Administracion de Empresas 2 - Unidad 7

Asignatura: Administración de Empresas 2
Unidad 7. Sistemas y procesos de control

ADMINISTRACION DE EMPRESAS 2 (ADM-102)
UNIDAD 7
SISTEMAS Y PROCESOS DE CONTROL
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INDICE
Página
I. COMPETENCIAS DE LA UNIDAD 3
II. CONTENIDOS DE LA UNIDAD 4
A. Naturaleza e importancia del sistema de control 4

B. Tipos de control organizacional 11
C. Etapas del proceso de control 17
D. Relación entre sistema de control y privacidad 20
E. Ventajas de las técnicas de control 22
F. El proceso de establecimiento de estándares 26
G. Las barreras del control 31
III. ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL ESTUDIANTE 33
IV. RECURSOS DIDACTICOS ADICIONALES 35
REFERENCIAS 37
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I. COMPETENCIAS CONCRETAS DE LA UNIDAD

Finalizada exitosamente la unidad, el estudiante estará en capacidad de:
• Explicar la naturaleza del control como parte integral del proceso

de gestión.
• Identificar los elementos esenciales en un sistema de control de

gestión y las diferentes formas y clasificaciones de control.
• Detallar las características de un sistema de control efectivo y

examinar la importancia de los factores conductuales.
• Evaluar la naturaleza y el impacto de los sistemas de control

financieros y contables.
• Desarrolla sistemas de control capaces de adecuarse a los

objetivos organizacionales para generar resultados deseables.


II. CONTENIDOS DE LA UNIDAD
UNIDAD 7
SISTEMAS Y PROCESOS DE CONTROL
A. Naturaleza e importancia de los sistemas control
1. Antecedentes y generalidades
En 1916, Henri Fayol formuló una de las primeras definiciones de

control en lo que respecta a la administración. Según Fayol, el control
consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
adoptado, las instrucciones emitidas y los principios establecidos. El
objetivo es señalar las debilidades y los errores para rectificarlos y
evitar que se repitan .
El control de gestión se puede definir como un esfuerzo sistemático

por parte de la gerencia de negocios para comparar el desempeño con
estándares, planes u objetivos predeterminados para determinar si el
desempeño está en línea con estos estándares. También se utiliza
para determinar si se requiere alguna acción correctiva para garantizar
que los recursos humanos y otros recursos corporativos se utilicen de
la manera más eficaz y eficiente posible para lograr los objetivos
corporativos.
El control también se puede definir como la función del sistema que

ajusta las operaciones según sea necesario para lograr el plan, o para
mantener las variaciones de los objetivos del sistema dentro de los
límites permitidos.
El subsistema de control funciona en estrecha armonía con el sistema

operativo. El grado en que interactúan depende de la naturaleza del
sistema operativo y sus objetivos. La estabilidad se refiere a la
capacidad de un sistema para mantener un patrón de salida sin
grandes fluctuaciones. La rapidez de respuesta corresponde a la
velocidad con la que un sistema puede corregir variaciones y regresar
a la salida esperada.




A partir de estas definiciones, se puede ver el vínculo estrecho entre la

planificación y el control. La planificación es un proceso mediante el
cual se establecen los objetivos y los métodos de una organización
para lograr los objetivos, y el control es un proceso que mide y dirige
el desempeño real contra los objetivos planificados de la organización.
Por lo tanto, las metas y los objetivos a menudo se conocen como los
gemelos siameses de la gerencia: la función gerencial de la gerencia y
la corrección del desempeño para asegurar que se cumplan los
objetivos de la empresa y las metas diseñadas para alcanzarlos.
En los términos más simples, la función de la gestión es planear,

organizar, integrar e interrelacionar las actividades de la organización
para alcanzar los objetivos de la misma. Este proceso es facilitado a
través de los sistemas de control de la gestión.
El sistema de control es básicamente un sistema de procesos de

información que valida y verifica los procesos físicos en la
organización.
Un sistema de control es un conjunto de sistemas formales e

informales para ayudar a la administración a avanzar hacia la
realización de los objetivos de la organización. El control ayuda
eficazmente hacia el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Dado que un sistema de control de gestión es un conjunto de

estructuras interrelacionadas que facilita el procesamiento de la
información con el fin de ayudar a los gerentes a coordinar los planes
y obtener el propósito de una organización de manera continua, es
difícil establecer un sistema de control en un entorno de
responsabilidad distribuida, procesos rediseñados y estructura de
trabajo empoderada.
Los sistemas de control son parte integral de todas las organizaciones.

Se ocupan de la coordinación, asignación de recursos, motivación y
medida de desempeño.
El sistema de control de gestión debe proporcionar una dirección al

proceso general de la empresa y dirigir a la organización hacia la
realización de los objetivos que la empresa se ha propuesto. El
sistema de control de gestión se ejecuta como un hilo a través del



sistema y actúa como una red troncal que soporta los sistemas
organizacionales.
2. Naturaleza del control
La naturaleza y el propósito del control se verifican en los siguientes

elementos:
• El control es una función esencial de la gestión.
• El control es un proceso continuo.
• El control está dirigido hacia el trabajo futuro porque el pasado no se

puede controlar.
• El control implica la medición.
• La esencia del control es la acción.
• El control es un sistema integrado.
La necesidad del sistema de control es mantener el estado deseado

de actividad en el negocio.
El control asegura el desempeño cualitativo y cuantitativo del trabajo

en la organización para completar los planes y lograr los objetivos.
Bajo la función de control, los estándares de medición o los criterios se
reconocen y se comunican a los gerentes para que puedan regular el
desempeño de los empleados y puedan trabajar a través del
autocontrol.
Además, el control pone de manifiesto cualquier error de gestión que

obstaculiza el progreso satisfactorio del trabajo y, por lo tanto, brinda a
los gerentes la oportunidad de tomar medidas correctivas antes de
que sea demasiado tarde. La función de control proporciona nuevos
datos y hechos que permiten a los gerentes verificar la precisión de
sus decisiones con respecto a la programación, organización y
dirección de las funciones.




