Iglesia Pentecostal Unida de Colombia

Iglesia Central - Rioblanco

CARTILLA GUIA PARA

ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO,
PRESUPUESTO E INFORME DE GESTION

PARA COMITES LOCALES

RIOBLANCO – ENERO 2008

 Guía para elaboración de un Plan de Trabajo

Iglesia Pentecostal Unida de Colombia

Iglesia Central - Rioblanco

CARTILLA GUIA
PARA ELABORAR UN PLAN DE TRABAJO

Así, pues, téngannos los hombres por servidores de Cristo, y administradores de los
misterios de Dios. Ahora bien, se requiere de los administradores, que cada uno sea hallado
fiel. (1ª Corintios 4: 1- 2)

Antes de definir qué es un Plan de Trabajo es necesario tener claro los conceptos básicos
del Proceso Administrativo.

El proceso Administrativo, son etapas que nos da la administración para poder realizar las
actividades que llevan a la consecución de los objetivos y metas de una forma ordenada,
eficaz y eficiente.

Administrar, es lograr objetivos preestablecidos mediante la continua y conciente dirección

del trabajo humano, de acuerdo con planes de acción específicamente diseñados.

1. PLANEACIÓN

Planificar, es predeterminar el curso de acción, saber qué se quiere lograr y cómo se va a

lograr. Si usted no sabe a donde va, no se extrañe si no llega a ninguna parte. Los comités
exitosos siempre tienen algo en común: un plan de trabajo bien estructurado que las
dinamiza y las empuja al logro de sus metas.

Lo esencial de la planeación es:

Objetivo General: es lo que se debe lograr como resultado del ejercicio administrativo. El
establecimiento de un buen Objetivo General es pre-requisito para el éxito de su labor; en él
se debe enunciar o declarar lo que quiere lograr, responde a las preguntas ¿qué voy a
hacer? ¿Cómo lo voy hacer? y ¿para qué lo hago? Ejemplo:

Objetivos específicos: Son los pasos que se desprenden del objetivo general y deben ser
formulados de tal forma que estén orientados al logro del objetivo general, es decir, que cada
objetivo específico está diseñado para lograr un aspecto y todos en su conjunto la totalidad
del objetivo general.

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Para una correcta formulación de estos objetivos se debe tener en cuenta que sean:

Reales: Las metas escritas de manera ambigua no nos inspiran ni motivan mucho. Por
ejemplo: si un pastor establece un objetivo “impactar el mundo con el evangelio”
seguramente no hará mucho, en cambio, si se propone enseñarle el plan de salvación a las
personas de su municipio, hará más.

Medibles: Los objetivos sin término fijo permiten darse el lujo de no cumplirlos jamás, porque
no hay nada que obligue a ser diligente para alcanzarlo. Siguiendo con el ejemplo, el pastor
debiera decir: “Enseñarle el plan de salvación a las personas de mi municipio en un año”.

Cuantificables: Existe una expresión que dice: “No se puede mejorar lo que no se puede
medir”. Sin una medida nunca se sabrá hasta qué punto mejoró la situación. Enseñar el plan
de salvación y bautizar en un año a 100 personas del municipio.

2. ORGANIZACIÓN

Es colocar hombres y mujeres dentro de una estructura, describirles sus funciones y acordar
quién lo dirige y a quiénes dirige, para el logro de los objetivos propuestos en la planificación.
Es importante que el personal que se escoja tenga el perfil adecuado para desempeñar el
cargo.

3. LA EJECUCIÓN

Es la puesta en marcha de las actividades programadas en el plan de trabajo bajo sus

directrices establecidas. Es importante que la ejecución se haga sobre lo establecido pues
esto además de tener un orden también va a permitir hacer una evaluación concreta.

4. EL CONTRÓL

La función general del control es la medición y corrección del desempeño, con el fin de
asegurar que se cumplan los objetivos y los planes creados para alcanzarlos. El control es la
función de todos los líderes es recomendable hacerla por lo menos una vez al mes para
corregir las posibles desviaciones a tiempo.

Una vez repasado estos conceptos básicos del Proceso Administrativo, empecemos a definir
qué es un Plan de trabajo:

La planeación del trabajo es una de las tareas más interesantes y desafiantes dentro del
desarrollo y ejecución de programas. Un plan de trabajo es un documento desarrollado por la
dirección y el equipo de trabajo, en el cual se listan todas las actividades planeadas, la fecha
en la que se realizarán, los recursos que van a utilizarse y las personas responsables de
llevarlas a cabo. Este documento es una herramienta muy útil para la implementación
eficiente y efectiva de un programa y debe usarse como un instrumento de seguimiento a
todos los niveles.

