DIRECTIVA PARA LA GESTION DE BIENES MUEBLES DE LA UNIDAD

EJECUTORA 008 - PROGRAMA NACIONAL PLATAFORMAS DE ACCIÓN

PARA LA INCLUSIÓN SOCIAL “PAIS” DEL MINISTERIO DE
DESARROLLO E INCLUSIÓN SOCIAL

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Elaborado por: La Aprobado por:
Coordinación de Control Revisado por: Unidad de Director Ejecutivo del
Código:
Patrimonial de la Planeamiento y Presupuesto Programa Nacional
Unidad de Administración PAIS

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EJECUTORA 008 - PROGRAMA NACIONAL PLATAFORMAS DE ACCIÓN PARA LA
INCLUSIÓN SOCIAL “PAIS” DEL MINISTERIO DE DESARROLLO E INCLUSIÓN SOCIAL

Directiva N
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1. OBJETIVO

Establecer disposiciones para el registro, codificación y etiquetado de los bienes

muebles,
y regular los procedimientos de asignación, desplazamiento, uso, baja y supervisión
de los
bienes muebles de la Unidad Ejecutora 008 - Programa Nacional Plataformas de
Acción para la Inclusión Social “PAIS” Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social; en
concordancia con las normas del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

2. ALCANCE

Las normas contenidas en la presente Directiva, son de aplicación a todos los

servidores cualquiera sea su modalidad de contratación, órganos y unidades
orgánicas de la Unidad Ejecutora 008 Programa Nacional Plataformas de Acción para
la Inclusión Social “PAIS” Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social, a quienes se le
asigne bienes muebles de la entidad.

3 BASE LEGAL

 Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes

Estatales.
 Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
 Decreto Supremo N” 007-2008-VIVIENDA, que aprueba el Reglamento de la N°
29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, y sus modificatorias.
 Resolución N° 158-97-SBN, que aprueba el Catálogo Nacional de Bienes Muebles
del Estado y la Directiva N° 001-97/SBN-LIG-CIMN, que contiene las normas para el
uso y aplicación del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
 Resolución N” 003-2012-SBN-DNR, aprueban el “Compendio del Catálogo Nacional
de Bienes Muebles del Estado".
 Resolución N° 027-2013/SBN, que aprueba la Directiva N° 003-2013/SBN
“Procedimientos para la Gestión adecuada de los Bienes Muebles Estatales
calificados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos - RAEE”.
Resolución N° 046-2015/SBN, que aprueba la

 Directiva N° 001-2015-SBN “Procedimiento de Gestión de los Bienes Muebles

Estatales”.
 Resolución Ministerial N° 263-2017-MIDIS del 27 de noviembre de 2017.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Son responsables del cumplimiento de la presente Directiva, en lo que

corresponda, todo el personal de la Unidad Ejecutora 008- Programa Nacional
Plataformas de Acción para la Inclusión Social “PAIS” - Ministerio de Desarrollo
e Inclusión Social.
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4.2 La Unidad de Administración es responsable de velar por el cumplimiento de

las disposiciones contenidas en la presente Directiva.
4.3 La Coordinación de Control Patrimonial es responsable del seguimiento y
control de la presente Directiva. Asimismo, se encarga de coordinar y realizar
el planeamiento, registro, administración, supervisión y disposición de los
bienes muebles de la Unidad

5. DEFINICIONES
Para efectos de la presente directiva se establecen las siguientes definiciones:

5.1Asignación de bienes muebles.- Entrega formal de bienes muebles a un usuario

por parte de la Coordinación de Control Patrimonial (CCP) mediante el Formato N°
01 “Ficha de asignación de bienes” para el desempeño de sus labores o servicios
según corresponda.

5.2Bienes comunes.- Son aquellos bienes en uso común, los cuales deben estar
asignados al/a la Jefe/a de la Dependencia, o a quien este/a designe.

5.3Bienes muebles; Aquellos comprendidos en el Código Civil que son de uso de la

Unidad y consignados en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, así
como los que son susceptibles de ser ingresados a dicho Catálogo, conforme a los
procedimientos establecidos en la normativa expedida por la Superintendencia
Nacional de Bienes Estatales.

5.4Desplazamiento Externo.- Es el traslado de un bien mueble fuera de las

instalaciones de la Unidad Ejecutora debidamente justificado.

5.5Desplazamiento Interno.- Es el traslado de un bien mueble de un usuario a otro,

de forma temporal o permanente.