El control como un procedimiento implica la medición, evaluación y
corrección del rendimiento a la luz de los estándares reconocidos a
través de la programación. El hecho de que la programación y el
control sean interdependientes se puede explicar a partir de la
naturaleza de cada función. Del mismo modo, los planes no son
capaces de lograrlos por sí mismos sin el ejercicio de la función de
control.
Implica la medición del cumplimiento con los estándares y la

corrección de desviación si la hay para asegurar el logro de los
objetivos de la organización. El propósito de controlar es asegurar que
todo ocurra de conformidad con los estándares. Un sistema eficiente
de control ayuda a predecir las desviaciones antes de que ocurran.
Según Theo Haimann, “Controlar es el proceso de verificar si se está

haciendo un progreso adecuado hacia los objetivos y metas y
actuando si es necesario, para corregir cualquier desviación ". Según
Koontz & O'Donell, “el control es la medición y corrección de las
actividades de desempeño de los subordinados con el fin de asegurar
que los objetivos y planes de la empresa sean alcanzados". Por lo
tanto, el control tiene los siguientes pasos, los cuales se verán en
detalle más adelante:
o Establecimiento de estándares de desempeño.
o Medición del desempeño real.
o Comparación del desempeño real con los estándares y

detección de desviación si alguna.
o Acción correctiva.
3. Características del control
El control tiene varias características. Puede ser descrito como siendo:
• Un proceso continuo.
• Un proceso de gestión.


• Incrustado en cada nivel de jerarquía organizacional.
• Mirando hacia delante, es decir, dirigido hacia el futuro.
• Muy vinculado a la planificación.

• Una herramienta para lograr actividades organizativas.
• Un proceso final.
4. Los elementos de control
Los cuatro elementos básicos en un sistema de control son:
• La característica o condición que se va a controlar
Se selecciona una característica específica porque existe una

correlación entre ella y el rendimiento del sistema. La
característica puede ser la salida del sistema durante cualquier
etapa del procesamiento o puede ser una condición que es el
resultado del sistema.
• El sensor
Este es el medio para medir la característica o condición. Por

ejemplo, en un sistema de calefacción del hogar, este dispositivo
sería el termostato; y en un sistema de control de calidad, esta
medición puede realizarse mediante una inspección visual del
producto.
• El comparador
Esto determina la necesidad de corrección comparando lo que está

ocurriendo con lo que se ha planeado. Algunas desviaciones del
plan son habituales y esperadas, pero cuando las variaciones son
más allá de las que se consideran aceptables, se requieren
acciones correctivas. Implica una especie de acción preventiva
para indicar que se está logrando un buen control.




• El activador
Esta es la acción correctiva tomada para devolver el sistema a la

salida esperada. La persona, el dispositivo o el método utilizado
para dirigir las entradas correctivas al sistema operativo puede
adoptar diversas formas. Puede ser un controlador hidráulico
colocado por un solenoide o motor eléctrico en respuesta a una
señal de error electrónica, un empleado que debe volver a trabajar
las piezas que no pasaron la inspección de calidad, o un director
de la escuela que decide comprar libros adicionales para
proporcionar un aumento numero de estudiantes.
Mientras un plan se realice dentro de los límites permitidos, la

acción correctiva no es necesaria; sin embargo, esto rara vez
ocurre en la práctica.
Estos ocurren en la misma secuencia y mantienen una relación

consistente entre sí en cada sistema.
5. Funciones del sistema de control
En una organización, el sistema de control involucra las siguientes

funciones:
• Analizar y planificar las actividades de una organización.
• Coordinar las actividades de la organización.
• Comunicar información a los diferentes niveles de la estructura

jerárquica.
• Evaluar la información y decidir la acción a tomar.
• Influenciar a los empleados de la organización para cambiar y

adaptarse al nuevo sistema.
En la etapa de planificación, la administración de una organización

decide lo que la organización debe hacer. El proceso de control
compara los logros reales con los planes establecidos. Otro propósito



importante del sistema de control es asegurar que el trabajo de cada
parte de la organización esté en armonía con el de la otra. Los
sistemas de control están diseñados para lograr la unidad de
propósito en una organización a través de los esfuerzos de los
individuos.
El propósito del control de gestión es garantizar que se lleven a cabo

las estrategias correctas para alcanzar los objetivos de la
organización. Los sistemas de control de gestión anticipan
condiciones futuras. No son de autorregulación en la naturaleza.
Los gerentes usualmente operan en situaciones de incertidumbre y

los sistemas de control aseguran que se tomen las acciones
apropiadas cuando sea necesario, a pesar de la incertidumbre.
Los sistemas de control de gestión ayudan a la gestión en la toma de

decisiones.
En el proceso de control de gestión, las decisiones se toman de

acuerdo con los procedimientos y horarios.
El sistema de control de gestión es un tema interdisciplinario que

utiliza el conocimiento de todas las ramas de la administración, ya que
proporciona una dirección al negocio y ayuda a que el negocio
funcione de manera efectiva.
Esta parte interrelacionar del sistema de control de gestión lo

convierte en una parte integral de la estrategia empresarial. Se cree
que el sistema de control de gestión proporciona la implementación de
la estrategia y la medición de cualquier desviación.
El dominio del sistema de control de gestión es acelerar la

productividad y mejorar la calidad del producto final de una empresa.
Las funciones básicas del sistema de control de gestión son:
o Habilitar la planificación estratégica.
El control de la gestión comienza con la habilitación de la

planificación estratégica de un negocio. El proceso de alineación
con la visión, la misión y los objetivos de la empresa garantiza un
camino eficaz para la empresa.




