TEMA I

DOCUMENTOS MERCANTILES EN BOLIVIA

1.1. ANTECEDENTES: Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de
débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el
ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de
contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el departamento de contabilidad, donde el
profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos
contables en los comprobantes de contabilidad.
Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

1.2. CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES: Dentro la idea de documentación mercantil, toda

constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:
 Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.
 Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un
medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
 Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través
de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
 Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los
registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de
vista legal.
1.3. LETRA DE CAMBIO: Letra de Cambio, es un título-valor en virtud del cual una persona llamada
girador ordena a otra llamada girado, que pague a un tercero llamado tomador, una suma
determinada de dinero, en el tiempo y lugar que se indique a su presentación.
Letra de cambio es un título valor y se usa, principalmente para obtener recursos financieros.

1.3.1. Personas que intervienen en una letra de cambio:

 El girador: Es la persona acreedora de la deuda y quien emite la letra de cambio para que el
deudor o librado la acepte.
 El girado: Es el deudor, quien debe pagar la letra de cambio cuando llegue la fecha indicada
o de vencimiento.
 El tomador, portador, tenedor o beneficiario: Es la persona que tiene en su poder la letra
de cambio y a quien se le debe abonar.

1.3.2. Modalidades giro de la letra de cambio:

 A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su
giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica.
 A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento
se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el
aceptante y firmado el compromiso de pagaría.
 A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha
en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir
computando los días que tiene cada mes.
 A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio.

1.3.3. Plazos y obligaciones: La letra de cambio deberá presentarse para ser pagada el día de su
vencimiento o dentro de los ocho días comunes siguientes. La presentación para el pago de
la letra a la vista, (letra de cambio que no tiene fecha de vencimiento) deberá hacerse dentro del
año que siga a la fecha del título, (la letra de cambio tiene duración de un año, a partir de la fecha de
compra del titilo que lleva al reverso de la misma).

1.3.4. Datos que contiene para llenado de una letra de cambio:

 Valor o importe de la letra de cambio en números.
 Fecha de emisión de la letra de cambio.
 Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
 Plazo o fecha de vencimiento.
 Letra o única.
 Nombre del beneficiario.
 Valor de la letra en forma literal.
 Recibido.
 Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.
 Firma del acreedor.

1.4. EL PAGARE: El pagaré es un documento de crédito que contiene la promesa escrita e

incondicional de pagar un monto o una suma fija de dinero en una fecha determinada. Documento
firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público
mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.

1.4.1. El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:

 Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.
  No pueden ser girado a la vista sino:
 A días o meses fecha.
 A fecha fija.
 Es un título valor muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener
recursos financieros.
 La diferencia con la letra de cambio radica en que quien emite el pagaré es el
propio deudor (y no el acreedor).
 Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un
tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o el Estado.

1.4.2. Personas que intervienen en un pagaré:

 Librado: Es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura
fija o determinable. La persona del librado coincide con la del librador que es aquel que emite
el pagaré.
 Beneficiario o tenedor: Es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero
estipulada en el pagaré, si este ha sido transmitido o endosado por el librador.
 Avalista: Es la persona que garantiza el pago del pagaré.

1.4.3. Tipos de pagarés:

 Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien
garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.
 Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra
persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación
en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
 Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede
ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.
 Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una
garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el
remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha
de vencimiento.
 Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías
mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias.

1.4.4. Datos que contiene para el llenado del pagaré:

 Importe en cantidad de la deuda.
 Nombre completo del deudor.
 Fecha de vencimiento de la obligación.
 Nombre del beneficiario o acreedor.
 Importe literal.
 El porcentaje de interés ordinario.
 El porcentaje de interés penal en caso de mora.
 Nombre del garante.
 Fecha de emisión del pagaré.
 Firma del deudor.
 Firma del garante.

1.5. EL CHEQUE: El cheque es una orden de pago vista, con una determinada suma de dinero,
debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos, previo endoso del beneficiario.
 
Es un documento mercantil por el que un banco o entidad de crédito se obliga al pago de una
determinada cantidad por orden de uno de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria.
1.5.1 Características del cheque:

 El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y
disponibles en el banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en
virtud de una apertura de crédito.

