La información en la organización, su gestión y auditoría

A Alejandra Martínez Orencio 17.06.2013 35 minutos de lectura

Introducción

La información es uno de los activos potencialmente más valiosos que puede

tener una empresa. El valor real de esa información depende de cómo es
gestionada, del tiempo que se emplea para procesarla y traducirla en el
lanzamiento de producto o servicios y de en qué medida se utiliza
eficientemente y es cualitativamente mejor que la de las empresas
competidoras.

En la época del conocimiento, comunicación y tecnología en la que nos

encontramos es de vital importancia contar con los datos y la información
correcta, pues ahora más que nunca contamos con tantas fuentes donde
obtener información pero hay que saber distinguir entre información útil e
información de “relleno”. Desde que el internet se volvió más accesible para el
uso del público en general, y el desarrollo veloz de las tecnologías de la
información han logrado que el intercambio de información tenga una
revolución impresionante; hoy en día se tiene la necesidad de contar con
información de manera cada vez más veloz; y además se cuenta con una gran
variedad de fuentes de donde podemos obtener información y así mismo
existen cada vez más canales por medio de los cuales se transmite cada vez
más y más información.

Si bien, esta gran accesibilidad que tenemos para la transmisión y obtención de

información a través de nuevas fuentes y canales de información, ha hecho
cada día más se tome conciencia del problema que siempre ha existido, más
sin embargo se ha vuelto más remarcable sobre la confiabilidad y veracidad
que se tiene sobre la información.

Se sabe que una persona bien informada es una persona mejor preparada,
para las organizaciones, hoy más que nunca este dicho tiene una importancia
vital para contar con una ventaja competitiva en el mercado; ha demostrado
que una buena recopilación, interpretación y buen manejo de información
significa dentro de las empresas una buena comunicación, mejor
entendimiento, mejor rendimiento, mayor crecimiento y por lo tanto mayores
ganancias; tanto económicas como de posicionamiento. Por el contrario, una
mala información en general generará grandes pérdidas económicas y de
prestigio para las empresas.

La información por tanto es un “arma” de gran relevancia dentro de una

empresa; el gran reto es saber distinguir entre toda la información que tenemos
disponible; que información en realidad nos sirve, que información es veraz y
confiable para así poder tomar decisiones con muy buen sustento.

Partiendo de esta situación surge una gran necesidad de realizar una

evaluación sobre la información; sus fuentes, sus canales, su relevancia, su
uso, si todos estos elementos son los correctos para las decisiones y el
funcionamiento de la organización.

Información

Norbert Wiener, reconocido como el padre de la cibernética, junto a Arturo

Rosenblueth Stearns a partir de los años 40; formaron los fundamentos de la
ciencia de la cibernética; ciencia que ha revolucionado totalmente nuestra
actualidad. Wiener nos deja una frase célebre, la cual versa así: “Vivir de
manera efectiva significa poseer la información adecuada”.

En esta frase se puede observar, la gran importancia que tiene la información

en nuestro día a día, en nuestro vivir; ya que estando bien informado nos
permite tener un mayor conocimiento para la toma de decisiones. Por lo tanto,
si la información nos permite tener una vida efectiva, de igual manera la
información nos permite dirigir una empresa de manera efectiva, con mayor
razón en la actualidad, ya que nos encontramos en una época en la que la
información se encuentra a la orden del día y esta información puede llegar a
influir de manera rotunda nuestra forma de pensar, de negociar, de vivir, al
momento de tomar decisiones.

Pero, en realidad ¿qué es la información?

La información es un conjunto de datos que al ser procesados de manera
ordenada crean un mensaje el cual es transmitido con el objetivo de modificar
el conocimiento y la percepción del receptor y por lo tanto tiene una influencia
al momento de tomar decisiones.

La información para las empresas es de gran valor, pues como se mencionó en

la definición anterior, la información tiene un gran peso al momento de decidir,
por tanto una buena información puede lograr ganancias para la empresa,
debido a esto la información debe considerarse como un activo para la
empresa. El valor de la información estará relacionado con la utilidad que
represente para los responsables de la toma de decisiones para el
cumplimiento de las metas de la organización.

Un ejemplo sobre el gran valor de la información en una empresa es al

momento de querer introducir un nuevo producto al mercado por lo que al
realizar un estudio de mercado nos arrojará un pronóstico sobre la aceptación y
la demanda del producto, por lo que si se toma en cuenta la información de
este pronóstico en el desarrollo del producto, esa información obtenida
generará utilidades adicionales a las esperadas.

En algunas ocasiones se puede confundir el concepto de información y

comunicación; la diferencia radica en la retroalimentación, si no hay
retroalimentación no hay comunicación, la comunicación es una forma de
interacción humana y existe cierta interdependencia de elementos; mientras
que la información tiene como fin principal aumentar el conocimiento y apoyar
en la toma de decisiones.

Dentro de la comunicación existe percepción crea expectativas; mientras que la

información nos brinda únicamente conocimiento. Comunicar es transferir
información con cierta expectativa, mientras que informar es aumentar el
conocimiento.

Algunos de los objetivos de la información son:

Transmitir toda la información necesaria para la toma de decisiones

Influir en la actitud de todo el personal de la empresa para que sus objetivos y

actividades estén en armonía con los objetivos y operaciones de la empresa.
Características de la información

La información debe contar con ciertas características, las cuales acrecentarán

el valor de la información para las organizaciones a la hora de tomar
decisiones. Si la información no cumple con alguna de estas características se
corre el riesgo de tomar una mala interpretación y por lo tanto una mala
decisión.

