REQUISITOS PARA EL TRAMITE DE INCAPACIDADES

Original de la incapacidad expedida por el médico u odontólogo tratante, que contenga:

*Fecha de expedición.
*Nombre de la entidad
*Nombres, apellidos del afiliado y número del documento de identidad.
*Diagnóstico clínico.
*Fecha de iniciación y duración de la incapacidad.
*Nombre, número del registro profesional y firma del médico u odontólogo que expide la incapacidad
o licencia por maternidad.
*Registro médico.
*Documento de identificación del médico.

Nota: la incapacidad debe de ser en formato de incapacidad, no es válido formula médica.

Las incapacidades de 1 y 2 días se deben adjuntar:

*original de la incapacidad
*copia del documento de identificación.

A partir del tercer día debe adjuntar:

*original de la incapacidad
*Copia de la historia clínica, epicrisis o resumen de atención
*Fotocopia del documento de identidad del afiliado.

Nota: (Para los casos de las incapacidades por dos días se debe tener en cuenta si hay prórroga)
“Se entiende por prórroga de incapacidad la expedida con posterioridad a la inicial, por la misma
enfermedad o lesión o por otra que tenga relación directa con aquella, aunque se trate de un código
diferente, siempre y cuando entre una y otra no haya una interrupción mayor a 30 días calendario.
En este caso también se debe adjuntar copia de la historia clínica, epicrisis o resumen de atención
desde el primer día de la incapacidad.

Cuando se trate de accidente, lesión, golpe, herida, esguince, contusión, traumatismo, quemadura,
esfuerzo, fractura, luxación, desgarro, mordeduras, cuerpo extraño, retiro de material de
osteosíntesis, trauma cráneo encefálico, latigazo, punciones, baro trauma, dengue, malaria,
envenenamiento, intoxicación aguda, chikunguña, estrés postraumático o secuela de las anteriores
se debe adjuntar el "Formato de Investigación de Origen de la incapacidad" completamente
diligenciado por el trabajador.
No habrá lugar al reconocimiento de la prestación económica de la incapacidad por enfermedad
general con cargo a los recursos del SGSSS, cuando éstas se originen de tratamientos con fines
estéticos o se encuentren excluidos del plan de beneficios y sus complicaciones (Decreto 2353 de
2015).2. No se expiden ni se autorizan las incapacidades emitidas por medicina legal o en el
extranjero (salvo que se trate de una urgencia vital).3. El trámite de las incapacidades prescritas por
IPS Particulares queda sujeto a verificación de la pertinencia médica y cumplimiento de requisitos de
Ley.
LICENCIA DE MATERNIDAD

En el caso de las licencias por maternidad se debe adjuntar:

Original de la incapacidad (tener en cuenta los datos de la incapacidad)
Copia de la historia clínica que indique las semanas de gestación
Copia del registro civil de nacimiento
Copia del documento de identidad

LICENCIAS DE PATERNIDAD (8 DÍAS)

El padre tiene derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad. Para el
reconocimiento y pago de esta licencia el afiliado cotizante debe haber efectuado aportes durante los
meses que correspondan al período de gestación de la madre y no habrá lugar al reconocimiento
proporcional por cotizaciones cuando hubiere cotizado por un período inferior al de la gestación.

Para el pago de la licencia de paternidad se verificará que los aportes se hayan efectuado completos
antes de la fecha de nacimiento del menor, el funcionario deberá acercarse a su EPS, presentar
copia del registro civil de nacimiento y solicitar la expedición de la respectiva licencia de paternidad
el trámite deberá hacerse de acuerdo al artículo 50, numeral 29 del Reglamento Interno de Trabajo.
Toda vez que el plazo para el trámite de la empresa no puede superar los treinta (30) días hábiles
siguientes a la fecha de nacimiento del menor.

ACCIDENTE DE TRANSITO (SOAT)

*Historia clínica de la atención que genera la incapacidad (no es necesaria toda tu historia clínica
sólo debes adjuntar la historia correspondiente al motivo de la incapacidad).
*Certificado de incapacidad expedido por tu médico.
*Copia del SOAT
*Croquis, informe de la autoridad de tránsito o declaración extra juicio (sólo si la incapacidad se
originó por accidente de tránsito).

ACCIDENTE DE TRABAJO

En el caso de los accidentes de trabajo se debe adjuntar copia de la historia clínica, epicrisis o
resumen de atención con todas las incapacidades así sea de un día.

Las incapacidades y/o licencias deben ser radicadas en la oficina a más tardar en los siguientes
cinco (5) días de la expedición de la incapacidad, según lo establecido en el reglamento interno de
trabajo. Artículo 50, numeral 29 del Reglamento Interno de Trabajo, donde aclara:
Presentar a la Empresa la incapacidad emitida por la EPS O ARL según el caso
dentro de los cinco (05) días siguientes a la fecha de su expedición conforme al
procedimiento establecido por la Empresa.

Nota aclaratoria: el supervisor, director de proyecto o líder de área quien tiene la

responsabilidad de reportar las novedades de nómina en la columna de
observaciones debe hacer claridad si la incapacidad reportada es por origen
común o accidente de trabajo.