CURSO RECIBO Y DESPACHO DE OBJETOS

FICHA (2354943)

ACTIVIDAD 2

PRESENTADO POR
APRENDIZ
DIANA CAROLINA CONTRERAS MEDINA
C.C. 1.077.869.649

PRESENTADO A
INSTRUCTORA
NORMA ELENA VIVES DIAZ

AÑO
2021
 3.4 Actividades de transferencia de conocimiento Evidencia: Informe
"Procedimiento para el recibo y despacho de objetos."

 Identifique dos productos (uno que ingresa y otro que se despacha)

CAFÉ PERGAMINO CAFÉ EXCELSO

 Realice una breve descripción de los dos productos, sus características en cuanto a
unidad de empaque, tipo de empaque, cuidados en la manipulación.

CAFÉ PERGAMINO CAFÉ EXCELSO

Es un grano de café crudo cubierto por el
endocarpio (pergamino), el cual se
encuentra seco. Este es el café que llegar
a la plata trilladora para su beneficio con
una humedad entre 10 – 12% idealmente.
El café llega empacado en empaque de
fique; calibrado de 50 a 55 kilos.
Es un grano de café crudo que cumple con
todas las características para ser
exportado, es un grano seleccionado,
parejo, plano con color y peso
homogéneo. El cual esta empacado en
sacos de fique número 7, calibrados a 70
kilos.

 Identifique las políticas que existen en la organización en cuanto a los procesos de

recibo y despacho, incluyendo el registro.

RECIBO DE CAFÉ PERGAMINO DESPACHO DE CAFÉ EXCELSO

-La persona encargada debe verificar el -La persona encargada del despacho debe verificar
documento (remisión) en el cual se relaciona un documento (orden de despacho y guía de
la mercancía a recibir. transito).

- Se debe llevar un registro del peso de -La persona encargada debe verificar que el vehículo
vehículo que ingresa. este limpio en donde se verifica que no tenga otros
productos, que no tenga malos olores que alteren el
-La persona encargada debe verificar la producto, que no esté averiado, entre otras
cantidad de mercancía a recibir (realizar características.
conteo de la cantidad de sacos que se van a
descargar. - Se debe llevar un registro del peso de vehículo
que ingresa.
-Se debe tomar muestra del producto recibido - Antes de iniciar el despacho se debe verificar que el
(saco a saco). producto este completo y con las características

-Luego de que finaliza el descargue; la
persona debe llenar una tarjeta donde indique
fecha de recibido, procedencia del vehículo,
placa, cantidad de sacos recibidos y la cuelga
en el arrume recibido.
solicitadas.
-Una vez se termina el cargue, se debe llevar el
registro en bascula para determinar el peso total de
la carga despachada; (peso de ingreso – peso de
salida).

-Inmediatamente se debe llevar el registro en -La persona encargada será la responsable de

bascula para determinar el peso total de la elaborar los documentos de despacho (Orden de
carga recibida; (peso de ingreso – peso de entrega, inspección de cargue.
salida).
-La persona encarga del despacho se encargará de
-Le persona encargada debe dar recibido por colocar sellos de seguridad en puntos estratégicos
medio de una copia del documento (remisión) de la cabina. (Los códigos de los sellos deben ir
a el conductor. registrados en los documentos de despacho para
que sean verificados antes de descargar el producto
-Para finalizar se debe llevar un registro de en el lugar destino); por último, se debe dejar registro
todo el producto recibido en el día. fotográfico del vehículo cargado, con el conductor y
el personal que realizaron el despacho.

 Identifique para cada proceso los documentos que se utilizan y la información que
contiene.

RECIBO DE CAFÉ PERGAMINO DESPACHO DE CAFÉ EXCELSO

La persona encargada recibe un La persona encargada del despacho debe verificar un
documento (remisión) en el cual se documento (orden de despacho) donde se encuentra la
relaciona la mercancía a recibir. información de la cantidad, producto a despachar,
destino, fecha de despacho, datos del vehículo y datos
del conductor; igualmente debe descargar y verificar los
documentos que envía la transportadora encargada de
realizar el despacho (orden de despacho y guía de
transito).

La persona encargada debe tener a la La persona encargada debe primero verificar que el
mano un formato en el cual va a verificar vehículo este limpio por medio de una lista de chequeo,
la cantidad de mercancía a recibir (realizar en donde se verifica que no tenga otros productos, que
conteo de la cantidad de sacos que se van no tenga malos olores que alteren el producto, que no
a descargar). esté averiado, entre otras características.