Stair & Reynolds (2000) nos mencionan las características para que la
información sea valiosa:

Exacta: La información exacta carece de errores. En algunos casos se genera

información porque se insertan datos inexactos en el proceso de
transformación, lo que comúnmente se conoce como “si entra basura, sale
basura”.

Completa: La información completa contiene todos los datos importantes. Un

informe de inversión que no incluyera todos los costos importantes, por
ejemplo, no estaría completo.

Económica: La producción de la información debe ser relativamente

económica. Los responsables de la toma de decisiones siempre deben evaluar
el valor de la información con el costo de producirla.

Flexible: La información flexible es útil para muchos propósitos. Por ejemplo, la

información acerca de las existencias en inventario de una parte específica le
es útil a un representante de ventas para cerrar una venta, a un gerente de
producción para determinar la necesidad de más inventarios y a un ejecutivo de
finanzas para determinar el valor total de la inversión en inventario de la
compañía.

Confiable: La información confiable dependerá de algunos factores. En muchos

casos, la confiabilidad de la información depende del método de recolección de
datos, en otros, de la fuente de información. Un rumor de fuente anónima sobre
la posibilidad de un incremento en los precios del petróleo no sería confiable.
Pertinente: La información pertinente es la realmente importante para el
responsable de la toma de decisiones. Información acerca de la posibilidad de
un decremento en el precio de la madera no sería pertinente para una
compañía fabricante de microprocesadores de computadoras.

Simple: La información debe ser simple, no excesivamente compleja. Por lo

general no se precisa de información sofisticada y detallada. Un exceso de
información puede provocar sobrecarga de información, caso éste en el que un
responsable de la toma de decisiones tiene tanta información que le es
imposible identificar la verdaderamente importante.

Oportuna: La información oportuna es la que recibe justo cuando se le

necesita. Conocer las condiciones climáticas imperantes la semana anterior no
servirá de nada para decidir el atuendo de hoy.

Verificable: La información debe ser verificable. Esto significa la posibilidad de

comprobar que es correcta, quizá mediante la consulta de muchas fuentes al
respecto.

Accesible: La información debe ser de fácil acceso para los usuarios

autorizados, quienes deben obtenerla en el formato adecuado y el momento
correcto para satisfacer sus necesidades.

Segura: La información debe estar protegida contra el acceso a ella de

usuarios no autorizados.

Fuentes de información

Fuentes de información son aquellos elementos de los cuales se puede obtener

información necesaria para la toma de decisiones en la empresa.

En cada nivel de la empresa, se suele requerir diferentes tipos de información,

por ejemplo:

En el nivel superior (conformado por directivos, gerentes, etc.) se podría

requerir información necesaria para el diseño de estrategias que determinen el
rumbo de la empresa, o que permitan su expansión (se suele requerir
información específica y puntual).
En el nivel medio (conformado por jefes, administradores, etc.) se podría
requerir información necesaria para el diseño de estrategias comerciales (se
suele requerir información más detallada que en el nivel anterior).

En el nivel operativo (conformado por operarios, vendedores, etc.) se podría

requerir información necesaria para la ejecución de tareas (se suele requerir
información más detallada que en el nivel anterior).

Y para obtener la información requerida se recurre a las fuentes de

información, las cuales se pueden dividir en fuentes internas y externa:

Fuentes internas

Son las fuentes que se encuentran dentro de la empresa.

Ejemplos de fuentes internas pueden ser las bases de datos internas por
ejemplo, las que permiten obtener información referente a los clientes, los
estados financieros, permiten obtener información referente a la situación
financiera de la empresa, los registros de inventarios, registros de ventas,
registros de costos, el personal de la empresa, etc.

Fuentes externas

Son las fuentes que se encuentran fuera de la empresa.

Ejemplos de fuentes externas pueden ser Internet (páginas web de organismos

gubernamentales, páginas web de la competencia, etc.), oficinas de gobierno,
locales de la competencia, proveedores, distribuidores, clientes, diarios,
revistas, publicaciones, etc.; en donde se puede obtener información referente
a estadísticas, tendencias, preferencias, etc. (Crecenegocios.com)

Canales de información

Un emisor cuando desea transmitir hacia un receptor cierta información, se

puede utilizar determinados canales de información; se puede entender como
canal de información a cualquier medio utilizado para transmitir la información,
a diferencia de un canal de comunicación donde debe existir retroalimentación
para que así se considere como comunicación, el canal de información no
forzosamente debe existir retroalimentación por parte del receptor. Sin
embargo un canal puede funcionar tanto de información como de
comunicación.

Ejemplos de canales de información puede ser intranet, internet, los boletines

informativos, libros, revistas, periódicos, radio, etcétera.

Flujos de información

Un flujo de información abarca desde la generación hasta la utilización de la

información, precisando sus depósitos transitorios y definitivos

En toda empresa suelen coexistir tres tipos básicos de flujos de información, y

cuanto mayor es la habilidad de la empresa para manejar dichos flujos, más
importancia adquiere los activos intangibles (como su imagen, prestigio, marca,
comunicación con los clientes) que se basan en ellos.

Por un lado, obtienen información del entorno con el fin de determinar qué
productos necesita el mercado y qué tecnologías existen para cubrirlas, es lo
que denominamos, información ambiental o externa.

Por otro lado, la propia organización genera internamente información, que

surge del procesamiento de la información ambiental y la derivada de las
relaciones en la empresa, es la que llamamos información interna.

