Guia de Estudio Modulo 3 Unidad No.2

Módulo
3
Auxiliar de Contabilidad
Procedimiento de un Sistema de
Contabilidad
Unidad 2
Modulo No.3 Procedimientos de un Sistema de Contabilidad
AUXILIAR DE
CONTABILIDAD
Procedimientos de un Sistema de Contabilidad

Objetivo General del tema:
Al finalizar el modulo, las personas participantes estarán en la
capacidad de clasificar cuentas, manejando su estructura y aplicando los
procedimientos de un sistema contable y los libros de registros, según las
operaciones y transacciones de la empresa.
Contenido
2
AUXILIAR DE CONTABILIDAD........................................................................................................... 2
PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD ..................................................... 4
PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD ..................................................... 5
2
DEBITOS Y CREDITOS .................................................................................................................. 6
BALANCE DE UNA CUENTA: ..................................................................................................... 6
ECUACION BASICA DE LA CONTABILIDAD:........................................................................... 7
EFECTO DE LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS EN LA ECUACION CONTABLE.............10
LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y SUS COMPONENTES: ...............................................20
COMPONENTES BASICOS DE UN SISTEMA: ...........................................................................21
CONCEPTOS RELATIVOS A LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN SISTEMA .................22
BALANCE DE APERTURA DEL SISTEMA ................................................................................22
CARACTERÍSTICAS DEL BALANCE DE APERTURA ..............................................................23
LIBROS Y DOCUMENTOS DE REGISTROS: ..............................................................................23
ENTRADA DE DIARIO ................................................................................................................24
DIARIO GENERAL .......................................................................................................................24
REGISTRO DE LAS OPERACIONES EN EL DIARIO GENERAL .............................................25
MAYOR GENERAL: .....................................................................................................................26
MAYORES AUXILIARES: .............................................................................................................27
MAYOR DE CUENTA T: ..............................................................................................................27
DOCUMENTOS COMERCIALES COMO FUENTE DE INFORMACION ................................29
BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................................31
EQUIPO TECNICO .......................................................................................................................31
PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
3
Introducción
La contabilidad se basa en un sistema de registro de partida doble, por tanto, cada transacción
que realice una organización afectará a dos o más cuentas del sistema contable. Para procesar
adecuadamente la información económica de los negocios es importante conocer los libros
que integran un sistema contable, de qué manera se afectan y cómo contribuyen para la
elaboración y presentación de los estados financieros. Por ello, este módulo estudiará los
fundamentos para registrar las transacciones de negocios como la ecuación contable básica y
otras igualdades, El libro Diario, El mayor General, la cuenta T y los saldos de ésta, así como
las reglas del débito y el crédito.
1. Procedimientos de un Sistema de Contabilidad
Una de las tareas que se le atribuye al contador, es conocer los procedimientos relativos a los
registros de las operaciones que realizan las entidades económicas en sus libros de
contabilidad. Independientemente de que un negocio sea grande o pequeño, o que su
procedimiento sea simple o complejo o que se empleen métodos manuales, mecánicos o
electrónicos, el mantenimiento de los registros constituye un proceso sumamente vital, en
razón de que el desarrollo eficiente de la mayor parte de las actividades contables depende
en alto grado de la exactitud e integridad de los registros de contabilidad. Cuando un
estudiante posee una preparación sólida en la teoría de la
contabilidad esto le permitirá de manera consciente,
asegurarse de que los registros se llevan de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados, y además,
estará en condiciones de comprender e interpretar los estados
financieros.
4
Los sistemas de contabilidad deben elaborarse atendiendo al tamaño y la naturaleza de cada

empresa, para así brindar informaciones pertinentes y adecuadas, que le permitan a los
diferentes usuarios (Bancos, Acreedores, Inversionistas, etc.) tomar decisiones acertadas.
En este módulo señalamos los componentes fundamentales de un sistema de contabilidad, en

esta parte nos referiremos a los libros que utilizan las empresas para registrar sus
operaciones.
La secuencia de los procedimientos contables utilizados para registrar, clasificar y resumir la

información contable, con frecuencia se denomina ciclo contable. El ciclo contable comienza
con los registros iniciales de las transacciones comerciales y concluye con la preparación de
los estados financieros formales que resumen los efectos de estas transacciones sobre las
cuentas de una empresa. El término “ciclo” indica que estos procedimientos se deben repetir
continuamente para permitir que la empresa prepare estados financieros nuevos y
actualizados a intervalos razonables.
Los procedimientos contables se pueden resumir de la siguiente manera:
1. Registro de las transacciones en el diario. A medida que ocurre una transacción

comercial, ésta se asienta en el diario, y así se crea un registro cronológico de eventos.
Este procedimiento completa el paso de registro en el ciclo contable.
2. Mayorización de las cuentas. Los cambios débitos y créditos en los saldos de las
cuentas se trasladan del diario al mayor. Este procedimiento clasifica los efectos de las
transacciones comerciales en términos de cuentas específicas.
3. Preparación de un balance de prueba. Un balance de prueba demuestra la igualdad

