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ENSA – Grupo EPM

Versión 00

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

DEFINICIÓN DEL PROCESO
Nombre Nivel 1 – Ciclo de suministro de bienes y servicios - Nivel 2 – Gestión de materiales Código del Proceso C.XX
Objetivo Gestionar la logística recibir, reabastecer, custodiar y suministrar bienes muebles acuerdo a las necesidades de los usuarios.
Alcance Inicia con la logística de los bienes muebles requeridos y finaliza con la entrega de los usuarios, la venta o la disposición final de los bienes muebles estado de baja.
Responsable Vicepresidencia de TI, Suministros y Servicios – Gerencia de cadena de suministro
Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes
1. Logística y comercio exterior
 Gerencia de Cadena de  Orden de compras aprobada El coordinador de tráfico gestiona las siguientes actividades:  Proveedores Logísticos  Coordinador de trafico
suministro en el sistema financiero. 1.1 Negociar con los proveedores autorizados, considerando el lugar de entrega pactado en la seleccionados.  Depto. de materiales
 Proveedores logísticos orden de compra, la recepción de los materiales y los servicios logísticos requeridos con el  Declaración de
autorizados propósito de obtener un mejor tiempo y precio según la necesidad. materiales selladas y
1.2 Seleccionar los proveedores logísticos autorizados para: aprobadas.
 Transporte del material de origen a destino.  Facturas de los servicios
 Transporte del material en territorio nacional. logísticos.
 Solicitar declaración de materiales a la autoridad nacional de aduana.  Documentos soporte y
 Aseguramiento de la carga en el transporte (aseguradoras) facturas de los
Nota: Las primeras tres actividades, pueden ser gestionadas por un mismo proveedor materiales.
logístico.  Materiales entregados
1.3 Coordinar con el proveedor seleccionado el transporte de los materiales desde el lugar origen por el proveedor.
hasta el lugar destino acordado en la orden de compra, junto con los documentos soporte de
la compra y transporte.
1.4 Recibir la confirmación por parte del proveedor de los materiales recibidos en el lugar destino
(aeropuerto, puerto, zona franca, o frontera).
1.5 Comunicar por correo electrónico al proveedor logístico seleccionado para solicitar la
declaración de materiales, que puede iniciar el trámite en la entidad gubernamental
correspondiente, según el tipo del material y enviar los documentos soportes y facturas del
material a los responsables de la recepción.
1.6 Recibir la declaración de materiales debidamente sellada por la autoridad nacional de
aduanas.
1.7 Coordinar con el proveedor logístico seleccionado el transporte desde __ hasta el almacén,
bodega o lugar confirmado para su recepción. (De entregar Los materiales, continuar en la
actividad 2.1 Recepción de bienes muebles).
1.8 Recibir las facturas asociadas a los servicios logísticos gestionados.
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DEFINICIÓN DEL PROCESO
Nombre Nivel 1 – Ciclo de suministro de bienes y servicios - Nivel 2 – Gestión de materiales Código del Proceso C.XX
Objetivo Gestionar la logística recibir, reabastecer, custodiar y suministrar bienes muebles acuerdo a las necesidades de los usuarios.
Alcance Inicia con la logística de los bienes muebles requeridos y finaliza con la entrega de los usuarios, la venta o la disposición final de los bienes muebles estado de baja.
Responsable Vicepresidencia de TI, Suministros y Servicios – Gerencia de cadena de suministro
Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes
 Proveedores logísticos  Facturas de los servicios 1.9 Registrar en el sistema financiero mediante la transacción MIR7 los costos indirectos  Registros de costos  Depto. de transacciones
logísticos. planificados y no planificados (las facturas de los servicios logísticos) para asociar los mismos indirectos (tx 1007) financieras – unidad de
en la orden de compra, en concepto de los gastos logísticos relacionados.  Correo electrónico cuentas por pagar.
1.10Enviar por correo las facturas de los servicios logísticos a la unidad de cuentas por pagar para  Facturas de los servicios
validar y contabilizar. logísticos

 Coordinador de tráfico  Registros de costos indirectos La unidad de cuentas por pagar gestiona las siguientes actividades:  Costos indirectos  Coordinador de tráfico
(tx 1007) 1.11Recibir mediante el correo electrónico las facturas de los servicios logísticos. contabilizados en el
 Correo electrónico 1.12Validar y contabilizar los costos indirectos asociados a la orden de compra. sistema financiero.
1.13Notificar la contabilización de las facturas al coordinador de tráfico.  Notificación de la
 Facturas de los servicios contabilización.
logísticos
 Unidad de cuentas por pagar  Costos indirectos 1.14 El coordinador de tráfico Notifica por correo electrónico al depto. de materiales, que los  Costos reales de los  Depto. de materiales
contabilizados en el sistema materiales se encuentran con sus costos reales registrados en el sistema financiero y pueden materiales registrados
financiero. proceder con el registro del estatus a “Libre Utilización”. en el sistema
 Notificación de la financiero.
contabilización.