En el descargue se toma muestra del Una vez se termina el cargue, se procede a pesar
producto. nuevamente el vehículo para registrar el peso del
vehículo cargado (Peso de ingreso – Peso de salida)

Luego de que finaliza el descargue; la Documentos de despacho (Orden de entrega, inspección

persona llena una tarjeta donde indique
fecha de recibido, procedencia del
vehículo, placa, cantidad de sacos
recibidos y la cuelga en el arrume
recibido.
de cargue), en donde se indica datos del conductor, del
vehículo, tipo (calidad) de café, cantidad de sacos, fecha
de despacho, destino y puerto de recibo, numero de
sellos de seguridad, firmas de conductor y personal
encargado de la trilladora; anexando copia del tiquete de
bascula. Para luego dar al conductor una copia.
 Inmediatamente la persona debe pesar
nuevamente el vehículo en la báscula
camionera para poder registrar el peso
del vehículo vacío; arrojando como
resultado (peso de ingreso – peso de
salida) el total de kilos de la carga para
poder dar recibido del producto. (si
existe diferencia entre los relacionado
en los documentos de recibo y lo que
realmente se recibe se deja una
observación en el documento.
La persona encarga del despacho se encargará de colocar
sellos de seguridad en puntos estratégicos de la cabina.
(Los códigos de los sellos deben ir registrados en los
documentos de despacho para que sean verificados antes
de descargar el producto en el lugar destino); por último, se
toma un registro fotográfico del vehículo cargado, con el
conductor y el personal que realizaron el despacho.

Orden de salida Orden de salida

 Realice una descripción paso a paso sobre la manera como las personas
encargadas de estas áreas ejecutan los procesos incluyendo el registro.

RECIBO DE CAFÉ PERGAMINO DESPACHO DE CAFÉ EXCELSO

-La persona encargada recibe un documento -La persona encargada del despacho debe verificar un
(remisión) en el cual se relaciona la documento (orden de despacho) donde se encuentra la
mercancía a recibir. información de la cantidad, producto a despachar,
destino, fecha de despacho, datos del vehículo y datos
-Esta persona a su vez debe pesar el vehículo del conductor.
para registrar el peso con el cual ingresa.
-La persona encargada debe primero verificar que el
-La persona encargada debe tener a la mano vehículo este limpio por medio de una lista de chequeo,
un formato en el cual va a verificar la cantidad en donde se verifica que no tenga otros productos, que
de mercancía a recibir. no tenga malos olores que alteren el producto, que no
esté averiado, entre otras características.
-En el descargue se toma muestra del
producto. -La Persona encargada tiene que pesar el vehículo para
registrar el peso del vehículo vacío; para que este luego
-Luego de que finaliza el descargue; la se dirija a la bodega de productos terminados.
persona llena una tarjeta donde indique fecha - Luego verifica que el producto esté listo para su
de recibido, procedencia del vehículo, placa, despacho (que tenga la cantidad solicitada).
cantidad de sacos recibidos y la cuelga en el
arrume recibido. -Una vez se termina el cargue, se procede a pesar
nuevamente el vehículo para registrar el peso del
-Inmediatamente la persona debe pesar vehículo cargado (Peso de ingreso – Peso de salida) es
nuevamente el vehículo en la báscula el total de kilos despachados.
camionera para poder registrar el peso del
vehículo vacío; arrojando como resultado -La persona encargada será la responsable de elaborar
(peso de ingreso – peso de salida) el total de los documentos de despacho (Orden de entrega,
kilos de la carga para poder dar recibido del inspección de cargue), en donde se indica datos del
producto. (si existe diferencia entre los conductor, del vehículo, tipo (calidad) de café, cantidad
relacionado en los documentos de recibo y lo de sacos, fecha de despacho, destino y puerto de recibo,
que realmente se recibe se deja una numero de sellos de seguridad, firmas de conductor y
observación en el documento. personal encargado de la trilladora; anexando copia del
tiquete de bascula. Para luego dar al conductor una
-Le persona encargada una vez se finaliza la copia.
verificación total; da como recibido una copia
del documento (remisión) a el conductor, en -La persona encarga del despacho se encargará de
donde se deja constancia la cantidad recibida colocar sellos de seguridad en puntos estratégicos de la
en sacos y en kilos; con su correspondiente cabina. (Los códigos de los sellos deben ir registrados en
fecha de recibido, firma del conducto y de la los documentos de despacho para que sean verificados
persona responsable de recibir la carga. antes de descargar el producto en el lugar destino); por
último, se toma un registro fotográfico del vehículo
cargado, con el conductor y el personal que realizaron el
despacho.