de los asientos débitos y créditos en el mayor. El propósito de este procedimiento
consiste en verificar la exactitud del proceso de mayorización y el cálculo de los saldos
de las cuentas del mayor.
4. Preparación de los estados financieros. La preparación de los estados financieros

resume los efectos de las transacciones comerciales que ocurren hasta la fecha de los
mismos y completa el ciclo contable.
2. Débitos y Créditos
En la terminología contable, la casilla del lado izquierdo, se utiliza para registrar los Débitos y
en el lado derecho se registran los Créditos. Al registro de un asiento en el lado izquierdo de
5
una cuenta se le llama débito o cargo" y a un asiento que se anota en el lado derecho se le
llama crédito o abono.
En muchas ocasiones, las personas que desconocen la teoría de la contabilidad suelen creer
que los cargos representan algo desfavorable y que los créditos constituyen un concepto
favorable. En tal sentido, en ninguno de los dos casos se presentan situaciones favorable ni
desfavorable, ya que esto se refiere a los dos lados de una cuenta y por consiguiente, todas
las cuentas se debitan y se acreditan.
3. Balance de una Cuenta:
El balance de una cuenta se determina por la diferencia de la suma de los débitos y los
créditos, colocándose dicho balance del lado donde su importe sea mayor. Si los débitos de
una cuenta son superiores a los créditos, el balance se coloca del lado del débito (lado
izquierdo) en cambio, si los créditos de una cuenta son superiores a los débitos, el balance se
coloca de lado del crédito.
Ejemplo del balance de una cuenta.
4. Ecuación Básica De La Contabilidad:
En el primer módulo nos referimos al principio de la partida doble, atribuida al Monje

Franciscano Fray Luca Paciolo en su obra Suma Arithmética, Geometría, et Portionalista
difundida en el año 1494, el cual consiste en verificar que en toda operación contable la suma
de los Débitos debe mantener una igualdad con la suma de los Créditos; esto guarda relación
6
con la ecuación básica de la contabilidad, la que a su vez expresa que la suma de las cuentas
con saldos de débito, debe ser igual a la suma de las cuentas con saldos de crédito.
La ecuación básica se expresa de la forma siguiente:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Como en cualquier ecuación algebraica, la ecuación básica puede descomponerse de la forma
siguiente:
A=P+C
A-P=C
A-C=P
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
$100,000.00 $20,000.00 $80,000.00

$100,000.00 $100,000.00
PASIVO = ACTIVO - CAPITAL
$20,000.00 $100,000.00 $80,000.00

$20,000.00 $20,000.00
CAPITAL = ACTIVO - PASIVO
$80,000.00 $100,000.00 $20,000.00
$80,000.00 $80,000.00
La ecuación contable básica se muestra en la ecuación a) de la gráfica más abajo, y representa

la relación entre activos, pasivos y capital contable. De un lado están los activos totales y del
otro las fuentes de financiamiento y los derechos legales y económicos sobre estos activos
(pasivo y capital contable).
Por su parte, el capital contable agrupa dos elementos que se muestran en la ecuación b) y
son: el capital social, que expresa las aportaciones de los accionistas y las utilidades retenidas,
que representan las utilidades generadas por el negocio y reinvertidas en éste.
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A su vez, las utilidades retenidas están integradas por las utilidades de periodos anteriores no
repartidas más la utilidad del periodo actual, disminuidas por los dividendos, es decir, por
aquella porción de las utilidades repartidas entre los accionistas. Esta explicación se observa
de forma gráfica en la igualdad c). Finalmente, la ecuación d) indica que la utilidad del periodo
actual está integrada por los ingresos menos los gastos.
Para saber más…
ACTIVOS
Un activo es un recurso económico propiedad de una entidad, que se espera rinda

beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con base en el costo de
adquisición del artículo, más todas las erogaciones necesarias para su traslado,
instalación y arranque de operación. Los tipos de activos de un negocio varían de
acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeño negocio de servicios puede
tener sólo un equipo de transporte de materiales y una oficina en la casa del
dueño. Una gran tienda puede tener edificios, mobiliario, máquinas y equipo.
Algunos ejemplos de activos son el efectivo que una entidad tiene en su poder, o
depositado en alguna institución bancaria, las cuentas por cobrar pendientes con
sus clientes, o con sus empleados, los productos o mercancías disponibles para su
manufactura o comercialización, las instalaciones físicas donde están los
almacenes, oficinas y plantas productivas, el terreno donde están construidas
dichas instalaciones, el equipo para transportar la mercancía o el personal de la
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entidad, el mobiliario de las oficinas administrativas, de ventas y productividad, el

equipamiento de las oficinas administrativas, así como la maquinaria y
herramientas del área de producción.
PASIVOS
El pasivo representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas

como acreedores. Éstos tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio,
antes que los dueños, quienes siempre ocuparán el último lugar. En caso de
disolución o cierre de un negocio, con el producto de la venta de los activos se
debe pagar primero a los trabajadores. En segundo lugar, se encuentran los
acreedores, mientras que el remanente queda para los dueños.
Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse las cuentas por pagar a los
proveedores provenientes de compras efectuadas a crédito, los sueldos o salarios
pendientes de pago a empleados de la entidad, los impuestos por pagar y los
préstamos bancarios a corto y a largo plazos solicitados para la adquisición de
activos.
CAPITAL
El capital es la aportación de los dueños conocidos como accionistas. Representa la

parte de los activos que pertenecen a los dueños del negocio.
En síntesis, es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los
pasivos que debe. Capital contable y capital neto son otros términos de uso
frecuente para designar la participación de los dueños.
La participación de los dueños, o capital contable, puede aumentar en dos formas:
1. Por la aportación en efectivo o de otros activos al negocio.

2. Por las utilidades retenidas provenientes de la operación del negocio.
El capital contable puede disminuir en dos formas:
1. Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los accionistas.
Dicho retiro puede ser un reembolso del capital aportado o un reparto de las
utilidades obtenidas, llamadas, en este caso, dividendos. Es decir, estos últimos
representan la distribución de las utilidades obtenidas entre los accionistas. Los
dividendos no son un gasto, sino reparto de utilidades obtenidas. Las
distribuciones suelen realizarse en efectivo o en acciones adicionales a favor de
los accionistas.
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2. Por las pérdidas provenientes de la operación del negocio.
5. Efecto De Las Operaciones De Negocios En La Ecuación Contable.
Los negocios realizan múltiples operaciones o transacciones que tienen un efecto directo en
los componentes de la ecuación contable básica. Una sola operación puede afectar a uno o
más elementos de la ecuación. Por ello, en esta sección se analizará cómo las transacciones de
los negocios afectan la igualdad.
Transacción 1: Aportación de los dueños

Rodrigo Santos y Andrea Montalvo han decidido emprender un negocio dedicado a ofrecer el
servicio de renta de equipo para oficinas. Ellos denominan a su empresa OfficeMart, S.A.,
rentan un local y realizan una aportación inicial de capital. Rodrigo aportó $350,000 y Andrea
contribuyó con $250,000. El total de la aportación fue depositado en una cuenta bancaria a
nombre de OfficeMart, S.A. Después de esta transacción, el activo y el capital contable se
incrementan por un total de $600,000. En Seguida se presenta el efecto de la transacción
realizada por OfficeMart sobre la igualdad contable:
ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL
Bancos + Capital Social +

600,000 600,000
=
Total $600,000 Total $600,000
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Transacción 2: Obtención de préstamo bancario

A fin de comenzar las operaciones y contar con suficiente equipo para ofrecer sus servicios,
la empresa solicita un préstamo bancario de $200, 000, el cual se les otorga inmediatamente
y se deposita en su cuenta. El efecto en la igualdad contable es:
Bancos + = Préstamo
200,000 Bancario +
200,000
Total $200,000 = Total $200,000
Transacción 3: Compra de mobiliario en efectivo

OfficeMart, S.A. compra escritorios, sillas, copiadoras, impresoras y equipos para fax por un
total de $120,000, a fin de iniciar las operaciones. Dicha cantidad fue pagada con el cheque
número 0001 de la cuenta de la empresa. El efecto en la igualdad contable es:
Bancos - Mobiliarios + =
120,000 120,000
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Total $0 = Total $0
Transacción 4: Compra de equipo de transporte

Para ofrecer un mejor servicio a los clientes, OfficeMart, S.A. decidió comprar una
camioneta seminueva para transportar el equipo hasta el domicilio de sus clientes. El costo
de la camioneta fue de $80,000 y se pagó con el cheque número 0002 de la empresa. El
efecto de esta operación es:
Bancos - Equipo =
80,000 transporte
+ 80,000
Total $0 = Total $0
Transacción 5: Compra de mobiliarios a crédito.

OfficeMart, S.A. ha tenido mucho éxito en sus servicios y por ello decidió comprar más
equipo para después ofrecerlo en renta. El señor Santos acordó con su proveedor de
muebles de oficina la compra a crédito de escritorios y sillas de diferentes modelos por
$50,000, que serán pagados en 30 días. En seguida se ilustra gráficamente el impacto de esta
transacción en la ecuación contable:
Bancos + = Cuentas por

50,000 pagar +
50,000
12
Total $50,000 = Total $50,000
Transacción 6: Prestación de servicios con pago en efectivo.