2. Operación almacenes
2.1 Recepción de bienes muebles
2.1.1 Recepción de bienes muebles locales

 Proveedor local, responsable
de la entrega.
 Documentos soporte y 2.1.2.1 La oficinista administrativa, contacta al proveedor para la entrega del material y
Copias facturas de los realiza un preingreso del material el cual le genera un numero de entrega  Numero de entrega  Almacenista encargado
materiales. entrante (datos de los materiales de la orden de compra). entrante.
 Materiales El almacenista encargado realiza las siguientes actividades:
2.1.2.2 Atender la llegada del proveedor con los materiales y revisar el material vs. los
documentos de soporte.
Nota: Los materiales ingresan con el estado de libre utilización.
2.1.2.3 Firmar el reporte de recepción de mercancía mediante el formulario Físico F.324  Reporte de Recepción  Oficinista Administrativa
y Registrar manualmente la entrega, según la línea de llegada, mediante la PDT de mercancía
en el sistema SAP.
2.1.2.4 Colocar el material físico en el área de recibo.

La oficinista administrativa realiza las siguientes actividades:

2.1.2.5 Generar la orden de transporte en SAP.  Orden de transporte
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Nombre Nivel 1 – Ciclo de suministro de bienes y servicios - Nivel 2 – Gestión de materiales Código del Proceso C.XX
Objetivo Gestionar la logística recibir, reabastecer, custodiar y suministrar bienes muebles acuerdo a las necesidades de los usuarios.
Alcance Inicia con la logística de los bienes muebles requeridos y finaliza con la entrega de los usuarios, la venta o la disposición final de los bienes muebles estado de baja.
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Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes
Nota: automáticamente se imprimen las etiquetas con los códigos de cada
material, con los que el almacenista encargado procede a almacenar la materia
en su ubicación destina.
2.1.2.6 Contabilizar el proceso mediante la MIGO
2.1.2 Recepción de bienes muebles internacionales
 Proveedor internacional,  Materiales El almacenista encargado realiza las siguientes actividades:
responsable de la entrega. 2.1.4.1 Atender la llegada del proveedor con los materiales y revisar el material vs. los
 Coordinador de tráfico.  Documentos soporte y documentos de soporte.
Copias facturas de los 2.1.4.2 Firmar el reporte de recepción de mercancía mediante el formulario Físico F.324  Reporte de Recepción  Oficinista Administrativa
materiales. y Registrar manualmente la entrega, según la línea de llegada, mediante la PDT de mercancía
en el sistema SAP.
2.1.4.3 Colocar el material físico en el área de recibo.

La oficinista administrativa realiza las siguientes actividades:

2.1.4.4 Generar la orden de transporte en SAP.  Orden de transporte  Almacenista encargado
 Costos reales de los Nota: automáticamente se imprimen las etiquetas con los códigos de cada
materiales registrados en el material, con los que el almacenista encargado procede a almacenar la materia
sistema financiero. en su ubicación destina.
2.1.4.5 Contabilizar el proceso mediante la MIGO
2.1.4.6 Cambiar el estatus del material de bloqueado a libre utilización, una vez que  Estado de libre  Áreas gestoras
llega la notificación de los costos reales de los materiales registrados en el utilización de los
sistema financiero materiales

