POLITICA DE AUSENTISMOS Código: GTH-PO-05

Fecha de Aprobación: 14/05/2021 Versión: 01 Página 1 de 11

1. OBJETIVO: Establecer las directrices dirigidas a los ausentismo y puntualidad de los

colaboradores en el Grupo Clínica Médicos.

2. ALCANCE: El presente documento aplica para todos los colaboradores del Grupo
Clínica Médicos, desde la solicitud hasta la legalización y liquidación de los ausentismos
y novedades presentadas.

3. GLOSARIO:

AUSENTISMO: Es el término empleado para referirse a las faltas o inasistencias de los

empleados al trabajo. En sentido más amplio, es la suma de los períodos en que, por
cualquier motivo, los empleados se retardan o no asisten al trabajo en la organización.

REMUNERADO: es el pago u otra compensación financiera proporcionada a cambio de

los servicios prestados por un empleado.

NO REMUNERADO: actividad por la que no se percibe ningún ingreso o sueldo a cambio.

INCAPACIDAD: Se entiende por incapacidad el estado de inhabilidad, física o mental, de

un individuo que le impide desempeñar temporalmente su profesión u oficio habitual.

DÍAS DE INCAPACIDAD: Número de días calendario durante los cuales el trabajador

está inhabilitado para laborar según concepto expedido por un médico.

ENFERMEDAD LABORAL: Es la contraída como resultado de la exposición a factores

de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto
obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las
enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad
no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de
causalidad con los factores de riesgo ocupacionales será reconocida como enfermedad
laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes.

ACCIDENTE DE TRABAJO: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

ENFERMEDAD GENERAL: Todo estado patológico que no esté considerado como

enfermedad profesional.

AUSENTISMO LABORAL: Es la suma de los períodos en que los empleados de una

organización no están en el trabajo según lo programado, con o sin justificación.

LICENCIAS: Las licencias de trabajo son los permisos que debe otorgar el empleador al
trabajador para que se ausente por determinado tiempo de sus funciones. Estas licencias
se dividen en reglamentarias y no reglamentarias:
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• Reglamentarias: son aquellos permisos regulados por la ley, no negociables y

de obligatorio otorgamiento cuando el trabajador los solicita.
• No reglamentarias: son los permisos que resultan del libre albedrío del empleador,
y pueden ser o no remunerados.

LICENCIA POR MATERNIDAD: el artículo 236 del Código Sustantivo de Trabajo –CST–
indica que toda trabajadora en estado gestación tiene derecho a 18 semanas de licencia
de maternidad, las cuales se dividen entre una y dos semanas pre parto y 17 y 16 post
parto, dependiendo de las indicaciones médicas.

LICENCIA POR PATERNIDAD: la ley otorga ocho días hábiles para que los padres
acompañen a su hijo durante sus primeros días de vida (parágrafo 2 del artículo 236 del
CST).

LICENCIA POR GRAVE CALAMIDAD DOMÉSTICA: esta se da cuando el trabajador

atraviesa un suceso familiar o personal que afecta el correcto desarrollo de sus funciones.
En estos eventos el empleador se encuentra en la obligación de conceder esta licencia
durante el tiempo que le permita al trabajador superar o sobrellevar la situación.

LICENCIA POR LUTO: el numeral 10 del artículo 57 del CST establece que el empleador
debe otorgar una licencia de cinco días al trabajador en caso del fallecimiento de su
cónyuge, compañero o compañera permanente o cualquier familiar hasta segundo grado
de consanguinidad y primero de afinidad o civil.

CITA MEDICA U ODONTOLOGICA: Es la valoración del usuario realizada por un médico

y odontólogo en ejercicio de su profesión, según las disposiciones de práctica clínica
vigentes en el país, que corresponde a anamnesis, toma de signos vitales, examen físico,
definición de impresión diagnóstica y plan de tratamiento, en cualquier fase de la atención,
esto es, promoción, prevención, curación y/o rehabilitación. La consulta, puede ser
programada o de urgencias, según la temporalidad; general o especializada, según la
complejidad".

