Taller Gestion de Activos (Curso para Bodegueros)

TALLER
GESTIÓN DE ACTIVOS
Fecha: 16 de noviembre de 2019

Taller Gestión de Activos Página 1 de 41
Ministerio de Economía y Finanzas
Índice
1. Ingreso a SAP..................................................................................................................... 3
2. Crear activo fijo individual .................................................................................................. 4
3. Crear activo fijo masivo ...................................................................................................... 6
4. Tramitación expedientes Alta. ............................................................................................ 7
4.1. Tramitación de expedientes individual............................................................................ 7
4.2. Tramitación expedientes Alta masiva ........................................................................... 11
5. Modificación de activos individual .................................................................................... 15
6. Modificación de activos masivo ........................................................................................ 16
7. Operaciones de activos - baja........................................................................................... 17
8. Tramitación expedientes baja ........................................................................................... 18
9. Entrega de activos en comodato ...................................................................................... 21
10. Tramitación expedientes Comodato (entidad emisora) ................................................. 23
11. Tramitación expedientes Comodato (entidad receptora) ............................................... 24
12. Devolución de los activos en comodato ....................................................................... 26
13. Tramitación expedientes Devolución Comodato (entidad emisora)............................... 27
14. Tramitación expedientes Devolución del Comodato (entidad receptora)....................... 28
15. Traslado de activos entre entidades ............................................................................. 30
16. Tramitación expedientes Traslados (entidad emisora) .................................................. 31
17. Tramitación expedientes Traslados (entidad receptora)................................................ 33
18. Cambio de custodio...................................................................................................... 35
19. Toma física de activos .................................................................................................. 37
20. Glosario de términos .................................................................................................... 41

1. Ingreso a SAP
El formador facilitará el link de SINAFIP momentos antes de iniciar con la capacitación
y desarrollo de transacciones.
Es importante mencionar que dependiendo del rol y las autorizaciones que tenga del
usuario, podrá ingresar o ejecutar las transacciones.
Favor ingresar el usuario y contraseña y mandante asignado.
Para ejecutar una transacción existen dos opciones:
1. Digitar el código de la transacción en el campo de comandos.
2. Navegar por el menú de Usuario.

2. Crear activo fijo individual
Se realiza la creación de la ficha de activos por el bodeguero responsable para el debido
proceso de control tanto administrativo como financiero.
Para proceder con la creación de la ficha del activo, el funcionario ingresará a través de
las siguientes opciones:
Ruta del menú Menú de usuario > Gestión de activos bodeguero

Transacción AS01 - Crear registro maestro AF
Perfil Bodeguero de activos
Los campos a completar son los siguientes:
Nombre del Campo Datos de Ingreso

Digitar las siglas que identifican la clase de activo
fijo y que a su vez representa la cuenta contable que
Clase de activos fijos
se va a afectar.
INGRESAR EL DATO: 01-GC-PG.
Clave que identifica a la entidad que va a realizar la
Sociedad creación del activo en el sistema.
INGRESAR EL DATO: MEF1.
Código que identifica la clasificación del Activo Fijo
Catalogo nivel 1 a primer nivel.
INGRESAR EL DATO: 3001-Muebles de oficina.
Catalogo nivel 2 a segundo nivel.
INGRESAR EL DATO: 0001-Abridor.
Catalogo nivel 3 a tercer nivel.
INGRESAR EL DATO: 0001-Abridor de sobre.
Digitar el código de la bodega en la que se desea
almacenar los activos, para este tipo de bodegas, el
Almacén
código comienza con la letra A.
INGRESAR EL DATO: A001.
Valor que determina el estado del activo.
Estado
INGRESAR EL DATO: BUENO.
Ingresar el color que identifica el activo.
Color
INGRESAR EL DATO: PLATA
Ingresar la denominación que identificará al activo.
Denominación
Máximo 50 caracteres.
Digitar las siglas que identifican el Centro de coste.
Centro de coste
Digitar las siglas que identifican el Centro logístico.
Centro
Digitar el código que identifica la forma de crear un
Supranúmero AF activo.
INGRESAR EL DATO: 2-Individual.
Una vez completados los datos de ingreso, hacer clic en “Grabar”, se presentará una
ventana que indica el código del expediente. Hacer clic en “Continuar”.