o Establecer el control de gestión.
A partir de este punto, el proceso de control se vuelve importante

en el negocio, ya que ayuda a tomar medidas correctivas en cada
parte del proceso de gestión cada vez que algo sale mal.
o Habilitar el control de tareas.
El control de tareas constituye la fundación de todo control ya que

permite que las tareas de gestión en todos los niveles del negocio
se unifican con los objetivos del mismo.
o Establecer el mapa u hoja de ruta para el control de la

estrategia.
Una de las funciones principales del sistema de control es

establecer un mapa u hoja de ruta para la estrategia de modo que
pueda ser fácilmente empleada.
o Asegurar el control de la operación.
La última función del sistema de control de gestión es garantizar

que las operaciones del negocio estén controladas de tal manera
que la estrategia general, las funciones y las tareas se lleven a
cabo en la dirección correcta.
B. Los tipos de control organizacional
En la gestión hay diferentes niveles de control: estratégico (nivel más

alto), operativo (nivel medio) y táctico (nivel bajo). El siguiente ejemplo
puede expresar una idea sobre estos niveles de control.
Imaginar que la junta de directores de una empresa multinacional toma la

decisión de construir una nueva sede. Para ello solicita la ayuda de
diferentes funcionarios dentro de la empresa quienes le ayudarán a
decidir la ubicación del nuevo edificio, el estilo de la arquitectura, el
tamaño, etc. (control estratégico). El gerente del proyecto ayuda a
desarrollar el cronograma y el presupuesto del proyecto (control
operacional). El contratista general dirige a los trabajadores, ordena



materiales y equipos para la entrega y establece reglas para garantizar la
seguridad del sitio (control táctico).
Por otro lado, el control puede ser objetivo o normativo.
• El control objetivo involucra elementos de la empresa que pueden

medirse objetivamente, como el volumen de llamadas, la
rentabilidad y la eficiencia del inventario.
• El control normativo significa que los empleados aprenden los

valores y creencias de una empresa y saben lo que es correcto al
observar a otros empleados.
1. Control estratégico
Los gerentes desean saber si la compañía va en la dirección correcta y si

las tendencias y cambios actuales de la compañía los mantienen en el
camino correcto. Para responder a esta pregunta se requiere la
implementación del control estratégico. El control estratégico implica
monitorear una estrategia a medida que se implementa, evaluar las
desviaciones y hacer los ajustes necesarios.
El control estratégico puede implicar la reevaluación de una estrategia

debido a un evento inmediato e imprevisto. Por ejemplo, si el producto
principal de una empresa se está volviendo obsoleto, la empresa debe
reevaluar su estrategia de inmediato.
Implementar una estrategia a menudo involucra una serie de actividades

que ocurren durante un período. Los gerentes pueden monitorear
efectivamente el progreso de una estrategia en varios hitos, o intervalos,
durante el período. Durante este tiempo, los gerentes pueden recibir
información que los ayude a determinar si la estrategia general se está
desarrollando según lo planeado.
El control estratégico también implica el seguimiento de eventos internos

y externos. Se necesitan múltiples fuentes de información para
monitorear los eventos. Estas fuentes incluyen conversaciones con
clientes, artículos en revistas y periódicos comerciales, actividad en
conferencias comerciales y observaciones propias o de las operaciones
de otra compañía. Por ejemplo, Toyota ofrece recorridos por sus plantas
y comparte el "Toyota Way" incluso con los competidores.




Los errores asociados con el control estratégico son generalmente

importantes, como no anticipar la reacción de los clientes al nuevo
producto de un competidor. BlackBerry tenía una fuerte posición en el
mercado de teléfonos celulares de negocios y no vio rápidamente que
sus clientes comerciales se estaban cambiando al iPhone. BlackBerry no
pudo recuperarse.
2. Control operacional
El control operacional implica el control sobre las operaciones y procesos

a mediano plazo pero no las estrategias comerciales. Los sistemas de
control operacional aseguran que las actividades sean consistentes con
los planes establecidos. La administración de nivel medio utiliza controles
operacionales para las decisiones a medio plazo, generalmente durante
uno o dos años. Cuando el desempeño no cumple con los estándares,
los gerentes imponen acciones correctivas, que pueden incluir
capacitación, disciplina, motivación o terminación.
A diferencia del control estratégico, el control operacional se centra más

en las fuentes internas de información y afecta a unidades o aspectos
más pequeños de la organización, como los niveles de producción o la
elección del equipo. Los errores en el control operacional pueden
significar no completar los proyectos a tiempo. Por ejemplo, si los
vendedores no están capacitados a tiempo, los ingresos por ventas
pueden disminuir.
3. Control táctico
Una táctica es un método que cumple un objetivo específico de un plan

general. El control táctico enfatiza las operaciones actuales de una
organización. Los gerentes determinan qué deben hacer las distintas
partes de la organización para que la organización tenga éxito en el
futuro cercano (un año o menos).
Por ejemplo, una estrategia de marketing para una repostería al por

mayor podría ser una solución de comercio electrónico para clientes
específicos, como restaurantes. El control táctico puede implicar una
reunión periódica con el equipo de marketing para revisar los resultados e
implicaría crear los pasos necesarios para completar los procesos


acordados. Las tácticas para la estrategia de repostería pueden incluir lo
siguiente:
• Construyendo una lista de restaurantes locales, hoteles y tiendas

de comestibles.
• describiendo cómo se puede utilizar el sitio web de la panadería

para recibir pedidos.
• Visitando personalmente a los chefs ejecutivos locales para el

seguimiento.
• seguimiento de la respuesta para determinar si se cumple el

objetivo de ventas.
El control estratégico siempre viene primero, seguido de las operaciones,

y luego las tácticas. Por ejemplo, una estrategia para ser ambientalmente
responsable podría llevar a una decisión de operaciones para buscar la
certificación de Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental (LEED). Este
es un programa que otorga puntos para la certificación de iniciativas en
eficiencia energética, como instalar termostatos temporizados, usar
sensores de los ocupantes para controlar el uso de la iluminación y usar
productos de limpieza ecológicos.
La decisión táctica es decidir qué equipo eficiente de energía comprar. En

cada nivel, los controles preguntan si las decisiones responden al
propósito: ahorro de energía real, la certificación LEED y actuar de
manera responsable para el medio ambiente.
4. Controles burocráticos
Los controles de arriba hacia abajo también se conocen como controles

burocráticos. El control descendente significa el uso de reglas,
regulaciones y autoridad formal para guiar el desempeño. Incluye cosas
como presupuestos, informes estadísticos y evaluaciones de desempeño
para regular el comportamiento y los resultados. El control descendente
es el proceso más común, donde los ejecutivos senior toman decisiones
y establecen políticas y procedimientos que implementan las decisiones.




