y
software pueden degradar e interrumpir las comunicaciones entre las unidades organizativas.

Tareas redundantes. Las actividades de desarrollo de sistemas autónomos distribuidas por toda la
empresa pueden dar lugar a que cada área de usuario reinvente la rueda. Por ejemplo, los programas de
aplicación creados por un usuario, que podrían ser utilizados con poco o ningún cambio por otros,
serán rediseñados desde cero en lugar de ser compartidos. Asimismo, los datos comunes a muchos
usuarios pueden ser recreados para cada UPI, lo que resulta en un alto nivel de redundancia de
datos.

Consolidar las actividades incompatibles. La distribución de la función informática a las

distintas áreas de usuarios da lugar a la creación de muchas unidades muy pequeñas que pueden
no permitir la necesaria separación de las funciones incompatibles. Por ejemplo, dentro de una
misma UPI, la misma persona puede programar aplicaciones, mantenimiento de programas por
formulario, introducir datos de transacciones en la computadora y operar el equipo de
computación. Esta situación representa una violación fundamental del control interno.

Contratando profesionales cualificados. Los gerentes de usuarios finales pueden carecer de los
conocimientos necesarios para evaluar las credenciales técnicas y la experiencia pertinente de los
candidatos que solicitan un puesto como profesionales de la informática. Además, si la unidad
organizativa en la que ingresa un nuevo empleado es pequeña, la oportunidad de crecimiento per-
sonal, educación continua y promoción puede ser limitada. Por estas razones, los directores de la
UIP a veces tienen dificultades para atraer personal altamente cualificado, lo que aumenta el riesgo
de errores de programación y fallos de los sistemas.

Falta de estándares. Debido a la distribución de responsabilidades en el entorno del DDP, los

estándares para desarrollar y documentar sistemas, elegir lenguajes de programación, adquirir hardware
y software y evaluar el rendimiento pueden aplicarse de forma desigual o ser inexistentes. Quienes se
oponen al DDP sostienen que los riesgos asociados con el diseño y el funcionamiento de un sistema
de procesamiento de datos sólo se hacen tolerables si esas normas se aplican de manera
coherente. Para ello es necesario que las normas se impongan de forma centralizada.

VENTAJAS DEL DDP. Las ventajas más citadas del DDP están relacionadas con el ahorro de costos, el
aumento de la satisfacción de los usuarios y la mejora de la eficiencia operacional. En la siguiente
sección se examinan cuestiones concretas.
Reducción de costos. En el pasado, el logro de economías de escala era la principal justificación del
enfoque centrado. La economía del procesamiento de datos favorecía a las grandes, costosas y
poderosas computadoras. La gran variedad de necesidades que esos sistemas centralizados tenían
que satisfacer exigía computadoras muy generalizadas y que empleaban sistemas operativos
complejos.
 Los potentes pero económicos sistemas informáticos de pequeña escala, que pueden realizar funciones
especializadas de manera rentable, han cambiado drásticamente la economía del procesamiento de
datos. Además, el costo unitario del almacenamiento de datos, que antes era la justificación para
consolidar los datos en un lugar central, ha dejado de ser la consideración primordial. Por otra parte,
el paso al DDP puede reducir los costos en otras dos esferas: 1) los datos pueden introducirse y
editarse en la UIP, eliminando así las tareas centralizadas de conversión y control de datos; y
(2) se puede reducir la complejidad de la aplicación, lo que a su vez reduce los costos de desarrollo y
mantenimiento.
 Mejora de la responsabilidad de control de costes. Los gerentes asumen la responsabilidad del
éxito financiero de sus operaciones. Para ello es necesario que estén debidamente facultados con
la autoridad necesaria para tomar decisiones sobre los recursos que influyen en su éxito general.
Por consiguiente, si la capacidad de procesamiento de la información es fundamental para el éxito
de una operación comercial, ¿no debería darse a la administración el control sobre esos recursos?
Este argumento contradice el presentado anteriormente que favorece la centralización de los
recursos de toda la organización. Los defensores del DDP sostienen que los beneficios de la mejora
de las actividades de gestión superan los costos adicionales que supone la distribución de esos
recursos.

Mejora de la satisfacción del usuario. Quizás el beneficio más citado del DDP es la mejora de
la satisfacción del usuario. Esto se deriva de tres áreas de necesidad que con demasiada
frecuencia quedan insatisfechas en el enfoque centralizado:
(1) Como se ha dicho anteriormente, los usuarios desean controlar los recursos que influyen en su
rentabilidad; 2) los usuarios quieren profesionales de los sistemas (analistas, programadores y
operadores de computadoras) que respondan a su situación específica; y 3) los usuarios quieren
participar más activamente en el desarrollo y la aplicación de sus propios sistemas. Los
defensores del DDP sostienen que la prestación de un apoyo más personalizado - factible sólo
en un entorno distribuido - tiene beneficios directos para la moral y la productividad de los
usuarios.

Copia de seguridad. El argumento final a favor del DDP es la capacidad de hacer copias de
seguridad de las instalaciones de computación para protegerse contra posibles desastres
como incendios, inundaciones, sabotajes y terremotos. Una solución es construir un exceso de
capacidad en cada IPU. Si un desastre destruye un solo sitio, sus transacciones pueden ser
procesadas por las otras IPU. Esto requiere una estrecha coordinación entre los encargados de
adoptar decisiones para garantizar que no apliquen en sus sitios equipos y programas
informáticos incompatibles.

La necesidad de un análisis cuidadoso

El DDP tiene un cierto valor de prestigio de vanguardia que, durante un análisis de sus ventajas y
desventajas, puede superar las importantes consideraciones de beneficio económico y viabilidad
operacional. Algunas organizaciones han dado el paso al DDP sin considerar plenamente si la estructura
organizativa distribuida logrará mejor sus objetivos comerciales. Algunas iniciativas de DDP han
resultado ineficaces, e incluso contraproducentes, porque los encargados de adoptar decisiones vieron en
esos sistemas virtudes más simbólicas que reales. Antes de dar un paso tan agresivo, los responsables de
la toma de decisiones deberían evaluar los verdaderos méritos del DDP para su organización. Los
contadores tienen la oportunidad y la obligación de desempeñar un papel importante en este análisis.

La evolución de los modelos de sistemas de información

En los últimos 50 años, varios enfoques o modelos diferentes han representado el AIS. Cada nuevo
modelo evolucionó debido a las deficiencias y limitaciones de su predecesor. Una característica
interesante de esta evolución es que la técnica más reciente no sustituye inmediatamente a los modelos
más antiguos. Así pues, en cualquier momento, existen varias generaciones de sistemas a través de
diferentes organizaciones e incluso pueden coexistir dentro de una misma empresa. El auditor moderno
debe estar familiarizado con las características operativas de todos los enfoques del SIA que
probablemente encuentre. En este libro se tratan ampliamente cinco de esos modelos: los procesos
manuales, los sistemas de archivo plano, el enfoque de base de datos, el modelo REA (recursos, eventos
y agentes) y los sistemas ERP (planificación de recursos empresariales). Cada uno de ellos se describe
brevemente en la siguiente sección.