Resultado esperado:
En la parte inferior izquierda de la pantalla aparecerá el siguiente mensaje: El act.fj

100000000xx 0 se ha creado.

3. Crear activo fijo masivo
Se realiza la creación de la ficha de activos de manera masiva por el bodeguero
responsable, para el debido proceso de control ya sea administrativo como financiero.
Para proceder con la creación de la ficha del activo de manera masiva, el funcionario
ingresará a través de las siguientes opciones:

Transacción ZF1_AM_TR_013 - Alta masiva de activos

Marcar la opción local para importar el fichero de
Local carga masiva.
Buscar y seleccionar el archivo CSV.
Ingresar la denominación que llevará el expediente
Título del expediente
de tramitación. Máximo 50 caracteres.
Ingresar el ejercicio en curso.
Ejercicio
INGRESAR EL DATO: 2020.
Digitar la ruta en donde se almacenarán los
Ruta servidor posibles errores.
INGRESAR EL DATO: /tmp/errores.csv.
Digitar la ruta en donde se almacenarán los
Ruta servidor posibles aciertos.
INGRESAR EL DATO: /tmp/aciertos.csv.
Una vez completados todos los datos de la pantalla de creación masiva de activos hacer
clic en “Ejecutar”.
Resultado esperado:
Al ejecutar se muestra en la pantalla el log de los activos que se crearán, tanto los
correctos como los que tienen error.

4. Tramitación expedientes Alta.
4.1. Tramitación de expedientes individual.
El expediente es un documento administrativo que viaja entre los diferentes
participantes (bodeguero/analista contable) con el fin de realizar el proceso desde la
creación hasta la contabilización de los activos fijos.
Para proceder a la tramitación de los expedientes creados, el funcionario ingresará a
través de las siguientes opciones:

Transacción /IG4S/TR_004 - Bandeja de tramitación
El funcionario podrá visualizar en la pantalla los códigos de los diferentes expedientes

que se hayan creado, dichos códigos empezarán por:
AFALTA = Creación individual de activos.
AFALTM = Creación masiva de activos.
AFBAJA = Creación del proceso de baja de activos.
AFCOMO = Creación del proceso de entrega de activos en comodato.
AFTRAS = Creación del expediente para el proceso de traslado de activos entre

entidades.
Se debe seleccionar haciendo doble clic en el código del expediente con el que se haya
iniciado el proceso (costos de producción).

Clave que identifica la operación de alta a realizar,
seleccionar en función del proceso.
INGRESAR EL DATO:
Clase movimiento (ClMov) A10-Ingreso bienes venta y distribución
(comercialización)
A11- Ingreso Incorporación bienes terminados
(productos terminados)
Ingresar la fecha en la que se desea realizar la
Fecha referencia operación.
INGRESAR EL DATO: 01.05.2020
Ingresar el valor del activo.
Importe
Ingresar la cantidad a contabilizar.
Cantidad
INGRESAR EL DATO: 1

En la pantalla que se muestra se procede a:
1. Anexar el documento respectivo en:

• Gestión documental.
• Modelos a generar.
• Detalle del activo fijo.
2. Seleccionar haciendo doble clic en una de las siguientes opciones:

• Enviar a contabilidad.
• Modificar.
• Anulado.
Resultado esperado:
Para proceder a la tramitación de los expedientes enviados, el funcionario ingresará a

Ruta del menú Menú de usuario > Gestión contable activos

Perfil Analista contable activos

que se hayan enviado.
Se deberá seleccionar haciendo doble clic, en el código del expediente con el que se
haya iniciado y enviado el proceso.

• Alta de activos.
• Conforme.
• No conforme.

Resultado esperado:
Para proceder a la tramitación y cierre de los expedientes enviados, el funcionario



que se hayan procesado.
Se deberá seleccionar haciendo doble clic, en el código del expediente que se haya
procesado.

