PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5S Y

MEJORA CONTINUA PARA EL ALMACÉN DE AISA COMPTO Y PAPEERIA

Diagnóstico Logístico

Para el desarrollo del proyecto realizado en aisa cómputo y papelería se analizó el

proceso de operaciones como almacenamiento e inventario por medio de
herramientas como indicadores y el diagrama de procesos, con el fin de detectar
amenazas, en énfasis de los resultados del diagnóstico. Con estos se dará la
sugerencia de soluciones para el efectivo flujo de información y mercancía.

Análisis de la cadena de suministros

Aunque aisa cómputo y papelería no cuenta con un con junto general de funciones
y procesos adecuado para el óptimo manejo de mercancía, si cuenta con una
cadena de suministros en la cual se indica con los proveedores de AISA cómputo
y papelería al ser una empresa comercializadora de producto terminado, su
cadena de suministro interna se divide en operaciones como:

 Compras
 Abastecimientos
 Recepción
 Inventarios
 Almacenamiento
 Servicio al cliente
 Administración

Análisis del almacenamiento

Al obtener un mejor estilo o método de almacenaje se puede optimizar los costos

de almacenamiento y aprovechar mejor el espacio, además se puede dar una
mejor rotación a los productos y evitar que se llegue a la expiración o al deterioro
de los mismos. También se podría evidenciar una mejora en los tiempos de surtido
al punto de venta y al momento de la recepción de los pedidos ya que esta
disposición se efectuará de una forma más rápida y efectiva por qué el
almacenista no deberá mover el material de un lado a otro para dar una buena
rotación y será menor esfuerzo físico.

Valencia, C. (2013) en gestión básica de almacenamiento III habla brevemente

sobre planeación de almacenamiento, en primer lugar, para la previsión de
espacios se basa en los stocks máximos de inventarios, en segundo lugar, con los
stocks medios se evalúa la previsión de ubicaciones y el ahorro en espacio
estimado se encuentra entre un 20 y 25 %.

Cuando se habla de costos de almacenamiento, se hace referencia a los costos a

nivel de stock de cada uno de los productos comercializados y que están en el
inventario; estos costos son los que incrementan o varían según el número de
unidades de cada producto que se mantengan en la bodega, de igual manera
interviene y afecta el tiempo que puede perdurar almacenado cada producto.

Al momento de realizar el almacenamiento no cuenta con la capacidad suficiente

para organizar estos productos, de igual manera no evalúa el tiempo que puede
durar este producto represado en la bodega, así generando que la inversión no
genere la rentabilidad deseada, este costo varía de un 4% a un 7% sobre el valor
del almacenamiento. por tener el capital invertido en stock en lugar de tenerlo en
otras actividades, lo que generaría un interés o nos evitaría pagar créditos.”

Diagnóstico del estado actual del almacén de matriz

Mediante el diagrama de Ishikawa se evidencian las posibles causas a la

problemática actual del almacén revisando principales enfoques dirigidos a
disponibilidad de materiales, impacto del personal al estatus actual del almacén, el
método con el que opera este recinto, la administración actual y cultura del
personal frente a la utilización del almacén para que de este modo se busque una
solución integral que recopile los diversos aspectos mencionados en el diagrama:
Al identificar el conjunto de problemas, se hizo la relación del porqué de cada una
de estas, lo cual conllevó a unas soluciones en el sector de inventario y
almacenamiento de AISA, el cual se presentará a continuación:

PROBLEMA CAUSA CONSECUENCIA

No se cuenta con un El personal no está Sobre stock, mercancía
proceso de inventarios capacitado adecuada faltante y mal
mente para el almacén almacenamiento
No se cuenta con el Sobre stock y stock Se almacena en
almacenamiento faltante desorden en busca de
adecuado espacios cada vez que
se hace el proceso de
recepción de mercancía
Orden de comprar Por falta de control de Genera un sobre stock o
efectuada de manera inventarios se hace falta del producto
errónea ya que esperan requerimientos de
que el producto acabe material que en
para hacer la compra ocasiones no cuenta con
existencia