EL MODELO DE PROCESO MANUAL

El modelo de proceso manual es la forma más antigua y tradicional de los sistemas de contabilidad. Los
sistemas manuales constituyen los eventos físicos, los recursos y el personal que caracterizan a muchos
procesos empresariales. Esto incluye tareas como la toma de pedidos, el almacenamiento de materiales, la
fabricación de bienes para la venta, el envío de bienes a los clientes y la realización de pedidos a los
proveedores. Tradicionalmente, este modelo también incluye la tarea física de llevar registros. A menudo, el
mantenimiento de registros manuales se utiliza para enseñar los principios de la contabilidad a los
estudiantes de negocios. Sin embargo, este enfoque es simplemente una ayuda para la capacitación. Los
registros manuales nunca se usan en la práctica hoy en día.
No obstante, es conveniente estudiar el modelo de proceso manual antes de dominar los sistemas
informáticos. En primer lugar, el aprendizaje de los sistemas manuales ayuda a establecer un importante
vínculo entre el curso de AIS y otros
cursos de contabilidad. El curso de SIA suele ser el único curso de contabilidad en el que los estudiantes
ven dónde se originan los datos, cómo se recogen y cómo y dónde se utiliza la información para apoyar
las operaciones cotidianas. Al examinar las corrientes de información, las tareas fundamentales y la
utilización de los registros contables tradicionales en la tramitación de las transacciones, el enfoque de la
contabilidad de los estudiantes se transforma en una perspectiva de los procesos comerciales.
En segundo lugar, la lógica de un proceso comercial se entiende más fácilmente cuando no está
envuelta en la tecnología. La información necesaria para desencadenar y apoyar eventos como la venta,
el almacenamiento y el envío es fundamental e independiente de la tecnología que subyace en el sistema
de información. Por ejemplo, un aviso de envío que informe al proceso de facturación de que un
producto ha sido enviado sirve para este propósito, ya sea que se produzca y se procese manual o
digitalmente. Una vez que los estudiantes entienden qué tareas deben realizarse, están mejor equipados
para explorar diferentes y mejores formas de realizar estas tareas a través de la tecnología.
Por último, los procedimientos manuales facilitan la comprensión de las actividades de control
interno, incluida la separación de funciones, la supervisión, la verificación independiente, las pistas de
auditoría y los controles de acceso. Dado que la naturaleza humana se encuentra en el centro de muchas
cuestiones de control interno, no debemos pasar por alto la importancia de este aspecto del sistema de
información.

EL MODELO DE ARCHIVO PLANO

El enfoque de archivo plano se asocia más a menudo con los llamados sistemas de legado. Se trata de
grandes sistemas de computadora central que se pusieron en práctica desde finales de los años sesenta
hasta los ochenta. Las organizaciones de hoy en día todavía utilizan estos sistemas de forma extensiva.
Con el tiempo, los modernos sistemas de gestión de bases de datos los sustituirán, pero mientras tanto
los contables deben seguir ocupándose de las tecnologías de los sistemas heredados.
El modelo de archivo plano describe un entorno en el que los archivos de datos individuales no están
relacionados con otros archivos. Los usuarios finales de este entorno son propietarios de sus archivos de
datos en lugar de compartirlos con otros usuarios. Así pues, son las aplicaciones autónomas y no los
sistemas integrados las que realizan el procesamiento de los datos.
Cuando varios usuarios necesitan los mismos datos para fines diferentes, deben obtener conjuntos de
datos separados y estructurados según sus necesidades específicas. En la figura 1-12 se ilustra la forma
en que los datos sobre las ventas de los clientes pueden presentarse a tres usuarios diferentes en una
organización de venta al por menor de bienes duraderos. La función de contabilidad necesita datos de
ventas de los clientes organizados por número de cuenta y estructurados para mostrar los saldos
pendientes. Se utiliza para la facturación de los clientes, el mantenimiento de la RA y la preparación de
los estados financieros. La función de comercialización necesita datos del historial de ventas de los
clientes organizados por claves demográficas. Lo utilizan para dirigir las promociones de nuevos
productos y para la venta de actualizaciones de productos. El grupo de servicios de productos necesita
datos de ventas de clientes organizados por productos y estructurados para mostrar las fechas de servicio
programadas. Esa información se utiliza para establecer contactos posventa con los clientes a fin de
programar el mantenimiento preventivo y solicitar la venta de acuerdos de servicio.
La redundancia de datos demostrada en este ejemplo contribuye a tres problemas importantes en el
entorno de los archivos planos: el almacenamiento de datos, la actualización de datos y la actualidad de la
información. Estos y otros problemas asociados con los archivos planos se tratan en las siguientes
secciones.
Almacenamiento de datos
Un sistema de información eficiente captura y almacena los datos una sola vez y pone esta fuente única
a disposición de todos los usuarios que la necesiten. En el entorno de los archivos planos, esto no es
posible. Para satisfacer las necesidades de datos privados de los usuarios, las organizaciones deben
incurrir en los costos de los procedimientos de reunión y almacenamiento múltiples. Algunos datos de
uso común pueden duplicarse docenas, cientos o incluso miles de veces.
Actualización de datos
Las organizaciones tienen una gran cantidad de datos almacenados en archivos que requieren una
actualización periódica para reflejar los cambios. Por ejemplo, un cambio en el nombre o la dirección de
un cliente debe reflejarse en los archivos maestros correspondientes. Cuando los usuarios mantienen
archivos separados, todos los cambios deben hacerse por separado para cada usuario. Esto aumenta
considerablemente la tarea y el costo de la gestión de los datos.

Moneda de la información
En contraste con el problema de realizar múltiples actualizaciones es el problema de no actualizar todos los
archivos de usuario afectados por un cambio de estado. Si la información de actualización no se difunde
adecuadamente, el cambio no se reflejará en los datos de algunos usuarios, lo que dará lugar a decisiones
basadas en información obsoleta.
F IGUR
E MODELO DE ARCHIVO PLANO
1-
12
Aplicación autónoma del usuario Conjuntos de datos de
propiedad de los usuarios

Datos de los
clientes (cuentas
corrientes de
cobro)

Contabilidad Facturación/Cuentas
por Cobrar Sistema de
Facturas de Venta

Recibos de
efectivo

Datos del cliente

(Orientación
histórica/demográfi
ca)
Promoción de productos
Marketing Sistema

Facturas de venta

Datos del
cliente
(histórico/pro
ducto
Programación del servicio
Servicios de productos Sistema de orientación

