MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE HUALGAYOC

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VII. DISPOSICIONES GENERALES

7.1. GLOSARIO
Definición de Caja Chica
La Caja Chica es un fondo en efectivo constituido con Recursos Públicos de cualquier
fuente que financie el presupuesto institucional para ser destinado únicamente a gastos
menores y urgentes que demanden su cancelación inmediata, o que, por su finalidad y
características, no puedan ser debidamente programados.

Comprobante de pago
Documentos que acreditan las transferencias de bienes (a título oneroso o gratuito),
entrega en uso y/o prestación de servicios. Siempre que reúnan todos los requisitos y
las características mínimas establecidas por el Reglamento de Comprobantes de Pago
y hayan sido impresos por empresas graficas que se encuentren inscritos en el registro
de imprentas (Resolución de Superintendencia NO 007-99/SUNAT, modificatorias y
ampliatorias).

Unidad Impositiva Tributaria

La unidad Impositiva Tributaria - UIT, es el valor referencial fijado en forma anual
por el Ministerio de Economía y Finanzas - MEF, la misma que es aplicable a las
operaciones comerciales en general, debiéndose tener presente el uso de esta
denominación en la aplicación de la presente Directiva.

7.2. MEDIDAS PREVIAS

a. Designación del Responsable del Manejo de Caja Chica
Se formalizará mediante Resolución de Gerencia de Administración y Finanzas,
designación o modificación del responsable a quien se le encomienda el manejo
total del fondo fijo de Caja Chica, debiendo indicar lo siguiente:
Nombre del funcionario o servidor responsable único de la administración
del fondo.

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Detallar el monto máximo del fondo fijo para Caja Chica.

El monto máximo del fondo de cada gasto en efectivo no podrá ser mayor
a lo establecido por el Artículo 10° de la R.D. N° 001-2011-EF/75,
modificada por la R.D. N° 004-2011-EF-77.15.

VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

8.1. USO DEL FONDO
El fondo fijo para caja chica es un fondo permanente y renovable, constituido por
recursos propios de la municipalidad; y destinado para atender tos gastos menores
que demandan su cancelación inmediata o que por su finalidad y características no
pueden ser debidamente programados, en atención a las necesidades de la
Municipalidad Distrital de Hualgayoc. Es aprobada mediante Resolución de
Gerencia de Administración y Finanzas.
El Fondo Fijo está constituido por los Recursos públicos que financia el
Presupuesto Institucional y se mantienen en efectivo, bajo condiciones de seguridad
que impidan su sustracción o deterioro, generalmente en caja de seguridad u otro
medio similar, bajo responsabilidad del encargado del Fondo Fijo para Caja Chica.

8.2. ADMINISTRACIÓN DEL FONDO

El responsable del Fondo Fijo para Caja Chica será designado mediante Resolución
de Gerencia de Administración y Finanzas.
El fondo fijo para Caja Chica es establecido y modificado mediante Resolución de
Gerencia de Administración y Finanzas, por montos fijos que serán determinados
de acuerdo a las necesidades de la Municipalidad Distrital de Hualgayoc y teniendo
en cuenta el flujo de gastos menudos y la disponibilidad presupuestaria y financiera
del Municipio.
Los Fondos para Caja Chica se utilizan para atender gastos en bienes, servicios,
movilidad, refrigerios en menor cuantía, gastos notariales, gastos judiciales,
estacionamiento, peajes de vehículos oficiales, entre otros; siempre y cuando se
refiera a gastos menudos, de rápida cancelación o cuya adquisición no sea

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programable para su pago mediante cheque o abono en cuenta bancaria individual.