Diseño del modelo de Almacenamiento y Administración del Almacén de

matriz:
Se propone por efectos de costo mantener la estantería actual, instalar canastas
plásticas en cada entrepaño y dentro de ellas generar sub espacios con divisiones
acrílicas para el almacenamiento de los diferentes materiales. Cada estante y
compartimento se deben identificar y codificar con el fin de facilitar la ubicación de
cada repuesto y su posterior identificación en la etapa de inventariado. La
administración del almacén debe ser responsabilidad del supervisor de este, quien
permitirá el acceso del personal y manejará el inventario del almacén. Para el
retiro e ingreso de repuestos se debe utilizar el formato actual.
ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN

ETAPA 1: Diagnóstico del estado actual

● Levantar informes fotográficos del status actual del almacén de matriz,

donde se evidencie la problemática actual de desorden y problemas a la
seguridad del personal.

● seleccionar un surtidor de material preferiblemente personas que tengas un

tiempo inferior a un año o de corto tiempo en la empresa y hacer un test de
medición de tiempo en la búsqueda de un producto aleatorio en el almacén.

● Identificar modelos óptimos de almacenamiento de repuestos y compararlo

contra la situación actual, visitando el almacén gestionado por el área de Logística
y revisando el modelo de administración del Almacén, para puntualizar los
aspectos que se puedan aplicar al Almacén

ETAPA 2: Identificación de los aportes de las 5s

● Establecer planes de clasificación, orden, limpieza, estandarización y

mantenimiento de la metodología, donde se manifiesten los recursos de tiempo y
personal requerido para la implementación de la metodología.

● Diseñar el modelo óptimo de almacenamiento de los repuestos en el almacén,

emulando el modelo de almacenamiento y administración del almacén.

● Plantear la gestión de reducción de tiempos en la búsqueda de material,

repitiendo el ejercicio de medición de tiempo en la primera etapa esta vez en el
almacén de Repuestos para tener una referencia del tiempo que se debería
tomar un técnico para la búsqueda de un repuesto en el almacén de segundas.

Indicadores propuestos

Se hace la recomendación a AISA de implementar indicadores los indicadores los

cuales son factores que permiten evaluar los logros y la consecución de las
políticas organizacionales estas pueden ser a un determinado proceso de igual
manera estos ayudan a cuantificar y calificar la gestión que se está realizando en
el almacén permitiendo observar la situación y los cambios generados en un rango
establecido de tiempo.

La medición de indicadores de gestión que en estricta lógica tendría que iniciarse

por el proceso integral debe involucrar en formo democrática y participativa a
todos los empleados implicados en la producción de un servicio o función por lo
que su desarrollo e implementación debería beneficiar tanto a la empresa como a
sus destinatarios
 1. Indicadores propuestos

Pedido adquirido completos = caja entregadas completas

Caja solicitada

Tiene como objetivo controlar la cantidad y las especificaciones técnicas

solicitadas al proveedor al momento de hacer la orden de compra, es
recomendable hacer este tipo de evaluación mensualmente

2. Ciclo de la orden de compra

Ciclo de la orden de compra = sumatoria de las órdenes de compra

Total, de órdenes de compra

Tiene como objetivo controlar el volumen y los tiempos de espera desde el

momento de enviar la orden de compra hasta que se hace la recepción del
producto, igualmente se recomienda hacer este tipo de medición mensualmente
con el fin de controlar la variación entre un mes y el otro.

3.Monto de inventario promedio:

Monto de inventario promedio = inventario inicial + inventario final

2
Tiene como objetivo conocer el inventario promedio. A raíz de esto se puede
empezar a identificar las cantidades necesarias para implementar stock máximo,
mínimo y de seguridad del inventario, también para conocer los costos de
almacenamiento en los que está corriendo el almacén, se recomienda ejecutar
este indicador anualmente.

