XX JORNADAS UNIVERSITARIAS

DE CONTABILIDAD

ÁREA TÉCNICA

Tema 4: Contabilidad Gerencial

Título:

“COMO PREPARAR INFORMACION

GERENCIAL EN FORMA RÁPIDA, ÚTIL Y
CONFIABLE, SIN MORIR EN EL INTENTO ...”

AUTORES (*):

Nora Vallejos de Lucca (Profesora titular – 30 años)

Mario Andrés Murchio (Jefe de Trabajos Prácticos – 4 años)
María Soledad Vaamonde (Ayudante – 1 año)
Inés Carolina Orazi (Jefe de Trabajos Prácticos – 2 años)
Julio César David (Profesor adjunto – 13 años)

(*) Docentes de la Universidad Nacional del Litoral - Fac. Ciencias Econónicas

ROSARIO, Noviembre de 1999

 RESUMEN

Si bien hace ya algunas décadas la doctrina contable ha aceptado y entendido la diferente

información que necesitan distintos usuarios, es evidente en los últimos años y en este momento en
particular, que algunas cuestiones no están aún claramente resueltas y muchas veces, por ello, se
desperdician datos y esfuerzos.

Toda empresa tiene un sistema contable para recolectar, registrar, analizar y presentar, en
unidades monetarias, información relativa al negocio. Y, en general, se acepta que dentro de ese
sistema hay diversidad de usuarios que podemos agrupar como usuarios externos y usuarios
internos. De allí que se habla de “contabilidad patrimonial” y de “contabilidad gerencial” según se
refiera a la que utilizan los usuarios externos o internos respectivamente.

El trabajo aborda, de manera sintética, algunas afirmaciones que deben tenerse en cuenta cuando
se necesite información contable.

Luego, tratamos de señalar las diferencias y similitudes existentes entre la contabilidad patrimonial
y la gerencial.

Por último tratamos de presentar nuestra opinión sobre el tema, incluyendo algunas
consideraciones practicas al respecto.

La confección de informes gerenciales que estimen los resultados mensuales, con apertura por
líneas de productos, sucursales, provincias, u otras, conteniendo cálculos de costos y determinación
de desvíos, la presentación de un tablero de comando con indicadores, cuadros estadísticos de
evolución de ventas y gastos u otros rubros con el detalle necesario, etc., todo ello complementado
de un análisis que incluirá, entre otros elementos, comentarios, sugerencias y observaciones del
profesional; constituye, desde nuestro punto de vista, el producto final y diferencial a ofrecer por la
profesión contable acorde a los requerimientos de nuestras PyMES.

Esto sin descuidar los servicios tradicionales, ya que la empresa no puede desarrollar su actividad
normalmente, si no cumple con las disposiciones legales y comerciales de su contexto.

La base de la información está constituida por la Contabilidad. La misma debe ser pensada como
“el” sistema de información del ente para brindar su cuadratura fundamental (la partida doble).

El modelo tipo propuesto no es más que un ejemplo que cada profesional podrá adaptar a sus
posibilidades y a las de cada empresa.

Por último, con el modelo en funcionamiento, se propone complementar los informes gerenciales
con la planificación para contar con estimaciones que permitan el control gerencial y la
retroalimentación del sistema.
COMO PREPARAR INFORMACION GERENCIAL EN FORMA RAPIDA,
UTIL Y CONFIABLE, SIN MORIR EN EL INTENTO ...

I - Introducción.

Si bien hace ya algunas décadas la doctrina contable ha aceptado y entendido la diferente

información que necesitan distintos usuarios, es evidente en los últimos años y en este momento en
particular, que algunas cuestiones no están aún claramente resueltas y muchas veces, por ello, se
desperdician datos y esfuerzos.

Todos reconocemos que la contabilidad es el medio sistemático de escribir e interpretar la historia

económica de las organizaciones y, en consecuencia, su propósito fundamental es suministrar
información, tanto a la administración de la organización así como a las personas ajenas a la misma.

Hoy las organizaciones están tan diversificadas y presentan tal variedad de tamaños que la
administración no puede planear y controlar las operaciones corrientes sobre la base de la
observación personal directa, o utilizando los estados contables referidos a la totalidad de la
empresa.

Con el fin de planear y ejercer control, los directores y gerentes necesitan información detallada
acerca del rendimiento de los agentes subordinados y del costo y la rentabilidad de las distintas
actividades que esa organización realiza. Esta información PUEDE Y DEBE extraerse
principalmente de la contabilidad.

II – Contabilidad patrimonial y contabilidad gerencial .

Toda empresa tiene un sistema contable, es decir, un medio para recolectar, registrar, analizar y
presentar, en unidades monetarias, información relativa al negocio. Y, en general, se acepta que
dentro de ese sistema hay diversidad de usuarios que, sin entrar en extensas explicaciones sobre
ellos, podemos agrupar en :

 usuarios externos, ajenos a la operación interna de la empresa (accionistas, proveedores,

bancos, organismos gubernamentales, inversores probables, etc.);

 usuarios internos, los que concretan la operatoria interna de la empresa (gerentes, directivos,
funcionarios de distinto nivel, etc.).

De allí que se habla de “contabilidad financiera” o “patrimonial” y de “contabilidad

administrativa” o “gerencial” según se refiera a la que utilizan los usuarios externos o internos
respectivamente, no obstante que las dos, no se encuentran siempre en la práctica separadas de
modo evidente.

