BUENAS PRÁCTICAS DE CONTROL EN EL ALMACÉN

Los costos de operación en los que se incurren durante la administración de una

bodega de almacenamiento están condicionados por el volumen de las
mercancías que son almacenadas y custodiadas, así como también, de la
eficiencia del personal que allí labora. Es por ello que en la medida que los
recursos sean adecuadamente utilizados, dichos costos no serán motivo de
preocupación y podrán ser enfocados en las mejoras correspondientes para
cumplir con los objetivos que se puedan trazar en cada unidad administrativa. Al
abordar el tema de costos, no debemos encasillar el concepto en un marco
netamente monetario, hay que tomar en cuenta que uno de los principales
recursos que poseen las entidades gubernamentales es el factor tiempo, aquí es
donde el costo puede incrementarse y en la proporción que este insumo sea
utilizado de la mejor manera se podrán prever resultados importantes. Para
obtener resultados que a primera vista nos brinden beneficios para la
organización, es menester, poseer un listado de hábitos que nos ayuden a
controlar sistemáticamente la gestión en la administración de almacenes. Para
ello, se debe contar con recomendaciones que involucren no solo a la parte
operativa sino también a la parte humana que es quien condiciona la emisión de
buenos resultados con su desempeño de manera pro-activa. Es hacia esa
dirección donde debemos dirigir los esfuerzos para lograr que los componentes
trabajen sobre una misma línea

Algunos puntos básicos que se deben considerar al momento de establecer

“Buenas Prácticas de Control en el Almacén” pueden ser: Establecer una política
de administración de almacenaje. Elaborar procedimientos para cada una de las
actividades que se realizan en el Almacén. Establecer criterios de medición
(indicadores) de la gestión que se realiza en el Almacén. Establecimiento de
controles para conocer la trazabilidad y los artículos obsoletos. Revisión periódica
de mejoramiento continuo. A continuación, se listan algunos conceptos básicos y
generales sobre lo que se puede poner en práctica en base a lo encontrado en la
evaluación previa a la unidad de almacenes.
Aprovechamiento del Espacio La creencia normal establece que un Almacén tiene
como función principal “almacenar” artículos, no obstante, es bueno saber que su
concepto expone lo contrario. Un almacén tiene como finalidad hacer rotar la
mercancía hacia su destino final, salvo en los casos donde se establezca custodia
a largo plazo como se detallará más adelante, la naturaleza básica de las
funciones de un Almacén es: 1. Recepción de bienes solicitados a Proveedores. 2.
Almacenamiento (Temporal y a largo Plazo). 3. Recogida de Solicitudes de
Bienes. 4. Preparación de Pedidos. 5. Despacho de Bienes. El espacio físico en
un almacén es vital, ya que esto condiciona el volumen de artículos que podrán
manejarse sin problemas de desplazamiento de todo el personal de la bodega
entre los muebles que se habiliten para el almacenamiento y va estrechamente
ligado al término “Rotación de Inventario” para que exista un equilibrio entre la
recepción vs despacho y de ésta manera garantizar la correcta utilización de los
recursos y una eficiente gestión de almacenes. Para los casos donde se utilicen
estanterías debe existir una clasificación de artículos de manera tal que su
organización sea adecuada y acorde al volumen y criterio de rotación de artículos,
haciendo énfasis en aquellos artículos que por sus características, tiendan a rotar
con más frecuencia que otros.

 No deben existir cajas, ni estibas en el suelo dentro del área de almacenamiento,
ya que éstas pueden impedir el libre flujo del personal que labora en el Almacén,
mermando la capacidad de respuesta al momento de despachar bienes solicitados
y/u organizar las estanterías. El almacén general posee dos áreas que pueden
clasificarse de la siguiente manera: Almacén estacional: es aquí donde se ubican
todas aquellos bienes que han sido adquiridos para proyectos u objetivos
específicos de manera que su permanencia en el almacén es transitoria y no
deben pasar más de 48 horas antes de que sean retirados por cada unidad
solicitante. Este tipo de Almacén debe tener características de un almacén
temporal, por lo que su utilización debe estar definida por un lapso de tiempo
máximo, no deben existir estibas que pongan en riesgo la seguridad del personal y
el espacio para desplazamientos debe estar libre para circular. Almacén de
Custodia a largo plazo: la naturaleza de los artículos que aquí se almacenan
radican en que son artículos de uso común de todos los funcionarios de la
institución y se deben mantener niveles de inventario máximos y mínimos para re-
aprovisionamiento continuo. Para los casos donde se almacenen artículos que
correspondan a la custodia a largo plazo, debe delimitarse un espacio claramente
identificado por categoría de productos, de manera que su ubicación sea fácil y
rápida para poder controlar las existencias y se pueda cumplir con el nivel de
servicio al momento que estos artículos sean solicitados.