4 índice representativo de los gastos de almacén por cada peso invertido

Gasto incurrido en el almacén

Valor de inventario promedio

Tiene como objetivo controlar el valor unitario por cada producto almacenado, se
halla el valor del inventario promedio por lo cual es recomendable ejecutar este
indicador cada seis meses.
Plan de implementación de la metodología de las 5s

A continuación, se describen las actividades propuestas por cada S para

implementar la metodología de manera adecuada, basados en la literatura
consultada y la documentación desarrollada con esta investigación:

Clasificar: Se debe destinar un equipo de trabajo compuesto por 3 personas y un

supervisor para realizar la identificación de las áreas adecuadas y separar lo útil
de lo inútil. Esta selección se debe realizar en un espacio abierto lo que implica
retirar el 100% de los elementos.

Lo útil se mantiene y lo inútil se entrega al área de servicios generales de la

empresa para su disposición final, el concepto acerca de qué es útil y que no, es
responsabilidad del gerente general. Tiempo estimado en horas hombre: 24h.

Ordenar: Se debe destinar un equipo de trabajo compuesto por 3 personas y un

supervisor para realizar el orden de los repuestos clasificados como útiles, el
ordenamiento va de la mano con el ajuste de las alturas de entrepaños y anclaje
de la estantería ya que es un requerimiento del área de Seguridad Industrial,
posteriormente se instalarán las canastas en la estantería para iniciar el proceso
de inventariado. Estas actividades se deben realizar en la nueva ubicación
propuesta para el almacén de segundas. Tiempo estimado en horas hombre: 24h.

Limpiar: Se debe destinar un equipo de trabajo compuesto por 3 personas para

realizar la limpieza de repuestos, canastas y estantes. De ser posible, solicitar el
apoyo de la empresa contratista de aseo para la labor. En esta fase de limpieza,
se debe garantizar que no queden residuos de polvo y especialmente de
detergentes o humedad ya que puede generar daño en los artículos.

Estandarizar: En esta etapa se debe recurrir al análisis realizado en el modelo a

seguir (Almacén de productos) e identificar el modelo de codificación y
seccionamiento que consiste en marcar cada estante con un patrón de letras,
cada nivel con un número y cada caja o canasta con un decimal. Adicional a ello
un inventario en archivo de Excel de repuestos según categorías definidas, la
implementación de controles para el retiro e ingreso de repuestos mediante
formato existente, designar como administrador y responsable de este almacén al
supervisor de Mantenimiento. Se deben destinar dos personas más un supervisor
para estas actividades. Tiempo estimado en horas hombre: 96h.

Mantener: El profesional y supervisor de almacén deben establecer un plan de

auditoría, seguimiento, inventario de repuestos y capacitación, según
procedimiento generado con la implementación y generando los respectivos
anexos. Se propone adicionalmente, crear el área de auditoría interna para
gestionar un proceso de inventariado mensual y respaldar la continuidad de la
implementación.
Elaborar un plan de acción bimestral para la implementación definitiva de la
metodología de las 5s en el almacén de aisa cómputo y papelería.

Hacer procedimiento de Implementación de 5s para la empresa AISA cómputo y

papelería S.A DE C.V Como estrategia que apoye la correcta implementación de
la metodología y permita su continuidad en el tiempo, se desarrolla, se somete a
revisión por parte del área de gerencia y se incluye en el sistema de gestión
documental de AISA cómputo y papelería. S.A DE C.V un procedimiento llamado
“Implementación metodología de las 5s” que tiene como objetivo brindar los
lineamientos para la implementación de la metodología de las 5s en todas las
áreas de la empresa.