Los términos “contabilidad financiera o patrimonial” y “contabilidad administrativa o gerencial” no

constituyen descripciones precisas de las actividades que abarcan, porque en realidad, toda
contabilidad “es patrimonial”, en el sentido de que todos los sistemas contables se expresan en
términos monetarios, refieren a elementos patrimoniales diversos y la gerencia es responsable
también del contenido de los estados contables patrimoniales, así como debe serlo de otra
información que requieren específicamente los usuarios internos.

La “contabilidad patrimonial” ha evolucionado a lo largo de varios siglos y, en su transcurso, cierta

terminología, sus reglas y convenciones han llegado a ser aceptadas como útiles. Pero es cierto que
la técnica, las reglas y los principios o normas conforme a los cuales se recopilan y presentan las
cifras contables para información de usuarios externos, reflejan primordialmente las exigencias de
esos factores externos.

Si un usuario interno quiere comprender los estados contables, productos finales del sistema
contable, debe familiarizarse con las normas y convenciones que los sustentan.

Las personas responsables de la gestión de las empresas –funcionarios o directivos- también

necesitan de información contable que les ayude a realizar eficientemente su trabajo. Si bien una
parte sustancial de la información puede obtenerse de la que se elabora para los interesados
externos, los directivos necesitan además gran variedad de datos adicionales.

Aceptado que la “Contabilidad gerencial” concierne a la información contable que es útil para los
que administran las empresas, sin duda, los contadores necesitan conocer cómo ha de emplearse la
información porque deben reunirla y presentarla de manera que resulte adecuada para quienes la
demandan. Y los usuarios internos necesitan saber qué hace el contador, de lo contrario,
difícilmente comprenderían el real significado de la información que se les provee.

Los que deseen utilizar inteligentemente la información contable deben entender el probable
significado de una cifra, sus limitaciones y bajo qué circunstancias puede tener un sentido diferente
del que aparentemente proporciona.

La preparación de información contable para uso de la gerencia aprovecha mucho de los

conceptos elaborados en relación con la información contable para uso externo. Sin embargo, los
requerimientos de la administración son bastante distintos, de modo que se necesita la aplicación de
una serie de conceptos adicionales, propios de la contabilidad gerencial.

Debe quedar claro que NO se piensa en “dos bases de datos”, que podría generar confusión,
errores de interpretación y hasta uso discrecional de los mismos, sino de una BASE DE
INFORMACIÓN ÚNICA que surgiría de la contabilidad patrimonial, la que deberá tener en cuenta las
necesidades de la contabilidad para la gerencia para contemplarlas adecuadamente.

Además, los principios o pautas contables aplicados en la contabilidad gerencial nunca fueron
codificados o normalizados en la misma medida que los que se utilizan en la preparación y
presentación de estados contables para uso externo. Los contadores de cada empresa tienen
libertad para diseñar sistemas que satisfagan las necesidades de la administración de la empresa en
cuestión, y los directivos y gerentes pueden interrogar directamente al contador siempre que el
sentido o la validez de la información contable sean poco claros.

Estas aclaraciones entendemos que no significan que los gerentes no tengan interés en los
estados contables preparados principalmente para los terceros. Por una parte, la imagen que la
empresa ofrece a las personas ajenas a la propia administración está determinada en gran medida
por esos estados contables. Y por ello, los ejecutivos no pueden mostrarse indiferentes al modo en
que la información es presentada a los propietarios y a otros usuarios.

“Por otro lado, todas las decisiones importantes de la administración y muchas de carácter
secundario pueden formularse inteligentemente sólo si se conoce el desempeño anterior y la
situación actual de la empresa como un todo, y si se dispone de una evaluación de lo que aquéllas
implican para el futuro de la misma.” (1)

De hecho, el sistema contable puede considerarse como un modelo de la empresa, y un

administrador que comprende este modelo puede visualizar sus decisiones como transacciones
contables y evaluar sus consecuencias para su manifestación en los estados contables y para el
crecimiento de la misma.

Para facilitar la comprensión de estas conexiones entre la contabilidad patrimonial y la

contabilidad gerencial, y basándonos en textos del Prof. Robert N. Anthony, parece conveniente
presentar algunas afirmaciones que hay que tener presente en esta necesidad de obtener
información contable que resulte útil a los objetivos de cada usuario y que enmarcan lo que más
adelante presentamos como “nuestra visión” en este trabajo:

 Cifras diferentes para propósitos diferentes:

En contabilidad existen definiciones que no son válidas o aplicables a una variedad de

circunstancias, hay que tener en cuenta el objetivo de esa información.

“Las cifras contables deben discutirse siempre en razón del problema particular para cuya
solución son empleadas y no en un sentido abstracto.” (2). Por ejemplo, afirmar “el costo de tal bien
es de $ 200.-“ literalmente no expresa nada significativo, a menos que sepamos a cuál de los
diversos costos posibles nos estamos refiriendo (histórico, estándar, variable, estimado, etc.)

 Las cifras contables son aproximadas:

“Una cifra contable es una aproximación y no un valor absoluto.” (3)

Existen para ello muchas razones. Una, es el hecho de que una empresa es un complicado
organismo que incluye elementos diversos, dinero, edificios, maquinarias, cuentas a cobrar,
mercaderías, materiales, etc. Por supuesto no existe una forma precisa y única de “sumar todos
estos diversos elementos” y formar con ellos un solo cuadro de toda la empresa.

