MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ANTONIO RAIMONDI

LLAMELLI
N

DIRECTIVA N° 001-2021-MPAR-GM
HABILITACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO PARA CAJA
CHICA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ANTONIO RAIMONDI
1. OBJETIVO
Establecer las normas técnicas y procedimientos para la habilitación,
administración y control del fondo fijo de caja chica, con el propósito de
garantizar su correcta aplicación.

2. FINALIDAD
a) Regular el procedimiento para la apertura, rendición, reembolso y liquidación de
los recursos del fondo fijo para caja chica en las diferentes áreas de la entidad.
b) Fijar el monto del fondo para caja chica y establecer responsabilidad de los
encargados de su administración y custodia.
c) Asegurar la oportuna atención de los gastos menudos, urgentes y de menor
cuantía que demanden su cancelación inmediata o que su finalidad y
características, no pueden ser debidamente programadas.
d) Asegurar el cumplimiento de objetivos y metas, a través de la ejecución de las
acciones comprendidas en el plan operativo institucional.
e) Fortalecer el control de los recursos de caja chica, para cautelar el uso racional y
eficiente de los recursos públicos.

3. ALCANCE
Las disposiciones de la presente directiva son de aplicación y de cumplimiento
obligatorio a todo el personal de la municipalidad provincial de Antonio
Raimondi, cualquiera sea su condición laboral.

4. BASE LEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades y sus modificaciones
 Ley N° 31084; Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal
2021.
 Decreto legislativo 1440 del sistema nacional de presupuesto público
 Decreto legislativo 1441 del sistema nacional de tesorería
 Decreto ley 25632, sobre la obligación de emitir comprobantes de pago
 Ley 27444, Ley de procedimientos Administrativos General y Modificatoria
 Resolución de Contraloría General 320-2006-CG que aprueba las normas de
control interno
 Resolución Directoral 002-2007-EF/77.15 que aprueba directiva de tesorería
N° 001-2007-EF/77.15 y modificatorias
 Directiva N° 006-2014-CG/APROD Ejercicio del control simultaneo,
aprobado por resolución de contraloría N° 454-2014-CG
 Resolución Directoral 026-80-EF/77.15 que aprueba normas generales de
tesorería NGT 05, 06, 07 y 08
 Decreto Legislativo N° 1057, Régimen Especial de Contrataciones
Administrativas de servicio y modificatorias.

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 Resolución Directoral N° 004-2011-EF/77.15 que modifica el literal b. del
numeral 10.4 del artículo 10° de la Resolución Directoral N° 001-2011-
EF/77.15
 Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT que aprueba el
reglamento de comprobantes de pago y su modificatoria Resolución de
Superintendencia N° 058-2000-SUNAT
 Resolución de Alcaldía Nº 239/2020. Que aprueba el presupuesto institucional
de apertura para el ejercicio fiscal 2021.
 Decreto Supremo N° 392-2020-EF, que aprueba el valor de la unidad
impositiva tributaria para el año 2021 (S/ 4,400.00)

5. VIGENCIA
La presente Directiva entra en vigencia al día siguiente de la fecha de expedición
de la Resolución de la Gerencia Municipal que la apruebe.

6. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES
La presente directiva podrá ser modificada y actualizada por efectos de la
evaluación periódica de su aplicación; para los referidos procesos y
procedimientos presentaran la correspondiente propuesta fundamentada a la
Gerencia Municipal para su correspondiente modificación y trámite de
aprobación.

7. RESPONSABILIDAD
Son responsables de su cumplimiento:
 Todos los servidores que intervengan en los procesos relacionados con la
aplicación de la presente Directiva.
 Personal designado para la administración del fondo de caja chica
 El personal de contabilidad será la encargada del control previo del fondo de
caja chica, a través de los arqueos sorpresivos, así como las provisiones y
registros contables pertinentes, implicará también la revisión de los
comprobantes para la aplicación de los correctivos del caso.
 El gerente municipal será el encargado de realizar el control simultáneo;
consiste en evaluar el desarrollo de una o más actividades, verificando y/o
revisando físicamente que se realice conforme a las normas y disposiciones
internas y externas.