Procedimiento de Implementación de 5s para AISA cómputo y papelería

Implementación de metodología de las 5 s
1 objetivo
Implementar la metodología de las 5 s para mantener organizadas, limpias,
seguras y productivas todas las áreas de la empresa
2 alcance
Este procedimiento es aplicable para todas las áreas de la empresa
3. definiciones
Acciones de mejora: es una acción tomada para mejorar la eficacia o eficiencia de
un proceso
Gemba : es un lugar de trabajo ,donde ocurren las cosas
Me todologia 5 s: es un sistema para mantener organizada, limpia, segura y
productiva el área de trabajo. La metodología tiene origen en cinco palabras
japonesas, seiri, seiton. Seiso, seiketsu y shitsuke (5 s)
Seiri (clasificar ): significa remover del área de trabajo todo lo que no se necesita
para realizar las operaciones productivas
Seito (ordenar) es ordenar los artículos que se necesitan para facilitar su uso e
identificación en forma adecua para localizarlos y posteriormente regresarlos a su
lugar de origen.
Selso (limpiar): quiere decir mantener en buenas condiciones los equipos de
trabajo y conservar limpia la zona de trabajo
Seiketsu (estandarizar) es definir una manera consiente de llevar a cabo las
actividades de selección, organización y limpieza.
Seiketsu (disciplina) crear las condiciones que fomenten el compromiso de los
miembros de la organización para tomar un habito con las actividades
reaccionadas con las 5 s.
Tarjeta roja: herramienta visual que permite identificar los elementos no
necesarios para las operaciones y/o actividades.
Uso frecuente: equipo, instrumento o elemento que debe estar cerca del lugar
donde se realiza la actividad u operación.
Uso ocasional: equipo instrumento o elemento que no se requiere cerca del lugar
de donde se realiza la actividad u operación
4. Condiciones generales
es responsabilidad de todas las personas conocer y aplicar el presente
procedimiento como también diligenciar los formatos respectivos.
Es responsabilidad del profesional de ingeniería la actualización, modificar y
difusión de los lineamentos dados en este documento: la revisión es
responsabilidad del profesional de planeación y la aprobación de gerente de
planeación
Es responsabilidad de los directores y jefes de área verificar que la
implementación se realice acorde con el procedimiento y revisar el
diligenciamiento de los formatos respectivos
5 equipo y materiales
N/A
6 Descripción
Previo a la implementación de la metodología de las 5 s el personal en cargada
debe de hacer una reunión de apertura con las personas involucradas en los
procesos del área que se quiere mejorar, con el propósito de definir el alcance de
la implementación y capacitar o reforzar al personal en conceptos de la me
tocología.
Posterior mente el responsable de área y las personas involucradas en el área se
deben dirigir al gemba (lugar físico) y haciendo el recorrido del área deben de
diligenciar la auto evaluación contemplando la metodología de las 5 s según
corresponda el área para así de terminar por cada s el porcentaje de cumplimiento
que se tiene de la fecha de aplicación.
Para la etapa de clasificar se debe de disponer de una zona roja dentro del área
donde se va a implementar la metodología para el almacenamiento temporal de
los elementos no necesarios.
Cada responsable de área y del proceso debe acercarse a su lugar de trabajo y
formularse las siguientes preguntas ¿necesitas todo lo que ahí se encuentra?
¿hay objetos que no utilizas? ¿están en la cantidad adecuada? ¿son los que usa
con mayor frecuencia? ¿están siempre al alcance de su mano?; todos los equipos,
instrumentos o materiales que son necesarios para la ejecución de sus actividades
se debe identificar con una tarjeta roja.
Una vez se termine la eta de clasificar los elementos equipo y materiales
almacenados en la zona roja temporal se deben de trasladar y entregar al técnico
de mantenimiento quien es el responsable de administrar la zona general
dispuesta para el almacenamiento de los elementos identificados como no
funcionales.
Se debe identificar los elementos necesarios para la correcta operación del área
de trabajo donde se debe de relacionar el nombre de la operación, los diferentes
elementos necesarios para efectuar la operación, disponibilidad, estado y con
rótulos claros que faciliten su lectura.
Para la etapa de ordenar primero se debe identificar las diferentes áreas de
trabajo por operaciones de ser posible demarcar el piso con líneas en color
amarillo o según corresponda las áreas se deben de identificar con letreros los
cuales deben de localizarse en lugares visibles y con rótulos legibles para todos.
Todo elemento relacionado e identificado debe ser ubicado de tal manera que
facilite una rápida localización de acuerdo a su frecuencia de uso.
Almacenar en las mismas zonas los artículos y/o productos que se utilizan en
conjunto esto se debe colocar de ser posible en el orden que se requiera según su
rotación la necesite.
Almacenar en la misma zona los artículos que tengan una función similar.
Se debe identificar todas las zonas utilizadas para almacenar los artículos
necesarios por zona, deben de ser identificados con números o letras
nomenclatura de fácil comprensión para el personal de almacén.
Dibujar de manera sencilla y practica para mostrar su localización
Se debe de hacer un inventario de todos los artículos con ubicación de tal forma
que cualquier persona interna o externa al área pueda localizar un artículo o
elemento en menos de 30 segundos.
Todas las personas que trabajen en el área deben de conocer como está
organizada su área.
Para la etapa limpiar se debe revisar la existencia de procedimientos o instructivos
de limpieza para las áreas de trabajo esto debe incluir pisos paredes equipo
organizadores etc. De no existir el encargado debe crearlos y solicitarlos con las
personas de cada área.
Para la etapa de disciplina se debe programar mínimo una auditoria cada tres
meses durante el primer año de cuando se haya implementado la metodología en
el área y una auditoria mínimo cada semestre posterior al año de implementación.
La fecha que se programa la auditoria no debe de ser comunicada a las áreas a
evaluar.
Para la auditoria el personal encargado de esta debe de utilizar los formatos
diseñados para el área a auditar con forme a la metodología de las 5 s en el cual
se deben de consignar los procesos de acorde a la metodología. Al hacer la
auditoria se tiene que determinar por cada “s” el porcentaje de cumplimiento que
tiene a la fecha de aplicación.
Durante la auditoria el encargado o profesional de planeación debe utilizar el
formato diseñado para el área en específico en los cuales se debe consignar todas
las acciones que debe de realizar los responsables de cada área.
Al finalizar la auditoria se debe programar una reunión con el gerente y los
responsables de cada área y personal en general para socializarle el porcentaje
de cumplimiento de cada “s” su indicador y las acciones de mejora necesaria.

