Curso de introducción al BPM

EJERCICIO No. 1

DIAGRAMAR EL SIGUIENTE PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN Y ENTREGA A CLIENTES

Pas Tiempo Formulario o
Responsable
o Actividad Sistema documento de
(cargo)
No. respaldo
El vendedor visita al cliente y completa el
formulario “Pedido de Cliente” en triplicado con
los siguientes datos: fecha, hora, número de
cliente, nombre de cliente, código de producto,
Formulario pre Formulario “Pedido
1 descripción del producto, cantidad solicitada, N/A Vendedor
impreso de Cliente”
precio, fecha de entrega, firma del vendedor,
firma del cliente, plazo de pago y descuento
otorgado. El descuento se otorga a criterio del
vendedor.
Cada vendedor cuando pasa por la empresa,
le entrega la vía original del formulario a Marta
quien la archiva en la carpeta del cliente. La
Encargada de
segunda vía la entrega al Auxiliar de
facturación/Auxili
Cobranzas quien la utiliza para llamar al 35 Formulario pre Formulario “Pedido
2 ar de
cliente y reclamar el pago en el día de cobro minutos impreso de Cliente”
cobranza/Auxiliar
previsto. La tercera vía la entrega en
contable
Contaduría para su registración. De acuerdo a
las estimaciones de Marta, el archivo le
insume unos 35 minutos al día.
Todos los días, por la mañana, Marta revisa
una a una las carpetas de los clientes y retira
los formularios que corresponden a ventas a
facturar y entregar al día siguiente. Esta tarea
le insume aproximadamente toda la mañana
Encargada de Formulario pre Formulario “Pedido
3 pues debe revisar una a una las carpetas y 2 horas
facturación impreso de Cliente”
con mucho cuidado de forma de evitar lo que a
menudo le ocurre: que un formulario “Pedido
del cliente” quede traspapelado en la carpeta y
no se le entrega al cliente la mercadería. Esta
tarea estima le lleva dos horas.
Una vez que Marta tiene todos los formularios
de “Pedido del cliente” en su poder, completa
una planilla electrónica con todos los datos
incluidos en los mismos, la imprime y a las Formulario pre
13hs. comienza a imputar los datos en el impreso Formulario “Pedido
sistema informático de facturación que el Ing. Encargada de de Cliente
4 2 horas
Alejandro Domínguez ha elaborado a medida facturación sistema
para la empresa. Demora aproximadamente informático de Planilla electrónica
unos 3 minutos por cada formulario para facturación
efectuar la imputación en el sistema. De
acuerdo al volumen promedio de trabajo, esta
tarea le lleva unas dos horas.
En el Sistema de Facturación, para efectuar la Formulario pre
imputación, ingresa el código de cliente, el impreso Formulario “Pedido
código de mercadería, la cantidad de cada Encargada de de Cliente
5 2 horas
artículo, el precio y el plazo. Dedica a esta facturación sistema
tarea dos horas diarias. informático de Planilla electrónica
facturación
6 Una vez finalizado el ingreso, envía un e-mail 5 Encargada de Correo N/A

Material elaborado por: Lic. Alberto N. Vargas C. Bolivia

 Curso de introducción al BPM

PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN Y ENTREGA A CLIENTES

Pas Tiempo Formulario o
Responsable
o Actividad Sistema documento de
(cargo)
No. respaldo
al Depósito situado en la ciudad de Pando,
detallando todos los pedidos a entregar a los
minutos facturación Electrónico
clientes al día siguiente. Le insume unos cinco
minutos.
Imprime las facturas en original y duplicado. Encargada de
Ensobra las originales y archiva el duplicado facturación
7 cronológicamente en una carpeta. Esta tarea 3 horas Físico N/A
es muy trabajosa e insume unas tres horas al
día.
El mensajero envía los sobres por correo a los
8 clientes al día siguiente. N/A Mensajero Físico N/A

En el Depósito de la ciudad de Pando, cada

día los auxiliares están más furiosos porque
reciben el e-mail cada vez más avanzada la Físico
tarde y ello implica que estén hasta altas horas Auxiliar de
9 N/A N/A
de la madrugada armando los pedidos a los depósito Correo
clientes, con los consecuentes errores en el electrónico
armado de los mismos que dicha situación
genera.
En muchas oportunidades en Pando no se Físico
dispone del stock de mercadería solicitado por
Santa Cruz. En esos casos, se anota en un Anotación
Auxiliar de
10 cuaderno de “Entregas pendientes” el faltante. N/A “Entregas N/A
depósito
pendientes”

Semanalmente, el Jefe del Depósito revisa el Físico

cuaderno de “Entregas Pendientes” y prepara
los pedidos faltantes. Una vez preparado el Jefe del Anotación
11 N/A N/A
pedido, tacha la anotación realizada en el Depósito “Entregas
cuaderno. pendientes”

Como el armado de los pedidos se termina

Auxiliar de
12 muy tarde, no hay tiempo para controlar los N/A Físico N/A
depósito
mismos.
Al día siguiente, por la mañana sale el camión
Auxiliar de
13 de Pando cargado con la mercadería para N/A Físico N/A
depósito
entregar a los clientes.

Material elaborado por: Lic. Alberto N. Vargas C. Bolivia