DISEÑO DE PROCESOS

DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES

YURANI STEFANIA BABATIVA MORENO

LUZ ELENA BUSTAMANTE BALLUT
JUAN CAMILO GUATAQUIRÁ SANTAMARÍA
HERNÁN CAMILO SOTO MERCADO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y

FINANCIERAS
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C, 2021
 INTRODUCCIÓN

Para comenzar es necesario comprender que el diseño de procesos como

herramienta dentro de una empresa u organización es indispensable por sus múltiples
beneficios como el de ayudar a definir el rol de cada área consiguiendo que el trabajo que
se lleve a cabo sea mucho más fluido mejorando la comunicación entre los empleados;
también permite la optimización de los tiempos al contar con procesos más esbeltos y por
lo tanto, ágiles; además de ayudar a disminuir errores operativos, lo que conlleva a la
calidad del servicio o producto ofrecido al mercado.

El diseño de procesos debe ser considerado como una necesidad pues es una forma
de enfocar el objetivo de la empresa y permite el mejoramiento continuo de la misma lo que
se traduce en un cambio organizacional positivo y mayor rentabilidad.

El siguiente ejercicio del Área de Diseño de Procesos pretende mostrar la

apropiación y aplicación de los diversos conceptos abordados en la misma a partir de una
propuesta de generación de valor, aumento de productividad y competitividad dentro de la
empresa Proveedora de Eléctricos T.G.
 OBJETIVO GENERAL

Analizar el proceso actual de la empresa Proveedora de Eléctricos T.G; mejorando

las prácticas organizacionales, mediante la implementación de acciones específicas de
optimización e innovación.

OBJETIVO ESPECÍFICO

Incorporar diferentes acciones relacionadas con costos, competencias, riesgos y

controles de las diferentes áreas de la empresa para lograr la visión de la organización.
 PREGUNTA PROBLEMATIZA DORA

¿Cómo constituir un equipo de trabajo de alto rendimiento para la empresa

Proveedora de Eléctricos T.G?

PROBLEMA IDENTIFICADO

El problema evidenciado en la Proveedora de Eléctricos T.G es la falta de

apropiación del perfil de empresa por parte de los empleados lo que afecta y dificulta
algunos de los procesos y dinámicas que se realizan dentro de la misma.
 ANALISIS DE LA SITUACION

Por medio de las encuestas realizadas a los colaboradores, se puede evidenciar que
los procesos que lleva acabo la empresa PROVEEDORA DE ELÉCTRICOS T.G, de los
cuales algunos de ellos se encuentran en estados (Los procesos están identificados y
documentados, los procesos son complicados, los procesos son largos, el proceso tiene un
responsable y objetivo), es por ello que lo más recomendable y sano para la organización
es escoger un colaborador líder para cada proceso de implementación y desarrollo (que
Comparta los cambios realizados en los procesos establecidos y documentados), de manera
que todos los trabajadores puedan que descargar todos los procesos que fluctúan en la zona
donde se encuentran ubicados, por medio de está “estrategia” cada participante tendrá
definido sus funciones, actividades y tareas diarias para llevar acabo:

Conclusión de análisis de la situación:

1. Determinar y describir los procesos que se desarrollan en la empresa con un

lenguaje claro y sencillo para facilitar la compresión de los colaboradores.

2. Delegar 1 o 2 líderes a cargo de cada proceso (líder y auxiliar para socializar).

3. Capacitar a estos líderes seleccionados, dotarlos para la implementación y

acoplamiento del proceso en la empresa.

4. Realizar seguimientos a los líderes y al proceso gradualmente hasta que se

lleve a cabo el objetivo dentro dicho proceso independiente y este seguimiento se elimine
en cierto tiempo.