Los gerentes de nivel inferior pueden hacer recomendaciones para sus
departamentos, pero siguen el liderazgo de los gerentes senior.
Presidente
Gerente de Gerente de
Operaciones Ventas
Director de
Encargado de Encargado de Director de
ventas
Operaciones facilidades Mercadeo
domésticas
a. Ventajas
Con el control de arriba hacia abajo o jerárquico, los empleados pueden

dedicar su tiempo a realizar sus tareas de trabajo en lugar de discutir la
dirección de la empresa y ofrecer información sobre el desarrollo de
nuevas políticas. Los ejecutivos senior ahorran tiempo al no explicar por
qué se usan algunas ideas y otras no. Las empresas fuertemente
reguladas pueden encontrar que este enfoque es el más beneficioso.
b. Desventajas
El enfoque de arriba hacia abajo tiene sus inconvenientes. Los niveles

más bajos de una empresa están en contacto con los clientes y
reconocen las nuevas tendencias o la nueva competencia antes que la
alta gerencia. Un enfoque de arriba hacia abajo con mano dura puede


disuadir a los empleados de compartir información o ideas dentro de la
cadena de mando.
5. Control objetivo y normativo
El control objetivo se basa en hechos que se pueden medir y probar. En

lugar de crear una regla que pueda ser ambigua, los controles objetivos
miden el comportamiento observable o el resultado. Como ejemplo de
control de comportamiento, digamos que una tienda quiere que los
empleados sean amigables con los clientes. Podría hacer que esa sea
una regla como se establece, pero puede no estar claro lo que eso
significa y no es medible. Para convertir ese objetivo en un control
objetivo, se podría especificar: “Sonreír y saludar a cualquier persona
dentro de los 5 metros de distancia. Responder las preguntas de los
clientes”.
El control de las salidas del empleado es otra forma de control objetivo.

Algunas compañías, como Yahoo, tienen reglas relajadas sobre las horas
de trabajo y se centran en la producción. Debido a que la salida de los
programadores se puede medir, esto ha funcionado bien, ya sea que un
empleado trabaje de forma tradicional de 9 a.m. a 5 p.m. o comienza al
mediodía y trabaja hasta las 8 p.m.
Los controles normativos gobiernan el comportamiento a través de

patrones de acción aceptados en lugar de políticas y procedimientos
escritos. El control normativo utiliza valores y creencias llamadas normas,
que son estándares establecidos. Por ejemplo, dentro de un equipo, las
reglas informales informan a los miembros de sus responsabilidades. Las
formas en que los miembros del equipo interactúan se desarrollan a lo
largo del tiempo. Los miembros del equipo llegan a un acuerdo informal
sobre cómo se dividirán las responsabilidades, a menudo en función de
las fortalezas percibidas de cada miembro del equipo. Estas reglas no
escritas son controles normativos y pueden influir poderosamente en el
comportamiento.
El control normativo refleja la cultura de la organización, los valores

compartidos entre los miembros de la organización. Cada organización
tiene normas de comportamiento que los trabajadores necesitan
aprender. Una empresa puede esperar que los empleados tomen la
iniciativa para resolver problemas. Otro puede requerir la aprobación de
un gerente antes de que los empleados discutan los cambios fuera del




departamento. Algunos temas pueden estar fuera de la base, mientras
que otros se discuten libremente. Las empresas tendrán una combinación
de controles: de arriba hacia abajo, objetivos y normativos.
C. Etapas del proceso de control
El proceso de control de gestión se puede representar mediante un ciclo

de planificación y control, como en la figura debajo.
El ciclo consta de siete pasos, de los cuales los primeros cinco cubren el
proceso de planificación y los dos últimos pasos están relacionados con
el proceso de control.
La planificación es principalmente un proceso de toma de decisiones. El

control se implementa mediante la medición y corrección de los
resultados obtenidos, para asegurar la realización de los planes.
El propósito de la planificación es preparar a los gerentes de las

organizaciones para la acción.
El primer paso es definir los objetivos. En relación con los objetivos, los
gerentes deben definir dos componentes, a saber:
• el tipo de objetivos y
• el nivel de los objetivos deseados.
1. Rol de la planificación (pasos 1 al 6 de la figura a continuación)
El primer rol de la planificación, por lo tanto, es determinar los llamados

objetivos específicos. La segunda función de la planificación es predecir
cómo la organización puede lograr los objetivos asignados.
En los pasos 2 a 4 de la figura, los gerentes de la organización

consideran diferentes estrategias para lograr los objetivos planificados,
evaluar sus efectos y elegir la mejor alternativa.


En el paso 5, se realiza una descomposición temporal de los planes
seleccionados a largo plazo en planes o presupuestos anuales.
2. El rol del control
El control incluye los pasos 6 y 7 en la figura. La medición y comparación

de los resultados obtenidos con el plan original se realizan en el primero
de estos dos pasos o paso 6. En el segundo paso, el 7, se toman
medidas correctivas para lograr los objetivos deseados o para corregir el
plan. El control sin planificación es imposible, y viceversa; la planificación
sin control no tiene uso alguno.
El proceso de control no es un proceso lineal. La esencia del control no

es evaluar si los objetivos planificados se han logrado o no, sino
monitorear el progreso en el logro de los objetivos.
La medición del rendimiento es un tema muy importante en el proceso de

control de gestión. A menudo, simplemente se considera que la medición
del rendimiento se encuentra en la jurisdicción exclusiva de los
indicadores financieros (contables).