Capacitar personal
Se realizará capacitación al personal de las áreas correspondientes con el fin de
socializar los beneficios de la metodología en paralelo a lectura del procedimiento,
dejando evidencia en los registros de capacitación y entrenamiento en el formato
de comprensión de lectura de documentos de la compañía.
Se realiza un análisis de los resultados obtenidos en la presente investigación a
partir de cinco perspectivas en donde se considera se tiene el mayor impacto
dentro de la organización

Perspectiva de establecimiento de bases sólidas para la implementación de

modelos de mejora continua en la empresa.

Como se indica en la literatura consultada para esta investigación, las 5s permiten

establecer las bases fundamentales para la implementación de metodologías de
mejora continua como Lean Manufacturing o TPM, se identifica que sin haber
aplicado las 5s, no es recomendable implementar mejora continua, ya que de lo
contrario se aumentan los riesgos de fracaso temprano. Para el caso puntual del
TPM, se evidencia la metodología de las 5s como cimiento para la implementación
de los pilares del TPM, y en especial el pilar de mantenimiento autónomo que está
muy relacionado a la aplicación de 5s.
 Perspectiva de objetivos Estratégicos de AISA S.A DE. C, V

Analizando los objetivos estratégicos de la compañía puntual mente el objetivo de

la excelencia operacional, donde la estrategia consta de implementar metodología
de clase mundial que permitan la optimización de procesos, sin duda alguna la
metodología de las 5 s se cataloga como tal ya que es una base fundamental para
el imprentario de modelos de mejora continua como lean manufacturing o TPM.

Perspectiva de optimización de tiempos en los procesos del área de almacén

Basados en los resultados obtenidos con la medición de tiempos inicial en la

búsqueda de material y con los resultados esperados después de la
implementación de las 5 s en donde el objetivo es hacer que los tiempos de
búsqueda sean similares a los del modelo ideal para poder optimizar tiempos de
surtido y entrega.