Programa de
servicios de
productos

Dependencia de datos de tareas

Otro problema del enfoque de archivo plano es la incapacidad del usuario de obtener información
adicional a medida que sus necesidades cambian. Este problema se denomina dependencia de los datos
de las tareas. El conjunto de información del usuario se ve afectado por los datos que posee y controla.
Los usuarios actúan de forma independiente en lugar de como miembros de una comunidad de usuarios.
En un entorno de este tipo, es muy difícil establecer un mecanismo para el intercambio formal de datos.
Por consiguiente, las necesidades de nueva información tienden a satisfacerse mediante la obtención de
nuevos archivos de datos. Esto lleva tiempo, inhibe el rendimiento, aumenta la redundancia de los
datos y eleva aún más los costos de gestión de los datos.
Los archivos planos limitan la integración de datos
El enfoque de archivo plano es un modelo de una sola vista. Los archivos se estructuran, formatean y
organizan de acuerdo con las necesidades específicas del propietario o usuario principal de los datos. Sin
embargo, esa estructuración puede excluir las atracciones de datos que sean útiles para otros usuarios,
impidiendo así la integración satisfactoria de los datos en toda la organización. Por ejemplo, dado que la
función contable es el principal usuario de los datos contables, esos datos suelen ser capturados,
formateados y almacenados para dar cabida a la presentación de informes financieros y a los principios
contables generalmente aceptados. Sin embargo, esta estructura puede resultar inútil para los demás
usuarios (no contables) de los datos contables (GAAP) de la organización, como las funciones de
comercialización, finanzas, producción e ingeniería. A estos usuarios se les presentan tres opciones: 1)
no utilizar los datos contables para fundamentar sus decisiones; 2) manipular y masajear la estructura de
datos existente para adaptarla a sus necesidades particulares; o 3) obtener conjuntos privados adicionales
de los datos e incurrir en los costos y problemas operacionales asociados a la redundancia de los datos.
A pesar de estas limitaciones inherentes, muchas grandes organizaciones siguen utilizando archivos
planos para su libro mayor y otros sistemas financieros. La mayoría de los miembros de la comunidad de
procesamiento de datos suponían que el final del siglo vería el fin de los sistemas heredados. En su
lugar, la América corporativa invirtió miles de millones de dólares para que estos sistemas cumplieran
con el año 2000 (Y2K). Los sistemas heredados siguen existiendo porque añaden valor para sus
usuarios, y no serán reemplazados hasta que dejen de añadir valor. Los estudiantes que tengan que
trabajar con estos sistemas en la práctica deben ser conscientes de sus características clave.

EL MODELO DE BASE DE DATOS

Una organización puede superar los problemas asociados a los archivos planos aplicando el modelo de
base de datos a la gestión de los datos. La figura 1-13 ilustra cómo este enfoque centraliza los datos de la
organización en una base de datos común que es compartida por otros usuarios. Con los datos de la
organización en una ubicación central, todos los usuarios tienen acceso a los datos que necesitan para
lograr sus respectivos objetivos. El acceso a los recursos de datos está controlado por un sistema de
gestión de bases de datos (SGBD) . El SGBD es un sistema de software especial que se programa para
saber a qué elementos de datos está autorizado a acceder cada usuario. El programa del usuario envía
solicitudes de datos al SGBD, que valida y autoriza el acceso a la base de datos de acuerdo con el
nivel de autoridad del usuario. Si el usuario solicita datos a los que no está autorizado a acceder, la
solicitud es denegada. Evidentemente, los procedimientos de la organización para asignar la autoridad
del usuario son una cuestión de control importante que deben tener en cuenta los auditores.
La diferencia más llamativa entre el modelo de base de datos y el modelo de archivo plano es la
agrupación de los datos en una base de datos común que comparten todos los usuarios de la organización.
Con el acceso al dominio completo de los datos de la entidad, los cambios

F IGUR
E
MODELO DE BASE DE DATOS
1-
13
Software de
Us Vista de integración Base de datos
ua usuario compartida
rio Ventas de
clientes
(Cuentas por
Contabilidad cobrar
actuales)

Ventas al D Datos del

cliente B M cliente
Marketing (Orientación S Facturas de
histórica y ventas
demográfica) Recibos de
efectivo
Programa de
Servicios de productos servicios de
productos
Ventas al
Otros datos de la
cliente
(Histórico/
entidad
Orientación
del
producto)
en las necesidades de información de los usuarios puede satisfacerse sin necesidad de obtener conjuntos de
datos privados adicionales. Los usuarios están limitados únicamente por las limitaciones de los datos de
que dispone la entidad y la legitimidad de su necesidad de acceder a ellos. Mediante el intercambio de
datos, pueden superarse los siguientes problemas tradicionales relacionados con el enfoque de archivos
planos:
Eliminación de la redundancia de datos. Cada elemento de datos se almacena una sola vez,
con lo que se elimina la redundancia de datos y se reducen los costos de recopilación y
almacenamiento de los mismos. Por ejemplo, los datos de los clientes existen sólo una vez, pero son
compartidos por los usuarios de contabilidad, comercialización y servicios de productos. Para ello,
los datos se almacenan en un formato genérico que admite múltiples usuarios.

Una sola actualización. Debido a que cada elemento de datos existe en un solo lugar, sólo
requiere un único procedimiento de actualización. Esto reduce el tiempo y el coste de
mantener la base de datos actualizada.
Valores actuales. Un solo cambio en un atributo de la base de datos se pone automáticamente a
disposición de todos los usuarios del atributo. Por ejemplo, un cambio de dirección de un cliente se
refleja inmediatamente en las vistas de marketing y servicios de productos cuando el empleado
de facturación lo introduce.
Los sistemas de archivos planos y las primeras bases de datos se llaman sistemas tradicionales. En este
contexto, el término tradicional significa que las aplicaciones de los sistemas de información de la
organización (sus programas) funcionan de manera independiente entre sí y no como un conjunto
integrado. Los primeros sistemas de gestión de bases de datos se diseñaron para interactuar directamente
con los programas de archivo plano existentes. Así, cuando una organización sustituía sus archivos
planos por una base de datos, no tenía que gastar millones de dólares en reescribir sus programas
existentes. De hecho, las primeras aplicaciones de bases de datos realizaban esencialmente las mismas
funciones independientes que sus homólogos de archivos planos.
Otro factor que limitó la integración fueron los modelos estructurados de bases de datos de la época.
Esos modelos eran inflexibles y no permitían el grado de intercambio de datos que se encuentra en los
sistemas de bases de datos modernos. Si bien se logró cierto grado de integración con este tipo de base
de datos, la principal e inmediata ventaja para la organización fue la reducción de la redundancia de
datos.
La verdadera integración, sin embargo, no sería posible hasta la llegada del modelo de base de datos
relacional. Este enfoque de base de datos flexible permite diseñar aplicaciones de sistemas integrados
capaces de apoyar las necesidades de información de múltiples usuarios a partir de un conjunto común
de tablas de bases de datos integradas. Cabe señalar, sin embargo, que el modelo de base de datos
relacional sólo permite que se produzca la integración; la integración no está garantizada. Un diseño de
sistemas deficiente puede ocurrir bajo cualquier modelo. De hecho, la mayoría de las organizaciones que
emplean actualmente una base de datos relacional ejecutan aplicaciones de diseño tradicional y no hacen
pleno uso de la tecnología relacional. Los dos modelos restantes que se examinarán (AER y PRE)
emplean la tecnología de bases de datos relacionales con mayor eficacia.