5.6Código Interno.- Numeración correlativa establecida por la Unidad de

Administración a través de la Coordinación de Control Patrimonial, a fin de poder
identificar los bienes de su propiedad.

5.7Código de terceros.- Numeración correlativa establecida por la Unidad de

Administración a través de la Coordinación de Control Patrimonial, a fin de poder
identificar los de terceros, afectaciones en uso.

5.8Estado de Conservación.-Es la evaluación y calificación respecto a la utilidad y

condiciones materiales del bien mueble.

5.9Negligencia.- Conducta que omite el mínimo cuidado que se debe poner en el

trabajo u oficio, olvido de órdenes o precauciones y los que corresponden en el
cuidado de los bienes estatales.

5.10Usuario.- Persona contratada bajo cualquier tipo de modalidad, a quien se le

haya entregado un bien de propiedad de la Unidad Ejecutora 001 Ministerio de
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Desarrollo e Inclusión Social para su uso, siendo responsable directo de la

tenencia y custodia de dicho bien.

6. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 La Coordinación de Abastecimiento, a través de quien ejecuta las funciones de

Almacén, es la encargada de recepcionar los bienes adquiridos bajo cualquier
modalidad y remitir la documentación sustentatoria a la Coordinación de Control
Patrimonial para la incorporación, registro y codificación

6.2 La Unidad de Tecnologías de la Información (UTI), es el órgano encargado de

brindar la asesoría y mantenimiento técnico, con relación a los equipos de cómputo,
redes y comunicaciones de propiedad de la Unidad Ejecutora.

6.3 La Unidad de Recursos Humanos (URH), debe informar con una anticipación de
tres (3) días hábiles, a la Coordinación de Control Patrimonial (CCP) sobre la
incorporación y/o cese de persona!, a fin de que esta proceda a la verificación de la
entrega y/o devolución de los bienes asignados en uso.

6.4 La Coordinación de Control Patrimonial, es la encargada de llevar y conservar en

custodia un acervo documentario siguiente:

a) Informes Técnicos, con los respectivos documentos que los sustentan.

b) Planillas de los inventarios físicos de bienes muebles realizados.
c) Las fichas de asignación de bienes muebles.
d) Documentos que sustenten la adquisición, administración, disposición y
supervisión de bienes.

7. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1 DEL REGISTRO Y CODIFICACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES

7.1.1 La Coordinación de Control Patrimonial lleva un Registro de Control Patrimonial,

acorde con el Catálogo de Bines Muebles del Estrado y el Modulo de Muebles del
Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales (SINABIP)

7.1.2 La Coordinación de Control Patrimonial, asigna y coloca los códigos de

identificación a los bienes muebles de propiedad de la Unidad Ejecutora.

7.1.3 Los bienes muebles que se encuentren bajo la administración de la Unidad

Ejecutora N° 8 Programa Nacional “PAIS”, se etiquetan con un código interno, con
la finalidad de llevar un control de los mismos.

7.1.4 Para la identificación física del bien mueble se utiliza etiqueta autoadhesiva,
la que debe contener la siguiente información mínima:
a) Logo, nombre o siglas de la Entidad.
b) Código Interno
c) Código Patrimonial (SBN)
d) Denominación del bien mueble.
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7.2 DE LA ASIGNACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES

7.2.1 La Coordinación de Control Patrimonial verifica los bienes que se encuentran en

uso de las áreas, y emite un listado de la relación de los mismos, entregándose los
al El/la Jefe/a del área, quien lo suscribe señalando que los bienes que se detallan
en el listado son los que se requieren para el adecuado desarrollo de sus funciones
o del personal a su cargo.

7.2.2 La Coordinación de Control Patrimonial asignará los bienes a cada usuario de

acuerdo al formato N° 01 “Ficha de asignación de bienes, dicho formato se suscribe
en original y dos copias.

a) Original para la Coordinación de Control Patrimonial

b) Copia para el/la Jefe/a inmediato/a.
c) Copia para el usuario.

7.2.3 Las solicitudes de equipos de comunicaciones son asignados por la Unidad de

Tecnología de la Información.

7.2.4 La evaluación de la necesidad de mobiliario de la Unidad Ejecutora N° 8

Programa Nacional “PAIS” a nivel nacional, está a cargo del /de la Jefe/a de la
Unidad de Administración (UA) y para los bienes muebles informáticos y
equipos de comunicaciones está a cargo de la Unidad de Tecnologías de la
Información (UTI).