• Modelos a generar:
o Acuerdo/Informe técnico de activos fijos.
o Acta entrega recepción de activos fijos.
o Acta entrega recepción de activos fijos firmada.
2. Hacer doble clic en:

• Aceptar.

Resultado esperado:

4.2. Tramitación expedientes Alta masiva
creación hasta la contabilización de los activos fijos.
Para proceder a la tramitación de los expedientes creados de costos de producción, el
funcionario ingresará a través de las siguientes opciones:


que se hayan creado, dichos códigos empezarán por:
AFALTA = Creación individual de activos.
AFALTM = Creación masiva de activos.
AFBAJA = Creación del proceso de baja de activos.
AFCOMO = Creación del proceso de entrega de activos en comodato.
AFTRAS = Creación del expediente para el proceso de traslado de activos entre

entidades.
iniciado el proceso.

• Detalle del activo fijo.

• Enviar a contabilidad, al seleccionar esta opción, se muestra una pantalla
en la que se debe ingresar el código del expediente de costos de
producción a vincular. Hacer clic en continuar.
• Modificar.
• Anulado.

Resultado esperado:

Ruta del menú Menú de usuario > Gestión contable activos


Se deberá seleccionar haciendo doble clic, en el código del expediente con el que se
haya iniciado y enviado el proceso.

• Alta de activos.
• Conforme.
• No conforme.

Resultado esperado:
Para proceder a la tramitación y cierre de los expedientes enviados, el funcionario



que se hayan procesado.
Se deberá seleccionar haciendo doble clic, en el código del expediente que se haya
procesado.

• Modelos a generar:
o Acuerdo/Informe técnico de activos fijos.
o Acta entrega recepción de activos fijos.
o Acta entrega recepción de activos fijos firmada.
4. Hacer doble clic en:

• Aceptar.

Resultado esperado:

5. Modificación de activos individual
Se realiza la modificación de la ficha de activos de manera individual por el bodeguero
responsable, en caso de existir algún cambio en alguno de los activos previamente
creados.
Para proceder a la modificación de los activos, el funcionario ingresará a través de las
siguientes opciones:

Transacción AS02 - Modif.registro maestro activo fijo

Ingresar el código del activo previamente creado en
Activo fijo
el punto 2 Creación activo fijo individual.
Ingresar el código de la entidad que va a realizar la
Sociedad modificación.
Una vez completados los datos de la pantalla de modificación individual de activos hacer
clic en “Ejecutar”.
En la pantalla que se muestra, el funcionario puede modificar cualquier campo dentro

de la ficha, siempre y cuando se encuentren habilitados (color blanco). Luego de ello
hacer clic en “Grabar”.
Aparece una ventana en la que se debe:
• Introducir un motivo por el cual se está modificando.

• Anexar un documento de sustento de la modificación.
Hacer clic en “Continuar”.
Resultado esperado:
En la parte inferior izquierda de la pantalla aparecerá el siguiente mensaje: Se ha

modificado el act.fj. 100000000xx 0.

6. Modificación de activos masivo
Se realiza la modificación de la ficha de activos de manera masiva por el bodeguero
responsable, en caso de existir algún cambio en alguno de los activos previamente
creados.
Para proceder con la modificación masiva de la ficha del activo, el funcionario ingresará
a través de las siguientes opciones:

Transacción ZF1_AM_TR_018 – Modif. masiva de activos

Marcar la opción local para importar el fichero de
Local modificación masiva.
Buscar y seleccionar el archivo csv.
Colocar un texto explicativo de porque se realiza la
Motivo
modificación. Máximo 50 caracteres.
Anexar un documento de respaldo de la
Archivo
modificación.
Ingresar la ruta en donde se almacenarán los
Ruta servidor posibles errores.
INGRESAR EL DATO: /tmp/errores.csv.
Una vez completados todos los datos de la pantalla de modificación masiva de activos,
hacer clic en “Ejecutar”.
Resultado esperado:
Al ejecutar se muestra en la pantalla el log de los activos que se modificarán, tanto los
correctos como los que tienen error.