EL MODELO REA
REA es un marco contable para modelar los recursos, eventos y agentes críticos de una organización
(REA) y las relaciones entre ellos. Una vez especificados, tanto los datos contables como los no
contables sobre estos fenómenos pueden ser identificados, capturados y almacenados en una base de
datos relacional. A partir de este repositorio, se pueden construir vistas de usuario que satisfagan las
necesidades de todos los usuarios de la organización. La disponibilidad de múltiples vistas permite un
uso flexible de los datos de las transacciones y permite el desarrollo de SIA que promueven, en lugar de
inhibir, la integración.
El modelo REA fue propuesto en 1982 como un modelo teórico para la contabilidad. 3 Los avances en
la tecnología de las bases de datos han centrado una renovada atención en el REA como una alternativa
práctica al marco contable clásico. A continuación se resumen los elementos clave de los modelos REA.

Recursos
Los recursos económicos son el activo de la organización. Se definen como objetos que son a la vez
escasos y están bajo el control de la empresa. Esta definición se aparta del modelo tradicional porque no
incluye la RA. Una cuenta por cobrar es un registro de artefactos que se utiliza simplemente para
almacenar y transmitir datos. Debido a que es

3 W. E. McCarthy,'El modelo de contabilidad REA'': Un marco generalizado para los sistemas de contabilidad en un entorno de
datos compartidos. "The Accounting Review" (julio de 1982): 554-57.
no es un elemento esencial del sistema, no es necesario incluirlo en la base de datos. En su lugar, los
valores de AR se derivan de la diferencia entre las ventas a los clientes y el efectivo recibido en el pago
de las ventas.
Eventos
Los acontecimientos económicos son fenómenos que afectan a los cambios en los recursos. Pueden ser el
resultado de actividades como la producción, el intercambio, el consumo y la distribución. Los
acontecimientos económicos son los elementos de información críticos del sistema de contabilidad y
deben ser capturados en forma muy detallada para proporcionar una base de datos rica.
Agentes
Los agentes económicos son personas y departamentos que participan en un evento económico. Son
partes tanto dentro como fuera de la organización con poder discrecional para utilizar o disponer de
recursos económicos. Algunos ejemplos de agentes son los vendedores, los trabajadores de producción,
los empleados de transporte, los clientes y los vendedores.
El modelo REA requiere que los fenómenos de contabilidad se caractericen de manera coherente con
el desarrollo de múltiples puntos de vista de los usuarios. Los datos comerciales no deben estar
preformateados ni limitados artificialmente y deben reflejar todos los aspectos pertinentes de los
acontecimientos económicos subyacentes. Por ello, los procedimientos y bases de datos del modelo REA
se estructuran en torno a los acontecimientos y no en torno a artefactos contables como diarios, libros
mayores, planes de cuentas y contabilidad por partida doble. Con arreglo al modelo REA, las
organizaciones empresariales preparan los estados financieros directamente a partir de la base de datos
de eventos. Los siguientes eventos de ventas y entradas de efectivo para un hipotético minorista pueden
utilizarse para ilustrar las diferencias inherentes entre la contabilidad clásica y la REA:
1 de septiembre: Se vendieron 5 unidades del producto X 21 a 30 dólares por unidad y 10
unidades del producto Y33 a 20 dólares por unidad al cliente Smith (Venta total ¼ $350). El
costo unitario del inventario es de 16 y 12 dólares, respectivamente (Total CGS ¼ $200).

30 de septiembre: Recibí 200 dólares en efectivo del cliente Smith en la cuenta, cheque número 451.
En los sistemas de bases de datos de archivo plano o no REA, los dos eventos se registrarían en un
conjunto de cuentas clásicas como las que se muestran en la Figura 1-14. Esto implica resumir los
eventos para acomodar la estructura de la cuenta. Sin embargo, los detalles de las transacciones no se
capturan bajo este enfoque.
Un sistema de contabilidad REA captaría esas transacciones en una serie de cuadros de bases de datos
relacionales que hacen hincapié en los acontecimientos y no en las cuentas. Esto se ilustra en la figura 1-
15. Cada tabla trata de un

FIGURE
REGISTROS CONTABLES CLÁSICOS EN UN SISTEMA NO REGIONAL
1-14
Archivo de cuentas por
cobrar
Númer Nombr
o de e del Débito Crédit Balance
cliente cliente o

23456 Smith 350 200 150

Costo de la mercancía
vendida Archivo
Núm
ero Débito Crédit
de o
cuent
a
5734 270
Expedien
te de
venta

Núm
ero Crédito
de
cuent
a
4975 350
F IGUR
E BASE DE DATOS DE R SISTEMA
1- EVENTOS EN UNA
E
15 A

Tabla de clientes
(PK)
C Lí Fe
u Nombr Dirección Tel Num mi ch Anivers
st e te a ario
N de de
u cr fa

Tabla de Facturas
(PK)
Núm Fecha F (FK)
C
ero de la e Térmi Portad u
de factur c nos or st
fact a h N
ura a u

LÍNEA DE
PARTICULARES
Núm Núme Qu
Tabla ro de an
ero
(PK)
de (FK)
factu t
pro ra Ve
duc nd
to id
o

Tabla de productos
(PK)

Núm Pr C Punt
ero Descripción ec o QOH o
de io st de
pro de o reor
duc ve u den
to nt ni ació
Tabla de REC de a ta n
efectivo
(PK)
Tran C Ver Fec Fech
s(FK) u ifiq Canti ha a de
Nu st ue dad de public
m N el ve ación
u nú rifi

aspecto separado de la transacción. Los datos relativos al cliente, la factura, los artículos específicos
vendidos, etc., pueden así ser capturados para múltiples usos y usuarios. Los cuadros de la base de datos
están vinculados mediante atributos comunes denominados claves primarias (PK) y claves externas
incrustadas (FK) que permiten la integración. En cambio, los archivos del sistema tradicional son
independientes entre sí y, por lo tanto, no pueden dar cabida a una recopilación de datos tan detallada.
En consecuencia, los sistemas tradicionales deben resumir los datos de los acontecimientos a pérdida de
los hechos potencialmente importantes.
Los registros de contabilidad tradicionales, incluyendo diarios, libros de contabilidad y tablas de
cuentas, no existen como archivos físicos o tablas bajo el modelo REA. A efectos de la presentación de
informes financieros, las vistas o imágenes de los registros contables tradicionales se construyen a partir
de las tablas de eventos. Por ejemplo, el monto del saldo reajustable de la cuenta de Smith se deriva de
[ventas totales (Cantidad vendida * Precio de venta) menos el efectivo recibido (Cantidad) 350 ¼
200 ¼150]. Si es necesario o se desea, los asientos y las cantidades del libro mayor también pueden
derivarse de estas tablas de eventos. Por ejemplo, el saldo de la cuenta de control del Costo de los Bienes
Vendidos es (Cuantía vendida * Costo unitario) sumado para todas las transacciones del período.
 REA es un modelo conceptual, no un sistema físico. Sin embargo, muchos de sus principios se
encuentran en sistemas avanzados de bases de datos. La aplicación más notable de la filosofía de la REA
se observa en la proliferación de sistemas de planificación de recursos empresariales, que se examinan
en la siguiente sección.

SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE LOS

RECURSOS
La planificación deINSTITUCIONALES
los recursos empresariales (ERP) es un modelo de sistema de información que permite
a una organización automatizar e integrar sus procesos empresariales clave. La planificación de los
recursos empresariales rompe las barreras funcionales tradicionales al facilitar el intercambio de datos, los
flujos de información y la introducción de prácticas comerciales comunes entre todos los usuarios de la
organización. La aplicación de un sistema de planificación de los recursos institucionales puede ser una
empresa de gran envergadura que puede durar varios años. Debido a la complejidad y el tamaño de los
sistemas de PRE, pocas organizaciones están dispuestas o son capaces de com- plementar los recursos
financieros y físicos necesarios y corren el riesgo de desarrollar un sistema de PRE en la propia empresa.
Por lo tanto, prácticamente todos los sistemas de planificación de los recursos institucionales son
productos comerciales. Los líderes reconocidos en el mercado son SAP, Oracle, J.D. Edwards & Co. y
PeopleSoft Inc.
Los paquetes de planificación de los recursos institucionales se venden a las organizaciones clientes
en módulos que apoyan los procesos estándar. Algunos módulos de planificación de recursos
empresariales incluyen:
Gestión de activos
Contabilidad
financiera Recursos
humanos
Soluciones específicas
para la industria
Mantenimiento de plantas
Planificación de la
producción Gestión de la
calidad
Gestión de inventario
de ventas y
distribución
Uno de los problemas de los módulos normalizados es que no siempre pueden satisfacer las
necesidades exactas de la organización. Por ejemplo, un fabricante textil de la India puso en marcha un
paquete de planificación de recursos empresariales sólo para descubrir que había que hacer
modificaciones extensas, inesperadas y costosas en el sistema. La planificación de los recursos
institucionales no permitía al usuario asignar dos precios diferentes al mismo perno de tela. El fabricante
cobraba un precio para el consumo interno, pero otro (cuatro veces más alto) para los productos
exportados. Sin embargo, ese sistema particular de planificación institucional de los recursos no ofrecía
ninguna posibilidad de asignar dos precios al mismo artículo, manteniendo al mismo tiempo un recuento
de inventario a tasa de acumulación.
Las organizaciones que esperan implementar con éxito un ERP necesitarán modificar sus procesos
empresariales para adaptarse al ERP, modificar el ERP para adaptarse a su negocio o, más
probablemente, modificar ambos. A menudo, las aplicaciones de software adicionales necesitan
conectarse a la ERP para manejar funciones empresariales únicas, en particular las tareas específicas de
la industria. Estas aplicaciones, a menudo llamadas "bolt-ons", no siempre están diseñadas para
comunicarse con los paquetes de ERP. El proceso de creación de un conjunto armonioso puede ser
bastante complejo y a veces fracasa, lo que da lugar a importantes pérdidas para la organización. Los
paquetes de PRE son muy costosos, pero el ahorro en eficiencia debería ser significativo. La dirección
de la organización debe tener mucho cuidado al decidir cuál, si es que hay alguno, es el mejor sistema de
planificación de los recursos institucionales para ella.
La evolución de los modelos de sistemas de información esbozada en esta sección proporciona un
marco para gran parte del material contenido en este libro. Los capítulos 2 a 8 tratan de los procesos
comerciales, la seguridad, el fraude, los controles y una variedad de otras cuestiones relacionadas con los
sistemas tradicionales (manual, archivo plano y primeras bases de datos). Los capítulos 9 a 12 examinan
los sistemas avanzados de bases de datos, el modelo REA, la planificación de recursos empresariales
(ERP) y otras tecnologías emergentes.
El papel del contador
La última sección de este capítulo trata de la relación del contador con el sistema de información. Los
contadores participan principalmente de tres maneras: como usuarios del sistema, como diseñadores y
como auditores.
LOS CONTADORES COMO USUARIOS
En la mayoría de las organizaciones, la función de contabilidad es el mayor usuario de la tecnología de
la información. Todos los sistemas que procesan transacciones financieras afectan de alguna manera a la
función de contabilidad. En su calidad de usuarios finales, los contadores deben proporcionar una
imagen clara de sus necesidades a los profesionales que diseñan sus sistemas. Por ejemplo, el contador
debe especificar las normas y técnicas contables que se han de utilizar, los requisitos de control interno y
algo especial, como los modelos de depreciación. La participación del contador en el desarrollo de los
sistemas debe ser activa y no pasiva. La principal causa de los errores de diseño que dan lugar a fallos en
el sistema es la ausencia de participación del usuario.

LOS CONTABLES COMO DISEÑADORES DE SISTEMAS

La apreciación de la responsabilidad del contador en el diseño del sistema requiere una perspectiva
histórica anterior a la computadora como herramienta de información comercial. Tradicionalmente, los
contadores han sido responsables de aspectos clave del sistema de información, como la evaluación de
las necesidades de información de los usuarios, la definición del contenido y el formato de los informes
de salida, la especificación de las fuentes de datos, la selección de las normas contables apropiadas y la
determinación de los controles necesarios para preservar la integridad y la eficiencia del sistema de
información.
Estos sistemas tradicionales eran físicos, observables e inequívocos. Los procedimientos para
procesar la información eran manuales, y el medio para transmitir y almacenar los datos era el papel.
Con la llegada de la computadora, los programas informáticos sustituyeron a los procedimientos
manuales, y los registros en papel se almacenaron digitalmente. El papel que los contadores
desempeñarían en esta nueva era se convirtió en objeto de mucha controversia. Al carecer de habilidades
de comunicación, los contadores no estaban seguros de su estatus y no estaban dispuestos a explorar esta
tecnología de inmersión.
Muchos contadores renunciaron a sus responsabilidades tradicionales en favor de la nueva generación
de profesionales de la informática que surgían en sus organizaciones. Los programadores informáticos, a
menudo sin formación en contabilidad o negocios, asumieron la plena responsabilidad del diseño del
AIS. Como resultado, muchos sistemas violaron los principios de contabilidad y carecieron de los
controles necesarios. Grandes fallas en los sistemas y fraudes informáticos marcaron este período en la
historia de la contabilidad. A mediados del decenio de 1970, en respuesta a esos problemas, la profesión
contable comenzó a reevaluar las responsabilidades profesionales y jurídicas del contador en relación
con los sistemas informáticos. Hoy en día, reconocemos que la responsabilidad del diseño de sistemas se
divide entre los contables y los profesionales de la informática de la siguiente manera: la función
contable es responsable del sistema conceptual, y la función de la informática es responsable del sistema
físico. Para ilustrar la distinción entre lo conceptual y lo físico...
En el caso de los sistemas de calefacción, considérese el siguiente ejemplo:
El departamento de crédito de un negocio minorista requiere información sobre las cuentas
morosas del departamento de AR. Esta información apoya las decisiones tomadas por el gerente
de crédito con respecto a la solvencia de los clientes.
El diseño del sistema conceptual implica especificar los criterios para identificar a los clientes
delincuentes y la información que debe ser comunicada. El contador determina la naturaleza de la
información requerida, sus fuentes, su destino y las normas contables que deben aplicarse. El sistema
físico es el medio y el método para captar y presentar la información. Los profesionales de la informática
disuaden de utilizar la tecnología más económica y eficaz para llevar a cabo la tarea. Por lo tanto, el
diseño de sistemas debe ser un esfuerzo de colaboración. Debido a la singularidad de cada sistema y a la
susceptibilidad de los sistemas a errores graves e incluso al fraude, la participación del contador en el
diseño de sistemas debería ser generalizada. En capítulos posteriores, veremos que la participación activa
de los contadores es fundamental para el éxito del sistema.