Y por último, dan a conocer los productos y servicios que la empresa realiza,
denominándose información corporativa. Veámoslos más detenidamente:

A) Información ambiental o externa. Es la información que entra en la empresa

procedente del entorno, es esencial para poder tener éxito en los mercados
actuales, fundamentalmente debe buscar:

Capacidad de respuesta a las necesidades del mercado. La empresa obtiene

información procedente del entorno con el fin de determinar estrategias, como
por ejemplo qué productos necesita el mercado.

Adquisición de habilidades tecnológicas. La empresa obtiene información

procedente del entorno con el fin de determinar qué tecnologías existen, para el
correcto funcionamiento de las funciones de I+D, formación, aumentar la
habilidad tecnológica de la empresa.

Las empresas necesitan información sobre dos entornos muy distintos: entorno
inmediato y entorno remoto, para informase de cada no de estos dos entornos
existen: fuentes informales de información (no se registran en ninguna parte y
se basan en relaciones personales) y fuentes formales (registradas en papel,
medio electrónico o en cualquier tipo de soporte físico).

Entorno inmediato. Constituido por aquellos elementos con los que la empresa
debe tratar a diario: clientes, proveedores, distribuidores, competidores, fuentes
de financiación y reguladores.

Entorno remoto, al que no se ha de enfrentar a diario, pero que debe

monitorizar con el fin de identificar los cambios y tendencias que exijan una
adaptación de las estrategias de la empresa a medio y largo plazo. Es un
contexto más amplio: el clima político, la situación económica, las tendencias
sociales y las innovaciones tecnológicas. Cada día el entorno remoto se hace
más inmediato gracias a las NTIC.

B) Información Interna. La empresa a la vez que recibe toda esa información

externa, la va asimilando y procesando, uniéndola a la información interna
generada por la propia empresa, este proceso le ayuda a desarrollar los
productos y servicios que posteriormente ofrece a sus clientes. En toda
empresa cabe distinguir 2 grandes tipos de información interna:

Las empresas generan una gran cantidad de Información operacional,

información que resulta del propio funcionamiento rutinario de la empresa
(listas de clientes, catálogos de productos, listados del inventario en almacén,
registros contables, datos numéricos de control de la maquinaria), la cual suele
ser formal, y fácilmente almacenable en algún tipo de registro físico.

Las empresas generan conocimientos como resultado de la asimilación o

digestión de información interna y externa, y de la explotación de las
capacidades creativas de sus miembros (se diseñan nuevos productos, se
mejoran los procesos, se optimizan los mecanismos de gestión, etc.). La
empresa aprende y su conocimiento se acumula en forma de know-how. Esta
información es básicamente informal, se almacena en la experiencia de las
personas.

C) Información corporativa. Así denominamos la salida de la información desde

la empresa hacia el exterior. Toda empresa que quiera sobrevivir debe
esforzarse en emitir hacia su entorno un mensaje diferenciado que le permita
ser claramente percibible por parte de los consumidores. Se puede distinguir 2
tipos principales de mensajes:

La empresa puede llevar a cabo acciones directas de comunicación: lanzar una

campaña publicitaria, explotar su imagen a través de acciones de patrocinio,
iniciar un proceso de I+D con el fin de genera un producto muy concreto, en
este caso, la información que se emite al entorno está contenida en el producto
en forma de tecnología aplicada.

La empresa puede llevar a cabo acciones indirectas de comunicación, a través

de la ruta operacional: una empresa que cuide la calidad de sus productos,
está, quizás sin saberlo, esparciendo información por el entorno, ya que al
satisfacer a sus clientes con productos de calidad consigue imagen de marca y
un prestigio que los mismos clientes se encargan de difundir entre sus
conocidos.

Sistema de información

Se entiende por sistema al conjunto de elementos o componentes que

interactúan entre sí para cumplir metas. Los propios elementos y las relaciones
entre ellos determinan el funcionamiento del sistema. Los sistemas poseen
elementos tales como: entradas, procesamiento, mecanismos, salidas y
retroalimentación.

Un sistema de información, definido por los autores Laudon y Laudon (2004) es

un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan,
almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el
control de una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la
coordinación y el control, los sistemas de información pueden ayudar a los
gerentes y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y
a crear productos nuevos. (Fernandez Alarcón, 2006).

Por tanto un sistema de información es un conjunto de componentes

interrelacionados para recolectar, manipular y diseminar información para
disponer de un mecanismo de retroalimentación el cual apoyará para el
cumplimiento de un objetivo.

Componentes de un sistema de información

Entrada: En sistemas de información, la entrada es la actividad que consiste en

recopilar y capturar datos primarios. Por ejemplo, antes de lanzar un nuevo
producto, se debe realizar un estudio de mercado para obtener información
sobre si será aceptado o no.

La entrada puede adoptar muchas formas. Tomando el ejemplo anterior, la

forma de saber si el producto será aceptado o no es mediante una encuesta.
La entrada puede ser un proceso manual o automatizado; ya sea que se realice
la encuesta en hojas de papel o bien por correo electrónico donde se va
realizando el conteo automáticamente. Independientemente del método de
entrada que se utilice, la exactitud de la entrada es decisiva para obtener la
salida deseada.

Procesamiento: En sistemas de información, el procesamiento supone la

conversión o transformación de datos en salidas útiles. Esto puede implicar
ejecutar cálculos, realizar comparaciones y adoptar acciones alternas, y el
almacenamiento de datos para su uso posterior.

El procesamiento puede llevarse a cabo de manera manual o mediante

computadoras. En el caso del estudio de mercado, el procesamiento requerido
es contabilizar el número de respuestas afirmativas y el número de respuestas
negativas sobre la aceptación del producto que se desea lanzar al mercado.