COMPENSATORIO: Se llama día compensatorio al descanso que se otorga a un

trabajador por haber laborado un día dominical o festivo.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

• GTH-FT-28 Formato para solicitud de Permisos

5. DESARROLLO DE LA POLITICA:

5.1. MARCACION DEL BIOMETRIC:

El Biometric es el sistema por el cual en el Grupo Clínica Médicos se registran todas las
actividades concernientes a los procesos de ausentismo y novedades de nómina generales,
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está compuesto principalmente por unos dispositivos en los cuales los colaboradores
realizan las marcaciones de asistencia y salida de los respectivos turnos, y de una interfaz
en la cual se alimentan las distintas novedades de nómina y se realizan los ajustes
correspondientes por cada líder. Es de obligatorio cumplimiento que cada colaborador
realice personalmente las marcaciones con su respectivo carnet en dicho sistema tanto al
ingreso como a la salida del turno asignado, respetando y siendo puntual con los horarios
establecidos en las agendas de cada mes.

Teniendo en cuenta lo anterior cualquier incumplimiento o violación de todo lo relacionado

con el sistema Biometric y la puntualidad acarreara consigo la apertura de un proceso
disciplinario y a una sanción según la escala de faltas y sanciones establecidas en el
Reglamento Interno de Trabajo institucional.

5.2. CARGUE DE AGENDAS Y ACTUALIZACION DE NOVEDADES:

Es responsabilidad de los líderes, coordinadores y directivos de cada área la realización del

cargue de las agendas dentro de los cinco últimos días del mes anterior, de acuerdo a las
novedades, ingresos y ausentismos reportados por sus equipos de trabajo.

Así mismo, es responsabilidad del líder, coordinador y directivo, la auditoria y actualización

diaria de la agenda asignada y su publicación constante, esto permitirá al área de
ausentismos e incapacidades hacer los controles pertinentes.

5.3. PROCEDIMIENTO DE REPORTE Y LEGALIZACION DE AUSENTISMO:

Las causales de ausentismo obedecen a Incapacidades, Ausencias Programadas o

Prevista, No Programadas o Imprevistas, y Licencias Legales. Teniendo en cuenta lo
anterior a continuación se detallarán los trámites y consideraciones según el caso, los
cuales son de cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores del Grupo Clínica
Médicos:

5.3.1. INCAPACIDADES MÉDICAS:

Tiempo para radicar ante talento humano: 48 Horas después de emitida.

Radicar en: Oficina de Talento Humano – Analista de Ausentismo.

El ausentismo por Incapacidad Temporal es el impedimento a asistir a laborar ocasionado

por una enfermedad o accidente ya sea de origen común o laboral, debe ir soportado por
un documento denominado “incapacidad” emitido por la IPS perteneciente a la Red de
atención de la EPS a la cual pertenece con los siguientes soportes, sin tachones, ni
enmendaduras:

➢ Incapacidad de Origen Común o General:

➢ Documento Incapacidad original con la siguiente información:

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• Nombre del paciente.

• Fecha de expedición.
• Diagnóstico en código CIE10 y en letras.
• Contingencia u origen.
• Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
• Días de incapacidad.
• Día a partir del cual inicia la incapacidad.
• Firma, sello y registro médico.

➢ Historia Clínica o Epicrisis Completa.

➢ Fotocopia del Documento de Identidad.

➢ Incapacidad de Origen Laboral:

• Epicrisis o documento que soporta la atención médica que originó la incapacidad.

• Accidente de trabajo: copia del Formato Único para Reporte de Accidente de
Trabajo (FURAT) y/o dictamen de calificación de origen.
• Enfermedad Laboral: certificación de origen expedida por la ARL o constancia de
ejecutoriado de dictamen de las Juntas Regionales o en ausencia de este, el
Dictamen de Origen de la Junta Nacional de calificación de invalidez.
• Documento Incapacidad original con la siguiente información:

➢ Nombre del paciente.

➢ Fecha de expedición.
➢ Diagnóstico en código CIE10 y en letras.
➢ Contingencia u origen.
➢ Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
➢ Días de incapacidad.
➢ Día a partir del cual inicia la incapacidad.
➢ Firma, sello y registro médico.

• Fotocopia del documento de identidad.

Nota 1: Las incapacidades emitidas por una IPS fuera de la red de la EPS y/o médico
particular, medicina prepaga, póliza o cualquier servicio de Ambulancias como AMI, será
válida solo para justificar ausencia sin derecho a reconocimiento económico. Para ser
reconocida por parte del área de nómina debe ser radicada la incapacidad transcrita por la
EPS.

5.3.2. AUSENCIA PROGRAMADA O PREVISTA:

Radicar en: Oficina de Talento Humano – Analista de Ausentismo.