 Realice un cuadro comparativo donde se evidencien las políticas existentes y la manera

como en la realidad realizan los procesos de ingreso y salida de mercancía.
LA POLÍTICA DICE - EN LA PRÁCTICA SE HACE (RECIBO DE CAFÉ PERGAMINO)

POLITICAS DEL RECIBO DE CAFÉ RECIBO DE CAFÉ PERGAMINO

PERGAMINO
-La persona encargada recibe un documento
-La persona encargada debe verificar el (remisión) en el cual se relaciona la mercancía a
documento (remisión) en el cual se relaciona recibir.
la mercancía a recibir.
-Esta persona a su vez debe pesar el vehículo para
- Se debe llevar un registro del peso de registrar el peso con el cual ingresa.
vehículo que ingresa.
-La persona encargada debe tener a la mano un
-La persona encargada debe verificar la formato en el cual va a verificar la cantidad de
cantidad de mercancía a recibir (realizar mercancía a recibir.
conteo de la cantidad de sacos que se van a
descargar. -En el descargue se toma muestra del producto.

-Se debe tomar muestra del producto recibido -Luego de que finaliza el descargue; la persona llena
(saco a saco). una tarjeta donde indique fecha de recibido,
procedencia del vehículo, placa, cantidad de sacos
-Luego de que finaliza el descargue; la recibidos y la cuelga en el arrume recibido.
persona debe llenar una tarjeta donde indique
fecha de recibido, procedencia del vehículo, -Inmediatamente la persona debe pesar nuevamente
placa, cantidad de sacos recibidos y la cuelga el vehículo en la báscula camionera para poder
en el arrume recibido. registrar el peso del vehículo vacío; arrojando como
resultado (peso de ingreso – peso de salida) el total
-Inmediatamente se debe llevar el registro en de kilos de la carga para poder dar recibido del
bascula para determinar el peso total de la producto. (si existe diferencia entre los relacionado
carga recibida; (peso de ingreso – peso de en los documentos de recibo y lo que realmente se
salida). recibe se deja una observación en el documento.

-Le persona encargada debe dar recibido por -Le persona encargada una vez se finaliza la
medio de una copia del documento (remisión) verificación total; da como recibido una copia del
a el conductor. documento (remisión) a el conductor, en donde se
deja constancia la cantidad recibida en sacos y en
-Para finalizar se debe llevar un registro de kilos; con su correspondiente fecha de recibido, firma
todo el producto recibido en el día. del conducto y de la persona responsable de recibir
la carga.

LA POLÍTICA DICE - EN LA PRÁCTICA SE HACE (DESPACHO DE CAFÉ EXCELSO)

POLITICAS PARA EL DESPACHO DE DESPACHO DE CAFÉ EXCELSO

CAFÉ EXCELSO
-La persona encargada del despacho debe verificar
-La persona encargada del despacho debe un documento (orden de despacho) donde se
verificar un documento (orden de despacho y encuentra la información de la cantidad, producto a
guía de transito). despachar, destino, fecha de despacho, datos del
vehículo y datos del conductor.
-La persona encargada debe verificar que el
vehículo este limpio en donde se verifica que -La persona encargada debe primero verificar que el
no tenga otros productos, que no tenga malos vehículo este limpio por medio de una lista de
olores que alteren el producto, que no esté chequeo, en donde se verifica que no tenga otros
averiado, entre otras características. productos, que no tenga malos olores que alteren el
producto, que no esté averiado, entre otras
- Se debe llevar un registro del peso de características.
vehículo que ingresa.
- Antes de iniciar el despacho se debe -La Persona encargada tiene que pesar el vehículo
verificar que el producto este completo y con para registrar el peso del vehículo vacío; para que
las características solicitadas. este luego se dirija a la bodega de productos
terminados.
-Una vez se termina el cargue, se debe llevar
el registro en bascula para determinar el peso -Luego verifica que el producto esté listo para su
total de la carga despachada; (peso de despacho (que tenga la cantidad solicitada).
ingreso – peso de salida).
-Una vez se termina el cargue, se procede a pesar
-La persona encargada será la responsable nuevamente el vehículo para registrar el peso del
de elaborar los documentos de despacho vehículo cargado (Peso de ingreso – Peso de salida)
(Orden de entrega, inspección de cargue. es el total de kilos despachados.