2.2 Despachos
 Solicitud de pedidos
 Áreas gestoras (SOLPED), Reservas, pedidos,
pedidos ENSE
El coordinador interno realiza las siguientes actividades  Vale del Material  Áreas gestoras, contratistas,
2.2.1 Recibir vía correo electrónico la necesidad solicitud de pedidos en  Material Clientes externos.
materiales@ensa.com.pa
2.2.2 Verificar programación de contratista para el retiro de materiales.
2.2.3 Crear el pedido y entrega en la tx. ZWM_pedido_trasl con referencia a la
necesidad original.
2.2.4 Crear orden de transporte: Iniciar la preparación de los materiales en WMS
mediante la tx LT03.
2.2.5 El almacenista confirma la Orden de transporte, utilizando la tx LT12
(Computadora) o la tx LM01 (PDT).
2.2.6 E Coordinador interno realiza la contabilización de salida del almacén EP01
(Llano Bonito)
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DEFINICIÓN DEL PROCESO
Nombre Nivel 1 – Ciclo de suministro de bienes y servicios - Nivel 2 – Gestión de materiales Código del Proceso C.XX
Objetivo Gestionar la logística recibir, reabastecer, custodiar y suministrar bienes muebles acuerdo a las necesidades de los usuarios.
Alcance Inicia con la logística de los bienes muebles requeridos y finaliza con la entrega de los usuarios, la venta o la disposición final de los bienes muebles estado de baja.
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2.2.7 Contabilizar el ingreso en EP04 (Despacho Llano bonito).
2.2.8 Contabilizar la salida del documento original.:
2.2.8.1 Reserva:
Contabilizar la salida de los materiales del tx. MIGO.
2.2.8.2 Pedido:
Crear entrega de salida tx. VL1OP
Contabilizar la entrega de salida mente tx. VL02N
2.2.9 Imprimir Vale del material en la tx. MIGO y en la tx. MV90 y Firmarlo.
(el contratista hace el retiro de materiales).
NOTA: En caso de venta de materiales inventariable a terceros el doc. se
imprime en la tx. VL02N
2.2.10 El almacenista hace la verificación y la entrega físicas de los materiales,
basándose en el vale de material.
2.2.11 El contratista recibe el material y firma el vale de material.
2.3 Reintegros
2.3.1 Reintegros por sobrante de material

 Áreas gestoras, contratistas,
Clientes externos.
 Notificación de material 2.3.1.1 El coordinador externo gestiona la cita con el contratista para el reintegro de los  Vale de entrada de  Almacén central
sobrante materiales. materiales
2.3.1.2 El contratista contabiliza la salida de materiales de su bodega.  Materiales
2.3.1.3 El contratista transporta el material a la bodega central.
2.3.1.4 La asistente administrativa revisa la entrega en la tx. VL33N y se le notifica al
almacenista.
2.3.1.5 El almacenista hace el preingreso en el modulo de almacenamiento en la PDT.
Nota: En los casos de mariales serializados se le suministra a la asistente
administrativa.
2.3.1.6 La asistente administra revisa nuevamente la entrega entrante y crea la Orden
de transporte.
2.3.1.7 El almacenista Confirma la Orden de transporte en la PDT.
2.3.1.8 La asistente administrativa contabiliza la entrega de materiales e imprime el vale
de entrada de materiales y se archiva.

2.3.2 Reintegros por cancelación de OT

 Áreas gestoras, contratistas,   

Clientes externos.
2.4 Transferencias
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Objetivo Gestionar la logística recibir, reabastecer, custodiar y suministrar bienes muebles acuerdo a las necesidades de los usuarios.
Alcance Inicia con la logística de los bienes muebles requeridos y finaliza con la entrega de los usuarios, la venta o la disposición final de los bienes muebles estado de baja.
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Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes
   

3 Control de inventarios y venta de bienes muebles dados de baja

3.1 Reabastecimiento
   

3.2 Confrontación de inventario físico

   

3.3 registrar ajustes o novedades del inventario

   

3.4 Baja y venta de bienes inmuebles

   
3.5 gestión de bienes muebles recibidos como le daciones en pago
   

 Documentos   
N
 Política de Niveles de Referirse a la Matriz de Gestión Integral de Riesgos – Gestión de
Autorización y Delegación de Materiales.
Ambiental Responsabilidades, código
PO.01, en su versión vigente.

 No aplica. Información
Los datos y características que deben cumplir la información
durante el ciclo de vida para gestionar el proceso son:
 XX.
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DEFINICIÓN DEL PROCESO
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Objetivo Gestionar la logística recibir, reabastecer, custodiar y suministrar bienes muebles acuerdo a las necesidades de los usuarios.
Alcance Inicia con la logística de los bienes muebles requeridos y finaliza con la entrega de los usuarios, la venta o la disposición final de los bienes muebles estado de baja.
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Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes

ELABORÓ/MODIFICÓ 

ELABORÓ/MODIFICÓ
REVISÓ

ELABORÓ/MODIFICÓ FECHA
REVISÓ
APROBÓ FECHA
Edwin Oscar Arias – Coordinador de Procesos y Controles Internos FECHA
Margarita Aguilar - Gerente de Control de la Gestión FECHA
FECHA