El primer servicio que brinda OfficeMart, S.A. es al despacho de arquitectos Diseña,
S.C., que renta una copiadora por ocho días y paga $4,000 con el cheque número
7910. Esta transacción impacta a la ecuación contable de dos formas: incrementa la cuenta
de bancos y aumenta la cuenta de capital contable por un aumento en los ingresos:
Bancos + = Ingresos por

4,000 Servicios
+ 4,000
Total $4,000 = Total $4,000
Transacción 7: Pago de alquiler del local

A mitad del mes se tiene que pagar la renta del local en donde está operando OfficeMart,
S.A. Para ello se extiende el cheque número 0003 de la cuenta de OfficeMart por un total de
$15,000.
El efecto en la ecuación contable básica es de dos formas: disminuye la cuenta de bancos y

disminuye la cuenta de capital contable por los gastos efectuados:
Bancos - = Gastos de
13
15,000 Alquiler
-15,000
Total -$15,000 = Total -$15,000
Transacción 8: Pago de sueldos

En la primera quincena de inicio de operaciones se tienen que pagar los sueldos a los
empleados Que trabajan en OfficeMart. Para ello se extiende el cheque número 0005 por un
total de $25,000. El efecto en la ecuación contable básica es de dos formas: disminuye la
cuenta de bancos Y disminuye la cuenta de capital contable por los gastos efectuados:
Bancos - = Gastos de sueldos

25,000 -25,000
Total -$25,000 = Total -$25,000
Transacción 9: Pago de préstamo bancario

Debido al éxito que ha tenido OfficeMart, S.A., los dueños deciden liquidar el total del
préstamo bancario que obtuvieron para iniciar el negocio. Por ello, del saldo que se tiene en
la cuenta de cheques del negocio se pagan los $200,000 del préstamo bancario.
El efecto de esta transacción en la ecuación es:
= Préstamo Bancario –
14
Bancos - 200,000
200,000
Total -$200,000 = Total -$200,000
Transacción 10: Pago de mercancías comprada a crédito

Ha transcurrido un mes desde que OfficeMart, S.A. compró a su proveedor los muebles de
oficina. Por ello OfficeMart expide el cheque número 0006 de la cuenta de la empresa para
liquidar la cuenta por pagar que tenía pendiente por $50,000. El efecto en la ecuación se
analiza en el Siguiente cuadro:
Bancos - = Cuentas por Pagar –

50,000 50,000
Total -$50,000 = Total -$50,000
Para saber más…

Antes de entrar al registro contable, es primordial que te
asegures de que dominas la manera en que las diferentes
operaciones que efectúa una organización económica impactan
a la ecuación contable básica.
5.1 Caso demostrativo: registro de transacciones

En esta sección se aplicará lo que se ha explicado detalladamente en las secciones
anteriores. Para ello se presenta una serie de transacciones efectuadas durante mayo del
20XX por la empresa Servi-Mant, SRL.
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Servi-Mant, S.A. es una empresa que se dedica al servicio de limpieza de pisos, ventanas e
instalaciones en general. Esta empresa inició sus operaciones como una sociedad de
responsabilidad limitada integrada por tres socios, quienes realizaron una aportación de
$100,000.00 cada uno.
A continuación, se muestran las transacciones que efectuó Servi-Mant, S.A. durante el primer
mes de operaciones y sus efectos en la Ecuación Contable Básica:
1. El 1o. de mayo, con la aportación total de los socios, se abrió una cuenta de cheques
empresarial en Banco Popular a nombre de la empresa.
Transacción 1:
• ACTIVO: En la cuenta de Bancos, ya que se realizó la apertura de una cuenta

bancaria; por lo tanto, se debe hacer un debito por $300 000 (3 socios * $100
000) para aumentar el activo.
• CAPITAL: La cuenta de Capital social aumenta por $300 000 con la

contribución de los tres socios; por lo tanto, se debe hacer un crédito para
aumentar el capital.
2. El 2 de mayo, los socios firmaron un contrato de alquiler por el local en donde se

establecerá el negocio y pagaron $50,000.00, correspondientes al pago por
adelantado de los próximos cinco meses. Este pago se realizó con el cheque número
0001 de la cuenta de la empresa.
Transacción 2
• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque se realizó un pago, lo cual

desciende el saldo de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un crédito
por $50,000.
• ACTIVO: Aumenta en la cuenta de Renta pagada por anticipado, ya que la

renta aún no se ha utilizado, lo cual representa un activo; por tanto, se debe
realizar un debito por $50 000.
3. El 2 de mayo se compró mobiliario y equipo de oficina a Fabricantes Muebleros, S.A.