7. Operaciones de activos - baja
El proceso de baja contable de activos permite al Analista contable realizar la
descapitalización de los bienes que existan, ya sea que: culminó su vida útil o sufrieron
algún otro proceso como: deterioro, perdida, robo, entre otros.
Para proceder con la baja contable del activo, el funcionario ingresará a través de las

Transacción /IG4S/TR_001 - Apertura de expedientes

De la lista desplegable, seleccionar: AFBAJA-Baja
Tipo de expediente
de activo fijo.
Órgano gestor Se rellena automáticamente.
Una vez completados los datos de la pantalla, hacer clic en “Crear expediente”.
En la pantalla que aparece, los campos a completar son:
1. Título del expediente: introducir un texto que será la denominación del proceso
de baja.
2. En la pestaña Datos Generales, se puede realizar de dos maneras:
2.1. De forma individual, realizando lo siguiente:

• Pulsar en el ícono de añadir línea para que se despliegue los campos a
completar.
• Colocar el código del activo que se desea dar de baja contable, se lo
puede obtener con el ícono que se encuentra en la parte derecha del
campo (ayuda de búsqueda).
• Rellenar la fecha de referencia sobre la que se desea que dicho activo se
egrese en la institución.
• Seleccionar la clase de movimiento adecuada al proceso; es decir, indicar
porque se da de baja: donación, traslado, obsolescencia, regulación
contable, etc.
2.2. Utilizar un fichero de carga masiva de activos, para ello hacer clic en
“Fichero de carga”.
Hacer clic en “Grabar”.
Resultado esperado:
En la parte inferior izquierda de la pantalla aparecerá el siguiente mensaje: Expediente

AFBAJA/2019/00000000XX guardado correctamente.

8. Tramitación expedientes baja
creación hasta la contabilización de la baja de los activos.
Para proceder a la tramitación de los expedientes de baja creados, el funcionario

El funcionario podrá visualizar en la pantalla los códigos de los expedientes de baja que
se hayan creado.

• Acta de baja de activos.

• Anular.

Resultado esperado:

Ruta del menú Menú de usuario > Gestión contable

El funcionario podrá visualizar en la pantalla, los códigos de los expedientes que se

hayan enviado.
iniciado y enviado el proceso.

• Baja de activos.
• Cancelar baja.

Resultado esperado:

9. Entrega de activos en comodato
El proceso de entrega de activos en comodato permite a una determinada entidad ceder
por un determinado tiempo un activo/s a otra entidad.
Para proceder con la entrega del activo en comodato, el funcionario ingresará a través
de las siguientes opciones:

Perfil Bodeguero de activos (entidad emisora)

De la lista desplegable, seleccionar: AFCOMO-
Tipo de expediente
Expediente de comodato.
En la pantalla que aparece, realizar lo siguiente:
• Colocar el título que llevará dicho expediente, esto con la finalidad de que se lo
pueda ubicar cuando se esté tramitando entre los diferentes participantes.
• Rellenar los campos fecha de inicio y fin del contrato de comodato, dependiendo
de los términos y condiciones del mismo, puede ser 6 meses, 1 año, etc.
• Pulsar en el ícono de añadir línea para que se despliegue los campos a
completar.
• Colocar el código del o los activos que se desea entregar en comodato.
Nota:
Si los activos se van a entregar a una entidad que pertenece al PGE, ingresar los datos
de los campos Entidad y Almacén receptor; si se entregan a entidades fuera del PGE,
los campos mencionados deben estar vacíos.

Resultado esperado:

AFCOMO/2019/00000000XX guardado correctamente.

10. Tramitación expedientes Comodato (entidad emisora)
creación hasta la finalización de la entrega en comodato de los activos.
Para proceder a la tramitación de los expedientes de comodato, el funcionario ingresará

El funcionario podrá visualizar en la pantalla los códigos de los expedientes de comodato

que se hayan creado.

• AFCOMO - Resolución máxima Autoridad.