LOS CONTABLES COMO AUDITORES DEL SISTEMA

La auditoría es una forma de certificación independiente realizada por un experto -el auditor- que expresa
una opinión sobre la imparcialidad de los estados financieros de una empresa. La confianza del público
en la fiabilidad de los estados financieros producidos internamente depende directamente de que sean
validados por un auditor experto independiente. Este servicio se denomina a menudo la función de
certificación. Los auditores forman sus opiniones basándose en un proceso sistemático que se explicará
en el capítulo 15.
 Tanto los auditores internos como los externos realizan auditorías. La auditoría externa suele
denominarse auditoría independiente porque la realizan empresas de contabilidad pública certificadas
que son independientes de la dirección de la organización cliente. Los auditores externos representan los
intereses de terceros interesados en la organización, como accionistas, acreedores y organismos
gubernamentales.

Auditoría externa
Históricamente, la responsabilidad del contador externo como auditor de sistemas se limitaba a la función
de certificación descrita anteriormente. En los últimos años esta función se ha ampliado con el concepto
más amplio de aseguramiento. Las cuatro grandes empresas de contabilidad pública han cambiado ahora
el nombre de sus funciones tradicionales de auditoría por el de servicios de garantía.

SEGURIDAD. Los servicios de garantía son servicios profesionales, incluida la función de atestiguar, que
tienen por objeto mejorar la calidad de la información, tanto financiera como no financiera, utilizada por
los encargados de adoptar decisiones. Por ejemplo, un cliente puede contratar servicios de garantía para
obtener una opinión sobre la calidad o la comerciabilidad de un producto. Otra posibilidad es que un
cliente necesite información sobre la eficiencia de un proceso de producción o la eficacia de su sistema
de seguridad de la red. Existe una zona gris de superposición entre los servicios de garantía y los
servicios de consultoría, que los auditores deben evitar. En una época se les permitía prestar servicios de
consultoría a los clientes de la auditoría. Esto está ahora prohibido por la legislación SOX. Estas
cuestiones se examinan en capítulos posteriores.

AUDITORÍA. La auditoría de TI se realiza normalmente como parte de una auditoría financiera más
amplia. La unidad organizativa responsable de realizar las auditorías de TI puede pertenecer al grupo de
servicios de garantía o ser independiente. Normalmente llevan un nombre como Gestión de Riesgos de
TI, Gestión de Riesgos de Sistemas de Información o Gestión de Riesgos Globales. El auditor de TI
certifica la eficacia de los controles de TI de un cliente para establecer su grado de cumplimiento con las
normas prescritas. Debido a que muchos de los controles inter nales de la organización moderna están
computarizados, la auditoría de TI puede ser una gran parte de la auditoría general. Examinamos los
controles de TI, los riesgos y las cuestiones de auditoría en los capítulos 15, 16 y 17.

Auditoría interna
La auditoría interna es una función de evaluación que se lleva a cabo dentro de la organización. Los
auditores internos realizan una amplia gama de actividades en nombre de la organización, entre ellas la
realización de auditorías de los estados financieros, el examen del cumplimiento de las políticas de la
organización por parte de una operación, el examen del cumplimiento de las obligaciones jurídicas de la
organización, la evaluación de la eficiencia operativa, la detección y persecución del fraude en la
empresa y la realización de auditorías de la tecnología de la información. Como se puede ver, las tareas
que realizan los auditores externos e internos son similares. La característica que distingue más
claramente a ambos grupos es su respectiva composición. Los auditores externos representan a terceros
externos, mientras que los auditores internos representan los intereses de la dirección.

estructura organizativa y el sistema de

Resumen información. Se
En la primera sección del presente capítulo se presentaron
los conceptos básicos de los sistemas y se expuso un marco
para distinguir entre los sistemas de información contable y
los sistemas de información de gestión. Esta distinción está
relacionada con los tipos de transacciones que estos
sistemas procesan. Las aplicaciones del SIA procesan
transacciones financieras, y las aplicaciones del SIG procesan
transacciones no financieras. A continuación se presentó un
modelo general para los sistemas de información contable
en formación. El modelo se compone de cuatro tareas
principales que existen en todas las aplicaciones AIS:
recopilación de datos, procesamiento de datos, gestión de
bases de datos y generación de información.
En la segunda sección se examinó la relación entre la
se centró en la segmentación funcional como método
predominante para estructurar un negocio y examinó las funciones
de una empresa manufacturera típica. En la sección se presentaron
dos métodos generales de organización de la función informática:
el enfoque centralizado y el enfoque distribuido.
En la tercera sección se examinó la evolución de los modelos AIS.
Cada nuevo modelo evolucionó debido a las deficiencias y
limitaciones de su predecesor. Sin embargo, a medida que
evolucionaron los nuevos enfoques, los sistemas predecesores o
heredados a menudo permanecieron en servicio. Así pues, en
cualquier momento, varias generaciones de sistemas coexisten en
diferentes organizaciones e incluso dentro de una misma empresa.
Se examinaron cinco modelos de SIA.
 En la última sección de este capítulo se examinaron tres
La auditoría es un certificado independiente realizado por el
funciones de los contadores como (1) usuarios del AIS, (2)
auditor, que expresa una opinión sobre la imparcialidad de
diseñadores del AIS y (3) auditores del AIS. En la mayoría de
los estados financieros de una empresa. Tanto los auditores
las organizaciones, la función de contabilidad es el mayor
externos como los internos realizan auditorías de TI. El
usuario del AIS. La función de TI es responsable del diseño
auditor de TI atestigua la eficacia de los controles de TI de un
del sistema físico, y la función contable es responsable de
cliente para establecer su grado de cumplimiento de las
especificar el sistema conceptual.
normas prescritas.

