MANUAL DEL

PROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE
BIENES INMUEBLES
ZONAL
ZS-STZ-ADMBI-P01

Versión 1.0
11-11-2014
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Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO..................................................................................................... 3
3. ROLES .......................................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL ............ 8
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 8
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8
7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 13

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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL

Código del Proceso ZS-STZ-01-P01

PROPÓSITO
Gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los
Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR mediante leyes o
decretos, además de aquellos que por solicitud expresa de una
entidad pública solicita la administración de sus Bienes
Inmuebles.

DISPARADOR
 Leyes
 Decretos Ejecutivos
 Disposición de la Máxima Autoridad

ENTRADAS

Descripción  Memorando de asignación de inmuebles

ACTIVIDADES PRINCIPALES
 Identificar las necesidades integrales del Bien Inmueble
 Contratación de servicios o adquisición de bienes.
 Efectuar Pagos de tasas, bienes o servicios relacionados
al Bien Inmueble.

PROCESO RELACIONADO
 Recepción de Bienes Inmuebles
 Elaboración del Modelo de Gestión y Asesoría
 Emisión de Aval Presupuestario
 Emisión de Certificación Presupuestaria
 Contratación y Compras Públicas
 Gestión de Pagos
Productos/Servicios
Bienes inmuebles administrados
del Proceso
Tipo de Proceso Zonal Sustantivo
Responsables del
Coordinador Zonal
Proceso
Tipo del cliente Cliente Interno y Externo

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 Constitución de la República del Ecuador

 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción
Pública y su Reglamento General de Aplicación
 Ley de Administración de Bienes
 Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la
Función Ejecutiva
 Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector
Público
 Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR
 Decreto Ejecutivo Nro. 906 – Transferencia de bienes
del BCE
 Decreto Ejecutivo Nro. 1033 – Transferencia de bienes
del BCE
 Decreto Ejecutivo Nro. 1249 – Transferencia de bienes
del BCE
Marco Legal  Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio
de aquellos bienes que no son usados en sus funciones
principales
 Decreto Ejecutivo Nro. 38 – Transferencia de bienes del
FLOPEC
 Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Transformar de Secretaría
a Servicio
 Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del
BCE
 Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados
 Decreto Ejecutivo Nro. 823 – Transferencia de Bienes
Inmuebles FERIA DE DURAN
 Decreto Ejecutivo Nro. 560 – Transferencia de bienes
del BCE
 RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Administración de Bienes Inmuebles Zonal requiere considerar los siguientes
lineamientos en los procesos:

 No se procederá con la administración de un Bien Inmueble si entre los documentos

habilitantes no se encuentre el acta de entrega recepción debidamente suscrita de
acuerdo a la normativa vigente.
 La administración de Bienes Inmuebles aplica para aquellos asignados a INMOBILIAR
mediante Leyes y/o Decretos Ejecutivos, de acuerdo al ámbito de acción de esta
Institución.

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 INMOBILIAR asumirá los gastos administrativos generados por el Bien Inmueble durante la
transferencia de dominio, a partir de la suscripción del acta entrega recepción del mismo,
los gastos correspondientes a contribuciones y mejoras serán asumidos a partir de la
inscripción del inmueble en el Registro de la Propiedad.

 Toda contratación, será solicitada desde Planta Central, para lo cual la Coordinación Zonal
deberá gestionar lo siguiente:
o Elaboración de TDR´s y su aprobación por la Subdirección Técnica.
o Solicitud de Aval Presupuestario.
o Solicitud de Certificación Presupuestaria.
o Aprobación de la necesidad.

3. ROLES
Administrador del Bien Inmueble.- Ejecuta el proceso de administración de Bienes Inmuebles
aplicable para Edificios, en base al Modelo de Gestión y los procesos administrativos que demanda
el inmueble a él encomendado. En el caso de edificios que alberguen a dos o más Entidades
Públicas, es el encargado del Equipo Administrativo para la ejecución de dicho proceso.

