DATOS , INFORMACION Y CONOCIMIENTO

Tanto para los países como para las organizaciones el conocimiento ha pasado a ser el capital
más importante (capitalismo globalizado). Las estadísticas demuestran que las empresas en los
primeros lugares son aquellas que tienen como principal actividad la producción y distribución
de conocimiento en lugar de la producción y distribución de cosas. (Aun cuando ese
conocimiento e información se transformen en bienes concretos). El ejemplo de estas son las
telecomunicaciones, la industria farmacéutica.

Lo más importante de las organizaciones no son sus recursos materiales sino sus integrantes,
dotados de conocimientos, creatividad e iniciativa. Pero para que las organizaciones pongan
en marcha su conocimiento resulta vital que la información circule por ellas y vincule a todos
sus componentes. En la vida practica de las organizaciones no siempre resulta una tarea
sencilla separar los datos, la información y el conocimiento porque entre ellos existe una
amplia vinculación.

Datos
Los datos son un conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos y
acontecimientos, así como a sus correspondientes atributos y características. En el ámbito
organizacional los objetos pueden estar representados por materias primas, maquinarias,
personas e inmuebles, entre otros.

Cada uno de ellos presenta cualidades o propiedades (atributos) así como rasgos distintivos
(características) que pueden ser especificados, determinados y representados formalmente.
Los datos surgen como producto de la observación, tanto de personas como maquinarias e
instrumentos.

En las organizaciones los datos fluyen abundantemente, puesto que se generan como
subproducto de cualquier transacción o acontecimiento.

Pero cuando un cliente compra un producto, aunque esa transacción pueda ser definida por su
fecha bla bla bla, nada dicen esos datos sobre cómo se produjo la compra. Si un gerente
debiera tomar una decisión sobre política de venta, esos datos le eran de nulo o escaso valor,
pues no generan reducción de la incertidumbre, para que los datos tengan alguna utilidad en
esa instancia de decisión deberán ser procesados de alguna manera, se los deberá dotar de
importancia y propósito.

Información
La información es un conjunto de datos que se han colocado en un contexto significativo y útil,
y que se presentan en forma inteligible al receptor, que la utiliza para tomar decisiones. La
información son datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y
perceptible para decisiones presentes y futuras. Esta definición evidencia que los datos deben
ser procesados de alguna manera para producir la información, ya que esta seria solo simples
datos.
La información es relevante para lo que se va a aplicar, reduce la incertidumbre, esto es
importante en la toma de decisiones.

La información debe ser información cuando reduzca la incertidumbre. La relación que existe
entre los datos y la información pasa por una etapa intermedia de transformación que procesa
los datos, agregándole a estos utilidad, finalidad y significado, para convertirlos en información

La información son datos estructurados: datos que han sido seleccionados y estructurados en
relación con un problema y un usuario en particular, un momento y un lugar.

Como los datos carecen de valor propio, se debe generar un proceso de transformación y estos
son:

Conocimiento
El conocimiento representa información con mayor valía, y se caracteriza por ser más vasto,
amplio y profundo que la información y más aun que los datos. En el conocimiento alguien ha
volcado su experiencia, ha reflexionado, ha agregado su propia sabiduría y entendimiento, y ha
sabido contextualiza debidamente una información incorporándole significado e
interpretaciones propias.

Así como la información deriva de los datos, el conocimiento deriva de la información y a

medida que se avanza desde los datos al conocimiento, la participación del hombre se vuelve
más importante e imprescindible.

Para transformar información en conocimiento se necesitan personas con ciertos procesos

mentales:

El conocimiento permite la innovación, el cual es un proceso informacional en el cual el

conocimiento (información con significado) es adquirido, procesado y transferido. Las
organizaciones son exitosas si consiguen transformar la información en un producto
inteligente. El conocimiento tiene la particularidad que cuanto más se lo usa, más crece: las
ideas compartidas generan nuevas y mejores ideas.