7.3 DEL DESPLAZAMIENTO

7.3.1 Todo desplazamiento interno y/o externo de bienes, asignados a los

servidores deben contar con la autorización de su jefe inmediato, previa
conformidad de la Coordinación de Control Patrimonial, para lo cual se utiliza el
Formato N° 02 “Autorización de salida y/o retorno de bienes patrimoniales de la
Unidad Ejecutora N° 8 Programa Nacional “PAIS”, que forma parte de la presente
Directiva, los citados formatos se suscriben en original y dos copias.

a) Original para el usuario responsable.

b) Oficina de Abastecimiento.
c) Personal de la empresa de seguridad y vigilancia, a cargo del piso o local
d) donde se encuentra ubicado el bien.

7.3.2 Los bienes salen temporalmente o definitivamente de la responsabilidad del

usuario mediante “Acta de Entrega Recepción de Bienes Patrimoniales”,
según Formato N° 3.

7.3.3 Para los casos en que el usuario, por motivos que coadyuven única y
exclusivamente al desarrollo de sus funciones, ingrese un bien de su
propiedad a las instalaciones de la Unidad Ejecutora N° 8 – Programa Nacional
“PAIS” con la respectiva autorización de su jefe inmediato, debe registrar el
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bien mediante el Formato N° 04 “Autorización de ingreso y salida de bienes

de terceros", cada vez que ingrese el bien a la Unidad, indicándose
que se trata de un bien que pertenece al usuario.

Dichos formatos se suscribe en un original y dos copias:

a) Original para el usuario responsable.

b) Copia a la Coordinación de Control Patrimonial.
c) Copia al personal de la empresa de seguridad y vigilancia, a cargo del piso o
local donde se encuentra ubicado el bien.

7.3.4 Se considera desplazamiento externo cuando física y/o patrimonialmente el

bien sale de la entidad por las siguientes causas:

a) Mantenimiento y/o Reparación.

b) Transferencia o donación.
c) Baja de bienes.
d) Otras que permitan el cumplimiento de las funciones de las dependencias de la
Unidad Ejecutora N° 8 – Programa Nacional “PAIS”.

7.3.5 Para los casos de desplazamiento externo de bienes que por razones de
cumplimiento de funciones de las diversas áreas a nivel nacional deban ejecutarse,
el servidor que desplace el bien, es responsable del traslado y la devolución del
mismo en condiciones óptimas de funcionamiento. El traslado se realiza utilizando el
Formato N° 02“Autorización de salida y/o retorno de bienes patrimoniales”, que
forma parte de la presente Directiva.

El servidor responsable del bien asignado en uso, debe comunicar de forma

inmediata a la Coordinación de Control Patrimonial (CCP) sobre el retorno del bien,
previo registro con el personal de seguridad y vigilancia respectivo; dejando
constancia de ello en el Formato N° 02 “Autorización de salida y/o retorno de bienes
patrimoniales”

7.4 DEL USO Y CUSTODIA FÍSICA DE LOS BIENES MUEBLES

7.4.1 La Coordinación de Control Patrimonial debe disponer la verificación periódica de la

existencia, ubicación, estado y utilidad de los bienes asignados.

7.4.2 Los Usuarios deben tener, la responsabilidad de guardar en un lugar seguro los
equipos e instrumentos de valor y artículos de escritorio asignados para el ejercicio
de sus funciones.

7.4.3 Los usuarios reciben los bienes que se les asignan y los deben utilizar
diligentemente en el cumplimiento de sus funciones; en consecuencia deben:

a) Cuidar su conservación y óptimo funcionamiento.

b) Solicitar a través de su jefe inmediato, las acciones de mantenimiento
requeridos según sea el caso.
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c) Cuidar que los bienes asignados se encuentren con sus debidas etiquetas de
registro, las cuales deben ser legibles, solicitando en forma inmediata a la
Coordinación de Control Patrimonial su colocación o reemplazo en caso sea
necesario.

d) Informar cualquier ocurrencia sufrida sobre los bienes que tenga asignados,
inclusive si este se encuentra temporalmente asignado a su cargo al momento
de ocurrido un incidente.