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Para obtener mejores resultados de los planes de trabajo y del proceso de planeación es
preciso entender:

 Los pasos del proceso y quién debe intervenir en él.

 Cómo desarrollar un plan anual de trabajo.
 Cómo un plan anual de trabajo proporciona una relación importante entre la
planeación y la evaluación del programa.
 Los beneficios de la planeación del trabajo, así como la importancia de mantener un
proceso flexible que pueda responder a los cambios durante el desarrollo del
programa.

Preparación para la planeación del trabajo

La planeación es un proceso que tiene lugar en varios niveles dentro de la organización. Un

plan de trabajo permite al administrador y al personal, planear las actividades específicas,
determinar qué recursos se requieren para realizarlas y preparar un presupuesto para las
mismas. Durante el proceso, el administrador identificará las actividades específicas que se
llevarán a cabo dentro de los diferentes niveles funcionales en un período. El plan de trabajo
resultante determinará los objetivos específicos y las actividades que se llevarán a cabo, la
secuencia cronológica de las mismas así como quién las efectuará y qué recursos se
requerirán. La realización de estas actividades permite que el programa logre sus objetivos
específicos. El presupuesto que cubre estas actividades debe compararse con los fondos
existentes, y el plan de trabajo debe modificarse si las actividades resultan demasiado
costosas.

Se necesita pensar con detalle en todas las actividades que se requieren para alcanzar los
objetivos. Para ello es de gran ayuda considerar las siguientes preguntas:

¿Qué actividades necesitan realizarse para alcanzar los objetivos específicos del programa?
¿Quién las realizará?
¿Cuándo se llevarán a cabo?
¿Qué recursos se necesitarán?

Estos análisis y discusiones son esenciales para un planeamiento exitoso porque permiten al
personal entender el por qué ciertas actividades son necesarias y determinar la mejor
manera de realizarlas. El resultado de este proceso es un plan de actividades y tareas a
ejecutarse en un período determinado y que han sido desarrolladas y aceptadas por las
personas que se encargan de llevarlas a cabo.

Los planes de trabajo requieren de un trabajo en equipo

Para identificar al personal que intervendrá en el proceso de desarrollo de los planes de

trabajo, es importante preguntarse quién va a ejecutar las actividades. Como regla general,
es una práctica recomendable involucrar a las personas en la planeación y proyección de
aquellas actividades que constituyen su trabajo.

El personal que interviene en la planeación del trabajo puede lograr los siguientes beneficios:

 Crear una atmósfera de trabajo en equipo y cooperación;

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 Informar al personal sobre el rango y tipo de actividades de los demás;

 Motivar al personal a trabajar con objetivos que suponen un desafío y que sean
realistas;

CRONOGRAMA

Una vez que se termina el plan de trabajo, es importante preparar una gráfica que sirva de
referencia y que será utilizada por todo el personal y que transmita de una manera concisa lo
que incluye el proyecto y cuándo se realizará la actividad.

Veamos una grafica que nos puede ayudar.

FORMATO EJEMPLO PARA UN CRONOGRAMA

PERSONAL OBJETIVO Y
ACTIVIDAD FECHA LUGAR
DELEGADO METAS

Orar por el plan

Enero 5 de Iglesia Central -
Ayuno General Junta Local de trabajo de los
2007 Rioblanco
Comités locales

Desarrollo y uso de planes de trabajo

 Las actividades del plan de trabajo están directamente relacionadas con los objetivos
generales y objetivos específicos (o metas) definidos en el plan anual de trabajo.
 Las actividades se presentan de una manera clara.
 Las actividades se dividen en tareas más manejables.
 Las actividades tienen una secuencia cronológica.
 El plan de trabajo muestra qué actividades se llevarán a cabo, por quién y en qué
período (puede ser diario, semanal o mensual según el nivel administrativo para el que
fue creado).
 Las actividades se asignan al personal indicado.
 El plan de trabajo incluye las necesidades y distribución de recursos por actividad.
 El plan y enfoque de las actividades son razonables, tomando en cuenta las
limitaciones de tiempo, recursos humanos y financieros.

PRESUPUESTOS
  1. QUÉ ES UN PRESUPUESTO

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos
financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas,
este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

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 2. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la

organización.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo,
comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para
verificar los logros o remediar las diferencias.
3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos
dentro de la organización.

 3. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las

operaciones de la organización.
2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en
unos límites razonables.
3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y
direccionadas hacia lo que verdaderamente se busca.
4. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de
acción.
5. Los presupuestos sirven como medios de comunicación.
6. Las lagunas, dudas o suposiciones pueden ser detectadas y tratadas a tiempo.