Por otro lado, la necesidad de información rápida complica también la obtención de cifras más o
menos exactas. La disposición inmediata de cifras aproximadas, a menudo es más útil que cifras
más auditadas que se conocen un año después!!!. Ej.: pensemos en el “costo de poseer y operar un
rodado”. Este costo es la diferencia entre el precio de compra del mismo, más el costo del
combustible, las reparaciones, gastos de mantenimiento y aquella suma que se recibirá al momento
de venderlo o cambiarlo. Por lo tanto, el costo verdadero no se podría “precisar con exactitud” hasta
que se efectuara la venta o cambio del bien. Pero los hombres de negocios no están dispuestos a
esperar...ellos quieren información cada año, cada mes, o cada día.... Para proporcionar esa
información el contador debe hacer cálculos “basados en estimaciones” (uso probable del rodado,
gastos probables de mantenimiento, de reparaciones, valor probable de venta, etc.).

Evidentemente, la razonabilidad de cualquier cifra sobre costos relacionados con aquel rodado
dependerá de la mayor o menor precisión con que se hayan hecho las estimaciones.

Del mismo modo, la utilidad de toda una empresa, no puede conocerse “exactamente” hasta la
liquidación de la misma. No obstante, la administración necesita informes sobre costos y utilidades,
parciales o totales, correspondientes a períodos cortos, año, mes, etc.

La contabilidad PROPORCIONA ESOS DATOS, los que son muy importantes para los directivos,
pero debe tenerse presente, con claridad, las estimaciones existentes en casi todas las cifras
contables.

 Se trabaja con datos incompletos:

En un problema de negocios, casi nunca se tiene al alcance TODA la información que es de

desear. Pero es evidente que los problemas deben resolverse y que deben tomarse decisiones que,
frecuentemente, no pueden aplazarse hasta que sea recopilada tal o cual información.

“Se hace lo mejor que se puede con lo que se tiene... decía el Prof. Donham (Univ. de Harvard):
EL ARTE DE LOS NEGOCIOS ES EL ARTE DE TOMAR DECISIONES IRREVOCABLES SOBRE
LA BASE DE INFORMACION INADECUADA”. (4)

 La evidencia de las cifras es parcial:

 “Prácticamente ningún problema de negocios puede ser resuelto exclusivamente sobre la base
de recopilar y analizar cifras. Comúnmente existen factores importantes que no pueden ser o que no
han sido reducidos a números.” (5)

Así nos encontramos con:

 personas que actúan como si los problemas pudieran resolverse únicamente por medio del
análisis de números; tienen la idea errónea de que con relaciones numéricas puede
obtenerse una buena decisión sobre tal o cual situación;

 otros que creen que la intuición es la única guía segura para una decisión acertada, y no
toman en cuenta números de ninguna clase.

“Aunque la actitud correcta se encuentra claramente entre los dos extremos: no hay modo de
precisar su lugar con exactitud.” (6)

 Las cosas las hacen las personas, no los números:

Es obvio que las empresas están constituídas por personas, y todo lo que el negocio lleva a cabo
viene a ser el resultado de la acción de esas personas; “los números pueden ayudarles en muchas
formas, pero éstos no son más que signos en un papel, ellos solos no llevan a cabo ninguna tarea y
es sorprendente la frecuencia con que este punto se pasa por alto.” (7)

Un sistema contable puede estar muy bien ordenado, y aplicado en la práctica con todo cuidado,
“pero el sistema en sí es inútil para la administración si no sirve para promover la acción de las
personas” (8). Ej.: tres empresas pueden hacer uso exactamente del mismo sistema contable
(iguales planes de cuentas, registros, informes y procedimiento para recopilar y distribuir
información), pero los resultados pueden ser completamente distintos:

 En la primera, el sistema puede ser “útil” porque los directivos USAN LA INFORMACION COMO
UNA GUIA GENERAL PARA “PLANEAR Y CONTROLAR” Y SE HA DADO INSTRUCCIONES AL
PERSONAL PARA SU USO CON ESA MISMA PAUTA;

 En la segunda, el sistema puede resultar “inservible” debido a que los directivos o responsables
NUNCA ACTUAN CON BASE EN LA INFORMACION DISPONIBLE y el personal se ha dado
cuenta de ello;

 En la tercera, el sistema puede resultar “peor que inservible”, dado que los directivos DAN
DEMASIADA SIGNIFICACION A LAS CIFRAS CONTABLES Y NO PRESTAN ATENCION A
OTRAS INFORMACIONES IMPORTANTES.

 Limitaciones de los Estados Contables:

Dada la compleja organización de una empresa resultaría totalmente fuera de la realidad esperar
que la contabilidad, o cualquier otro medio, pudiera registrar TODO EL ALCANCE DE SUS
ACTIVIDADES. Se detallan seguidamente, tres debilidades que tienen habitualmente los EECC en la
presentación de la historia completa de las actividades de un negocio:

1. “Los EECC se limitan a la información que puede expresarse en términos monetarios: a través de
las cuentas nada describe explícitamente las personalidades, ni el efecto de las fuerzas
exteriores, así como ninguna otra informacion NO MONETARIA que es vital para la comprensión
de un negocio en su conjunto.” (9)

2. En la contabilidad NO ES HABITUAL EL RECONOCIMIENTO DEL VALOR DE MERCADO DE

LOS ACTIVOS, aún teniendo presente aquí nuestra norma contable profesional que aplica
“valores corrientes”, sabemos que admite excepciones o alternativas.
3. “Algunas cifras contables están influídas por acontecimientos futuros que indudablemente no
pueden preverse y, por ello, esas cifras son necesariamente ESTIMATIVAS.” (10) Ej: las cuotas
de amortización; la probabilidad de cobro de los créditos, la concreción de la venta de los bienes
de cambio y los precios que se obtendrán de ella, los juicios en trámite, la renegociación de
contratos, etc. Algunas de estas situaciones no se muestran en los EECC y aparecen
mencionadas como información complementaria en las notas. El hecho de que esas “Notas” se
consideren parte integrante de los estados contables, constituye una demostración de las
limitaciones de la información que contienen los mismos.