 El cheque se puede girar por dos modalidades: Al portador, Nominativa. Es decir a la

orden de una persona natural o jurídica.

1.5.2 Personas que intervienen en un cheque:

 El librador: Es la persona o empresa que emite y firma el cheque.
 El librado: Es la entidad bancaria que paga el importe del cheque.
 El tenedor o beneficiario: Es la persona o empresa que puede cobrar el cheque.

En ciertas ocasiones también puede existir un endosante y/o un avalista.

1.5.3. Tipos de cheques:

 Cheque al portador, no se designa persona alguna por lo que cualquiera podrá proceder a su
cobro.
 Cheque a la orden o conformado: El banco garantiza la autenticidad de la firma del librador
y la existencia de fondos en la cuantía indicada en el cheque.
 Cheque Nominativos. Emitidos a favor de una persona determinada, donde se identifica a la
misma con su nombre y apellidos.
 Cheque cruzado: Mediante este sistema el cheque sólo puede ser abonado mediante ingreso
en cuenta del beneficiario. Se formaliza cruzando dos barras paralelas en el anverso. La
finalidad del cheque cruzado o para abonar en cuenta es evitar que en caso de pérdida un
tercero pueda cobrar el cheque.
 Cheques de viaje: Se emiten por un banco o entidad de crédito figurando en el mismo como
librado, cualquier oficina de la misma entidad bancaria o de cualquier corresponsal suya.
Suelen llevar estampadas cantidades fijas e invariables. Para que tenga validez. El comprador
de los cheques ha de firmarlas dos veces, cuando los recibe y cuando los pretende hacer
efectivos.
 Vigencia del cheque: Nacional 30 días calendario y extranjero 90 días calendario desde la
fecha de emisión. Pasados esos 30 días el cheque como documento de valor
quedará sin vigencia. Esto no significa bajo ningún punto que la deuda queda anulada, sino
que se deberá consensuar otra forma de pago.

1.5.4. Revalidación de cheque: La revalidación permitirá ampliar el plazo de vigencia

del cheque por el mismo término de validez que el establecido para su presentación. La revalidación
del cheque se realizará en el reverso y deberá contener la expresión "revalidado", la fecha y la firma
del girador.

1.5.5. Requisitos para el cobro del cheque:

 Monto literal y numeral sean iguales.
 Firma del girador. Cédula de identidad.
 Datos personales del beneficiario al momento de cobrar (nombre, CI, teléfono, domicilio, fecha
y firma).

1.5.6. Requisitos que debe cumplir el cheque:

 Cantidad en cifras.
 Fecha de emisión del cheque.
 Nombre del girado beneficiario.
  Cantidad en letras.
 Firma del girador o librador.
 Número del cheque.
 La clave o número de cuenta.

1.6. EL RECIBO: El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber
recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de
comprobante de pago. Existen varios tipos de recibos, entre las más importantes tenemos los
recibos de:
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1.6.1. Recibo de caja de ingresos: Es un documento que se emite para respaldar la recepción de
efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores. Los recibos deben
ser pre-numerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos.

1.6.1.1. Requisitos para la emisión de recibo de ingresos:

 Importe en numeral.
 Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.
 Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
 Una breve descripción del pago.
 Número del cheque y el banco.
 Lugar y fecha de emisión.
 Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.

1.6.2. Recibo de caja de egresos: Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por
compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa. Los recibos deben ser
pre-numerados y deben emitirse respetando la correlatividad.

1.6.2.1. Requisitos para la emisión de recibos de egresos:

 Importe en numeral.
 Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.
 Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
 Una breve descripción del pago.
 Lugar y fecha de emisión.
 Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.
 Firma del beneficiario.

1.6.3. Recibo de alquiler: Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de
casa, por el dinero que recibe del inquilino.

1.6.4. Recibo de depósito en cuenta corriente: Es un documento que firma y sella la entidad
financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una
transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son
de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de
cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este servicio.

1.6.5. Recibo de depósito a plazo fijo: Este documento mercantil es emitido por el Banco, que
especifica el plazo del depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que
reconoce el Banco.

En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés.

El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.

1.6.6. Recibo de depósito en garantía: Este documento es emitido por los bancos como constancia
de haber recibido valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de
modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses
devengados hasta la fecha de vencimiento.