• Enviar a entidad receptora.
• Anular.
• Comodato entid.fuera PGE.
Resultado esperado:

11. Tramitación expedientes Comodato (entidad receptora)
Para proceder a la tramitación de los expedientes de comodato, el funcionario de la
entidad que recibe ingresará a través de las siguientes opciones:
Ruta del menú Menú de usuario > Gestión de activos
Perfil Bodeguero de activos (entidad receptora)

Se debe seleccionar haciendo doble clic en el código del expediente que haya sido
enviado.

• Crear ficha.
• Devolver.
Resultado esperado:
Adicional a esta tarea, el bodeguero debe enviar el expediente a contabilidad para que
realice el alta contable del activo.

• Devolver.

Resultado esperado:
Para proceder a la tramitación y alta contable del activo de comodato, el funcionario de

la entidad que recibe ingresará a través de las siguientes opciones:
Ruta del menú Menú de usuario > Gestión contable de activos

Se debe seleccionar haciendo doble clic en el código del expediente que haya sido
enviado.
1. Seleccionar haciendo doble clic en:

• Alta contable.
Resultado esperado:

12. Devolución de los activos en comodato
El proceso de devolución de activos en comodato permite a una determinada entidad;
una vez que ha culminado el contrato de comodato, devolver el bien a la entidad que se
lo cedió.
Para proceder con la entrega del activo en comodato, el funcionario ingresará a través
de las siguientes opciones:
Menú de usuario > Gestión de activos bodeguero > Tramitación de

Ruta del menú
expedientes
Transacción ZF1_MM_TR_048 - Reapertura expedientes comodato

De la lista desplegable, seleccionar: Devolución de
Acción
comodato.
Colocar el código del expediente generado en los 3

Expediente pasos anteriores, cuya estructura será:
AFCOMO/2019/00000000XX.
Una vez completados los datos de la pantalla, hacer clic en “Ejecutar”.
Aparece un mensaje, hacer clic en “Continuar”.
Resultado esperado:

13. Tramitación expedientes Devolución Comodato (entidad
emisora)
Para proceder a la tramitación de los expedientes de devolución del comodato, el
funcionario ingresará a través de las siguientes opciones:

Hacer doble clic en el código del expediente que se haya reaperturado para la
devolución del comodato.

• AFCOMO-Resolución máxima Autoridad.

• Enviar a entidad receptora.
• Anular.
Resultado esperado:

14. Tramitación expedientes Devolución del Comodato (entidad
receptora)
Para proceder a la tramitación de los expedientes de devolución del comodato, el
funcionario de la entidad que recibe ingresará a través de las siguientes opciones:
Hacer doble clic en el código del expediente enviado.

• Devolver.
Resultado esperado:
Para proceder a la tramitación y baja contable del activo de comodato, el funcionario de



Hacer doble clic en el código del expediente que haya sido enviado.

• Realizar baja contable.
Resultado esperado:

15. Traslado de activos entre entidades
El proceso de traslado de activos permite a una determinada entidad trasladar la
información de un determinado activo a otra entidad.
Para proceder con el traslado de activos, el funcionario ingresará a través de las


De la lista desplegable, seleccionar: AFTRAS-
Tipo de expediente
Expediente de traslado.
En la pantalla que aparece, los campos a completar son:
1. Título del expediente; introducir un texto que será la denominación del

proceso de traslado.
2. Introducir la fecha de referencia.
3. Introducir la entidad y almacén receptores.
4. Añadir líneas para introducir los activos a trasladar.
Resultado esperado:

AFTRAS/2019/00000000XX guardado correctamente.

16. Tramitación expedientes Traslados (entidad emisora)
creación hasta la finalización del traslado de activos.
Para proceder a la tramitación de los expedientes de traslados, el funcionario ingresará

El funcionario podrá visualizar en la pantalla los códigos de los expedientes de traslado

que se hayan creado.
Seleccionar haciendo doble clic en el código del expediente con el que se haya iniciado
el proceso.

• Formulario de baja por traslado.

Resultado esperado:

Para proceder a la tramitación y baja contable del activo por traslado, el funcionario de
la entidad que emite ingresará a través de las siguientes opciones:
Perfil Analista contable activos (entidad emisora)
Seleccionar haciendo doble clic en el código del expediente que haya sido enviado.

