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DOCUMENTOS MERCANTILES

Definicin:
Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de dbito y crdito,
planillas de sueldos, vales de mercaderas, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las
transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el
profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos
contables en los comprobantes de contabilidad.
Cuanto ms grande sea la empresa mucho mayor ser la necesidad de usar estos documentos.

Clases de documentos mercantiles


Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una transaccin
comercial se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan
slo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para
decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar


a travs de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base


para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas
desde el punto de vista legal.

1. Letra de cambio
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o
jurdica dirigida a otra persona tambin natural o jurdica, con el objeto de exigir que sta
efectu el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o
determinable.
Modos de giro de letra de cambio
Las modalidades de giro pueden variar segn el pas donde se practique la contabilidad,
pero los principios siguen las modalidades de:

A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo


da de su giro o cualquier otro da para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de
esta prctica.

A das o meses vista. Esta modalidad tiene la caracterstica de que el plazo de


vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptacin de la letra, es decir la
fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagara.

A das o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde


la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los das conforme al ao
civil, es decir computando los das que tiene cada mes.

A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio.

Modelo de la letra de cambio


La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:


1. Valor o importe de la letra de cambio en nmeros.
2. Fecha de emisin de la letra de cambio.
3. Nmero correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o nica.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su direccin y telfono.

10. Firma del acreedor.


2. El pagare
El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de
dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas
que acuerdan efectuar el pago.
Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser elevado a instrumento
pblico mediante el reconocimiento de firmas y rbricas antes o despus de la transaccin.
El pagar se diferencia de la letra de cambio por:

Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales.

No pueden ser girado a la vista sino:


o A das o meses fecha.
o A fecha fija.

Los pagars piden ser de diferentes tipos:


1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagar est firmado solamente por el deudor
quien garantiza el cumplimiento de la obligacin a la fecha de vencimiento.
2. Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que cuando existe la garanta
de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a
satisfacer la obligacin en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por
parte del deudor.
3. Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la deuda con una prenda
que puede ser vehculos, joyas, ttulos de propiedad, etc.
4. Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en casos de que exista
una garanta hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede
gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crdito si no fue satisfecha la
obligacin en la fecha de vencimiento.
5. Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la combinacin de las
garantas mencionadas. Como por ejemplo: el crdito se otorgue con garantas
personales y prendarias.
Formato de un pagare
El formato de un pagar puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagar se procede de la siguiente manera:


1. Importe en cantidad de la deuda.
2. Nombre completo del deudor.
3. Fecha de vencimiento de la obligacin.
4. Nombre del beneficiario o acreedor.
5. Importe literal.
6. El porcentaje de inters ordinario.
7. El porcentaje de inters penal en caso de mora.
8. Nombre del garante.
9. Fecha de emisin del pagar.
10. Firma del deudor.
11. Firma del garante.

3. El cheque

El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado
contra presentacin del cheque en cajas de Bancos.
Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en
forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.
Caractersticas del cheque
El cheque tiene las siguientes caractersticas:

El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos


depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de ste autorizacin
para girar cheques en virtud de una apertura de crdito.

El cheque se puede girar por dos modalidades:


o Al portador.
o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurdica.

Formato de un cheque
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisin de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos:


1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisin del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Nmero del cheque.

7. La clave o nmero de cuenta.


El recibo
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido
de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de
comprobante de pago.
Existen varios tipos de recibos, entr las ms importantes tenemos los recibos de:

Recibo de Caja de Ingreso.

Recibo de Caja de Egreso.

Recibo de Alquiler.

Recibo de Depsito en cuenta corriente.

Recibo de Depsitos en garanta.

Recibo de Depsitos en custodia.

Recibo de Depsito a plazo fijo.

Recibo de Depsito judicial.

Recibo de caja de ingreso


Es un documento que se emite para respaldar la recepcin de efectivo o cheque por ventas
al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.
El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:

Los recibos deben ser pre numerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los
mismos.
La emisin se efecta de la siguiente forma:
1. Importe en numeral.
2. Nombre de quin se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Nmero del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisin.
7. Firma de cajero, en seal de haber recibido conforme.
Recibo de la caja de egreso
Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios
al contado o pago de deudas de la empresa.
El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser pre numerados y deben emitirse respetando la correlatividad.
La emisin se efecta de la siguiente forma:
1. Importe en numeral.