El total de la compra fue de $120,000. Se pagó la mitad de la factura con el cheque
número 0002 y el resto deberá pagarse en 15 días.
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Transacción 3
• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque se realizó un pago, lo cual desciende

el saldo de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un crédito por la
cantidad de $60,000.
• ACTIVO: Aumenta la cuenta de Mobiliario y equipo de oficina, que es una cuenta de

activo que deberá debitarse por $120,000.
• PASIVO: Aumenta por tener el compromiso de pagar a Fabricantes

Muebleros el resto de la factura. Este aumento debe registrarse en la cuenta
Cuentas por pagar Proveedores y por ello debe registrarse un crédito por $60,000.
4. El 3 de mayo se pagaron $20,000 por concepto de publicidad; para ello se emitió el

cheque número 0003.
Transacción 4
• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque se realizó un pago, lo cual

desciende el saldo de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un crédito
por $20,000.
• GASTOS: La publicidad representa un gasto, por lo cual se debe aumentar la

cuenta Gasto por publicidad con un debito por un monto de $20,000 .
5. El 6 de mayo se compró un camión para la operación del negocio en $270 000. Las
condiciones de compra fueron las siguientes: 40% de inicial, para lo cual se emitió el
cheque número 0004, y el resto se deberá pagar en pagos mensuales a un plazo de
24 meses.
Transacción 5
• ACTIVO: Aumenta debido a que el camión representa un activo para la empresa, por
ello debe realizarse un debito por $270,000 a la cuenta de Equipo de transporte.
• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque una parte de esta compra se realizó
con un pago de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un crédito por
$108,000 ($270,000 * 40%).
• PASIVO: Aumenta por la parte que se va a pagar a crédito; se debe acreditar la cuenta
de Documentos por pagar a Largo Plazo.
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6. El 8 de mayo se contrataron a seis personas para el trabajo operativo y se acordó pagarles

$2,500 quincenales a cada uno. Además, se contrató personal administrativo con un
sueldo quincenal total de $40,000. Sus labores comenzarán el 16 de abril.
Transacción 6
• En esta operación no se ve afectada ninguna cuenta contable, por ende, no se requiere

hacer ningún asiento contable. Cuando se contrata un personal no se genera un gasto de
salario porque no es costumbre pagar salarios por adelantado.
7. El 11 de mayo se compró a un mismo proveedor material para oficina por $5,000, además
de productos químicos por $63,000. El pago se hará posteriormente.
Transacción 7
• ACTIVO: La cuenta de Materiales de oficina, así como la de Productos químicos

aumentan, por lo cual deben hacerse débitos de $5,000 y de $63,000.
• PASIVO: Aumenta porque la compra se realizó a crédito, por lo cual debe hacerse un
asiento crédito a la Cuenta por Pagar Proveedores por $68,000, que es el total de las
compras realizadas.
8. El 15 de mayo se solicitó un préstamo de $40,000 al Banco Popular, por lo que se firmó un

documento a un plazo de 24 meses con una tasa de interés de 12% anual pagadero
mensualmente. El préstamo fue otorgado y recibido en forma inmediata.
Transacción 8
• ACTIVO: La cuenta de Bancos aumentará porque se obtuvo el préstamo, por lo que debe
aumentarse con un debito de $40,000.
• PASIVO: La cuenta de Prestamos por pagar a largo plazo, que es una cuenta de pasivo, sufre un
aumento porque se contrajo la obligación de pagar al banco $40,000.
9. El 17 de mayo se pagó el resto de la factura de Fabricantes Muebleros, S.A. con el cheque

número 0005.
Transacción 9
• PASIVO: La Cuenta por Pagar Proveedores disminuye con un crédito de $60,000 para saldar
esa cuenta por pagar que tenía pendiente de pago.
• ACTIVO: La cuenta de Bancos disminuye con un crédito porque el pago se realizó con cheque y
afecta directamente el saldo de la cuenta de cheques.
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10. El 20 de mayo se efectuó una venta de $160,000, de la cual se cobraron $60,000; los
$100,000 restantes serán cobrados hasta el siguiente mes. El total del dinero recibido se
depositó en la cuenta de cheques de la empresa.
Transacción 10
• ACTIVO: La cuenta de Bancos aumenta por la entrada de efectivo a la cuenta de cheques, por
lo cual se debe hacer un debito por $60,000.
• ACTIVO: La Cuenta por Cobrar Clientes aumenta por la prestación del servicio a crédito, se
debe registrar un debito por $100,000.
•INGRESOS: La cuenta Ingresos por servicios aumenta con un crédito por $160 000.
11. El 22 de mayo se pagaron $1,300 por concepto de reparaciones de equipo de cómputo.

Para ello se emitió el cheque número 0006.
Transacción 11
• ACTIVO: La cuenta de Bancos disminuye por el pago de las reparaciones realizadas, por lo
que se debe hacer un crédito de $1,300.
• GASTOS: La cuenta de Gasto por mantenimiento aumenta, por lo cual se debe registrar
un debito de $1,300.
12. El 25 de mayo se facturó al cliente Gaseoductos, S.A. la cantidad de $40,000 como anticipo
por los servicios que se otorgarán durante los próximos 60 días. El total del efectivo
recibido se depositó en la cuenta de cheques de la empresa.
Transacción 12
• ACTIVO: En esta transacción se recibió efectivo, mismo que se depositó en la

cuenta de cheques. Por ello aumenta la cuenta de Bancos con un debito de $40,000.
• PASIVO: La cuenta de Anticipo de clientes se debe aumentar porque se le debe el

servicio a Gaseoductos, S.A.; representa un pasivo que debe acreditarse por los $40,000
13. El 25 de mayo se pagaron con un cheque los siguientes servicios públicos: $2,000 de
servicio telefónico y $900 de luz.
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Transacción 13
• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago de servicios; se registra un

crédito de $2,900 ($2,000 + $900).
• GASTO: Aumenta la cuenta de Gasto por servicios públicos con un debito de