Sistema de comunicación
Comunicación es aquella acción en la cual se produce un intercambio de información y se
transmiten significados por medio del uso de símbolos. El sistema de comunicación tiene
cuatro elementos: un emisor, un canal de comunicación, un mensaje y un receptor.

La comunicación se inicia cuando el emisor, ante la necesidad de transmitir una idea o

información selecciona y emite un mensaje, que por medio del canal de comunicación le llega
al receptor.

La emisión del mensaje se produce a través de un codificador que transforma el mensaje en

una señal (es la formulación del mensaje original en un código preestablecido). Cuando el
mensaje llega a destino, el receptor debe decodificarlo para convertir nuevamente la señal en
un mensaje que pueda ser entendido.

La decodificación es un proceso por medio del cual el receptor interpreta el mensaje en

función de sus experiencias y sus propios marcos de referencia, Cuanto más cercana este la
decodificación al sentido e intención que el emisor intento darle a su mensaje, más efectiva
será la comunicación.

La acción de enviar más códigos que los específicamente requeridos para transmitir el mensaje
provoca una baja en la eficiencia de la transmisión pero un aumento e la eficacia.

El sistema de comunicación debe diseñarse como un proceso bidireccional que permita la

retroalimentación donde el emisor obtenga una respuesta del receptor donde recibió el
mensaje.

La información y su interpretación

Ante una misma información y una misma situación dos personas pueden tomar diferentes
acciones o decisiones ya que en la toma de decisiones influyen los factores situacionales y
personales así como el ambiente organizacional.

 Estilo cognitivo

El estilo cognitivo de una persona está determinado por los factores del medio, tales como la
educación y la experiencia de la persona.

Personas con estilo cognitivo receptivo concentran los detalles de los datos con el fin de
obtener los conocimientos específicos sobre el ambiente en el cual se mueven. . Los
perceptivos trabaja sobre la relación entre os datos elementales para intentar a partir de ellos
generalizar sobre el ambiente.

Las personas receptivas quieren información con muchos detalles para desarrollar en cambio
los perceptivos información escasa pero con datos claves.

Evaluación de la información se refiere al proceso por el cual las personas estudian e

investigan los datos.

Los de estilo analítico desintegran el problema en partes, indagan sobre estas y buscan las
soluciones. Los heurísticos tratan de abarcar globalmente un problema

 Factores personales

Ante una misma información diferentes personas encargadas de la toma de decisiones pueden
interpretar el problema de distinta maneras por su forma de ser.

 Ambiente organizacional

La organización produce efectos sobre la interpretación de la información, la cultura

organizacional (pensar, actuar y hacer de la organización) son influencia para la toma de
decisiones.

Fuentes de información

La información que la organización utiliza reconoce diferentes origines. Existe información a

través de fuentes internas o fuentes externas.
Características de la información

Dimensión del tiempo

 Oportunidad: Cuando la información está disponible en el momento que se la necesita

es oportuna. Hacer llegar la información en el momento que se necesita habla de la
calidad y utilidad de la información.
 Actualidad: La información que se brinda debe estar actualizada
 Periodo: La información puede orientarse hacia situaciones pasadas (permitiendo
compararlas con el presente) o futuras para tomar decisiones de planeamiento.
 Frecuencia: La cantidad de veces que se solicite, se busca o se prepara para que sea
útil.

Dimensión Contenido

 Relevancia e integridad: la relevancia se manifiesta cuando resulta necesaria para una

acción o decisión en particular.
 Precisión: la calidad de información se vincula con la precisión que esta tiene, mientras
mayor precisión mayor es el costo de esa información.
 Alcance: Cuando se diseña la estrategia de la organización, la información cubrirá una
superficie muy extensa de interés.
 Singularidad: Aquella información única, tendrá más valor que aquella que se
encuentra en cualquier lado (por eso la importancia del secreto con la nueva
información).