2. Nombre del beneficiario a quin se paga el efectivo.


3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Lugar y fecha de emisin.
6. Firma del cajero en seal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.
Recibo de alquiler
Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueo de casa, por el dinero
que recibe del inquilino.
El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

Recibo de depsito en cuenta corriente

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido
una determinada cantidad de dinero dentro una transaccin realizada a alguna cuenta
corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del
depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a
travs de cajeros automticos que todos los bancos tiene este servicio.
Recibo de depsito a plazo fijo
Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depsito que
puede ser de 30, 90, 360, etc. das y la tasa de inters que reconoce el Banco.
En este tipo de depsitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de inters.
El depsito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital ms intereses.
Recibo de depsitos en garanta
Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores,
ttulos de propiedad, etc. como garanta de un prstamo otorgado, de modo que la
devolucin se efectuar una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses
devengados hasta la fecha de vencimiento.
Recibo de depsito en custodia
Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia
de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que sern devueltas al trmino del
tiempo establecido previo pago de una comisin.
Recibo de depsito judicial
Este documento es la constancia del depsito que se efecta en una entidad financiera por
orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.
Factura

Qu es una factura?
Es un comprobante de pago que se emite en operaciones netamente comerciales.
Quines deben emitir factura?
Las personas naturales o jurdicas dedicadas a comercializar productos, producir o prestar
servicios, adems se encuentren acogidos al Rgimen Especial de renta (RER) o Rgimen
General.
A quienes se emite la factura?
Las facturas se emiten a los adquirentes o usuarios que posean RUC, salvo en operaciones
de exportacin y servicios de comisin mercantil prestados a personas no domiciliadas en
el pas (extranjeros).
En qu casos se debe emitir la factura?
Se emitirn en los siguientes casos:
a) Cuando la operacin se realice con sujetos del IGV (Impuesto General a las Ventas) que
tengan derecho al crdito fiscal.
b) Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto
tributario.
c) Cuando el sujeto del RUS (Rgimen nico Simplificado) lo solicite a fin de sustentar
crdito deducible para efectos del Impuesto a la Renta.
d) En otras operaciones sealas en el numeral 1 del artculo 4 del Reglamento de
Comprobantes de Pago.
Con cuntas copias se debe emitir la factura?
Se deber emitir en tres copias, la primera denominada "Adquirente o Usuario", la segunda
denominada "Emisor" y la tercera "SUNAT".
Luego de emitido el comprobante la primera y tercera copia deber ser entregada al

comprador o usuario, quedndose la segunda con la empresa o persona responsable de la


venta o prestacin del servicio.
En las copias se consignar adems la leyenda "Copia sin derecho a crdito fiscal del IGV".
En los casos de operaciones de exportacin, no es obligatorio consignar esta leyenda.
Se debe entregar factura cuando se realiza una venta o transferencia gratuita?
En el caso en que se transfiera mercadera o preste un servicio en forma gratuita, tales como
promociones, regalos, donaciones, etc., cuando se done o entregue bienes en forma gratuita
ir la leyenda: "Transferencia gratuita"; mientras que por el servicio prestado en forma
gratuita ir: "Servicio prestado gratuitamente", y se precisar el valor de venta o el importe
del servicio prestado que haya correspondido a cada operacin respectivamente y en el
importe a pagar el valor nulo o cero (S/. 0.00).
El vale
Es un documento de crdito que se utiliza como promesa de pago por el cual el deudor se
compromete a pagar a su acreedor cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha que se
determinan en el mismo documento.
Personas indispensables que intervienen:
1. Emitente: Es el girador (deudor)
2. Tenedor: Es el girado (acreedor)
Formas de giro:
a) A fecha fija:
Es cuando se fija en el vale la fecha de vencimiento en un da exacto.
b) A cierto plazo de la fecha de giro o emisin:
En este caso el vale se vence transcurrido el tiempo desde el da que se emiti, segn lo
convenido.
Clases de vale:
1. Vale a la orden:
Es cuando se emite con la expresin "a la orden", a nombre de una persona determinada y
es endosable.
2. Vale nominativo:
Este vale es emitido a nombre de una tercera persona cuyo nombre figura en el mismo
documento, por lo que no puede ser endosado sin previa autorizacin o notificacin escrita
al emisor.
3. Vale al portador:
En este caso se emite con la expresin "al portador". Cuando este vale se usa en
operaciones mercantiles, tiene el mismo efecto de la letra de cambio. Este tipo es el ms
utilizado comercialmente

Recibos por honorarios

Quines deben emitir recibos por honorarios?