$2,900
14. El 31 de mayo se pagaron sueldos y salarios al personal operativo, correspondientes a la

segunda quincena de mayo. Para ello se emitió el cheque número 0009.
Transacción 14
• GASTO: Aumenta la cuenta de Gasto por sueldos y salarios con un debito de $55,000.
• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago de sueldos y salarios del personal
que labora en Servi-Mant, S.A.; se registra un crédito de $55,000.
6. LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y SUS COMPONENTES:
Para una empresa iniciar sus operaciones, el primer proceso que desarrolla dentro del campo
de la información financiera, es la planeación e instalación de su sistema de contabilidad. Para
lograr conformar un buen sistema que tienda a satisfacer las expectativas de la entidad
económica, el especialista estudia su naturaleza, analiza los tipos de operaciones que
probablemente habrán de ocurrir y a su vez proyecta o selecciona, las formas de registros
necesarios para controlar las operaciones que se han de producir.
Es bueno anotar, que el diseño del sistema de contabilidad, debe estar orientado en función
de las operaciones en su forma y libros que lo integran. El proceso de registro, puede ser
ejecutado por varios métodos, desde el uso de libros manuales hasta dispositivos
electrónicos; lo que hoy en día se conoce como el proceso electrónico de datos (Sistema PEP).
6.1 COMPONENTES BASICOS DE UN SISTEMA:
1.- Elaboración de organigrama

2.- Manual de funciones.
3.- Diseño de formularios.
4.- Instructivos para uso de formularios 5.-
Elaboración del catálogo de cuentas.
6.- Elaboración de los procedimientos de control interno.
7.- Diseño de los libros de registros: diario general, mayor general y mayores auxiliares.
8.- Formaos de Estados Financieros.
20
21
CONCEPTOS RELATIVOS A LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN

SISTEMA
ORGANIGRAMA Es la representacion grafica de la estructura, el orden
jerarquico y la division de funciones en
una
organizacion, entidad o empresa
MANUAL DE FUNCIONES Es un manual donde se describen todas

las actividades a desarrollarse en cada uno de los puestos que se
describen en el organigrama de la empresa.
DISEÑO DE FORMULARIOS
•Consiste en elaborar de manera coordinada todos los formularios que utiliza una empresa para
anotar sus operaciones y asi facilitar el control y le registro de las mismas. Estos pueden ser:
Facturas, cheques, entradas de almacen
INSTRUCTIVO PARA USO DE FORMULARIO Es describir la forma

de cómo debe llenarse el contenido de cada formulario para facilitar su
aplicacion.
ELABORACION DE CATALOGO DE CUENTAS

Consiste en confeccionar una lista de los nombres y numeros de
cuentas que integran el sistema. Esto debe hacerse de manera
ordenada, atendiendo a la importancia y prioridad de cada cuenta con
relacion a la empresa.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Consiste

en describir de manera ordenada la forma de como la empresa va a
desarrollar cada una de sus actividades, atendiendo a sus politicas
generales.
DISEÑO DE LOS LIBROS DE REGISTROS Es diseñar los

formatos concernientes a los libros que la empresa va a utlilizar para
registrar sus operaciones
FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS Consiste en esquemas

preelaborados concernientes a la forma de presentacion de los Estados
Financieros.
22
7 BALANCE DE APERTURA DEL SISTEMA
Es el balance que refleja la situación financiera de la empresa al comienzo de un año contable.

Este balance de apertura fija la situación desde la que parte la empresa para seguir con su
actividad al comienzo del siguiente ejercicio.
7.1 Características del balance de apertura

Incluye el saldo al final del periodo de las cuentas de la empresa, tras realizar todos los ajustes
necesarios para cerrar el año, de acuerdo con lo que dicta el Plan General Contable.
Cuando una empresa realiza el cierre del balance de situación al final del periodo, éste se
convierte en el balance de apertura del siguiente periodo, simplemente cambiándole el signo
al saldo de las cuentas.
Así se lleva al balance de situación del nuevo año contable como la primera entrada del año.
8. LIBROS Y DOCUMENTOS DE REGISTROS:
Los libros de registros se clasifican en dos:
1.- Libros legalizados
a) Diario General
b) Libro de Inventario
2.- Libros no legalizados
a) Mayor General
b) Mayores auxiliares
e) Diarios auxiliares o especializados
Para saber más…