e) En caso el bien sea usado indistintamente por más de un usuario de la misma

oficina, la Coordinación de Control Patrimonial, asignará el bien al jefe o a la
persona que este designe, quien asume las responsabilidades que se
establecen en el numeral precedente

7.5 DE LA ENTREGA - RECEPCION DE BIENES MUEBLES.

7.5.1 En el caso de culminación de relación laboral o contractual por cualquier

causal, con licencia o con descanso físico vacacional superior a 30 días
calendario, el usuario está obligado a devolver a la Coordinación de Control
Patrimonial los bienes que le fueron asignados, el jefe del área designara a quien se
le asignaran los bienes.
Los bienes devueltos deben de estar en las mismas condiciones en que les fueron
asignados, salvo el desgate normal por razones de uso.

7.5.2 La devolución se efectúa mediante el Formato N° 03 “Acta de Entrega

Recepción de Bienes Patrimoniales”, debiendo suscribir tres originales, los
cuales se distribuyen de la siguiente manera;

a) Usuario responsable que entrega el bien.

b) Usuario responsable que recibe el bien.
c) Coordinación de Control Patrimonial.

7.5.3 El formato de entrega de cargo debe comprender la relación de bienes entregados

por el servidor en el formato señalado en el numeral anterior.

7.5.4 En los casos de suspensión temporal del vínculo laboral o contractual del usuario, por
licencia o descanso físico vacacional igual o menor a 30 días
calendario, el deber de cuidado y vigilancia respecto del/de los bien/es asignado/s a
dicho usuario recae sobre el jefe inmediato/a hasta su reincorporación.

7.6 DE LA PÉRDIDA, ROBO, HURTO, SINIESTRO O DESTRUCCIÓN TOTAL O PARCIAL

DE BIENES MUEBLES

7.6.1 Cuando un bien haya sufrido pérdida, robo, hurto, siniestro o destrucción total o
parcial, accidental o provocada, el usuario del bien debe informar en forma inmediata
el hecho a la Coordinación de Patrimonio y Control Patrimonial y al encargado de
seguridad y vigilancia.
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7.6.2 El usuario del bien en un plazo máximo de 48 horas posteriores al hecho, debe
informar por escrito a su Jefe inmediato lo acontecido, y éste evalúa las ocurrencias
del hecho y emite opinión al respecto, elevándolo al Jefe de la Unidad de
Administración. Asimismo, dicho informe debe contar con los siguientes documentos:

a) Informe detallado de ocurrencias elaboradas por el usuario del bien.

b) La Denuncia Policial Interpuesta inmediatamente después de ocurrido el
hecho por el usuario del bien.
c) Copia del DNI del usuario del bien.
d) Si la pérdida ocurrió fuera de las instalaciones de la Entidad, se debe
adjuntar copia de la autorización de salida del bien conforme al Formato
N° 02, salvo los equipos de comunicaciones asignados (como “teléfonos
celulares”), los cuales no requieren la presentación de dicho formato para
su desplazamiento externo

7.6.3 La jefatura de la Unidad de Administración remite copia de los

actuados a la Coordinación de Control Patrimonial, para que continúen los
trámites a que hubiese lugar ante la compañía aseguradora.

7.6.4 Recibida la documentación, la Coordinación de Control Patrimonial, previa

opinión del responsable de Seguridad y Vigilancia, emite opinión sobre el caso y
remite el informe correspondiente a la Unidad de Administración, la cual
determina en función de las circunstancias y características del caso si
corresponde la reposición del bien por parte del usuario.

7.6.5 Determinada la procedencia de reposición del bien conforme a lo señalado en

el numeral precedente, el usuario debe pagar el deducible del seguro
solicitado por la empresa aseguradora.

7.6.6 Cuando el bien objeto de pérdida, robo, hurto, siniestro o destrucción total o
parcial no se encuentre asegurado, o no sea reconocido como tal por la
empresa aseguradora, el usuario debe reponerlo por otro de características
iguales, similares, mejores o equivalentes en valor comercial del bien
afectado.

7.6.7 La reposición del bien debe realizarse en un plazo de treinta (30) días
calendario, contados a partir de la comunicación cursada por la Unidad de
Administración, suscribiéndose el “Acta de Entrega Recepción de Bienes
Patrimoniales” entre la persona que repone el bien y la Coordinación de Control
Patrimonial.

7.6.8 Para la referida reposición, el usuario debe acompañar el documento original

de adquisición del bien mueble en el cual se describa el valor y características
del bien entregado en calidad de reposición (factura, boleta, o en su defecto
una declaración jurada).