Analista de Administración de Bienes Inmuebles.- Ejecuta el proceso de Administración de Bienes

Inmuebles para aquellos que son: terrenos, departamentos, galpones, casas u otros similares, de
acuerdo a su respectivo Modelo de Gestión. Realiza la gestión de pagos, adquisiciones y
contrataciones de servicios, conforme lo requerido por el Administrador del Bien Inmueble o lo
identificado en la inspección del Inmueble a su cargo. También alimenta el Sistema de
Administración de Bienes Inmuebles, con la información del cumplimiento presupuestario.

Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles.- Supervisa y controla la gestión del

responsable administrativo de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR. Además designa al
Analista de Administración de Bienes Inmuebles para la administración de inmuebles tales como:
terrenos, departamentos, galpones, casas u otros similares.

Especialista Zonal de Administración de Bienes Inmuebles.- Asigna y coordina a los funcionarios

encargados de la gestión administrativa de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR. Es el
encargado de establecer las actividades correspondientes a cada funcionario, dependiendo del
tipo del Bien Inmueble por administrar.

Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.- Planifica y dirige los procesos para
gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público.

Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Formula, ejecuta y emite la política pública

para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de
administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior
uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.

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Coordinador Zonal.- Ejerce la política pública para asegurar la Gestión Inmobiliaria en el territorio
de su jurisdicción garantizando la prestación de servicios de calidad con calidez.

Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.- Planifica, coordina, controla y da

seguimiento a los procesos y proyectos para garantizar el cumplimiento de los objetivos
estratégicos y metas institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos. Dirige el
proceso de emisión de Avales Presupuestarios.

Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Emisión de Certificaciones Presupuestarias y el
proceso de Ejecución de Pagos.

Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales
y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acta entrega-recepción.- Documento habilitante que permite administrar o dar uso al Bien
Inmueble.

Administrador de Contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designará de manera

expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas
y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias
para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar.

Aval Presupuestario.- Documento emitido por la Coordinación General de Planificación, con el

cual se garantiza la alineación a las políticas y la disponibilidad de fondos de inversión.

BI.- Bien Inmueble

Certificación Presupuestaria.- Documento emitido por la Dirección Financiera que garantiza la

disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional
autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes
que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito
presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente
registro presupuestario.

CUR de Pago.- Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos.

DNABI.- Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.

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Equipo Administrativo.- Es el grupo de funcionarios que ejecutan el proceso de Administración de

Bienes Inmuebles, en aquellos que alberguen a dos o más Instituciones Públicas, de acuerdo a la
estructura posicional detallada en el Modelo de Gestión.

Informe de Inspección.- Documento que respalda la constatación del estado físico y

administrativo del inmueble, así como también la constatación de las necesidades integrales del
mismo.

Sistema de Administración de Bienes Inmuebles.- El sistema permite la identificación inmediata

del Bien Inmueble en comunicación con la información de catastros, facilita el ingreso de
información adicional como gastos relacionados con el inmueble, emite alertas a las diferentes
direcciones relacionadas con el mismo, entre otros.

Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.-El Sistema sintetiza el proceso de emisión de

avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser
completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la
demás documentación requerida.

TDR´s.-Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y

estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción,
conferencia, negociación, etc.

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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES

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6.1. PROPÓSITO
Gestionar la correcta administración de aquellos Bienes Inmuebles, en zona, asignados a
INMOBILIAR mediante leyes o decretos, además de aquellos que por solicitud expresa de una
entidad pública solicita la administración de sus Bienes Inmuebles de acuerdo al ámbito de
acción de esta Institución.

6.2. ALCANCE
Este proceso abarca desde la Recepción del Bien Inmueble hasta el pago de las obligaciones
generadas por la administración de los mismos.

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

DOCUMENTO
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN
Y/O REGISTRO
Una vez que la recepción del Bien Inmueble
ha sido formalizada el Experto determina si
el bien inmueble será administrado
Asignar Inmueble al Experto Zonal de
temporal o permanentemente y Modelo de
Administrador / Administración de
dependiendo del caso asignará un Analista Gestión
Analista Bienes Inmuebles
o Administrador respectivamente
encargados de la administración del
inmueble.
Se realiza la inspección e identificación de
necesidades integrales, en la cual se verifica
el estado físico del Bien Inmueble, los
suministros (servicios básicos) y el Informe de
equipamiento con el que cuenta el inspección
inmueble (parqueaderos, equipos
accesorios, bodegas, edificación
complementaria).
Recibir e
Administrador del Bien
inspeccionar el Bien También se constata que estén al día los
Inmueble
Inmueble siguientes rubros:
 Servicios Básicos
 Contribuciones Municipales
 Expensas
 Impuesto Predial
 Otros

