Manejo De La Información
Rodrigo Esteban Barreto Velandia
Comfiar Instituto De Formación Empresarial De Trabajo (IFET)
Contabilidad Y Finanzas - Servicio Al Cliente
Pro. Jhon Keider
24 De abril Del 2021
Manejo De La Información
¿Qué es información?
El término hace referencia a un conjunto de notas obtenidas a través de una fuente
confiable, correctamente sistematizadas y estructuradas en las cuales se recopila una serie
de saberes que corresponden a características propias de un tema en específico,
simplificando y facilitando el aprendizaje de contenidos de interés. En múltiples ocasiones
se utilizan indistintamente los términos datos e información para describir procesos
análogos, sin embargo, su significado es diferente.
El término datos se refiere a hechos, procesos, transacciones, etc., de cuya
existencia hay un registro objetivo. Los datos serían, entonces, la entrada no procesada
desde la cual se genera la información. Un concepto más elaborado sobre la información
plantea que está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven
para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. Al incrementar el
conocimiento sobre determinado tema, la información permite la reducción del grado de
incertidumbre y facilita la adecuada toma de decisiones.
¿Cuáles son los tipos de información?
La información puede clasificarse según su origen, uso o propósito, por lo que a
continuación se detallan los tipos más comunes.
Información Clasificada O Confidencial
Es la que contiene datos personales relativos a las características físicas, morales o
emocionales, origen étnico o racial, domicilio, vida familiar, privada, íntima y afectiva,
patrimonio, número telefónico, correo electrónico, ideología, opiniones políticas,
preferencias sexuales y toda aquella información susceptible de ser tutelada por los
derechos humanos a la privacidad, intimidad, honor y dignidad, que se encuentra en
posesión de alguno de los Sujetos Obligados y sobre la que no puede realizarse ningún
acto o hecho sin la autorización debida de los titulares o sus representantes legales.
Información privilegiada
Se refiere a la información que solo conoce un grupo de personas y que todavía no
se ha hecho pública, lo que se puede deber a que su contenido es de acceso restringido y
por eso no se debe compartir o divulgar. Por ejemplo, los datos compartidos en una reunión
empresarial.
Información pública
Es un tipo de información que se comparte al público en general y a la que todos
tienen acceso, por tanto, se basa en la libertad de expresión. Sin embargo, su publicación
dura un tiempo determinado. Por ejemplo, anuncios de la televisión, informes de
organismos públicos, entre otros.
Información privada
Es el tipo de información que no se divulga de manera pública según lo estipulado
en la ley, ya que puede afectar la seguridad personal, empresarial, nacional, entre otros. Por
ejemplo, datos bancarios personales.
Información externa
Es el tipo de información que entra a una organización o empresa por diferentes vías
externas, y que se emplea en aquellos casos en los que sea necesario resolver alguna
situación en particular. Por ejemplo, datos que una empresa necesite para sobrepasar alguna
recaída de producción.
Información interna
Se trata de aquella información que conoce un selectivo grupo de personas en una
empresa u organización, sin que esta tenga necesariamente una mayor relevancia sobre un
tema público. Simplemente se trata de una información que no es del interés general. Por
ejemplo, las pautas de organización interna en una empresa.
Información en Informática
En la Informática, como información se denomina el conjunto de datos organizados
y procesados que funcionan como mensajes, instrucciones y operaciones o cualquier otro
tipo de actividad que tenga lugar en una computadora.
Usos De La Información
Se considera que la generación y/u obtención de información persigue estos
objetivos:
Aumentar/mejorar el conocimiento del usuario, o dicho de otra manera reducir la
incertidumbre existente sobre un conjunto de alternativas lógicamente posibles.
Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el
desarrollo de soluciones y la elección.
Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de
control.
la información como vía para llegar al conocimiento, debe ser elaborada para
hacerla utilizable o disponible (este proceso empírico se llama Documentación y tiene
métodos y herramientas propios), pero también es imposible que la información por sí sola
dote al individuo de más conocimiento, es él quien valora lo significativo de la
información, la organiza y la convierte en conocimiento.
Características De La Información Y De Sus Datos
Datos
La información es un conjunto de datos, estos son recopilados y codificados para
poder archivarlos y guardarlos.
Orden
La información sin orden pierde totalmente el sentido, lo que nos obliga a saber qué datos
utilizamos y a decodificarlos de forma adecuada.
Veracidad
Para poder tener un servicio óptimo la información deberá ser ordenada, veraz y
útil, aunque el sentido puede cambiar
Dirección
La información se debe dirigir a un punto o sentido en específico, por lo cual la
información como los datos médicos, jurídicos o técnicos, siempre se direccionan en un
sentido especifico.