III – Diferencias y similitudes.

Teniendo presente las consideraciones anteriores, podemos resumir las diferencias y similitudes
entre la “contabilidad patrimonial” y la “contabilidad gerencial” de la siguiente manera:

DIFERENCIAS SOBRE: CONTAB. GERENCIAL CONTAB. PATRIMONIAL

Principales usuarios Gerentes o funcionarios de Terceros ajenos a la

distintos niveles empresa

Libertad de eleccion Ninguna restricción (costo / Restringida por las normas

beneficio de las mejores contables
decisiones)

Objetivo Base para tomar decisiones Preocupación por informar

por parte de directivos y sobre la situación
gerentes. patrimonial, económica y
financiera.

Enfoque temporal Orientación hacia el futuro, Orientación hacia el pasado

uso de presupuestos y de (datos de hoy comparados
registros históricos con el año anterior)

Intervalo de tiempo Flexible, de acuerdo a los Menos flexible, por lo

requerimientos de la general un año o a lo sumo
empresa. trimestre.

Informes Detallados: Resumidos, mira a la

- por productos, empresa como un todo
- por departamentos,
- por territorios, etc.

Definición de actividades Campo definido con menor
precisión. Emplean la
economía, la teoría de las
decisiones, las del
comportamiento.
Campo definido con mayor
precisión en orden a la
defensa de los intereses de
terceros.

Fiscalidad No tiene ingerencia en la Gran ingerencia en la

preparación de la preparación de los estados
información gerencial. contables.
 Hasta aquí hemos señalado las diferencias más significativas, y corresponde ahora indicar las
similitudes porque la mayoría de los elementos de la contabilidad patrimonial también se hallan en la
contabilidad gerencial, y hay dos circunstancias que lo explican:

1- En primer lugar, las mismas consideraciones que hacen que las normas contables sean sensibles
a los fines de la contabilidad patrimonial son pertinentes a los fines de la contabilidad gerencial,
aunque la administración puede fundar algunos informes en estimaciones no verificables, o
absolutamente subjetivas, haciendo uso de la libertad de elección señalada en el cuadro
precedente.

2- En segundo lugar, la información operativa se usa tanto en la preparación de los EECC

propiamente dichos como en la contabilidad gerencial; existe la presunción, por consiguiente, de
que los datos básicos se recolectan de acuerdo con pautas aceptadas, porque proceder de otra
manera requeriría la duplicación de las actividades de recopilación de datos.

Por último y teniendo presente las diferencias y similitudes señaladas, consideramos necesario y
conveniente que las organizaciones adopten UN SISTEMA CONTABLE DE PROPOSITOS
GENERALES que pueda brindar datos para la elaboración de informes tanto patrimoniales como
gerenciales, confeccionados de acuerdo a las características señaladas en cada caso.

IV - Nuestra Opinión.
De acuerdo a lo expuesto, y convencidos de la necesidad de que la Gerencia cuente con
información que permita tomar decisiones, intentaremos ahora definir el rango de las empresas
usuarias de este tipo de informes.

Contrariamente a lo que muchos piensan, este tipo de informes no es privilegio de las grandes
empresas, ni se precisa una organización administrativo – contable compleja. Si esto fuera así, la
aplicabilidad regional de nuestra propuesta sería prácticamente utópica.

El contexto empresarial regional se caracteriza por la presencia de medianas, pequeñas y muy

pequeñas empresas, apareciendo excepcionalmente las grandes corporaciones, las cuales
habitualmente cuentan con un sector administrativo dependiente de sus casas matrices que no están
localizadas en la región.

Las empresas de la región además, presentan las características de ser sociedades cerradas o de
familia, donde la administración y dirección de la empresa se concentra en pocas personas, que
habitualmente son los titulares del capital.

Creemos que nuestra propuesta responde a las características de las empresas de la región, y
para su implementación solo es necesario el cumplimiento de las pautas que se describen a
continuación y de la voluntad de los contadores y los empresarios. De todas maneras no todo se
reduce a un voluntarismo ya que los cambios económicos y empresariales producidos en el mundo
exigen contar con este tipo de información.

1) Sistema informático:

La utilización de un sistema integrado para el procesamiento de información es prioritario. Su

costo ha dejado de ser una barrera y su aprovechamiento es valioso. Comúnmente estos sistemas
separan los módulos de contabilidad y de gestión. En este se registran todos los movimientos
inherentes a la operatoria de la empresa: bancos, cajas, carteras de valores, compras, ventas, stock,
etc. Mediante la imputación a cuentas de cada movimiento, se logra exportar hacia la contabilidad
los asientos respectivos.

Veamos algunos ejemplos: cada artículo del stock tiene su código particular, pero también se lo
relaciona con una cuenta contable(o varias). Cuando ingresa a stock se genera el asiento cargando
el importe a la cuenta de activo respectiva (rubro Bienes de Cambio). En el caso de una compra, se
carga la factura pertinente y automáticamente se actualizan: la cuenta corriente del proveedor, el
libro de IVA compras y se genera un asiento contable. Cuando se emite un cheque por sistema, se
actualizan la cuenta del proveedor, el banco contra el cuál se giró el cheque, generándose también,
el asiento contable.