 4. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe

desarrollar en un periodo determinado.
2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, y fijar responsabilidades en las
diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas
previstas.
3. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la
empresa en forma integral.
4. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

 5. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades,
establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan
medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la
alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas
dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

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La presupuestación puede fracasar por diversas razones:

Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del
momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de
la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la
organización.
Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores
que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas
presupuestadas.
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de las
formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los
resultados.
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.
Cuando no se siguen las políticas de la organización.

6. CALENDARIO PRESUPUESTAL

Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control (evaluación)

del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser diario, semanal, quincenal,
mensual, trimestral, semestral o anual.

 7. ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO

Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones
y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a
extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo
muestra a la gerencia quiénes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha

EL INFORME DE GESTIÓN

Es un documento escrito que se hace con base en el Plan de Trabajo y resalta lo logros o
dificultades presentadas en el desarrollo de las actividades.

El Informe de Gestión debe ser concreto, preciso y conciso dado que es un resumen de la
labor realizada y no se puede extender demasiado porque de lo contrario hará que los
asistentes pierdan la concentración.

Las partes en que se divide el Informe de Gestión son:

a. Versículo: De acuerdo a las actividades realizadas y la obra de Dios en ese periodo.

b. Saludo: se debe saludar de acuerdo al orden de jerarquización de los asistentes a la

reunión Ej. Pastor, Junta local, Directivas.

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c. Actividades Realizadas: En forma breve las actividades realizadas y logros alcanzados.

El informe debe ser presentado en hojas tamaño carta, con una información clara. Si el
informe es económico entonces se deben presentar los indicadores que muestren el
Superávit o Déficit y se debe explicar la razón por lo cual se dio el indicador. Es importante
comparar los datos de la Ejecución Presupuestal pues es una herramienta que nos permite
visualizar los aciertos o desviaciones del periodo.

d. Proyectos en marcha o actividades pendientes: se debe mencionar las actividades que

quedan pendientes para el próximo periodo pues permitirá que los asistentes queden
programados para apoyar las actividades.

e. Agradecimientos: a Dios primeramente y luego a cada uno de los que participaron directa
o indirectamente en el desarrollo de las actividades en el periodo del informe.

f. Despedida: debe ser invitando a los hermanos a seguir colaborando con sus oraciones y
aportes para que la Obra de Dios siga creciendo como la luz de la aurora, de aumento en
aumento

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa.
Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.

POLÍTICAS: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el

futuro.

PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.

ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situación.

PROGRAMA: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asigna los
recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.

ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros, estructurándolos en

forma que permitan alcanzar las metas de las empresas.

EJECUTAR: Colocar en marcha los planes.

CONTROLAR: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la

asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a variaciones y
causas de las mismas.

PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va a producir.

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ANEXOS

 Presupuesto

 Ejecución Presupuestal

 Balance General

 Estado de Resultados

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Informe de Gestión y Económico

Fecha: abril 02 de 2008

De : Conquistadores Pentecostales
Para : Pastor Luis Emilio Torres

“Antes, en todas estas cosas somos más que

vencedores por medio de aquel que nos amó”
Romanos 8:37

Un saludo muy especial en el admirable nombre de nuestro señor Jesucristo,

deseándole muchas bendiciones para usted y su familia.

A continuación nos permitimos presentar el informe de gestión y económico de

Enero 01 a Marzo 31 de 2008, correspondiente a nuestra directiva.

Agradecemos su apoyo y respaldo con el trabajo de la juventud.

Anexamos:
Informe de Gestión
Informe Económico (Estado de Resultados y Balance General).

Atentamente,

_____________________ ______________________
Firma del Presidente Firma del Secretario

_____________________
Firma del Tesorero

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Iglesia Pentecostal Unida de Colombia

Informe de Gestión

Enero
06. Integración con la Juventud – se realizó con éxito, teniendo un total de
asistencia de 136 jóvenes, aprovechamos para darles a conocer el plan
de trabajo y tener algunas dinámicas y sugerencias para un mejor trabajo
juvenil. Teniendo como respuesta un total apoyo hacia la directiva y un
gran compromiso con los eventos que se aproximan.

23. Visitación a la Juventud – en este día la directiva se desplazó para

visitar los jóvenes del sector del duda, nos encontramos con algunos
jóvenes desanimados, a quienes logramos reanimarlos con la ayuda de
nuestro Dios. Y también aconsejamos a los adolescentes que estaban en
este sector para continuar buscando a nuestro señor.