-La persona encarga del despacho se
encargará de colocar sellos de seguridad en
puntos estratégicos de la cabina. (Los códigos
de los sellos deben ir registrados en los
documentos de despacho para que sean
verificados antes de descargar el producto en
el lugar destino); por último, se debe dejar
registro fotográfico del vehículo cargado, con
el conductor y el personal que realizaron el
despacho
-La persona encargada será la responsable de
elaborar los documentos de despacho (Orden de
entrega, inspección de cargue), en donde se indica
datos del conductor, del vehículo, tipo (calidad) de
café, cantidad de sacos, fecha de despacho, destino
y puerto de recibo, numero de sellos de seguridad,
firmas de conductor y personal encargado de la
trilladora; anexando copia del tiquete de bascula.
Para luego dar al conductor una copia.
-La persona encarga del despacho se encargará de
colocar sellos de seguridad en puntos estratégicos
de la cabina. (Los códigos de los sellos deben ir
registrados en los documentos de despacho para
que sean verificados antes de descargar el producto
en el lugar destino); por último, se toma un registro
fotográfico del vehículo cargado, con el conductor y
el personal que realizaron el despacho.

 Realice un análisis del cuadro comparativo

ANALISIS CUADRO COMPARATIVO (RECIBO DE CAFÉ PERGAMINO)

Se pudo evidenciar que referente a la política de recibo, se llevan a cabalidad las tareas y
registros; aunque se omiten ciertas actividades tales como:
- En el conteo de verificación de productos, no se está llenando completamente el
formato destinado para esta labor; debido a que no llenan la información completa y
muchas veces realizan mal el conteo; por temas de bastante carga laboral (estrés y
múltiples ocupaciones de la persona encargada de la labor).
- No se está tomando la totalidad de la muestra requerida en la política, ya que en este
dice que debe tomar muestra del café a todos los sacos que se reciben, la persona
encargada muchas veces toma una muestra aleatoria.
- La tarjeta que se debe diligenciar para marcar el arrume que se acaba de recibir no se
llenan completamente sus datos; solo le colocan cantidad de sacos y numero de
remisión.
- En todos los casos no se realiza observación cuando se hallan diferencias en el
producto recibido; debido a que no se está realizando correctamente la labor de contar
la cantidad exacta de productos recibidos.
ANALISIS CUADRO COMPARATIVO (DESPACHO DE CAFÉ EXCELSO)
Se pudo evidenciar que referente a la política de despacho, se llevan a cabalidad las
tareas y registros; aunque se omiten ciertas actividades tales como:

- No se está verificando la guía de las transportadoras al momento de realizar el

despacho; esta tarea es fundamental debido a que si existe algún error en la guía
referente a la orden de despacho se debe dar aviso a la transportadora para que
realice la correspondiente corrección para que no existan problemas y/o mal
entendidos al momento del recibo de la mercancía en el lugar destino.
- No se está llenando la totalidad del formato de inspección del vehículo; debido a que
solo se llena la lista, pero no se registra la totalidad de datos solicitados del conductor
y del vehículo, tampoco firman las personas que realizan el cargue del vehículo.
- No se está verificando a cabalidad la calidad del producto antes de realizar el
despacho; solo se identifica donde tienen el producto, pero no que esté totalmente
terminado.

 Elabore un informe escrito sobre los resultados obtenidos donde proponga el ajuste de
las políticas organizacionales sobre ingreso y salida de objetos incluyendo el registro de
los mismos. Para desarrollar la presentación es importante que el aprendiz asuma el rol
de la persona de recibo y despacho.

De acuerdo al ejercicio realizado; se observó el recibo de café pergamino y el despacho

de café excelso en donde se evidencio que no se cumple a cabalidad con las políticas ya
establecidas por la empresa en cuento a estos dos procesos; se deberían implementar
algunos cambios en las políticas donde se exija el cumplimiento de cada uno de los
procesos a cabalidad; por otro lado se debe capacitar a los empleados y concientizarlos
de que cada una de las labores que ejercen son fundamentales para mantener óptimos
resultados en el área misional de la empresa; Es importante resaltar que los documentos
y registros que se tienen estipulados para cada labor, cumplen una función fundamental
para tener actualizados las bases de datos y tener una excelente gestión de los
inventarios para poder abastecer la demanda sin incurrir en altos costos.