5. Continuar el seguimiento y correcciones por procesos hasta que haga parte y

naturaleza del diario en los colaboradores no importando en el rango que se encuentre su
puesto de trabajo
Por ejemplo: Cuando se crea una venta el colaborador tiene:

• Tomar el pedido de un cliente, seleccionar lo que desea llevar el cliente cantidad,

unidades y demás elementos de herramientas, ya el producto de llevar consigo la referencia
y valor para hacer su respectiva facturación para finalizar con el proceso que sería el
cancelar la factura por parte del cliente.

Para llegar a ser más detallista en el proceso de venta no solo interviene el que
despacha el pedido sino la persona que factura y el cliente, los cuales tiene que adaptarse
también al proceso por su impacto que produce.
 JUSTIFICACIÓN

Una empresa que capacita constantemente a sus empleados es una empresa que
piensa en elevar el nivel general de conocimientos del personal operativo y es por ello que
se hace necesario ejecutar las acciones planteadas en el cuadro que se encontrará
posteriormente, pues dentro de los procesos analizados en la empresa Proveedora de
Eléctricos T.G se evidencia que los empleados no se han apropiado en su totalidad del
perfil de empresa a la que pertenecen; lo que ocasiona dentro de la misma afectación en
algunas tareas y funciones.

Invertir en capacitación supone en sí potenciar el desarrollo del personal y por ende

lograr los objetivos de la compañía; dentro de los muchos beneficios de las capacitaciones
del personal se pueden encontrar el aumento de la productividad y la calidad del trabajo, se
pueden solucionar mucho más fácil los problemas concretos del día a día, se incrementa la
rentabilidad; lo que se traduce para la empresa como la construcción de un equipo de
trabajo de alto rendimiento y capaz de realizar una labor profesional con los mejores
estándares de calidad.
 MATRIZ

ACCIONES INSUMOS COSTOS TIEMPO RECOMEDACIONES

Implementar 2 empleados Ejecutar múltiples
un líder en $1.600.000 1 día capacitaciones para los
cada área. lideres seleccionados y
así dotarlos para la
implementación de cada
proceso en la empresa.
Especificar las 1 empleado Validar la efectividad
funciones a (Gerente) 1 vez al mes de cada uno de los
cada uno de los $2.000.000 (45 colaboradores para
colaboradores. minutos) saber si está
cumpliendo con sus
funciones, actividades y
tareas diarias.
Apoyar el área 1 Capacitador -Brindar incentivos
de ventas. (Empresa económicos al área
Roberlo) comercial.
Cada 6 -Dar capacitaciones de
$0 meses como fidelizar un
(2 horas) cliente.
-Dar a conocer la
función de cada uno de
los productos ofrecidos
por las compañía.
Brindar nuevas 1 empleado -Establecer metas para
estrategias en (Gerente) 1 Vez al lograr un crecimiento
todas las áreas. $2.000.000 mes (2 significativo de la
horas) empresa.
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 CONCLUSIONES

• En la capacitación las áreas más grandes serán las primeras en obtener esta
información.

• La implementación de cada líder dependerá de su eficiencia la cual será

aprovechada y alimentada por parte de la empresa para gestionar la información y hacerla
entender a sus oyentes.

• Al explicar las funciones de cada área se da por hecho la sencillez con la cual se
comunica y la falta de complicidad en sus palabras.

• El apoyo a las ventas, significa también empatía con el producto de trabajo el cual
fue explicado anteriormente.

• Las estrategias de área se generan para hacer una conexión entre un área y la otra,
las cuales se pueden apoyar con conocimientos previos generando así un punto de anclaje
hacia la verdadera organización laboral.
 ANEXOS

ENCUESTA EMPRESAS
Nombre empresa: PROVEEDORA DE ELÉCTRICOS T.G
Comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y
Actividad económica: productos de vidrio en establecimientos especializados.
Ciudad: Bogotá D.C
Dirección: Kennedy – Britalia
ENCUESTA – TABULACIÓN – ANÁLISIS
PROVEEDORA DE ELÉCTRICOS T.G
A) La empresa realiza la gestión de procesos:
ANÁLISIS: Se puede evidenciar al
momento de encuestar al personal de la
empresa, nos informan que el SI en los
resultados podemos evidenciar una
negativa del 70% en los encuestados
dándonos a entender la efectividad de la
empresa en la gestión de procesos internos
de la misma.