Paso 1
Identificar objetivos
Paso 2
Identificar cursos de acción (estrategia)
Paso 3
Evaluar cada estrategia
Paso 4
Escoger plan alternativo de acción
Paso 5
Implementar plan a largo plazo
(presupuesto anual)
Paso 6
Medir resultados y comparar con el plan

Paso 7
Responder a las divergencias del plan

Ciclo de planificación y control (tomado de ACCA, 2018


De forma más específica, el proceso de control se puede explicar en

el siguiente gráfico.
D. Relación entre los sistemas de control y la privacidad en la

empresa
Obviamente el tema de los sistemas de control de la gestión en la

empresa es de alto interés ya que una empresa que no tiene buenos
sistemas de control de la gestión está condenada al fracaso. Sin
embargo, en los tiempos actuales donde la mayor parte de los sistemas
de control tienen un fuerte elemento digital, donde mucha información
(relativa a la empresa y sus estados financieros, pero también relativa a
los empleados) está contenida o almacenada en computadores o en
‘clouds’, el tema de la privacidad y de la seguridad de la información se
convierte en un componente crítico.
Se requiere que las organizaciones ejecuten la diligencia debida con

respecto a la seguridad de la información y la gestión de riesgos. La
diligencia debida de la seguridad de la información incluye el uso de toda
la información apropiada como parte de un programa de administración
de riesgos en toda la organización para usar de manera efectiva la
orientación de adaptación y la flexibilidad inherente para que los controles
de seguridad seleccionados documentados en los planes de seguridad




de la organización cumplan con la misión y los requisitos comerciales de
las organizaciones.
El uso de las herramientas y técnicas de administración de riesgos que

están disponibles para las organizaciones es esencial para desarrollar,
implementar y mantener las salvaguardas y contramedidas con la fuerza
necesaria y suficiente del mecanismo para abordar las amenazas
actuales a las operaciones y los activos de la organización, los individuos,
otras organizaciones.
El empleo de procesos, procedimientos y tecnologías eficaces basados

en el riesgo ayudará a garantizar que todos los sistemas de información y
las empresas tengan la capacidad de recuperación necesaria para
respaldar las responsabilidades corporativas de proteger la información
de la empresa, de sus empleados y de otros clientes.
La selección e implementación de controles de seguridad para los

sistemas de información y las organizaciones son tareas importantes que
pueden tener implicaciones importantes en las operaciones y en los
activos de la empresa.
Los controles de seguridad son las medidas de seguridad y/o medidas

preventivas prescritas para los sistemas de información u organizaciones
diseñadas para:
• proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la

información que procesa, almacena y transmite esos sistemas y/u
organizaciones; y
• satisfacer un conjunto de requisitos de seguridad definidos.
En ese sentido, hay varias preguntas clave que deben ser respondidas
por las empresas al abordar las consideraciones de seguridad de la
información para sus sistemas de información y para la seguridad de la
empresa como un todo:
• ¿Qué controles de seguridad son necesarios para satisfacer los

requisitos de seguridad y para mitigar adecuadamente los riesgos
incurridos al usar la información y los sistemas de información en la


ejecución de las misiones de la organización y las funciones
empresariales?
• ¿Se han implementado los controles de seguridad o existe un

plan de implementación?
• ¿Cuál es el nivel deseado o requerido de seguridad?
E. Ventajas de las técnicas de control
Como se ha repetido anteriormente, el control es el proceso de asegurar

el rendimiento según el estándar. Es el proceso de comparación y
verificación del rendimiento real con el rendimiento estándar. También
analiza si las acciones tomadas son según lo planeado y las acciones
correctivas.
El control es una función clave y crítica de la gestión para la

implementación del plan en el campo real. También evita y corrige
desviaciones de los planes.
El control es una parte importante e indispensable de la gestión. El

control adecuado hace la suavidad en el funcionamiento de la
organización. El control ayuda a controlar los errores y nos dice cómo se
pueden enfrentar o enfrentar los nuevos desafíos.
Sin un mecanismo adecuado de control, el proceso de gestión será

incompleto. El control mantiene al subordinado bajo control y trae
disciplina entre ellos. Reduce las posibilidades de errores que pueden
repetirse en el futuro al proporcionar pasos preventivos. Básicamente, se
ocupa de asegurarse de que haya un correcto cumplimiento de las
funciones.
Las diversas razones y ventajas del control se enumeran a continuación:
1. Lograr los objetivos organizacionales
El proceso de control ayuda a lograr las metas u objetivos de la

organización. El controlador guía las actividades de los subordinados
en el logro de los objetivos. Asegura el uso de los recursos humanos y




materiales de la mejor manera posible para que pueda haber objetivos
predeterminados de la organización.
2. Evaluar la exactitud de las normas
Un gerente compara el rendimiento real del trabajo con los estándares

mientras realiza la función de control. Intenta averiguar si la precisión
de los estándares no es mayor o menor que los estándares generales.
En el caso de las necesidades, se redefinen.
3. Mejora la eficiencia
La organización establece el objetivo para el futuro que no es seguro.

Por lo tanto, el control es la forma en que se centra en la
incertidumbre y para alcanzar los objetivos. El control regular muestra
la desviación en el plan y el logro real, lo que ayuda a mantener al
personal en el camino correcto.
4. Mejorar la motivación de los empleados
La motivación se define como el proceso de inspirar a alguien para

hacer algo. El control hace que todos los empleados trabajen con total
dedicación, ya que saben que su desempeño laboral será evaluado.
Su identidad se establecerá si el informe de progreso es satisfactorio
en la organización.
5. Garantizar el orden y la disciplina
La implementación de la ayuda de control para comprobar todas las

actividades indeseables como robo, corrupción, retraso en el trabajo y
actitud de falta de cooperación. El control garantiza el orden y la
disciplina. Garantizar el orden y la disciplina es también una de las
importancia de controlar.
6. Facilitar la coordinación
Un buen sistema de control facilita la coordinación entre los

departamentos y empleados. El control facilita la coordinación al
proporcionar la unidad de dirección. El control ayuda a asegurar la
coordinación al evitar la superposición y la duplicación de trabajos y
corregir rápidamente las desviaciones.