Salida: En sistemas de información, la salida implica producir información útil,

por lo general en forma de documentos y/o reportes. En algunos casos, la
salida de un sistema bien podría ser la entrada de otro. La salida de un sistema
de mercadotecnia del nuevo producto si será aceptado o no podría servir de
entrada de un sistema para saber la cantidad producción del nuevo producto. A
menudo es común que la salida de un sistema sirva como entrada para el
control de otros sistemas o dispositivos. Por ejemplo, supongamos que el
nuevo producto que se desea lanzar es un mueble de oficina, por tano debe
tomarse en cuenta muchas variables, así, cliente, vendedor y diseñador deben
repetir varias veces el proceso de diseño para cerciorarse de la efectiva
satisfacción de las necesidades del consumidor.

Retroalimentación: En sistemas de información, la retroalimentación es la

salida que se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o
procesamiento. La presencia de errores o problemas, por ejemplo, podría
imponer la necesidad de corregir datos de entrada o modificar un proceso. La
retroalimentación también es de gran importancia para administradores y
tomadores de decisiones. La salida de un sistema de información podría
indicar, por ejemplo, que los niveles de inventario de ciertos artículos son cada
vez más bajos. Un administrador podría utilizar esta retroalimentación para
decidir el pedido de más artículos. Los nuevos pedidos para el
reabastecimiento del inventario se convertirían entonces en entradas del
sistema. En este caso, el sistema de retroalimentación reacciona a la existencia
de un problema y alerta al administrador acerca de la escasez de ciertos
artículos de inventario. Además de este método reactivo, un sistema de
computación también puede adoptar un método proactivo y prever la futura
ocurrencia de determinados hechos con el propósito de evitar problemas. Este
concepto, llamado pronóstico, puede ser útil para estimar ventas futuras y
realizar pedidos de inventario antes de que éste sea insuficiente.

Gestión de la información en las organizaciones

La gestión de información (GI) tiene como propósito fundamental el uso

adecuado de la información que una organización requiere para su mejor
funcionamiento. Esto hace que su interés se centre no sólo en la información y
el modo en que interviene en los procesos estratégicos y productivos, sino
también en aquellos recursos de la organización que permiten su adecuado
uso y tratamiento.
La GI es un conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar,
almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información
producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de
sus actividades.

También se entiende como la planificación, organización, dirección y control de

la información en un sistema abierto y las técnicas que en forma eficiente y
eficaz, posibilitan manejar los recursos y activos de información, a partir de
fuentes internas y externas, un diálogo significativo y una comprensión que
estimule la toma de decisiones proactivas y la solución de problemas para
alcanzar metas y objetivos a nivel personal, operacional, organizacional y
estratégico con ventajas competitivas y la mejora del funcionamiento del
sistema, o todo lo relacionado con la obtención de la información adecuada, en
la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo
oportuno, en el lugar apropiado, para tomar la acción correcta.

La GI es también una actividad económica mediante la cual se trazan objetivos

y estrategias, se organizan y distribuyen recursos, y se conducen y controlan
acciones para un mejor manejo y uso de la información, de forma que se
garantice eficaz y eficientemente, su identificación, obtención, representación,
almacenamiento, búsqueda y recuperación, circulación o distribución, análisis y
uso, con beneficios y la creación de ventajas competitivas para la organización.

En esencia, planifica, organiza, dirige y controla recursos, sistemas y acciones

asociadas con la información; su desarrollo tiene como objetivos minimizar
costos y maximizar beneficios derivados de su uso y tratamiento, a la vez que
se asignan responsabilidades informativas para asegurar una circulación
constante de flujos informativos.

Todo esto es, en gran medida, resultado de la importancia reconocida del uso
de la información como recurso estratégico para las organizaciones. En las
organizaciones se gestionan dos tipos de recursos: los activos tangibles y los
intangibles. Los primeros, entre los que se encuentran los recursos materiales y
financieros, permiten el desarrollo de los procesos productivos en las
organizaciones. Los segundos, conformados por la información y el
conocimiento, entre otros, determinan los beneficios organizacionales y el
cumplimiento de las estrategias y aspiraciones a largo plazo. Por estas razones
ambos se deben administrar adecuadamente.

Ahora bien, en el caso específico de la información, esta constituye un recurso

que puede localizarse, y a su vez, transmitirse fuera de la organización, por lo
que entonces, pueden identificarse tres flujos informativos:

Los flujos de información ambiental: conformados por la información

proveniente del ambiente externo que ingresan en la organización por su
importancia para el desarrollo del negocio.

Los flujos de información interna: conformados por la información que, una vez
que se convierte en un recurso organizacional, transita y se distribuye por la
empresa, para aplicarse en los procesos que tienen lugar en ella.

Los flujos de información corporativa: conformados por la información que la

organización envía hacia el ambiente externo, materializada en productos y
servicios informativos.

Esto permite asegurar que el alcance informativo de las organizaciones se

encuentra marcado por la dinámica de interacción que establece con su
ambiente externo. Este último, conformado por los proveedores o
suministradores, competidores, clientes y organismos que establecen políticas
y regulaciones que inciden en el funcionamiento organizacional.

El conocimiento de estos elementos y de su influencia condiciona el logro de un

efectivo desarrollo de la GI en las organizaciones. En este sentido, es esencial
considerar, tanto el ambiente externo de la organización, porque en este, se
genera y maneja gran parte de la información con valor para la institución,
como el interno, donde con frecuencia, se produce información valiosa
(experiencias, estadísticas) para la empresa. Todo esto hace que la GI se
oriente hacia un componente individual (miembros de la organización), un
componente estructural (en correspondencia los grupos de trabajo y sus
funciones) y finalmente, a otro, de carácter organizacional (la organización y su
dinámica de funcionamiento). Tenemos entonces, tres ambientes de uso de la
información: el ambiente individual, el organizacional y el externo.
En correspondencia con esto, la GI debe partir del análisis del contexto en el
que se desarrollará, de ahí que es importante comprender, en un primer
momento, la dinámica de funcionamiento sistémico en la que tendrá lugar, y se
deberá considerar:

La red o entorno de negocio de la organización. Sus componentes y relaciones:

Estructura organizacional.