B) Indique cuales son los tres principales procesos que realiza su empresa
ANÁLISIS: En la tabla podemos
evidenciar que hay una repartición
equitativa por parte de los encuestados.

C) De las siguientes características, cuales describen mejor los procesos que

realiza su empresa.
ANÁLISIS: Podemos evidenciar que los
procesos que mejor describen la empresa
son; Los procesos están identificados y
documentados, los procesos son
complicados, los procesos son largos, el
proceso tiene un responsable y objetivo.

D) Que beneficio espera usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la

 empresa. ordene de mas importante a menos importante, siendo 1 el más
importante y 7 el menos importante "Disminuir los costos unitarios de
producción y distribución de los productos (bienes o servicio) ".
1. Aumentar la calidad de los productos (bienes o servicios).

2. Producir o distribuir nuevos productos o servicios.

3. Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo.

4. Sobreponerse o superar la obsolescencia tecnología.

5. Competir en mercados nacionales e internacionales.

6. Sustituir importaciones.

7. Contribuir con el desarrollo económico y social del país.

8. Aprovechar las ventajas competitivas.

9. Genera mayor valor económico para una compañía

 10. Facilitar procesos de adaptación y transferencia tecnológica.

ANÁLISIS: Evidenciamos que en base en la encuesta realizada en la empresa el 12%

espera Aumentar la calidad de los productos (bienes o servicios) con el fin de mejorar los
bienes y servicios de la compañía.

Todo contrario al caso anterior podemos observar que lo menos importante es

Sobreponerse o superar la obsolescencia tecnología según los encuestados.
E) ¿Estarías dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso
innovador para su empresa? (si su respuesta es afirmativa, diga cuál y
porque).

ANÁLISIS: Entre las razones los encuestados afirman que NO estarían dispuesto a
realizar un proyecto ya que no se encuentran interesados en realizar o implementar un
proyecto nuevo.

F) Cree usted que la empresa requiere la implementación de nuevas estrategias

organizacionales para la implementación de nuevos procesos y así conlleven al
crecimiento de esta misma.
ANÁLISIS: Según evidenciamos los encuestados el 50% de las personas creen en
implementar nuevas estrategias y procesos organizacionales y el 50% afirma a que no
encuentran interesados en implementar las estrategias que nos permitan ayudar a la
compañía al crecimiento.
G) ¿los procesos de su empresa funcionan y cumple con el objetivo de estos
mismo? Si/No justifique su respuesta

ANÁLISIS: Observamos que la mayoría de comentarios realizados por los empleados de

la compañía son afirmativos, por ende, podemos concluir que los procesos de la empresa
funcionan y cumplen con el objetivo de ellos.
H) ¿Conoce usted como se implementan los procesos en su organización o le han
brindado información de estos mismos?

ANÁLISIS: Podemos evidenciar que en las áreas la información a empleados es concisa

sin embargo una gran parte de estos mismos no conocen o no le han brindado una
información sobre los procesos manejado en la organización.
I) ¿Qué proceso cree usted que debería mejorar la empresa para una óptima
función de este mismo y por qué?
ANÁLISIS: Podemos observar el descontento de los empleados en varias áreas de la
compañía sin embargo debemos realizar un análisis más profundo para brindar una mayor
ayuda en estas misma y podemos mejorarlas desde el problema que estas evidencian.
J) Seleccione que factor es importante para el diseño de procesos.

ANÁLISIS: Analizamos que el 50% de los encuestados están de acuerdo con identificar
los insumos, productos, partes y procedimientos, e le 25 % le parece mejor mapear los
procesos e identificar los productos y el 25% restante nos afirman que desean mejor
conocer el proceso atreves del diseño de este.

BIBLIOGRAFIA
Bibliografía
Grupo. (2021). Bogotá D.C.