8. DISPOSICIONES GENERALES
8.1 Definición de caja chica
Es un fondo de dinero en efectivo constituido con recursos públicos para
atender únicamente gastos menores que demanden su cancelación
inmediata o que su finalidad y característica no pueden ser debidamente
programadas para efectos de su pago mediante otra modalidad. Está
constituido por dinero en efectivo y tiene carácter rotativo.
El monto de apertura de caja chica se fija para cada año, pudiendo
modificarse para el año siguiente de acuerdo a las necesidades y
disponibilidad presupuestaria.

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Las acciones administrativas y de ejecución del gasto con cargo al fondo
fijo de caja chica se rigen a los principios de racionalidad, austeridad y
disciplina presupuestaria.
8.2 Designación de los responsables del manejo de caja chica
La designación del responsable del manejo del fondo para caja chica se
realizará mediante resolución de gerencia municipal, donde precisará a la
vez el monto total a utilizarse de acuerdo a lo presupuestado para el
ejercicio fiscal correspondiente.
La administración del fondo fijo de caja chica deberá estar a cargo de un
funcionario, personal y/o servidor que tenga vínculo laboral vigente con la
Municipalidad Provincial de Antonio Raimondi, a quien se le encomendará
el manejo y custodia.
La autorización de pagos en efectivo corresponde a la Gerencia Municipal,
quien puede delegar esta facultad sin perjuicio de su responsabilidad.
El funcionario o servidor encargado de la administración del fondo, es
responsable de la custodia del efectivo, documentos y archivo del mismo,
por lo que deberá guardar estos en las instalaciones físicas y en condiciones
adecuadas de seguridad.
8.3 Precisiones respecto al manejo del fondo fijo para caja chica
8.3.1 El fondo fijo para caja chica, es un monto permanente y renovable
utilizado generalmente para efectuar gastos menudos que demanden su
cancelación inmediata o que por su finalidad y características no
puedan ser debidamente programables para efectos de su pago
mediante otra modalidad.
8.3.2 Está prohibido utilizar los recursos del fondo fijo para caja chica en los
siguientes aspectos:
 Realizar adelantos de remuneraciones o préstamos, así como
cualquier tipo de gastos de remuneraciones (sueldos salarios)
pensiones, dietas y bonificaciones.
 Pagos de honorarios profesionales
 Atender solicitudes de gastos de compra de bienes y/o servicios
programables, bajo responsabilidad económica del solicitante.
 Fraccionar el valor del importe del bien y/o servicio a fin de evadir
los topes establecidos en la presente directiva.
8.3.3 Los gastos no considerados en la presente directiva no serán
reconocidos, con excepción de los gastos que se incurran por fuerza
mayor y que cuente con la debida autorización de la gerencia
municipal.
8.3.4 Está prohibido presentar como sustento de gastos con facturas, boletas
o tickets cancelados con tarjeta de crédito o débito.
8.3.5 El documento sustentatorio para la apertura del fondo es la resolución
de gerencia municipal.
8.3.6 El monto del fondo de la entidad estará establecido teniendo en cuenta
el flujo operacional de los gastos y las posibles contingencias. Se
asignará fondos de caja chica para los 12 meses del año fiscal.

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8.3.7 La entidad realizara un solo reembolso al mes, el cheque deberá ser
girado a nombre del responsable del manejo de fondos de caja chica.
8.3.8 Los gastos efectuados deben rendirse documentadamente dentro de las
48 horas de la entrega de dicho fondo, entregados a través de recibos
provisionales.
8.3.9 En caso de no efectuar la rendición dentro de los plazos establecidos
según la presente directiva, se procederá al descuento de la planilla de
haberes para su recuperación del fondo, previa comunicación y
autorización de la Gerencia Municipal.
8.3.10 El gerente municipal debe disponer a quien corresponda, la realización
de arqueos inopinados sin perjuicio de las acciones de fiscalización y
control a cargo del órgano de control institucional.
8.4 La unidad Impositiva Tributaria – UIT
Es el valor en soles establecido por el Estado para determinar impuestos,
infracciones, multas y otros aspectos tributarios; para lo cual se tendrá
presente que la aplicación de esta denominación en la presente Directiva se
referirá a la UIT que se encuentre vigente al inicio de cada ejercicio fiscal.

9. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.
9.1 De la Apertura.
a) La autorización para la apertura del fondo fijo para caja chica se
efectuará mediante resolución de Alcaldía y/o gerencia municipal.
b) La habilitación y reposición del fondo para caja chica se efectuará
mediante el giro de cheque a nombre del responsable de la
administración del fondo.
c) La Gerencia Municipal es la única instancia para efectuar la
supervisión de la correcta administración de caja chica
d) La resolución que aprueba la Directiva de fondo fijo para caja
chica, deberá indicar el monto total a desembolsar.
9.2 Obligaciones y prohibiciones de los responsables de caja chica
9.2.1 Son obligaciones de los responsables del manejo de caja chica
a) Velar por la seguridad del efectivo de caja chica, para lo cual la
gerencia municipal deberá gestionar una caja de seguridad u otros
medios que brinden seguridad del efectivo.
b) El encargado de fondo fijo para caja chica deberá administrar los
recursos financieros ciñéndose estrictamente a los límites y
conceptos de gasto, a las autorizaciones y de más normas
establecidas en la presente directiva.
c) Exigir que en el reverso de cada documento sustentatorio se
consigne el destino y el motivo de gasto realizado en forma
detallada.
d) Toda factura, boleta de venta, tickets que sustente gastos del fondo
fijo para caja chica deberá ser girado a nombre de la Municipalidad
Provincial de Antonio Raimondi y estar debidamente cancelado.
e) Los comprobantes de pago no deberán presentar fallas técnicas de
impresión, errores en la emisión, enmendaduras, borrones y/o
tachas.
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f) Mantener actualizado el registro y archivo de los documentos
cancelados.
g) Usar el sello fechador “Pagado” a cada comprobante que sustente el
gasto de fondo de caja chica.
h) Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna, para su
reembolso con la documentación detallada, ordenada y foliada.
i) Otorgar las facilidades que el caso lo amerite, frente a una acción
de control o arqueo de caja chica.
j) Mantener informado al gerente municipal en lo respecta las
rendiciones de gastos con fondos de caja chica.
k) De producirse robo o pérdida del fondo asignado, el responsable
deberá realizar las siguientes acciones:
 Efectuar la denuncia policial, ante la comisaría de la
jurisdicción donde ocurrió el hecho, en un plazo no mayor a
las 24 horas.
 Informar de manera detallada los hechos, al gerente
municipal o quien haga sus veces.
9.2.2 Prohibiciones de los responsables del manejo de caja chica
a) Delegar el manejo de la caja chica. El incumplimiento de la
presente disposición constituye falta disciplinaria que puede ser
causal de apertura de proceso administrativo disciplinario.
b) Atender los recibos provisionales sin la autorización del gerente.
9.3 Ejecución de la caja chica
9.3.1 Los gastos que se atiendan con caja chica no deberán de exceder el 5%
de la U.I.T, (S/ 220.00) que no constituyan bienes de capital
depreciable y no depreciable.
9.3.2 La declaración jurada de rendición de cuenta será aceptada cuando se
trate de casos, lugares o conceptos por lo que no sea posible obtener
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con las
normas de la SUNAT.
9.3.3 Los documentos sustentatorios para los fondos de caja chica son:
Boletas de venta, facturas, tickets u otros autorizados por la SUNAT
los cuales deberán estar debidamente visado por la persona que ejecuto
el gasto.
9.3.4 El documento que justifica los gastos por movilidad es el “Declaración
jurada de Movilidad”, Formato “Recibo de Movilidad”, el mismo que
será proporcionado por el encargado de la administración del fondo
fijo para caja chica cuyo importe es utilizado únicamente para el
desplazamiento y movilidad de los funcionarios, servidores y/o
personal de la municipalidad provincial de Antonio Raimondi, para
efectuar la comisión de un determinado servicio.
El monto será fijado en función a las características de la comisión de
servicio (Urgencia, seguridad documentaria, y la distancia) bajo
responsabilidad del responsable de caja chica.
9.3.5 Registrar el movimiento de efectivo de su caja, efectuando un cuadro
diario, lo que facilitara la labor de los arques inopinados