1.6.7. Recibo de depósito en custodia: Este documento es emitido por los bancos o depositarios
que es otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que
serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión.

1.6.8. Recibo de depósito judicial: Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en
una entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma
autoridad.

1.7. LA FACTURA: Factura es un documento de compraventa de mercaderías a plazo, en el cual el

comprador acepta el pago en un plazo estipulado por un monto fijo. La mercadería debe ser
entregada real y materialmente al comprador para que la factura cambiaria tenga validez.

La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador

por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y
condiciones. La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de los bienes o
servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para
el vendedor.

Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una

obligación, para el comprador.

Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por
cobrar.

1.8. EL VALE: Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio.
Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la
cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos comerciales
proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.

También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o
gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un vale que
permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.
 
Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando un
empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en existencia en la
empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un «vale de caja».

1.8.1. Requisitos para la emisión de vales:

 Fecha
 Cantidad (en número y letra) 
 Especificación clara sobre el concepto
 Rúbrica de autorización 
 Firma de la persona que recibe el dinero.
El vale es una oferta de reducción del precio final del artículo que puede estar patrocinado por el
fabricante o por el minorista.

1.9. NOTA DE ABONO: Una nota de abono es un documento comercial de utilidad contable, que se
utiliza cuando es necesario realizar algún ajuste a la cantidad que una persona ha pagado en una
transacción comercial.

Estos ajustes pueden deberse a algún error en la facturación o una promoción realizada a algún
cliente especial, la nota de abono únicamente se elabora cuando ya se ha emitido la factura
correspondiente a la transacción realizada. Otra de las causas por las que se genera una  nota de
abono es cuando existe una devolución total o parcial de las mercancías amparadas en una factura.

Contablemente  la nota de abono se registra en las cuentas de devoluciones y puede aplicarse una
devolución del dinero, el cambio de mercancía por otra igual o la adquisición de nueva mercancía
que ampare el monto establecido en la nota de abono, mediante el registro de este documento es
posible justificar la no entrada de dinero en las cuentas de banco.

Puede tener diferentes formatos, los más comunes son el tipo de factura, que es utilizado cuando es
necesario detallar los artículos que se amparan en la nota; el otro más utilizado es el que tiene forma
de anotación en el cual no se detallan los artículos sino solo el monto monetario que se ampara; este
formato es más utilizado cuando se realiza un descuento posterior a la facturación de las
mercancías.

1.10. NOTA DE DEBITO: La nota de débito, es un comprobante que una empresa envía a su cliente,
en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo
de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

1.10.1. Función de la Nota de Débito: Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la

que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la
facturación, interés por pago fuera de término, etc.

1.10.2. Casos de uso de la nota de débito:

 En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un
cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
 En los comercios: Cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan
intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un

importe determinado, emite una nota de débito.

1.10.3. Causas que generan su emisión de la nota debito:

 Error en menos en la facturación.
 Intereses.
 Gastos por fletes.
 Gastos bancarios, etc.

1.10.4. Requisitos para la emisión de la nota debito:

 Número de cliente, nombre y apellido
 Hacer referencia a una factura
  Numeración
 Importe
 Cantidad que devuelves
 Importe total. 

Las notas de débito deben contener información del emisor, de los costos, gastos o intereses, del
comprobante de venta al que hace referencia e identificación de quien la recibe, así como los datos
de la autorización y de su caducidad. Los elementos mínimos son los que se detallan a continuación.

1.11. NOTA DE CREDITO: Documento que se utiliza para anular facturas, Empieza a emitir notas de
crédito cuando lo necesites usando Debitar. Es muy fácil y sencillo.

Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compras y ventas
donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de
un gasto incurrido de más, devolución de bienes.
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de un valor
determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
1.11.2. Ejemplo:
 La empresa A envía una factura a B. B contacta con A, dado que, la factura es errónea y no
había contratado el servicio completo.
 A, una vez de acuerdo con B, envía una nota de crédito a B con el importe de la anulación de
la factura original.
Rectifica facturas con notas de crédito.
 Como bien establece la ley, queda prohibido eliminar facturas emitidas, por ello, cuando
cometas un error en una factura, crea una nota de crédito por el valor de la factura en
negativo.