Clasificación
Los datos son clasificados para que se puedan acceder a los mismos, la clasificación
de los datos pertenece al control de una ciencia, quien guarda los datos en forma óptima.
Usos
Los usos de la información son muy variados, y en un momento dado la
información se consideró como un tesoro, en tanto que en otros lugares pertenecía a una
elite que controlaba la misma. Era utilizada en sentido práctico por los obreros, campesinos,
artesanos etc., mediante la transmisión de persona a persona y para ello utilizaron la técnica
del aprendiz, quien pasaba a ser al final maestro.
Tipos De Información
La información se clasifica en muy diversas maneras, y puede abarcar todo tipo de temas,
pero se puede clasificar en varios aspectos principales:
Información hablada
Información escrita
Información empírica
Información religiosa
Información técnica
Información científica
Información cultural
Información humanista
Difusión
En este sentido tenemos que explicar la creación del periodismo, como medio de
difusión y de otros medios más antiguos como las bibliotecas y los acervos culturales
Finalmente surgió el Internet, que difundirá la información por medio de datos
digitales de todo tipo:
Imágenes
Fotos
Textos
Sonidos
Videos.
Factores A Tener En Cuenta
Documentación
Documente todos los cambios y procesos que sean de relevancia. Intente hacerlo
pensando en que otra persona debe leerlo y entenderlo a la perfección.
Sistema de mensajes
Maneje un sistema de mensajería interno, que ayude a mantener registro de todos
los intercambios.
Intercambio dinámico
Asegure un sistema dinámico de intercambio de información. Esto garantiza que
cada área tenga una comunicación fluida y derive en un feedback continuo.
Decisiones importantes
Lleve registro y deje asentado las tomas de decisiones que sean de alto grado de
importancia. Permitirá a las demás personas tener una referencia rápida y organizada de
estos hitos, evitando confusiones y malos entendidos.
Desarrollo del hábito
El factor humano es fundamental. Es por esto que debe encargarse de fomentar
continuamente el hábito de un buen manejo de la información.
Considere a la información como una herramienta de evaluación de rendimiento. Verá que
hacer seguimientos e identificar problemas es mucho más sencillo con un sistema fluido de
datos.
Cuando se toman decisiones en las empresas éstas deben de cumplir con ciertas
características, ya que de esto depende en muchas ocasiones el éxito o fracaso de la
organización, podemos mencionar entre otras:
Oportunas
Rápidas
Informativas
Efectivas
Eficientes (en uso de recursos).
Importancia Del Buen Manejo
La importancia de la información para las organizaciones radica en que es un
recurso esencial, éstas la utilizan al desempeñar sus operaciones diarias y de manera
estratégica para la búsqueda de un alto nivel competitivo y crecimiento. En este sentido una
opción muy válida para hacer crecer el valor de este recurso tan importante es integrarla y
tenerla disponible en el momento adecuado para que pueda ser analizada por los tomadores
de decisiones. Es en este momento que las herramientas tecnológicas juegan un papel muy
importante al integrar los datos y aumentar el valor que aportan los mismos para la
empresa.
Ejemplo Del Mal Manejo De La Información
A ponerse las pilas. Antes del 30 de junio de 2017 la Superintendencia de Industria
y Comercio llama la atención a todas las empresas que estén registradas en Cámara y
Comercio sin importar si son pequeñas o grandes, ya que, si tienen bases de datos físicas o
digitales, así sea de proveedores, clientes, empleados, servicios o demás deben hacer el
registro de las mismas.
Muchas ya han sufrido en carne propia los dolores de haber sido “despistados” o
haberle dado un mal uso a la información que manejan. ¡Que no le pase a tu empresa!
Por irrespetar el derecho de muchos usuarios a no recibir mensajes de contenido
publicitario en sus teléfonos móviles, la empresa Avantel debió pagar una millonaria multa.
Así lo confirma la SIC en su comunicado del 14 de septiembre de 2016.
“Avantel enviaba contenido comercial y publicitario a través de numeración de 10
dígitos a miles de usuarios, lo cual, en virtud de la regulación vigente, solo podría darse a
través de la utilización de códigos cortos (...) Esta conducta, impidió el ejercicio del
derecho que tienen todos los usuarios de inscribir su línea telefónica en el Registro de
Números Excluidos – RNE- , que actualmente administra la CRC (Comisión de Regulación
de Comunicaciones), y que tiene por objeto el evitar la recepción de este tipo mensajes”.
La Superintendencia de Industria y Comercio impuso en primera instancia una
multa por $500.544.330, equivalentes a 726 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.