Procesos estratégicos y productivos.

Productos y servicios.

Recursos organizacionales (materiales, financieros y humanos).

Cultura organizacional.

Aplicación de técnicas, herramientas, actividades, y enfoques de gestión.

Posteriormente, se debe analizar el uso y tratamiento real que se le brinda a la

información en sus tres dimensiones o ambientes de la organización.

Todo esto exige conocer, desde un primer momento, la información que utiliza
y necesita la organización y el modo en que circula en ella. Esto último permite
identificar quién la usa, de qué forma, dónde se almacena y para qué se utiliza,
es decir, qué se hace con ella. Sólo así es posible comprender el ciclo de vida
de cada información, las transformaciones que experimenta y su aplicación. Sin
este primer diagnóstico, no pueden orientarse las estrategias y acciones de la
GI, debido al desconocimiento de la situación real del tratamiento y uso de la
información.

Este diagnóstico informacional en la organización es un paso obligatorio en el

que es necesario identificar:

Las fuentes informativas disponibles en la organización.

Las necesidades informativas que presenta.

Los flujos de información.

Los recursos de información existentes en la institución.

Cultura informacional.

Sistemas de información.

Principales procesos informativos que se realizan en la organización y en toda

su estructura organizativa.

Principales servicios informativos.

Es importante destacar que este diagnóstico no debe orientarse

exclusivamente al estudio de las condiciones materiales y la dinámica de
distribución de la información en la organización, dígase los recursos, sistemas,
procesos, servicios, flujos de datos, etc. También deben contemplarse
cuestiones subjetivas como las políticas, reglas de actuación y procedimientos;
así como los supuestos, creencias, estrategias, habilidades y competencias
informacionales, en fin, todo lo relacionado con la cultura informacional y los
modelos mentales de los miembros de la organización. Todos estos aspectos
son importantes porque, con frecuencia, inciden favorable o desfavorablemente
en el manejo y uso de la información.

Una vez realizado este diagnóstico, que permite observar mejor las fortalezas y
debilidades informativas presentes en la organización, es posible orientar la GI,
que debe considerar la importancia que posee, en materia informativa, la
estructura, los procesos, los servicios y productos; los recursos informativos,
las políticas, regulaciones y estrategias. Todo ello permite a la GI adecuar
estos elementos de forma que:

La estructura organizacional beneficie la distribución y uso de la información.

La dinámica de los flujos informacionales facilita entonces la accesibilidad,
organización y uso de la información.

Los procesos informativos se gestionen mejor y se garantice que en ellos

ocurra una verdadera trasformación y agregación de valor, que favorezca
sustancialmente la toma de decisiones y la innovación organizacional.

Se administren los recursos informativos de forma que generen beneficios, una

vez integrados en los sistemas y la prestación de servicios. Se dispondrá de los
insumos adecuados para el desarrollo de las funciones de la organización
sobre la base de una adecuada administración de la cadena de suministro,
donde sea posible obtener los recursos informativos necesarios para realizar
los procesos sin exceder costos ni generar pérdidas logísticas.

Los servicios y productos informativos se generen de acuerdo con las

necesidades y requerimientos de los usuarios. Pueden desarrollarse, con
anticipación a los cambios para contribuir eficaz y eficientemente a la rápida
adaptación de la empresa a su cambiante entorno. Así, se incrementaría la
demanda y el consumo de estos, al aportar información con valor agregado,
siempre de acuerdo con el tratamiento que se le conceda a este recurso en la
organización.

Las políticas, regulaciones y estrategias informativas favorezcan la

consolidación de la cultura informacional la que, a su vez, contribuye a crear un
clima laboral en el que se perciba el uso y aplicación de este recurso como un
mecanismo para generar ventajas competitivas. (Rodríguez Cruz, 2008)

Dimensión económica de la información

La principal función de la información en la empresa es la de reducir la

incertidumbre y contribuir a la toma racional de decisiones. Como paso previo a
toda acción, se requiere una decisión concreta, decisión que necesariamente
reclamará un conocimiento lo más completo posible de la realidad a
transformar, de los medios disponibles y de los diferentes procesos a emplear.
Por otro lado, una vez puesta en marcha la actividad se hace igualmente
necesario un seguimiento de la misma, con el propósito de comprobar si se
desarrolla según lo previsto y se permitirá conseguir los fines establecidos. En
ambos casos se requiere un mismo elemento: información.

Además de la importancia de la información en la reducción de la

incertidumbre, en la toma de decisiones y en el control de las acciones
emprendidas, la información presenta una dimensión económica que le
confiere un carácter crítico. El problema económico que se plantea es que el
disponer de la mejor información para tomar mejores decisiones o afectar un
mejor seguimiento, conlleva asociado el soportar un mayor coste. Es decir,
hemos de determinar el nivel de exactitud suficiente de la información
necesaria para la decisión a adoptar o para el control a realizar, en función de
la relación entre la utilidad de dicha información y de su coste.
La función informativa en su totalidad se desarrolla a través del Sistema de
Información de la Empresa, recordando que este sistema es el conjunto de
medios (instrumentales y humano) y de procedimientos configurado para
obtener, tratar y transmitir o almacenar la información necesaria para el normal
funcionamiento de la empresa. Dicha información ha de ser la apropiada, en
cantidad y calidad suficientes, debe ser exacta y correcta y tiene que facilitarse
en el momento oportuno, en el lugar adecuado, de forma sencilla, a la persona
que la necesite y al menor coste posible.