En tanto sirva para alcanzar los objetivos de la Municipalidad.
Dicho fondo: será renovable previa rendición de cuenta de acuerdo a cada
oportunidad de disposición de dinero, sin que este exceda el monto autorizado.
El monto máximo para cada adquisición con cargo a la Caja Chica no debe exceder
del diez por ciento (10%) de una UIT, equivalente a S/. 495.00 (Cuatrocientos
noventa y cinco con 00/100 soles), salvo los conceptos a que se refiere el segundo
párrafo del numeral 10.1 del. artículo 10 de la Resolución Directoral N° 001-2011-
EF/77.15, según Resolución Directoral N° 004-2011-EF/77.15.
Para su reconocimiento con el Fondo Fijo para Caja Chica, todos los comprobantes
de pago deberán indicar en el reverso: el motivo del gasto y estar sellado y firmado
por el usuario y/o usuarios del servicio, Jefe de la Sub Gerencia de Contabilidad,
Jefe de la Sub Gerencia de Tesorería y por el Gerente Municipal.
El Fondo Fijo para Caja Chica, no podrá ser utilizado para pago de remuneraciones
y retribuciones, adelantos o préstamos a cuenta de remuneraciones y retribuciones
y cambio de cheques de cualquier índole, bajo responsabilidad.
Los gastos efectuados con cargo al fondo fijo para Caja Chica deben afectarse de
acuerdo al clasificador de los gastos y conforme al presupuesto aprobado por la
institución para el ejercicio fiscal 2023.
IX. PROCEDIMIENTOS
9.1. PARA LA HABILITACIÓN DEL FONDO
La Gerencia de Administración y Finanzas mediante Resolución: aprobará el monto
habilitarse, la cantidad máxima a autorizarse por recibo y nombrará a la persona
responsable del manejo del fondo para caja chica, según lo dispone la norma general
del Sistema de Tesorería N° 06 "USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA".
El fondo de Caja Chica será girado a la orden del encargado de su manejo mediante
operación OPE Orden de Pago Electrónica.
La reposición se hará mediante solicitud, en forma escrita, que formulará el
custodio del fondo fijo para caja chica, de pronto el dinero en efectivo descienda a
niveles que se haga necesarias nuevas habilitaciones.

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La solicitud de ampliación de fondo fijo para caja chica se efectuará siempre y

cuando se justifique el mayor requerimiento y exista disponibilidad presupuestal y
financiera.

9.2. DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE LOS EGRESOS DEL FONDO FIJO,

DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS BAJO LA MODALIDAD DE
PROVISIONAL
El Recibo Provisional es el documento que acredita y sustenta la entrega de dinero
en efectivo del Fondo Fijo para Caja Chica, el cual es entregado para viabilizar la
adquisición de un bien o el pago de un servicio determinado.
Para el otorgamiento del Recibo Provisional debe contarse con el Visto Bueno del
Gerente de Administración y Finanzas, el Jefe de la Sub Gerencia de Tesorería y la
persona que solicita el "egreso provisional" para rendir cuentas documentadas
posteriormente. (Formato N° 01).
Los Funcionarios o servidores deberán presentar ante el Responsable de la
Administración del Fondo Fijo de Caja Chica, las rendiciones de cuenta
debidamente documentada por egresos (desembolsos) dentro de las cuarenta y ocho
(48) horas de efectuada la entrega correspondiente, o se haya vencido el plazo para
el fin que se le concedió.
Transcurrido el plazo señalado, la Gerencia de Administración y Finanzas o en su
defecto Gerencia Municipal, previo Informe del Responsable de Administración
del Fondo Fijo de Caja Chica, ordenará a la Sub Gerencia de Tesorería el descuento
correspondiente, sin perjuicio de la aplicación de la sanción administrativa que
pueda solicitarse y aplicarse, según corresponda, por incumplimiento de las
disposiciones y retención indebida de los Fondos Institucionales.

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9.3. PARA LA RENDICIÓN DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

a. La rendición de cuentas del fondo fijo para caja chica, se efectuará según el
Formato N° 03.
b. Toda rendición de caja chica deberá contar con la documentación sustentatoria
correspondiente, clasificadas por Partidas Específicas, legajadas y foliadas;
indicando el saldo anterior (si hubiere).
c. El control, registro y presentación de las operaciones financieras afectadas a través
del fondo fijo para caja chica, se llevará en forma independiente y se mantendrá al
día su registro; asimismo, consignará el número de rendición de cuenta respectiva
en forma cronológica, indicando el tipo de fuente de financiamiento.
d. Existirán tantas rendiciones como número de veces sea habilitado el fondo.
e. En los documentos que sean pagados con estos fondos, se le consignará en el
anverso, la firma y sello del usuario.
f. No se aceptará comprobantes de pago que estén deteriorados o que evidencien
adulteración alguna. Entiéndase por comprobante de pago a toda factura, boleta,
ticket, Boucher, aceptado por la Superintendencia de Administración Tributaria.
g. A las rendiciones del fondo se adjuntarán:
Los documentos originales tales como facturas, tickets (normado de
acuerdo al reglamento de Comprobantes de Pago - SUNAT), boletas de
venta y comprobantes de pago debidamente cancelados, que serán emitidos
por el proveedor de bienes y/o servicios a nombre de la Municipalidad
Distrital de Hualgayoc.
Declaraciones Juradas por aquellos gastos que no puedan ser sustentados
debidamente, esto cuando se trate de casos, lugares y conceptos, por lo que
ni sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de
conformidad con lo establecido por la SUNAT, se respaldará de acuerdo al
Formato N° 02, no excediendo el 0.5% de 1 UIT (S/. 247.50).
h. Los documentos originales indicados en el inciso g) deberán consignar en el
reverso, los motivos por los que se efectúo la compra, y estar sellado y firmado por