El tema del “corte” o cierre de mes constituye un tema fundamental. ¿Que entendemos por
“corte”?. Para expresarlo en forma simple, constituye una restricción para continuar cargando
comprobantes (de todo tipo) dentro del mes. Si el mismo no está bien aceitado o no se respeta,
podemos brindar información errónea ya que la “Gestión” contendrá movimientos no captados por la
“Contabilidad”.

La implementación de un sistema informático implica, como hemos señalado, una serie de

beneficios para la organización. Pensemos que con una sola carga de datos, se actualizan todas las
"bases" vinculadas, economizando tiempo y esfuerzo, y ganando confianza y velocidad de
procesamiento. La contabilidad en este contexto se lleva prácticamente en "línea" (tiempo real). Es
oportuno señalar la importancia de que el sistema informático sea fácilmente auditable para otorgarle
confiabilidad a todo el proceso.

2) Ejercicio:

El empresario no puede esperar al balance anual para obtener información. La contabilidad

gerencial debe suministrar información mensual como mínimo (porque podría presentarse hasta en
forma diaria). Esto dependerá de los ciclos de cada negocio en particular, pero en la mayoría de los
casos, el mes constituye una buena propuesta.

El hecho de generar un informe mensual implica que el sistema contable capte una serie de
devengamientos que normalmente sólo se registran anualmente. Nuestro informe deberá contener
mes a mes, entre otros, los cargos por depreciaciones, impuestos sobre ventas, estimaciones del
impuesto a las ganancias, consumos de energía eléctrica, teléfono, etc.
Otro capítulo importante dentro de los devengamientos mencionados lo constituye el rubro Mano
de Obra. Dependiendo fundamentalmente del tipo de empresa de que se trate, deberemos estimar
mensualmente la incidencia de conceptos tales como sueldo anual complementario, adicional por
vacaciones, ausencias por enfermedad y accidentes de trabajo, uniformes, etc.
3) Plan de cuentas:

La contabilidad debe cumplir ciertos requisitos que permitan brindar la información formal. Con la
ayuda de un plan de cuentas diagramado bajo una óptica gerencial se podrá obtener la “materia
prima” de nuestro informe.

Entonces, si pretendemos obtener información confiable de manera ágil, no podemos obviar la

importancia del plan de cuentas y su correspondiente manual. Este plan constituye el esqueleto de
nuestra información. Si el mismo se encuentra bien estructurado podrá captar los acontecimientos
de la manera deseada. En su diseño debemos plasmar nuestra visión de la empresa, de los datos e
indicadores que le interesan al empresario, etc.

Presentemos a la empresa modelo que nos permitirá desarrollar en forma práctica lo expresado.
La empresa CONTABILIDAD II S.A., una PyME radicada en la ciudad de Santa Fe, mantiene tres
líneas de productos (A, B y C), y concreta sus ventas en el país, en las provincias de Santa Fe, Entre
Ríos y Córdoba, y en el exterior a Brasil y Chile.

Supongamos también que el Directorio comunica al profesional su deseo de contar con

información gerencial. En una de las reuniones de pre-lanzamiento del sistema, se bosqueja (junto al
Directorio) el esquema de ventas y sus costos que deberá receptar el plan de cuentas para permitir la
confección del informe gerencial, como sigue:

CODIGO DENOMINACION IMPUTABLE

4.0.0.00.00 RESULTADOS POSITIVOS N
4.1.0.00.00 VENTAS N
4.1.1.00.00 VENTAS MERCADO INTERNO N
4.1.1.01.00 VENTAS SANTA FE N
4.1.1.01.01 VENTAS PROD. A S
4.1.1.01.02 VENTAS PROD. B S
4.1.1.01.03 VENTAS PROD. C S
4.1.1.02.00 VENTAS ENTRE RIOS N
4.1.1.02.01 VENTAS PROD. A S
4.1.1.02.02 VENTAS PROD. B S
4.1.1.02.03 VENTAS PROD. C S
4.1.1.03.00 VENTAS CORDOBA N
4.1.1.03.01 VENTAS PROD. A S
4.1.1.03.02 VENTAS PROD. B S
4.1.1.03.03 VENTAS PROD. C S
4.1.2.00.00 VENTAS MERCADO EXTERNO N
4.1.2.01.00 VENTAS BRASIL N
4.1.2.01.01 VENTAS PROD. A S
4.1.2.01.02 VENTAS PROD. B S
4.1.2.01.03 VENTAS PROD. C S
4.1.2.02.00 VENTAS CHILE N
4.1.2.02.01 VENTAS PROD. A S
4.1.2.02.02 VENTAS PROD. B S
4.1.2.02.03 VENTAS PROD. C S
:
:
:
5.0.0.00.00 RESULTADOS NEGATIVOS N
5.1.0.00.00 COSTO DE VENTAS N
5.1.1.00.00 COSTO VENTAS MERCADO INTERNO N
5.1.1.01.00 COSTO VENTAS SANTA FE N
5.1.1.01.01 COSTOS VENTAS PROD. A S
5.1.1.01.02 COSTOS VENTAS PROD. B S
5.1.1.01.03 COSTOS VENTAS PROD. C S
5.1.1.02.00 COSTO VENTAS ENTRE RIOS N
5.1.1.02.01 COSTOS VENTAS PROD. A S
5.1.1.02.02 COSTOS VENTAS PROD. B S
5.1.1.02.03 COSTOS VENTAS PROD. C S
5.1.1.03.00 COSTO VENTAS CORDOBA N
5.1.1.03.01 COSTOS VENTAS PROD. A S
5.1.1.03.02 COSTOS VENTAS PROD. B S
5.1.1.03.03 COSTOS VENTAS PROD. C S
5.1.2.00.00 COSTO VENTA MERCADO EXTERNO N
5.1.2.01.00 COSTO VENTAS BRASIL N
5.1.2.01.01 COSTOS VENTAS PROD. A S
5.1.2.01.02 COSTOS VENTAS PROD. B S
5.1.2.01.03 COSTOS VENTAS PROD. C S
5.1.2.02.00 COSTO VENTAS CHILE N
5.1.2.02.01 COSTOS VENTAS PROD. A S
5.1.2.02.02 COSTOS VENTAS PROD. B S
5.1.2.02.03 COSTOS VENTAS PROD. C S
:

Con la información captada de esta manera, el contador podrá presentar al Directorio no sólo un
Estado de Resultados (ER) de la empresa en su conjunto, sino también, un ER por tipo de mercado,
por provincia, por países, por línea de producto, o por alguna otra apertura de acuerdo a las
necesidades planteadas.

Diseñar un plan de cuentas capaz de captar la mayor cantidad de información posible debe
ser nuestra meta y nuestro desafío. Esto nos permitirá brindar un servicio diferencial, muy productivo
y netamente alejado del “commodity” disponible en el mercado, que tanto influye en la visión que, en
general, se tiene de los contadores.

4) Cambio de mentalidad:

Nuestro parecer indica que resulta necesario pensar a la contabilidad como “el” sistema de
información del ente y no como algo alejado de la realidad que solo se utiliza para cumplir ciertas
formalidades.

Debemos “educar” a los usuarios de la información. Primero, tendríamos que concientizar a la

Gerencia de la necesidad de contar con este tipo de informes. Luego procederíamos a diagramar el
contenido del Informe junto con la misma, pues en definitiva, ella será quien demande y utilice la
información.

Nuestro informe se enriquecerá interactuando con los usuarios del mismo, e irá sufriendo los
cambios necesarios para satisfacer los deseos de sus destinatarios.

Lo rutinario tiende a ser aburrido. Tendremos que evitar que el directivo piense a la información
gerencial como algo esquemático y rígido, de lo que psicológicamente tratará de escapar, aún en
forma inconsciente. Por esto resulta imprescindible preparar cuadros complementarios,
presentaciones con lenguaje sencillo y formas atractivas como gráficos o simulaciones.

5) Diferencias prácticas entre la contabilidad patrimonial y la gerencial:

Ambas tienen un tronco en común. Como ya hemos expresado, uno de los rasgos distintivos es
en cuanto a la finalidad perseguida. Por ello pueden cambiarse ciertas interpretaciones, o
reconocerse diferentes hechos, pero siempre en el ámbito de la partida doble.

En primer lugar debemos señalar que ciertas tareas de cierre que realiza la contabilidad formal
para el balance del ejercicio, deben promoverse con mayor periodicidad en la contabilidad gerencial.
Si los circuitos no están aceitados, la información puede demorarse en espera de dichos resultados,
perdiendo oportunidad. Veamos un ejemplo. El ingreso de bienes de cambio (mercaderías, materias
primas, etc.) debe captarse correctamente ya que la información se brinda en forma mensual
(generalmente). Por lo tanto no puede esperarse a la llegada de la factura para registrar su ingreso,
ya que la mayoría de las veces no llega junto con los bienes.

Otra diferencia fundamental la constituye el sistema de costeo utilizado. Las Normas Contables
vigentes adoptan el costeo integral o por absorción. La contabilidad gerencial puede optar entre el
anterior y el costeo variable o proporcional. No es objetivo del presente trabajo ahondar en este
tema, suficientemente analizado, sino señalar las ventajas que implica la técnica del análisis CVU
(costo - volumen - utilidad) para la determinación de niveles de equilibrio para la empresa y la
proyección de resultados (información netamente gerencial). En conclusión, la contabilidad gerencial
podrá adoptar cualquier sistema de costeo, pero el plan de cuentas debe agrupar a los gastos en
variables y estructurales para permitir la aplicación mencionada.

6) Un informe “tipo”:

Creemos que la información presentada debe adaptarse a las características fundamentales de

cada empresa y usuario, pero estamos convencidos de que en todos los casos se presentan puntos
en común.

Ante todo, el Informe debe ser breve. Los usuarios no pueden estar “buscando” el dato que les
interesa. Se los debemos brindar.

El contenido no podrá obviar la determinación del resultado del período (mes) y el acumulado (a
dicho mes), acompañando ambos cuadros con las situaciones patrimoniales (del mes y acumulada)
que permitirán corroborar dicho resultados y demostrar “su efecto”.
 Podremos adicionarle algunos gráficos sobre indicadores que interesen, dependiendo desde ya
del tipo de empresa, y además, de la etapa por la que atraviesa la implementación de los Informes
Gerenciales.

El sistema debe pulirse paso a paso, evolucionar hasta lograr, en forma consensuada, la
estructura base del mismo. De todas maneras, el informe debe ser permanentemente revisado a fin
de adecuarlo a las necesidades cambiantes de la Gerencia y evitar que su tratamiento se haga
rutinario y poco interesante.

