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Manual de Modificaciones Presupuestales
Manual de Modificaciones Presupuestales
Mejoremos PUCP
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Fecha: 03/07/2014
Manual de Modificaciones Presupuestales
Contenido
Introducción .............................................................................................................................................. 3
Acerca de las modificaciones presupuestales .................................................................................................. 4
Registro de modificaciones presupuestales ..................................................................................................... 6
Aprobación de modificaciones presupuestales................................................................................................19
A. Consulta de Modificaciones presupuestales .............................................................................................27
Modo 1: Para edición y eliminación de modificaciones presupuestales (Los registradores) ................................27
Modo 2: Para seguimiento de modificaciones presupuestales ........................................................................35
Registro de modificaciones presupuestales – Transferencia entre Partidas ........................................................41
Registro de modificaciones presupuestales – Montos Presupuestados ...............................................................47
Registro de modificaciones presupuestales – Transferencia entre Partidas de diferentes Combinatorias ................52
Registro de modificaciones presupuestales – Montos Presupuestales entre Partidas de diferentes Combinatorias ...59
Registro de modificaciones presupuestales – Ampliación Periodo Presupuesto ...................................................66
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Introducción
El presente manual tiene el propósito de orientarlo en el registro y flujo de aprobaciones de las Modificaciones
Presupuestales, además de establecer un mecanismo que permita la evaluación y aprobación oportuna de las
solicitudes de modificaciones de presupuestos presentados por las unidades PUCP.
Las ventajas que esta nueva plataforma les brindará son las siguientes:
Simplicidad en el registro para las modificaciones; ahora, en las distintas partidas de cada una de las
actividades, se tendrá el presupuesto actualizado a la fecha.
Saldos presupuestales actualizados de forma automática, luego de aprobada la modificación.
Reducción del número de modificaciones necesarias para el caso de traslado de fondos entre dos
actividades diferentes, pues en una sola pantalla se pueden hacer ambas modificaciones –siempre y
cuando el coordinador sea el mismo para ambas actividades-.
Mediante la ruta de aprobación, será posible visualizar el avance de la modificación en el flujo de
aprobaciones.
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El flujo de aprobación de las modificaciones varía en función de las partidas que se modifiquen:
La unidad aprueba directamente transferencia entre partidas que no involucren partidas restringidas
(partidas de inversión y de personal).
En caso de partidas restringidas, la modificación será evaluada y aprobada por la Oficina de
Presupuestos, previa opinión de las oficinas técnicas.
B) Montos presupuestados
Permite modificar el monto de total de los ingresos y/o egresos de una misma actividad. Puede originar el
incremento o disminución del resultado total del presupuesto aprobado inicialmente.
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Paso 1 Ingrese al Menú Principal, seleccione Control de Compromisos, elija la carpeta Modificaciones
Presupuestales y, por último, Modificaciones Presupuestales.
Ingrese a
Modificaciones
Presupuestales.
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Paso 2 En la nueva pantalla, ingrese a la pestaña Añadir un Valor y presione el botón Añadir.
1. Ingrese a Añadir un
Valor.
2. Presione Añadir.
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Paso 3 Luego, seleccione el Tipo de Modificación a realizar y registre los Chartfields o Claves Contables Unidad,
Actividad, Sede y Referencia de Presupuesto. Ahora, ingrese un comentario sobre la modificación a
realizar y, finalmente, presione el botón Buscar.
Más información en la siguiente
página.
2. Registre
el Chartfield.
4. Presione el
3. Ingrese botón.
comentario.
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2. Presione el
enlace.
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En caso sea necesario agregar un archivo que puede ser importante para la aprobación de la
modificación presupuestal, ingrese al enlace Anexos y realice los pasos que se muestran en las
siguientes páginas.
Ingrese a Anexos.
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Ingrese al enlace Añadir Anexos, allí le aparecerá un cuadro de diálogo y presione el botón Seleccione
Archivo para elegir el archivo de su computadora, que puede ser archivo de Excel, Word o Acrobat. Luego de
esto, presione el botón Cargar y añada el archivo.
2. Presione el
botón.
3. Presione el
botón. Tome en cuenta que el nombre del archivo adjunto no debe
contener caracteres especiales para que la persona que revise
su modificación la pueda visualizar sin inconvenientes. Le
recomendamos no colocar nombres que contengan caracteres
especiales como %, _, [, ], ^ y - ´,¨,#, etc. Para ver más
caracteres especiales, presionar aquí.