Por el avance de la Tecnología y el aumento en las transacciones
comerciales, se vio necesario que los registros contables se
registraran a través de programas de Contabilidad. Por vía de
consecuencia, ya no es necesario legalizar los libros contables,
como se hacía antes.
23
9. Entrada de Diario
Para fines de registrar en los libros de contabilidad las operaciones de una empresa, es
práctica general hacer la recolección-de los datos a través de los documentos fuente como
son los recibos de ingreso, las facturas, los cheques, etc. y clasificado por tipo de operación en
un formulario denominado ENTRADA DE DIARIO. Este formulario permite agrupar cada una de
las transacciones por tipo, previo análisis, cuya finalidad consiste en no registrar los
documentos uno a uno, sino de manera agrupada, lo que a su vez facilita los registros de
manera resumida en los libros de contabilidad para una optimización en el proceso y una
mayor exactitud.
DIARIO GENERAL
El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas,

cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio, de acuerdo con los
principios de contabilidad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco cuentas
básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.
Con este paso, el proceso contable del negocio adquiere un historial o registro completo de
los sucesos, en orden cronológico y en un solo lugar. Cada operación registrada debe tener,
por lo menos, un cargo y un abono compensatorio igual.
Para saber más…
24
Cuando existen dudas sobre cuál es la cuenta contable correcta que se debe
utilizar para proceder al registro de una transacción de negocios, debe
consultarse el catálogo de cuentas, el manual contable o ambos. El catálogo
de cuentas lo veremos en el Módulo No.4
En cada transacción registrada, la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los
abonos, mecanismo que se conoce como contabilidad por partida doble. En otras palabras,
para que el asiento sea correcto tiene que estar balanceado.
Al proceso de registrar las operaciones o transacciones de negocios en el diario general se le

denomina asentar. Las siete partes básicas de un asiento de diario son:
1. Fecha.
2. Nombre de la(s) cuenta(s) a cargar.
3. Nombre de la(s) cuenta(s) a abonar.
4. Cantidad(es) a cargar.
5. Cantidad(es) a abonar.
6. Explicación.
7. Referencia.
Los asientos deben prepararse de manera clara y exacta. Siempre debe recordarse que,
después de determinado tiempo, tanto quien efectúa el asiento como otras personas tendrán
necesidad de leerlo y entenderlo. Por tanto, es necesario utilizar un formato estándar en las
empresas.
Registro de las operaciones en el diario general
25
A continuación se presenta un ejemplo sobre cómo se realiza el proceso de registro de

transacciones en el diario general.
El 10 de junio del 2014, Office Clean, S.A., que se dedica a brindar el servicio de limpieza de
oficinas, compró a una agencia de automóviles una camioneta tipo pick-up para integrarla a
su equipo de transporte. La camioneta tuvo un costo de $180,000.00 y para ello se expidió el
cheque número 2610 de Banco Popular. En seguida se presenta el registro de esta operación
en el diario de Office Clean, S.A.
MAYOR GENERAL:
Es el libro donde se registran de manera resumida, todas las transacciones registradas en el

Diario General. Debe ordenarse con los números de cuentas, según aparecen en el catálogo
de cuentas.
El mayor general es un libro o medio electrónico en el que se efectúa un registro individual, o

separado, de los aumentos o las disminuciones de cuentas específicas en el sistema contable.
Es decir, existe una hoja de mayor para cada una de las cuentas que maneje una compañía.
Por lo tanto, si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una será conocida como
cuenta de mayor, mientras que el total de las 100 cuentas será el mayor general. Esto quiere
decir que el número de cuentas que haya será equivalente al número de cuentas de mayor
general. La función principal del mayor general es resumir los movimientos de las cuentas
generales (controles) a través de los débitos y créditos para la elaboración de los Estados
Financieros.
26
MAYORES AUXILIARES:
Son aquellos que contienen cuentas detalladas, cuyos totales aparecen resumidos en cuentas
controles, tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.
MAYOR DE CUENTA T:
Los formatos de los libros mayores que se esquematizaron anteriormente corresponden a la

estructura que' generalmente emplean las empresas en la práctica contable, pero para
simplificar los ejemplos y las soluciones de los problemas, se acostumbra a representar las
cuentas de un mayor mediante una T mayúscula grande, eliminando el rayado a que nos
hemos referido anteriormente.
27
La cuenta “T” es una manera muy rápida de informar cuando se trabaja en la solución de un
problema. Esta forma no se utiliza para llevar registros contables convencionales, ya que
representa sólo un método didáctico.
A continuación presentamos un ejemplo:
TITULO DE LA CUENTA
Lado del Lado del
Débito Crédito
El balance de una cuenta se determina por la diferencia de la suma de los débitos y los
créditos, colocándose dicho balance del lado donde su importe sea mayor.
CUENTAS POR COBRAR (Título de la Cuenta)
$10,000.00 $5,000.00
(Lado del Débito) $ 6,000.00 (Lado del Crédito)
$16,000.00 $5,000.00
Balance
$11,000.00
28
10. Documentos Comerciales Como Fuente de Información
Todas las transacciones comerciales que realiza una empresa deben ser plasmadas en un
documento, según corresponda al tipo o naturaleza de cada una de ella. Los sistemas de
contabilidad proveen el diseño de los documentos atendiendo a tres objetivos básicos:
1. Establecer responsabilidad e identidad con la persona o empresa con quien se realizó

la transacción.
2. Llevar para fines de control un historial de todas las transacciones realizadas.
3. Proporcionar la fuente de datos para los registros contables.
Estos puedes ser:

Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción
comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda. Entre estos
tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza, factura cambiaria, certificado de
depósito o CDT.
No negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter
negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota a
crédito, consignación bancaria, entre otras.
Informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las
condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex.
Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y

conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a
terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de información (planillas
de sueldos, informes), entre otros.
29
11. BIBLIOGRAFIA
30
• Curso de Contabilidad para el Primer Nivel o Damaso A. Toribio L., Luis

E. Madrigal, Víctor R. De La Rosa
• Contabilidad Financiera o Gerardo Guajardo Cantú, Nora E. Andrede

de Guajardo
EQUIPO TECNICO
Creado Por: Pedro Alcalá, Richard Manuel Pérez Cábelo y Marcos Ant. Romero Guillen
Revisado por: Alexis De La Rosa
Supervisado por: Temis de Gracia
31

Guia de Estudio Modulo 3 Unidad No.2

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Módulo

Procedimientos de un Sistema de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD ..................................................... 4

PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD ..................................................... 5

DEBITOS Y CREDITOS .................................................................................................................. 6

BALANCE DE UNA CUENTA: ..................................................................................................... 6

ECUACION BASICA DE LA CONTABILIDAD:........................................................................... 7

EFECTO DE LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS EN LA ECUACION CONTABLE.............10

LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y SUS COMPONENTES: ...............................................20

COMPONENTES BASICOS DE UN SISTEMA: ...........................................................................21

CONCEPTOS RELATIVOS A LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN SISTEMA .................22

BALANCE DE APERTURA DEL SISTEMA ................................................................................22

CARACTERÍSTICAS DEL BALANCE DE APERTURA ..............................................................23

LIBROS Y DOCUMENTOS DE REGISTROS: ..............................................................................23

ENTRADA DE DIARIO ................................................................................................................24

DIARIO GENERAL .......................................................................................................................24

REGISTRO DE LAS OPERACIONES EN EL DIARIO GENERAL .............................................25

MAYOR GENERAL: .....................................................................................................................26

MAYORES AUXILIARES: .............................................................................................................27

MAYOR DE CUENTA T: ..............................................................................................................27

DOCUMENTOS COMERCIALES COMO FUENTE DE INFORMACION ................................29

EQUIPO TECNICO .......................................................................................................................31

PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

1. Procedimientos de un Sistema de Contabilidad

Los sistemas de contabilidad deben elaborarse atendiendo al tamaño y la naturaleza de cada

En este módulo señalamos los componentes fundamentales de un sistema de contabilidad, en

La secuencia de los procedimientos contables utilizados para registrar, clasificar y resumir la

Los procedimientos contables se pueden resumir de la siguiente manera:

1. Registro de las transacciones en el diario. A medida que ocurre una transacción

3. Preparación de un balance de prueba. Un balance de prueba demuestra la igualdad

4. Preparación de los estados financieros. La preparación de los estados financieros

3. Balance de una Cuenta:

Ejemplo del balance de una cuenta.

4. Ecuación Básica De La Contabilidad:

En el primer módulo nos referimos al principio de la partida doble, atribuida al Monje

La ecuación básica se expresa de la forma siguiente:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

$100,000.00 $20,000.00 $80,000.00

PASIVO = ACTIVO - CAPITAL

$20,000.00 $100,000.00 $80,000.00

CAPITAL = ACTIVO - PASIVO

$80,000.00 $100,000.00 $20,000.00

La ecuación contable básica se muestra en la ecuación a) de la gráfica más abajo, y representa

Para saber más…

Un activo es un recurso económico propiedad de una entidad, que se espera rinda

entidad, el mobiliario de las oficinas administrativas, de ventas y productividad, el

El pasivo representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas

El capital es la aportación de los dueños conocidos como accionistas. Representa la

La participación de los dueños, o capital contable, puede aumentar en dos formas:

1. Por la aportación en efectivo o de otros activos al negocio.

El capital contable puede disminuir en dos formas:

2. Por las pérdidas provenientes de la operación del negocio.

5. Efecto De Las Operaciones De Negocios En La Ecuación Contable.

Transacción 1: Aportación de los dueños

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Bancos + Capital Social +

Total $600,000 Total $600,000

Transacción 2: Obtención de préstamo bancario

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Total $200,000 = Total $200,000

Transacción 3: Compra de mobiliario en efectivo

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Transacción 4: Compra de equipo de transporte