La empresa se relaciona con su entorno y capta información de él, información

que es procesada y permite conocer cuál es el contexto en el que se
desenvuelve (económico, social, político, técnico, legal, cultural, etc.) La
empresa necesita “conocerse”, es decir, saber cómo es, cómo se estructura,
cómo funciona, con el objetivo de optimizar sus estados y flujos, y alcanzar
aquella configuración que más se aproxime a sus objetivos. Por último, la
empresa necesita conocer para actuar, quizá sea este aspecto último el más
importante en cuanto al valor que la empresa concede al recursos
“información”. Si hay algún recurso prioritario y verdaderamente vital para la
empresa, éste es disponer de información adecuada para la toma de
decisiones.

La información y la toma de decisiones

La empresa tiene como objeto de su existencia el alcanzar una serie de

objetivos. Para alcanzar dichos objetivos es necesario llevar a cabo una serie
de acciones. Esta actuación se reduce a meros procesos transformadores de
insumos, como resultado de los cuales se obtienen unos productos cuya
principal cualidad es la de ser útiles o aptos para otros entes, transformadores
o consumidores. Es una característica principal de la gestión de la empresa la
del proceso de convertir la información en acción. Se entiende que detrás de
toda acción existe una decisión, decisión que tiene que estar basada en el
análisis riguroso de una información adecuada. Por tanto, la información
aparece como elemento esencial para la toma de decisiones.
La utilidad de la información estará en función del grado de necesidad de dicha
información, de su oportunidad respecto al factor tiempo y de que sea más o
menos adecuada en su contenido y forma de presentación.

El coste de la información, en cambio, es una magnitud perfectamente medible

cuyo valor dependerá del grado de exactitud que queramos alcanzar y del
tiempo necesario para obtener dicha información.

El problema que se plantea es determinar cuál es el nivel de exactitud sobre la

información necesaria a la decisión a adoptar. En función de considerar uno u
otro grado de exactitud así incurriremos a unos costes determinados. Ahora
bien, qué criterio podemos aplicar para fijar cuál debe ser dicho nivel de
exactitud “suficiente”, se puede utilizar el de confrontar la utilidad que nos
reporte dicha información “suficiente” con el coste que tal información supone.

En este caso estamos considerando que el disponer de la información

necesaria, en cantidad, calidad y presentación adecuada, a la decisión a tomar,
supondrá obtener unos resultados medibles en términos económicos. Mientras
que el no disponer de tal información, en los términos anteriormente
expresados, presupone no solamente no obtener aquellos resultados
esperados, y por tanto, no lograr los objetivos propuestos, sino también el
hecho de que se produzcan una serie de prejuicios, igualmente cuantificables
en términos económicos, por la circunstancia de no poder llevar a cabo el
proceso decisorio en las condiciones más adecuadas.

Por otro lado, hay un aspecto igualmente determinante tanto en el factor

utilidad como en el factor coste, dicho aspecto es la dimensión temporal. En la
medida en que podemos disponer de la información necesaria con mayor
prontitud, dicha información será más útil; conforme más se prolongue en el
tiempo la disponibilidad de tal información, menos útil será ésta para la decisión
a tomar. Dicha relación podemos expresarla en los términos: a más tiempo
menos utilidad y viceversa.

Lógicamente dicha función de utilidad tendrá un valor máximo, que podemos

cuantificar en unidades monetarias; en la medida en que podamos disponer de
la información necesaria en el momento de la toma de decisión y obtengamos
unos resultados cuantificables en los mismos términos. El valor de la
información necesaria para la toma de la decisión, expresado en términos de
utilidad, será como máximo igual al valor mínimo de los resultados que
esperamos obtener tras desarrollar dicha decisión.

Conseguir la información necesaria a la decisión a tomar en un corto espacio

de tiempo, es decir, invirtiendo poco tiempo en el proceso de obtención de
dicha información, comúnmente supondrá un coste muy elevado; de tal manera
que el coste de disponer de toda la información necesaria en el momento justo
de la toma de decisión, es decir, en el momento cero, sería muy alto, tendente
a infinito. Conforme se demore en el tiempo la obtención de la información
necesaria a la decisión, es decir, conforme se haga menos perentoria dicha
información, entendemos que será posible conseguirla a costes más reducidos.
O expresados en otros términos, el valor en términos de coste de una
información que se demora en el tiempo será menor que el valor de dicha
información si podemos disponer de ellas más prontamente. En la medida en
que más anticipadamente podamos disponer de la información necesaria a la
decisión a tomar, menor valor económico tendrá tal información.

La importancia que tiene la información en la reducción de la incertidumbre y

en la toma de decisiones, la información presenta una dimensión económica
que es la que le confiere su carácter de factor crítico. Para adoptar una
decisión adecuada a los objetivos perseguidos se ha de desarrollar un proceso
racional de análisis que será tanto más objetivos y útil según la cantidad,
calidad, adecuada presentación y oportunidad de la información recibida. El
problema económico que se plantea es que disponer de la mejor información
implica tomar mejores decisiones, pero conlleva asociado soportar un mayor
coste. Es decir, hemos de determinar el nivel de exactitud suficiente de la
información necesaria a la decisión a adoptar, en función de la relación entre la
utilidad de dicha información “suficiente” y de su costo. (Mateo Mateo & Álvarez
Herranz, 1999)

Auditoría de la información
A lo largo de este artículo se ha definido lo que es la información sus
características, que es un sistema de información; su importancia económica
que tiene en las organizaciones así como la necesidad de gestionarla; y es
aquí donde entra la auditoría de la información, ya que como se definió
anteriormente la gestión de la información es todo lo que se refiere a la
obtención de la información adecuada, de la forma adecuada, para la persona
adecuada, a su precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuados. Pero ¿cómo
saber si la información obtenida es la adecuada? Ya que nos encontramos en
una época donde hay exceso de información, exceso de fuentes de información
por lo que cada vez es más difícil obtener información verídica a pesar de tener
tanta información a la mano.