A modo de ejemplo, proponemos los siguientes cuadros y gráficos que compondrían el Informe
Gerencial de la empresa CONTABILIDAD II S.A.:

1. Estado de Resultados mensual.

2. Estado de Resultados acumulado del ejercicio.
3. Estado de Resultados mensual comparado con promedios anteriores.
4. Estado de Situación Patrimonial de la empresa para el mes, comparando la situación al
inicio del mes con la del final del mismo.
5. Estado de Situación Patrimonial de la empresa acumulado., comparando la situación al
inicio del ejercicio con la del final del mes informado.
6. Contribuciones marginales por provincias.
7. Contribuciones marginales por líneas de productos.
8. Evolución del resultado de la empresa comparativo con el del ejercicio anterior.
9. Evolución de las ventas por líneas.
10. Evolución de las ventas por provincias.
11. Evolución de las ventas del ejercicio comparativa con las ventas del ejercicio anterior y el
nivel de equilibrio de la empresa.
12. Evolución de las cargas de estructura agrupadas por centros de costo.
13. Evolución de las cargas de estructura agrupadas por conceptos.
14. Cálculo del punto de equilibrio de la empresa en su conjunto y sectoriales.

Para afianzar los conceptos expresados, se plantean a continuación, algunos cuadros y gráficos
de nuestro informe tipo.

Debemos aclarar que el mismo se plantea adoptando el costeo proporcional:

 CONTABILIDAD II S.A.

INFORME GERENCIAL DE: MAYO DE 1999

1 - RESULTADO DEL MES (en pesos)

CONCEPTOS PARCIAL TOTAL En %

VENTAS TOTALES
COSTO PROPORCIONAL DE PRODUCCION
COSTO PROPORCIONAL DE COMERCIALIZACION
CONTRIBUCION MARGINAL CONTABLE
COSTOS DE ESTRUCTURA
De Producción
De Comercialización
De Administración
Indirectos Generales
Financieros
OTROS INGRESOS
RESULTADOS EXTRAORDINARIOS
RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS
PREVISION PARA IMPUESTO A LAS GANANCIAS
RESULTADO CON EFECTO PATRIMONIAL (X)
(-) RENTA DE CAPITAL (1)
RESULTADO ECONOMICO DEL MES
(1) x,x% mensual sobre el Patrimonio Neto Inicial

Uno de los indicarores utilizados para medir la gestión de las empresas es el resultado obtenido.
De allí la importancia de una estimación periódica del mismo. El cuadro correspondiente al resultado
acumulado es similar al presentado.
Los resultados hallados contemplan en su determinación, el reconocimiento del Interés del Capital
Propio, calculado en forma extracontable y simplificada.
CONTABILIDAD II S.A.

INFORME GERENCIAL DE: MAYO DE 1999

3 - RESULTADO COMPARATIVO (en pesos)

CONCEPTOS DEL MES PROM. ANT. % VARIAC.

VENTAS TOTALES
COSTO PROPORCIONAL DE PRODUCCION
COSTO PROPORCIONAL DE COMERCIALIZACION
CONTRIBUCION MARGINAL CONTABLE
COSTOS DE ESTRUCTURA
De Producción
De Comercialización
De Administración
Financieros
Indirectos

OTROS INGRESOS
RESULTADOS EXTRAORDINARIOS
RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS
PREVISION PARA IMPUESTO A LAS GANANCIAS
RESULTADO CON EFECTO PATRIMONIAL (X)
RENTA DE CAPITAL (1)
RESULTADOS ECONOMICOS COMPARADOS
(1) x,x% mensual sobre el Patrimonio Neto Inicial
 La comparación con promedios anteriores dependerá del tipo de empresa en que se implemente
el informe. Por ejemplo si la empresa fuera un supermercado, convendría comparar los distintos
segmentos del ER del mes con respecto al mismo mes del año anterior, dada su actividad
marcadamente estacional. En cambio, si la actividad de la empresa no es estacional, podríamos
optar por comparar los valores del mes, con el promedio del ejercicio anterior por ejemplo.

CONTABILIDAD II S.A.

INFORME GERENCIAL DE: MAYO DE 1999

4 - Efecto Patrimonial del Resultado Contable del mes (en pesos)

RUBROS SALDOS VARIACION SALDOS

INICIALES EN EL MES FINALES
DISPONIBILIDADES
CREDITOS POR VENTAS
Clientes en c/c
Valores a Depositar
Documentos a Cobrar
Deudores en gestión judicial
Otros
OTROS CREDITOS
BIENES DE CAMBIO
BIENES DE USO E INVERSIONES
PASIVO COMERCIAL
Proveedores
Documentos a pagar
Anticipos de clientes
Otros
PASIVO FINANCIERO
Obligaciones con garantía real
Obligaciones sin garantía real
Descubiertos en c/c bancarias
PASIVO IMPOSITIVO
PASIVO PREVISIONAL
OTRAS DEUDAS
PREVISIONES
CUENTAS PARTICULARES
PREVISION IMP. A LAS GANANCIAS
TOTALES (X)

Indices Patrimoniales (excluyendo Cuentas Particulares):

ACTIVO /PASIVO X,X X,X
ACTIVO FINANC./PASIVO X,X X,X

Debemos justificar dónde se encuentra distribuido el resultado informado (su efecto patrimonial).
Obviamente, la variación patrimonial entre las cifras iniciales y finales (del mes o del período
acumulado) –señaladas con (x), coincidirá con el monto del resultado (mensual y acumulado
respectivamente).
 CONTABILIDAD II S.A.