7. Guías en la consecución de objetivos
El proceso de control proporciona estándares o normas para la

evaluación y gestión del desempeño real. La esencia del control es la
adhesión a la planificación. Proporciona información de
retroalimentación para tomar medidas correctivas. A través de, los
gerentes de control mantienen a la organización en el camino correcto
y aseguran el logro de los objetivos planeados.
8. Simplifica la supervisión
El control ayuda a simplificar la tarea del supervisor al imprimir

desviaciones significativas de los estándares de desempeño.
Mantiene a los subordinados bajo control y facilita mantener y
desarrollar la disciplina entre ellos. El control ayuda a controlar y
supervisar la actividad de la organización. El control facilita el proceso
de supervisión.
9. Delegación efectiva de autoridad
La delegación efectiva de autoridad ayuda en el correcto sistema de

control. La delegación de autoridad no tendrá sentido sin el adecuado
sistema de control. Por lo tanto, la gerencia debe desarrollar la técnica
adecuada de control en la organización.
10. Acción correctiva
Cuando los resultados no coinciden con los objetivos, se deben tomar

medidas correctivas para corregir la debilidad y los problemas. Dado
que la acción correctiva es la esencia del control. También es uno de
la importancia del control.
11. Buen funcionamiento de la organización
El control es el medio para implementar las actividades de la

organización. Por lo tanto, el sistema de control es necesario para el
buen funcionamiento de la organización. El control ayuda a corregir
desviaciones significativas y suaviza el rendimiento general.




12. Costo
El control asegura la eficiencia y eficacia organizacional. El sistema de

control adecuado puede hacer una contribución significativa a la
reducción de los costos operativos, así como a la maximización de la
producción. Eliminan el desperdicio y la duplicación de esfuerzos al
tiempo que reducen los costos laborales y aumentan la cantidad de
producción.
13. Mejor planificación
La planificación y el control son las funciones gerenciales importantes.

El control es el único medio para garantizar que los planes se
implementen en el sentido real. También proporciona información
sobre la base de la cual se pueden formular mejores planes en el
futuro. Sin controlar la planificación no tiene sentido.
El control ayuda a averiguar si la producción se está llevando a cabo

con los pedidos recibidos. De lo contrario, las causas de la desviación
se detectan y se inician acciones correctivas en la organización. Por lo
tanto, la coordinación entre ambos departamentos se establece para
el correcto funcionamiento de la organización.


F. El proceso de establecimiento de estándares
1. Establecimiento de estándares
Debido a que los planes son los criterios contra los cuales se deben
revisar los controles, se sigue lógicamente que el primer paso en el
proceso de control sería cumplir los planes. Los planes pueden
considerarse como el criterio o los estándares con los que comparamos
el desempeño real para determinar las desviaciones.
El establecimiento de estándares es uno de los componentes del control

de la gestión, como se puede observar en el esquema siguiente. Los
demás componentes se estudiarán brevemente también en esta unidad.
Los estándares y objetivos de la organización son elementos importantes

en cualquier plan de negocios porque guían la toma de decisiones
gerenciales. Para crear objetivos alcanzables, una organización necesita
entender dónde está, a dónde quiere ir y contra quién está compitiendo.
Los estándares de una empresa definen cómo debe actuar, mientras que
sus objetivos determinan qué acciones tomará. La combinación de
estándares y objetivos permite a la gerencia crear una estrategia de
negocios.




Las organizaciones son como individuos: tienen valores, creencias y
metas. Quieren promover una imagen particular a las partes interesadas,
también conocida como marca. Antes de que una empresa pueda crear
estándares, es importante que la gerencia aclare la misión, los valores y
la visión. Si alguno de estos no es completo o correlativo, la
administración debe redefinir y repensar lo que la compañía representa.
Una vez que se establecen la misión, los valores y la visión, la

organización debe establecer estándares (tanto operativos como de
valor). Estas normas deben ser exigibles y fáciles de enseñar y deben
comunicarse con claridad y simplicidad. Es importante que los empleados
comprendan los estándares que deben cumplir y las consecuencias de
no cumplir con estas expectativas. Sin el compromiso de los empleados,
los estándares carecerán de significado y aplicabilidad, por lo que la
gerencia debe concentrar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en
inculcar los estándares a través de la comunicación y la observación.
Una vez que la gerencia y sus subordinados delinean y cumplen los

estándares, la organización puede comenzar a aplicar este paradigma
operacional a una serie de objetivos a corto y largo plazo.
Un control de estándares es un objetivo contra el cual se

comparará el desempeño posterior.

Los estándares son los criterios que permiten a los gerentes evaluar
acciones futuras, actuales o pasadas. Se miden de diversas maneras,
incluidos términos físicos, cuantitativos y cualitativos. Se pueden
gestionar y controlar cinco aspectos del rendimiento: cantidad, calidad,
costo de tiempo y comportamiento. Cada aspecto del control puede
necesitar categorización adicional.
Una organización debe identificar los objetivos, determinar las tolerancias

de esos objetivos y especificar el tiempo de acuerdo con los objetivos de
la organización definidos en el primer paso para determinar qué controlar.
Por ejemplo, las normas pueden indicar qué tan bien se fabrica un
producto o qué tan eficazmente se debe entregar un servicio.