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9.3.6 Queda prohibido efectuar los siguientes gastos con cargo a caja
chica:
a) Bienes de capital
b) Bienes y servicios prohibidos por normas legales
c) Compromisos de pago adquiridos en ejercicios presupuestales
fenecidos.
d) Pago de remuneraciones o cualquier otro ingreso del personal
e) Pago de viáticos del personal de la entidad.
f) Pago de viáticos y/o alojamiento de personas y/o funcionarios que
no pertenecen a la entidad.
g) Compra de combustibles
h) Pago de proveedores, planillas por horas extras y servicios públicos
Quedan exceptuados de la presente disposición las emergencias que
comprometan la operatividad de la institución, como el caso de
emergencias de desastres naturales o las que el despacho de alcaldía
requiera por necesidad de urgencia.
9.3.7 No se reconocerán gastos efectuados con cargo a caja chica, si previo
al gasto no se solicitó la autorización de la gerencia municipal, con el
recibo provisional.
9.3.8 Los pagos que se atienden con cargo a los fondos fijos con caja chica
son:
a) Alimentos y bebidas
b) Suministros para mantenimiento y reparación
c) Compras de otros bienes
d) Movilidad local
e) Servicios de mantenimiento, acondicionamiento y reparación.
f) Envío de documentación de la Municipalidad Provincial de Antonio
Raimondi a los distintos distritos de la provincia, otras provincias
(ciudades), ministerios u órganos gubernamentales que se requiera.
g) Otros servicios diversos
9.4 Revisión, verificación, control y custodia de los documentos de gastos
9.4.1 El encargado de la administración de los fondos fijos para caja chica y
el personal de tesorería son responsables revisar y verificar los
documentos que sustenten los gastos antes de su cancelación-
9.4.2 Verificar que cada factura, boleta de venta u otro comprobante de pago
este reconocido y emitido de conformidad con lo establecido por la
SUNAT, así mismo deberá contar con la firma del soliciante.
9.4.3 Los documentos de gastos (Facturas, boletas de venta, tickets, etc) que
sustenten las rendiciones deberán ser foliados, registrados y ordenados
cronológicamente, a fin de facilitar el proceso de revisión
9.4.4 El encargado de contabilidad estará a cargo de la revisión y
verificación de los documentos que sustentan las rendiciones de
cuenta, para su reembolso. De estar conforme se requiere la afectación
presupuestaria del gasto correspondiente.
9.4.5 El encargado de Tesorería es el encargado de la custodia final de los
documentos que sustenta los gastos de caja chica.
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9.5 Recibo provisional
El recibo provisional, será de uso exclusivo para casos de emergencia y
cuando la situación lo amerite, el cual deberá ser rendido dentro de las 72
horas de otorgado, bajo responsabilidad de los funcionarios, servidores y/o
trabajadores incursos. En caso de que el usuario exceda el plazo
establecido, el encargado del fondo fijo para caja chica, informará al
gerente municipal, quien cursa memorándum al jefe de recursos humanos
para que haga el descuento correspondiente en sus haberes por el importe
no rendido oportunamente, sin perjuicio de aplicar las sanciones
correspondientes.
No se atenderá al funcionario, servidor y/o trabajador que tenga pendientes
de rendición recibos provisionales.
No está permitido la entrega provisional de recursos con cargo a caja chica,
sin la autorización expresa de la unidad de Tesorería.
9.6 Registro de gastos.
Los documentos pagados deberán ser registrados en forma diaria en la
fecha en que los pagos son realizados en forma ordenada y detallada.
9.7 Reposición de la caja Chica
9.7.1 La caja chica podrá ser renovado una sola vez al mes por el monto
constituido y aprobado.
9.7.2 Las reposiciones de caja chica se solicitarán tan pronto se tenga la
rendición de cuentas completa, debidamente firmado por el
responsable del manejo del fondo de caja chica, debiendo remitirse a la
gerencia municipal para su trámite correspondiente.
9.8 Mecanismos de control de caja chica.
9.8.1 El encargado de contabilidad realizará arqueos sorpresivos
relacionados con el manejo de dichos fondos, y suscribirá las actas
correspondientes, estableciendo las observaciones correspondientes si
fuera el caso.
9.8.2 El responsable del manejo de caja chica brindará las facilidades
necesarias para la realización del arqueo de caja chica, al término del
cual se levantará el acta de arqueo que evidencia la conformidad u
observaciones, se consignara la firma del responsable del manejo del
fondo y el encargado de efectuar el arqueo.
9.8.3 El encargado de la contabilidad realizará el informe respectivo a la
gerencia municipal, sobre los resultados del arqueo.
9.9 Liquidación del fondo para caja chica.
El fondo fijo para caja chica será liquidado a más tardar al 31 de diciembre
de cada año, bajo responsabilidad del encargado del manejo de caja chica.