• Baja y enviar a bodeguero.
• Anular.
Resultado esperado:

17. Tramitación expedientes Traslados (entidad receptora)
Para proceder a la tramitación de los expedientes de traslados, el funcionario de la
entidad receptora ingresará a través de las siguientes opciones:

El funcionario podrá visualizar en la pantalla los códigos de los expedientes de traslado

que se hayan emitido.
Seleccionar haciendo doble clic en el código del expediente con el que se haya iniciado
el proceso.
En la pantalla que se muestra se procede a hacer doble clic en cualquiera de las

• Crear ficha y enviar a contabilidad.

• Devolver.
Resultado esperado:
Para proceder a la tramitación y alta contable del activo por traslado, el funcionario de
Menú de usuario > Gestión contable activos > Tramitación de expediente >
Ruta del menú
Bandeja de tramitación
Perfil Analista contable activos (entidad receptora)
Seleccionar haciendo doble clic en el código del expediente que haya sido enviado.

• Formulario de alta por traslado.

• Alta contable.
Resultado esperado:

18. Cambio de custodio
El proceso de cambio de custodio de activos permite a una determinada entidad asignar
responsabilidades a distintos funcionarios para el control y manejo de los bienes que se
les asigne.
Para proceder con el cambio de custodio, el funcionario ingresará a través de las

Transacción ZF1_AM_TR_019 - Acta asignación a custodios

Digitar el código de la entidad que realizará la
Sociedad FI asignación de custodios.
Digitar los códigos de los activos que se van a
Activos fijos cambiar de responsable.
Digitar el código de la bodega en la que se
encuentran almacenados los activos, para este tipo
Almacén origen
de bodegas el código empieza con la letra A.
Digitar el código del empleado que tiene a su cargo
Custodio origen los activos.
Digitar el código de la bodega en la que se desea
Almacén destino almacenar los activos.
Digitar el código del empleado que será el nuevo
Custodio destino responsable de los activos.
Una vez completados los datos de la pantalla, hacer clic en “Ejecutar”.
En la pantalla que aparece, realizar lo siguiente:
1. Seleccionar la/s línea/s de los activos que van a cambiar de responsable.

2. Hacer clic en “Grabar”.

Resultado esperado:
Una vez modificados los activos, regresar a la pantalla principal, donde se podrá
visualizar el acta generada, para ello hacer clic en “Ver informes anteriores”.

19. Toma física de activos
El proceso de toma física de activos permite a una determinada entidad realizar el
proceso de verificación de los bienes tanto de forma física como los que se encuentran
registrados en el sistema.
Para proceder con el proceso de toma física, el funcionario ingresará a través de las

Transacción ZF1_AM_TR_008 – Proceso de toma física
1. GENERAR LISTADO.

Digitar el código de la entidad que realizará la toma
Sociedad física.
Digitar los códigos de los activos que se desee
incluir en un proceso de toma física en el caso de
sean específicos, por el contrario, si se requiere
Activos fijos
realizar por la totalidad de los bienes, el campo dejar
en blanco.
Opciones de generación.
Seleccionar la ruta donde se descargará el archivo
• Archivo Excel con los activos de la toma física.
RUTA POR DEFECTO: Z:\tempfile.txt.
Antes de pulsar en el botón “Ejecutar” para que se genere la toma física, se puede
visualizar si existen errores, que se lo puede verificar con el botón “LOG de errores”
En el caso de existir errores como, por ejemplo: activo sin alta contable, cantidad mayor
a 1 (no desagregado), u otro proceso se mostrará en pantalla que se lo puede descargar
a un Excel para luego darles el tratamiento adecuado; para ello si se desea continuar
con el proceso se los puede excluir a los que se encuentran con error, cuyo proceso es:
• En el campo “Nº activo fijo” en la parte derecha se encuentra un ícono en forma

de flecha de color amarillo (selección múltiple), hacer clic.
• Ubicarse en las dos ultimas pestañas, la primera de ellas “Excluir valores individ.”
Se puede copiar los activos del archivo descargado y pegarlos en lo campos en
blanco.
• También se puede excluir intervalos que es la ultima pestaña, por ejemplo, se
puede colocar que se excluya los bienes que empiecen por 10000000001 hasta
10000000020, 3000000001 hasta 3000000010, y así se puede realizar en el caso
de que haya más tipos de bienes que contengan errores.
• Hacer clic en “tomar (icono en forma de reloj)”

Una vez que se hayan excluido los valores, hacer clic en “Ejecutar”
2. LISTADO DE CANTIDADES.