Perspectiva de cambio cultural en el personal

Es de gran valor la implementación de las 5’s debido a que más que una
metodología es una filosofía de trabajo, en la cual su oferta de valor es el impacto
positivo que tiene en la mentalidad de los colaboradores, ya que mediante estos
procesos con un orden determinado es posible lograr grandes resultados, al
incorporarse puede ser difícil pero después de implementado nos brinda control,
orden, limpieza y garantizar el resultado final, algo fundamental para que toda la
empresa se encuentre conforme con su labor diaria y que esto se vea reflejado en
las cifras de la compañía
RECOMENDACIONES

Según la información analizada a lo largo de la investigación, se encontró el

problema del control de inventarios, lo cual genera sobre stock o falta de
mercancía, errores de información y mala rotación en la materia, se requiere
alimentar el Software para alimentar en la recepción y descargar con la venta.

Cuando se habla de control de inventarios se indica que información se tiene

sobre las existencias, en este caso se sugiere la implementación de una pistola
lectora de código de barras, para identificar los productos que se reciben y dar
solución al problema de sistematización del inventario

Para la alimentación del software se requiere aumentar la capacidad informática

en la bodega, esto sería equipo de cómputo y el sistema SYSPLUS con el módulo
de inventarios y un lector de código de barras, también el personal que está a
cargo de la bodega tanto en las entradas y salidas de los productos, requieren una
capacitación para el manejo óptimo de la herramienta

Hecha la observación anterior también se propone la ejecución de indicadores de

gestión, los cuales por su parte generan datos porcentuales sobre el
funcionamiento en las operaciones, además la clasificación ABC para la
adquisición de los productos y su respectivo almacenamiento

Hecha la observación anterior también se propone la ejecución de indicadores de

gestión, los cuales por su parte generan datos porcentuales sobre el
funcionamiento en las operaciones, además la clasificación ABC para la
adquisición de los productos y su respectivo almacenamiento.

Se propone la implementación de un sistema de inventarios permanente, según

Actualícese (2014) “es un procedimiento que permite mantener un control continuo
sobre las existencias.”, este sistema junto al software mantendría un control en
tiempo real del inventario, lo cual no requeriría conteo físico porque se tiene
acceso a las existencias en cualquier momento. De acuerdo con los
razonamientos que se han venido realizando, la implementación del código de
barras y alimentar el sistema con grupos y proveedores, para así llevar un
adecuado control del inventario. El manejo del inventario puede que entenderse
como el control adecuado de los productos comercializados por AISA, se plantean
las siguientes soluciones
PROBLEMA RECOMENDACIÓN
Falta de capacitación aprovechamiento Perfeccionar el manejo de la
del sistema informático (microsip) herramienta microsip inventarios ,
auditoria y como se puede enlazar

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

 La implementación de las 5s es una metodología de clase mundial que

aporta al cumplimiento del séptimo objetivo estratégico de AISA S.A DE C.V
Además es considerada como una base fundamental para implementación
de mejora continua en cualquier tipo de organización.

 El aporte de la metodología de las 5 s para el área de almacén de aisa se

fundamenta en la optimización de los procesos internos del área mejorando
el impacto visual del almacén y optimizando los tiempos de surtido y salida
de material para reparto.

 Las probabilidades de fracaso temprano e la implementación de modelos

de mejora continua se aumentan cuando no se cuenta con una
implementación solida de la implementación 5 s

 El almacén de matriz dentro del contexto de mejora continua se cataloga

com el área piloto

Recomendaciones
 Se recomienda la aplicación del procedimiento de desarrollo de las 5 s
para garantizar la sostenibilidad de la metodología en el tiempo.

 Dentro del plan de capacitación al personal se debe programar refuerzos

periódicos sobre las ventajas de las 5 s

 La implementación de modelos de mejoramiento continuo como punto de

partida para una implementación de las áreas

 Los resultados de comunicación de las empresas para dar mayor

credibilidad a la metodología.