Las normas también pueden reflejar actividades o comportamientos
específicos que son necesarios para alcanzar los objetivos de la
organización. Las metas se traducen en estándares de desempeño al
hacerlas medibles. Un objetivo organizacional para aumentar la
participación de mercado, por ejemplo, puede traducirse en un estándar
de desempeño de alta gerencia para aumentar la participación de
mercado en un 10 por ciento dentro de un período de doce meses. Las
medidas útiles de desempeño estratégico incluyen: ventas (total y por
división, categoría de producto y región), crecimiento de ventas,
ganancias netas, rendimiento de ventas, activos, capital y costo de
inversión de las ventas, flujo de efectivo, participación de mercado,
calidad del producto , valor agregado y productividad de los empleados.
La cuantificación del estándar objetivo es a veces difícil. Por ejemplo,

considere el objetivo del liderazgo del producto. Una organización
compara sus productos con los de sus competidores y determina hasta
qué punto es pionera en la introducción de mejoras de productos básicos
y productos básicos. Tales estándares pueden existir aunque no estén
formalmente y explícitamente establecidos.
Establecer la sincronización asociada con los estándares también es un

problema para muchas organizaciones. No es inusual que los objetivos a
corto plazo se cumplan a expensas de los objetivos a largo plazo.
La gerencia debe desarrollar estándares en todas las áreas de

desempeño tocadas por los objetivos organizacionales establecidos. Las
diversas formas de estándares dependen de lo que se mide y del nivel
gerencial responsable de tomar medidas correctivas.
Generalmente se usa como ejemplo, los siguientes ocho tipos de

estándares, establecidos por General Electric, la conocida empresa
estadounidense.
a. Normas o estándares de rentabilidad
Estas normas indican la cantidad de ganancias que a General

Electric le gustaría obtener en un período de tiempo determinado.




b. Estándares de posición en el mercado
Estos estándares indican el porcentaje del mercado total de

productos que la empresa desea ganar de los competidores.
c. Estándares de productividad
Estos estándares están orientados a la producción e indican varias

tasas aceptables de los productos finales que deben generarse
dentro de la organización.
d. Estándares de liderazgo de productos
Los estándares de liderazgo de productos indican qué niveles de

innovación de productos harían que las personas vean a los
productos de la empresa (en este caso General Electric) como
líderes en el mercado.
e. Estándares de desarrollo del personal
La lista de estándares de desarrollo del personal es aceptable para

el progreso en esta área.
f. Estándares de actitud de los empleados
Estos estándares indican actitudes que los empleados de la

empresa deben adoptar.
g. Estándares de responsabilidad pública
Todas las organizaciones tienen ciertas obligaciones con la

sociedad. Los estándares de General Electric en esta área indican
niveles aceptables de actividad dentro de la organización dirigidos
a cumplir con las responsabilidades sociales.


h. Estándares que reflejan el equilibrio entre objetivos de

corto y largo alcance
Los estándares en esta área indican cuáles son los objetivos

aceptables de largo y corto alcance y la relación entre ellos.
2. Medición del desempeño o rendimiento
La medición del desempeño con respecto a los estándares debe ser

orientada hacia el futuro para que las desviaciones puedan detectarse
por adelantado mediante las acciones apropiadas.
El grado de dificultad en la medición de varios tipos de desempeño

organizacional, por supuesto, está determinado principalmente por la
actividad que se mide. Por ejemplo, es mucho más difícil medir el
desempeño de un trabajador de mantenimiento de carreteras que medir
el desempeño de un estudiante matriculado en un curso de
administración a nivel universitario.
3. Comparación del rendimiento medido con los estándares

establecidos
Cuando los gerentes han tomado una medida del desempeño

organizacional, su siguiente paso para controlar es comparar esta medida
con algún estándar. Un estándar es el nivel de actividad establecido para
servir como modelo para evaluar el desempeño organizacional. El
desempeño evaluado puede ser para la organización en su totalidad o
para algunas personas que trabajan dentro de la organización.
En esencia, los estándares son los criterios que determinan si el

desempeño organizacional es adecuado o inadecuado.




d. Tomar acciones correctivas
Una vez que el desempeño real ha sido medido en comparación con los
estándares de desempeño establecidos, el siguiente paso en el proceso
de control es tomar medidas correctivas, si es necesario. La acción
correctiva es una actividad de gestión dirigida a llevar el desempeño
organizacional hasta el nivel de los estándares de desempeño. En otras
palabras, la acción correctiva se enfoca en corregir los errores de la
organización que dificultan el desempeño de la organización.
Sin embargo, antes de tomar cualquier acción correctiva, los gerentes

deben asegurarse de que los estándares que están utilizando se hayan
establecido correctamente y que sus mediciones del desempeño
organizacional sean válidas y confiables. A primera vista, parece una
propuesta bastante simple de que los gerentes deben tomar medidas
correctivas para eliminar los problemas: los factores dentro de una
organización que constituyen barreras para el logro de los objetivos de la
organización.
En la práctica, a menudo es difícil identificar el problema que

causa un efecto organizativo no deseado.
G. Barreras del control
Son muchas las ventajas del control de la gestión. Sin embargo, hay que
considerar también los elementos que pueden dificultar la función de
control. Algunas de ellas son:
• Las actividades de control pueden crear un énfasis excesivo

indeseable en la producción a corto plazo en oposición a la
producción a largo plazo.
• Las actividades de control pueden aumentar la frustración de los

empleados con sus trabajos y, por lo tanto, reducir la moral. Esta
reacción tiende a ocurrir principalmente cuando la administración
ejerce demasiado control.



• Las actividades de control pueden fomentar la falsificación de

informes y la baja credibilidad en la información y los datos
generados.
• Las actividades de control pueden hacer que las perspectivas de

los miembros de la organización sean demasiado limitadas para el
bien de la organización.
• Las actividades de control se pueden percibir como los objetivos

del proceso de control en lugar de los medios por los cuales se
toman las medidas correctivas.




III. ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL ESTUDIANTE
Después de finalizar la unidad, el estudiante realizará las siguientes

actividades.
1. Explicar el elemento conductual de los sistemas de control.
2. Explicar el por qué de la importancia de los sistemas de control.
3. Explicar por qué se dice que la función de control empieza con la

función de planificación.
4. Construir un esquema que liste y explique los diferentes tipos de

control.
5. Proporcionar dos ejemplos de cada tipo de control estudiado en

esta unidad.
6. Escriba una reflexión sobre la relación entre los sistemas de control

y la privacidad de los empleados de una empresa.
7. Explique la importancia del establecimiento de estándares de

control.