El Recibo por Honorarios es un documento considerado Comprobante de Pago que deber
ser emitido cuando se presten servicios a travs del ejercicio individual de cualquier
profesin, arte, ciencia u oficio como el prestado por mdicos, abogados, contadores,
periodistas, gasfiteros, pintores, entre otros de naturaleza similar.
Se emitir adems por cualquier otro servicio que genere rentas de cuarta categora, salvo
los ingresos que se perciban por las funciones de directores de empresas, albaceas, sndicos,
gestores de negocios, mandatarios y regidores de municipalidades y actividad similares.
Cundo debe entregarse?
Este documento deber ser entregado en el momento en que se perciba la retribucin y por
el monto de la misma, sin embargo, cabe recordar que tambin deber ser emitido aun
cuando el servicio haya sido prestado en forma gratuita con la leyenda: "Servicio prestado
gratuitamente".

Estos comprobantes tienen algn efecto tributario?

Este documento puede ser utilizado a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario
siempre que cumplan con lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago y
cumpla con los requisitos establecidos en el TUO de la Ley del Impuesto a la Renta y su
Reglamento.
Se debe consignar la retencin efectuada en el recibo por honorarios?
S, debe consignarse el monto discriminado de las retenciones que afecten dicha operacin
(Impuesto a la Renta: 10 % y el aporte al SNP o SPP indicando la tasa correspondiente) la
que ser realizada por empresas del Rgimen General y entidades del Sector Pblico
quienes utilizan el servicio y en los casos que corresponda de acuerdo a los siguientes
prrafos.
Cundo se procede a efectuar la retencin del 10% por impuesto a la renta?
Procede efectuar la retencin del Impuesto a la Renta cuando:
- El monto del recibo exceda los S/. 1,500.00; y,
- El prestador del servicio no exhiba o entregue Copia de la Constancia de Autorizacin que
acredite la suspensin de retenciones y/o pagos a cuenta del Impuesto a la Renta por rentas
de cuarta categora.
Cundo se procede a efectuar la retencin del rgimen de pensiones y que tasa se
aplica?
Procede efectuar la retencin del aporte al SNP o SPP cuando:
El trabajador independiente sea menor de 40 aos (nacidos a partir del 1 de agosto de
1973).
- Si el importe del recibo excede los S/. 1,125.00 (1.5 RMV) se retiene el 13% (SNP) y
10%* (SPP)
- Si el importe del recibo esta entre S/. 750.00 (1 RMV) y S/. 1,125.00 (1.5 RMV) se
retiene como sigue:
a) 2013 y 2014: 7% (SNP) y 5%* (SPP). b) 2015: 10% (SNP) y 8%* (SPP) c) A partir de
2016: 13% (SNP) y 10%* (SPP)
* Para el aporte al SPP deber retenerse adems la tasa del seguro y comisin segn
corresponda.

Quines no deben emitir recibo por honorarios?


1. Los directores de empresas, regidores de municipalidades y quienes desarrollen
actividades similares, por los ingresos que perciban.
2. Las personas que obtengan ingresos por contratos de prestacin de servicios normados
por la legislacin civil, cuando el servicio sea prestado:
- En el lugar y horario designado por quien lo requiere; y,
- Cuando el usuario del servicio proporcione los elementos de trabajo y asuma los gastos
que la prestacin del servicio demande.
3. Aquellas personas que obtengan beneficios de servicios considerados dentro de la cuarta
categora, prestados a un contratante con el que simultneamente se mantiene una relacin
de dependencia.
4. Los comisionistas mercantiles, porque el ingreso que obtienen es considerado Renta de
Tercera Categora.
Con cuntas copias se debe emitir el recibo por honorarios?
Se deber emitir en tres copias, la primera denominada "Usuario", la segunda denominada
"Emisor" y la tercera "SUNAT".
Luego de emitido el comprobante la primera y tercera copia deber ser entregada al usuario
del servicio, quedndose la segunda con la persona responsable de la prestacin del
servicio.

Liquidacin de compra

Quines pueden emitir liquidaciones de compra?