La auditoría sin calificativos es un proceso que, a grandes rasgos, pretende

estudiar, descubrir, identificar y evaluar algo.

La auditoría financiera o auditoría externa examina los registros contables de

una empresa para revisar irregularidades y asegurarse de que se ofrece una
imagen fiel del patrimonio de la empresa.

La auditoría de la información analiza y evalúa, y se espera con ella que mejore

el uso de la información dentro de la organización.

Las definiciones de auditoría de la información son variadas, pero la mayoría

de ellas parten de unas premisas básicas:

El hecho de entender la información como un recurso, un activo de la

organización.

En tanto que recurso, la información tiene que ser gestionada, y así la

asimilamos a otros conceptos como la gestión de la información, la política de
información y el término que nos ocupa, la auditoría de la información.

La gestión de la información se halla estrechamente vinculada a los objetivos,

la misión y la estrategia de la organización.

A continuación se presentan algunas definiciones de varios autores;

Guy St Clair define la auditoría en los siguientes términos:

“El método más sencillo para entender cómo se utiliza la información, qué
niveles de servicio se piden, quienes son los clientes y que tipo de información
es necesario proveer es una auditoría de la información. En términos sencillos,
la auditoría de la información consiste en un proceso que examina todas las
funciones de la empresa relacionadas con la información y determina como la
utilizan”.

Information Resources Management Network (IRM) del Reino Unido define:

“Un análisis sistemático del uso, los recursos y los flujos de información, y una
comprobación que establezca tanto en lo que concierte a la gente como a los
documentos existentes hasta qué punto éstos contribuyen a los objetivos de
una empresa”.

E.M. Cortez, E.J. Kazlauskas mencionan que:

“Auditoría de la información es un término genérico que designa un conjunto

de estrategias que sirven para estudiar la efectividad del flujo de información
dentro de una empresa”.

P. Morgat define que:

“La auditoría de la información permite como mínimo, determinar cuáles son las
fuentes de información de que dispone la empresa (el patrimonio de
información) cuáles son las fuentes que realmente necesita (la información
vital) cuáles son las fuentes que no tiene (las carencias de información) y para
finalizar, cuáles son las fuentes que generan costos inútiles (la información
superflua)”.

Por tanto, una auditoría de la información es básicamente un proceso de

identificación y evaluación de los recursos de información necesarios para
cumplir con los objetivos de la empresa. Se trata de un paso previo a la
determinación de una estrategia de gestión de la información. Puesto de
manera muy simple: el objetivo de la auditoría de la información es asegurar
que la información que circule por el sistema sea la que más convenga a la
organización.

La auditoría de la información tiene tres componentes principales:

La identificación de la información que la organización precisa para cumplir sus
objetivos.

La comparación de esas necesidades con la información que la organización

ya utiliza, de modo que se desvelan necesidades no satisfechas y valora si los
recursos actuales aportan realmente valor a la organización.

Definir una estrategias sobre información que debe circular por la organización,
y puede llegar a detallar de qué modo debe circular. (Cornella, 2003)

El alcance de la auditoría es muy amplio y es adecuada para cualquier tipo de

organización ya que la auditoría de la información propone hacer lo siguiente:

Diagnosis del uso de la información dentro de la organización.

Identificación y muestreo de los recursos de información disponibles.

Descubrimiento de qué información es esencial, por qué y para quién.

Uso y comparación de la información.

Utilidad de la auditoría de la información.

La auditoría de la información evalúa la efectividad y eficiencia del sistema de

información, las necesidades actuales de información, la efectividad del uso y
distribución de la información y los usos y necesidades de información por área
funcional o departamento. También identifica las lagunas, inconsistencias y
duplicidades, recursos de información nuevos, puntos débiles y oportunidades
del sistema y comportamiento y prácticas de los usuarios/clientes con respecto
a la información (formas de obtenerla y distribuirla).

Una auditoría de la información establece las necesidades de información de la

organización, determina cómo dan respuesta los recursos de información a
estas necesidades y establece unas pautas de mejora del recurso información.

La auditoría de la información pretende averiguar los puntos siguientes:

La información de la organización, ya sea en papel, electrónica o la que reside

en las mentes de los empleados.

Los recursos para hacer accesible la información a aquellos que necesitan

convertirla en conocimiento.
Las personas implicadas en el uso de la información.

Las formas en que se utiliza la información con el fin de alcanzar los objetivos.

Las herramientas que hay que utilizar para interactuar con la información desde
los índices manuales hasta los sistemas automatizados más complejos.

Algunas de las preguntas a las que una auditoría de la información debe dar
respuesta son:

¿Qué uso hacen las organizaciones de la información?

¿Quiénes son sus usuarios o clientes reales y potenciales?

¿Qué recursos de información tienen? ¿Resultan adecuados para los objetivos

de la organización y para los niveles de servicio que requieren los usuarios o
clientes?

¿Cómo se distribuye y disemina la información?

¿Para qué se utiliza?