Términos clave
sistemas de información contable (SIA) modelo general para la visualización de las
(3) agentes (29) aplicaciones del AIS (10) independencia (19)
servicios de garantía (33) información (11)
función de certificación (32) corrientes de información (4)
auditoría (32) generación de información (13)
auditor (33) sistema de información (7)
sistemas troncales (15) auditoría interna (33)
procesamiento centralizado de Auditoría de TI (33)
datos (20) sistema conceptual sistemas de legado (25)
(32) moneda de información sistema de información de gestión (SIG)
(25) datos (11) (9) sistema de información de gestión
recopilación de datos (12) (SIR) (9) transacciones no financieras (7)
procesamiento de datos (12) sistema físico (32)
fuentes de datos (11) REA (28)
almacenamiento de datos (25) modelo de base de datos
actualización de datos (25) relacional (28) fiabilidad (19)
base de datos (12) recursos (28)
gestión de la base de datos (13) segmentos (15)
sistema de gestión de bases de datos interesados (5)
(DBMS) (27) modelo de base de datos subsistema (5)
(27) sistema (5)
cuadros de la base de datos (28) ciclo de vida del desarrollo del
procesamiento distribuido de datos sistema (14) dependencia de los
(DDP) (22) usuarios finales (10) datos de tareas (26)
eventos de planificación de recursos socios comerciales (5)
empresariales (ERP) (31) (29) sistemas tradicionales (28)
retroalimentación (14) transacción (7)
transacción financiera (7) sistema de procesamiento de
modelo de archivo plano (25) transacciones (TPS) (9) sistemas llave en
libro mayor general/sistema de información mano (15)
financiera (GL/FRS) (9) sistemas apoyados por proveedores (15)

4. What is system decomposition and subsystem

Preguntas de revisión interdependency? How are they related?
1. ¿Cuáles son los cuatro niveles de actividad de la
pirámide que representan la organización
empresarial? Distinguir entre los flujos
horizontales y verticales de información.
2. Distinguir entre sistemas naturales y artificiales.
3. What are the elements of a system?
5. What is the relationship among data,
information, and an information
system?
6. Distinguish between AIS and MIS.
7. What are the three cycles of transaction
process- ing systems?
8. What is discretionary reporting?
9. What are the characteristics of good
or useful information?
 10. What rules govern data collection?
11. What are the levels of data hierarchy?
12. What are the three fundamental tasks of
database management?
13. What is feedback and how is it useful in an
infor- mation system?
14. What are the fundamental objectives of all
infor- mation systems?
15. What does stewardship mean and what is its
role in an information system?
16. Distinguish between responsibility, authority, and
accountability. Which flow upward and which
flow downward?
17. Distinguish between turnkey, backbone,
and vendor-supported systems.
18. List each of the functional areas and their
sub- functions.
19. What are the roles of internal and external
auditors?
20. What is the role of a database administrator?
21. Name the three most common ways to
segment an organization.
22. What is the role of the accounting function in
an organization?
23. Distinguish between the centralized and
distrib- uted approaches to organizing the IT
function.
24. What is the role of the data control group?
25. What is distributed data processing?
26. What are the advantages and disadvantages
of distributed data processing?
27. What types of tasks become redundant in
a distributed data processing system?
28. What is a flat-file system?
29. What are the three general problems
associated with data redundancy?
30. Define the key elements of the REA model.
31. What is an ERP system?
32. What three roles are played by accountants
with respect to the information system?
33. Define the term attest function.
34. Define the term assurance.
35. What is IT auditing?
36. Distinguish between conceptual and
physical systems.

resulting information to be bad or

Discussion Questions ineffective.
1. Discuss the differences between internal and
external users of information and their needs
and
demands on an information system.
Historically,
which type of user has the firm catered to most?
2. Comment on the level of detail necessary for
operations management, middle management, and
stockholde
rs.
3.
Distinguish between financial and
nonfinancial
4. Why have re-engineering efforts been made
to integrate AIS and MIS?
5. Do you think transaction processing systems
differ
significantly between service and manufacturing
industries? Are they equally important to both
sectors?
6. Discuss the difference between the
reporting systemfinancial
and general ledger
system.
7. Examine Figure 1-5 and discuss where and
how problems can arise that can cause the
 8. Discuss how the elements of efficiency, effective-
ness, and flexibility are crucial to the design of an
information system.
9. Discuss what is meant by the statement, ‘‘The
accounting system is a conceptual flow of informa- tion
that represents the physical flows of person- nel, raw
materials, machinery, and cash through the
organization.’’
10. Discuss the importance of accounting indepen- dence
in accounting information systems. Give an example of
where this concept is important (use an example other
than inventory control).
11. Discuss why it is crucial that internal auditors
report solely to the uppermost level of manage-
ment (either to the chief executive officer or the
audit committee of the board of directors) and an-
swer to no other group.
12. Contrast centralized data processing with distrib- uted
data processing. How do the roles of systems
professionals and end users change? What do you think
the trend is today?
 13. Discuss how conceptual and physical systems dif-
fer and which functions are responsible for each
of these systems.
14. If accountants are viewed as providers of
informa-
tion, then why are they consulted as system
users
in the systems development process?
15. Do you agree with the statement, ‘‘The term IT
auditor should be considered obsolete because
it implies a distinction between regular auditors
and auditors who examine computerized AIS’’?
Why or why not?
16. What are the primary reasons for segmenting
organizatio
ns?
17.
Why is it important to organizationally
separate
the organization?
18. What is the most likely system acquisition method
— in-house, turnkey, backbone, or vendor-
supported— for each of the following situations?
● A plumbing supply company with 12
employees that sells standard products to
wholesale
customers in a local community needs a
system to manage its affairs.
● A major oil company with diverse holdings,
complex oil leases, and esoteric accounting
practices needs a system that can coordinate
its many enterprises.
● A municipal government needs a system that
complies with standard government accounting
practices but can be integrated with other exist-
ing systems.
19. The REA model is based on the premise that
‘‘business data must not be preformatted or
artifi- cially constrained and must reflect all
relevant aspects of the underlying economic
events.’’ What does this mean and how is it
applied?
20. ERP systems are composed of a highly
integrated set of standardized modules. Discuss
the advantages and potential disadvantages of
this approach.

Multiple-Choice Questions
1. Which of the following is NOT a financial 4. The objectives of the data collection activity of
transaction? the general model for Accounting Information Sys-
a. purchase of products tems are to collect data that are
b. cash receipts a. relevant and redundant.
c. update valid vendor file b. efficient and objective.
d. sale of inventory c. efficient and redundant.
2. The following are subsystems of the d. efficient and relevant.
Accounting 5. Which of the following is NOT a characteristic of
Information System,
EXCEPT
a. Transaction Processing System. effective information?
b. Human Resources System. a. relevance
c. General Ledger/Financial Reporting System. b. accuracy

d. Management Reporting c. summarization

3. Which of the following is NOT a purpose of the
System. c. distributing essential information to operations
Transaction
personnel Processing
to support their daily operations
System?
a. managing and reporting on the status of
finan-
cial
investments
b. converting economic events into financial
transactions
d. precision b. storage
6. Which of the following is NOT a c. summarization
database man- agement task? d. deletion
a. retrieval