Febrero.
16. Retiro Espiritual - Tuvimos la oportunidad de realizar un evento
grandioso en el sector de Santafe, invitamos al pastor de el Limón a
nuestro hermano William Torres, quien se dejó usar por Dios
grandemente, teniendo como resultado el 90% de la juventud renovada
con la unción del Espíritu Santo.

Marzo
28 y 29. Confraternidad Juvenil – Este evento fue de gran bendición porque
tuvimos la asistencia de la mayoría de la juventud de la iglesia y
algunos jóvenes que nos visitaron de otras congregaciones. Gracias
a nuestro Señor Jesucristo, porque se entregaron 15 jóvenes a Dios,
re reconciliaron 2 jóvenes y 7 recibieron la promesa del Espíritu
Santo.

Atentamente,

____________________ ______________________
Firma del Presidente Firma del Secretario

Junta Local - 2008 11

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Conquistadores Pentecostales
Presupuesto 2008

Ingresos

Ofrendas Locales 800.000

Ofrenda Gavillas Para Cristo 380.000
Ofrenda Misionera 2.000.000
Eventos 1.200.000
Otros Ingresos 400.000

Total Ingresos 4.780.000

Egresos

Ofrenda Gavillas Para Cristo 380.000

Ofrenda Misionera 2.000.000
Transporte (visitas, giras) 600.000
Papelería (talonarios, literatura, decoración, correspondencia) 100.000
Viáticos Predicadores (alojamiento y manutención) 800.000
Restaurante y Cafetería (integraciones, eventos) 600.000
Otros (detalles) 300.000

Total Egresos 4.780.000

Atentamente,

____________________ ______________________
Firma del Presidente Firma del Tesorero

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Iglesia Pentecostal Unida de Colombia

ESTADO DE RESULTADOS
Conquistadores Pentecostales
MARZO 31 DE 2008

INGRESOS

Ofrendas Locales $ 200.000

Ofrenda Gavillas Para Cristo $ 114.000
Ofrenda Misionera $
Eventos $ 300.000
Otros Ingresos $ 100.000

TOTAL INGRESOS $ 714.000

EGRESOS

Ofrenda Gavillas Para Cristo 114.000

Ofrenda Misionera
Transporte (visitas, giras) 100.000
Papelería (talonarios, literatura, decoración, correspondencia) 25.000
Viáticos Predicadores (alojamiento y manutención) 120.000
Restaurante y Cafetería (integraciones, eventos) 115.000
Otros (detalles) 45.000

TOTAL EGRESOS $ 519.000

UTILIDAD DEL EJERCICIO $ 195.000

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Firma del Presidente Firma del Tesorero

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Iglesia Pentecostal Unida de Colombia

BALANCE GENERAL
Conquistadores Pentecostales
MARZO 31 DE 2008

ACTIVOS
Caja General $ 295.000
TOTALES ACTIVOS $ 295.000

PASIVOS
CXP Gavillas para Cristo $ ------0---
CXP Misionera $ ---0----
TOTAL PASIVO $ ----0----

PATRIMONIO
Excedentes del 2005 $ 100.000
Utilidad del Ejercicio $ 195.000
TOTAL PATRIMONIO $ 295.000

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO $ 295.000

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Firma del Presidente Firma del Tesorero

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EJECUCION PRESUPUESTAL
Conquistadores Pentecostales
A MARZO 31 DE 2008

PROYECTADO EJECUTADO POR EJECUTAR

INGRESOS

Ofrendas Locales $ 800.000 $ 200.000 $ 600.000

Ofrenda Gavillas Para Cristo $ 380.000 $ 114.000 $ 266.000
Ofrenda Misionera $ 2.000.000 $ $ 2.000.000
Eventos $ 1.200.000 $ 300.000 $ 900.000
Otros Ingresos $ 400.000 $ 100.000 $ 300.000

Totales $ 4.780.000 $ 714.000 $ 4.066.000

GASTOS

Ofrenda Gavillas Para Cristo $ 380.000 $ 114.000 $ 286.000

Ofrenda Misionera $2.000.000 $ $ 2.000.000
Transporte $ 600.000 $ 100.000 $ 500.000
Papelería $ 100.000 $ 25.000 $ 75.000
Viáticos Predicadores $ 800.000 $ 120.000 $ 680.000
Restaurante y Cafetería $ 600.000 $ 115.000 $ 485.000
Otros $ 300.000 $ 45.000 $ 255.000

Totales $ 4.780.000 $ 519.000 $ 4.261.000

Atentamente,

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Firma del Presidente Firma del Tesorero

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