8. Cree usted que los estándares de control de General Electric, una
mega empresa estadounidense, podrían ser aplicados a la pequeña
empresa que produce galletas caseras en su comunidad?
Justifique la respuesta.
9. A partir de las lecturas obligatorias (en la siguiente sección)

determinar las herramientas más importantes de control de la
gestión.




IV. RECURSOS DIDACTICOS ADICIONALES
A. Lecturas adicionales
Título Fuente (url)

El control de la gestión *** https://upcommons.upc.edu/bitstream/hand
le/2117/94069/09CAP3V3.pdf
Control de gestión http://repositorio.uchile.cl/bitstream/handle/
2250/108323/Diferencias%20en%20el%20
uso%20de%20Herramientas%20y%20Mec
anismos%20de%20Control%20entre%20P
ymes%20y%20Grande.pdf?sequence=4&is
Allowed=y
Sistemas de control de gestión https://www.redalyc.org/pdf/870/870509020
y medición del desempeño *** 09.pdf
*** Lectura obligatoria.


B. Videos
Nombre del video Fuente (url)
Control interno de las https://www.youtube.com/watch?v=mGd91ylxLY

empresas *** o
Organización de la empresa y https://www.youtube.com/watch?v=U4KGKWoHr
control presupuestario *** gI
*** Obligatorio




REFERENCIAS
ACCA (2018). Paper F5: Perfomance Measurement, BPP Learning Media

Ltd.
Coventry, L., Briggs, P., Jeske, D., van Moorsel, A.: SCENE: A
structured means for creating and evaluating behavioral nudges in
a cyber security environment. In: Marcus, A. (ed.) DUXU 2014,
Part I. LNCS, vol. 8517, pp. 229–239. Springer, Heidelberg (2014)
David, F. (2014). Strategic Management. Cengage Learning
Giraoud, F., Zarlowski, P., Saulpic, O., Lorain, M., Fourcade, F., Morales,
J.(2011). Fundamentals of management control, Pearson
Education France
Hewege, C.R.(2012).A Critique of the Mainstreem Management Control

Theory and the Way Forward, Sage Open
Jevtic, B., Grozdanic, R.(2014). Strategic Importance of Open

Innovation. The Third International Conference on Employment,
Education and Entrepreneurship Belgrade, (EEE 2014)
Jones, G. (2008). Contemporary Management. New York McGraw-Hill

Company
Kinicki, A. & Kreithner, R. (2008). Organizational Behaviour: Key

Concepts, Skills and Best Practice. New York: The McGraw-Hill
Companies
Koonts, H. (1972). Principles of Management. New York, NY: MacGraw-

Hill


Mcshane, S.L & Glinow, M.A. (2008). Organizational Behaviour. New

York: McGraw – Hill Companies.
Mullins, L. (2002). Management and Organizational Behavior. London:

FT Pitman.
Robbins, S. (2005). Organizational Behavior: New Jersey: Prentice Hall


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Unidad 7. Sistemas y procesos de control

ADMINISTRACION DE EMPRESAS 2 (ADM-102)

SISTEMAS Y PROCESOS DE CONTROL

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II. CONTENIDOS DE LA UNIDAD 4

A. Naturaleza e importancia del sistema de control 4

III. ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL ESTUDIANTE 33

IV. RECURSOS DIDACTICOS ADICIONALES 35

2 Se prohíbe la reproducción, cesión o venta de este documento académico. Este documento

I. COMPETENCIAS CONCRETAS DE LA UNIDAD

• Explicar la naturaleza del control como parte integral del proceso

• Identificar los elementos esenciales en un sistema de control de

• Detallar las características de un sistema de control efectivo y

• Evaluar la naturaleza y el impacto de los sistemas de control

• Desarrolla sistemas de control capaces de adecuarse a los

Se prohíbe la reproducción, cesión o venta de este documento académico. Este documento 3

II. CONTENIDOS DE LA UNIDAD

A. Naturaleza e importancia de los sistemas control

En 1916, Henri Fayol formuló una de las primeras definiciones de

El control de gestión se puede definir como un esfuerzo sistemático

El control también se puede definir como la función del sistema que

El subsistema de control funciona en estrecha armonía con el sistema

4 Se prohíbe la reproducción, cesión o venta de este documento académico. Este documento

A partir de estas definiciones, se puede ver el vínculo estrecho entre la

En los términos más simples, la función de la gestión es planear,

El sistema de control es básicamente un sistema de procesos de

Un sistema de control es un conjunto de sistemas formales e

Dado que un sistema de control de gestión es un conjunto de

Los sistemas de control son parte integral de todas las organizaciones.

El sistema de control de gestión debe proporcionar una dirección al

Se prohíbe la reproducción, cesión o venta de este documento académico. Este documento 5

2. Naturaleza del control

La naturaleza y el propósito del control se verifican en los siguientes

• El control es una función esencial de la gestión.

• El control es un proceso continuo.

• El control está dirigido hacia el trabajo futuro porque el pasado no se

• El control implica la medición.

• La esencia del control es la acción.

• El control es un sistema integrado.

La necesidad del sistema de control es mantener el estado deseado

El control asegura el desempeño cualitativo y cuantitativo del trabajo

Además, el control pone de manifiesto cualquier error de gestión que

6 Se prohíbe la reproducción, cesión o venta de este documento académico. Este documento

Implica la medición del cumplimiento con los estándares y la

Según Theo Haimann, “Controlar es el proceso de verificar si se está

o Establecimiento de estándares de desempeño.

o Medición del desempeño real.

o Comparación del desempeño real con los estándares y

3. Características del control

El control tiene varias características. Puede ser descrito como siendo:

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• Incrustado en cada nivel de jerarquía organizacional.

• Mirando hacia delante, es decir, dirigido hacia el futuro.

• Muy vinculado a la planificación.

4. Los elementos de control

Los cuatro elementos básicos en un sistema de control son:

• La característica o condición que se va a controlar

Se selecciona una característica específica porque existe una

Este es el medio para medir la característica o condición. Por

Esto determina la necesidad de corrección comparando lo que está

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