d. recording financial transactions in the account-

ing records
 7. When viewed from the highest to most
elemental level, the data hierarchy is
a. attribute, record, file.
b. record, attribute, key.
c. file, record, attribute.
d. file, record, key.
e. key, record, file.
8. Which is NOT an accountant’s primary role in in-
formation systems?
a. system user
b. system auditor
c. system designer
d. system programmer
9. Which of the following is NOT an objective of all
information systems?
a. support for the stewardship function of
management
b. support for management decision making
c. support for the day-to-day operations of the
firm
d. all of the above are objectives
10. Which of the following best describes the
activities
of the materials management function?
a. purchasing, receiving, and inventory control
b. receiving, sales, distribution, and purchasing
c. receiving, storage, purchasing, and accounts
payable
d. purchasing, receiving, and storage
e. purchasing, storage, and distribution
11. Which of the following best describes the
activities
of the production function?
a. maintenance, inventory control, and produc-
tion planning
b. production planning, quality control,
manufac-
turing, and cost accounting
c. quality control, production planning, manufac-
turing, and payroll
d. maintenance, production planning, storage, and
quality control
e. manufacturing, quality control, and maintenance
12. Which of the following best describes the activities
of the accounting function?
a. inventory control, accounts payable,
fixed assets, and payroll
b. fixed assets, accounts payable, cash disburse-
ments, and cost accounting
c. purchasing, cash receipts, accounts payable,
cash disbursements, and payroll
d. inventory control, cash receipts, accounts
payable, cash disbursements, and payroll
e. inventory control, cost accounting,
accounts payable, cash disbursements, and
payroll
13. Which statement best describes the issue of
dis- tributed data processing (DDP)?
a. The centralized and DDP approaches are
mutually exclusive; an organization
must choose one approach or the other.
b. The philosophy and objective of the organiza-
tion’s management will determine the extent
of DDP in the firm.
c. In a minimum DDP arrangement, only data
input and output are distributed, leaving the
tasks of data control, data conversion,
database management, and data processing
to be cen- trally managed.
d. The greatest disadvantage of a totally distrib-
uted environment is that the distributed
infor- mation processing unit locations are
unable to communicate and coordinate their
activities.
e. Although hardware (such as computers,
database storage, and input/output terminals)
can be effectively distributed, the systems
development and maintenance tasks must
remain centralized for better control and
efficiency.
14. Which of the following is a disadvantage of
distrib- uted data processing?
a. End-user involvement in systems operation
is decreased.
b. Disruptions due to mainframe failures
are increased.
c. The potential for hardware and
software incompatibility across the
organization is increased.
d. The time between project request and
comple- tion is increased.
e. All of the above are disadvantages.
Problems
1. USERS OF INFORMATION 5. INFORMATION SYSTEM
Classify the following users of information as either: CATEGORIZATION
I—internal user Classify the following items as either:
T—external user: trading partner TPS—transaction processing system
S—external user: stakeholder FRS—financial reporting system
a. Internal Revenue Service MRS—management reporting system
b. Inventory control manager a. Variance reports
c. Board of directors b. Sales order capture
d. Clientes c. Balance sheet
e. Lending institutions d. Budgets
f. Securities and Exchange Commission e. Purchase order preparation
g. Stockholders f. Tax returns
h. Chief executive officer g. Sales summary by product line
i. Suppliers
h. Cash disbursements preparation
j. Bondholders
i. Annual report preparation
2.SUBSYSTEMS j. Invoice preparation
k. Cost-volume-profit analysis
Use the human body system to illustrate the concepts of
system decomposition and subsystem interdepen-
dency. Draw a hierarchical chart similar to the one in 6.FLAT-FILE VERSUS DATABASE
Figure 1-2 and discuss the interdependencies. MODEL
Outline the traditional problems associated with the
3. ACCOUNTING INFORMATION flat- file model that are resolved by the database model.
SYSTEM MODEL
Examine the diagram below and determine what 7.ORGANIZATION FUNCTIONS
essen- Based on Figure 1-8, draw a diagram of functional
segments for an oil company that has the following
tial mechanism is missing. Once you have identified operations:
the
missing element, discuss its importance a. A head office in New York City responsible for
international and national marketing, acquisition
of leases and contracts, and corporate reporting.
Database b. Two autonomous regional facilities in Tulsa, Okla-
Management homa, and New Orleans, Louisiana. These facilities
are responsible for oil exploration, drilling,
refining, storage, and the distribution of petroleum
products to corporate service stations throughout
the country and abroad.
Data Data Information
Collection Processing Generation 8.ORGANIZATION FUNCTIONS
Based on Figure 1-8, draw a diagram of functional seg-
ments for a manufacturer of diversified products. The
general characteristics of the firm are as follows:
4.ACCOUNTING INFORMATION
SYSTEM & MANAGEMENT a. The organization produces three unrelated
products: lawn and garden furniture for sale in
INFORMATION SYSTEM FEATURES home im- provement centers and department stores;
List some AIS and MIS information from which salespeo- plastic
ple may benefit. Clearly indicate whether the information
item would be an output of a traditional AIS or MIS
system. Finally, discuss the benefits of integrating this
information.
 packaging products for the electronics and medical
supply industries; and paper products (for example, exists. What problems do you think resulted from this
plates, cups, and napkins) for the fast food communication gap? What do you think you can do to
industry. help close the gap even more when you enter the
b. Although the manufacturing facilities are located workforce?
within a single complex, none of the three
products shares the same suppliers, customers, or 11. CHARACTERISTICS OF
physical production lines.
USEFUL INFORMATION
c. The organization’s functional activities include
design, production, distribution, marketing, All records in a file must be uniquely identifiable in at
finance, human resources, and accounting. least one attribute, which is its primary key. Drawing
on your general knowledge of accounting, identify the
9.FUNCTIONAL SEGMENTATION pri- mary key for the following types of accounting
records. To illustrate, the first record is done for you.
The current organization structure of Blue Sky
Company, a manufacturer of small sailboats, is Record Type Primary Key
presented below.
Accounts Receivable Customer Number
Required Accounts Payable
a. What operational problems (for example, ineffi- Inventory
ciency, errors, fraud) do you think Blue Sky Customer Sales Orders
could experience because of this structure? Purchase Orders to vendors
b. Draw a new diagram reflecting an improved struc- Cash Receipts (checks) from
ture that solves the problems you identified. If customers
nec- essary, you may add up to two new positions. Cash Disbursements (checks)
to vendors
Preside Employee Payroll Earnings
nte
records
VP VP
Producci
ón
Marketi
ng
12. DATA ATTRIBUTES
InventoryProduction Sales Financi
Drawing from your basic accounting knowledge, list
ManagementForeman Manag al the relevant data attributes that constitute the record
er Manag types below. Identify which attribute is the primary key
er
InventoryAssembly Produ Recibo for the record.
Warehouse
ct s de
Sales efectiv Accounts Payable record
PurchasingCost o
Accounting Credit Accounts
Approv Receivab
Inventory record
al le Customer Sales Orders record
Inventory CustomerCash
ControlTimekeeping BillingDisbursements Purchase Orders to vendors
Cash Receipts (checks) from customers
Payroll Accoun
Processi ts Employee Payroll Earnings records
ng Payabl
e

10. COMMUNICATIONS
Before the mid-1970s, systems programmers and busi-
nesspeople (including accountants) did not communi-
cate well with one another. The programmers were 13. DISTRIBUTED DATA
criticized for using too much jargon, and the business-
people were criticized for not adequately expressing PROCESSING
their needs. Efforts have been made to overcome this Explain why an organization would choose to install a
communication gap, but room for improvement still distributed instead of a centralized computer environment.
X.12 format, 556–59
X XML (eXtensible Markup Language),
355–56
XBRL (eXtensible Business
Reporting Language), 355–
62
control implications, 364
current issues, 361–62
Z
Zones, 619–20
instance documents, 360–61
overview, 356
taxonomy, 356–60