Creando KPI

¿Qué aprenderemos?

• Definición de KPI
• Prác.cas para la creación de KPI
 Entendiendo un KPI

Los KPI o Índices Clave de Desempeño (Key Performance Indicators), son

indicadores que ayudan a medir y cuan7ficar nuestro trabajo, habiendo
previamente definido obje7vos y ac7vidades que nos ayuden a conseguir
dichos obje=vos.

Es decir, los KPI nos indican qué debemos hacer para incrementar de un
modo extremadamente significa=vo el desempeño de la empresa. Dichos
indicadores son la materia prima de los direc=vos de la empresa, ya que
apoyaran en la toma de decisiones.

Los KPI no son resultados, sino que indican por qué y para qué nos va ha
servir un determinado resultado.
 ¿Cómo elegir un buen KPI?

Los KPI deben tener la característica SMART:

ü (Specific) Específico: Tienes que ser concreto y conciso a la hora de seleccionar

un KPI.
ü (Measurable) Medible: Son cuantificable, en cifras, categorías, porcentajes,
para luego poder compararlo con otros datos.
ü (Achievable) Alcanzable: El objetivo debe ser realista y posible de lograr.
ü (Relevant) Relevante: Son relevantes para el
objeDvo y la estrategia del negocio Medible

ü (Timely) Medible en el @empo: Tiene

variación en el Dempo, esto para garanDzar
comparaciones. Específico Alcanzable

Medible
Relevante en el
-empo
 ¿Cómo definimos un KPI

Cómo definimos unos KPIs para un proyecto nuevo, podemos guiarnos por las
siguientes simples preguntas:
• ¿Qué medimos?
• ¿Por qué medimos este dato?
• ¿Realiza el seguimiento de los resultados de uno de nuestros objetivos?
• ¿Es un factor clave para la empresa?
• ¿Quién es el responsable de supervisarlo?
• ¿Con qué periodicidad conviene supervisarlo?

Se podría, entonces concluir que los KPIs se definen en función de dos elementos:
los objetivos y los datos que podemos obtener.
 Partes de KPI

• Definición.
Debemos dar una descripción de nuestro objeDvo específico, de manera que
todo el equipo sepa bien a qué se refiere. ¿Por que y para que medir?.

Fórmula de medición.
¿Cómo lo vamos a medir?
Ejemplo: Ventas/Visitas a la página x 100 = %

• Unidades de medida.
Unidad de medida del KPI.
Por ejemplo, Notas, veces, porcentaje, etc.

• Periodicidad.
¿Cada cuánto vamos a medirlo?
Responsable del proyecto o departamento.
AcDvidad o proyecto al que se vincula el KPI.
 Características de los KPI

Al momento de seleccionar los KPIs con los cuales medirá sus procesos debe tener
presente que:

• Los KPIs solo resultarán úDles si se definen de manera correcta.

• Se deben elegir indicadores simples que todos comprendan.
• Existen KPIs estandar, es decir, predefiinidos pero lo ideal es tener KPIs que se
adapten a la realidad de la organización.
• Deben ser indicadores medibles cuan@ta@vamente.
• Deben tener una frecuencia de análisis, un constante acompañamiento nos
indicará la dirección que esta tomando la organización.
• Deben ser dinámicos, el indicador de ayer que fue importante, hoy puede haber
perdido valor.
 Características de los KPI

Otro caracterisDcas importante de los KPIs es que están enfocados a la

temporalidad.

• KPIs históricos: estos indicadores mostrarán lo que ha ocurrido en el pasado

inmediato o histórico.
• KPIs en @empo real: en este caso en parDcular los indicadores nos entregaran
información de procesos operacionales que entregan resultados en línea.
• KPIs predic@vos: en este caso se proyectarán resultados futuros sin cambio de
parámetros actuales
• KPIs de simulación: permiten visualizar la proyección de posibles resultados de
futuro en función de patrones de comportamiento actual e histórico.

Sin importar cuales, los KPIs son fundamentales para las acciones tras el proceso
de decisión
 Tipos de KPI más frecuentes

Tipos de indicadores del desempeño de los procesos

Indicadores de capacidad: Relación entre la canDdad que se puede producir y el

Dempo para que esto ocurra. Por ejemplo: El fabricante de automóviles X es capaz
de producir 200 coches al mes.

Indicadores de produc@vidad: Relación entre las salidas generadas por un trabajo y

los recursos uDlizados para ello. Ejemplo: Un trabajador puede instalar 20 m² de
piso en una hora. Otro, puede instalar sólo 17 m² piso en una hora, por lo tanto, es
menos producDvo que el primero.

Indicadores de calidad: Relación entre el total de las salidas (todo lo que se produjo)
y las salidas apropiadas para uso, es decir, sin defectos o inconformidades. Ejemplo:
980 piezas apropiadas para cada 1000 producidas (98 %de conformidad).

Indicadores de beneficio: Relación porcentual entre el lucro y las ventas totales.

Ejemplo: Una empresa vendió $200.000,00 de mercaderías y calcula un lucro de
$20.000,00. Por lo tanto, el lucro es 10 %.
 Tipos de KPI más frecuentes

Indicadores de rentabilidad: Relación entre la ganancia y la inversión realizada en la

empresa. Ejemplo: En la misma empresa del ejemplo anterior se invirDó
$500.000,00, con un lucro de $20.000,00. El rendimiento fue de 4 %.