Los contribuyentes del Rgimen General y del Rgimen Especial del Impuesto a la Renta
que realizan operaciones con vendedores que no estn inscritos en el RUC.
En qu casos se permite la emisin de liquidaciones de compra?
nicamente se permite la emisin cuando el vendedor es una persona natural productora
y/o acopiadora de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca
artesanal y de extraccin de madera, de productos silvestres, minera aurfera artesanal,
artesana y desperdicios y desechos metlicos y no metlicos, desechos de papel y
desperdicios de caucho; siempre que estas personas no otorguen comprobantes de pago por
carecer de nmero de RUC.
Cmo se solicita la autorizacin de impresin de las liquidaciones de compra?
Al igual que cualquier otro comprobante de pago, mediante la presentacin del Formulario
N 816 en cualquier imprenta conectada al sistema SOL e inscrita en la SUNAT.
La nica diferencia es que el contribuyente que necesite emitir este comprobante,
previamente deber afectarse a IGV-Retenciones.
En qu momento se deben entregar las liquidaciones de compra?
En el momento en que se entregue el bien o se efecte el pago, lo que ocurra primero,
pudindose entregar antes que ocurran estas situaciones.

Estos comprobantes permiten ejercer el derecho al crdito fiscal?


Las Liquidaciones de Compra permiten ejercer el derecho al crdito fiscal siempre que el
IGV sea retenido y pagado por el comprador (PDT - 617 - Otras retenciones) quien acta
como agente de retencin.
Para ello el monto de retencin deber sealarse detalladamente en el comprobante de pago
para que surta los efectos tributarios mencionados. Adems, estos comprobantes pueden ser
empleados para sustentar gasto o costo para efecto tributario.
Permiten tambin sustentar el traslado de bienes?
No. El traslado de bienes se sustenta nicamente con la Gua de Remisin.
En cuntas copias deber emitirse?
Este comprobante deber constar de tres copias, la primera denominada "Comprador"
quedar con el adquirente de los bienes, la segunda llamada "Vendedor" con la persona que
ceda los bienes o productos y la ltima copia "SUNAT" tambin se queda con el comprador
para su respectivo control.

Boleta de venta

Qu es una boleta de venta?

Es un comprobante de pago que se emite en operaciones con consumidores o usuarios


finales.
Quines deben entregar boleta de venta?
Todos aquellos que vendan bienes o presten servicios a consumidores finales, por ejemplo
en bodegas, restaurantes, farmacias, zapateras, ferreteras, etc., as como aquellos
comprendidos en el Rgimen nico Simplificado.
En qu momento se debe entregar la boleta de venta?
En el caso de la venta de bienes muebles, debe entregarse en el momento en que se entrega
el bien o en el que se recibe el pago, lo que ocurra primero.
Debe identificarse al comprador o usuario?
Cuando el importe de la venta y/o el servicio prestado supere S/. 700.00 (Setecientos
nuevos soles) por operacin ser necesario identificar al comprador o usuario, consignando
en el comprobante sus apellidos y nombres completos y nmero de documento de
identidad.
Se tiene que tener en cuenta que este requisito es obligatorio para aquellas empresas
generadoras de rentas de tercera categora acogidos al Rgimen General para efectos de
deducir costo o gasto en concordancia al artculo 37 del TUO de la Ley del Impuesto a la
Renta, debiendo consignar al Denominacin, Razn Social o Apellidos y Nombres as
como el tipo y nmero de documento de identidad.
Existe un monto mnimo para la emisin de boletas de venta?
No existe un monto mnimo. Sin embargo, si el monto de la venta no supera los cinco
nuevos soles (S/. 5.00) no hay obligacin de entregar Boleta de Venta, salvo que el
comprador lo solicite.
En estos casos, el vendedor deber llevar un control diario, emitiendo una Boleta de Venta
al final del da por el importe total de estas operaciones. Debe conservar en su poder el
original y copia de la Boleta de Venta.
Se pueden utilizar las boletas de venta para sustentar el crdito fiscal del igv?
No. Las Boletas de Venta no permiten ejercer el derecho al crdito fiscal, ni sustentar gasto
o costo para efecto tributario, salvo en los casos sealados expresamente por la ley.
En cuntas copias deben emitirse las boletas de venta?
Debe emitirse en dos copias, la primera denominada "Emisor" se queda con la persona o

empresa que la emite y la segunda "Adquirente o Usuario" se queda con el comprador o


consumidor final.