Dependiendo del Modelo de Gestión

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aplicado, estos son los servicios a contratar:

 Seguridad
 Mantenimiento
 Seguros
 Otros

Con esta información e identificación de las

necesidades integrales del Bien Inmueble,
elabora el Informe de inspección.

Una vez realizada la inspección el

Modelo de Gestión Administrador del Bien Administrador solicita el Modelo de Gestión
/Asesoría Inmueble para ser aplicado en la administración del
inmueble.

Se elabora el Memorando de requerimiento

en el cual deberán constar las necesidades
integrales del inmueble incluyendo:

 Tipo de servicio o bien

 Tiempo de la contratación Memorando
Elaborar Administrador del Bien
 Especificaciones técnicas Planillas de
requerimiento del Inmueble / Analista
 Cantidad Servicios
bien inmueble Zonal
 Precios referenciales Básicos
 Posibles proveedores
 Procedimiento de contratación que
aplica
 Planillas para el pago de servicios
básicos.

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El Analista recibe los requerimientos y los

gestiona mediante la definición del tipo de
Recibir requerimiento. Si se identifica que es
Analista Zonal de
requerimiento del necesaria la adquisición de productos o
Administración de TDR´s
bien inmueble y contratación de servicios, elaborará los
Bienes Inmuebles
gestionar TDR´s o Especificaciones Técnicas,
dependiendo del caso, para adjuntarlas al
requerimiento y remitir este al Especialista.

Consolidar El Especialista recibe los requerimientos,

requerimientos de Especialista Zonal de revisa los TDR´s o Especificaciones Técnicas,
los distintos Administración de de ser el caso, consolida todos los
inmuebles en la Bienes Inmuebles requerimientos de los inmuebles en la zona
zona (revisar TDR´s) y los remite al Experto.

El Experto recibe los requerimientos y

revisa si en estos constan contrataciones de
servicios o adquisiciones de productos, si es
el caso revisa los TDR´s o Especificaciones
Verificar si el Experto Zonal de
Técnicas y coordina con Planta Central la
requerimiento es a Administración de
existencia de las mismas necesidades a
nivel nacional Bienes Inmuebles
nivel nacional, si es así remite el
requerimiento al Director DNABI para la
contratación de los mismos con copia al
Coordinador Zonal para su conocimiento.

Revisar De no identificar que los requerimientos

requerimientos y Experto Zonal de sean nacionales, el Experto valida los TDR´s
remitir al Administración de o Especificaciones Técnicas, si es el caso, y
Coordinador Zonal Bienes Inmuebles remite los requerimientos al Coordinador
(Validar TDR´s) Zonal para su gestión.

El Coordinador Zonal recibe los

Recibir requerimientos y direcciona su gestión
requerimientos y Coordinador Zonal dependiendo del tipo de requerimiento de
direccionar la siguiente manera:

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1. Pagos / Servicios Básicos: Se

dispone la gestión para solicitar el
pago a la Dirección Financiera
previa obtención de Aval y
Certificación Presupuestaria.
2. Contratos en ejecución: Si el
requerimiento abarca servicios de
contratos ya adjudicados y que se
encuentran asignados a un
Administrador de Contrato, por
ejemplo: Ciertos mantenimientos,
Guardianía, Limpieza, otros;
autoriza estos servicios y dispone la
gestión para solicitar el pago a la
Dirección Financiera.
Una vez autorizados comunicará a
la DNABI para su conocimiento.
3. Contratación y Compras Públicas:
Se autoriza el gasto y se define: si el
requerimiento corresponde a una
ínfima cuantía aprueba los TDR´s o
Especificaciones Técnicas y pone en
conocimiento de la Dirección
Nacional de Administración de
Bienes Inmuebles la contratación a
realizarse para posteriormente
disponer la gestión a su equipo de
trabajo. Si el requerimiento no
corresponde a una contratación por
ínfima cuantía remite los TDR´s o
Especificaciones Técnicas a la
DNABI para su aprobación y
posterior gestión.