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La Ausencia Programada o Prevista es aquella ocasionada por un evento planificado o

citado con anticipación a la ausencia y amparado por la legislación laboral colombiana como
lo son las siguientes causales:

Cita Médica: La cita médica es el espacio programado para la atención de controles

ocasionales, valoraciones y revisiones de carácter medico u odontológico otorgados a
través de la EPS, ARL o Departamento de Salud Ocupacional de la Clínica, este debe ser
radicado a través del formato GTH-FT-28 para solicitud de Permisos con toda la información
personal, el día y las horas de ausencia, y la firma del jefe directo debidamente diligenciado.

Luego de la asistencia es de obligatorio cumplimiento que, dentro de las 24 horas

siguientes, la radicación del soporte de asistencia a la cita donde se evidencie los datos del
colaborador y la fecha y hora de atención de la misma.

Tiempo para radicar ante talento humano: 24 Horas antes de la ausencia.

Soporte: Documento de Asistencia a la cita.

Compensatorios: Los permisos compensatorios se podrán otorgar una vez realizado un

trabajo suplementario el cual no será remunerado en dinero. Esta novedad debe ser
radicada a través del formato GTH-FT-28 para solicitud de Permisos con toda la información
personal, el día y las horas de ausencia, y la firma del jefe directo debidamente diligenciado.

Matrimonio: El permiso o licencia por matrimonio es el tiempo que se le otorga al

colaborador por celebrar su matrimonio religioso y/o civil. Debe ser radicado a través del
formato GTH-FT-28 para solicitud de Permisos con toda la información personal, los días,
y la firma del jefe directo debidamente diligenciado. El tiempo otorgado es de Tres días
hábiles luego de haber contraído las nupcias y se otorga por una única vez.

Esta licencia podrá hacerse efectiva solamente durante los treinta días siguientes de
haberse llevado a cabo el mismo. Luego del evento es obligatoria la radicación del
Registro Civil de Matrimonio ante el área de ausentismos e incapacidades.

El jefe inmediato y Talento Humano deberá ser notificado con una antelación no menor a
treinta (30) días calendario antes de hacer uso de la licencia con el fin de programar la fecha
en la cual el trabajador disfrutará del beneficio.

Tiempo para radicar ante talento humano: 30 días antes de la ausencia.

Soporte: Registro Civil de Matrimonio.

Votación: El permiso por votación es el tiempo que se le otorga al colaborador ya sea por
ejercer el derecho al voto o ser jurado de votación. En el caso de solo ejercer el derecho al
voto se le otorga al colaborador media jornada laboral, la cual debe ser solicitada en un
término no mayor a 30 días después del sufragio, y soportada con copia del certificado
electoral.

Para los jurados de votación el tiempo otorgado será de una jornada completa laboral, y
debe ser solicitada en un término no mayor a 45 días después de ejercer dicha función, y
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ser soportada con el documento que acredite que cumplió dicha labor. Ambos permisos
deben ser radicados a través del formato GTH-FT-28 para solicitud de Permisos con toda
la información personal, el día y las horas de ausencia, y la firma del jefe directo
debidamente diligenciado.

Tiempo para radicar ante talento humano: Votar – No mayor a 30 días a partir de la
votación.
Jurado de Votación - No mayor a 45 días a partir del día de la votación.

Soporte: Votar – Certificado Electoral.

Jurado de Votación – Certificado Jurado de Votación.

No remunerado: Los permisos no remunerados solo se podrán otorgar hasta 3 veces en

todo el año, los cuales obedecerán a acuerdos previamente realizados con los jefes
inmediatos y con aprobación expresa de Talento Humano.

Este debe ser radicado a través del formato GTH-FT-28 para solicitud de Permisos con toda
la información personal, los días, y la firma del jefe directo debidamente diligenciado.

El estudio y concesión de un permiso no remunerado de dos o más días, estará a cargo del
Líder de Derecho Laboral y/o Líder de Bienestar.

5.3.3. AUSENCIA NO PROGRAMADA O IMPREVISTA:

La empresa podrá conocer permiso remunerado a sus trabajadores, en el siguiente caso,

previa evaluación de la misma por parte de la dirección de Talento Humano.

Para atender el caso de grave calamidad domestica así:

Hasta tres (3) días por unas sola vez e manera anual por cada evento, en caso de
enfermedad grave de los padres, cónyuge o compañero(a) permanente, hijos o hermanos.

Hasta tres (3) días por una sola vez de manera anual por cada evento, en caso de
calamidad previamente demostrada.