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el usuario y/o usuarios del servicio, Jefe de la Sub Gerencia de Contabilidad, Jefe
de la Sub Gerencia de Tesorería y por el Gerente de Administración y finanzas.
i. El monto no utilizado de la liquidación del fondo fijo para caja chica al cierre del
año fiscal, se depositará en la cuenta de la fuente de financiamiento y el rubro
correspondiente.

X. AUTORIZACIÓN DEL FONDO FIJO

10.1. Los únicos funcionarios de la Municipalidad Distrital de Hualgayoc que tienen la

facultad de autorizar desembolsos con cargo al Fondo Fijo, son el Gerente Municipal
y/o la Gerencia de Administración y Finanzas, previa coordinación con Alcaldía.

10.2. Está prohibido efectuar cualquier desembolso del Fondo Fijo, que no cuente con la
autorización de los funcionarios indicados en la presente Directiva, bajo
responsabilidad de los Responsables de la Administración del Fondo Fijo para Caja
Chica.

XI. REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO

El responsable de la Administración del Fondo Fijo para Caja Chica, procurará mantener
una adecuada disponibilidad de efectivo, que les permita atender los requerimientos
oportunamente, para lo cual realizarán las siguientes acciones:

11.1. El Fondo Fijo para Caja Chica se repondrá en forma oportuna para mantenerlo en
su nivel de origen y cumplir los fines para el cual fue establecido.

11.2. El monto constituido para el Fondo Fijo para Caja Chica, solamente podrán ser
reembolsadas como máximo hasta tres (03) veces al mes, previa Rendición
Documentada (Formato N° 03).

11.3. El responsable de la Administración del Fondo Fijo presentará su informe de

Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica (Formato N° 03) a la Gerncia de
Administración y Finanzas o en su defecto a Gerencia Municipal y esta a su vez
remitirá a la Sub Gerencia de Contabilidad quien se encargará de su revisión y de
su conformidad, para luego solicitar la disponibilidad presupuestal y/o

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certificación, y posterior a ello seguir con el trámite que corresponde a efectos que
proceda con el giro de reembolso a nombre del encargado del fondo, por una suma
igual a la rendición y/o gastos efectuados.

11.4. La Sub Gerencia de Tesorería procederá con el giro correspondiente para la

reposición del Fondo aprobado.

11.5. La Sub Gerencia de Tesorería archivará la rendición y la documentación

sustentadora conjuntamente con el comprobante de pago de reembolso.

11.6. El Responsable de la Administración del Fondo Fijo para Caja Chica realizará las
coordinaciones y seguimiento para obtener la pronta reposición del Fondo fijo.

XII.AMPLIACIÓN DEL MONTO TOTAL ASIGNADO AL FONDO FIJO

12.1. El monto total asignado podrá ampliarse cuando las operaciones efectuadas con cargo
al Fondo Fijo se incrementen significativamente, haciendo que este resulte
insuficiente para atender las necesidades.

12.2. El responsable de la Administración del Fondo Fijo para Caja Chica, sustentará la
necesidad del incremento del Fondo Fijo ante la Gerencia de Administración y
Finanzas o en su defecto a Gerencia Municipal, la cual solicitará aprobar vía
Resolución de Gerencia de Administración y Finanzas, la modificación del Fondo
Fijo.

XIII. MECANISMOS DE CONTROL

13.1. Fondo Fijo para Caja Chica será custodiado adoptando medidas de seguridad
correspondiente.

13.2. La Gerencia de Administración y Finanzas o en su defecto Gerencia Municipal,

dispondrá que la Sub Gerencia de Contabilidad y la Sub Gerencia de Tesorería
efectúen arqueos sobre la totalidad de los Fondos Fijos asignados, de manera
sorpresiva e inopinada.

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