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A continuación, active la casilla de verificación para que el archivo sea visto por el aprobador. Después,
escriba una descripción del archivo y, por último, presione el botón Aceptar para finalizar el proceso.
3. Presione el botón.
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Paso 4 A continuación, le aparecerá un cuadro con todas las partidas que tiene el presupuesto y en la columna
Variación (4) debe registrar los montos a modificar.
1 2 3 4 5 6
0
3
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Paso 5 Habiendo definido los montos a modificar, presione el botón Guardar y, luego, Presentar para
Aprobación.
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Paso 6 Finalmente, se creará un número de ID Modificación para que pueda realizar el seguimiento respectivo.
N° ID de Modificación
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Después de que la modificación fue enviada para aprobación, le llegará un correo electrónico de aviso al
aprobador que tiene pendiente aprobar dicha modificación.
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Para ver el registro, por cada uno de los tipos de modificación presupuestal, presione los
siguientes enlaces:
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Ingrese a
Aprobaciones.
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Paso 2 A continuación, le aparecerá una nueva pantalla para que realice la búsqueda de las modificaciones
pendientes de aprobación. Elija alguno de los criterios de búsqueda y, luego, presione el botón Buscar.
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Paso 3 Según los criterios de búsqueda seleccionados, le aparecerá la modificación por aprobar. Para ver la
solicitud de modificación presupuestal, presione el enlace del Número de la modificación.
Presione el enlace de
número de la modificación.
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Paso 4 A continuación, dentro de la columna Variación puede ver los montos a modificar por cada partida y, si
todo está correcto, presionar el botón Aprobar. De realizar alguna edición (como la modificación de un
importe), ingrese un comentario y, finalmente, presione Aprobar.
Más información en la siguiente
página.
1. Revise la modificación
registrada.
2. Registre un comentario
justificando el cambio o la
edición realizada.
3. Presione el botón
Aprobar.
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La última instancia que aprueba una modificación presupuestal tiene la posibilidad de notificar la
aprobación a través de un correo al registrador, coordinador o responsable de la unidad. Para ello, luego
de presionar el botón Aprobar, le aparecerá una nueva pantalla, donde podrá activar la casilla de
verificación de las personas a quienes se les notificará vía correo de la aprobación realizada. Luego,
presionar el botón Enviar Notificación Correo-E y, como paso final, presionar el botón Volver.
En caso la última instancia de aprobación sea la DAE, ésta se encargará de enviar la comunicación a los
usuarios.
2. Presione el botón
para enviar correo.
1. Active la casilla de
verificación.
3. Presione el botón
Volver.
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Paso 1 Ingrese al Menú Principal, seleccione Control de Compromisos, elija la carpeta Modificaciones
Presupuestales y, por último, Modificaciones Presupuestales.
Ingrese a
Modificaciones
Presupuestales.
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Paso 2 En la nueva pantalla, ingrese a la pestaña Buscar un valor y, luego, elija uno de los criterios de búsqueda
de modificaciónes. Para finalizar, presione el botón Buscar.
Más información en la siguiente
página.
3. Presione Buscar.
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Paso 3 A continuación, aparecerá el resultado de la búsqueda. En la columna estado, podrá ver el estado de su
modificación. Para ver mas detalle de la aprobación, debe presionar ID Modificación.
Más información en la siguiente
página.
Estado de la
modificación
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N° ESTADO DESCRIPCIÓN
1 Nuevo Es el primer estado para crear una nueva modificación.
2 Enviado a aprobar Cuando la modificación se envía para la aprobación del coordinador.
Cuando al menos uno de los aprobadores aprobó la modificación
3 En ruta de aprobación
presupuestal y la envía para revisión del responsable y/o DAE .
Cuando se concluye el proceso de aprobación de la modificación
4 Aprobado
presupuestal.
5 Desaprobado Cuando uno de los aprobadores desaprueba la modificación presupuestal
Cuando al menos uno de los aprobadores devuelve la modificación
6 Devuelto
presupuestal para su corrección.
7 Eliminado Cuando se elimina la modificación presupuestal.
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Paso 4 Ahora, aparecerá una nueva pantalla con el detalle de la modificación registrada.
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En caso requiera modificar la información de una modificación presupuestal, recuerde que el estado
de la modificación debe ser nuevo o devuelto y, antes de continuar con la modificación, se debe
presionar el botón Actualizar para que se pueda actualizar los saldos del presupuesto.
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En caso se requiera eliminar una modificación presupuestal, esta sólo se puede hacer cuando la
modificación se encuentra en estado Nuevo o Devuelto.