Indicadores de compe@@vidad: Relación de la empresa con respecto a la

competencia. La cuota de mercado se puede usar para eso.

Indicadores de efec@vidad: La efecDvidad es la combinación de la eficacia con la

eficiencia.

Indicadores de Valor: Relación entre el valor percibido cuando se recibe algo (un
producto, por ejemplo) y la canDdad gastada efecDvamente para obtener lo que se
recibió.
 Ejemplos de KPI

• Incremento de facturación mensual

[(Facturación del mes en curso – Facturación del mes anterior) / facturación
del mes anterior] x 100

• Ra>o de rentabilidad de las ventas

[(Ventas – Costes) / Ventas] x 100

• Rentabilidad y margen de cada producto

[(Precio de producto – Coste de producción / Precio] x 100

• Cuota de mercado rela>va

(Ventas de la empresa / Ventas totales del mercado) x 100

• Rotación de stock
(Consumo / Existencias) x 100
 ¿Cómo definir los KPIs?

Veamos algunas preguntas útiles basados en los 12 pasos de Aleksey Savkin, al

momento de encontrar e implementar los indicadores que mejor ayuden a la
organización en la cual serán utilizados.

1. ¿Cuál es el tema de medición?

2. ¿Cuáles son los grupos de interés?
3. ¿Por qué se requiere la medición?
4. ¿Existen trampas mentales?
5. ¿Existen limitantes en su proceso?
6. ¿Existe algo que aún no podamos medir?
7. ¿Cómo calcularemos el indicador?
8. ¿Cuál será la priorización de su indicador?
9. ¿Cuál será el plan de acción sobre el indicador?
10. ¿Cuál será el comportamiento que provocará el indicador?
11. ¿Cómo diminuir el costo y aumentar el valor del indicador?
12. ¿El indicador notificará un cambio?
Cómo definir los KPIs

Un punto destacable es como como

priorizamos nuestros KPI:

• Un KPI importante y urgente, debe

ser parte de los indicadores
estratégicos
• Un KPI importante pero no
urgente se debe considerar como
parte de los indicadores opera>vos
• Un KPI no importante, pero
urgente debe ser conversado con
las otras áreas del negocio, puede
ser importante para ellos
• Finalmente el KPI no importante y
no urgente, elimínelo no aporta en
nada
 Cómo definir los KPIs
Veamos como abordar las preguntas ¿Cuál es el tema de medición?, ¿Cuáles son los
grupos de interés?, ¿Por qué se requiere la medición?

Divida el Asocie los Establezca

Descomposición

Grupo de interés

Contexto
tema a temas a los el porque
medir interesados de la
medición

El contexto puede cambiar nuestro enfoque de medición, no creamos los KPIs para
obtener resultados númericos solomente ,si no que para mejorar, lograr acuerdos y
conseguir éxito respecto de nuestros objeXvos.
 Cómo definir los KPIs
¿Existen trampas mentales?, ¿Existen limitantes en su proceso?, ¿Existe algo que
aun no podamos medir?

Puntos ciegos Restricciones, Busque la

Trampas mentales

Desconocido
Restricciones
y mediciones indicadores ausencia de
incómodas principales y algo
rezagados

Si no hay un obje>vo que respalde el indicador, esta medida es inúXl en el contexto

de negocios.
 Cómo definir los KPIs
¿Cómo calcularemos el indicador?, ¿Cuál será la priorización de su indicador?, ¿Cuál
será el plan de acción sobre el indicador?

Establecer Clasifique sus Establezca un

Ejecución
Configuración

Clasificación
escala, indicadores plan de
fórmula de en acción que
cálculo y importante, refleje el
peso el urgente, no propósito del
indicador importante, indicador
(importancia) no urgente

Un KPI debe indicar que significa el número, como lo obtenemos, que es

considerado correcto y que tan importantes es para el negocio.
 Cómo definir los KPIs
¿Cuál será el comportamiento que provocará el indicador?, ¿Cómo diminuir el costo
y aumentar el valor del indicador?, ¿El indicador notificará un cambio?

Analizar cual Buscar Establezca

Costo vs Valor

Automa:zación
Impacto

es efecto indicadores mecanismos

real que que aporten de
provocará su real valor, seguimiento
indicar aunque sean de los
costosos de indicadores
medir
 Prácticas para la creación de KPI

¿Qué hemos
aprendido?
 Cómo definir los KPIs
Finalmente, la guía de los 12 se pasos para definir KPI por ejemplo, se puede ver la siguiente forma cuando «Queremos medir
la calidad del so/ware con el fin de entender cómo mejorar la experiencia del usuario durante el período de prueba de 30
días.«

Fuente: h)ps://bscdesigner.com/es/kpis-sistema-de-12-pasos.htm
 ¿Qué hemos aprendido?

La importancia de generar KPI, ya que permiten a los par@cipantes de la

organización tener claridad respecto de los cumplimientos de la organización, es
decir, nos dan el pulso de organización, su estado de salud, respecto disDnta
información.

Apoyan a los directores de las organización en la tomar decisiones respecto de los

cambios que se requieran para logran alcanzar los indicadores compromeDdos.

Estos indicadores deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y

comparables en el Dempo.