Tiempo para radicar ante talento humano: Este permiso debe ser legalizado dentro de las
24 horas siguientes al reintegro del funcionario a sus funciones, a través del formato GTH-
FT-28 para solicitud de Permisos con toda la información personal, los días, y la firma del
jefe directo debidamente diligenciado.

5.3.4. LICENCIAS LEGALES:

Radicar en: Oficina de Talento Humano – Analista de Ausentismo.

Se clasifican estas como las Licencia Maternidad, Licencia de Paternidad y Licencia de

Luto.
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5.3.5. LICENCIA DE MATERNIDAD:

Tiempo para radicar ante talento humano: 7 Días Máximo después del parto.

La licencia de Maternidad es un descanso remunerado que la ley confiere a la mujer por

dar a luz a un hijo, que es pagado por el empleador y reconocido por la EPS. Esta Licencia
corresponde a 18 Semanas (126 Días) a partir del parto si es único y No Prematuro, en el
caso de ser Parto Múltiple y No Prematuro la licencia corresponderá a 20 Semanas (140
Días), y en el caso de ser Prematuro se tendrá en cuenta la diferencia entre la fecha
gestacional y la del nacimiento a término, a cuyo resultado les serán agregadas las
dieciocho (18) o (20) semanas de ser el caso dispuestas en la ley.
El Parto es Prematuro cuando el menor haya nacido antes de completar las 37 semanas
de gestación, información que deberá estar incluida en la certificación que para tal efecto
expida el médico tratante. Los documentos requeridos para legalizar ante Talento Humano
anterior licencia deben de ser entregados sin tachones, ni enmendaduras y son los
siguientes:

• Certificado de Licencia expedido por tu médico tratante con la siguiente información:

➢ Nombre de la paciente.
➢ Fecha de expedición.
➢ Diagnóstico en código CIE10 y en letras.
➢ Días de la licencia.
➢ Día a partir del cual inicia la licencia.
➢ Firma, sello y registro médico.

• Historia Clínica de la atención con la fecha probable de parto.

• Registro de nacido vivo y registro civil de nacimiento.
• Fotocopia del Documento de Identidad.

Licencia Por Adopción:

La licencia de maternidad aplica también para la madre adoptante en las mismas

condiciones que la madre biológica, considerando que en este caso la licencia inicia desde
el día en que el hijo adoptado le es entregado oficialmente. Para tramites de lo anterior
mencionado se requiere la siguiente documentación:

• Fotocopia del documento de identificación del colaborador.

• Acta de entrega expedida por el ICBF con la que oficialmente el menor de edad es
entregado en adopción o sentencia de adopción decretada por un juez de familia.
• Registro civil por cada hijo adoptivo.

Pre licencia de Maternidad:

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La Prelicencia es un tiempo remunerado anterior al parto que se otorga como preparación

al mismo, puede ser de 7 o 14 días de antelación a la fecha programada de parto (1 o 2
Semanas) y la otorga la EPS o el médico tratante del embarazo. A partir de esta se le da
inicio a la Licencia de Maternidad, por lo que se descuenta de las 18 semanas legales
otorgadas o las que correspondan según el caso.

Los documentos requeridos en el caso de ser emitida por el médico tratante son los mismos
de una incapacidad con la diferencia que se especifique en el documento principal que
corresponde a una Prelicencia, o si es otorgada por la EPS el formato que tenga designado
la misma con la documentación debidamente diligenciada.

5.3.6. LICENCIA DE PATERNIDAD:

Tiempo para radicar ante talento humano: 7 Días Máximo después del parto.

La Licencia de Paternidad es un descanso remunerado que beneficia al padre cotizante por

los hijos nacidos del cónyuge o compañera permanente, según dispone la norma. Esta
Licencia corresponde a 8 días hábiles sin contar domingos y festivos a partir del parto. Los
documentos requeridos para legalizar ante Talento Humano anterior licencia deben de ser
entregados sin tachones, ni enmendaduras y son los siguientes:

• Historia Clínica de la atención con la fecha probable de parto.

• Registro de nacido vivo y registro civil de nacimiento.
• Fotocopia del documento de identidad.

Licencia Por Adopción:

La licencia de paternidad aplica también para el padre adoptante en las mismas condiciones
que el padre biológico, considerando que en este caso la licencia inicia desde el día en que
el hijo adoptado le es entregado oficialmente. Para tramites de lo anterior mencionado se
requiere la siguiente documentación:

• Fotocopia del documento de identificación del colaborador.