10. FALTAS Y SANCIONES

Constituye faltas por incumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva, y
pasibles de sanción administrativas, sin perjuicio de responsabilidad civil o penal
que corresponda a los funcionarios, servidores encargados del manejo de caja
chica, cualquiera sea su condición laboral o contractual; en los siguientes casos:

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10.1 Cuando dentro de los plazos establecidos los servidores no hayan rendido
cuenta, en forma documentada de los importes recibidos mediante recibos
provisionales.
10.2 Cuando luego de realizar el arqueo, se determina faltantes de dinero en el
fondo de caja chica, sin causa justificada, documentada y contravenga las
normas de presente directiva.
10.3 La presentación de comprobantes y/o documentos que no cuenten con el
sustento administrativo legal, del gasto de dinero del fondo de caja chica.
10.4 La revelación de comprobantes y/o documentos adulterados y/o
falsificados, del gasto de dinero del fondo de caja chica. Considerándose
falta muy grave.
Estas faltas dan lugar a sanciones administrativas con arreglo a ley que serán
calificadas y determinadas por la instancia correspondiente de la Gerencia
Municipal. De acuerdo a la gravedad la de falta cometida sin perjuicio de la
responsabilidad civil o penal que hubiera lugar.
Las faltas mencionadas en los párrafos anteriores darán lugar a sanciones según
corresponda el caso:
a. Amonestación verbal y reservada.
b. Amonestación escrita.
c. Suspensión sin goce de haber, impuesta por la instancia correspondiente de
la Gerencia Municipal y la Jefatura de Recursos Humanos.
d. De una Falta muy grave, se remitirá todos los actuados al no contar con un
procurador público, al Asesor Legal Externo para que proceda con las
acciones legales según corresponda.

11. DISPOSICIONES COMPLENETARIAS

La gerencia municipal será la dependencia encargada de dictar normas
complementarias de aplicación a la presente directiva, en relación a sus ámbitos de
competencia, para lo cual deberán efectuar las coordinaciones del caso.

ANEXOS
 Vale provisional - Anexo 1
 Declaración jurada de gastos – Anexo 2
 Declaración jurada de movilidad – Anexo 3
 Formato de rendición de fondos fijos para caja chica. – Anexo 4

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ANEXO N° 1

RECIBO PROVISIONAL N° 001

S/

La unidad de Tesorería autoriza la entrega del recibo provisional, con cargo a rendir cuentas a la

responsable de caja chica, en un plazo máximo de 72 horas al señor (a): ____________________

______________________________________________________________________________

La suma de: _______________________________________________________________

Por concepto de: ___________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

A rendir cuenta TOTAL S/ _____________

NOTA: El que suscribe la presente de no rendir cuenta en el plazo establecido, autorizo se me

descuente de mis haberes mensuales el importe otorgado en el mes correspondiente.

Llamellin, _______de ________________ del 2021

____________________ ____________________________
VºBº Tesorería Recibí conforme

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ANEXO N° 2

DECLARACIÓN JURADA N° 001

S/.

Yo
_______________________________________________________________________
Con DNI N° ______________________servidor de la Municipalidad Provincial de
Antonio, recibo la suma de: (en letras) ________________________________________,
que mediante el presente documento hago declaración jurada de que en la comisión de
servicios de la fecha he efectuado los siguientes gastos, en la que ha sido imposible
obtener los comprobantes de pago sustentatorios del gasto.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
De conformidad con la Directiva de tesorería.

Llamellín, ________ de __________________ del 2021

______________________ _________________
Tesorería Declarante

______________________
VºBº Gerencia Municipal

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ANEXO N° 3

DECLARACIÓN JURADA
Recibo de Movilidad

Nombres y Apellidos: ___________________________________DNI Nº: ___________

Asunto y/o Gestión: _______________________________________________________

_____________________________________________________

Fecha: ____ / ____ / 2021 Hora de Salida: ___________ Hora de Retorno: __________

Tipo de Movilidad Importe

Lugares de Comisión a Utilizar
T. Urbano y/o Taxi S/.

De a
De a
De a
De a
TOTAL S/.

SON: ________________________________ SOLES

______________________ _________________
Tesorería Declarante

______________________
VºBº Gerencia Municipal

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ANEXO N° 4

N° De Día Mes Año

rendición

RENDICIÓN DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

DOCUMENTACIÓN ESPECIFICA
DETALLE MONTO
Fecha Tipo N° DEL GASTO

TOTAL S/ ______________

______________________ __________________ _________________

Gerente Municipal Tesorería Responsable

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