INFORME GERENCIAL DE: M AYO DE 1999

7 - CONTRIBUCION MARGINAL DEL MES POR LINEA DE PRODUCTOS

CONCEPTOS PROD. A % s /to ta l PROD. B % s /to ta l PROD. C % s /to ta l TOTAL

VENTAS TOTALES
COSTO PROPORCIONAL DE PRODUCCION
CONTRIBUCION MARGINAL PRODUCCION
COSTO PROPORCIONAL DE COMERCIALIZACION
CONTRIBUCION MARGINAL NETA POR LINEA

Consideramos que contar con este tipo de información resulta sumamente útil para los directivos.
Por ejemplo puede servir para discontinuar las ventas en alguna región, o de alguna línea, o bien,
decidir aumentar los esfuerzos de venta en alguna región, etc.

EVOLUCION DEL RESULTADO ACUMULADO COMPARATIVO CON EL

EJERCICIO ANTERIOR
(con efecto patrim onial)

850000
750000
650000
550000
450000
350000
250000
150000
50000
-50000
jun jul ago set oct nov dic ene feb mar abr may

Ejerc. 98/99 Ejerc. 97/98

Estos gráficos permiten apreciar de una forma más atractiva, la evolución de ciertos indicadores
que permiten evaluar la gestión de la empresa considerando su pasado reciente.

EVOLUCION DE LOS COSTOS DE ESTRUCTURA

(agrupados por centros de costos)

60.000
50.000
40.000
30.000
20.000
10.000
0

Dic-98 Ene-99 Feb-99 Mar-99 Abr-99 May-99

 EVOLUCION DE CARGAS DE ESTRUCTURA
(agrupadas por conceptos)

90.000
80.000
Dic-98
70.000
60.000 Ene-99
50.000 Feb-99
40.000 Mar-99
30.000 Abr-99
20.000
May-99
10.000
0

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G

La aplicación de herramientas CVU no implica dejar de lado el análisis de los gastos o cargas de
estructura. Por el contrario, se acrecienta la necesidad de controlar su evolución, deslindar
responsabilidades, etc.

CALCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

(en $ de venta s/prom edios del ejercicio)

1.400.000
Equilibrio en $ 647.100 de ventas
1.200.000
1.000.000
800.000
600.000
400.000
200.000
0
0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1.300
1.000

1.100

1.200

1.400

1.500

Ventas Costo Estruct. Costo Total

V – La Presupuestación: un complemento ideal.

Un proceso importante para el cual se utiliza la información contable en una empresa es lo que se
denomina control gerencial, o sea, el proceso por el cual la gerencia se asegura que los recursos son
obtenidos y utilizados en forma efectiva y eficiente para el logro de los objetivos de la organización.

La administración controla sus operaciones:

1. Eligiendo el curso de acción que desea seguir (planeamiento o decisión);

2. Impartiendo instrucciones y verificando su cumplimiento (dirección y supervisión),y
3. Modificando sus métodos o sus planes sobre la base de los resultados obtenidos (control
sensible).
 Recordemos que el informe gerencial brinda, principalmente, información sobre el pasado, pero a
partir de este momento la Gerencia, no solo contará con información valiosa para la toma de
decisiones, sino que puede aventurarse a la planificación y presupuestación para vislumbrar la
situación futura de la empresa.

Este proceso se retroalimenta a través del control gerencial y el análisis de los desvíos entre lo
planificado y lo efectivamente acontecido.

Por las mismas razones que la información de publicación no sirve para la toma de decisiones
gerenciales, tampoco resulta apropiada para la planificación.

Cronológicamente debemos comenzar por la elaboración de informes gerenciales, pero

claramente aparece como un complemento necesario e importante la presupuestación.
 CITAS BIBLIOGRAFICAS

(1) Myrom, J. Gordon y Gordon Shillinglaw: “Contabilidad”, Editorial El Ateneo, Buenos Aires –
enero de 1978, pág. 9.
(2) Anthony, Robert: “La contabilidad en la administración de empresas”, Editorial Macchi – 1976,
pág. 6
(3) Ibídem, pág. 6
(4) Ibídem, pág. 8
(5) Ibídem, pág. 8
(6) Ibídem, pág. 9
(7) Ibídem, pág. 9
(8) Ibídem, pág. 9
(9) Ibídem, pág. 258
(10) Ibídem, pág. 259

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

(1) Myrom, J. Gordon y Gordon Shillinglaw: “Contabilidad”, Editorial El Ateneo, Buenos Aires – 1978.
(2) Anthony, Robert: “La contabilidad en la administración de empresas”, Editorial Macchi – 1976
(3) Anthony, Robert y Reece, James: “Principios Contables”, Editorial El Ateneo – 1979
(4) Rodríguez Jáuregui, Hugo y Murchio Mario: “Contabilidad de Gestión: una experiencia docente”,
trabajo publicado en XXI Congreso Argentino de Profesores Universitarios de Costos – Córdoba
1998.
(5) Rodríguez Jáuregui, Hugo: “La mano de obra productiva”, en “Costos para empresarios”,
Ediciones Macchi – 1995.
(6) Smolje, Alejandro: “El estado de resultados: una herramienta básica para la gestión”. Trabajo
presentado en el XIX Congreso Argentino de Profesores Universitarios de Costos – Río Cuarto
1996.