• Acta de entrega expedida por el ICBF con la que oficialmente el menor de edad es
entregado en adopción o sentencia de adopción decretada por un juez de familia.
• Registro civil por cada hijo adoptivo.

5.3.7. LICENCIA POR LUTO:

Tiempo para radicar ante talento humano: Este permiso debe ser legalizado dentro de
las 24 horas siguientes al reintegro del funcionario a sus funciones.

La licencia por luto es un espacio remunerado otorgado por el caso de fallecimiento de su

cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de
consanguinidad (Abuelos, Padres, Hijos, Nietos, y Hermanos), primero de afinidad
(Suegros, Nueras y Yernos) y primero civil, (Hijos Adoptivos y Padres Adoptantes).
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Esta licencia corresponde a 5 días hábiles sin contar domingos y festivos a partir del
fallecimiento del familiar, este debe ser radicado a través del formato GTH-FT-28 para
solicitud de Permisos con toda la información personal, el día y las horas de ausencia, y la
firma del jefe directo debidamente diligenciado. Los documentos requeridos como soporte
son:

• Copia del certificado de defunción.

• Registro civil de nacimiento del fallecido y en si es necesario del trabajador.
• Copia del certificado de matrimonio civil o religioso para el caso del cónyuge.
• Documento notariado sobre convivencia para el caso de compañero permanente.
Dependiendo del familiar fallecido será uno o varios documentos que se deban
adjuntar.

La licencia por luto no puede guardarse para ser tomada en días posteriores alfallecimiento
del cónyuge o familiar del trabajador; es decir, esta licencia es automática y se inicia desde
el primer día del deceso.

5.3.8. VACACIONES:
Para el disfrute de las vacaciones, el colaborador una vez causado el periodo, solicitará
ante su líder inmediato los días de vacaciones a disfrutar diligenciando el formato GTH-FT-
42 que se encuentra en Almera.
Este formato luego de estar autorizado por el líder del servicio será direccionado por el
colaborador al área de talento humano donde el Gerente, Coordinador o Líder de talento
humano validará la pertinencia y aprobaran el periodo de disfrute. Ya autorizado por talento
humano el colaborador lo direccionara al área de nómina para procesar las vacaciones
autorizadas.
Tiempo para radicar ante talento humano: Este permiso debe ser legalizado como mínimo
30 días antes del día proyectado para el disfrute de las vacaciones

Nota: El documento de estar diligenciado sin tachones ni enmendaduras.

5.3.9. ESTUDIOS – CAPACITACIÓN:

Los permisos de estudios deben ser compensados por el colaborador antes de la concesión
de estos. El estudio y legalización de los mismos, estará a cargo del jefe inmediato en
conjunto con la Gerencia de Talento Humano.

NOTA 2: El departamento de Talento Humano mantendrá registro y auditoría de las

ausencias permanentemente para evidenciar las causas de ausentismo y ejercer el debido
control. Cualquier incumplimiento a las políticas plasmadas en el actual documento incurrirá
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en la violación del Reglamento Interno de Trabajo, y se hará acreedor a un proceso

disciplinario y a una sanción según la escala de faltas del mismo.

6. REVISIÓN DE LA POLITICA: La presente política será revisada cada 3 años de

acuerdo con los lineamientos en el manual de control de documentos.

7. MEDICIÓN:

NOMBRE DEL FÓRMULA UNIDAD DE MEDIDA

INDICADOR
Ausentismo por causa (Número de días de Días
médica ausencia por incapacidad
laboral o común en el mes /
Número de días de trabajo
programados en el mes) *
100

8. ACCIONES EN CASO DE CONTRAVENIR LA POLITICA: La violación sistemática de

la presente política y el desconocimiento de sus principios rectores darán lugar a las
sanciones disciplinarias contempladas en el reglamento interno de trabajo y el análisis
de las condiciones contractuales con los prestadores de servicios independientes.

9. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSION PARTICIPANTES

14/05/2021 Emisión Inicial del Documento 01 Roberto Sierra
Analista de incapacidades y
ausentismos
Lizeth Escamilla
Líder de Relaciones Laborales
Zamira Amaya
Control Interno
Eliana Vega
Ingeniera de Calidad
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Fecha de Aprobación: 14/05/2021 Versión: 01 Página 11 de 11

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Roberto Sierra Lizeth Escamilla Jesús Bustamante Cano

Analista de incapacidades y Líder de Relaciones Gerente
ausentismos Laborales
Zamira Amaya
Control Interno
Eliana Vega
Ingeniera de Calidad