Sociedad física.
Digitar el código de la toma física que se generó en
No. toma física
el punto No. 1.
Opciones.
Se puede seleccionar esta opción siempre que los
• Ingreso manual activos incluidos en la toma física sean pocos, para
que se puede indicar si existen físicamente o no.
Cuando se trate de muchos activos en la toma física,
• Generar archivo seleccionar esta opción para que a través del fichero
se pueda gestionar de forma más rápido el proceso.
Si se optó por “Generar archivo” y una vez que se
• Archivo a cargar haya indicado si los activos existen, marcar esta
opción para subir el fichero con la información.
• Hacer clic en “Ejecutar”

• En la pantalla que se muestra verificar la información y hacer clic en “Grabar”
3. CARGA DE INFORMACIÓN OBTENIDA.

Sociedad física.
No. toma física
el punto No. 1.
Subir el archivo que se genero en el punto No. 1,
para ello previo se debió de realizar las
Archivo a cargar
modificaciones en el caso de ser necesario, como,
por ejemplo, cambiar el color, estado, etc.
Hacer clic en “Ejecutar”
Aparecerá un mensaje indicando que el archivo ha sido subido al servidor.

4. LISTADO DE DIFERENCIAS.

Sociedad física.
No. toma física
el punto No. 1.
Hacer clic en “Ejecutar”.
En la pantalla que se muestra se puede visualizar los activos y en la parte final se indica
si existen diferencias tanto administrativas como contables.
En este punto se puede optar por:
• Aprobar la toma física.

• Rechazar la toma física.
Si se aprueba se muestra un mensaje y ahí se puede generar el informe con los

participantes de proceso.
5. CONTABILIZACION DE DIFERENCIAS.

Sociedad física.
No. toma física
el punto No. 1.
Hacer clic en “Ejecutar”.
En la pantalla que se muestra se puede visualizar los activos que sufrirán modificación
contable.
Para ello se puede marcar el check indicando cual de los registros se deben contabilizar
y luego de ello hacer clic en “Grabar”

Resultado esperado:
En este punto se culmina el proceso de toma física.

20. Glosario de términos
Término Descripción
Para facilitar el manejo de la Norma Técnica de Contabilidad

Gubernamental, en el presente documento se utilizará el concepto de
Activos fijos Activos Fijos que comprenderá: Propiedad, Planta y Equipo,
Propiedades de Inversión, Bienes Intangibles, Bienes Biológicos,
Bienes de Control Administrativo y demás Bienes que posea la Entidad.
Definición que permite subdividir y clasificar los espacios de un centro
de acuerdo a criterios físicos y operativos y determinados por las
Almacén
condiciones de almacenamiento, zona de recepción y entrega,
inspección, entre otros.
Definen en qué nivel se valoran los stocks de material, es decir, a nivel

Área de valoración
de sociedad o de centro.
Categoría de Agrupación de materiales o servicios que se determinan contablemente

valoración de igual forma.
Unidad de organización que sirve para subdividir una empresa en

función de aspectos de producción, aprovisionamiento, mantenimiento
Centro
y planificación de necesidades. Es un lugar en el que se producen
materiales o se suministran entregas y servicios.
Unidad organizativa dentro de una sociedad CO (Controlling) que

representa un emplazamiento donde se producen costes. Los CeCo se
utilizan para la imputación diferenciada de gastos generales en
Centro de coste
actividades organizativas basadas en la utilización de las áreas
relevantes y para la contabilidad de costes diferenciados producidos en
una organización.
Criterio principal para clasificar activos según los requerimientos

legales de la empresa, cada clase de activo llevará asociada una
Clases de activos
cuenta de mayor correspondiente para que la contabilización sea
automática.
Es el objeto que contiene todos los datos de control para el cálculo de