Presione para
eliminar la
modificación.
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Ingrese a Consulta
Modificaciones Presup.
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Paso 2 En la nueva pantalla, dentro de Buscar un valor, podrá elegir uno o más criterios de búsqueda de
modificaciones y, para finalizar, presione el botón Buscar.
2. Presione Buscar.
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Paso 3 Luego, le aparecerá el resultado de la búsqueda. En la columna estado, podrá ver el estado de su
modificación. Para hacer seguimiento de la aprobación de la modificación, presione ID Modificación.
Estado de la
modificación
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Paso 4 A continuación, al final del registro de la modificación, podrá encontrar el estado de aprobación, en las
tres instancias de aprobación de la modificación -Unidad solicitante, Oficinas Técnicas y la DAE (Dirección
Académica de Economía)- según el tipo de modificación realizada.
Aprobación de
la unidad
Aprobación de
unidades
técnicas
Aprobación de
la DAE
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También, puede ver el estado de aprobación de su modificación ingresando al enlace Ver aprobaciones.
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Finalmente, se mostrará el historial de acciones respecto a la modificación, fecha y hora en que se realizaron.
Fecha y hora de
la acción
Presione Volver.
Acciones sobre
la modificación
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Paso 1 Ingrese al Menú Principal, seleccione Control de Compromisos, elija la carpeta Modificaciones
Presupuestales y, por último, Modificaciones Presupuestales.
Ingrese a
Modificaciones
Presupuestales.
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Paso 2 En la nueva pantalla, ingrese a la pestaña Añadir un Valor y presione el botón Añadir.
2. Presione Añadir.
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Paso 3 Luego, seleccione el Tipo de Modificación a realizar y registre los Chartfields (*) o Claves Contables
Unidad, Actividad, Sede y Referencia de Presupuesto. Ahora, ingrese un comentario sobre la modificación
a realizar y, finalmente, presione el botón Buscar.
Más información en la siguiente
página.
2. Registre
los Chartfields.
3. Registre el 4. Presione el
motivo. botón Buscar.
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Paso 4 A continuación, le aparecerá un cuadro con todas las partidas que tiene el presupuesto y en la columna
Variación (4) debe registrar los montos a modificar.
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Paso 5 Luego de haber definido los montos a modificar presione el botón Guardar, luego Presentar para
Aprobación.
2. Presione el botón
Presentar para
Aprobación.
1. Presione el botón
Guardar.
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Manual de Modificaciones Presupuestales
Paso 1 Ingrese al Menú Principal, seleccione Control de Compromisos, elija la carpeta Modificaciones
Presupuestales y, por último, Modificaciones Presupuestales.
Ingrese a
Modificaciones
Presupuestales.
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Versión: 2 47
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Paso 2 En la nueva pantalla, ingrese a la pestaña Añadir un Valor y presione el botón Añadir.
2. Presione Añadir.
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Paso 3 Luego, seleccione el Tipo de Modificación a realizar y registre los Chartfields o Claves Contables Unidad,
Actividad, Sede y Referencia de Presupuesto. Ahora, ingrese un comentario sobre la modificación a
realizar y, finalmente, presione el botón Buscar.
2. Registre
los Chartfields.
4. Presione el
3. Registre el
botón.
motivo.
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Paso 4 A continuación, le aparecerá un cuadro con todas las partidas que tiene el presupuesto y en la columna
Variación debe registrar los montos a modificar.
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Paso 5: Luego de haber definido los montos a modificar presione el botón Guardar, luego Presentar para
Aprobación.
2. Presione el
botón Presentar
para Aprobación.
1. Presione el
botón
Guardar.
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Manual de Modificaciones Presupuestales
Paso 1 Ingrese al Menú Principal, seleccione Control de Compromisos, elija la carpeta Modificaciones
Presupuestales y, por último, Modificaciones Presupuestales.
Ingrese a
Modificaciones
Presupuestales.
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Paso 2 En la nueva pantalla, ingrese a la pestaña Añadir un Valor y presione el botón Añadir.
2. Presione Añadir.
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Paso 3 Luego, seleccione el Tipo de Modificación a realizar y registre los Chartfields o Claves Contables Unidad,
Actividad, Sede y Referencia de Presupuesto de la primera actividad. Ahora, ingrese un comentario sobre
la modificación a realizar y, finalmente, presione el botón Buscar.
2. Registre
los Chartfields.
3. Registre el 4. Presione el
motivo. botón Buscar.