Dimensión Forma

 Presentación: La forma es la menara en que se estructura la información (por ejemplo

información cuantitativa en forma numérica o cualitativa en características no
cuantificables)
 Detalle: La información detallada es aquella que muestra la totalidad de elementos
reunidos, también puede haber información resumida
 Medio: de que manera de muestra la información (fotocopia, visual, impresa)
 Atracción: la información tiene que llamar la atención del potencial usuario para que
le resulte verdaderamente útil
 Accesibilidad: Se refiere a la dificultad o tiempo requerido para obtener la información
pero también que tiene que estar estructurada para que sea entendida.
 Claridad: tiene que ser fácil de entender
Flujo de información en la organización

La información circula por los niveles de la organización en varios sentidos. Lo hace de arriba
hacia abajo cuando las personas de los niveles superiores a trabes de líneas jerárquicas, se
comunican con las personas de los niveles inferiores- Comunicación superior/subordinado.

Estas comunicaciones buscan coordinar y dirigir las actividades (dar órdenes, explicaciones de
cómo realizar los trabajos, procedimientos y practicas). La información que circula de abajo
hacia arriba, también por las líneas jerárquicas, comunica a subordinados con superiores. Estas
comunicaciones contienen mucha información que permite que cada nivel superior pueda
controlar y monitorear el desarrollo de las actividades a su cargo.

El flujo lateral permite la vinculación entre las diferentes aéreas funcionales de la organización
habilitando la efectiva realización de las tareas involucradas en los procedimientos
administrativos. Este flujo informativo se hace evidente en el sistema de procesamiento de las
transacciones rutinarias de la organización.

Dentro del flujo de información que desde abajo hacia arriba circula en las organizaciones se
encuentran cinco procesos que por su importancia merecen destacarse.

 Demora del mensaje: En esta situación es el subordinado el que le confiere el carácter

de relevante a la información que debe transmitir. En otras situaciones la demora
puede utilizarse para distorsionar el efecto que tendría si fuera transmitida cuando
corresponde. El caso más elocuente se presenta cuando la información que debe ser
comunicada, incumbe o afecta el desempeño de quien debe transmitirla
 Resumen de información: Es la reducción en la cantidad de datos e información a
transmitir, obviando los detalles acerca de las actividades pero sin cambiar el
significado esencial del contenido original. El resumen produce una reducción cada vez
mayor de los detalles a medida que la información fluye hacia los niveles superiores de
la organización.
 Filtrado de información: A medida que la información va siendo resumida también se
produce su filtrado, por medio del cual cada nivel decide el grado de detalle que
incluirá en los resúmenes destinados al nivel superior. A diferencia del resumen los
administradores de un nivel inferior separan información que los administradores del
siguiente nivel podrían encontrar irrelevante o intrascendente.
El filtrado puede tener unos sesgos indeseados, cuando cierta información que no
favorece a los administradores es dejada de lado por ellos mismos de manera
intencional.
La forma de salvar este error no deseado de la filtración es que la filtración sea
guardada para algún posible control
  Absorción de la incertidumbre: En la constante fluir de la información los
administradores de cada nivel reciben de sus subordinados informes resumidos y
filtrados que fueron elaborados a partir de un problema o circunstancia particular.
Hay información que está incompleta entonces el subordinado incorpora sus
estimaciones y suposiciones para absorber la incertidumbre por no contar con la
totalidad de la información de hechos, en consecuencia la absorción de la
incertidumbre se produce cuando se realizan inferencias sobre un conjunto de hechos.
 Sesgo en la presentación: La forma en que la información se presenta predispone e
influye en la utilización que se haga de ella, así como en el significado que se le
atribuya.

De acuerdo con la elección que se realice para su presentación, una misma información puede
llegar a interpretarse o utilizarse de manera diferente (tipos de gráficos y de más por ejemplo).

Economía de la información

La información no deja de ser un recurso económico, y como tal, debe tratarse como lo que es:
un recurso que presenta beneficios pero que tiene un costo

La información tiene que ser recolectada hasta que su utilidad marginal sea igual al costo
marginal, si el costo marginal para a ser mayor que la utilidad, sino no tendría beneficios.