Es Ínfima Cuantía?

Si se identifica que la contratación o

Solicitar
compra no corresponde a una Ínfima
autorización para Coordinador Zonal
Cuantía el Coordinador Zonal remite los
contratación
insumos al Director DNABI para su
aprobación y posterior solicitud de
autorización al Subdirector Técnico.

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Si la contratación o compra corresponde a

una Ínfima Cuantía, el Coordinador
aprueba los TDR´s o Especificaciones
Técnicas, pone en conocimiento de la de la
Dirección Nacional de Administración de
Bienes Inmuebles la contratación a
realizarse y dispone a su equipo de trabajo
el inicio de la gestión para la solicitud de
Aval, Certificación Presupuestaria y
finalmente subir el proceso al Portal de
Disponer Gestión Coordinador Zonal Contratación y Compras Públicas.

Si la contratación no corresponde a una

Ínfima Cuantía procederá con la disposición
a su equipo de trabajo de la gestión para la
solicitud de Aval y Certificación
Presupuestaria, con estos insumos remite
el trámite a Planta Central para que se
solicite a la Dirección Administrativa subir
el Proceso al Portal de Contratación y
Compras Públicas.
El analista debe identificar a qué tipo de
gasto pertenece el pago:

 Gasto Corriente: Pertenecen a los

Bienes Inmuebles administrados que
albergan a dos o más entidades del Sector
Público.
 Gasto de Inversión: Pertenecen a
Bienes Inmuebles temporales que se
recibieron o se van a recibir. Sistema de
Emisión de
En el caso de que los pagos pertenezcan a Avales y
gasto corriente el analista deberá solicitar Certificaciones
directamente la certificación
presupuestaria a través del Sistema de
Emisión de Avales y Certificaciones a la
Dirección Financiera. (Ver Manual del
Sistema de Emisión de Avales y
Certificaciones Presupuestarias)

Si los pagos a efectuarse pertenecen a

gastos de inversión el analista en primera
instancia deberá solicitar el aval
presupuestario a la Dirección de

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Planificación e Inversión a través del

Sistema de Emisión de Avales y
Certificaciones. (Ver Manual del Sistema de
Emisión de Avales y Certificaciones
Presupuestarias)

Una vez que cuenta con los insumos

detallados gestiona la solicitud a la
Dirección Administrativa para subir el
proceso al Portal de Contratación y
Compras Públicas y posteriormente a la
Dirección Financiera para el pago.

Una vez que el pago ha sido efectuado, la

Dirección Financiera (Unidad de Tesorería)
entrega al Especialista Zonal el CUR de pago
quien a su vez lo remite al Analista Zonal si
este identifica que el pago corresponde a
servicios básicos solicita al Administrador
del Bien Inmueble realizar la formalización
de pagos.

El Administrador deberá sellar el CUR de

pago en la entidad proveedora del servicio
(agua, luz, teléfono, impuestos,
Administrador del Bien contribuciones municipales), CUR de pago
Formalizar Pagos
Inmueble posteriormente enviará los documentos sellado
sellados al Analista de Administración de
Bienes Inmuebles para su archivo y registro
en la Base de Datos y actualización del
Sistema del Geoportal.

Si los pagos pertenecen a servicios

contratados, el CUR deberá ser enviado por
correo institucional al proveedor para
constancia del pago y de igual forma el
Analista deberá registrar la información en
la Base de Datos y actualizar el Sistema del
Geoportal.

7. ANEXOS
o Manual de Proceso de Emisión de Aval Presupuestario
o Manual de Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria

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o Manual de Proceso de Contratación y Compras Públicas

o Manual de Proceso de Gestión de Pagos
o Manual de Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones
o Formato de Informe de inspección e identificación de necesidades

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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado
Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos
Por:
Aprobado
Eco. Ivón Jiménez Coordinadora Zonal 1
Por:
Validado Subdirector Técnico de
Mgs. Fabián Moscoso
por: Administración de Bienes

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 19-11-2014

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