¿Quién la gestiona y controla?

¿Cómo establecemos su valor y costo?

Aplicación de la auditoria de la información

La auditoría de la información es aplicable a cualquier tipo de organización, con

independencia de su titularidad: pública, privada o entidad sin animo de lucro,
sector económico o área de actividad.

Los ámbitos de aplicación de la auditoría de la información son:

Creación de un servicio de información y establecimiento de una política de

información corporativa.

El hecho de auditar en la fase inicial de establecimiento de una unidad de

información constituye una garantía del futuro de éxito de la misma.

Evaluación de un servicio.

Podemos efectuar la evaluación desde cuatro puntos de vista diferentes:

Midiendo los resultados con respecto a los objetivos.

Analizando la gestión por medio de indicadores y cuadros de mando.

Contrastando el análisis con estándares existentes.

Dejando que sean los usuarios quienes valoren la eficacia de la unidad.

Revisión estratégica del servicio de información.

Un proceso de auditoría puede servir para llevar a cabo una revisión

estratégica del servicio de información.

Redefinición de la estrategia empresarial.

Cualquier proceso de cambio en una organización afecta a todos los recursos y

activos y en este sentido, la información no le es ajena. La auditoría es la
metodología idónea para identificar los elementos cambiantes y ofrecer
soluciones adecuadas al nuevo contexto.

Establecimiento de una estrategia en materia de información.

En tanto que proceso de identificación y evaluación de los recursos de

información necesario para conseguir los objetivos de la empresa, una
auditoría de la información es el paso previo a la determinación de una
estrategia de gestión de la información.

Fusión o reestructuración de servicios.

En un contexto de fusión o reestructuración de empresas y de sus servicios de

información, la auditoría puede ser la metodología más adecuada para definir la
estructura del nuevo servicio de información, establecer su misión y objetivos, y
determinar la dotación de recursos necesarios para afrontar la nueva etapa con
garantáis de éxito.

Implementación de una intranet.

La intranet en tanto que herramienta tecnológica de comunicación y distribución

de información necesita poseer un conocimiento muy exacto de cuáles son los
requerimientos de los usuarios/clientes en términos de información, cómo se
utiliza y comparte esta información, con qué recursos internos y externos
cuenta la organización entre otros elementos.

Revisión de políticas parciales del servicio de información.

Una auditoría también puede servir para hacer una revisión de las políticas
parciales del servicio de información.

Implementación de proyectos de gestión del conocimiento.

La auditoría es la herramienta más adecuada para determinar cuáles son los

flujos de información dentro de la organización, las necesidades de los usuarios
y la información clave para la organización que constituye el primer paso para
implementar una política de gestión de la información.

Fases de la auditoría de la información

Existen diferentes metodologías para realizar las auditorias de la información, a

nivel general se destacan las siguientes fases:

Planificación. Desarrollar de forma clara los objetivos, saber qué queremos

conseguir, conocer la organización e identificar a las personas claves en la
organización (no a nivel jerárquico, sino funcional). Conocer la envergadura del
proyecto y los recursos (envergadura física, de información, humanos,
financieros y físico de localización de recursos). Escoger la metodología:
colección de datos, análisis de datos, evaluación de datos, presentación de
finalidades y recomendaciones y plan de acción para la implementación y
recomendaciones. Desarrollar un plan estratégico y de comunicación: antes,
durante y después de la auditoria. Alistar la gestión de los soportes, desarrollar
un plan de negocio, encontrar una forma de fomentar o promover.

Colección de datos. Desarrollar una base de datos de recursos de información.

Preparación para la colección de datos, cuestionario, entrevistas en grupo e
individuales.

Análisis de datos, preparación de los datos, métodos de análisis.

Evaluación de datos, evaluar vacíos y duplicaciones, interpretar el flujo de
información, evaluar los problemas, formular recomendaciones, desarrollar un
plan de acción para el cambio

Comunicar recomendaciones, escribir el informe, presentaciones orales y

seminarios, intranets/extranets corporativos, obtener feedback con
participantes y personas claves en el proceso.

Implementación de las recomendaciones. Desarrollar un programa de

implementación, incorporar los cambios dentro de los planes formales
(marketing, negocios y estrategia), desarrollar una estrategia de post-
implementación, desarrollar una política de información.

Continuar con el seguimiento de la auditoria. Medir y valorar los cambios,

planear un ciclo de auditoria de información regular.

Conclusiones

La información para las empresas, actualmente forma ya parte de sus activos,

sin embargo es importante reconocer cuando una información es realmente
valiosa y útil a la empresa o cuando ésta información es únicamente de
“relleno”.

La auditoría de la información es una manera de evaluar todos lo relacionado a

la información, sus fuentes, canales, sistemas, todo esto con el fin de poder
tener la información adecuada y entonces sí, tener una buena gestión de ésta.

Sin embargo, la auditoría de la información, a diferencia de las demás

auditorías no se encuentra regulada por normas de tal manera no es una
obligación o un requisito de las empresas, por lo que se corre el riesgo
siempre de contar con mala información y por tanto tomar malas decisiones.

Bibliografía

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Barcelona, España: UOC.
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Stair, R., & Reynolds, G. (2000). Principios de sistemas de información: un

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Biblioteca Universidad Alcalá. (s.f.). Tipios de fuentes de información.

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Fernandez Alarcón, V. (2006). Desarrollo de sistemas de información: Una

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Mateo Mateo, C., & Álvarez Herranz, A. (1999). La economía del factor
información. España: Universidad de Castilla- La Mancha.

Rodríguez Cruz, Y. (08 de Abril de 2008). Artículos Gestión de información e

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