Clave amortización
la amortización anual prevista.
Es la unidad organizativa de la contabilidad presupuestaria y recoge

Entidad CP
todos los elementos que configuran el presupuesto.
Unidad financiera independiente. Elemento organizativo legal de la

Sociedad
contabilidad.
Unidad de organización más pequeña para la cual puede extraerse un
set de cuentas independiente a efectos de información externa. Esto
Sociedad FI implica la grabación de todas las operaciones relevantes y la generación
de todos los documentos de soporte para los cálculos de resultados,
como balances y cuentas de pérdidas y ganancias.

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Fecha: 16 de noviembre de 2019

Taller Gestión de Activos Página 2 de 41

Favor ingresar el usuario y contraseña y mandante asignado.

Para ejecutar una transacción existen dos opciones:

1. Digitar el código de la transacción en el campo de comandos.

2. Navegar por el menú de Usuario.

Taller Gestión de Activos Página 3 de 41

Ruta del menú Menú de usuario > Gestión de activos bodeguero

Los campos a completar son los siguientes:

Nombre del Campo Datos de Ingreso

Taller Gestión de Activos Página 4 de 41

En la parte inferior izquierda de la pantalla aparecerá el siguiente mensaje: El act.fj

Taller Gestión de Activos Página 5 de 41

Ruta del menú Menú de usuario > Gestión de activos bodeguero

Los campos a completar son los siguientes:

Nombre del Campo Datos de Ingreso

Taller Gestión de Activos Página 6 de 41

Ruta del menú Menú de usuario > Gestión de activos bodeguero

El funcionario podrá visualizar en la pantalla los códigos de los diferentes expedientes

AFALTA = Creación individual de activos.

AFALTM = Creación masiva de activos.

AFBAJA = Creación del proceso de baja de activos.

AFCOMO = Creación del proceso de entrega de activos en comodato.

AFTRAS = Creación del expediente para el proceso de traslado de activos entre

Los campos a completar son los siguientes:

Nombre del Campo Datos de Ingreso

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1. Anexar el documento respectivo en:

2. Seleccionar haciendo doble clic en una de las siguientes opciones:

Para proceder a la tramitación de los expedientes enviados, el funcionario ingresará a

Ruta del menú Menú de usuario > Gestión contable activos

El funcionario podrá visualizar en la pantalla los códigos de los diferentes expedientes

En la pantalla que se muestra se procede a:

1. Seleccionar haciendo doble clic en una de las siguientes opciones:

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Para proceder a la tramitación y cierre de los expedientes enviados, el funcionario

Ruta del menú Menú de usuario > Gestión de activos bodeguero

El funcionario podrá visualizar en la pantalla los códigos de los diferentes expedientes

En la pantalla que se muestra se procede a:

1. Anexar el documento respectivo en:

2. Hacer doble clic en:

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Ruta del menú Menú de usuario > Gestión de activos bodeguero

El funcionario podrá visualizar en la pantalla los códigos de los diferentes expedientes

AFALTA = Creación individual de activos.

AFALTM = Creación masiva de activos.

AFBAJA = Creación del proceso de baja de activos.

AFCOMO = Creación del proceso de entrega de activos en comodato.

AFTRAS = Creación del expediente para el proceso de traslado de activos entre

En la pantalla que se muestra se procede a:

3. Anexar el documento respectivo en:

4. Seleccionar haciendo doble clic en una de las siguientes opciones:

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Para proceder a la tramitación de los expedientes enviados, el funcionario ingresará a

Ruta del menú Menú de usuario > Gestión contable activos

El funcionario podrá visualizar en la pantalla los códigos de los diferentes expedientes

En la pantalla que se muestra se procede a:

3. Seleccionar haciendo doble clic en una de las siguientes opciones:

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Para proceder a la tramitación y cierre de los expedientes enviados, el funcionario

Ruta del menú Menú de usuario > Gestión de activos bodeguero