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Paso 4 A continuación, le aparecerá un cuadro con todas las partidas que tiene la primera actividad y en la
columna Variación debe registrar los montos a modificar.
1. Presione el
enlace.
2. Mover la barra
hacia abajo.
Para poder ver la segunda actividad, se deberá presionar el enlace ver todo,
luego desplazar con la barra hacia abajo.
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Paso 5 Registre los Chartfields o Claves Contables Unidad, Actividad, Sede y Referencia de Presupuesto de la
segunda actividad, registre un comentario sobre la modificación a realizar y finalmente presione el botón
Buscar.
1. Registre
los Chartfields.
3. Presione el
2. Registre el botón Buscar.
motivo.
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Paso 6 A continuación, le aparecerá un cuadro con todas las partidas que tiene la segunda combinatoria y en la
columna Variación debe registrar los montos a modificar.
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Paso 7 Luego de haber definido los montos a modificar de ambas combinatorias presione el botón Guardar,
luego Presentar para Aprobación.
2. Presione el
botón Presentar
para Aprobación.
1. Presione el botón
Guardar.
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Paso 1 Ingrese al Menú Principal, seleccione Control de Compromisos, elija la carpeta Modificaciones
Presupuestales y, por último, Modificaciones Presupuestales.
Ingrese a
Modificaciones
Presupuestales.
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Fecha: 03/07/2014
Manual de Modificaciones Presupuestales
Paso 2 En la nueva pantalla, ingrese a la pestaña Añadir un Valor y presione el botón Añadir.
2. Presione Añadir.
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Manual de Modificaciones Presupuestales
Paso 3 Luego, seleccione el Tipo de Modificación a realizar y registre los Chartfields o Claves Contables Unidad,
Actividad, Sede y Referencia de Presupuesto de la primera actividad. Ahora, ingrese un comentario sobre
la modificación a realizar y, finalmente, presione el botón Buscar.
2. Registre
los Chartfields.
4. Presione el
3. Registre botón.
comentario.
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Manual de Modificaciones Presupuestales
Paso 4 A continuación, le aparecerá un cuadro con todas las partidas que tiene la primera actividad y en la
columna Variación debe registrar los montos a modificar.
1. Presione el
enlace.
Para poder ver la segunda actividad, se deberá presionar el enlace ver todo,
luego desplazar con la barra hacia abajo.
2. Mover la barra
hacia abajo.
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Manual de Modificaciones Presupuestales
Paso 5 Registre los Chartfields o Claves Contables Unidad, Actividad, Sede y Referencia de Presupuesto de la
segunda actividad, registre un comentario sobre la modificación a realizar y finalmente presione el botón
Buscar.
1. Registre
los Chartfields.
3. Presione el
2. Registre el botón Buscar.
motivo.
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Paso 6 A continuación, le aparecerá un cuadro con todas las partidas que tiene la segunda combinatoria y en la
columna Variación debe registrar los montos a modificar.
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Paso 7 Luego de haber definido los montos a modificar de ambas combinatorias presione el botón Guardar,
luego Presentar para Aprobación.
2. Presione el
botón Presentar
para Aprobación.
1. Presione el botón
Guardar.
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Paso 1 Ingrese al Menú Principal, seleccione Control de Compromisos, elija la carpeta Modificaciones
Presupuestales y, por último, Modificaciones Presupuestales.
Ingrese a
Modificaciones
Presupuestales.
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Paso 2 En la nueva pantalla, ingrese a la pestaña Añadir un Valor y presione el botón Añadir.
2. Presione Añadir.
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Paso 3 Luego, seleccione el Tipo de Modificación a realizar y registre los Chartfields o Claves Contables Unidad,
Actividad, Sede y Referencia de Presupuesto. Ahora, ingrese un comentario sobre la modificación a
realizar y, finalmente, presione el botón Buscar.
3. Seleccione el
periodo final.
2. Registre
los Chartfields.
5. Presione el
4. Registre botón.
comentario.
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Paso 4 A continuación, le aparecerá un cuadro con todas las partidas que tiene el presupuesto y en la columna
Variación debe registrar los montos a ampliar.
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Paso 5 Luego de haber definido los montos a ampliar presione el botón Guardar, luego Presentar para
Aprobación.
2. Presione el
botón Presentar
para Aprobación.
1. Presione el botón
Guardar.
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Para mayor información, visite la página de Mejoremos PUCP; en la sección de Mesa de Servicios, podrá encontrar
muchos más materiales que lo ayudarán en su uso de CENTURIA.
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