7.6.9 Las oficinas técnicas deben otorgar su visto bueno, según corresponda, Unidad
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de Tecnología e Informática (UTI) en caso de bienes informáticos, la

Coordinación de Abastecimiento, en lo correspondiente a servicios, respecto a
bienes muebles no considerados informáticos.

El bien entregado en calidad de reposición debe tener las características

iguales, similares, mejores o equivalentes en valor comercial al bien que se
pretende reemplazar.

7.6.10 La Coordinación de Control Patrimonial, niega la recepción del bien presentado

en calidad de reposición, en caso no cumpla con las características señaladas
en el párrafo anterior; y otorga un plazo de 72 horas a fin de que el usuario
cumpla con entregar el bien requerido.

7.6.11 Si transcurrido el plazo fijado en el numeral precedente, el usuario

responsable no cumple con reponer el bien, la Coordinación de Control
Patrimonial presenta el informe, al Jefe de la Unidad de Administración, a fin de
que solicite el inicio del proceso administrativo disciplinario ante la Secretaría
Técnica de las autoridades u órganos instructores disciplinarios, para la
precalificación de los respectivos hechos.

En el caso de que no existan bienes similares a los robados, sustraídos,

perdidos o destruidos, el usuario puede pagar su equivalente al valor comercial
del bien, el cual es determinado por la Coordinación de Abastecimiento.

El importe pagado se ingresa en la cuenta de Recursos Directamente

Recaudados, previa coordinación con la Coordinación de Tesorería.

7.7 DE LA BAJA DE BIENES MUEBLES.

7.7.1 La baja de los bienes muebles por las causales de obsolescencia técnica,
excedencia, reposición, mantenimiento o reparación onerosa, residuos de
aparatos eléctricos y electrónicos - RAEE, estado de chatarra, siniestro y
destrucción total, se debe realizar previa opinión técnica de acuerdo a lo
siguiente:

a) La baja de bienes informáticos y redes debe tener opinión de la Unidad

de Tecnologías de la Información-TI.
b) La baja de los mobiliarios de oficinas y los equipos eléctricos, deben
tener opinión de la Coordinación de Abastecimiento (CA) a través de su
área de Servicios Generales.
c) La baja de los vehículos debe tener opinión de la Coordinación de
Abastecimiento (CA) a través de Transportes.

La opinión técnica debe precisar la causal de baja, y debe presentarse con un

informe de sustento por parte de alguna de las áreas contempladas en los
literales anteriores según corresponda, por parte de la Coordinación de Control
Patrimonial.

7.7.3 La Coordinación de Control Patrimonial, remite el Informe Técnico que sustenta

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la baja a la Unidad de Administración, para su aprobación mediante Resolución

Jefatural.

7.8. DELA SUPERVISIÓN

7.8.1 La Coordinación de Control Patrimonial, programa las supervisiones a las

oficinas de Lima, las regionales, Tambos y PIAS teniendo en cuenta la
cantidad de bienes muebles asignados y el valor de los mismos.

7.8.2 La supervisión está a cargo del Coordinación de Control Patrimonial de la

Unidad de Administración.

La supervisión debe contener los siguientes aspectos:

a) Etiquetado correcto de los bienes muebles.

b) Asignación de bienes muebles a través de las fichas de asignación.

c) Bienes sin uso y en mal estado.

d) Registros y salidas de bienes muebles.

e) Otras actividades relacionadas a la gestión de bienes muebles.

7.8.3 Los resultados y las recomendaciones de dicha supervisión son elevadas a

la Jefatura de la Unidad de administración, quien debe disponer la
implementación que corresponda.

8. DISPOSICION COMPLEMENTARIA FINAL

Ninguna disposición de la presente Directiva puede interpretarse o aplicarse en

contra de lo dispuesto por la Directiva N° 001-2015/SBN, aprobada por Resolución
N° 046-2015-SBN, la cual se aplica supletoriamente a lo dispuesto en la presente
Directiva.

ANEXOS

Formato N° 01: Ficha de Asignación de Bienes.

Formato N° 02: Autorización de salida y/o retorno de bienes patrimoniales.
Formato N° 03: Acta de Entrega Recepción de Bienes Patrimoniales.
Formato N° 04: Autorización de ingreso y salida de bienes de terceros.